0

ค ำน ำ

โปรแกรม e_Office เปนเวบแอพพลเคชน ทพฒนาขนมาส าหรบใชในการรบสงหนงสอ

ราชการระหวาง ศนยการศกษานอกโรงเรยนจงหวดอบลราชธาน กบ ศนยบรการการศกษานอกโรงเรยนอ าเภอ ตาง ๆ เพอใหงานสารบรรณมความสะดวกรวดเรว สามารถปฏบตไดทกท ทกเวลา และไฟลดจตอลทสงมาถงกนนน สามารถน ามาใชงานไดทนทไมตองเสยเวลาพมพใหม และสงหนงสอตอบกลบไดทนท เชนกน มระบบการแจงตอบรบ และการตรวจสอบผลการสงหนงสอแตละฉบบ ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ขอ 29 และสามารถสบคนหนงสอเกา ท าใหงานสารบรรณอเลคทรอนคส สะดวก รวดเรว กวาการใช e_Mail เปนอยางมาก และไดรบความนยมมผตดตอขอใชโปรแกรมกนมากขน ผพฒนาโปรแกรมจงจ าเปนตองเขยนคมอฉบบนขน

อนง คมอการใชโปรแกรม e_Office ฉบบน จดขนเพอใหเปนคมอการใชงานส าหรบ ศนยฯ ทน าโปรแกรมไปใชงาน ซงผใชงานควรมความรพนฐานเกยวกบการใชงานคอมพวเตอรมาพอสมควร ซงไมไดแสดงรายละเอยดการใชงานทกขนตอน

อดศกด คมภระ

ตลาคม 2550

1 แนะน าโปรแกรม e_Office

โปรแกรม e_Office เปนโปรแกรมเวบแอพพลเคชน พฒนาโปรแกรมดวยภาษา PHP และฐานขอมล MySql ส าหรบ รบ สง หนงสอราชการ แบบฟอรมรายงาน และเอกสารอน ๆ ทอยในรปไฟลดจตอล ใหซงกนและกน (ระหวาง ส านกงาน กศน.จ. และกศน.อ. ) ออกแบบและพฒนาขนเพอใหงานสารบรรณระหวางหนวยงานมความสะดวกรวดเรว สามารถสงเอกสารถงกนไดไมจ ากด สถานท และเวลา ( Any time & Any where) มความทนสมยเหมาะสมกบความเจรญกวาหนาทางดานเทคโนโลยสารสนเทศ โดยอาศยระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดายงานสารบรรณ (ฉบบท2) พ.ศ. 2548 โดยเฉพาะ ขอ 29 ก าหนดใหผสงตรวจสอบผลการสงทกครงและใหผรบแจงตอบรบ เพอยนยนวาหนงสอไดจดสงไปถงผรบเรยบรอยแลว สามารถสงไฟลได 7 ชนด คอ .doc(docx) .xls(xlsx) .zip .rar .jpg .gif และ .pdf ลกษณะของโปรแกรมแบงเปน ออกเปน 2 สวน คอ สวนของส านกงาน กศน.จงหวด และสวนของ กศน.อ าเภอ

สวนท 2 กศน.อ าเภอ.สง ศ านกงาน กศน.จงหวด รบ

สวนท 1 ส านกงาน กศน.จงหวด.สง กศน.อ าเภอ เปนผรบ

สวนท 2 กศน.อ าเภอ.สง ส านกงาน กศน.จงหวดเปนผรบ

2 การสงหนงสอใหม

การสงหนงสอราชการ (ไฟลดจตอล) เปนหนาทหลกของโปรแกรม e_Office ซงการสงหนงสอ ทง ส านกงาน กศน.จงหวด. สง กศน.อ าเภอ. หรอ กศน.อ าเภอ. สง ส านกงาน กศน.จงหวด. มขนตอนการปฏบตคลายกนอธบายประกอบภาพไดดงน

1 คลกเขาสระบบ

2 พมพ Username Password เขาสระบบ

3 ถาถกตองจะพบหนาตางนคลกสงหนงสอใหม Password เขาสระบบ

4 กรอกขอมล หนงสอใหม เลขท หนงสอราชการ

เลอกผรบหนงสอ พมพเนอหาสรปสาระส าคญ พมพชอเรอง

คลกสงหนงสอ

เลอกไฟล ทจะสง

5 โปรแกรมรายงานผลการสงสง

3 การแจงตอบรบหนงสอ

การแจงตอบรบหนงสอ ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ขอ 29 ก าหนดใหผรบแจงตอบรบ เพอยนยนวาหนงสอไดจดสงไปถงผรบเรยบรอยแลวและในโปรแกรมนก าหนดใหเจาหนาทสารบรรณอเลคทรอนคสทไดรบการแตงตง และม รหสผานเทานนจงจะสามารถแจงการตอบรบหนงสอได ซงมขนตอนการปฏบตดงน

1 คลก "รบ" ในคอลมนสดทายของหนงสอฉบบนนทายแถว

2 โปรแกรมหนาตางผรบหนงสอ แสดง วนท เวลา รบหนงสอ แสดง วาสถานศกษาน ยงไมไดรบหนงสอ 3 ใส Username /Password 4 คลกรบหนงสอ 5 โปรแกรมแสดง วนเวลา รบ และสามารถคลก เปดอาน และดวานโหลดได

4 การตรวจสอบผลการสง

ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดายงานสารบรรณ (ฉบบท2) พ.ศ. 2548 ขอ 29 ก าหนดใหผสงตรวจสอบผลการสงทกครง เพอใหทราบวาไดจดสงหนงสอถงผรบเรยบรอยแลว ขนตอนการตรวจสอบผลการสงปฏบตได โดยคลกท "รบ" ของหนงสอแตละฉบบ

การเปดอานหนงสอ

โปรแกรม e_Office สามารถก าหนดสทธในการเปดอานหนงสอ และ ดาวนโหลดไฟลทสงมาดวย ซงจะก าหนดใหเปดอานและดาวนโหลดไดทกคนทเขาถงหนาเวบน หรอจะก าหนดใหเปดอานและดาวนโหลดไดเฉพาะผทระบใหเปนผรบหนงสอ (ตองใช Username และ Password ) เทานนกได ทงนขนอยกบผใชก าหนดตงคาการท างานของโปรแกรม

1 คลก "รบ" ของหนงสอฉบบทตองการตรวจสอบ 2 โปรแกรมจะแสดง หนาตางการรบหนงสอ

กรณทก าหนดใหเปดอานไดทกคน

กรณทก าหนดสทตองใช Username/Password คลกรบกอนจงเปดอานได

5 เมอคลกเปดอาน จะพบขอความสรปยอและสามารถดาวนโหลดหนงสอฉบบเตม หรอ แบบฟอรม ตางๆได กรณทรบหนงสอแลว แตตองการอานหรอโหลดแบบฟอรมรายงานตางๆ อกครงกสามารถ คลกรบใหม ไดไมจ ากดจ านวนครง และระบบจะยงคงขอมลวนท เวลารบครงแรกไวเสมอ การเปดเอกสารทเปนไฟลรปภาพ หากรายการแรกเปนไฟลรปภาพ (. jpg, .gif) (หนงสอราชการท Scan เปนรปภาพ) ระบบจะแสดงไฟลรปภาพนนทนททคลกเปด

ตวอยางหนงสอราชการทเปนรปภาพ

6 หมายเหต หนงสอราชการทเปนรปภาพ ผสงจะตองลดขนาดภาพใหเหมาะสมไมควรเกน 800 x 1xxx เพอความสะดวกรวดเรวในการสงผานระบบและความสะดวกแกผรบ การพมพไฟลหนงสอราชการทเปนรปภาพ ผรบควรจะบนทกเปนรปภาพไวทเครองกอน แลวใชโปรแกรม ACD See พมพหนงสอราชการฉบบนน จะไดหนงสอทดกวาการพมพผานโปรแกรม IE โดยตรง แนะน าใหใชไฟล PDF จะดทสด

การรบหนงสอราชการทเปนไฟล Ms WORD

คลกหนงสอราชการทเปนไฟล Ms Word

โปรแกรมจะแสดงรายละเอยด ผสง และเนอหาฉบบยอ

คลก ดาวนโหลด

จะปรากฏหนาตาง File Download

คลก Open ถาตองการเปดอาน และถาอานแลวตองการเกบเปนไฟลไว ใหSave AS ...

คลก Save ถาตองการ บนทกเปนไฟลไวในเครอง แลวจงเปดอานดวยโปรแกรม Ms Word ในภายหลง

ถาเลอน Scroll Bar ลงมาดานลางจะพบไฟลทสงมาดวย

7 การเปดไฟลหนงสอราชการทเปนไฟล Ms Excel ไฟลหนงสอราชการ Excel สวนมากนยมใชเปนแบบฟอรมขอมลตาง ๆ ซงเหมาะสมมากทจะใชไฟล ชนดน เพราะผรบไมตองเสยเวลาพมพแบบฟอรมใหม สามารถกรอกขอมลแลว Save เพอสงกลบไดทนท และขอมลเหลานสามารถน าไปประมวลผลไดในทนท วธการเปดอาน และ ดาวนโหลดปฏบตเชนเดยวกบไฟล Ms Word

การรบหนงสอทเปนไฟล ZIP และ RAR ไฟลทง 2 ชนดนเปนไฟลทถกบบอดไวใหมขนาดเลกลงเพอใหสามารถสงผานระบบอนเตอรเนตไดรวดเรว การรบไฟลอาจ Save ไวในเครองกอนแลวคลายการบบอดไฟล ( Unzip) เพอใชงานตอไป หรออาจเลอกเปดเลยกได ส าหรบเครองทมโปรแกรม บบอดขอมลอย ไฟลจะถกขยายออกและคลกเปดใชงานตอไป

การรบหนงสอราชการทเปนไฟล PDF ไฟล PDE คอไฟลประเภทหนงในถกสรางมาจากโปรแกรม Adobe Acrobat หรอโปรแกรมประเภท PDF Creater ตวอนๆ เหมาะส าหรบการท าเอกสารตวอยาง หรอเอกสารอนๆ ปจจบนเปนทนยมมากในการท า e-Document หรอ e-Paper หรอ e_Book ตางๆ เนองจากไฟลทไดมคณภาพสง ไมผดเพยนจากตนฉบบ และผทน าไฟล PDF ไปใชงาน กไมสามารถแกไขตนฉบบของเราไดดวย ถงแมวาในปจจบนจะมโปรแกรมออกมาใหม เพอทจะแปลงไฟล PDF กลบไปเปนไฟลในรปแบบเดมกตาม แตจากการทดลองใชงานแลวพบวา ใชไดกบเอกสารภาษาองกฤษเทานน ส าหรบภาษาไทยยงไมสามารถใชงานไดดเทาทควร นอกจากน ยงรองรบการอานขอมลผานทาง web page ไดดวย ในระบบ e_Document กสามารถใชไฟลชนดนไดเชนกน และแนะน าใหใชไฟล PDF เพราะมขอดหลายประการรวมทงการสงพมพ

คลกลงคเปดหนงสอราชการท เปนไฟล PDF

คลกเปดหนงสอราชการ

8 การคนหาหนงสอเกา

โปรแกรม e_Office ไดก าหนดใหแสดงหนงสอในสวนของ ส านกงาน กศน.จงหวด. สง กศน.อ าเภอ. ไว 50 ฉบบลาสด และ สวนท กศน.อ าเภอ. สง ส านกงาน กศน.จงหวด. ไว 100 ฉบบ หากมความจ าเปนตองคนหนงสอเกา ทไมแสดงในหนาเวบแลว สามารถคนหนงสอเกาได ขนตอนการปฏบตมดงน

หมายเหต ขอความทสบคนควรพมพขอความทมจรง และไมควรพมพขอความยาวเกนไป เพราะพมพมากโอกาสทจะไมตรงกบขอมลในฐานขอมลยอมมมากกวา จงท าใหคนหาไมพบ

1 คลกสบคนหนงสอ กศน.จ.

คนตามเลขทหนงสอและชอเรองและขอความเนอเรอง

คนตามชอเรองและระบกลมงานทสงหนงสอ

2 โปรแกรมแสดงหนาตางสบคนคลกสบคนหนงสอ กศน.จ.

9 การตดตงโปรแกรม

การตดตงโปรแกรม e_Office จะมสองสวนคอ ตวโปรแกรม e_Office.exe และ ฐานขอมล data.exe การตดตงตองท าทงสองสวน ดงน

การตดตงโปรแกรม การตดตงฐานขอมล

1. ดบเบลคลกไฟล e_Office.exe

2 คลก Unzip

3 คลก Close 3 เมอตดตงเสรจคลก Close

1. ดบเบลคลกไฟล data.exe

2 คลก Unzip

3 เมอตดตงเสรจคลก Close

10 การตงคา ระบบ

หลงการตดตงโปรแกรม จะตองก าหนดการเชอมตอกบฐานขอมล ซงขนอยกบการก าหนดของ Server ทตดตงกบฐานขอมลนนๆ ดวย โดยใชโปรแกรมประเภท Text Editor เชน Note หรอ Edit Plus เปดไฟลทชอ connect.php ซงปกตจะอยในต าแหนง c:Appserv/www/e-office ตวอยางการเปดไฟลดวยโปรแกรม Edit Plus การจดการระบบ

หลงจากการตดตงโปรแกรม (ตดตงบน Appserv 2.5.10) และก าหนดคาการเชอมตอฐานขอมลแลว กอนจะใชงานจะตองจดการระบบใหเปนไปตามหนวยงานทน าโปรแกรมไปใช เชนก าหนดรหส ชอผใชงาน และรหสผาน ซงโปรแกรม e_Office แบงออกเปน 2 สวน คอ สวนขอมลกลมงานใน ส านกงาน กศน.จงหวด. และสวนของ กศน.อ าเภอ. ขนตอนการปฏบต อธบายประกอบภาพดงตอไปน (ขนอยการน าไปประยกตใชงาน)

แกไขบรรทดท 2,3,4 ตามคาของ Server

แกไขคาการเปดอานหนงสอ

1. ในชอง Address พมพเพอเรยกไฟล login.php

2. ปอน Username:admin password : admin99

3. คลกเขาสระบบ

11 การเพม ลบ แกไข กลมงานใน กศน.จงหวด

ลงคส าหรบแกไข เพม ลบ กลมงาน กศน.จงหวด

ลงคส าหรบแกไข เพม ลบ กศน.อ าเภอ

12 การเพม ลบ แกไขชอสถานศกษา การเพม ลบ แกไข ขอมล สถานศกษา (กศน.อ าเภอ) มวธปฏบตเชนเดยวกบ การเพม ลบ แกไข กลมงานใน กศน.จงหวด หมายเหต หากหนวยงานอนๆ น าโปรแกรมไปใชกสามารถแกไขใหเปนไปตามความเหมาะสมได