7. Ms Excel - Basico
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Microsoft
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AUMENTA TU PRODUCTIVIDAD
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Centro de Educacin Continua
Universidad Continental
Material para fines de Estudio del Programa: Microsoft Office
Autor: Ing. Flix Guevara Gamboa
Contenidos extrados de su libro Computacin Paso a Paso Office 2016
Queda prohibida la reproduccin total o parcial del contenido de este documento en
cualquiera de sus formas, sean electrnicas o mecnicas, sin el consentimiento previo y por
escrito del autor y el Centro de Educacin Continua.
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Programa: Microsoft Office 2016
Modulo: Ms. Excel 2016 Pag. 1
AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIN, EL PARTICIPANTE ESTAR EN LA CAPACIDADDE:
Realizar operaciones bsicas con hojas de clculo.
TEMAS:
Introduccin a Excel.
Comparacin con las versiones anteriores.
Descripcin del entorno de trabajo.
Desplazamiento y Seleccin.
Operaciones Bsicas con hojas de clculo.
SESIN
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INTRODUCCIN
Las hojas de clculo, permiten realizar todo tipo de operaciones aritmticas, estadsticas,financieras, contables, etc. Existen muchos programas para este fin; sin embargo, Microsoft Excel
se ha posicionado muy bien a nivel mundial, permitiendo que el usuario emplee muchas funciones
que faciliten su trabajo.
El archivo principal de Excel es un Libro, y ste se encuentra conformado por varias hojas de clculo.
Los libros de Excel tambin pueden ser programados mediante Macros. La programacin de la Hoja
de clculo se realiza mediante el lenguaje de Programacin Visual Basic for Applications VBA.
1. Ejecucin
a. Haga clic sobre el botn Inicio de Windows, Ejecutar.
b. Escriba Excel y pulse Enter.
2. Requerimientos mnimos
a. Procesador Pentium IV 3.2 GHZ o superior.
b. 1 GB. RAM
c. Sistema Operativo Windows 7, Windows 8.
d. Office 2016 Profesional (DVD)
Vase:
http://technet.microsoft.com/es-es/library/ee624351.aspx
3. Comparacin con versiones anteriores
Existen diferencias muy marcadas entre las versiones antiguas y las recientes, obsrvese en
el siguiente recuadro la diferencia entre el nmero de filas, columnas y hojas:
Versin de Excel Excel 97-2003 Excel 2007-2016
Filas 65536 1048576
Columnas 256 16384
Hojas 256 Ilimitado
http://technet.microsoft.com/es-es/library/ee624351.aspxhttp://technet.microsoft.com/es-es/library/ee624351.aspxhttp://technet.microsoft.com/es-es/library/ee624351.aspx -
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c. Finalmente en la opcin Guardar archivos en formato (panel derecho) elija:
Libro de Excel 97-2003 (*.xls)
d. Aceptar
6. Configurar barra de acceso rpido
a. Dar clic derecho en la barra de acceso rpido
b. Elegir la opcin Personalizar barra de herramientas de acceso rpido
c. Elegir los botones que desea mostrar en la barra de acceso rpido, para ello
seleccione los botones del cuadrante izquierdo y dando 2clic y muvalos al
cuadrante derecho. Puede agregar botones como vista preliminar,
impresin rpida, configurar pgina, correccin de ortografa, abrir
documentos, etc.
7. Desplazamiento y Seleccin
a. Desplazamiento
Flechas direccionalesDesplazamiento a travs de celdas (distancias cortas)
F5Ir a celda especfica (distancias prolongadas)
Ctrl+Inicio1ra celda de la hoja
InicioInicio de fila
Ctrl+Flecha derecha Final de fila
Ctrl+Flecha arriba Inicio de columna
Ctrl+Flecha abajoFinal de columna
Av.Pag. y Re.Pag. Permiten avanzar o retroceder a travs de los paneles de
pantalla.
Ctrl+Av.Pag y Ctrl+Re.Pag. Permiten avanzar o retroceder de hoja en hoja.
b. Seleccin
Seleccin contnua Arrastrar el mouse.
Seleccin discontnua Ctrl + Arrastre de mouse.
FilaDar clic en el nombre de la fila.
ColumnaClic en el nombre de la columna.
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Hoja Clic en la interseccin del nombre de las filas y columnas (esquina
superior izquierda de la hoja de la hoja de clculo).
8. Operaciones Bsicas con Hojas de Clculo
a. Insertar Hojas
Dar clic en el botn Insertar Hoja de clculo(extremo derecho del grupo de
hojas)
b. Eliminar Hojas
Dar clic derecho sobre la hoja que desea borrar y elegir la opcin Eliminar
Nota: Las hojas eliminadas, no podrn ser recuperadas.
c. Renombrar Hojas
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Dar 2clic en el nombre de la hoja y escribir el nuevo nombre.
d. Mover u Ordenar Hojas
Ubicar el puntero del mouse en el nombre de la hoja, y arrastrar a la nueva
posicin.
e. Ver u Ocultar Hojas
Dar clic derecho en el nombre de la hoja y elegir (Mostrar u Ocultar)
f. Dar nfasis a Hojas
Dar clic derecho en el nombre de la hoja y elegir Color de Etiqueta
Asignar el color que indique peligro o cuidado.
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g. Proteger Hojas
Dar clic derecho en el nombre de la hoja, Proteger hoja
Asignar una clave secreta y repetir la clave secreta.
Aceptar
Nota: En caso de olvidar una contrasea, descargue el programa Microsoft OfficePassword Recovery.
h. Anlisis rpido
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Seleccionar un conjunto de datos y automticamente notar que aparece
un elemento en la esquina inferior derecha denominada Anlisis rpido.
Tendr la posibilidad de aplicar algn tipo de formato u operacin de
manera instantnea.
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AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIN, EL PARTICIPANTE ESTAR EN LA CAPACIDADDE:
Realizar operaciones bsicas con hojas de clculo.
TEMAS:
Aplicar formatos elementales
Ley de Datos de Excel.Listas automticas y personalizadas.
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APLICACIN DE FORMATOS ELEMENTALES, LEY DE DATOS Y USODE LISTAS AUTOMTICAS
1. Aplicacin de Formatos diversos
Deseamos obtener una hoja como la que se muestra en la imagen:
Para lograr este acabado, ingrese los datos que se muestran en la imagen anterior:
En la celda A1 escriba American Airlines.
En A2 escriba De Lima a:
En A3 escriba Santiago
En A4 escriba Buenos Aires y as sucesivamente.
En B2 escriba Salidas:Las horas ingrselas en formato de 24 horas. Ejm. 14:30
En C2 escriba Fecha:e ingrese la fecha en formato dd/mm/aaaa Ejm. 23/11/2011
En D2 escriba Precio:y usando el teclado numrico y el punto decimal ingrese los
diferentes montos all mostrados.
a. Aplicar formato de fuente
Seleccione la celda A1 donde escribi American Airlines y usando la barra de
frmulas, seleccione solo la palabra American, a continuacin elija color de fuente
rojo. Luego seleccionela palabraAirlines y elija colorazul. Seguidamente pulse la
teclaENTER.
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Si desea modificar el tipo de fuente, vuelva a seleccionar la celdaA1 y elija tipo de
FuenteArial y aplquele efecto denegrita.
b. Centrar en celda
Seleccione el rango de celdas que desea centrar. Para el ejemplo seleccione desdela celda A2 hasta la celda A7. De clic en el botncentrar en celda.
c. Combinar y centrar
Seleccione desde la celda A1hasta E1y de clic en el botn Combinar y centrar
. Repita el mismo procedimiento para el rango deA8
hastaE8 y para el rango deE2 hastaE7
d. Aplicar formato de hora
Seleccione las celdas que contienen horas y de clic en el Botn de grupo Nmero.Enseguida seleccione la categora Horay elija el formato deseado.
e. Aplicar smbolo de moneda
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El smbolo de moneda es en s un efecto visual, es decir es un formato que
fsicamente no existe, solo se visualiza para temas de impresin o visin en la hoja,
pero nunca se escribe en la celda.
Siempre que ingrese montos, ingrselos con el teclado numrico. Al final se leasigna el smbolo de moneda.
Continuando con el ejemplo anterior. Seleccione desde la ceda D3 hasta D7
seguidamente de clic en el Botn de grupo Nmero y seleccione la categora
Moneda, a continuacin elija el smbolo de moneda deseado.
f. Dar alineacin especial
En la celda E2 combinada escriba en maysculas la palabra VUELOS, presione
ENTER.
A continuacin vuelva a seleccionar la celda E2 combinada y vaya al Botn de
grupo Alineacin, en la opcin de Orientacingire el rombo rojo 90 grados hacia
abajo.
En alineacin de texto Horizontal, asigne: Centrar
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En alineacin de texto Vertical, asigne: Centrar
g. Aplicar formato de fecha
Se trata de otro formato visual.
Para aplicar formato de fecha seleccione las celdas que contienen fechas, vaya al
Botn de grupo Nmero, seleccione la categora Fechay asgneles el formato de
fecha deseado.
h. Insertar filas
Para insertar filas en una zona
especfica, simplemente de clic
derecho sobre la fila y elija
Insertar.
i. Insertar columnas
Para insertar columnas en una zona especfica, simplemente de clic derecho sobrela columna y elija Insertar.
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j. Dar Estilos de Celda
Seleccione las celdas a las que desea aplicarles bordes y sombreado
A continuacin vaya a la Ficha Inicio, Grupo Estilosy de clic en el botn Estilos de
Celda.
k. Dar formato como Tabla
Permite que el conjunto de celdas sea tratado como una tabla de datos y da la
posibilidad de ejecutar filtros a los datos de la tabla.
Seleccione desde la celda A2hasta D7
Seguidamente vaya a la Ficha Inicio, Grupo Estilosy de clic en el botn Dar formato
como tabla. A continuacin, seleccione el formato deseado.
2. Ley de Datos
Todo dato ingresado a una celda tiene un tratamiento especial por la hoja de clculo.
Si ingresa un dato y ste se alinea a la izquierda, sin discusin se trata de texto.
Si ingresa un dato y ste se alinea hacia la derecha, se tratara de un nmero, fecha u hora.
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Las fechas en s son nmeros que representan los das transcurridos desde la primera fecha
vlida para Excel (01/01/1900). En consecuencia se pueden hacer operaciones aritmticas
con fechas.
Si usted desea verificar esto, seleccione una celda que contenga fecha y vaya al Botn de
Grupo Nmero, finalmente seleccione categora Generaly Aceptar.
En el ejemplo de la figura anterior aparece en la celda C3la fecha 05/03/1990, ubquese en
esa celda y aplique el formato de nmero general.
Se obtiene el nmero 32937, eso significa que desde el 01/01/1900hasta el 05/05/1990
han transcurrido 32937das.
3. Listas automticas y personalizadas
Excel posee 8 listas automticas: Enero, Ene, Lunes, Lun, January, Jan, Monday, Mon.
Para crear listas personalizadas, ejecute los siguientes pasos: Ficha Archivo, Opciones.
Elegir la categora Avanzadas y bajar hasta el final; a continuacin dar clic en el botn
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Modificar listas personalizadasy en la caja Entradas de lista, proceda a escribir las palabras
claves que conformarn la nueva lista. Agregar, Aceptar.
Notas:
a.
Si desea crear una secuencia de nmeros, deber ingresar un nmero cualquieraen una celda vaca y manteniendo presionada la tecla Ctrl, proceda a realizar la
copia relativa.
b.
Si desea crear progresiones aritmticas o sucesiones, deber escribir un nmero
cualquiera en una celda vaca; en la celda adyacente, escriba un segundo nmero
que determine una relacin. Seleccione ambas celdas y proceda a realizar la copia
relativa.
c.
Para crear cdigos alfanumricos auto incrementables, deber escribir un cdigo
que comience en letra y termine en nmero.
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4. Herramienta de relleno rpido
Es una nueva modalidad para poder hacer tratamiento de cadenas de texto; siempre y
cuando dichas cadenas de texto se encuentren presentes en la misma fila, pero basndose
a un patrn especfico. Ejemplo.Se tiene una lista de artculos en la columna C, se requiere mostrar el 1er nombre de cada
artculo en la columna E
En la celda E3 proceda a escribir el 1er nombre del 1er producto a mano y presione Enter.
En la celda adyacente deber escribir el siguiente nombre. Notar que mientras escribe el
segundo nombre Excel inmediatamente detecta un patrn o relacin y procede a listar los
primeros nombres de los dems artculos, para que se impriman, deber presionar la tecla
Enter.
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AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIN, EL PARTICIPANTE ESTAR EN LA CAPACIDADDE:
Emplear funciones bsicas.
TEMAS:
Operadores matemticos, lgicos y de comparacin.
Operaciones Combinadas.Funciones Bsicas: =Suma(), =Promedio(), =Redondear(), =Min(), =Max()
SESIN
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OPERADORES DE MATEMTICOS, DE COMPARACIN Y LGICOS
Para trabajar en Excel es necesario conocer los diversos operadores para poder dar instrucciones
correctas.
Siempre antes de cualquier operacin o funcin debe anteponer el signo = (igual), de no ser as, lo
que digite ser considerado texto.
A continuacin la lista de operadores con los que se trabajar de aqu en adelante:
1. Operadores Matemticos
^ Potenciar (alt+94)
* Multiplicar/ Dividir
+ Sumar
- Restar
( ) Agrupar
% Porcentajes
2. Operadores de Comparacin
> Es mayor que
>= Es mayor o igual que
< Es menor que
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1) = 2) = 3)
(
)=
4) = (..) 5)
(()) = (..)6)
= =
7)
= ..
8)
=
EJERCICIOS PROPUESTOS
35 +5
342 = 34
52 +13=
2 + 34
= 53 + 12 + 3
3+ 83 . 5
2
=
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Modulo: Ms. Excel 2016 Pag. 21
FUNCIONES
Las funciones simplifican el trabajo del usuario, por tanto mientras ms funciones conozca, el
trabajo cada vez ser mucho ms simple.
Excel posee muchas funciones, a continuacin aprenderemos las funciones ms usadas en el da a
da.
FUNCIONES BSICAS
1. Funcin =Suma()
=SUMA(RANGO)
: Hasta
, Luego
Descripcin.- Suma rangos de celdas continuas y discontinuas.
2. Funcin =Promedio()
=PROMEDIO(RANGO)
: Hasta
, Luego
Descripcin.- Devuelve el promedio de un rango de celdas. En la zona de rango; no deje nunca
celdas vacas, rellnelas con ceros.
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1. Funcin =Redondear()
=REDONDEAR(VALOR DECIMAL,# DECIMALES)
Descripcin.- Devuelve un decimal redondeado a N decimales.
2. Funcin =Max()
=MAX(RANGO)
Descripcin.- Devuelve el mximo valor de un rango de celdas.
3. Funcin =Min()
=MIN(RANGO)
Descripcin.- Devuelve el mnimo valor de un rango de celdas.
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Modulo: Ms. Excel 2016 Pag. 23
PRCTICA1. Abra el archivo max2016.xlsy proceda a resolver la primera hoja de clculo.
2. Proceda a resolver la 2da hoja, para ello calcule el promedio de los alumnos en funcin a
las cuatro notas ms altas. Deber crear una sola frmula que copindola hacia debajo desolucin al problema.
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Modulo: Ms. Excel 2016 Pag. 24
AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIN, EL PARTICIPANTE ESTAR EN LA CAPACIDADDE:
Emplear funciones estadsticas.
TEMAS:
La funcin =Contar() y sus variantes.
SESIN
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Modulo: Ms. Excel 2016 Pag. 25
FUNCIONES ESTADSTICAS
3. Funcin =Contar()
=CONTAR(RANGO)
Descripcin.- Cuenta celdas que contienen datos numricos, fechas u horas.
En este ejemplo el resultado ser de 8 pues en este rango de celdas existen 8 celdas que
contienen nmeros, fechas u horas.
4. Funcin =Contara()
=CONTARA(RANGO)
Descripcin.- Cuenta celdas que contienen cualquier tipo de dato.
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Modulo: Ms. Excel 2016 Pag. 26
En este ejemplo el resultado ser de 12, pues esta funcin cuenta todos los datos que cuenta
a su paso, no interesa el tipo de datos.
5. Funcin =Contar.blanco()
=CONTAR.BLANCO(RANGO)
Descripcin.- Cuenta celdas vacas.
En este ejemplo se obtendr 4, pues slo existen cuatro celdas vacas.
6. Funcin =Contar.si()
=CONTAR.SI(RANGO, CRITERIO)
Descripcin.- Cuenta celdas en base a una condicin o criterio. Si el criterio es de tipo texto,
puede emplear caracteres comodines (*,?).
El comodn *reemplaza de cero a un conjunto de elementos.
El comodn ?reemplaza un solo carcter.
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En este ejemplo el resultado ser 3, sin embargo la orden puede abreviarse usando caracteres
comodines en la zona de criterios. Ejm.
Todos esos criterios son vlidos; sin embargo hay que tener mucho cuidado de no colocar un criterio
que pueda hacer una mala cuenta de datos; por ejemplo, si escribe *a, esa orden contara todas
las celdas que cuyo texto termine en a, en consecuencia contara tambin las celdas que
contienen la palabra beta.
7. Funcin =Contar.si.conjunto()
=CONTAR.SI.CONJUNTO(RANGO1, CRITERIO1, RANGO_N, CRITERIO_N)
Descripcin.-Es idntica a la funcin =Contar.si(); con la nica diferencia que soporta ms
de una condicin o criterio.
Este ejemplo contar aquellas celdas que contengan un valor numrico de 100 a 200 en un intervalo
cerrado, por tanto devolver 2.
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Esta funcin es efectiva ya que soporta varias condiciones, el nico problema es que al ser una
funcin nueva; propia de Excel 2007 a 2016, las computadoras con versiones antiguas no soportan
esta funcin.
Entonces Cmo se resolvera el mismo problema usando la funcin =contar.si() ?
La solucin sera esta:
PRCTICA DIRIGIDA:
1.
Abrir el archivo Funcion_contar2016.xls y resolver la 1ra hoja.
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Modulo: Ms. Excel 2016 Pag. 29
Calcular:
Cuntos alumnos matriculados hay?
Cuntos asisten con frecuencia?
Cuntos faltan a clases?
Qu poblacin de alumnos existe por facultad?
2. Posteriormente resolver la 2da y 3ra hoja, empleando caracteres comodines para abreviar
los criterios.
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Modulo: Ms. Excel 2016 Pag. 30
AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIN, EL PARTICIPANTE ESTAR EN LA CAPACIDADDE:
Aplicar porcentajes, incrementos y decrementos.
TEMAS:
Porcentajes e Incrementos
Referencias Absolutas.
SESIN
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Programa: Microsoft Office 2016
Modulo: Ms. Excel 2016 Pag. 31
PORCENTAJES, INCREMENTOS Y DECREMENTOS
Vivimos en un mundo donde cotidianamente estamos calculando porcentajes, incrementos o
decrementos.
8. Porcentajes
Un porcentaje hace referencia a una porcin de un todo. La frmula general para calcular
porcentajes es la siguiente:
Monto*%
Ejemplo.
Un equipo de sonido cuesta S/. 1800.00; por la compra en campaa navidea tendr un
descuento del 12%. Cul es el descuento?
Solucin:
Remplazamos los datos del problema en la frmula general e ingresamos en una celda vaca
la siguiente formula:
=1800*12%
El resultado es: S/. 216.009. Incremento
Viene a ser la variacin de un Monto en el tiempo, pero en aumento. La frmula general
es:
Monto*(1+%)
Ejemplo.
Juan Prez percibe un sueldo de S/.2300; por ser eficiente y un buen profesional, la gerencia
le enva una carta donde le comunica que a fin de mes su sueldo ser incrementado en un
20%. Cul es el nuevo sueldo?
Solucin:
Remplazamos los datos del problema en la frmula general e ingresamos en una celda vaca
la siguiente formula:
=2300+2300*20%
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Programa: Microsoft Office 2016
Modulo: Ms. Excel 2016 Pag. 32
El resultado es: S/. 2760.00
10.Decrementos
Viene a ser la variacin de un Monto en el tiempo, pero en disminucin. La frmula general
es:
Monto*(1-%)
Ejemplo.
Un equipo de sonido cuesta S/. 1800.00; por la compra en campaa navidea tendr un
descuento del 12%. Cunto pagar finalmente por el equipo?
Solucin:Remplazamos los datos del problema en la frmula general e ingresamos en una celda vaca
la siguiente formula:
=1800-1800*12%
El resultado es: S/.1584.00
PRCTICA:Abra el archivo Porcentajes e Incrementos 2016.xlsy resuelva la hoja porcentajes1.Tome en
cuenta que en los diversos meses los precios oscilan (suben y bajan) Calcule los incrementos y
decrementos respectivos, tomando como referencia el precio del mes anterior; es decir, para
calcular la tarifa de Junio, deber trabajar con la tarifa de Mayo.
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Modulo: Ms. Excel 2016 Pag. 33
REFERENCIAS ABSOLUTAS
Las referencias absolutas permiten que se congele el contenido de una determinada celda o
enunciado de frmula para que al momento de efectuar una copia relativa de frmulas, sta se
mantenga constante.
Para Congelar celdasuse la barra de frmulas o de clic en la celda.
A continuacin de clic sobre el enunciado que desea congelar
Finalmente presione la tecla F4 una vez.
Nro. de vecesLa tecla F4
Enunciado Significado
1 $A$5 Celda Absoluta
2 A$5 Fila Absoluta
3 $A5 Columna Absoluta
4 A5 Referencia Relativa
A continuacin un ejemplo para verificar el uso de este importante procedimiento.
En la hoja porcentajes2se pide resolver la columna AFP, IES y S.Neto.
En la columna AFP deber sumar el S.Bsicocon los Incentivosy el resultado de esa suma,
multiplicarlo por el contenido de la celda C11, que es el porcentaje de AFP.
Qu pasara si simplemente realizo la copia de esta frmula sin congelar C11?, pues
simplemente al no estar congelado; en la celda adyacente, estar multiplicando por C12, C13,
C14 y as sucesivamente, devolviendo un error. Por ese motivo, para que el enunciado C11 se
mantenga constante e inalterable al momento de copiar, debe congelarlo presionando la tecla
F4 sobre dicho enunciado.
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A continuacin presentamos una tabla de multiplicar que podra haber sido diseada para un
nio que recin est aprendiendo a multiplicar.
En esta Tabla obsrvese la frmula y fjese como se da solucin a este ejemplo fcilmente.
Cuando el nio modifique el contenido de la celda B1 (multiplicando), se actualizar toda latabla.
Si desea resolver una tabla de multiplicar de doble entrada, en este caso si ser necesario
congelar fila y columna de celda. Observe en el siguiente ejemplo que los factores se
encuentran en columna B y fila 2 respectivamente. En consecuencia, debemos congelar la
columna B y la fila 2 para que la frmula de solucin a toda la tabla.
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EJERCICIOS
Resolver las hojas Ejercicio1 y Ejercicio2