5S di Kantor

5S adalah konsep yang berguna untuk menjadikan tempat kerja anda bersih, rapih dan effisien. 5S adalah singkatan dari: Seiri, Seiton, Seiso, Seitsu, Setsuke = Pemilahan, Penataan, Pembersihan, Pembakuan, Pembiasaan.

1. Pemilahan – Seiri Kategori A: Barang yang selalu dipakai, berkali kali setiap hari. Barang ini biasanya berjumlah sedikit dan berupakan kebutuhan dasar untuk pekerjaan seperti komputer, alat tulis dan telpon, kalender, dokumen acuan kerja yang sedang berlaku.

 Kategori B: Barang yang hanya sekali-sekali dipakai. Ini bisa berbagai kemungkinan barang. Yang biasanya ada di office adalah catatan-catatan dan dokumen-dokumen yang mungkin anda perlukan sekali-sekali.

Kategori C: Barang yang sama sekali sudah tidak terpakai, atau sudah lebih dari setahun tidak dipakai. Ini termasuk dokumen kadaluarsa, Jadwal yang sudah lewat masanya, kertas-kertas yang sudah tidak

berguna, Barang yang sudah tidak terpakai --- Buang! Jangan ragu-ragu untuk membuang barang yang sudah tidak diperlukan

2. Penataan - Seiton Untuk kategori A, tempatkan barang dekat dengan anda. Anda harus mengusahakan agar anda 'nyaris' tidak butuh waktu untuk menjangkau barang tersebut. Bila perlu, simpan di saku anda.

Untuk kategori B, tempatkan barang ditempat yang jauh tetapi mudah untuk ditemukan. Cobalah upayakan agar anda membutuhkan waktu kurang dari 30 detik untuk menemukan setiap barang yang anda butuhkan. Untuk dokumen yang sekali-sekali akan anda butuhkan, cara untuk menyimpannya: Gunakan binder atau map gantung. Ini adalah pilihan utama untuk cara penyimpanan yang rapih.

Beri nama pada setiap binder. Beri kode lokasi pada rak penyimpanan dan pada setiap binder. Ini akan sangat membantu anda untuk meyimpan kembali setiap barang ditempat seharusnya setiap selesai anda menggunakan. Tentukan masa simpan minimal dokumen, yaitu masa simpan minimal yang dilewati sebelum anda dapat membuangnya. Ingat bahwa dokumen anda akan selalu bertambah.

3. Pembersihan - SeisoPembersihan di office area sebetulnya tidak sulit. Anda cuma perlu melakukan sedikit pembersihan secara berkala, mungkin setiap pagi dan sore.

4. Pemantapan - SeiketsuPemantapan atau seitsuke berarti memikirkan dan menerapkan ide-ide yang dapat menjadikan tempat kerja lebih rapih, atau lebih dapat dipelihara kerapihannya. contoh:

Untuk memudahkan cara mengembalikan binder ke tempatnya semula sehabis digunakan, anda bisa membuat garis diagonal di belakang binder.

Jika anda memiliki kalendar software yang akan muncul dalam sekali klik, mungkin anda bisa menyingkirkan kalender meja anda.

5. Pembiasaan - ShitsukePembiasaan berarti mendisiplinkan diri untuk bekerja dengan cara yang yang effisien dan dapat menjaga tempat kerja selalu bersih dan rapih.

'Sikap kerja 5S' juga menyarankan untuk melakukan 'Satu terbaik': Memproses satu hari.

Upayakan untuk menyelesaikan pekerjaan administrasi seperti pembuatan laporan dan sebagainya tidak lebih dari satu hari. Ini akan menghindari adanya berkas yang bertumpuk dimeja.

Catatan satu halamanAnda mungkin perlu menyederhanakan catatan-catatan dan menjadikannya tidak lebih dari satu halaman.

Bekerja dengan satu alatTidak ada alat serupa yang lebih dari satu.

Arsip satu salinanBuat sistem pengarsipan yang mudah diakses dan dikembalikan, dan orang tak perlu membuat salinan untuk beberapa orang.