Definisi Organisasi

Setiap organisasi, secara amnya, merupakan himpunan individu ( dua atau lebih ) yang menjalankan tugas tersendiri mengikut unit kerja, yang kemudiannya diselaraskan bagi mencapai sesuatu matlamat yang telah ditetapkan. Kenyataan di atas menunjukkan bahawa organisasi merupakan satu sistem sosial yang merangkumi semua bentuk kumpulan, termasuk syarikat perniagaan, badan kerajaan dan separruh kerajaan, kumpulan sukarela, badan kebajikan, agama dan sebagainya.

Definisi pengurusan

Pengurusan, pada amnya dapat didefinisikan seperti berikut:

1. Pengurusan sebagai proses perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan usaha ahli-ahli organisasi dan menggunakan semua sumber organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.

2. Pengurusan sebagai proses pengarahan, penyelarasan, dan pengaruh ke atas operasi organisasi untuk mencapai matlamat yang dikehendaki dan prestasi sepenuhnya.

Definisi di atas, walaupun mempunyai sedikit perbezaan dari segi bilangan dan jenis fungsi pengurusan, tetapi kedua-dua definisi itu mengandungi perkataan "proses" dan "matlamat". Ini bermakna, dua aspek penting di dalam pengurusan ialah:

1. Pengurusan sebagai proses: Menjalankan kerja secara sistematik serta memerlukan hubungan tertentu antara satu aktiviti dengan satu aktiviti yang lain.

2. Mencapai matlamat organisasi: Apabila aktiviti organisasi itu berjalan dengan teratur dan berhubung atau membantu antara satu dengan lain, maka matlamat organisasi itu dapat dicapai. Matlamat organisasi dapat berbentuk kualitatif (subjektif) atau kuantitatif (objektif).

CIRI-CIRI ORGANISASI

1. Sesebuah organisasi yang telah dibentuk akan melambangkan identitinya yang tersendiri. Misalnya, sebuah universiti seharusnya melambangkan tempat untuk menimba ilmu, sebagai sebuah pusat penyelidikan, dan juga sebagai sebuah institusi yang memberi perkhidmatan dan sumbangan kepada masyarakat sama ada dalam bentuk bimbingan atau khidmat nasihat, dan pengajaran dan pembelajaran lain. Untuk mencerminkan identiti atau nilai-nilai tinggi sebagai sebuah menara gading, universiti hendaklah memainkan peranan yang diharapkan oleh masyarakat kampus khususnya dan masyarakat awam amnya. Dengan demikian fungsi sesebuah universiti itu didapati berbeza dengan organisasi-organisasi lain yang mempunyai objektif tertentu.

2. Di dalam sesebuah organisasi, sama ada organisasi kecil atau besar, ia mempunyai hierarki atau tingkat autoriti. Jika dibandingkan antara kedua-dua organisasi kecil dan besar, sudah tentu ia berbeza dari segi bilangan hierarki (tingkat) aktiviti dan bilangan kakitangan pengurusan pada setiap tingkat. Misalnya, organisasi besar mungkin mempunyai lebih daripada tiga tingkat autoriti dan setiap tingkat autoriti itu akan mempunyai lebih daripada tiga atau empat pegawai yang bertanggung-jawab kepada ketua-ketua mereka yang berada pada peringkat yang lebih tinggi lagi.

3. Di dalam sesebuah organisasi, terdapat pembahagian kerja berdasarkan jenis pekerjaan atau bahagian yang diwujudkan. Pada umumnya, organisasi

pembuatan mewujudkan bahagian-bahagian seperti bahagian pengeluaran dan pentadbiran. Di bahagian pentadbiran, terdapat beberapa unit lain seperti personel, pemasaran, dan kewangan. Organisasi yang mempunyai tiga bahagian itu beroperasi secara pembahagian kerja mengikut tanggungjawab yang tertentu.

4. Bagi menentukan aktiviti organisasi supaya berjalan dengan lebih teratur seperti yang dirancangkan, ia memerlukan sistem pengawasan, penyelarasan dan pengawalan ke atas perjalanan aktiviti. Dengan demikian, di dalam sesebuah organisasi, peraturan, dasar, prosedur, dan sistem hubungan hendaklah dijelaskan kepada kakitangan dengan jelas dan nyata.

PROSES/ fungsi PENGURUSAN

Proses atau fungsi pengurusan dapat dibahagikan kepada beberapa fungsi bergantung kepada cara kita mengelaskan fungsi-fungsi perancangan, penyusunan, penyelarasan, penstafan, dan pengawalan. Pada amnya, fungsi pengurusan dibahagikan kepada empat sahaja, iaitu perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan.

Fungsi tersebut adalah berkait rapat antara satu dengan yang lain bagi mewujudkan satu proses pengurusan yang berterusan. ( lihat rajah )

Matlamatorganisasipengawalan

perancangan

pengorganisasian

pengarahan

Perancangan

Melibatkan perletakan matlamat, menerangkan strategi-strategi dan membangunkan pelan-pelan untuk menyelaraskan aktiviti kerja.

Sebelum pihak pengurusan memulakan aktiviti organisasi, perancangan hendaklah dibuat terlebih dahulu. Pada peringkat perancangan, perkara yang perlu dipersoalkan adalah seperti berikut:

1. Tujuan dan objektif: Ini termasuk mengenal pasti perkara yang ingin dicapai oleh sesebuah organisasi berdasarkan matlamat penubuhan organisasi tersebut dan prestasi yang diinginkan seperti kadar pertumbuhan organisasi atau peratusan keuntungan dan lain-lain.

2. Strategi organisasi: Apabila matlamat dan tujuan telah ditakrifkan dengan jelas, organisasi perlu mencari jalan

(strategi) untuk mencapai matlamat dan tujuan seperti yang diharapkan itu. Di dalam strategi, pihak pengurusan akan membincangkan perkara seperti strategi pemasaran yang meliputi perletakan harga, perluasan pasaran atau perbezaan barangan agar organisasi itu dapat bersaing dengan pihak luar.

3. Langkah seterusnya, pihak pengurusan harus mengatur program atau projek mengikut strategi yang berasaskan matlamat organisasi.

Penyusunan

Melibatkan usaha menentukan apakah tugas yang patut dilaksanakan, siapa yang patut laksanakannya, bagaimana ia perlu diperkumpulkan, siapa yang melapor kepada siapa dan di mana keputusan patut dibuat.

Penyusunan melibatkan kerja menstruktur organisasi dan penstafan (proses pengambilan kakitangan). Struktur organisasi menunjukkan pembahagian kerja mengikut aktiviti (pemasaran, kewangan, pemprosesan dan lain-lain), tingkat (hierarki) autoriti, penyelarasan melalui peraturan dan dasar serta prosedur yang dibuat. Penstafan meliputi perancangan sumber manusia, pengambilan dan pemilihan kakitangan, orientasi dan latihan, penilaian prestasi, sistem pampasan (gaji, upah, dan faedah), program peningkatan produktiviti dan kualiti, program keselamatan dan kesihatan kakitangan, dan program kebajikan dan perkhidmatan kakitangan.

Pengarahan

Melibatkan usaha memotivasikan pekerja, mengarah aktiviti-aktiviti, memilih saluran komunikasi yg paling berkesan dan menyelesaikan konflik.

Pengarahan merupakan fungsi penting untuk menjamin aktiviti organisasi berjalan dengan teratur dan sempurna

dalam suasana yang harmoni. Untuk mencapai matlamat ini faktor-faktor motivasi, kepimpinan, dan sistem komunikasi perlu diberi perhatian oleh pihak pengurusan.

Pengawalan

Proses memantau prestasi, membandingkan prestasi dgn matlamat dan membetulkan sebarang penyimpangan yg berlaku.

Pengawalan merupakan fungsi terakhir untuk menentukan bahawa prestasi organisasi telah dicapai mengikut perancangan; masalah dalam penyusunan dikenal pasti dan langkah tertentu diambil; faktor-faktor di dalam organisasi, keinginan dan sifat kakitangan yang ada hubungan dengan prestasi dan tingkah laku perlu diberi perhatian dan diawasi.

FUNGSI PENGURUSAN

Pengurusan diperlukan di dalam semua organisasi, tidak kira sama ada organisasi itu kecil atau besar, swasta atau badan kerajaan. Fungsi pengurusan bukan saja merupakan tanggungjawab seorang pengurus besar atau pengarah tetapi juga tanggungjawab penyelia atau ketua bahagian yang berada di dalam organisasi.

Dalam konteks pengurusan, pengurus dimaksudkan kepada mereka yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan orang lain pada semua peringkat.Setiap pengurus mempunyai tugas dan tanggungjawab yang tertentu, antaranya:

1. Pengurus ialah penyelaras dan pengarah di dalam organisasi yang mengawasi aliran kerja serta menyatupadukan semua unsur organisasi. Mereka mempunyai kuasa yang diberikan untuk mengarah orang lain yang berada di bawah tanggungjawabnya.

2. Pengurus bertanggungjawab menggunakan segala sumber dengan efisien untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

3. Pengurus juga tidak boleh lari daripada bertanggungjawab ke atas kegagalan dan kejayaan orang di bawah jagaannya. Kegagalan dan kejayaan itu mencerminkan prestasi pengurus berkenaan.

4. Pengurus mengimbangkan matlamat dan menetapkan prioriti seperti menjalankan kerja yang penting dahulu atau dengan serta-merta.

5. Pengurus mewujudkan matlamat, perancangan, dasar, dan mengimplementasikan strategi.

PENGURUS DI DALAM ORGANISASI

Definisi Pengurus

Seorang individu yg digajikan bagi mempengaruhi, memimpin, membimbing membuat keputusan dan menggunakan sumber organisasi unt.uk mencapai objektif dan matlamat organisasi.

Tingkat Pengurusan

Sudah menjadi kebiasaan untuk membezakan kedudukan pengurus mengikut hierarki kuasa atau pangkat di dalam organisasi.

a) Pengurusan atasan

b) Pengurusan pertengahan

c) Pengurusan lini ( barisan hadapan )

Pengurus Atasan

Pengurus yang menduduki peringkat atasan ini terdiri daripada Ketua Eksekutif, Presiden atau Pengurus Besar yang menetapkan matlamat dan menentukan ia tercapai mengikut tujuan organisasi.Mereka dilantik oleh ahli lembaga syarikat bagi memantau perjalanan dan prestasi syarikat supaya sentiasa mencapai objektif dan matlamat yang ditetapkan. Pengurus atasan ini juga meneliti perkembangan dan peluang yang berlaku di persekitaran luaran supaya organisasi itu dapat menyesuaikan diri kepada perubahan yang berlaku.

Pengurus Pertengahan

Tugas pengurus pada peringkat ini, termasuklah menyelaras dan menyatupadukan aktiviti bahagian untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh pihak atasan. Mereka pada peringkat ini terdiri daripada Pengurus Kawasan, Dekan Pusat Pengajian di universiti, Pengurus Personel dan lain-lain. Jika pengurus atasan bertanggungjawab membentuk dasar, tatacara dan strategi syarikat, maka pengurus pertengahan pula

bertanggungjawab melaksanakannya dengan cekap dan berkesan.

Pengurus Lini ( bahagian hadapan )

Penyelia, Fomen, dan Ketua Kumpulan adalah antara mereka yang dimasukkan ke dalam kategori pengurus lini. Tugas mereka mengawasi pekerjaan harian di bahagian operasi seperti bahagian pengeluaran agar pengeluaran itu mengikut perancangan yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan pertengahan dan bawahan.

Walaupun para pengurus lini banyak menghabiskan masa kerja harian mereka memantau para pekerja di bawah jagaan masing- masing, inil tidaklah bermakna tanggungjawab mereka setakat itu sahaja. Misalnya seorang penyelia projek di tapak pembinaan. Beliau bukan sahaja perlu memastikan semua pekerja melaksanakan tugas masing-masing malah dari semasa ke semasa beliau perlu berinteraksi dan berurusan dengan pembekal bahan binaan, pegawai-pegawai kerajaan yang lain, pengurus pertengahan dan kadang kala turut sama membuat laporan tertentu kepada pengurus atasan di ibu pejabat.