6 koraka izabrane-stranice_hr

19
Antonio Zrilić

description

Priča sa upravljanjem zalihama i njihovom optimizacijom nema kraja i ona se stalno vrti u krug. Ovih šest koraka koje smo opisali u ovoj knjizi pomoći će vam (ako ih provodite redovno) da držite zalihe pod kontrolom i da vi upravljate njima, a ne one vama. Želja mi je bila da vam dam alate kojima će biti moguće nahraniti vuka (čitaj zadovoljiti kupce), a da ovce budu na broju (ovo opet čitaj da su troškovi optimalni i pod kontrolom). Bitno je napomenuti da niti jedna metoda pa niti ova neće sama odrađivati posao za vas. Pored toga što trebate redovno prolaziti kroz navedene korake, vi ćete svakodnevno morati donositi i određene strateške i operativne odluke. I sjetite se da je najgora odluka koju možete donijeti - ona koju ne donesete.

Transcript of 6 koraka izabrane-stranice_hr

Page 1: 6 koraka izabrane-stranice_hr

AntonioZrilić

Page 2: 6 koraka izabrane-stranice_hr

Upravljanje zalihama u šest koraka

www.logiko.hr 2

Izdavač:

Logiko d.o.o. Barčev trg 14, Zagreb, Hrvatska

Copyright © Antonio Zrilić Vlastito izdanje 2013, Sva prava pridržana. Ovaj rad zaštićen je autorskim pravima, uključuju-ći i sve njegove dijelove. Svaka uporaba bez pristanka tvrtke autora strogo je zabranjena. Navedeno osobito vrijedi za fotokopiranje, repro-dukciju, prevođenje, mikrofilmiranje, skladištenje i obradu u elektron-skim sustavima. Tisak: Lulu.com ISBN 978-1-4478-1348-4

Page 3: 6 koraka izabrane-stranice_hr

Upravljanje zalihama u šest koraka

www.logiko.hr 3

Sadržaj SADRŽAJ................................................................................................. 1

TABELE: .................................................................................................. 5

SLIKE: .................................................................................................... 6

JEDNADŽBE: ............................................................................................ 7

UMJESTO UVODA................................................................................ 8

PRVI KORAK – “ANALIZIRAJ OVO” ................................................. 12

PODJELA ARTIKALA PO KATEGORIJAMA ....................................................... 12 ABC ANALIZA ZALIHA ILI PARETO I NJEGOV GRAŠAK ................................... 14 XYZ ANALIZA ZALIHA ............................................................................ 22 KAKO ODREDITI KOJOJ KATEGORIJI ARTIKL PRIPADA? ........................... 23 KAKO IZRAČUNATI KOEFICIJENT VARIJACIJE? ........................................ 24 UNAKRSNA ABC/XYZ ANALIZA .............................................................. 26 DEFINIRANJE STRATEGIJE NA OSNOVU ABC/XYZ ANALIZE .............................. 28

Organizacija – identifikacija organizacijskih mjera za pojedine klase artikala....................................................................................... 30 Prognoziranje potražnje - Izbor prikladne metode planiranja ....... 34 Planiranje zaliha - Izbor prikladne metode i postupka planiranja zaliha ......................................................................................... 36 “ Prodrmavanje” asortimana artikala ......................................... 37

DRUGI KORAK – CASH-FLOW POTENCIJAL ZALIHA ...................... 40

ŠTO JE UOPĆE KOEFICIJENT OBRTAJA? ........................................................ 40 Visokikoeficijentobrtaja ........................................................ 41

KAKO POVEĆATI KOEFICIJENT OBRTAJA ZALIHA U TRI KORAKA? .......................... 44 KAKO MRTVE ZALIHE PRETVORITI U GOTOVINU? ........................................... 50

TREĆI KORAK - DIJAGNOZA PRIJE DAVANJA LIJEKA ................... 63

UZROK SMRTI MRTVIH ZALIHA ................................................................. 63 PRONAĐITE UZROKE VIŠKA ZALIHA ............................................................ 64

Page 4: 6 koraka izabrane-stranice_hr

Upravljanje zalihama u šest koraka

www.logiko.hr 4

PITAJTE! ............................................................................................ 65 KAKVE TO IMA VEZE SA UPRAVLJANJEM ZALIHAMA? ...................................... 66 DIJAGRAM RIBLJE KOSTI ......................................................................... 68

ČETVRTI KORAK - POLITIKA ZALIHA ILI VUK SIT I OVCE NA BROJU ................................................................................................ 79

VRSTE ZALIHA ..................................................................................... 82 ZALIHE I STRATEGIJA ............................................................................. 83 CIKLIČKE ZALIHE................................................................................... 84 SIGURNOSNE ZALIHE ............................................................................. 86

PETI KORAK – „TKO MOŽE UKROTITI ZVIJER ZVANU ZALIHE?“ 97

KONFLIKTNI CILJEVI .............................................................................. 97 SUBOPTIMIZACIJA .............................................................................. 101 MENADŽER ZA UPRAVLJANJE MATERIJALIMA ............................................. 103

ŠESTI KORAK – DEFINIRANJE I PRAĆENJE KLJUČNIH POKAZATELJA USPJEHA VEZANIH UZ ZALIHE ............................ 105

ODREĐIVANJE CILJEVA ......................................................................... 108 U ČEMU MJERITI? .............................................................................. 109 "TO NIJE MJERLJIVO!" ......................................................................... 110 KLJUČNI POKAZATELJI USPJEŠNOSTI (KPI) POSLOVANJA SA ZALIHAMA ............... 113 ZAKLJUČAK O UPRAVLJANJU ZALIHAMA .................................................... 115

Page 5: 6 koraka izabrane-stranice_hr

Upravljanje zalihama u šest koraka

www.logiko.hr 5

Tabele: Tabela 1: ABC raspodjela artikala u jednoj kompaniji ............................ 20 Tabela 2: Raspored zaliha prema kurentnosti ....................................... 46 Tabela 3: Analiza grešaka na inventuri .................................................. 71 Tabela 4: Proturječni ciljevi po funkcijama ............................................ 99 Tabela 5: Gledanje na zalihe različitih funkcija .................................... 101

Page 6: 6 koraka izabrane-stranice_hr

Upravljanje zalihama u šest koraka

www.logiko.hr 6

Slike: Slika 1: Paretovo pravilo ....................................................................... 16 Slika 2: XYZ Odstupanje potražnje ........................................................ 23 Slika 3: Određivanje XYZ kategorija ...................................................... 24 Slika 4: Karakteristike kategorija proizvoda po ABC/XYZ matrici ............ 27 Slika 5: Benefiti ABC/XYZ klasifikacije ................................................... 30 Slika 6: Iniciranje nabave na osnovu ABC/XYZ klasifikacije .................... 31 Slika 7: Princip nabave na osnovu ABC/XYZ klasifikacije ........................ 33 Slika 8: Stupanj automatizacije nabave na osnovu ABC/XYZ klasifikacije 35 Slika 9: Pareto analiza grešaka na inventuri .......................................... 72 Slika 10: Dijagram riblje kosti (Ishikawa dijagram) ................................. 73 Slika 11: Analiza problema loše komunikacije kao utroka viška zaliha

pomoću Dijagrama riblje kosti .................................................... 75 Slika 12: Određivanje raspoloživosti zaliha na osnovu ABC/XYZ klasifikaciji

.................................................................................................. 91

Page 7: 6 koraka izabrane-stranice_hr

Upravljanje zalihama u šest koraka

www.logiko.hr 7

Jednadžbe: Jednadžba 1: Koeficijent varijacije: ..................................................... 24 Jednadžba 2: Izračun Koeficijenta obrtaja i Dana vezivanja zaliha ...... 41 Jednadžba 3: Formula za izračunavanje sigurnosne zalihe (SZ) ............ 89

Page 8: 6 koraka izabrane-stranice_hr

Upravljanje zalihama u šest koraka

www.logiko.hr 8

Umjesto uvoda Kao uvod u priču o zalihama i kako upravljati sa njima prenosim jedno pismo koje mi je postavila članica uprave neke firme početkom 2009.godine:

Pitanje: Članica sam uprave jedne velike drvoprerađivačke tvrtke. Gorući problem u našem poduzeću su prevelike zalihe. Dogodilo se, naime to, da su prošle godine zalihe rasle većom stopom od prodaje i u jednom trenutku su postale prevelike i preskupe. Nakon godišnjeg obračuna menadžment poduzeća donio je odluku da bi po tom pitanju trebalo nešto učiniti, a ja sam dobila zadatak da vodim taj projekt. S obzirom da ne znam odakle da krenem obraćam se vama.

Mirta

Odgovor: Ako vas to tješi, niste jedini koji imate ovaj problem. To isto se dogodilo i na globalnom nivou. Troškovi su tijekom prosperitetnih godina rasli istom ili većom stopom od rasta cijele ekonomije i kada je došlo do zastoja u poslovnim aktivnostima nitko nije ni primijetio da su zalihe i dalje rasle. Kad je ekonomija u ekspanziji (doba biblijskih „debelih krava“), poduzetnici su prezaposleni rastom prodaje pa se ne bave previše upravljanjem zalihama. Ako se i bave onda žele imati što više zaliha kako bi one bile u funkciji povećanja prodaje.

Page 9: 6 koraka izabrane-stranice_hr

Upravljanje zalihama u šest koraka

www.logiko.hr 9

Zanimljivo je da neki menadžeri tvrde da su njihove visoke zalihe konkurentska prednost u odnosu na konkurenciju. U neku ruku to može biti točno jer kada vaš konkurent ne može reagirati na potražnju brzo kao i vi onda je to dobro. Ono što nije dobro je ne znati kakva je struktura zaliha i koliko vas košta ta konkurentska prednost kako vas ona u jednom trenutku ne bi odvela u propast. No što ako mehanizmi upravljanja zalihama (ako su uopće i postojali) u vrijeme usporavanja rasta i dalje funkcioniraju kao u „mirnodopskim“ vremenima? Primjer tvrtke CISCO - najvećeg proizvođača mrežne opreme na svijetu to najbolje ilustrira. CISCO je u razdoblju 1990-2000. imao rast prodaje i profita u 40 uzastopnih kvartala. Nakon sloma dot.com kompanija 2000. godine potražnja za CISCO-vim proizvodima je stagnirala, međutim njihovi planeri to nisu uzeli u obzir nego su i dalje naručivali i proizvodili jednako kao i do tada. Na kraju 2001. godine CISCO je bio prisiljen otpisati 2,2 mlrd $ zaliha. Da, dobro ste pročitali – CISCO je otpisao preko 2 milijarde dolara i istodobno objavio 2,6 mlrd $ gubitka te otpustio 8500 ljudi.

Sredstva zarobljena u zalihama su ogroman potencijal kojeg se poduzetnici sjete tek u

Page 10: 6 koraka izabrane-stranice_hr

Upravljanje zalihama u šest koraka

www.logiko.hr 10

doba „mršavih krava“ (čitaj krize). Kada dođe do pada aktivnosti u gospodarstvu, a zalihe i dalje rastu uobičajenim tempom, poduzeća se nalaze pred apsurdnom situacijom: Imaju prevelike zalihe, ali nemaju ono što tržište traži. Primjer iz jednog proizvodnog poduzeća, govori nam o apsurdnosti situacije. Poduzeće je donijelo recesijske mjere i ograničilo rast zaliha na način da su odgovornom menadžmentu postavili ciljne zalihe po kategorijama sa granicama koje njihova vrijednost smije doseći. I proizvodnja je postigla svoje ciljeve, ali kada se pojavila potražnja za nekim novim proizvodima, kojih na zalihi nije bilo, oni nisu mogli krenuti u proizvodnju jer bi ušli u „crveno“. Postavljanjem ovakvih pravila oni su možda trenutno riješili problem rasta zaliha, ali su dobili još jedan – nedostatak zaliha i pad prodaje. Radi se o tome da ovo poduzeće nema usklađenu strukturu zaliha jer ih opterećuju nekurentne zalihe koje zamagljuju stvarno raspoložive zalihe. Oni koji se bave voćarstvom razumiju o čemu govorimo. Kada se orezuje voćka, odstranjuju se nepotrebne, suhe i „jalove“ grane, koje iscrpljuju drvo, a ne donose ploda. Međutim, ostavljaju se one grane koje će roditi i one koje su potencijal za sljedeću godinu. Na isti način je potrebno raditi sa zalihama. Ako smanjujete

Page 11: 6 koraka izabrane-stranice_hr

Upravljanje zalihama u šest koraka

www.logiko.hr 11

zalihe onda treba paziti na dvije stvari: Prvo, koje zalihe treba smanjivati i koliko; i drugo, koje zalihe su vam i dalje potrebne i u kojim količinama. Treba, dakle, upravljati zalihama, a ne ih jednostavno rezati ili ograničavati.

Ova knjiga analizira i istražuje metodologiju koja bi smanjila troškove zaliha, povećala nivo usluge prema kupcima i u isto vrijeme bila održiva na dulje vrijeme. Kroz ovih šest praktičnih koraka i uz mnoštvo primjera pokušat ćemo pokazati put kojim bi poduzeća trebala krenuti te odgovoriti na pitanje kako bolje i efikasnije upravljati zalihama.

Page 12: 6 koraka izabrane-stranice_hr

Upravljanje zalihama u šest koraka

www.logiko.hr 12

Prvi Korak – “Analiziraj ovo” Kako, dakle, upravljati zalihama? Rekli smo da prvo što morate saznati je, sa kakvim zalihama uopće raspolažete. Neizostavni alati koji nam stoje na raspolaganju za ovu svrhu su ABC analiza i XYZ analiza te unakrsna ABC/XYZ analiza s kojima se zalihe klasificiraju prema važnosti (vrijednosti) i prema oscilacijama u prodaji. U ovom poglavlju ćemo napraviti prvi korak, a to je: Saznati sa kakvim zalihama uopće raspolažete, kolike su one i koliko vas koštaju.

Podjela artikala po kategorijama U većini poduzeća materijali odnosno artikli su obično klasificirani na linearan način (jednodimenzionalno) kao što je na primjer klasifikacija na sirovine, poluproizvode, gotove proizvode, rezervne dijelove i trgovačku robu. Klasifikacija bi se, međutim, mogla raditi na osnovu namjene artikala koje klasificiramo. U farmaceutskoj industriji se, recimo, radi dodatna podjela na čvrste oralne forme, tekuće i praškaste preparate. Motorna ulja se još dodatno mogu podijeliti npr. na primjenu u industriji, transportu i za krajnje korisnike itd. klasifikacije mogu ići i dalje pa se mogu dodati podjele po brendovima, tržištima i tako dalje. Predlažemo da se, prije nego se napravi bilo kakva analiza svi promatrani materijali i proizvodi klasificiraju. Klase odnosno kategorije proizvoda ne bi trebali biti previše specifične jer se onda gubi smisao grupiranja. Tako na primjer u poduzeću koje se bavi

Page 13: 6 koraka izabrane-stranice_hr

Upravljanje zalihama u šest koraka

www.logiko.hr 21

Optimizacija zaliha sa StockOptimizerom:

Kako napraviti ABC analizu i po kojim kriterijima? Sa Stock optimizerom ćete jednostavno i brzo napraviti ABC analizu po kriterijima prodaje i profitabilnosti te na taj način saznati koji artikli vam čine najveći dio prodaje i najveći dio profita… Više o načinima analize zaliha sa Stock optimizerom na www.mystockoptimizer.com

Page 14: 6 koraka izabrane-stranice_hr

Upravljanje zalihama u šest koraka

www.logiko.hr 29

Korištenje ove kombinirane analize može vam omogućiti poboljšanu dostupnost artikala, bazu za efikasnije upravljanje zalihama, smanjenje broja artikala koji se ne kreću, poboljšanje rasporeda isporuka i za „prodrmavanje” baze artikala Da bi postigli što više od navedenih benefita preporuča se akcija u četiri pravca: 1. Organizacija i strategija nabave – identifikacija

organizacijskih mjera za pojedine klase artikala 2. Prognoziranje potražnje – Izbor prikladne metode

prognoziranja 3. Planiranje zaliha – Izbor prikladne metode i

postupka planiranja zaliha 4. Prodrmavanje asortimana artikala – Optimizacija

broja proizvoda

Page 15: 6 koraka izabrane-stranice_hr

Upravljanje zalihama u šest koraka

www.logiko.hr 34

od potrebe do potrebe. Za ove kategorije postoje dvije (moglo bi se reći dijametralno suprotne) strategije nabave. Jedna je ta da se artikli iz ovih kategorija nabavljaju u količinama za jednogodišnje potrebe i drže se na zalihama, iz razloga njihove relativno male ukupne vrijednosti (na godišnjem nivou). Druga strategija ide u potpuno suprotnom smjeru i kaže da je ta roba od malene važnosti za tvrtku i da ima potpuno nepredvidljivu potražnju te da ove artikle treba naručivati isključivo po potrebi ili opskrbu prepustiti dobavljaču („outsourcing“). Niti jedan od ova dva pristupa nije pogrešan, a isto tako niti jedan od ova dva pristupa nije apsolutno rješenje za sve tvrtke. Svaka je tvrtka priča za sebe i mora donijeti odluku o strategiji koja njoj najbolje odgovara. Zadatak ABC/XYZ analize je da vam pruži informacije i alat kako bi mogli donijeti što kvalitetniju odluku.

Prognoziranje potražnje - Izbor prikladne metode planiranja Stupanj automatiziranosti nabave Pitanje planiranja i metode kojom će se nabava služiti da bi naručivala pojedini proizvod može se rješavati također kroz rezultate ABC/XYZ analize, ali sa pogledom iz jednog drugog kuta. Tu je, na primjer, pitanje automatizacije nabave pojedinih artikala. Ako pogledamo Sliku 8 vidjet ćemo da su ABC/XYZ kategorije podijeljene na jedan drugačiji način nego što je to bio slučaj u matricama u prethodnom poglavlju, ali s druge strane ima i dodirnih točaka.

Page 16: 6 koraka izabrane-stranice_hr

Upravljanje zalihama u šest koraka

www.logiko.hr 63

Treći korak - Dijagnoza prije davanja lijeka

Uzrok smrti mrtvih zaliha Zalihe ne umiru samo tako preko noći. U najvećem broju slučajeva, mrtve zalihe su uzrokovane lošim kupovnim odlukama. Međutim, morate znati koji su glavni uzroci i kako bi ih mogli popraviti. Teško ćete izbjeći hrpe mrtvih zaliha, ako nemate kontrolu tijekom nabavnog procesa. Često, uzbuđenje za povećanim rastom, proširenjem na nova područja i uvođenje novih proizvoda rezultiraju brojnim stavkama mrtvih zaliha. Kada govorimo o novim proizvodima za koje ne postoji povijesno iskustvo za koje bi se mogli uhvatiti, pribjegavamo drugim metodama. Ovisno o kategoriji proizvoda, moguće je uzeti neke od proizvoda i testirati ih na svojim ključnim kupcima. Ako dobijete blagoslov kupca onda postoji dobra šansa da će proizvod biti uspješan. Čak i nakon pregleda proizvoda od strane kupca, još uvijek postoji šansa da proizvod neće uspjeti. Dakle, prije investiranja u novi proizvod, morate se osigurati i dogovoriti s dobavljačima da, ako se određeni proizvod ne prodaje, možete ga vratiti sa malo ili bez ikakvih troškova. Bez prethodnog dogovora (ili ugovora) s dobavljačima, puno teže ćete vratiti mrtve

Page 17: 6 koraka izabrane-stranice_hr

Upravljanje zalihama u šest koraka

www.logiko.hr 86

vaša prosječna prodaja je 100 bilježnica mjesečno, vaša ciklička zaliha bi u trenutku dolaska isporuke trebala biti 100 + sigurnosna zaliha (o izračunu SZ će biti riječi u nastavku). Na kraju mjeseca u idealnom slučaju vaša ciklička zaliha bi trebala biti na nuli Međutim, svi dobro znamo da se idealan slučaj rijetko događa, pa je vjerojatno da će doći do povećanja ili smanjenja prodaje. Smanjenje prodaje nas pogađa kao povećanje zaliha, ali prava noćna mora svakog poduzeća je da dođe do povećanja prodaje, a da nije sposobno zadovoljiti tu povećanu potražnju. E takve slučajeve bi trebala amortizirati sigurnosna zaliha. Međutim, nova isporuka od 100 komada bilježnica je upravo stigla. Dakle, ako na početku mjeseca imate 100 bilježnica, a na kraju mjeseca 0 bilježnica, znači da je vaša prosječna ciklička zaliha 50. Ukoliko smanjimo vrijeme isporuke na 15 dana vaša će prosječna ciklička zaliha biti 25, a ne više 50. To je ušteda od 50% na troškovima držanja zaliha i financiranju istih. Ono što, naoružani ovim činjenicama, trebate učiniti je da točno izračunate varijabilne troškove držanja zaliha - s jedne, i troškove samih narudžbi i isporuka s druge strane – i imate odgovor na pitanje kolike bi trebali imati cikličke zalihe. Međutim, cikličke zalihe su samo jedna od komponenti od kojih se sastoje Vaše ciljane zalihe. Druga važna komponenta su sigurnosne zalihe.

Sigurnosne zalihe Sigurnosna zaliha je termin koji se koristi za opisivanje razine zaliha koja se drži pored cikličkih zaliha kao

Page 18: 6 koraka izabrane-stranice_hr

Upravljanje zalihama u šest koraka

www.logiko.hr 92

neznatna ulaganja jer ti artikli imaju i manju fluktuaciju pa ih je lakše predvidjeti i faktor usluge koji utječe na visinu sigurnosnih zaliha je niži. Sada je A grupa podijeljena na tri dijela pa se prema karakteristikama svake od tih podgrupa mogu finije definirati nivoi raspoloživosti za svaku podgrupu. Tako je za kategoriju AX predložena 98 postotna raspoloživost (odnosno nivo usluge), za AY 95 postotna raspoloživost, a za AY svega 90 postotna. U kombinaciji sa strategijom planiranja i nabave grupa AZ će se ionako obrađivati ručno, a zbog prevelikih fluktuacija nema smisla ići na visoku raspoloživost jer bi to zahtijevalo prevelike sigurnosne zalihe što je dosta skupo, a rizik da se predviđena prodaja neće dogoditi je veliki. B grupa je podijeljena sada na 95 postotnu raspoloživost za BX, 90% za BY i 80% za BZ. Grupa C je raspoređena kako slijedi: 90%-tnu raspoloživost za CX, 80% za CY i 60 postotnu raspoloživost za CZ Kako odrediti optimalne zalihe?

U prethodnim poglavljima govorili smo o dvije vrlo važne stvari u upravljanju zalihama, a to su trenutno stanje zaliha (analiza strukture zaliha) i željeno stanje zaliha (politika zaliha). S jedne strane imamo stvarno stanje (koje je ovisilo o prošlim – bilo dobrim, bilo lošim, odlukama), a s druge strane imamo željeno stanje (koje će ovisiti o našim budućim odlukama, koje bi se trebale temeljiti na nekoj strategiji). Ako

Page 19: 6 koraka izabrane-stranice_hr

Upravljanje zalihama u šest koraka

www.logiko.hr 113

Ključni pokazatelji uspješnosti (KPI) poslovanja sa zalihama U nastavku ćemo navesti i pokušati objasniti neke od pokazatelja koji se koriste u upravljanju zalihama. Inventory Turnover Ratio – Koeficijent obrtaja zaliha smo već spominjali u ovoj knjizi i naveli da je to pokazatelj uspješnosti poslovanja koji pokazuje koliko su puta prosječne zalihe bile prodane ili utrošene tijekom nekog vremenskog perioda tj. govori koliko se puta neki proizvod obrnuo u toku godine. Općenito vrijedi što veći KO zaliha to bolje, ali kao što smo govorili u poglavlju o nekurentnim zalihama, treba biti oprezan sa ovim pokazateljem i kombinirati ga sa ostalim pokazateljima koje navodimo u nastavku. Inventory Days – Ovaj je pokazatelj povezan sa koeficijentom obrtaja i računa se tako da se broj dana u godini podijeli sa koeficijentom obrtaja i tako se dobije broj dana koji su potrebni da bi se postojeće zalihe prodale prema prosječnoj stopi prodaje. GMROI (Gross Margin Return on Investment) – je pokazatelj koji uzima u obzir bruto dobit zarađenu na svaku kunu vaše investicije u zalihe. Izračun je (bruto marža u Kn)/( prosjek zalihe u Kn). Na primjer, recimo vaša godišnja bruto marža, ili vaša godišnja bruto dobit, je $250.000, a vaša prosječna vrijednost zaliha je $200.000, onda je vaš GMROI 1,25 (ponekad je GMROI pomnožen sa 100, te u tom slučaju bi bilo 125). GMROI se obično koristi za procjenu zalihe maloprodaje ili distribucije, a rjeđe od strane