5b pengambilan keputusan(rev jan'03)

21
Materi Pelatihan Pengambilan Keputusan PENGAMBILAN KEPUTUSAN WAKTU : 1 Sesi @ 90 menit TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM Mengenalkan kepada peserta mengenai konsep pengambilan keputusan yang efektif dalam memecahkan masalah, baik sebagai manajer maupun sebagai pelaksana. TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS Setelah menyelesaikan kegiatan pada sesi ini, diharapkan peserta dapat: 1. Mengerti hubungan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan 2. Mengenal metoda pemecahan masalah 3. Mengenal proses pengambilan keputusan MATERI 1. Pendahuluan 2. Berfikir kritis dalam pengambilan keputusan WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2. Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK – Januari 2003 156

description

 

Transcript of 5b pengambilan keputusan(rev jan'03)

Page 1: 5b pengambilan keputusan(rev jan'03)

Materi Pelatihan Pengambilan Keputusan

P E N G A M B I L A N K E P U T U S A N

WAKTU : 1 Sesi @ 90 menit

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM

Mengenalkan kepada peserta mengenai konsep pengambilan keputusan yang efektif dalam

memecahkan masalah, baik sebagai manajer maupun sebagai pelaksana.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS

Setelah menyelesaikan kegiatan pada sesi ini, diharapkan peserta dapat:

1. Mengerti hubungan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

2. Mengenal metoda pemecahan masalah

3. Mengenal proses pengambilan keputusan

MATERI

1. Pendahuluan

2. Berfikir kritis dalam pengambilan keputusan

3. Metoda pemecahan masalah

4. Proses pengambilan keputusan

METODA

1. Kuliah singkat

2. Kerja Kelompok

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

156

Page 2: 5b pengambilan keputusan(rev jan'03)

Materi Pelatihan Pengambilan Keputusan

3. Presentasi – Diskusi Pleno

RENCANA PENGAJARAN

Bagian A

Topik : Materi Pengambilan Keputusan

Metode : Kuliah Singkat

Durasi : 30 Menit

Bagian B

Topik : Langkah-langkah Pemecahan Masalah

Metode : Kuliah Singkat

Durasi : 20 Menit

Bagian C

Topik : Tugas Memprioritaskan Pengambilan Keputusan

Metode : Diskusi dan Presentasi

Durasi : 40 Menit

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

157

SESI I

Page 3: 5b pengambilan keputusan(rev jan'03)

Materi Pelatihan Pengambilan Keputusan

MATERIPENGAMBILAN KEPUTUSAN

PENDAHULUAN

Pengambilan keputusan dalam penyelesaian masalah adalah kemampuan mendasar bagi

praktisi kesehatan, khususnya dalam asuhan keperawatan dan kebidanan. Tidak hanya

berpengaruh pada proses pengelolaan asuhan keperawatan dan kebidanan, tetapi penting

untuk meningkatkan kemampuan merencanakan perubahan. Perawat dan bidan pada semua

tingkatan posisi klinis harus memiliki kemampuan menyelesaikan masalah dan mengambil

keputusan yang efektif, baik sebagai pelaksana/staf maupun sebagai pemimpin.

Penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan bukan merupakan bentuk sinonim.

Pemecahan masalah dan proses pengambilan keputusan membutuhkan pemikiran kritis dan

analisis yang dapat ditingkatkan dalam praktek. Pengambilan keputusan merupakan upaya

pencapaian tujuan dengan menggunakan proses yang sistematis dalam memilih alternatif.

Tidak semua pengambilan keputusan dimulai dengan situasi masalah.

Pemecahan masalah termasuk dalam langkah proses pengambilan keputusan, yang

difokuskan untuk mencoba memecahkan masalah secepatnya. Masalah dapat digambarkan

sebagai kesenjangan diantara “apa yang ada dan apa yang seharusnya ada”. Pemecahan

masalah dan pengambilan keputusan yang efektif diprediksi bahwa individu harus memiliki

kemampuan berfikir kritis dan mengembangkan dirinya dengan adanya bimbingan dan role

model di lingkungan kerjanya.

PENGERTIAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

158

Page 4: 5b pengambilan keputusan(rev jan'03)

Materi Pelatihan Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakekat suatu

masalah dengan pengumpulan fakta-fakta dan data, menentukan alternatif yang matang

untuk mengambil suatu tindakan yang tepat.

Ada lima hal yang perlu diperhatikan dalam pengambilan keputusan :

1. Dalam proses pengambilan keputusan tidak terjadi secara kebetulan.

2. Pengambilan keputusan tidak dilakukan secara sembrono tapi harus berdasarkan

pada sistematika tertentu :

a. Tersedianya sumber-sumber untuk melaksanakan keputusan yang akan

diambil.

b. Kualifikasi tenaga kerja yang tersedia

c. Falsafah yang dianut organisasi.

d. Situasi lingkungan internal dan eksternal yang akan mempengaruhi

administrasi dan manajemen di dalam organisasi.

3. Masalah harus diketahui dengan jelas.

4. Pemecahan masalah harus didasarkan pada fakta-fakta yang terkumpul dengan

sistematis.

5. Keputusan yang baik adalah keputusan yang telah dipilih dari berbagai alternatif

yang telah dianalisa secara matang.

Apabila pengambilan keputusan tidak didasarkan pada kelima hal diatas, akan

menimbulkan berbagai masalah :

a. Tidak tepatnya keputusan.

b. Tidak terlaksananya keputusan karena tidak sesuai dengan kemampuan

organisasi baik dari segi manusia, uang maupun material.

c. Ketidakmampuan pelaksana untuk bekerja karena tidak ada sinkronisasi

antara kepentingan organisasi dengan orang-orang di dalam organisasi

tersebut.

d. Timbulnya penolakan terhadap keputusan.

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

159

Page 5: 5b pengambilan keputusan(rev jan'03)

Materi Pelatihan Pengambilan Keputusan

Sikap atau watak berfikir kritis dapat ditingkatkan dengan memantapkan secara positif dan

memotivasi lingkungan kerja. Kreativitas penting untuk membangkitkan motivasi secara

individu sehingga mampu memberikan konsep baru dengan pendekatan inovatif dalam

memecahkan masalah atau isu secara fleksibel dan bebas berpikir. Keterbukaan menerima

kritik akan mengakibatkan hal positif seperti; semakin terjaminnya kemampuan analisa

seseorang terhadap fakta dan data yang dihadapi dan akan meningkatkan kemampuan untuk

mengatasi kelemahan.

Bagan : Pemecahan masalah dan Pengambilan keputusan

Sebelum memecahkan masalah, manajer perlu mengajukan pertanyaan kunci sebagai

berikut :

1. Apakah hal ini penting ?

2. Apakah saya ingin mengerjakan sesuatu untuk hal itu ?

3. Apakah saya cukup handal untuk menangani masalah itu ?

4. Apakah saya mempunyai kewenangan untuk mengerjakan sesuatu ?

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

160

Membuat keputusan

Masalah

Berfikir kritis

Page 6: 5b pengambilan keputusan(rev jan'03)

Materi Pelatihan Pengambilan Keputusan

5. Apakah saya mempunyai pengetahuan, minat, waktu dan sumber yang tepat untuk itu ?

6. Dapatkah saya mendelegasikan hal tersebut kepada seseorang ?

7. Apakah ada manfaat yang didapatkan dari penyelesaian masalah tersebut ?

Apabila jawaban pada pertanyaan nomor 1 sampai 5 adalah “tidak”, maka pemecahan

masalah tersebut tidak efektif, artinya membuang waktu, sumber dan tenaga secara

personal. Tapi sebaliknya bila jawabannya semua “ya”, pengambilan keputusan merupakan

pilihan untuk menerima masalah dan bertanggung jawab.

METODA PEMECAHAN MASALAH

Prinsip utama untuk menetapkan suatu masalah adalah mengetahui fakta, kemudian

memisahkan fakta tersebut dan melakukan interpretasi data menjadi fakta objektif dan

menentukan luasnya masalah tersebut. Manajer membutuhkan kemampuan untuk

menetapkan prioritas pemecahan masalah. Umumnya untuk pemecahan masalah selalu

menggunakan metoda coba-coba dan salah, eksperimen, dan atau tidak berbuat apa-apa

(“do nothing”). Pembuatan keputusan dapat dipandang sebagai proses yang menjembatani

hal yang lalu dan hal yang akan datang pada saat manajer hendak mengadakan suatu

perubahan.

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

161

Pemecahan masalahMemahami masalah yang lalu Perencanaan kemungkinan

Menduga masalah yang akan datang

Pengambilan KeputusanMengenalkan Perubahan

Page 7: 5b pengambilan keputusan(rev jan'03)

Materi Pelatihan Pengambilan Keputusan

Proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan seperti pada gambar di bawah ini :

Masalah

Pengumpulan Data

Analisa Data

Mengembangkan pemecahan

Memilih alternatif

Implementasi

Evaluasi

Proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan diatas adalah salah satu

penyelesaian yang dinamis. Penyebab umum gagalnya penyelesaian masalah adalah kurang

tepat mengidentifikasi masalah. Oleh karena itu identifikasi masalah adalah langkah yang

paling penting. Kualitas hasil tergantung pada keakuratan dalam mengidentifikasi masalah.

Identifikasi masalah dipengaruhi oleh informasi yang tersedia, nilai, sikap dan pengalaman

pembuat keputusan serta waktu penyelesaian masalah. Terutama waktu yang cukup untuk

mengumpulkan dan mengorganisir data.

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

162

Lampau Kini Akan datang

Bagan : Proses Pemecahan masalah

Page 8: 5b pengambilan keputusan(rev jan'03)

Materi Pelatihan Pengambilan Keputusan

Langkah-Langkah Pemecahan Masalah

1. Mengetahui hakekat dari masalah dengan mendefinisikan masalah yang dihadapi.

2. Mengumpulkan fakta-fakta dan data yang relevan.

3. Mengolah fakta dan data.

4. Menentukan beberapa alternatif pemecahan masalah.

5. Memilih cara pemecahan dari alternatif yang dipilih.

6. Memutuskan tindakan yang akan diambil.

7. Evaluasi.

Mendefinisikan Masalah

Untuk mengetahui hakekat suatu masalah tidaklah mudah, karena masalah yang

sebenarnya dihadapi sering terselubung dan tidak terlihat jelas. Oleh karena itu

diperlukan keahlian, pendidikan dan pengalaman untuk membuat diagnosa yang

tepat. Untuk itu manajer perawat dan bidan agar selalu mengembangkan

kemampuannya dan belajar dari pengalaman di masa lalu untuk mempelajari

perubahan yang terjadi.

Pengumpulan Data

Pengumpulan data atau informasi dikerjakan secara berkesinambungan melalui

proses yang sistematis, sehingga upaya untuk mengantisipasi keadaan/masalah yang

mungkin timbul akan lebih mudah dilaksanakan seperti ;

1. Apakah masalah yang dihadapi diketahui dengan jelas?

2. Apakah keadaan yang dihadapi merupakan masalah sebenarnya?

3. Apakah sistem pelaporan di dalam organisasi sudah memungkinkan untuk

prediksi secara tepat?

Analisa Fakta dan Data

Fakta-fakta dan data yang telah terkumpul dengan baik diolah secara sistematis

yang akhirnya akan merupakan suatu informasi yang akan digunakan sebagai bahan

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

163

Page 9: 5b pengambilan keputusan(rev jan'03)

Materi Pelatihan Pengambilan Keputusan

untuk pengambilan keputusan. Analisa fakta dan data perlu dihubungkan dengan

serangkaian pertanyaan sebagai berikut :

1. Situasi yang bagaimanakah yang menimbulkan masalah?

2. Apa latar belakang dari masalah?

3. Apa pengaruh dan hubungan antara masalah yang dihadapi dengan tujuan,

rencana dan kebijakan organisasi?

4. Apa konsekuensi atas keputusan yang diambil?

5. Apakah pemecahan masalah sesuai dengan kapasitas organisasi?

6. Apakah waktu pengambilan tepat?

7. Siapa yang akan ditugaskan mengambil tindakan?

Penentuan Alternatif

Baik buruknya sesuatu keputusan yang diambil sangat tergantung atas kemampuan

menganalisa kekuatan dan kelemahan alternatif-alternatif yang dihadapi. Dalam

usaha menganalisa alternatif yang ada seseorang perlu memperhitungkan :

1. Siapa yang terlibat/dipengaruhi setiap alternatif ?

2. Tindakan apa yang diperlukan ?

3. Reaksi apa yang mungkin timbul ?

4. Dimana sumber reaksi tersebut ?

5. Interaksi apa yang diperlukan ?

Penentuan Pilihan yang Terbaik

Pada setiap pengambilan keputusan selalu disertai dengan pengambilan resiko. Pada

umumnya pilihan diambil dari beberapa alternatif jika diduga bahwa pilihan itu

akan memberikan manfaat yang paling besar baik untuk jangka panjang maupun

jangka pendek. Namun demkian perlu dipertimbang juga bahwa resiko yang

menyertai bersifat moderat.

Evaluasi

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

164

Page 10: 5b pengambilan keputusan(rev jan'03)

Materi Pelatihan Pengambilan Keputusan

Untuk mengadakan penilaian yang baik, diperlukan obyektivitas dalam melakukan

penilaian atau evaluasi. Biasanya suatu hal yang sangat sukar bagi seseorang untuk

menilai dirinya sendiri secara obyektif. Oleh karena itu pelaksanaan penilaian dapat

diserahkan kepada pihak ketiga yang tidak terlibat langsung dalam proses

pengambilan keputusan untuk memperoleh tingkat obyektivitas setinggi mungkin.

Untuk proses evaluasi perlu diperhatikan mengenai tempat dan siapa yang

bertanggung jawab serta kapan hal tersebut dilaksanakan, contoh; sebelumnya

manajer menetapkan suatu kebijakan baru dalam merespon keluhan pengunjung.

Untuk menjamin bahwa kegiatan itu efektif perlu kerja sama dengan semua staf

terkait. Kemudian bagaimana penemuan itu akan dikomunikasikan kepada personal

lainnya.

FORMAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Langkah utama proses pengambilan keputusan adalah sama dengan proses pemecahan

masalah. Fase ini termasuk mendefinisikan tujuan, memunculkan pilihan, mengidentifikasi

keuntungan dan kerugian masing-masing pilihan, memprioritaskan pilihan, menseleksi

pilihan yang paling baik untuk menilai sebelum mendefinisikan tujuan, implementasi dan

evaluasi.

Salah satu format yang digunakan untuk melengkapi langkah ini :

Latihan 1: Kerja Kelompok

Format Pengambilan Keputusan

Isu/masalah : ____________________________________________________________Tujuan : ____________________________________________________________

____________________________________________________________Pilihan :1. ___________________________________________________________

2. ___________________________________________________________ 3. ___________________________________________________________

Evaluasi dari pilihan :

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

165

Page 11: 5b pengambilan keputusan(rev jan'03)

Materi Pelatihan Pengambilan Keputusan

Pilihan Keuntungan Kerugian

1.2.3.4.5.

Pilihan yang masuk ke kolom keuntungan itulah yang menjadi prioritas pengambilan

keputusan. Mungkin ada 2 atau 3 pilihan, maka diseleksi lebih jauh untuk memilih satu

pilihan.

Rangking sesuai prioritas dari pilihan tersebut

Seleksi pilihan yang terbaik

GAYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Gaya pengambilan keputusan manajer perawat/bidan umumnya sama dengan gaya

kepemimpinan yang digunakan oleh manajer tersebut diatas. Ada 7 variabel yang

berpengaruh dalam pengambilan keputusan untuk menyeleksi gaya yang paling cocok,

yaitu :

1. Pentingnya kualitas keputusan untuk keberhasilan institusi.

2. Derajat informasi yang dimiliki oleh manajer.

3. Derajat pada masalah yang terstruktur dalam organisasi.

4. Pentingnya komitmen bawahan dan keterampilan membuat keputusan.

5. Kemungkinan keputusan autokratik dapat diterima.

6. Komitmen bawahan yang kuat terhadap tujuan institusi.

7. Kemungkinan bawahan konflik dalam proses akhir pada keputusan final.

Metode autokratik hasilnya lebih cepat dalam pengambilan keputusan dan cocok untuk

situasi yang krisis atau ketika kelompok senang menerima tipe ini sebagai gaya keputusan.

Bagaimanapun anggota staf umumnya lebih mendukung untuk pendekatan konsultatif dan

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

166

Page 12: 5b pengambilan keputusan(rev jan'03)

Materi Pelatihan Pengambilan Keputusan

kelompok. Konflik dapat terjadi ketika masalah tidak terstruktur dibahas atau jika manajer

tidak mempunyai pengetahuan atau ketrampilan dalam proses pemecahan masalah.

FAKTOR-FAKTOR YANG BERPENGARUH PADA PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Banyak faktor yang berpengaruh kepada individu dan kelompok dalam pengambilan

keputusan, antara lain:

1. Faktor Internal

Faktor internal dari diri manajer sangat mempengaruhi proses pengambilan keputusan.

Faktor internal tersebut meliputi: keadaan emosional dan fisik, personal karakteristik,

kultural, sosial, latar belakang filosofi, pengalaman masa lalu, minat, pengetahuan dan

sikap pengambilan keputusan yang dimiliki.

2. Faktor Eksternal

Faktor eksternal termasuk kondisi dan lingkungan waktu. Suatu nilai yang berpengaruh

pada semua aspek dalam pengambilan keputusan adalah pernyataan masalah,

bagaimana evaluasi itu dapat dilaksanakan. Nilai ditentukan oleh salah satu kultural,

sosial, latar belakang, filosofi, sosial dan kultural.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN KELOMPOK

Ada dua kriteria utama untuk pengambilan keputusan yang efektif:

1. Keputusan harus berkualitas tinggi dan dapat mencapai tujuan atau sasaran yang

sebelumnya telah didefinisikan.

2. Keputusan harus diterima oleh orang yang bertanggungjawab melaksanakannya.

Contoh; Rapat merupakan salah satu alat terpenting untuk mencapai informasi dan

mengambil keputusan. Ada keuntungan-keuntungan tertentu yang dapat dipetik

melalui suatu rapat, yaitu :

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

167

Page 13: 5b pengambilan keputusan(rev jan'03)

Materi Pelatihan Pengambilan Keputusan

a. Masalah yang timbul menjadi jelas sifatnya karena dibicarakan dalam forum

terbuka.

b. Interaksi kelompok akan menghasilkan pendapat dan buah pikiran serta

pengertian yang mendalam.

c. Penerimaan dan pelaksanaan keputusan diambil oleh peserta rapat.

d. Rapat melatih menerima pendapat orang lain.

e. Melalui rapat peserta dilatih belajar tentang pemikiran orang lain dan belajar

menempatkan diri pada posisi orang lain.

Langkah utama proses pengambilan keputusan adalah sama dengan proses pemecahan

masalah. Fase ini termasuk mendefinisikan tujuan, memunculkan pilihan, mengidentifikasi

keuntungan dan kerugian masing-masing pilihan, memprioritaskan pilihan, menyeleksi

pilihan yang paling baik untuk menilai sebelum mendefinisikan tujuan, implementasi dan

evaluasi.

Dibawah ini adalah salah satu format yang digunakan untuk melengkapi langkah-langkah

tersebut :

Latihan : Kerja Kelompok

Format Pengambilan Keputusan

Isu/masalah :_____________________________________________________________

Tujuan :_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Pilihan : 1. __________________________________________________________

2. __________________________________________________________

3. __________________________________________________________

Evaluasi dari Pilihan

Pilihan Keuntungan Kerugian

1.

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

168

Page 14: 5b pengambilan keputusan(rev jan'03)

Materi Pelatihan Pengambilan Keputusan

2.3.4.5.

Pilihan yang masuk ke kolom keuntungan itulah yang menjadi prioritas pengambilan

keputusan. Mungkin ada 2 atau 3 pilihan, maka diseleksi lebih jauh untuk memilih satu

pilihan.

- Rangking sesuai prioritas dari pilihan tersebut

- Seleksi pilihan yang terbaik

KESIMPULAN

Seorang manajer keperawatan/kebidanan harus mempunyai keberanian untuk mengambil

keputusan dan memikul tanggung jawab atas akibat dari resiko yang timbul sebagai

konsekuensi dari keputusan yang telah diambilnya. Pada hakekatnya, pengambilan

keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakekat suatu masalah yang

difokuskan untuk memecahkan masalah secepatnya dimana individu harus memiliki

kemampuan berfikir kritis dengan menggunakan pendidikan dan pengalaman yang

berharga yang cukup efektif dalam pemecahan masalah.

EVALUASI

1. Sebutkan pengertian tentang “Pengambilan Keputusan”.

2. Jelaskan lima hal yang perlu diperhatikan dalam pengambilan keputusan secara

sederhana (simpel).

3. Jelaskan secara singkat proses pengambilan keputusan dalam menghadapi suatu

masalah.

4. Apabila muncul satu masalah ditempat kerja saudara, sebagai seorang manajer

perawat/bidan, langkah-langkah apa saja yang harus saudara putuskan.

KEPUSTAKAAN Marriner, A.T. (1995). Nursing Management and Leadership ( 5th ed), Mosby St Louis,

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

169

Page 15: 5b pengambilan keputusan(rev jan'03)

Materi Pelatihan Pengambilan Keputusan

Baltimore.

Swansburg, A.C. (1996). Management and Leadership for Nurse Managers. Jones and

Bartlett Publishers International, London England

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

170