“残念な会議の救出法” でまともな会議の仕方を身に付ける

ビジネス筋力トレーニング

目次

目的

背景

会議の目的を決める

会議の流れと必要な技術

会議に必要な3つのもの

資料の作成

会議の仕切りで必ずやること

困った人対策

議論を制する一番のコツ

会議後にすべきこと

トレーニング

文献情報

目的

この本を読むことによって目指すゴール

• 有意義な会議のために必要なことを理解し、自分が経験してる会議にいかせるようにする

背景

• 一般的に仕事の20%～30%が会議と言われている

• 社員が150人くらいいたら大体2億～3億のコストがかかっているということが認識されていない

• 改善したくても会議の仕方がわかっていない組織が多い

• その問題を解決するために会議の種類の80%を占める 進捗会議・問題解決会議を対象に会議の仕方を伝えている

会議の目的を決める

会議をするうえで一番といっていいほどダイジなことは

会議の目的を決める

目的 テーマ ゴール ＝ ＋

この本での会議の目的の定義

何を どこまで決めるか

会議の流れと必要な技術

関係者とステップごとに以下のような技術が必要となる

事前準備 会議実施 会議終了後

企画側

参加側

段取りの技術

資料作成の技術 仕切りの技術

議論の技術

確認の技術

会議に必要な3つのもの

• 会議の目的、進行等を記載したもの

アジェンダ

•部門やプロジェクトの目的達成のために必要な作業を洗い出し、

スケジュール化したもの

作業計画表

• 部門計画やプロジェクトの作業進行上、発生した問題の提起、およ

び実施管理のためのもの

課題管理表

会議にあたっては以下の3つを用意する。

特にアジェンダは必須。具体例は本書を見てみて下さい。

資料の作成

資料の作成に関してはそれに特化した本があり、紹介もしているので割愛。

個人的には、会議という観点で考えた場合に以下は重要と感じています。

資料は再利用する

会議の仕切りで必ずやること

タイムテーブルの確認

時間通りに終わらせることを意識させるためにも必要。

趣旨・議題に関する合意

やろうとしているテーマの優先順位に変更がある場合などに対応。

趣旨説明

テーマとゴールを説明する。参加者全員に意識してもらう

会議の最初に以下のステップをやるだけで大きな差が出ます。

困った人対策

必ず出てくる困った人への対応の仕方。本書では具体的なセリフも合わせて書いてあり参考になります。

タイプ ケース 対応

演説型

論点が見えない／本人も見えてない 先にポイントを言うように促す／論点を整理してあげる

論点がずれている 軌道修正

無意味にしゃべる 打ち切る

非難型

テーマと関係あり、関係者が参加している

論点としてとりあげ建設的に検討する

テーマと関係あるが、関係者が参加していない

後日関係者を集めてやるように調整する

テーマと関係ない 打ち切る

沈黙型

論点を理解していない 論点を意見がでるレベルまでブレークダウンする

論点に納得していない なるべく事前に根回ししておく

意見に自信がない 答えやすい形で質問してあげる

議論を制する一番のコツ

ホワイトボードを使う

論点が ・不明確 ・共有されていない

議論が進まない大きな原因

会議後にすべきこと

会議をやりっぱなしで終えないことが重要

•アジェンダ・作業計画表・課題管理表を確認・更新する。会議中

にやってしまうことがおすすめ。

会議3点セットの確認・更新

•議事録は必ず作成する。議事録を作成する担当者は議事録を作成

する時間を予め確保しておく。

議事録の作成

身につけるためのトレーニング

まずは以下を試してみるだけでも大きな違いが出るはずです。

アジェンダをつくる。ホワイトボードを用意する

会議で常にやること

文献情報

題名:残念な会議の救出法 （日経ビジネス人文庫） [文庫] 著者:山崎 将志 (著) 文庫: 253ページ 出版社: 日本経済新聞出版社 (2011/12/2)

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“残念な会議の救出法” でまともな会議の仕方を身に付ける

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