电子文件归档与档案管理

哈尔滨市档案局 1

电子文件归档与档案管理

课程综述


一、电子文件管理二、文书档案机读目录格式三、纸质档案数字化规范四、机关档案数字化规程

一、电子文件管理基础


电子文件的产生

1 、信息技术的革命给各行各业带来的深刻的影响

2 、办公自动化产生的电子文件 3 、生产领域产生的电子文件 4 、电子商务产生的电子文件


电子文件的概念

电子文件包括数字、图形及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。

美国



电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输和处理的文件。

国际档案理事会



以数字代码形态存在，通过电子计算机系统进行信息记录、传输、存储和利用的文件。

本书给出的概念




指在计算机及网络中生成的社会活动记录，即以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。---------- 国家档案局制定的《电子文件归档与管理规范》（修改稿）的定义 p43


电子文件的特点

（一）电子文件具备文件的基本特征（二）电子文件自身的技术特点


（一 ) 电子文件具备文件的基本特征

1 、电子文件也要求由法定作者制发 2 、具有法定的权威性和现行效用 3 、具有规范的体式和特定的处理程序

电子信息中，只有具有凭证作用和上述特点的，才能视为电子文件。


( 二 ) 电子文件自身的技术特点

编码形式上二进制编码带来以下特性非人工识读性对计算机系统的依赖性信息的易更改性

载体特性上载体与信息的可分离性信息存储的高密度性载体的不稳定性


电子文件发展的四个阶段

一、电子文件是形成纸质文件过程的产物，即“草稿性电子文件”

二、辅助性电子文件，即纸质文件为正本，电子文件为副本

三、电子文件阶段，即电子文件为正本，纸质文件为副本

四、无纸阶段 p39


电子文件管理原则

（一）档案管理的一般原则对电子文件的管理仍具有宏观指导作用

（二）电子文件的“电子”特点使电子文件工作须注意的两方面内容：

文档一体化的全过程管理保障电子文件真实、完整、有效性



文档一体化是从文书和档案工作全局出发，实现从文

件生成制发到归档管理的全过程控制。包括：文档实体生成一体化文档管理一体化文档信息利用一体化文档规范一体化



文档一体化的意义：使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全文档超前控制提高信息检索效率有助于科学决策提高行政效率有利与人、财、物的合理利用


电子文件的技术鉴定

电子文件的真实性、完整性、有效性真实性：电子文件的内容、结构和背景信

息与形成时的原始状况一致完整性：电子文件的内容、结构、背景信

息和元数据无缺损有效性：电子文件的可理解性和可被利用

性 p171

电子文件工作的原则

准确完整高效易用安全保障

p76



电子文件工作管理体制

电子文件工作管理体制的基本原则：集中统一（ 1 ）国家所有的电子文件与电子档案也应按档案规定

分别由各级、各类档案保管机构集中管理（ 2 ）全国电子文件工作在各级人民政府的领导下，由

各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理（ 3 ）对党政电子文件工作实行统一管理 p79


电子文件的收集与积累的要求

（ 1 ）记录了重要文件的主要修改过程和办理情况、有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留

。 p177



（ 2 ）当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采用严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上



（ 3 ）对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失



（ 4 ）对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件的存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以 xml 、 rtf 、txt 为通用格式



（ 5 ）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以jpeg ， tiff 格式为通用格式



（ 6 ）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据



（ 7 ）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以 mpeg 、 avi为通用格式



（ 8 ）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以 wav 、 mp3 为通用格式



（ 9 ）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集



（ 10 ）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。



（ 11 ）对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存



（ 12 ）定期制作电子文件的备份



除上述要求外，我市电子文件收集还有几点补充：（ 1 ）文字型电子文件的格式为 xml 、 rtf 、

pdf （ 2 ）扫描型电子文件的格式为

tiff ， jpeg 、 pdf （ 3 ）视频和多媒体电子文件以

mpeg 、 avi 、 wmv 格式为通用格式


电子文件的归档

怎样做好电子文件的归档工作

(1) 目前电子文件的归档管理实行“双套制”，即具有保存价值的文件或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品。归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。



怎样做好电子文件的归档工作

(2) 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定，并应包括相应的背景信息和元数据



背景信息：描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及影像产生的历史环境等。

元数据：描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据 p177



电子文件归档还应该注意收集的有关文件：（ 1 ）支持性文件，指能够生成运行文本、

数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统

（ 2 ）数据文件，指各种数据材料，定期拷贝，并将拷贝文件归档



电子文件归档还应该注意收集的有关文件：（ 3 ）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等；以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务数、操作手册等


电子文件的归档方式

电子文件收集中的逻辑归档和物理归档逻辑归档：在计算机网络上进行，不改变

原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

物理归档：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程


电子文件物理归档的要求

（ 1 ）网络中逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档

（ 2 ）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式 3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，应在解密后再制作拷贝



（ 3 ）采用的载体推荐次序为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体

（ 4 ）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态



（ 5 ）特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件

（ 6 ）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》。该表见课本 p179



（ 7 ）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录

（ 8 ）归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年


归档电子文件的整理

1 、归档电子文件的整理按 DA/T22 《归档文件整理规则》规定的要求进行。

2 、归档电子文件以件为单位整理。 3 、同一全宗内的电子文件按照年度—保管期限—机构（问题）或保管期限—年度—机构（问题）等分类方案进行分类。


归档电子文件的整理

4 、按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。 5 、电子文件的著录应参照 DA/T18 《档案著录

规则》进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有著录项目和其他标识。

6 、将著录结果制成机读目录和纸质目录


电子文件移交、接收与保管

对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。



移交前检验项目： ①载体有无划痕，是否清洁； ②有无病毒； ③核实归档电子文件的真实性、完整性、有效

性检验及审核手续； ④核实登记表、软件、说明资料等是否齐全



移交前检验项目： ⑤对特殊格式的电子文件，应核实其相关

的软件、版本、操作手册等是否完整。检验结果分别由移交单位、接收单位填入

《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏目。



载体的保管要求：归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

（ 1 ）归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。

（ 2 ）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压



载体的保管要求：（ 3 ）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

（ 4 ）环境温度选定范围： 17 ~20 ℃ ℃；相对湿度： 35%~45% 。

归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。


电子文件信息安全

信息安全的基本特征 1. 完整性指信息在存储或传输过程中保持不被修改、

不被破坏和不丢失的特性



信息安全的基本特征 2. 可用性指信息可被合法用户访问并按要求的特性

使用，即当需要时能否存取所需信息



信息安全的基本特征 3. 保密性即信息不泄密给非授权的个人和实体、或供其利用的特性



信息安全的基本特征 4. 可靠性指保证信息系统能以被人们接受的质量水

准持续地运行

二、文书档案机读目录格式


主要内容

解读 2009年下发的《档案机读目录的著录格式要求》了解著录新要求

54哈尔滨市档案局

必录项目与选录项目

必录项目：应用数据库管理软件录入档案目录时，必须录入的项目

选录项目：应用数据库管理软件录入档案目录时，可根据档案的实际情况来决定是否录入的项目


案卷级机读目录录入项目

必录项目：全宗号、目录号、案卷号、案卷题名、起止年月、卷内页数、保管期限、利用形式、档案馆代码。

选录项目：全宗名称、件数、类目名称、所在柜号等项目。


案卷级机读目录必录项目著录要求

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。录入时，

全宗号为 5 位 ,其中前两位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号，不足的在前面以“ 0”补齐。



目录号：是全宗内每一案卷目录的编号。录入时，目录号为 3位阿拉伯数字，不足的在前面以“ 0”补齐。



案卷号：是每一案卷的编号。录入时，案卷号为 3位阿拉伯数字，不足的在前面以“ 0”补齐。



案卷题名：是一本案卷的标题，是对本卷文件的主要制发机关、内容以及文种的准确概括。



起止年月：是指案卷内最早和最迟的文件时间

著录要求：在标准中规定：格式为 YYYY.MM.DD-

YYYY.MM.DD如 2004.05.15-2005.01.05



利用形式：案卷级应著录该案卷内文件解密划控最严

的一种


文书档案案卷级著录界面


文件级机读目录录入项目

必录项目：文件题名、责任者、时间、文件字号、页号、全宗号、全宗名称、目录号、案卷号、文件顺序号、保管期限、人名、密级、档案馆代码、利用形式。

选录项目：附件、主题词、分类号、缩微号、文本项、摘要、所在柜（架）号等


文件级机读目录必录项目著录要求

文件题名：是一份文件的名字，通常由文件责任者（发文机关或单位）、事由（问题）、名称（文种）三个基本部分组成。

原件题名无法揭示文件主题内容的，另拟题名加“ [ ]”号后置于原题名后



例：哈尔滨市档案局关于转发黑档发[2008]47号文件的通知

应录入为：哈尔滨市档案局关于转发黑档发 [2008]47号文件的通知 [ 关于对全省国家重点档案抢救和保护工作进行检查的通知 ]



会议记录题名的录入：会议记录以一次会议记录为一件。要求录入会议中的主要议题，三个以上议题的，原则上只录三个重要议题，加“ [ ]”号，议题间以“；”号隔开，被省略的议题以“等”字表示。

例：党组第一次会议记录 [讨论人事安排；机构设置；干部考核等 ]



简报、情况反映等题名的录入：例如：水利局简报第一期：做好防汛准备

工作



文件题名中的责任者如果与责任者项重复时可省略不录，但责任者如果是题名中不可缺省部分，则必须作为题名一部分录入。



文件题名中涉及到年度的，录入阿拉伯数字，如： 2004



责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者

机关团体责任者必须录入全称或通用的简称

一般只录入姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务或职称，并加“（）”号。

例如：王化成（市长）71哈尔滨市档案局


时间：文件的形成时间。著录要求：在标准中规定：格式为 YYYY.MM.DD 。



页号：是指案卷内该件文件首页的编号。



全宗名称是指立档单位的全称或规范化简称


文件级机读目录必录项目著录要求：

文件字号是文件制发过程中由制发机关、团体或个

人编写的顺序号，包括文件字号，图号等。著录格式为代字 +[年度 ]+ 发文顺序号（如：哈组干字 [1964]365号）。



利用形式根据《哈尔滨市政务公开规定实施细则》

的规定著录为开放或者控制。



密级是指文件机密程度的等级。著录时无密级的文件可以不著录。



人名有关干部任免、人员调配、录用、聘任、奖惩（劳模、人员处分）及专业职务评聘等文件中涉及的人名。

著录时多个人名之间用“ ;”号隔开，文件中不涉及人名的不著录。


文件级机读目录录入界面哈尔滨市档案局 79

归档文件机读目录录入项目

归档文件机读目录录入项目必录项目：文件题名、责任者、时间、文件

字号、页数、全宗号、年度、机构（问题）、件号、保管期限、人名、密级、档案馆代码、利用形式。

选录项目：附件、主题词、分类号、缩微号、文本项、载体形态、摘要、所在柜（架）号等


归档文件机读目录必录项目著录要求

页数：每一份归档文件内的实有页数。



年度：是指归档文件的形成年度。录入时，年度为 YYYY



机构（问题）：是指作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称



件号：是指归档文件的排列顺序号。录入时，件号为 3位阿拉伯数字，不足的在前面以“ 0” 补齐



文件题名、责任者、时间、全宗号、保管期限等项目要求与文件级档案目录著录要求相同


注意事项

著录用半角 /汉字输入法文件字号的方括号“ []”使用英文标点


三、纸质档案数字化规程


了解的内容

纸质档案数字化相关参数定义扫描仪的基本调整根据对象不同情况如何选择扫描参数扫描图像的处理扫描图像的合并及存储最终文件的上传挂接


纸质档案数字化相关参数定义

黑白二值图像只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑和白两种状态的文字稿、线条图等。

连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色

通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。


纸质档案数字化相关参数定义图像压缩清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其

目的是对图象以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有CCITT(G4) 、 JPEG 等压缩格式。

分辨率单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数（ dpi ）表示



纸质档案数字化的流程

主要包括档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果验收等。

数字化流程图



档案扫描方式

根据档案幅面的大小 (A4 、 A3 、 A0 等 )选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪 (如工程图纸可采用 0号图纸扫描仪 ) 进行扫描，也可采用小幅面扫描后进行图像拼接。

扫描仪的基本调整扫描仪的安装利用高级模式实现更多的功能扫描过程中对对比度等参数的调整


根据对象不同情况如何选择扫描参数

页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案．可采用黑白二值模式进行扫描。

页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。

页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。（建议）


根据对象不同情况如何选择扫描参数

扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于 200dpi 。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。


扫描图像的处理图像命名：以档案实体中的档号命名，如全宗号 - 目录号 - 案卷号 - 文件顺序号 -页号（立卷方式）全宗号 -归档年度 -机构（问题） -保管期限 -件号 - 页号（件盒），位数符合机读目录实际位数。

纠偏：对出现偏斜的图像进行纠偏处理，保证数字图像的偏斜角度小于 1 度（图像偏斜不超过页面内三分之一个文字）


扫描图像的处理

去污：档案数字化图像的去污遵循不影响可读度的前提下展现原貌的原则，去除数字图像中影响可读度的杂质，包括局部去污，如去除黑点、黑线、黑框；整体去污，去除页面上的污渍

拼接：为保证档案数字化图像的整体性，对幅面分离的数字图像进行拼接


扫描图像的处理

裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。


扫描图像的合并及存储

合并：使用工具把扫描的多个单页图像文件合并

成一个多页图像文件


扫描图像的合并及存储

存储格式采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用

CCITT(G4) 格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用 JPEG 格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

提供网络查询的扫描图像，存储为多页 PDF ，或多页CCITT(G4) 格式，如果一份纸制文件数字化后分别存在 TIFF 格式和 JPEG 格式的图像文件，用 PDF 格式进行合并，并保持其中的图像页原有压缩算法不变。


最终文件的上传挂接

每一份纸质档案文件存储为一个图像文件，将图像文件存储到相应文件夹，要核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等


最终文件的上传挂接

通过档案管理软件按照档号进行逐一挂接


四、机关档案数字化规程


了解的主要内容

明确机关档案数字化和非数字化范围了解有关技术标准


纸质文书档案数字化范围

文书档案数字化范围包括永久和长期保存的重要的非密级文件正本。


文书档案非数字化范围

密级文件，包括绝密、机密、秘密的文件材料

上级机关颁发的不宜公开的文件材料本机关党组（或实行党委制的党委）、行政

领导会议记录本机关或本机关汇总的统计报表本机关形成的财务决算报表


文书档案非数字化范围人民来信、来访材料及本单位处理人民来信、

来访形成的记录本机关党员、干部、职工名册涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对

有关人员违纪违法的调查与具体审理处理情况形成的文件材料

本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根


文书档案非数字化范围

本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册

下级机关报送的不易公开的文件材料


纸质专门档案数字化范围

本机关形成的，可以对社会提供利用的、利用率较高的专门档案应数字化


照片档案数字化范围

本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议等形成的照片。上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、指导工作形成的照片。本机关历届领导人的照片。本机关主办或承办的重大活动的照片。本机关重要外事工作形成的照片。本机关获得的省级以上各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）翻拍形成的照片。


录音录像档案数字化范围

本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议等形成的录音、录像带。　　上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、指导工作形成的录音、录像带。　　本机关在职能活动中主办或承办的重大活动的录音、录像带。　　本机关重要外事工作形成的录音、录像带。　　本机关发生的重大事件、事故形成的录音、录像带。　　新闻媒体报道本机关的信息、新闻报道。


照片档案数字化技术标准

照片档案数字化应采用扫描方式进行。彩色照片扫描类型采用“百万种颜色”模式；黑白照片扫描类型采用“灰度”模式。对于 5寸（ 12.5cm×8.5cm ）照片，扫描仪光学分辨率应达到600dpi 。如待扫照片为 5寸照片的 N 分之一，则扫描光学分辨率应为 5寸照片的 N倍；如待扫照片为 5寸照片的 N倍，则扫描光学分辨率应为 5寸照片的 N 分之一。　　扫描后的照片应保存为 JPG 格式。　　扫描图像缩放比应为 100% ，图像品质不低于 85% 。


音像档案数字化技术标准

　　录音带　　录音带数字化应选用 44.1kHz 作为采样标准。　　录音带数字化后存储格式应为 WAV 或 MP3 。　　录像带　　录像带数字化的数据传输率应不低于 4Mb/s 。　　录像带数字化采用 MPEG2压缩存储标准。。　　录音录像档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。


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