Doc 9761

ICAO CÓDIGO de APROVISIONAMIENTO

Aprobado por el Secretario General y publicado bajo su autoridad

19 agosto 2013

ORGANIZACIÓN de AVIACIÓN CIVIL INTERNACIONAL

RÉCORD DE ENMIENDAS

Enmienda Párrafo(s) Fecha IntroducidoNúm. Enmendado Introducido Por

1 2; 6; 8;11 19 agosto 2013 PRO

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MESA DE CONTENIDOS

Página

Artículo 1. Principios generales para el aprovisionamiento de equipamiento, suministros y servicios. . . .1

Artículo 2. Tablero de contratos........................................................................................................2

Artículo 3. Planificación de aprovisionamiento..................................................................................3

Artículo 4. El Requisar.....................................................................................................................3

Artículo 5. Roster De proveedores....................................................................................................4

Artículo 6. Solicitation.....................................................................................................................4

Artículo 7. Evaluación técnica y comercial........................................................................................5

Artículo 8. Autoridades de aprobación y proceso...............................................................................6

Artículo 9. Autoridades de fichaje contractual...................................................................................7

Artículo 10. Administración/de contrato de la orden de compra y administración..................................8

Artículo 11. Venta, eliminación y escribiendo fuera de equipamiento y suministra................................9

Artículo 12. Acceso a información de aprovisionamiento....................................................................9

______________________

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1.7 La autoridad para procurar incluye la autoridad para identificar proveedores potenciales; para invitar ofertas y menciones; para negociar con los proveedores recomendables en la base de ICAO General Plazos y Condiciones, así como de pre-estableció especificaciones; y para otorgar contratos. La autoridad para procurar también incluye la autoridad para enmendar cualquier contrato de existir.

1.8 Cualquier miembro de personal que introduce a un acuerdo contractual sin la autoridad escrita apropiada bajo este Código puede ser aguantada personalmente propenso para las consecuencias financieras de tal un arreglo.

1.9 El valor de dólar refirió a en este Código de Aprovisionamiento corresponde a dólares de Estados Unidos para aprovisionamientos de campo y dólares canadienses para aprovisionamientos de programa regular.

1.10 Allotment Titulares en Sedes y en las Oficinas Regionales, así como el personal de proyecto del campo autorizó por D/TCB, tiene, tema a las provisiones de este Código, autoridad delegada para procurar bienes y/o los servicios proporcionaron el valor del aprovisionamiento no supera $10 000 por orden de compra. Contratos múltiples con el mismo proveedor, para la misma categoría de bueno y/o servicio, no será establecido con el propósito de superar la autoridad concedida en este párrafo. El allotment titulares en Sedes y en las Oficinas Regionales, así como el personal de proyecto del campo autorizó por D/TCB, tiene la responsabilidad de proporcionar a C/PRO, en una base anual, dato coyuntural en tales aprovisionamientos para sumisión al ICAO Tablero de Contratos.

1.11 Aprovisionamientos, otro que compras de dinero para gastos menores, será llevado a cabo mediante una orden de compra o contrato escrito por separado como apropiado. Para ICAO aprovisionamientos de Sede hasta $1 000, una orden de compra formal no es requerida. El pago será efectuado por ALETA contra una factura aquello ha sido certificado y firmado por el allotment titular.

1.12 Memoranda De Comprensivo (MOUs) o los arreglos similares no tendrían que incluir la provisión de bienes o servicios a ICAO a cambio para pago por ICAO. Tener que ICAO tener un requisito para bienes o servicios para pago, tal requisito será conocido siguiendo ICAO reglas de Aprovisionamiento.

Artículo 2

TABLERO de CONTRATOS

2.1 El Tablero de Contratos está establecido en ICAO para examinar y proporcionar recomendaciones a D/TCB y el Secretario General en aprovisionamientos y enmiendas posibles a anteriormente aprobó contratos y acuerdos de acuerdo con Artículo 8 de este Código.

2.2 La función del Tablero de Contratos, cuando un comité independiente y objetivo, es para proporcionar descuido global del proceso de aprovisionamiento y para revisar aprovisionamientos con el propósito de asegurar que el ICAO procedimientos de aprovisionamiento han sido seguidos con respetar al solicitation proceso, evaluación y selección del proveedor recomendable, incluyendo la determinación de fuente única, si cualquiera. El Tablero de Contratos también revisión y proporcionar recomendaciones para outsourced servicios así como contratos que generan ingresos. El Tablero de Contrato

revisará todos los aprovisionamientos por encima del límite indicaron debajo Artículo 8.1 de este Código. Sin limitativo la generalidad del forgoing, el Tablero de Contratos revisará

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Aquello:

– La sumisión de Tablero de los Contratos está firmada por C/PRO y D/TCB; – El apropiado solicitation el método ha sido seleccionado tan por Artículo 6 de este Código; – La oferta era públicamente anunciada en ICAO sitio web; – Determinación de fuente única, si aplicable, es correctamente justificado con forma acompañanta duly firmó; – Las evaluaciones han sido llevadas a cabo de acuerdo con Artículo 7, duly firmado y más

allá aprobado por C/PRO.

2.3 Para actuar su función, el Tablero de Contratos será proporcionado con la documentación de apoyo necesaria. La Sección de Aprovisionamiento asegurará que la sumisión es completa, aprobado por C/PRO y que representa un resumen auténtico y cuidadoso de los aspectos pertinentes del aprovisionamiento propuesto.

2.4 El Tablero de Contratos será comprendido de tres miembros como sigue:

Presidente: Director de Asuntos Legales y Agencia de Relaciones Externas, o un alternar designado por el Secretario General Miembros: — Director, Agencia de Navegación del Aire o Agencia de Transporte de Aire

de Director o Director de Administración y Agencia de Servicios; el Director que participa en el Tablero de Contratos no será el para de quién unidad organizativa el aprovisionamiento está siendo efectuó;

— Jefe, Rama de Finanza.

2.5 C/PRO será el Secretario del Tablero de Contratos.

2.6 Los miembros del Tablero de Contratos pueden designar agentes séniors en sus agencias cuando alterna para actuar sus funciones. Cualesquiera alternan tendrá comercial, experiencia financiera o legal, u otras cualificaciones pertinentes que incluyen cualificaciones en aprovisionamiento.

2.7 El Presidente del Tablero de Contratos puede, en su/su discreción, o a la recomendación de miembros de Tablero de los Contratos o el Secretario, convene una reunión física del Tablero de Contratos y pedir el attendance, en una capacidad aconsejable, de otros agentes o miembros de personal; aun así, las reuniones físicas son obligatorias para aprovisionamientos en sobrantes de $3 000 000. Las recomendaciones del Tablero de Contratos serán documentadas en la forma de la sumisión de Tablero de los Contratos, duly firmado y archivado en un formato apropiado en la Sección de Aprovisionamiento.

Artículo 3

PLANIFICACIÓN de APROVISIONAMIENTO

3.1 ICAO allotment Los titulares y personal de proyecto de campo autorizado tienen que, basados en el aprobados allotment para el año venidero, plan el aprovisionamiento de equipamiento importante, suministros y servicios. Planes de aprovisionamiento , a la extensión posible, ser entregado a C/PRO ningún más tardío que 31 enero cada año. Los requisitos no identificados en el plan de aprovisionamiento anual tendría que ser traído a la atención de C/PRO sin retraso.

3.2 El plan de aprovisionamiento anual entregado por allotment titulares/personal de proyecto de campo

autorizado

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Será utilizado por C/PRO para arreglar las acciones de aprovisionamiento en el más costados-manera eficaz para la Organización.

Artículo 4

EL REQUISAR

4.1 El requisar es el documento fundamental en la base del cual la Sección de Aprovisionamiento llevará a cabo el aprovisionamiento. El requisar está aprobado por el pertinente allotment titular en respeto del presupuesto de programa regular y por otro personal de proyecto de campo pertinente que ha sido autorizado en escribir para cometer fondos en respeto del Técnico Co-Programa de operación.

4.2 Cada cual requisa contendrá:

a) Una descripción completa del equipamiento, suministros o servicios para ser procurados, apoyados, cuando proceda, por especificaciones técnicas, puntos de consulta y otra información crítica pertinente al aprovisionamiento propuesto sin la necesidad de referir a cualquier otra fuente de información;

b) Código de proyecto y trabajo y centro costados números de orden;

c) Estimación de precio basada en el conocimiento mejor de la oficina de requisar.

4.3 El allotment titular/personal de proyecto de campo autorizado tendrá la responsabilidad para asegurar que los fondos cuando puestos adelante en el requisar es disponible o que el gasto para iniciar el aprovisionamiento está autorizado por un agente designado.

4.4 C/PRO poder, cuando proceda, y en colaboración con el allotment titular/personal de proyecto de campo autorizado, proponer una revisión al contenido del requisar para asegurar que el aprovisionamiento sirve los intereses mejores del usuario de fin. Justificación para la revisión del requisa será correctamente documentó.

Artículo 5

ROSTER DE PROVEEDORES

5.1 Un roster de los proveedores potenciales serán establecidos y mantenidos por el Técnicos Co-Agencia de operación para facilitar la recopilación de postores' listas para competitivos tendering.

5.2 Solicitantes para el proveedor roster tendrá la posibilidad para registrar a través del ICAO sitio web. ICAO Reserva el correcto de descalificar proveedores y excluirles del roster debajo definido condiciona cuál será publicado en el ICAO sitio web.

5.3 Toda información de proveedor y la documentación serán utilizadas por ICAO para propósitos internos sólo. Estados de miembro pueden ser proporcionados con una lista de proveedores de su Declara quiénes han sido incluidos en el roster.

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Artículo 6

SOLICITATION

6.1 Exceptúa tan estipulado en párrafo 6.6, el premio de contratos para equipamiento, los suministros y los servicios serán hechos en la base de procedimientos competitivos formales cuando puestos adelante en este Código. Peticiones para la mención o la oferta sellada serán emitidas en una base internacional o local, teniendo en cuenta fuentes posibles de aprovisionamiento y eficacia costada de implementación de proyecto.

6.2 Dos tipos de solicitation los documentos serán utilizados para los aprovisionamientos que dependen, inter alia, en los umbrales monetarios, concretamente:

a) La petición para mención será utilizada para el aprovisionamiento de equipamiento, suministros y servicios de un estimados valora no superando $100 000 por aprovisionamiento o para aprovisionamiento de Fuente Única.

b) La petición para oferta sellada será utilizada para el aprovisionamiento de equipamiento, suministros o servicios habiendo un valor total de $100 000 o más.

6.3 Todo aprovisionamientos competitivos por encima de $10 000 será anunciado en ICAO sitio web y por otro medio cuándo apropiado.

6.4 Selló las ofertas serán entregadas a través de ICAO sitio web y será abierto sólo por la persona responsable designada en la Agencia de Administración y Servicios (ADB). Copias duras de la información técnica también puede ser requerida y tendría que ser enviado a ICAO Registro Central antes de la fecha de encierro, indicando el número de referencia tierno sellado. Tasando o la información financiera proporcionó directamente a cualquier ICAO miembro de personal antes de la fecha de encierro automáticamente descalificará el proveedor del ejercicio tierno.

6.5 Cuándo circunstancias así que requiere, C/PRO puede extender la fecha límite para el recibo de las ofertas y esta extensión serán publicadas en el ICAO sitio web.

6.6 Órdenes de compra/de contratos pueden ser otorgadas o emitidas en una base de fuente única proporcionó:

a) El valor del aprovisionamiento es bajo $5 000; o

b) hay no mercado competitivo para el requisito, como donde un monopolio existe, donde los precios están fijados por legislación o control de gobierno, o donde el requisito implica un producto propietario o servicio; o

c) Hay una necesidad de estandarizar este requisito, o donde para razones técnicas, compatibilidad con otros sistemas o el equipamiento es esenciales; o

d) Las ofertas para servicios y productos idénticos han sido obtenidas competitivamente dentro de los últimos tres meses, y los precios y las condiciones ofrecieron quedar competitivo; o

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e) El anterior solicitation estuvo completado menos de seis meses más tempranos y no proporcionó resultado satisfactorio; o

f) El orden es para ser colocado con la ONU proveedor recomendable quién ofrece preferencia tasando de acuerdo con la ONU Listas de Equipamiento Estandarizado; o

g) hay un genuino exigency para el requisito. Un exigency está definido como ―un excepcional obligando y necesidad emergente, no resultando de administración o planificación pobres, o de preocupaciones sobre la disponibilidad de fondos, aquello dirigirá a daño serio, pérdida o daño a personas si no dirigidos inmediatamente; o

h) Cuándo el contrato de aprovisionamiento propuesto es el resultado de co-operación con otras organizaciones del sistema de Naciones Unidas. O

i) C/PRO ha determinado que formal solicitation no dará resultados satisfactorios.

6.7 Las justificaciones para aprovisionamientos de fuente única se tienen que mantener en escribir y aprobado por C/PRO o, para aprovisionamientos bajo $10 000, por el allotment titular.

Artículo 7

EVALUACIÓN TÉCNICA Y COMERCIAL

7.1 Habrá una evaluación técnica y comercial de todas las menciones y las ofertas recibieron en competitivos o aprovisionamientos de fuente única.

7.2 La base del proceso de evaluación es a:

a) Comparar las ofertas recibieron con el ICAO especificaciones técnicas y asegurar que todo pretendió requisitos funcionales y operacionales del equipamiento y/o los servicios están conocidos;

b) Evaluar el reasonableness del precio y conformidad con ICAO Plazos Generales y Condiciones;

c) Evaluar la integridad financiera y estando del proveedor recomendable y/o la capacidad de entregar los bienes y/o servicios como tendered.

7.3 La evaluación de las propuestas tiernas será actuada por un asesor adecuadamente cualificado e independiente bajo el guiaje del agente técnico, o por la oficina de requisar/proyecto. El Jefe de la Sección de Aprovisionamiento validará y aprobar o rehusar la evaluación para todos los aprovisionamientos en sobrantes de $10 000. El reclutamiento del asesor externo , a la extensión posible, excluir candidatos de aquellos Estados que entregan propuestas tiernas.

7.4 Las personas que conducen la evaluación no tiene que ser en cualquier conflicto de situación de interés, y mosto así que atestigua para cada aprovisionamiento.

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7.5 Una evaluación técnica puede ser waived para fuera-el-partes de balda, partes de sobra, libros y manuales.

7.6 Si ningún acuerdo puede ser logrado con el contrato cliente/Estatal con respecto a la evaluación llevada a cabo por ICAO, entonces ICAO no procederá más allá con el aprovisionamiento. Los fondos correspondientes serán regresados al cliente, con consideración prevista a ICAO costes para el proceso de aprovisionamiento. Otherwise, una vez la aprobación de la clienta está recibida, la negociación o proceso de premio pueden comenzar.

7.7 Si, a raíz de la evaluación, está identificado que hay una necesidad para ajustamientos cuantitativos o técnicos menores, correspondiendo las negociaciones con el postor seleccionado pueden ser emprendidas y el resumen de estas negociaciones, junto con una explicación de cualesquier ajustamientos en precio, será colocado en el archivo de aprovisionamiento apropiado. En ningún caso el resultado de negociaciones en un cambio al ranking del proveedor seleccionado.

7.8 Los contratos para equipamiento serán otorgados al proveedor quién entrega el más bajo-tasado, técnicamente oferta aceptable y conoce todas otras condiciones especificaron en el solicitation documento. Los contratos para servicios serán otorgados al proveedor quién entrega el ―valor mejor para propuesta‖ de dinero y conoce todas otras condiciones especificaron en el solicitation documento. La base en qué una conclusión está hecha para otorgar o recomendar un premio de contrato será correctamente grabado en escribir en el archivo de aprovisionamiento respectivo.

Artículo 8

AUTORIDADES de APROBACIÓN Y PROCESO

8.1 Todos los aprovisionamientos tienen que ser aprobados por la Autoridad de Aprobación designada con anterioridad a issuance de un contrato/de orden de compra, o su enmienda, cometiendo la Organización a una obligación contractual. Para el propósito de este Código, las Autoridades de Aprobación designadas son como sigue:

Valor de aprovisionamiento Autoridad designadaUn) $200,000 y encima, incluyendo suela Secretario General, a recomendaciónFuente de $50 000 y encima Del Tablero de Contratos

b)Hasta $199 999, incluyendo fuente única Allotment TitularHasta $49 999

d) Hasta $10 000Allotment Titular/proyecto de campo autorizadoPersonal (cuando autorizó debajo Artículo 1.10)

8.2 Cuándo necesario, el Secretario General, D/TCB y/o C/PRO puede rehusar todas las ofertas o las menciones recibieron para un aprovisionamiento por cancelar el proceso de selección y, según el caso, posteriormente invitando ofertas competitivas nuevas o menciones para el mismo aprovisionamiento bajo especificaciones revisadas y/o condiciones cuando proceda. La anulación del proceso de selección será publicada en el ICAO sitio web.

8.3 Los contratos o las órdenes de compra no serán emitidos a proveedores sin la certificación previa de

disponibilidad de fondos por ALETA a través del ICAO sistema financiero así como aprobación por el

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allotment Titular o el pertinente Técnico Co-agente de operación que atestigua que la obligación propuesta es en acuerdo con los propósitos del programa aprobado o proyecto.

8.4 Cuándo un compromiso contractual es en una moneda otro que la moneda de presupuesto, D/TCB puede pedir C/ALETA para comprar tales monedas cuando considerados necesarios de financiar contratos o órdenes de compra concretos.

8.5 Contratos/de órdenes de compra incluirán ICAO está aprobado Condiciones y Plazos Generales. Cualesquier desviaciones significativas de ICAO está aprobado Condiciones y Plazos Generales serán revisados y aclarados por LEB antes del asunto del contrato u orden de compra.

8.6 Contratos para outsourced servicios como, pero no limitados a, viaje, entrega de correo, seguridad, cafeteria y catering, la carga que envía y construyendo el mantenimiento puede ser otorgado para un periodo inicial de hasta dos años con la posibilidad de extensión para un periodo más lejano de dos años.

8.7 Cuándo está planeado para extender un contrato para outsourced servicios allende el periodo contractual inicial de dos años, al menos tres meses con anterioridad al expiry del contrato, el responsable allotment el titular completará una revisión comprensible de los servicios, el rendimiento del contratista y el mercado de prevalecer condiciones para el tipo de servicios. La revisión será correctamente documentada y entregado a aquellos autorizado para hacer aprovisionamientos con una recomendación cuando a si o no el contrato tendría que ser extendido. La extensión del contrato será subject al mismo proceso de aprobación como contrato nuevo.

8.8 De todas formas dónde el precio de contrato final, o un aumento de precio que resulta de un orden de cambio, supera el valor aprobado por el designó las autoridades especificaron en Artículo 8.1 encima, por 10 por céntimo o $100 000, whichever es menos, con anterioridad a issuance de la orden de compra, contrato u orden de cambio, la circunstancia que da el aumento al aumento será entregado para aprobación al apropiado designó las autoridades basaron en el precio final (Secretario General, Allotment titulares).

Artículo 9

AUTORIDADES de FICHAJE CONTRACTUAL

9.1 La autoridad para firmar órdenes de compra/de contratos, incluyendo aquellos recomendables por el Tablero de Contratos y aprobado por el Secretario General o allotment los titulares serán delegados a Jefe, Sección de Aprovisionamiento y aquellos especificados en párrafo 1.10. Jefe, Sección de Aprovisionamiento y el allotment los titulares pueden designar agentes alternativos en sus secciones para firmar órdenes de compra/de contratos en su behalf en un umbral monetario predeterminado.

9.2 La lista de alterna quiénes están autorizados para firmar contratos/de órdenes de compra y sus umbrales monetarios serán aprobados por D/TCB y proporcionados a ALETA y EAO. Firmas de espécimen original para aquellos autorizados para firmar cualquier documento/legal financiero será archivo continuado en la Rama de Finanza.

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9.3 Para contratos/de órdenes de compra en un valor más grande que $5 000 000, los contratos/de órdenes de compra serán countersigned por D/TCB.

Artículo 10

ADMINISTRACIÓN/de CONTRATO de la ORDEN DE COMPRAY ADMINISTRACIÓN

10.1 La aceptación de la orden de compra formará un contrato obligatorio, con el fichaje de proveedor y regresando el firmado acknowledgement sección de forma de la orden de compra o entregando los bienes y/o servicios de acuerdo con el tiempo de entrega especificado indicado en la orden de compra.

10.2 El otorgando de un contrato será considerado completo una vez el contrato ha sido firmado por el contratista e ICAO. El fichaje del contrato y la orden de compra asociada para propósitos de contabilidad interna puede ser arreglada en la misma fecha mientras disponibilidad de fondos tan por párrafo 8.3 ha sido establecido.

10.3 Administración y administración de un proyecto de aprovisionamiento y controlando del rendimiento de un contratista será actuado por la Sección de Aprovisionamiento en cooperación con el allotment titular y/o el personal de proyecto de campo autorizado. La administración de la orden de compra/de contrato cubrirá todas las acciones necesarias para el control, ejecución y conclusión del aprovisionamiento.

10.4 Órdenes de compra/de contratos normalmente proporcionarán para pago una vez los bienes han sido recibidos y aceptados y/o servicios rendered. Cuándo los intereses de ICAO así que requiere, órdenes de compra/ de contratos pueden proporcionar para un pago de avance, el cual tiene que normalmente no superar 40 por céntimo del precio/de orden de compra del contrato. Todos adelantan los pagos serán asegurados por una garantía emitida por un banco reconocido o institución financiera en una forma aprobada por ALETA, en consulta con LEB como apropiado.

10.5 Recibo de bienes y/o servicios, o consecución de un hito contractual asociado con un pago, será confirmado por el requisitioner, usuario de fin o personal de aprovisionamiento, tan apropiado, y enviado a ALETA. El pago de todas las facturas será revisado y efectuado por ALETA.

Artículo 11

VENTA DE EQUIPAMIENTO Y SUMINISTROS

11.1 La venta de equipamiento obsoleto y suministra escrito-fuera o propuesto para ser escrito-fuera será arreglado por PRO en la base de una invitación de propuestas de compradores potenciales y de acuerdo con estableció procedimientos.

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Artículo 12

ACCESO A INFORMACIÓN de APROVISIONAMIENTO

12.1 Información de aprovisionamiento puede ser proporcionada a entidades externas en una necesidad-a-saber base, con consideración prevista a ICAO estado.

— FIN —

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