7 Conseils pour un Serveur Vocal efficace
Transcript of 7 Conseils pour un Serveur Vocal efficace
7 Conseils pour un
Serveur Vocal efficace
Faites court et concis
Soignez votre message d’ouverture
Annoncez la couleur
Soyez cohérent
Pensez à une option d’assistance
Tirez profit de la reconnaissance vocale
Ayez une longueur d’avance
SOMMAIRE
Votre Serveur Vocal Interactif, qu’est-ce que c’est, exactement ?
C’est une vitrine pour votre entreprise
C’est le premier contact qu’ont vos clients lorsqu’ils vous appellent
C’est donc un potentiel de communication pour votre entreprise
Voici 7 conseils pour faire de votre SVI votre fidèle allié !
Faites court et concis1er
Conseil
Un bon SVI comporte
peu de messages
Règle d’or numéro 1
C’est la pertinence et l’impact de ces messages qui orientent la satisfaction de votre client
Triez vos informations, et définissez celles dont vous avez réellement besoin
Eliminez les messages qui n’apportent aucune valeur qualitative à votre SVI
Une fois vos messages sélectionnés, il est aussi parfois plus prudent de les ajouter progressivement à votre SVI, pour que vos employés et vos clients en prennent l’habitude
2 Soignez votre message d’ouverture
ème
Conseil
Un bon SVI l’est dès les premières secondes
Règle d’or numéro 2
Vos clients se tournent vers vous pour les aider à résoudre leurs problèmes. Il faut donc les accueillir
avec reconnaissance
Attention aux introductions trop longues, ainsi qu’au registre de langue que vous utilisez
Faites passer votre message avec des phrases simples et une touche de personnalisation
Sans oublier d’adopter un ton naturel et enjoué pour accueillir votre client appelant !
3 Annoncez la couleur
ème
Conseil
Un bon SVI ne fait pas attendre le
clientRègle d’or numéro 3
Votre SVI propose beaucoup de messages et de menus ? Informez-en votre appelant par avance!
Ensuite, rassurez-le en indiquant que ces questions seront utiles afin de qualifier efficacement son appel et à le rediriger vers la personne la plus compétente
Votre client n’aura ainsi plus aucun doute sur la durée de son appel
Adieu impatience, et bonjour confiance !
4 Soyez cohérent
ème
Conseil
Un bon SVI est une
affaire de logique
Règle d’or numéro 4
Votre client recherche de la clarté et une compréhension immédiate de votre message
Pour aller au-delà du point 1, assurez-vous d’avoir toujours recours aux mêmes termes pour désigner une même chose dans votre SVI
Par exemple, si vous utilisez le mot « menu » dans l’introduction, n’utilisez pas le mot « message » ensuite
De même, si un même choix se retrouve dans plusieurs menus, il doit toujours être associé à la même touche pour plus de fluidité
5 Tirez profit de la reconnaissance vocale
ème
Conseil
Un bon SVI optimise
l’expérience de
l’utilisateurRègle d’or numéro 5
Si vous disposez d’une option de reconnaissance vocale, proposez des choix clairs pour que le système reconnaisse facilement les réponses de l’utilisateur
Privilégiez les réponses allant de 1 à 3 mots pour plus d’efficacité
Prenez également les dispositions nécessaires pour que vos appelants soient informés qu’il s’agit d’une option
6 Ayez une longueur d’avance
ème
Conseil
Un bon SVI rime avec anticipation
Règle d’or numéro 6
Dans un serveur vocal, la fonction
Anticipation permet à l’appelant de
sélectionner une réponse avant la fin de
la liste des choix
Car attendre la fin d’un menu alors qu’on sait qu’on va sélectionner le premier choix est rarement passionnant…
En actionnant l’Anticipation, votre SVI devient plus rapide et plus simple d’utilisation !
7 Pensez à une option d’assistance
ème
Conseil
Un bon SVI pense à tout
le monde
Règle d’or numéro 7
Il arrive souvent que les choix annoncés ne correspondent pas aux besoins de l’appelant
Il peut rechercher quelque chose de différent ou de plus précis en voulant vous joindre
Pensez alors à ajouter une option de mise en relation directe pour rediriger votre client sur des questions plus précises… Et n’oubliez pas de l’en informer dans votre SVI !
RETENEZ :Un bon SVI…
1- … Comporte peu de messages
2- … L’est dès les premières secondes3- … Ne fait pas attendre le client
5- … Optimise l’expérience de l’utilisateur
4- … Est une affaire de logique
7- … Pense à tout le monde
6- … Rime avec anticipation
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