会议那些事儿Heidi 2010-8-10

富兰克林：关于扯淡，我们缺乏理论。扯淡不但反真相而且反价值，当生活中充满显而易见的假话大话，而说的人毫不在意时，人类严肃说出的各种价值会被消磨掉。扯淡进而解构各种具有价值的事情和生活。

关于会议，我们缺乏指南。

60% ？

算算看，这一周你总共：• 开了几个会？• 为会议一共花掉了多少时间？• 每个会议达成了几项共识？• 每个会议完成了几个结论？• 因为开会加了多久的班？

1hour

1hour

1hour

1hour

1hour

0.5hour

4.5hour 2hour

12 个小时 + 6 个小时的准备 + 1 个小时的会议纪要与行动制定= 19 个小时

这并不是个案！而是全球性问题！

◎Net Meeting 调查结果：美国上班族每周平均参加十个会议，约占每周工作的一到一天半。经理人则每周有一半的时间都在开会。57% 的上班族在开会前心情紧张，上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的。

会议成本 = 人数 × 时间 × 薪资单价

• 什么是会议？• 为什么要开会？• 好的会议 VS 不好的会

议• Meetings@alibaba

• 向有效的会议前进

Contents 本次讨论目的

• 识别常见会议• 避免垃圾会议• 组织更有效的会议• 更专业展示自己

什么是会议？

人 时间

主题目的

会议的要素： 会议的目的：

集思广益得到支持解决问题产生决策信息分享

头脑风暴

汇报

分享、培训

×× 确认会

评审方案讨论

在对的时机，和对的人（超过 2 人），围绕对的主题，展开有时间限制的讨论，最终达到对的目的。

为什么要开会？GOD ，既生毛，

何生蒋？

在老蒋散步一个人思考的时候，我们都在开会，这是我们制胜的重要因素。我们一定要将会议文化发扬光大……

为什么要开会？

会议让我们能够：1.面对面高效沟通2.众多讯息一次交流3.融合意见，达成共识4.分派工作，公平合理5.产生决策

idea

？meeting

√

√

Action/plan

决策与计划

不做 做 等待

为什么要开会？

Meetings@aliba

ba我们日常工作中的常见会议介绍

我们主持的那些会议

这还不包括项目运作过程中随时的讨论会以及每周的例行周会。

优化方案

调整细化FRD调整细化

与 FRD 联调

Page flowWireframe交互设计

FRD写作

BRD写作 / 汇报BRD 确认

小范围讨论

FRD 内部评审

线框图初审

专家评审

FRD 终审

与涉众、技术、UED 小范围讨

论

技术评审 / 确认

确定要做什么产品

确定要有什么功能

确定功能的大致表现、信息结构、主要流程、内容块定义

优化设计，保证质量

传达设计需求，确定技术解决方案

何时开什么类型的会？举以 FRD 为主导的会议流程为例

线框图确认 方案确定，正式开始视觉和开发 UC阶段

头脑风暴

开一场会议要有效果，与会者必须要有高度的自律能力，会议主持人必须判断应召开何种类型的会议，不能随意改变会议的型态，而且要确定与会者都能切中要点。 德鲁克曾于《哈佛商业评论》 (Harvard Business Review) 为文指出

线框图内部评审会Problem Discussing产生阶段：FRD 与线框图过程中FRD 内部初审之后

会议目的：明确方向1. 确认商业规则2. 确认交互流程3. 确认信息结构及内容定义4. 消除私下讨论无法解决的争议

发起方：交互参与方： PD(KP) 、工程师代表（ KP ）、重要涉众、 UED代表

材料：粗略线框图、 pageflow 、问题列表

问题列表举例：

线框图专家评审会Feed back

产生阶段：交互设计中后期，终审之前

会议目的：为设计质量把关，接受反馈，优化方案。

发起方：交互参与方：PD(KP) 、 UEDer 、前端与开发代表（可行性）

材料：多种交互方案的线框图

【例】多方案的线框图

线框图技术确认会

若在专家评审时，已经有前端和工程师在场，这个会议就可以省略。

如果工程师和前端只有两位，也可以用线下的小会取代。

产生阶段：FRD 终审完毕，线框图基本确认

会议目的：向前端和工程师传达设计需求确定技术解决方案

发起方：交互参与方： PD 、前端、开发

材料：唯一版本的线框图 + 设计说明文档

【例】设计说明文档

线框图确认会 非必选DO ： selling idea ！避免出现争议。DONT: 询问大家还有何建议

产生阶段：FRD 终审结束，线框已经进行了技术确认、专家确认。

会议目的：让重要涉众和相关相关方知晓并通过线框图最终方案。消除之前的一切争议。

发起方：交互参与方： PD 、重要涉众

材料：唯一版本的线框图

什么情况下需要单独召开线框确认会？

1. 项目涉众较多，且无法紧密沟通2. 涉众比较关注产品界面以及交互细节3. 涉众的反对意见或许是以后产品开发的风险之一4. FRD 终审时没有顺便与大家确认了线框图

TIPS 高效一些，把线框图确认放到 FRD确认中，根据涉众的表现看是否要单独召开线框图确认会。

视觉评审会视觉风格评审视觉页面评审LOGO 评审

2. 规范目标人群特征产品定位

其实，对于设计师来讲，或许最重要的是说明白：为什么要设计成这样？凭感觉 ? 这也是一种答案。

1. 定调 3. 美学

视觉评审的难度在于参与者都带着自己的喜好，对产出物的评判缺乏客观的标准，所以不太容易达到结果。所以，要想有效，我们更需要进行管理。对大家的想法加以约束，设置评判前提。

已有的视觉规范相容性

主观评判

其实，有时，纠结的就是前两个。

FRD 评审会

FRD 确认会+ 线框图确认

BRD 确认会

线框图内部评审会

线框图技术评审会

线框图专家评审会

Kick off

UC 评审

TC 评审

视觉评审

HTML 评审

线框图确认会

设计评审

发布计划评审

裸露会

头脑风暴

向有效的会议前进

有效的会议 VS 无效的会议如何组织有效的会议

避免会议中的风险

向有效的会议前进

有效会议特征：1.需要很少的重复工作2. 达到了会议目标3.没有拖长时间4. 参与者踊跃参与5. 有趣

无效会议特征：1. 会而不议，议而不决2.决而不行，行而无责3.没有达成好的决策4.枯燥乏味，昏昏欲睡

无效的会议虽然和参与者也有关系但是主要要归咎于组织者。

• 在会议之前

向有效的会议前进

最重要的一点： Meet with Purpose!

1.先确定会议希望达成的目标 (Objective)

2.再想想会议的必要性（确实有必要吗）3. 识别关键的问题和关键人物（ KQ 和 KP ）4. 准备资料 / 主题（问题列表、背景、议程、其他材料）5. 会议室 /投影预订（网络预订）6.预先设想可能会产生的冲突

• 重要的邀约信

向有效的会议前进

最重要的一点：发给该邀请的人。清晰，尊重，加点 FUN!

• 时间、地点• 会议目的• 会议主题• 若有必要，提一下参与的好处• 如果需要会议前准备，附上资料

提前 24 小时，必要时电话确认

向有效的会议前进

向有效的会议前进

向有效的会议前进

向有效的会议前进

向有效的会议前进

向有效的会议前进

• 会议管理

时间

进程

风险

• 组织者需要提前 10 分钟准备会议• 确保会议准时开始、结束

• 控制主题，不要跑题• 确保该讨论的都讨论到• 确认共识的达成，要求 KP 的明确意见• 有会议记录者

TIPS

引言 - 陈述 - 调动 - 总结4 步法：

约定提问方式：随时打断还是先讲完再统一提问

会议的风险应对

向有效的会议前进

1.Key Person临时放鸽子2.偏离主题3.为了一个议题争执不休4.遭到没有准备好的诘问5.参与者不发表意见，无精打采6.会议时间被不必要的解释搞得支离破碎

这些会影响会议目标达成

参与者准备不足，总是要求解释，举例。

讨论：

向有效的会议前进

• 会议总结在规定的时间内，预留 5-10 分钟做会议总结。没有会议总结的会议，有些不了了之的感觉。

1.目标回顾2.产生的决策+遗留的问题3.下一步行动（承诺单） 5’-10’

向有效的会议前进

• 会议纪要建议在会议之后 24 小时内发送。

向有效的会议前进

会议纪要包含：

1. 时间地点参与人2. 目标回顾及达成情况3. 会议产生的决议4. 遗留的问题5. 下一步行动

编号 任务 负责人

依赖 进展

1 Wiki 目录搭建 Iburning

2 DPL增改审核、沟通机制确认

jerry

3 交互组件描述样例评审

潇笑

4 UED布道 Eric 、韩超

2 ， 3

下一步行动：

• 什么是会议？• 为什么要开会？• Meetings@alibaba

• 向有效的会议前进

Contents 本次讨论目的

• 识别工作中常见会议• 避免垃圾会议• 组织更有效的会议• 更专业展示自己

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