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Björn Schweiger Keine Zukunft ohne Stammdaten Wie Stammdaten Prozesse und Effizienz in Instandhaltung und Service unterstützen Zürich, 10. Februar 2016

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Björn Schweiger

Keine Zukunft ohne Stammdaten –

Wie Stammdaten Prozesse und Effizienz in

Instandhaltung und Service unterstützen

Zürich, 10. Februar 2016

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Agenda

Projektbeispiele

CDQ AG

Stammdaten als Grundlage der Prozesse

Framework für ein erfolgreiches Stammdatenmanagement

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Unsere WurzelnWir sind der führende Anbieter innovativer Datenmanagementlösungen

Das Competence Center Corporate Data Quality wurde 2006 von

Prof. Dr. Hubert Österle an der Universität St. Gallen gegründet

Das Competence Center ist eine Plattform, die Methoden und

Lösungen für effektives Unternehmensdatenmanagement entwickelt

Die CDQ AG ist ein Spin-off der Universität St. Gallen

Unsere Methoden und Lösungen wurden erfolgreich in

mehr als 80 Projekten mit global führenden Unternehmen umgesetzt

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Projektbeispiele

CDQ AG

Stammdaten als Grundlage der Prozesse

Framework für ein erfolgreiches Stammdatenmanagement

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Stammdaten in Instandhaltung und Service

Maschinen und Anlagen

(Anlagenstruktur)Ersatzteile Ungeplante Aufträge

Stücklisten Lieferanten Personal

Wartungspläne KundenSensordaten

(CM, RFID)

Nur ein erfolgreiches Stammdatenmanagement ermöglicht die transparente und erfolgreiche

Erfüllungen der Aufgaben in der Instandhaltung und dem Service.

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Ein typischer Managementansatz für Datenqualität:

Unser VorgehenCDQ bietet effektive Lösungen zu allen Aspekten von Unternehmensdatenqualität an

Datenqualität

Zeit

Projekt 1

Projekt 2

Projekt 3

Reaktives Datenqualitätsmanagement führt zu:

Konstantem «Firefighting»

Hoher Frustration

Vermeidbaren Kosten

Legende: Datenqualitätsproblem

wird

fortgesetzt …

Ein besser Ansatz ist zu bestimmen:

Wie stellen wir den Beitrag von Konzerndatenqualität zu den

Unternehmenszielen gegenüber der Geschäftsleitung dar?

Wie steht unser Unternehmen im Vergleich zu anderen?

Wie können wir messen, wie gut wir sind im Management von

Konzerndatenqualität?

Was kostet die Anlage und Pflege der Konzerndaten?

Wie etablieren wir Data Governance im Unternehmen?

Was ist das richtige Mass an Standards und Regeln für unser

Unternehmen?

Wie erreicht man ein einheitliches Verständnis über die

Konzerndaten? Wie wird es aktuell gehalten?

Welche Datenarchitektur ist die richtige und wie setzen wir sie

um?

Wie nutzen wir innovativen Technologien und Konzepte (z. B.

In-Memory-Technologien, „Linked Data“?

Wie können wir den Wert von Unternehmensdaten

bestimmen?

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Das CDQM-Framework unterscheidet Befähiger und

Ergebnisse

ErgebnisseBefähiger

Innovation und Lernen

Führungssystem

Strategie

Organisation & Mitarbeiter

Anwendungen

Datenarchitektur

Prozesse & Methoden

Mitarbeiterbez.

Ergebnisse

Kundenbez.

Ergebnisse

Compliancebez.

Ergebnisse

Schlüssel-

ergebnisse

Befähiger-Kriterien beschreiben, was eine Unternehmung im

Bereich CDQM tun sollte (Best-Practices).

Ergebniskriterien beschreiben, welche

Ergebnisse eine Unternehmung damit erzielt

Befähiger werden durch Feedback von Ergebnissen und

Ursachenanalyse verbessert.

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Entwicklung des Reifegrades von OrganisationenUnsere Erfahrungen zeigen, die Einführung eines MDM ist ein langer Weg

AstraZeneca

Bacardi

Bayer CropScience AG

Beiersdorf AG

Dräger Safety AG & Co.

KGaA

Elektrizitätswerke des

Kantons Zürich (EKZ)

Heineken

Hilti AG

Kerry Food

Mondelez

Nestlé S.A.

Novartis Pharma

Phillip Morris

Redbull

Robert Bosch GmbH

Schweizerische

Bundesbahnen (SBB)

Siemens Enterprise

Communications

Swisscom IT Services AG

Shell

Syngenta AG

TetraPak

ZF Friedrichshafen AG

Unternehmen

R² = 0.7325

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Reif

eg

rad

Jahre nach der Einführung einer MDM Organisation

Company Trend (target values)

R2 = Coefficient of determination indicates how well data points can be used to predict target values. R2 ranges from 0 to 1 and the closer the value of R2 is to one the better.

5

4+

4

3+

3

2+

2

1

2013

2014

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CDQ AG

Stammdaten als Grundlage der Prozesse

Framework für ein erfolgreiches Stammdatenmanagement

• Stammdaten-Benchmark in der Materialwirtschaft

• Aufbau eines Stammdatenmanagements in der Materialwirtschaft

• Benchmarking im After-Sales-Service

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Stammdatenbenchmark in der Materialwirtschaft

Process inefficiencies and

higher costs

Manual rework

Incorrect planning

Technical Material

Master Data

Input/Output

PumpsSpare parts

Represented by

Logistic data

Classification

Low data quality

may lead to

Spare parts Pumps

Assets

Planning

Construction

Maintenance

Procurement

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Reifegradbewertung und BenchmarkingÜberblick

66%74%

48%14%

49%

44%

70%

23%

0%

25%

50%

75%

100%

Company A Company B Company C Company D Company E Company F Company G Company H

Maturity

Best-in-Class (74%)

Average (48%)

Top25% (67%)

i“Company B” is Best-in-Class with a total score of 74%

Average of all companies amounts to 48%

TOP25% (companies within the 0.75 quantil) amounts to 67%

Among the peers, 4 companies are below average and 1 company is close to the TOP25% range.

Strategy

Organization

System

CDQ Controlling

Applications for CDQ

Corporate Data Architecture

Organization

for CDQ

CDQ Processes and

Methods

Strategy for CDQ

local global

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Reifegradbewertung als Basis für kontinuierliche

Verbesserung im Stammdatenmanagement

Conduct initial

maturity assessment

with restricted scope

Learn how to

apply the model

in your

organization

Define CDQM

targets

Assess CDQM

Performance

Derive

actions Analyze results

Benchmark

with others

Maturity Assessment

Audit

Empowerment Training Support action planning

Support analytics and reporting

Good Practice Workshop

Benchmarking StudySupport planning and interviews

CDQ Benchmarking Dashboard

CDQ Knowledgebase

Legend: Consulting/Project; Cloud Services; Training;

CDQ Cloud

Services

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Projektbeispiele

CDQ AG

Stammdaten als Grundlage der Prozesse

Framework für ein erfolgreiches Stammdatenmanagement

• Stammdaten-Benchmark in der Materialwirtschaft

• Aufbau eines Stammdatenmanagements in der Materialwirtschaft

• Benchmarking im After-Sales-Service

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Aufbau eines Stammdatenmanagements in der

Materialwirtschaft

Ihre Vision/Grobkonzept:

- alle Werke verwalten ihre Ersatzteile mit SAP

- genau eine weltweite Artikelnummer für ein ET

- Englisch als Konzernsprache auch für Stammdaten

- + nationale Sprache für operative MA

- Das Ersatzteilmanagement unterstützt die

Instandhaltung und die Produktion beim Erreichen

angestrebten Anlagenverfügbarkeit

- Harmonisierung und Vereinfachung der Prozesse im

Ersatzteilwesen

- Verantwortlichkeiten für das Ersatzteilmanagement

(global/lokal) bestimmen

- anforderungsgerechte lokale Lagerkonzepte entwickeln

- Ersatzteilbestände optimieren

- globale Kennzahlen entwickeln und einführen

Transparentes konzernweites

Ersatzteilmanagement mit SAP

Stammdaten-

harmonisierung

und -erfassung

Bestands-

reduzierung

Bündelung der

Einkaufsvolumina

Kostenreduzierung

in der Beschaffung

Standardisierung

der zukünftigen

Anlagen-

komponenten

Reduzierung der

Artikel-Nr.

nachhaltige Bestandsoptimierung bei

mindestens gleicher Ersatzteilverfügbarkeit

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3-Phasen-Modell Detaillierter Ablauf der Schritte

Phase 1: Stammdatenerfassung und –optimierung (Projekt, Pilot)

Phase 2: Etablierung einer Stammdatenorganisation für Technisches Material (Etablierung und globaler Roll-out)

Phase 3: Ausbau der Stammdatenorganisation und kontinuierliche Verbesserung (MDM-Excellence)

Phase 0: Orientierung

Ziele definieren, Good-

Practice, Standards

(eCl@ss), IT-Systeme

Konzept für

MDM-Projekt(Initiale Harmonisierung)

Auswahl des

Klassifizierungsstand-

ards und Anpassung

Vorgehen

Klassifizierung

Bestandsdaten

auswählen

Prozess und Aufgaben

(Rollen) festlegen

Stammdaten

standardisiert erfassen,

harmonisieren und

optimieren

Konzept für

MDM-Organisation

Prozesse definierenAufnahme, Änderung,

Deaktivierung, Löschung

Rollenkonzept erstellen

Aufgaben definieren

und zuordnen

Abbildung in den

Systemen (z. B.

Workflow)

Umsetzung der

Organisation sowie

Software-Roll-out

Maturity Assessment

(Reifegradbewertung)

Messen der

Datenqualität (KPI),

Einführen von

Datenqualitätsregeln

Kontinuierliche

Verbesserung und

Weiterentwicklung

Einbeziehung weiterer

globaler Standorte

Umfassende

Umsetzung der MDM-

Strategie in

Unternehmen

Bewerten der

Ausgangssituation

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Phase 1:

Prozesse und Systeme

Klassifizierung von Stammdaten

- Erstellung eines Prozessentwurf, der

Anforderungen darstellt

- Definition der Schnittstellen mit dem

Dienstleister

- Definition der Kontrollinstanzen

Prozesse

- Entwicklung des Prozesses

- Beschreibung der Anforderungen für Workflows

oder Software

- Definition der Pflichtfelder und Kontrollinstanzen

Ersatzteilbedarf für neue Materialnummer beim

Kunden

EXORWerk / Prozess

auswählen

Stammdaten in Workflow erfassen

Stammdaten auf EA-Antrag erfassen

Genehmigung mit Unterschrift

Genehmigung (digital)

EXORWerk / Prozess

auswählen

werksübergreifende Dublettensuche

EXORStatus Dublettenprüfung

Neuanlage MaterialGrundsicht & Klassifizierung

Material öffnen

Dubletten markieren und Golden Record auswählen

kein existierendes Material

1 existierendes Material

mehrere existierende Materialien (Dubletten)

EXORKlassifizierung vorhanden

Prüfen der Dubletten(Entscheidung)

Bearbeiten im Stammdaten-Cockpit (ZMDC2)

Werksicht angelegt

Anlage der Werkssicht(+Vertriebssicht)

Entscheidung über Dublette getroffen

Prüfung des Stammsatzes

Material angelegt und freigegeben

Kunde

MaWi(Disposition)

MDM-Team

RolleRolle

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Agenda

Projektbeispiele

CDQ AG

Stammdaten als Grundlage der Prozesse

Framework für ein erfolgreiches Stammdatenmanagement

• Stammdaten-Benchmark in der Materialwirtschaft

• Aufbau eines Stammdatenmanagements in der Materialwirtschaft

• Benchmarking im After-Sales-Service

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Benchmarking im After-Sales Service

Positionierung der Kosten für Dienstleistungen im After-Sales-Service im Vergleich zu

anderen Standorten oder Unternehmen

Positionierung und Überprüfen der Servicequalität und Service-Levels im Vergleich zu

anderen Standorten und Unternehmen

Identifikation von Best-Practices und Optimieren der Prozesse im Spannungsfeld

zwischen Bestandshöhe, hohem Servicegrad, hoher Kundenzufriedenheit und hohen

Kundenanforderungen

After-Sales Service

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Elemente des CDQ-Hauses für Materialwirtschaft, Service

und Instandhaltung

ErgebnisseBefähiger

Innovation und Lernen

Führungssystem

Strategie

Organisation & Mitarbeiter

Anwendungen (Systeme)

Infrastruktur der Organisation

Prozesse & Methoden

Mitarbeiterbez.

Ergebnisse

Kundenbez.

Ergebnisse

Compliancebez.

Ergebnisse

Schlüssel-

ergebnisse

1

2

3 4

5

6

7

8

9

10

Strategische Ziele und Strategiepapier der Services

Wertbeitrag der Services,

Prozesskosten

Mitarbeiterzufriedenheit

Kundenzufriedenheit,

Erreichte Servicelevels

Regelmässige Qualitätsaudit und KVPERP-Systeme, Barcode-Scanner

Kennzahlen und

Mengengerüst

Effiziente Prozesse, Instandhaltungsmethoden

Zusammenarbeit und Rollen

Standortbedingungen

und Lagertechnik

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Vorgehensmodell für den Wettbewerbsvergleich

Pro

zess

-Reif

e-

gra

d-B

en

ch

mark

A

Gan

zh

eit

lich

e

Bew

ert

un

g

Ko

ste

n-

Ben

ch

mark

B

Prozess-Reifegrad-Benchmark (Interne Sicht)

• Eigenbewertung des Reifegrades und des Handlungsbedarfes

entlang des Referenzprozesses der Materialwirtschaft durch die

Führungskräfte der Benchmarking-Partner

• Bestimmung eines Reifegrades der Materialwirtschaftsprozesse

• Ermittlung eines Handlungsindex basierend auf dem Reifegrad und

des identifizierten Handlungsbedarfs je Prozessschritt

Kosten-Benchmark (Externe Sicht)

• Ermittlung eines normierten Vergleichsprozesses für die Betrachtung

der gesamten Prozesskosten der Materialwirtschaft

• Detailanalyse der Prozesskosten je Vorgang (absolut)

• Aufzeigen von Abweichungen zu Best-in-Class

• Ermittlung eines Scores basierend auf den Prozesskosten je

Vorgang

Bewertung der Ergebnisse und Ableitung von Maßnahmen

• Priorisierung der Handlungsfelder basierend auf Scores aus

Prozess-Reifegrad-Benchmark und Kostenbenchmark

• Aufzeigen der Erkenntnissen und Ableitung von Maßnahmen

• Erstellen einer Roadmap

C

D

Men

gen

gerü

st-

An

aly

se

Mengengerüst-Analyse

• Analyse des spezifischen Kunden-Mengengerüsts der

Materialwirtschaft zur Indikation potentieller Hebel

Prozess-Bewertung des Referenzprozess

Analyse der Mengengerüste im Referenzprozess

Bewertung der Prozesskosten auf Basis gruppierter Prozessschritte

Priorisierung von möglichen Handlungsfeldern und Ableitung von

Maßnahmen

ProzessschrittProzess-

Handlungsbedarf1

Absoluter

Prozesskostensatz2 Score

Disposition & Bedarfsplanung ■■□ ■■■ 5/6

Materialstammpflege ■□□ ■■■ 4/6

Bestellung ■□□ ■□□ 2/6

Warenvereinnahmung ■■□ ■■■ 5/6

Zentrallager ■■■ ■■□ 5/6

Transport3 ■□□ ■■■ 4/6

Dezentrallager ■■■ ■□□ 4/6

Kostenverrechnung ■□□ ■■□ 3/6

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Prozessreifegrad (%)

0 €

50 €

100 €

150 €

200 €

Durchschnitt (103 €) Optimaler Prozesskostensatz² (58 €)

Einlagerung ZL Lagerhaltung ZL Kommissionierung Warenausgang ZL7 8 9

Transport zu

Anforderer (n=4)

11

Wareneingang und

Einlagerung DZLLagerhaltung DZL

Kommissionierung

DZL

Warenausgang

DZL

12 13 14 15

Entnahme durch

Kunden

16

Disposition &

Bedarfsplanung

Material-

stammpflegeBestellung

Wareneingang1 2 3 4

Technische QS5

Warenausgang CD6

10

Kosten je Vorgang

Best-in-Class 12,00 €

Durchschnitt 17,00 €

Δ (Best-in-Class)

Kosten je Vorgang

Best-in-Class 60,00 €

Durchschnitt 155,00€

Δ (Best-in-Class)

Kosten je Vorgang

Best-in-Class 5,00 €

Durchschnitt 15,00 €

Δ (Best-in-Class)

Kosten je Vorgang

Best-in-Class 9,00 €

Durchschnitt 19,00 €

Δ (Best-in-Class)

Kosten je Vorgang

Best-in-Class 5,50 €

Durchschnitt 10,00 €

Δ (Best-in-Class)

Warenvereinnahmung

Zentrallager

Dezentrallager (n=4)

Kosten je Vorgang

Best-in-Class 2,00 €

Durchschnitt 8,00 €

Δ (Best-in-Class)

Kosten je Vorgang

Best-in-Class 8,00 €

Durchschnitt 15,00 €

Δ (Best-in-Class)

Kosten je Lagerplatz

Best-in-Class 8,00 €

Durchschnitt 22,00 €

Δ (Best-in-Class)

Kosten je Lagerplatz

Best-in-Class 1.00 €

Durchschnitt 12,00 €

Δ (Best-in-Class)

Kostenverrechnung

(n=3)

17

Kosten je Vorgang

Best-in-Class 0,50 €

Durchschnitt 1,50 €

Δ (Best-in-Class)

Anzahl der Vorgänge

130’000

Anzahl der Vorgänge

8’000

Anzahl der Vorgänge

70’000

Anzahl der Vorgänge

140’000

Einlagerung ZL Lagerhaltung ZL Kommissionierung Warenausgang ZL7 8 9

Transport zu

Anforderer

11

Wareneingang und

Einlagerung DZLLagerhaltung DZL

Kommissionierung

DZL

Warenausgang

DZL

12 13 14 15

Entnahme durch

Kunden¹

16

Disposition &

Bedarfsplanung

Material-

stammpflegeBestellung

Wareneingang1 2 3 4

Technische QS5

Warenausgang CD6

10

Kostenverrechnung

Warenvereinnahmung

17

Zentrallager

Dezentrallager (n=4)

Anzahl der Vorgänge

400’000

Anzahl der Vorgänge

600’000

Anzahl der Vorgänge

700’000

Anzahl der Vorgänge

1’000’000

<

Kurzfristig (2015) Mittelfristig (2016/2017) Langfristig (2018+)

Str

ate

gie

Organisation Systeme

Einführung der

Systemunterstützung durch

mobile Scanner

Optimierung der

Schnittstelle zum Kunden

Strategiepapier After-Sales

Spediton und

Dienstleister

bewerten

Steigerung der halb-automatischen Disposition

Tracking der

Transporte

Automatisierung der Lagertechnik (Ware zum Mann)

Integration von

Konsignationslagern

Reporting / Kennzahlen

ZL: Optimierung Wareneingang,

Warenausgang und Versand

Systemunterstützung der

KundenOptimierung Technische Qualitätssicherung

Transparenz bei der

Stammdatenanlage

Automatisierung

Rechnungsstellung

Arbeitsteilung Vertrieb

und Disposition

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ZusammenfassungKeine Zukunft ohne Stammdaten

Stammdaten bilden die Grundlage für Durchführung von

Instandhaltungs- und Serviceaktivitäten

Hervorragende Stammdaten unterstützen die Prozesse und reduzieren

die Aufwände für Firefighting und tragen so zum wirtschaftlichen Erfolg

des Unternehmens bei

Die Reifegradbewertung ist ein gute Methode sowohl im

Stammdatenmanagement als auch zur Bewertung operativer Prozesse

in Instandhaltung, in der Ersatzteillogistik und im Service

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www.cdq.ch

CDQ AG

www.corporate-data-league.ch

Corporate Data League

www.benchmarking.iwi.unisg.ch

CC CDQ Benchmarking Platform

www.xing.com/net/cdqm

CC CDQ Community at XING

Ansprechpartner

CDQ AG

[email protected]

Consultant

+49 151 65 87 22 05

Björn Schweiger M. Sc.