7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka
description
Transcript of 7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka
![Page 1: 7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022051412/548e3d29b4795900208b478d/html5/thumbnails/1.jpg)
XIII ORGANIZOVANJE SASTANKA
![Page 2: 7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022051412/548e3d29b4795900208b478d/html5/thumbnails/2.jpg)
Sastanak!
Mesto gde svi izmjenjuju sve informacije istovremeno, gde se rešavaju problemi, razvijaju kreativne ideje,
ILI gubitak vremena?
![Page 3: 7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022051412/548e3d29b4795900208b478d/html5/thumbnails/3.jpg)
Sastanak - osnovni oblik kolektivnog rada i predstavlja učešće većeg broja ljudi raznih specijalnosti u donošenju odluka ili zaključaka - preporuka.
Sastanak – jedno od glavnih sredstava komunikacije pri upravljanju
Uspešan sastanak ako je svim učesnicima jasno
šta je dogovoreno, koje aktivnosti trebaju preduzeti, u kojem roku, ko je za šta odgovoran
Sastanak
![Page 4: 7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022051412/548e3d29b4795900208b478d/html5/thumbnails/4.jpg)
Treba li nam sastanak?
DA AKO,
Postoji neki problem koji se najbolje može rešiti u grupi
Postoji potreba za komunikacijom,
Postoji potreba za jačanjem kohezije tima,
Trebaju li nam saveti pre donošenja neke odluke.
![Page 5: 7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022051412/548e3d29b4795900208b478d/html5/thumbnails/5.jpg)
Prednost sastanka u odnosu na druge oblike dogovaranja povratna informacija - odmah
razmenjivanje informacija
brzo rešavanje problema
pojašnjavanje odgovornosti
osećaj zajedničke vizije
jačanje tima
kontinuirano upoređivanje postignutog
![Page 6: 7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022051412/548e3d29b4795900208b478d/html5/thumbnails/6.jpg)
Priprema sastanka
svrha sastanka – određuje način vođenja
poziv na sastanak - vreme početka i završetka, - mesto održavanja, - popis tema,
- imena referenata
![Page 7: 7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022051412/548e3d29b4795900208b478d/html5/thumbnails/7.jpg)
Priprema sastanka
Idejno koncepcijska - cilj- glavna pitanja- potrebni podaci- uvodno izlaganje- priprema predsedavajućeg- priprema referenata
Tehnička priprema - način- učesnici- dnevni red- zakazivanje (vreme početka i završetka, mesto održavanja, dnevi red...)
![Page 8: 7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022051412/548e3d29b4795900208b478d/html5/thumbnails/8.jpg)
Vođenje sastanka
Uvodno izlaganje Razmatranje problematike – diskusijaUsvajanje odluka .
Predsedavajući: kontroa toka, sadržaja i trajanja vođenje i podsticanje rasprave sprečavanje prikrivenih namera ili tenzija
![Page 9: 7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022051412/548e3d29b4795900208b478d/html5/thumbnails/9.jpg)
OTVORITE SASTANAK pozitivno i direktno
RASPRAVLJAJTE O TEMAMA
bez prekoračenog vremena
USMERAVAJTE
KA CILJU raspravite sve
mogućnosti
DONESITE ODLUKU postignite kompromis
ZAKLJUČITE SASTANAK
sažeto iznesite zaključke
ZAPISNIK u što kraćem roku, svim učesnicima
Vođenje sastanka
![Page 10: 7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022051412/548e3d29b4795900208b478d/html5/thumbnails/10.jpg)
Šta učiniti pre sastanka?
Odrediti zašto se sastanak održava? Dolaženje do ideja, Savetovanje menadžera, Donošenje odluke.
Odlučiti se ko su učesnici – kroz odgovore na pitanja!
Ko ima informacije neophodne za sastanak? Ko treba da učestvuje zbog strateških razloga (na koga
utiču odluke)? Koliki broj osoba omogućava kvalitetan rad (5-7) ? Koliko je važno da tim bude homogen ili heterogen? Pozicije ljudi u pravnom subjektu (poslovne funkcije)!
Pošaljite pozive pravovremeno i uskladite mogućnosti učestvovanja svih učesnika sastanka!
![Page 11: 7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022051412/548e3d29b4795900208b478d/html5/thumbnails/11.jpg)
Koje je trajanje sastanka?
U pozivu najavite: Dan, vreme i mesto početka Teme o kojima će se raspravljati Ciljeve koji se žele postići Trajanje pojedinih tačaka i njihove nosioce Ukupno vreme trajanja sastanka
VAŽNO: sastanak duži od 90 minuta je neproduktivan
![Page 12: 7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022051412/548e3d29b4795900208b478d/html5/thumbnails/12.jpg)
Šta činiti za vreme sastanka Kao predsedavajući ? Proverite poznaju li se svi učesnici, ako ne zamolite ih da se svi
predstave, ko su i zašto su na sastanku. Započnite s pregledom dnevnog reda i iznesite očekivanja od
sastanka (opis problema i traženje novih rešenja) – zamolite da to netko učini kao uvod.
Ne budite previše precizni i ne objašnjavajte previše precizno šta želite, naznačite samo smer, jer preciznost smanjuje kreativnost.
Pripremite pitanja otvorenog tipa kojima bi potakli učesnike na raspravu.
Vodite računa o svakom pojedincu i onom stidljivom i onom dominantnom.
Svojim ponašanjem pokažite da sve komentare i predloge jednako vrednujete.
Izbegavajte prepirke i usmeravajte raspravu. Ne stajte ni na čiju stranu, a u slučaju prepirke zaključite i
odložita tačku
![Page 13: 7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022051412/548e3d29b4795900208b478d/html5/thumbnails/13.jpg)
Šta činiti za vreme sastanka kao učesnik? Dođite na vreme.
Pitajte predsedavajućeg šta se očekuje od sastanka i od vas na sastanku.
Posvetite sastanku pažnju (isključite telefon, ne izlazite).
Šta trebate reći recite pre kraja tačke ili sastanka,
Pitajte da Vam se razjasni.
Učestvujte aktivno.
Pokažite poštovanje.
Budite uljudni.
![Page 14: 7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022051412/548e3d29b4795900208b478d/html5/thumbnails/14.jpg)
Šta posle sastanka?
Napravite kratak zapis sa sastanka.
Ko, šta, zašto, gde, kada, s kim, s čim, kako!
Javno objavite zapisnik sa sastanka,
Dostavite zapisnik učesnicima i svima koji su sastankom dotaknuti - odlukama ili zaključcima.
Vodite računa o sprovođenju odluka.
Izveštavajte o sprovođenju odluka.
![Page 15: 7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022051412/548e3d29b4795900208b478d/html5/thumbnails/15.jpg)
Šta treba znati!
Izbegavajte točku razno jer neko baš nju čeka, a niko se za nju nije pripremio – bolje je za zadnju tačku predvideti priedloge tema za sledeći sastanak.
Istraživanja pokazuju da u grupi od 7-8 članova 80% vremena govore dvojica najdominantnijih - ne često najstručnijih.
Osobe s višim formalnim statusom često sprečavaju niže rangirane učesnika da se izjasne, pa postoji mogućnost da ne čujete sve informacije.
Često se troši puno vremena na početno upoznavanje i prilagođavanje
Postoji tendencija da se na sastanku izgubi smer i razgovara o trivijalnim stvarima.
U grupi često vlada konformizam, pa pojedinac s oprečnim mišljenjima obično nailazi na otpor grupe.
![Page 16: 7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022051412/548e3d29b4795900208b478d/html5/thumbnails/16.jpg)
Sastanak - najčešće greške
kašnjenje na sastanak loše odabrano mesto održavanja nejasna svrha sastanka irelevantne teme suviše detalja nedostatak fleksibilnosti loše upravljanje sastankom
![Page 17: 7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022051412/548e3d29b4795900208b478d/html5/thumbnails/17.jpg)
Sastanak nije gubitak vremena!
Ako se poštuju protokoli i pravila vođenja sastanka i ako je dobro vođen prema ciljevima.