7 tips para organizar tu agenda diaria (webinar)

+posibilidades de aprender de forma más práctica

7 tips para organizar tu agenda

Administración del tiempo

Una agenda es básica para poder organizar las actividades que tienes que realizar durante el

día, tanto sociales como administrativas y hasta médicas, la puedes llevar contigo ya sea en papel

ó en un dispositivo móvil.

#webinarsUNITEC


Este webinar te interesa si: • Quieres evitar olvidos de compromisos y

actividades • Buscas priorizar entre lo importante y lo urgente • Te interesa cumplir con cada una de tus

actividades • Quieres evitar decir «no tengo tiempo para…»

Mensaje clave: Aprenderás a mejorar tu organización de tiempo y actividades, priorizando entre lo importante y lo urgente, para cumplir con la realización de todas tus actividades.


Mtra. María Isabel Monroy Gutiérrez Lic. en Administración del Tiempo Libre

Puesto : Coordinadora de Difusión Cultural y Deportes en la UNITEC Maestría en Administración de Negocios. Experiencia: • Coordinación Corporativa de Actividades

Recreativas en Corporativo de Farmacias Similares • Gerente de Formación y Recreación en Corporación

Mexicana de Comida [email protected]


mailto:[email protected]

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Comencemos con una pregunta:

¿Para que sirve una agenda?

1. Permite recordar y planificar actividades. 2. Organizar tus prioridades para dedicar tiempo para trabajar, familia,

vida social, deporte y estudio. 3. Cumplir con tus actividades y objetivos.


¿Cuántas veces te ha pasado que no te da tiempo de terminar una actividad pendiente, sientes que ya tienes la presión a tope y el estrés te está alcanzando? Como consecuencia, deterioras tu salud, sacrificas el tiempo para tu recreación o para pasarlo con tus seres queridos y consecuentemente vienen disgustos y reclamos. Por eso, debemos saber diferenciar entre las actividades importantes y urgentes.

Los 4 cuadrantes de Stephen Covey “Los 7 Hábitos de la Gente altamente

Efectiva”


¿Qué es una tarea urgente? Es una cualidad asociada al tiempo, aumenta en cuanto se reduce el tiempo límite de termino.

Si dos tareas requieren el mismo tiempo para hacerlas, la más urgente es la que primero tenga la fecha límite.

Si dos tareas tienen la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.

Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.

Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente.

Una tarea que no tiene fecha límite, no será nunca urgente.


Efectiva”


¿Qué es una tarea importante? Es una cualidad asociada a las consecuencias; una tarea es importante sólo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla, son graves.

Dos tareas, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, con consecuencias similares, son igualmente importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada)

De dos tareas, aunque para nada parecidas, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.

Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la tarea cambia (aumenta o se reduce)


Efectiva”



Efectiva”


Tips para administrar mejor tu agenda

Trabajar horas adicionales de tu horario laboral es bueno siempre y cuando sea esporádico y para proyectos de mucha importancia; sin embargo, hacerlo diariamente evidencia tu falta de organización laboral y personal. Comencemos con los tips: 1. Planifica tu día laboral Dedica unos minutos por la mañana o por la noche para anotar qué actividades vas a realizar durante el día; esto te permitirá avanzar con tareas importantes, mejorará tu visión global de tus actividades e incrementarás tu desempeño.



2. Prioriza Asegúrate de que las cosas importantes no se queden sin hacer, las menos importantes hay que delegarlas. • ¿Qué debes resolver hoy sin falta? • Comienza por las actividades más difíciles • ¿Se puede reprogramar alguna actividad? • ¿Qué actividades puedes delegar? • ¿Cuáles puedo eliminar sin comprometer objetivos?



3. Un tema cada vez ¡Enfócate! Debes ahorrar tiempo y minimizar errores, recuerda que «El flojo trabaja doble». Aunque tengas mil tareas por realizar enfócate en una a la vez y hazlas de la manera correcta, de lo contrario tendrás que rehacer la tarea lo cual te quitará el doble de tiempo.

4. Aprende a decir que no De las tareas planificadas en tu agenda, ¿cuáles son tu responsabilidad y cuáles son consecuencia de decir «si» a otras personas?, debes aprender a respetar tu tiempo para que los demás aprendan a respetarlo, no debes sobrecargar tu agenda. Siempre pregúntate: ¿Invade mi tiempo personal y mi lista de objetivos? Si la respuesta es sí, tienes un gran argumento para rechazar la petición.



5. ¿Cuanto vale tu tiempo? El tiempo es invaluable, sin embargo para transformar tu tiempo en dinero si una hora de tu trabajo vale $100, entonces busca ayuda de alguien que te cobre $40 por ese mismo lapso, delega. Tendrás más tiempo para enfocarte en las tareas que realmente te necesitan y que son las actividades que te generan más productividad.

6. Apaga los distractores Si tu distracción es Twitter o Facebook, apágalos. Ponte horarios para tuitear o para entrar a tus redes sociales, esto ayudará a tener menos tiempos muertos en tu agenda



7. Aprovecha la tecnología Actualmente existen apps que pueden ayudarte a administrar tu agenda; también puedes utilizar herramientas que te permiten acortar tiempos y espacios. En la actualidad ya no es necesario tener reuniones presenciales todos los días, puedes tener reuniones con clientes o miembros de grupos a través de facetime o skype, esto te da la oportunidad de disminuir tiempos de traslado. Incluso, si tu objetivo es estudiar puedes hacerlo en línea y aprovechar el tiempo para tu desarrollo personal.


Conclusiones

Para manejar una correcta agenda es

importante que priorices tus actividades, y te

comprometas con ellas, porque de nada sirve

escribirlas o agendarlas si no tienes la

voluntad de llevarlas a cabo; aprovecha el

tiempo de trabajo para que puedas disfrutar

de tu tiempo con tus seres queridos o para tu

desarrollo y recreación personal.



En la UNITEC puedes estudiar una

Licenciatura Ejecutiva

http://www.unitec.mx/ejecutivas/

MODALIDAD EJECUTIVA

Diseñadas para quienes necesitan una educación

presencial, con horarios que se adapten a sus

compromisos laborales. Esta modalidad te ofrece:

Programas de estudio idénticos a los de las

licenciaturas tradicionales.

Elección de la cantidad de materias que quieras

cursar por cuatrimestre.

Clases presenciales nueve horas a la semana (por la

tarde-noche y los sábados por la mañana).

Materias en línea que te ayudarán a fortalecer tus

habilidades de trabajo a distancia, requisito

indispensable en el mercado laboral actual y que,

además, te otorgarán flexibilidad adicional para lograr

tus metas profesionales.

Tres años de estudio o los tradicionales cuatro años.

Profesores con experiencia práctica en su área de

especialidad.

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