5 Penyusunan PROSEDUR-1
-
Upload
smk-khozinatul-ulum-todanan -
Category
Documents
-
view
106 -
download
0
Transcript of 5 Penyusunan PROSEDUR-1
BAHAN AJARPENYUSUNAN PROSEDUR MUTU
ISO 9001 : 2008
Disusun Oleh : Dr. Ir. M. Bakrun Dahlan, MM.
Dr. Ir. Danik Dania As, MP.
Widyaiswara PPPPTK Pertanian
PUSAT PENGEMBANGAN DAN PENBERDAYAAN PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN
PERTANIAN CIANJUR
TAHUN 2012
KATA PENGANTAR
Untuk meningkatkan kinerja Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)
Direktorat Pembinaan SMK terus berupaya dengan berbagai
macam program dan kegiatan semenjak beberapa tahun
terakhir. Salah satu program yang dikembangkan adalah
pendampingan penyusunan dokumen mutu SMM SNI ISO
9001:2008. Dalam rangka kerjasama dengan Direktorat
Pembinaan SMK dalam penyusunan dan persiapan penerapan
sistem manajemen mutu SNI ISO 9001-2008, PPPPTK Pertanian
mengembangkan beberapa bahan ajar yang digunakan sebagai
acuan dalam pelaksanaan pendampingan.
Bahan ajar “Penyusunan Prosedur Mutu SNI ISO
9001:2008” berisi mengenai pengertian prosedur, fungsi
prosedur, cara penyusunan prosedur, contoh 6 prosedur wajib
berdasarkan ISO 9001:2008. Diharapkan dengan adanya bahan
ajari ini, semua pihak yang berkepentingan dapat berpartisipasi
secara optimal dan pelaksanaan pelatihan bisa berlangsung
lancar sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai.
Terima kasih disampaikan kepada penyusun yang telah
meluangkan waktu dan pikiran, sehingga tersaji bahan ajar ini.
Cianjur, Oktober 2012
Kepala PPPPTK Pertanian
Ir. Siswoyo, MSi.
NIP.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 1 dari 63 Halaman
DAFTAR ISI
Ha
l
Kata
Pengantar ............................................................................
..............
1
Daftar
Isi ........................................................................................
.............
2
Daftar
Tabel ...................................................................................
............
3
Daftar
Gambar ...............................................................................
............
4
Glossarium ..........................................................................
.......................
5
Tujuan
Pembelajaran ......................................................................
.........
7
BAB I. Pendahuluan ..........................................................
...................
8
A. Pengertian
Prosedur ............................................................
B. Prinsip Penyusunan
Prosedur .............................................
C. Prosedur Wajib menurut ISO
9001:2008 ..........................
8
9
10
BAB II. Penyusunan 12
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 2 dari 63 Halaman
Prosedur ..............................................................
A. Cara Penyusunan
Prosedur ................................................
B. Sistematika Penulisan
Prosedur ........................................
12
16
BAB
III.
Contoh Prosedur Wajib Menurut ISO
9001:2008....................
17
A. Prosedur Pengendalian
Dokumen......................................
B. Prosedur Pengendalian
Rekaman ......................................
C. Prosedur Internal
Audit .......................................................
D. Prosedur Pengendalian Produk Tidak
Sesuai ...................
E. Prosedur Tindakan
Perbaikan ............................................
F. Prosedur Tindakan
Pencegahan ........................................
19
31
36
42
46
51
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 3 dari 63 Halaman
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 : Simbol pembuatan bagan alir
Tabel 3.1 : Contoh lembar pengesahan prosedur pengendalian
dokumen
Tabel 3.2 : Contoh status revisi prosedur pengendalian
dokumen
Tabel 3.3 : Contoh lembar pengesahan prosedur pengendalian
rekaman
Tabel 3.4 : Contoh status revisi prosedur pengendalian
rekaman
Tabel 3.5 : Contoh lembar pengesahan prosedur internal audit
Tabel 3.6 : Contoh status revisi prosedur internal audit
Tabel 3.7 : Contoh lembar pengesahan prosedur pengendalian
produk tidak sesuai
Tabel 3.8 : Contoh status revisi prosedur pengendalian produk
tidak sesuai
Tabel 3.9 : Contoh lembar pengesahan prosedur tindakan
perbaikan
Tabel 3.10 : Contoh status revisi prosedur tindakan perbaikan
Tabel 3.11 : Contoh lembar pengesahan prosedur tindakan
pencegahan
Tabel 3.12 : Contoh status revisi prosedur tindakan pencegahan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 4 dari 63 Halaman
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 : Diagram alir penyusunan prosedur
Gambar 3.1 : Diagram alir prosedur pengendalian dokumen
Gambar 3.2 : Diagram alir prosedur pengendalian rekaman
Gambar 3.3 : Diagram alir prosedur internal audit
Gambar 3.4 : Diagram alir prosedur pengendalian produk tidak
sesuai
Gambar 3.5 : Diagram alir prosedur tindakan perbaikan
Gambar 3.6 : Diagram alir prosedur tindakan pencegahan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 5 dari 63 Halaman
GLOSARIUM
Mutu adalah derajat yang dicapai oleh karakteristik
yang inheren dalam memenuhi persyaratan
Persyaratan adalah kebutuhan atau harapan yang
dinyatakan, biasanya tersirat atau wajib Kepuasan
pelanggan adalah persepsi pelanggan tentang derajat telah
dipenuhinya persyaratan pelanggan
Kompeten adalah kemampuan yang dapat ditunjukkan
untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan
Sistem adalah kumpulan unsur-unsur yang saling terkait
atau interaksi
Sistem manajemen adalah sistem untuk menetapkan
kebijakan dan sasaran serta untuk mencapai sasaran itu
Sistem manajemen mutu adalah sistem manajemen
untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam
hal mutu
Kebijakan mutu adalah maksud dan arahan secara
menyeluruh sebuah organisasi yang terkait dengan mutu
seperti yang dinyatakan secara resmi oleh pimpinan puncak
Sasaran mutu adalah sesuatu yang dicari, atau dituju,
berkaitan dengan mutu manajemen
Pimpinan puncak adalah orang atau kelompok orang yang
mengarahkan dan mengendalikan organisasi pada tingkat
tertinggi
Perencanaan mutu adalah bagian dari manajemen mutu
yang difokuskan ke penetapan sasaran mutu dan
merincikan proses operasional dan sumber daya terkait yang
diperlukan untuk memenuhi sasaran mutu
Perbaikan berkesinambungan adalah kegiatan berulang
untuk meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 6 dari 63 Halaman
Pelanggan adalah organisasi atau orang yang menerima
produk
Pemasok adalah organisasi atau orang yang menyediakan
produk
Pihak berkepentingan adalah orang atau kelompok yang
memiliki kepentingan pada kinerja atau keberhasilan
organisasi
Proses adalah kumpulan kegiatan saling terkait atau
berinteraksi yang mengubah masukan menjadikeluaran
Produk adalah hasil suatu proses
Prosedur adalah cara tertentu untuk melaksanakan suatu
kegiatan atau proses
Mampu telusur adalah kemampuan untuk menelusur
riwayat, aplikasi atau lokasi sesuatu yang sedang
dipertimbangkan
Kesesuaian (conformity) adalah dipenuhinya suatu
persyaratan
Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhinya suatu
persyaratan
Cacat adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan
berkaitan dengan pemakaian yang dimaksudkan atau
ditentukan
Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk
menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang potensial
atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki
Tindakan korektif tindakan menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak
dikehendaki.
Koreksi adalah tindakan menghilangkan ketidaksesuaian
yang ditemukan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 7 dari 63 Halaman
Perbaikan adalah tindakan pada produk yang tidak sesuai
untuk menjadikannya sesuai dengan pemakaian yang
dimaksudkan
Konsesi adalah izin memakai atau melepas produk yang
tidak memenuhi persyaratan (3.1.2) yang ditentukan
Manual (Pedoman) mutu adalah dokumen (3.7.2) yang
merincikan sistem manajemen
Rekaman adalah dokumen yang menyatakan hasil yang
dicapai atau memberi bukti pelaksanaan kegiatan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 8 dari 63 Halaman
TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Tujuan Pembelajaran Umum
Peserta mampu menyusun prosedur mutu untuk
memenuhi persyaratan SNI ISO 9001:2008.
2. Tujuan Pembelajaran khusus
a. Peserta mampu menyusun prosedur pengendalian
dokumen
b. Peserta mampu menyusun prosedur pengendalian
rekaman
c. Peserta mampu menyusun prosedur audit internal
d. Peserta mampu menyusun prosedur pengendalian
produk tidak sesuai
e. Peserta mampu menyusun prosedur tindakan perbaikan
f. Peserta mampu menyusun prosedur tindakan
pencegahan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 9 dari 63 Halaman
BAB I
PENDAHULUAN
A. Pengertian Prosedur
Apa yang dimaksud dengan Prosedur Mutu? Prosedur adalah
pernyataan tentang apa yang akan dilakukan, kapan akan
dilakukan, dan oleh siapa. Prosedur ini adalah satu set
instruksi dan maksud bahwa siapa pun di lembaga dapat
mengikuti. Prosedur ini merupakan cara tertentu untuk
melaksanakan proses, satu set yang jelas, petunjuk bahwa
staf dapat merujuk untuk membantu memahami dan
melakukan pekerjaan sehari-hari mereka dengan cara yang
efisien dan berulang.
ISO 9001 mengatakan bahwa hanya persyaratan tertentu
dalam sistem manajemen mutu harus memiliki prosedur
terdokumentasi, persyaratan prosedur lain tergantung pada
ukuran dan kompleksitas proses dan sistem secara
keseluruhan serta kompetensi staf.
Salah satu dokumen pada Sistem Manajemen Mutu (SMM)
ISO 9001:2008 bernama Prosedur, yaitu dokumen yang berisi
informasi tentang proses operasional yang harus dijalankan
untuk menyelesaikan suatu kegiatan secara taat asas.
Bersifat lintas fungsi, melibatkan lebih dari satu bagian /unit
kerja.
Dalam konteks ISO 9001 prosedur diperlukan bila :
1. Dipersyaratkan oleh standar
2. Suatu proses akan berpengaruh secara signifikan
terhadap mutu dan kepuasan pelanggan
3. Suatu proses berpotensi menimbulkan masalah.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 10 dari 63
Halaman
Sedemikian pentingnya prosedur pada SMM, menjadikan
prosedur harus dikendalikan. Pengendalian adalah menjaga
proses agar dapat mencapai tujuan yang ditetapkan dengan
mencegah terjadinya penyimpangan dan bila terjadi
penyimpangan maka harus dilakukan tindakan koreksi. Jadi
tujuan penyusunan prosedur adalah memastikan proses
berjalan secara terkendali dan sistem pengendaliannya
dijalankan secara konsisten.
B.Prinsip Penulisan Prosedur
Baik tidaknya suatu prosedur tidak dinilai dari tebal tipisnya,
atau sedikit banyaknya halaman, melainkan dari manfat dan
efektivitas penggunaannya. Prosedur yang sarat narasi selain
sulit dipahami juga akan membuat penggunanya tidak
tertarik untuk menelaah isinya. Prosedur yang tidak
digunakan mengindikasikan bahwa prosedur tersebut tidak
praktis.
Prosedur yang baik adalah yang singkat, padat dan jelas
serta memuat peta pengendalian di dalamnya yang
menjelaskan bagaimana suatu proses seharusnya dijalankan
agar hasilnya bisa efektif secara konsisten.
Agar suatu prosedur memiliki daya tarik maka pembuatanya
perlu memperhatikan prinsif-prinsif komunikasi. Komunikasi
adalah masalah siapa, menyampaikan apa, kepada siapa,
menggunakan media apa. Untuk itu Prosedur harus
menjelaskan :
1. Apa yang harus dikerjakan,
2. Bagaimana mengerjakannya
3. Siapa yang harus mengerjakan
4. Kapan harus dikerjakan
5. Dimana mengerjakannya
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 11 dari 63
Halaman
Ikhtisar :
Agar suatu prosedur memiliki daya tarik maka
pembuatannya perlu memperhatikan prinsif-prinsif
komunikasi
C.Prosedur-Prosedur Wajib
Dari persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dapat
diketahui bahwa apabila ada pernyataan harus ada prosedur
terdokumentasi, maka prosedur tersebut wajib dibuat oleh
lembaga yang akan menerapkan ISO 9001. Dari persyaratan ISO
9001:2008 didapatkan enam prosedur yang wajib dibuat,
didokumentasikan, diterapkan dan dipelihara. Keenam Prosedur
tersebut adalah :
1. Prosedur Pengendalian Dokumen (klausul 4.2.3)
Sebuah prosedur tertulis untuk mengontrol persetujuan dan
persetujuan kembali dari prosedur sebelum diterbitkan serta
memastikan bahwa status revisi saat ini akan ditampilkan.
Untuk memastikan bahwa dokumen yang dibaca dan versi
saat ini tersedia pada saat penggunaan. Selain itu juga
memastikan bahwa dokumen yang kadaluarsa dikendalikan
dan dokumen dari pihak eksternal seperti pelanggan juga
terkendali
2. Prosedur Pengendalian Rekaman/Catatan (klausul 4.2.4)
Sebuah prosedur untuk mengendalikan identifikasi,
penyimpanan, perlindungan, pengambilan, retensi dan
pemusanahan catatan/rekaman
3. Prosedur Audit Internal (klausul 8.2.2)
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 12 dari 63
Halaman
Suatu prosedur untuk menentukan program audit yang
direncanakan untuk memastikan bahwa proses lembaga
memenuhi kedua persyaratan ISO 9001 dan kebutuhan
perundangan. Juga untuk pelaporan, tindak lanjut dan
catatan/rekaman dari audit tersebut.
4. Pengendalian Produk Tidak Sesuai (klausul 8.3)
Sebuah prosedur untuk memastikan bahwa produk yang
tidak sesuai tidak digunakan dan diambil tindakan.
5. Prosedur Tindakan Koreksi/Perbaikan (klausul 8.5.2)
Sebuah prosedur tertulis untuk memastikan bahwa akar
penyebab dari masalah diidentifikasi dan tindakan yang
diambil untuk memperbaikinya, tindakan harus diverifikasi
untuk memastikan efektivitasnya.
6. Prosedur Tindakan Pencegahan (klausul 8.5.3)
Sebuah prosedur tertulis serupa dengan tindakan korektif
tetapi organisasi harus mengambil langkah-langkah untuk
mengidentifikasi masalah POTENSI dan menghilangkan
potensi kegagalan sebelum masalah terjadi.
Kebutuhan prosedur diluar dari yang telah diwajibkan setiap
organisasi tidak sama. Hal ini disebabkan adanya perbedaan
tingkat kerumitan proses-proses dan hubungan interaksi satu
sama lain serta besar-kecilnya organisasi.
Ikhtisar:
Prosedur adafah informasi tentang proses operasional
yang harus dijalankan untuk menyelesaikan suatu
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 13 dari 63
Halaman
kegiatan secara taat asas. Bersifat lintas fungsi,
melibatkan lebih dari satu bagian.
Tujuan pembuatan prosedur adalah memastikan proses
berjalan secara terkendali
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 14 dari 63
Halaman
BAB II
PENYUSUNAN PROSEDUR
A.Cara Penyusunan Prosedur
1. Identifikasi proses
Untuk mempermudahkan pembuatan Prosedur, sebaiknya
buat lebih dahulu diagram alir dari prosedur tersebut,
untuk membuatnya ikuti diagram alir berikut ini :
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 15 dari 63
Halaman
Tentukan nama Prosedur wajib mana
akan dibuat
Fahami isi klausul dari prosedur yang akan dibuat
Identifikasi persyaratan yang diminta dalam klausul
Rumuskan proses-proses yang harus ada
Susun diagram alir dari proses awal s.d proses akhir
Gambar 2.1 : Diagram alir penyusunan prosedur
2. Cara penulisan
Prosedur ditulis untuk kalangan luas. Oleh karena itu harus
diusahakan penulisannya mudah dimengerti. Untuk
membuat posedur di bawah ini terdapat pedoman
penulisannya :
o Gunakan kata-kata yang sederhana. Perkataan sehari-
hari lebih baik dari pada menggunakara kata yang
baku, tetapi banyak orang yang tidak mengerti.
o Hindarkan pemakaian kata atau susunan kalimat yang
bermakna ganda (multi tafsir)
o Susunan kalimat singkat dan jelas. Hindarkan kalimat
yang terlalu panjang. e Format huruf (cetak tebal, cetak
miring, bergaris bawah atau pemilihan bentuk huruf
tertentu) dapat memberikan tekanan pada pengertian
yang perlu diperhatikan.
o Sistem penomoran proseuur dapat dilakukan sesuai
dengan kelaziman organisasi
Jika memisahkan prosedur dan instruksi kerja, prosedur sendiri
bisa sangat sederhana, prosedur bisa hanya harus berisi jumlah
yang tepat dari informasi bagi orang yang melakukan pekerjaan
yang harus dilakukan secara efisien dan dengan cara yang
terbaik. Bagi orang yang berkualitas tinggi, terlatih,
berpengalaman, atau proses yang sangat sederhana dan jelas
maka mungkin tidak ada kebutuhan untuk prosedur sama
sekali.
3. Identifikasi
Setiap Prosedur harus dilengkapi dengan identifikasi antara
lain:
1. Logo sekolah dan nama XXXXXXXXXXDisusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 16 dari 63
Halaman
2. Judul Prosedur
3. Nomor Prosedur
4. Nomor Revisi Prosedur
5. Tanggal Penerbitan Prosedur
6. Nomor dan Jumlah Halaman Prosedur
7. Keterangan: 1 s/d 6 dicantumkan dalam bentuk header
disetiap halaman
Con toh I den t i f i kas i :
Logo Sekolah
Nama Sekolah
Disusun Oleh :
Nomor : ...........
Nama Prosedur
Edisi : ...........Revisi : ............Berlaku sejak : ............
Halaman : ... dari .... HalamanSemboyan
4. SIMBOL UNTUK PEMBUATAN BAGAN ALIR DOKUMEN (DOCUMENT FLOWCHART)
Tabel 2.1 : Simbol pembuatan bagan alir
Simbol Keterangan
Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen dicantumkan di tengah simbol. Contoh dokumen yang digambarkan dengan simbol ini adalah: faktur penjualan, surat order pembelian, cek, bukti memorial, bukti kas keluar (voucher), surat permintaan dan pengeluaran barang gudang, faktur dari pemasok, dan bukti kas masuk. Bagan alir harus menunjukkan dengan jelas dari mana suatu dokumen masuk ke dalam sistem dan ke mana (sistem lain) dokumen keluar dari sistem.
Dokumen dan tembusannya. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 17 dari 63
Halaman
Berbagai dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket. Nama dokumen dituliskan di dalam masing-masing simbol dan nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas simbol dokumen yang bersangkutan. Simbol dalam contoh tersebut menggambarkan faktur penjualan lembar ke-3 dilampiri dengan surat order penjualan lembar ke-1 dan surat muat.
Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatar akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Nama catatan akuntansi dicantumkan di dalam simbol ini. Catatan akuntansi yang digambarkan dengan simbol ini adalah: jurnal, buku pembantu, dar buku besar.Penghubung pada halaman yang sama. (on-page connector). Dalam menggambarkan bagan alir, arus dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Karena keterbatasan ruang halaman kertas untuk menggambar, maka diperlukan simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama. Dengan memperhatikan nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung pada halaman yang sama, dapat diketahui aliran dokumen dalam sistem akuntansi yang digambarkan dalam bagan alirAkhir arus dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut
Awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman yang sama, yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut.
Penghubung pada halaman yang berbeda (off-page connector). Jika untuk menggambarkan bagan alir suatu sistem akuntansi diperlukan lebih dari satu halaman, simbol ini harus digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan lainnya. Nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung menunjukkan bagaimana bagan, alir yang tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bagan alir yang tercantum pada halaman yang lain.
Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan, memeriksa dan berbagai jenis kegiatan klerikal yang lain. Uraian singkat kegiatan manual dicantumkan di dalam simbol ini
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 18 dari 63
Halaman
Arsip sementara. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen, seperti aimari arsip dan kotak arsip. Terdapat dua tipe arsip dokumen: arsip sementara dan arsip permanen. Arsip sementara adatah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut di masa yang akan datang untuk keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut. Untuk menunjukkan urutan pengarsipan dokumen digunakan simbol berikut ini:
A = menurut abjad
N = menurut nomor urut
T = kronologis, menurut tanggal
Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan
On-line computer process. Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line. Nama program ditulis di dalam simbol.
Keying (typing, verifying). Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal.
Pita magnetik (magnetic tape). Simbol ini menggambarkan arsvc komputer yang berbentuk pita magnetik. Nama arsip ditulis di dalam simbo
On-line storage. Simbol ini menggambarkan arsip komputer ya berbentuk on-line (di dalam memory komputer).
Keputusan. Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis di dalam symbol
Garis alir (flowline). Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah tidak digambarkan jika arus dokumen mengarah ke bawah clan ke kanan. Jika arus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri, anak panah perlu dicantumkan.
Persimpangan garis alir. Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan ke dua garis tersebut.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 19 dari 63
Halaman
Ya
Tidak
Pertemuan garis alir. Simbol ini digunakan pka dua garis alir bertemu clan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya
Mulai/berakhir (terminal). Simbul ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu system yang digambarkan
Keterangan/komentar. Simbol ini dipakai untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.
B.Sistematika Penyusunan Prosedur
Prosedur tidak mempunyai bentuk tertentu ada banyak cara,
bentuk, yang banya digunakan adalah metode 6 bagian
dengan urutan sebagai berikut :
1. Diagram Alir
memperlihatkan bagaimana suatu proses harus dijalankan
malai dari awal sampai akhir.
2. Tujuan
Isi dari “Tujuan” Prosedur adalah menjelaskan atau
menggambarkan sasaran kerja secara singkat dan jelas
dari obyek yang akan dibuat prosedurnya dan pertanyaan
yang diperlukan untuk menjawab tujuan dari prosedur dan
instruksi kerja adalah “mengapa” dokumen ini
diperlukan.Tanggung jawab memuat pihak-pihak yang
bertanggung jawab dan berwenang dari setiap proses
yang ada dalam prosedur
3. Ruang Lingkup
Isi dari “Ruang Lingkup” Prosedur adalah menjelaskan
ruang gerak dari prosedur yang akan dilaksanakan, dan
pertanyaan yang diperlukan untuk menjawab isi pada
Ruang Lingkup ini adalah:
dimanakah prosedur ini diberlakukan,
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 20 dari 63
Halaman
siapakah yang akan menggunakan,
apakah ada keterkaitan dengan Bidang lainnya
(interface).
4. Definisi
Isi dari “Definisi” adalah penjelasan kalimat didalam
prosedur yang tidak dimengerti atau istilah yang tidak
lazim atau mempunyai arti khusus atau istilah bahasa
asing yang sulit dimengerti Prosedur
isi prosedur yang sebenarnya mengenai tindakan-tindakan
personil dan daerah kerja suatu aktifitas (what, who,
when, where)
5. Referensi
Referensi Prosedur adalah daftar pustaka yang digunakan
atau berkaitan dengan penyusunan Prosedur tersebut
seperti: spesifikasi, standar atau dokumen lainnya yang
diacu oleh manajemen
6. Prosedur
Isi dari Prosedur dan Instruksi Kerja adalah penjelasan
langkah-langkah yang harus diikuti atau dilaksanakan
untuk mencapai atau menyelesaikan apa yang telah ditulis
pada tujuan Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut
7. Lampiran-lampiran :
Lampiran dari Prosedur dan Dokumen Terkait dari
Instruksi Kerja bila diperlukan untuk memperkuat
prosedur dan instruksi kerja.
Lampiran dapat berupa :
Keterangan-keterangan yang diperlukan,
Gambar, diagram alir yang diperlukan untuk
menjelaskan Prosedur dan Instruksi Kerja,
Formulir yang diperlukan untuk merekam kegiatan yang
disyaratkan oleh Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut..
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 21 dari 63
Halaman
BAB III
CONTOH PROSEDUR WAJIB
A. Prosedur Pengendalian Dokumen
Di bawah ini diberikan contoh prosedur pengendalian
dokumen
1. Lembar pengesahan
Tabel 3.1 : Contoh lembar pengesahan
NAMA JABATANTANDA
TANGANTANGG
ALDISUSUN
DIPERIKSA/Diverifikasi
Wakil Manajemen
Mutu (WMM)
DISAHKANKEPALASekolah
2. Status Revisi
Tabel 3.2 : Contoh status revisi
NoRevi
si
No.Halam
anBagian yang direvisi Disetujui
OlehTanggal
1 2 Tulis hasil revisinya WMM
Pengendali
Dokumen
----------------------------
---Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 22 dari 63
Halaman
Nama orang
3. Daftar Isi
Isi dari prosedur mutu pengendalian dokumen sebagai
berikut:
DAFTAR ISI
hal
Halaman Judul …………………………………………………
1
Status Revisi …………………………………………………….
2
Daftar Isi ………………………………………………………..
3
Dagram Alir ……………………………………………………..
4
1. Tujuan ………………………………………………………..
5
2. Ruang Lingkup ………………………………………………
5
3. Referensi ……………………………………………………...
5
4. Definisi ………………………………………………………..
5
5. Prosedur ………………………………………………………
6
6. Lampiran/Dokumentasi …………………………………….
14
4. Diagram alir
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 23 dari 63
Halaman
Diagram alir prosedur pengendalian Dokumen seperti
berikut:
Gambar 3.1 : Diagram alir prosedur pengendalian dokumen
5. Tujuan :
Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengelolaan
dan pengendalian Dokumen yang berhubungan dengan
Sistem Manajemen Mutu, sehingga dokumen-dokumen
tersebut dapat dikendalikan dengan baik sebelum dan
setelah penerbitannya.
6. Ruang Lingkup :
Prosedur ini dipakai untuk semua Unit Kerja dan untuk
semua dokumen-dokumen Sistem Manajemen Mutu yang
berasal dari SMK.....
7. Referensi / Acuan :
• Dokumen SNI ISO 9001:2008
• Dokuemn SNI ISO 9000:2005
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 24 dari 63
Halaman
Identifikasi Dokumen
Pemilihan Dokumen
Dokumen Dikendalik
an
Dokumen Tidak
Terkendali
Cap warna hijau
Cap warna merah
Dokumen Dibuat Terjilid/ dalam
ordnerDiberi Tanda
Daftar Dokumen
• Pedoman Mutu – Pengendalian Dokumen Klausal 4.2.3
8. Definisi :
Master Dokumen
Adalah naskah dokumen asli dokumen lengkap dengan
tanda-tanda keabsahan, tetapi tanpa tanda cap
dikendalikan.
Dokumen Mutu
Meliputi Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja
dan Form atau formulir
Dokumen Terkendali
Dokumen yang telah diberi cap warna hijau dan
apabila terjadi perubahan terhadap dokumen maka
WMM berkewajiban memberikan revisi yang terbaru
dan memastikan dokumen lama telah ditarik.
Dokumen Tidak Terkendali
Adalah dokumen yang didistribusikan dengan tujuan
sebagai informasi dan apabila terjadi perubahan /
revisi terhadap dokumen WMM tidak berkewajiban
untuk memberikan revisi yang terbaru. Dokumen
diberi cap warna merah dan ditulis tidak terkendali.
9. Prosedur
9.1 Tanggung Jawab Pengendalian
Tanggung jawab untuk pemeriksaan dan pengendalian
dokumen serta wewenang untuk menyetujui dirincikan
dalam Tabel Pengendalian Dokumen sebagai berikut
9.2. Identifikasi Dokumen
9.2.1.Salinan Pedoman Mutu berstatus COPY TERKENDALI
diidentifikasikan dengan no.urut, garis miring (/), kode unit
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 25 dari 63
Halaman
kerja penerima, garis miring (/), huruf PM, garis miring (/),
tahun terbit, tanda sambung (-) dan bulan terbit.
Contoh : 04/WH/PM/12-05
04 : Nomor urut
WH : Waka Humas
PM : Pedoman Mutu
12 : Tahun terbit 2012
11 : Bulan terbit Nopember
9.2.2. Prosedur Operasi Standar diidentifikasikan dengan
kode huruf POS spasi, diikuti nomor yang terdiri atas digit
awal dari nomor Klausul Pedoman Mutu yang bersangkutan.
Contoh : POS 4.2.3 – PENGENDALIAN DOKUMEN.
POS : Menyatakan Prosedur Operasi Standar
4.2.3. : Nomor Prosedur berdasarkan nomor pada
Pedoman Mutu .
Judul : PENGENDALIAN DOKUMEN.
9.2.3.Instruksi Kerja diidentifikasikan dengan kode IK, spasi,
nomor POS yang bersangkutan, sebuah titik (.), unit kerja
yang menerbitkan, sebuah titik (.), dan nomor urut dan
judul.
Contoh : IK 4.2.3. AGR.1 – METODE PENGENDALIAN
REKAMAN
IK : Menyatakan Instruksi Kerja
4.2.3. : Berasal dari POS 4.2.3 –Pengendalian
Dokumen
AGR : Unit Kerja yang menerbitkan (Agronomi)
1 : Nomor urut
Judul : METODE PENGENDALIAN REKAMAN
9.2.4. Formulir diidentifikasikan dengan kode F, spasi
diikuti nomor POS yang bersangkutan, sebuah titik (.), unit
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 26 dari 63
Halaman
kerja yang menerbitkan, sebuah titik (.), nomor urut, dan
judul.
Contoh : F 4.2.3. AGR.7 – DAFTAR FORMULIR.
F : Menyatakan Formulir
4.2.3. : Nomor POS yang bersangkutan
AGR : Unit Kerja yang menerbitkan (Agronomi)
7 : Nomor urut formulir dari POS dan Unit Kerja
terkait
Judul : DAFTAR FORMULIR
9.2.5.Dokumen Pendukung, diidentifikasikan sesuai nomor,
tanggal dan judulnya
9.2.6.Dokumen Luar / referensi diidentifikasikan menurut
aturan yang berlaku di SMK .....
9.3. Metode Pengendalian Dokumen
9.3.1. Status Terkendali
• Dokumen terkendali diberi stempel COPY TERKENDALI
berwarna hijau. Dokumen induk/master tidak
distempel karena digunakan sebagai copy master.
• Dokumen terkendali harus selalu dilakukan verivikasi
dan revisi apabila diperlukan perubahan, sedangkan
dokumen lama ditarik kembali untuk dimusnahkan.
• Dokumen yang tidak berlaku lagi tetapi perlu
disimpan sebagai referensi harus distempel dengan
kode “ KADALUWARSA “
9.3.2.Status Edisi dan Revisi
• Edisi diberi kode huruf besar (A,B,C, dst). Edisi baru
membatalkan dan menggantikan semua edisi dan revisi
sebelumnya.
• Revisi diberi nomor angka (1,2,3,4 dst) dan tanggal
sampai ada edisi baru yang mencakup semua
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 27 dari 63
Halaman
perubahan. Revisi baru membatalkan revisi
sebelumnya.
• Setiap halaman yang direvisi harus diidentifikasi dengan
kode edisi, nomor revisi, tanggal revisi, nomor halaman
dan jumlah halaman.
9.3.3.Prosedur Revisi
Usulan Revisi dokumen harus ditinjau dan kemudian harus
disahkan oleh pihak yang berwenang sesuai prosedur yang
telah ditetapkan. Nota perubahan / revisi (status dafatar
revisi) harus disimpan/dipelihara oleh WMM.
9.4. Pengendalian dan Pengesahan Dokumen
9.4.1.Pengendalian dan Pengesahan Pedoman Mutu.
• WMM bertanggung jawab atas penyusunan dan penerbitan
Pedoman Mutu sebelum diterbitkan berkas asli dan semua
salinan Pedoman Mutu hjarus diperiksa oleh WMM dan
Disahkan oleh Kepala SMK ..... Revisi pada Pedoman Mutu
disahkan oleh Kepala SMK .... setelah ditinjau oleh WMM.
• Pengendalian Pedoman Mutu dilakukan oleh WMM dengan
menggunakan :
1). Lembar Pengendalian Dokumen “Pedoman Mutu”
Yang berisi kode edisi, revisi ke, klausul, nomor dan
jumlah
halaman uraian revisi, disetujui dan tanggal revisi
2). Daftar Pemegang Salinan Terkendali Pedoman Mutu.
Memuat nomor urut, nomor salinan, unit kerja
pemegang salinan (copy) terkendali, kode bagian,
nama dan tanda tangan penerima dan tanggal terima.
Semua salinan Pedoman Mutu yang dibagikan kepada
yang menerima dan berkepentingan diberi cap COPY
TERKENDALI dan nomor sesuai dengan nomor yang
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 28 dari 63
Halaman
tercantum pada Daftar Pemegang Salinan Terkendali
“Pedoman Mutu”
3). Nota Perubahan.
Usulan revisi Pedoman Mutu dapat diajukan oleh
semua anggota unit kerja, diperiksa oleh kepala unit
kerja dan WMM dan harus disetujui oleh Kasek. Setelah
revisi disetujui oleh Kasek, revisi Pedoman Mutu
dilakukan oleh WMM.
Berkas Pedoman Mutu yang asli disimpan oleh WMM
(sebagai copy master).
Pedoman Mutu atau bagian Pedoman Mutu yang
sudah kadaluwarsa harus dikeluarkan dari tempat
penyimpanan untuk dimusnahkan.
Apabila salinan Pedoman Mutu yang telah kadaluwarsa akan
disimpan, maka salinan tersebut dicap ‘KADALUWARSA”
berwarna merah.
9.4.2.Pengendalian dan Pengesahan Prosedur Operasi
Standar (POS)
• Penyusunan POS dilakukan melalui koordinasi antara
WMM dengan Perwakilan Unit Kerja.
• Berkas POS yang asli dan revisinya disahkan oleh
WMM.
• Pengendalian POS dilakukan oleh WMM dan
didelegasikan kepada Kepala Unit Kerja sesuai
dengan bidangnya dan yang menggunakan.
1). Daftar POS yang berisi nomor identifikasi, Judul
POS, jumlah
halaman, kode terbitan, nomor revisi dan tanggal
revisi.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 29 dari 63
Halaman
2). Lembar Pengendalian POS, berisi nomopr
identifikasi, judul
POS, jumlah halaman, uraian revisi
disetujui/disahkan oleh dan tanggal revisi
3). Daftar Pemegang Salinan Terkendali POS, yang
berisi nomor
salinan, nomor identifikasi, judul POS, jumlah
halaman, kode
edisi, nomor revisi, tanggal revisi, unit kerja
penerima, dan
tanggal terima.
Semua salinan POS yang dibagikan kepada yang
berkepentingan diberi cap COPY TERKENDALI dan
nomor sesuai dengan nomor yang tercantum
pada Daftar Pemegang Salinan (Copy)
terkendali POS.
4). Nota Perubahan.
Usulan revisi POS dapat diajukan oleh semua
anggota Unit Kerja diperiksa oleh Kepala Unit Kerja
dan WMM dan Perwakilan Unit Kerja dan
harus disetujui oleh WMM. Setelah usulan revisi
disetujui WMM, revisi POS dilakukan Unit Kerja yang
bersangkutan.
* Berkas POS yang disimpan WMM/Perwakilan
Unit Kerja
sesuai dengan bidangnya
* POS atau bagian dari POS yang sudah
kadaluwarsa arus
ditarik ari tempat penggunaannya dan
dimusnahkan. Apabila POS yang telah kadaluwarsa
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 30 dari 63
Halaman
akan disimpan (untuk referensi), maka salinan
tersebut diberi cap Kadaluwarsa.
9.4.3.Pengendalian dan Pengesahan Instruksi Kerja (IK)
Instruksi Kerja (IK) disusun dan diterbitkan oleh Unit
Kerja yang bersangkutan
Instruksi Kerja (IK) yang asli disimpan dan revisinya
disahkan oleh Kepala Unit Kerja masing-masing.
Pengendalian dilakukan oleh Kepala Unit Kerja
masing-masing dengan menggunakan
1). Daftar Instruksi Kerja, yang berisi nomor identifikasi
IK, judul IK, nomor halaman, kode edisi, nomor
revisi dan tanggal revisi.
Unit Kerja menerbitkan Daftar Instruksi Kerja,
menyimpan aslinya dan memberikan satu salinan
yang berstatus TERKENDALI kepada WMM dan
Perwakilan Unit Kerja sesuai dengan bidangnya.
2). Nota Perubahan
Usulan revisi IK dapat diajukan oleh semua anggota
unit Kerja
diperiksa oleh Kepala Unit Kerja yang bersangkutan
dan harus disetujui oleh WMM dan
Perwakilan Unit Kerja. Setelah usulan revisi disetujui
oleh WMM dan Perwakilan Unit Kerja revisi Instruksi
Kerja (IK) dilakukan oleh Unit Kerja yang
bersangkutan. Instruksi Kerja (IK) yang sudah
kadaluwarsa harus ditarik dari tempat
penggunaannya dan dimusnahkan. Apabila salinan
IK telah kadaluwarsa akan disimpan (untuk
referensi), maka salinan tersebut harus diberi cap
KADALUWARSA.
9.4.4.Pengendalian dan Pengesahan Formulir
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 31 dari 63
Halaman
• Formulir disusun dan diterbitkan oleh Unit Kerja yang
bersangkutan.
• Formulir yang asli disimpan maupun revisinya
disahkan oleh Kepala Unit Kerja masing-masing.
• Pengendalian dilakukan oleh Kepala Unit Kerja
masing-masing dengan menggunakan :
1). Daftar Formulir, yang berisi nomor identifikasi F,
judul F, nomor halaman, kode edisi, nomor revisi
dan tanggal revisi. Unit Kerja menerbitkan Daftar
Formulir menyimpanj aslinya dan memberikan
satu salinan yang berstatus TERKENDALI kepada
WMM dan Perwakilan Unit Kerja sesuai dengan
bidangnya.
2). Nota Perubahan
Usulan revisi Formulir dapat diajukan oleh semua
anggota unit Kerja diperiksa oleh Kepala Unit
Kerja yang bersangkutan dan harus disetujui oleh
WMM dan WMMUK. Setelah usulan revisi disetujui
oleh WMM dan Perwakilan Unit Kerja revisi
Formulir dilakukan oleh Unit Kerja yang
bersangkutan.
Formulir yang sudah kadaluwarsa harus ditarik
dari tempat penggunaannya dan dimusnahkan.
Apabila salinan formulir telah kadaluwarsa akan
disimpan (untuk referensi), maka salinan tersebut
harus diberi cap KADALUWARSA
9.4.5.Pengendalian dan Pengesahan Dokumen Pendukung
• Dokumen Pendukung disusun dan diterbitkan oleh
Unit Kerja yang bersangkutan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 32 dari 63
Halaman
• Dokumen Pendukung yang asli disimpan maupun
revisinya disahkan oleh Kepala Unit Kerja masing-
masing
• Pengendalian dilakukan oleh Kepala Unit Kerja
masing-masing dengan menggunakan :
1). Daftar Dokumen Pendukung, yang
berisiidentifikasi DP, judul DP, nomor halaman,
kode edisi, nomor revisi dan tanggal revisi. Umit
Kerja enerbitkan Daftar Dokumen Pendukung,
menyimpan aslinya dan memberikan satu salinan
yang berstatus TERKENDALI kepada WMM dan
Perwakilan Unit Kerja sesuai dengan bidangnya.
2). Nota Perubahan
Usulan revisi Formulir dapat diajukan oleh semua
anggota unit Kerja iperiksa oleh Kepala Unit Kerja
yang bersangkutan dan harus disetujui oleh WMM
dan WMMUK. Setelah usulan revisi disetujui oleh
WMM dan Perwakilan Unit Kerja revisi Formulir
dilakukan oleh Unit Kerja yang bersangkutan.
Dokumen Pendukung yang sudah kadaluwarsa harus
ditarik dari tempat penggunaannya dan dimusnahkan.
Apabila salinan DP telah kadaluwarsa akan disimpan
(untuk referensi), maka salinan tersebut harus diberi
cap KADALUWARSA dengan cap warna merah.
9.4.6.Pengendalian Brosur / Leflet
• Brosur disusun dan diterbitkan oleh Waka Humas
dalam rangka menunjang kegiatan promosi.
• Sebelum diterbitkan, rancangan brosur harus
mendapat persetujuan Kepala Sekolah.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 33 dari 63
Halaman
• Pengendalian brosur dilakukan oleh Waka Humas
dengan menggunakan :
1). Daftar Brosur dengan Daftar Pengendali
Dokumen/brosur yang berisi nomor identifikasi,
judul Brosur, jumlah halaman, kode terbitan,
nomor revisi tanggal revisi, dan bentuk Brosur.
Waka Humas menyimpan naskah asli dari daftar
brosur dan memberikan satu salinannya yang
berstatus TERKENDALI.
2). Nota Perubahan
Usulan revisi brosur dapat diajukan oleh semua
anggota unit Kerja diperiksa oleh Waka Humas
dan harus disetujui oleh Kepala Sekolah. Setelah
usulan revisi disetujui, revisi brosur dilakukan
oleh Waka Humas.
9.4.7. Pengendalian dan Pengesahan Dokumen Luar
(Referensi)
• Dokumen seperti Peraturan Pemerintah, Keppres,
Kepmen, Kep.Dirjen dan dokumen-dokumen
lainnya yang digunakan sebagai referensi harus
ditinjau dan disahkan oleh WMM sebelum
penggunaannya.
• Pengendalian dokumen Luar/Referensi (Form-13)
yang berisi nomor identifikasi, judul, tempat
simpan dan keterangan pelengkap. Unit Kerja
yang menerbitkan Daftar Dokumen
Luar/Referensi menyimpan aslinya dan
memberikan satu salinannya yang berstatus
TERKENDALI kepada WMM dan Perwakilan Unit
Kerja sesuai bidangnya.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 34 dari 63
Halaman
• Dokumen luar yang disahkan sebagai referensi,
maka :
1) Harus berstempel SAH TERKENDALI,
apabila dokumen tersebut milik Unit Kerja
yang bersangkutan.
2) Apabila dokumen tersebut bukan milik Unit
Kerja yang bersangkutan (misal milik
perpustakaan), harus dibuatkan daftarnya
dan daftar tersebut distempel SAH
TERKENDALI.
• Dokumen luar/referensi yang sudah kadaluwarsa
harus ditarik dari tempet penggunaannya dan
dimusnahkan. Apabila dokumen luar/referensi
yang telah kadaluwarsa akan disimpan (untuk
referensi) maka dokumen tersebut
harus dicap TIDAK SAH.
10. Lampiran/Dokumentasi
1. Lampiran, Form-01, Daftar Distribusi Dokumen.
2. Lampiran, Form-02, Penarikan Dokumen
3. Lampiran, Form-03, Revisi Dokumen.
4. Lampiran, Form-04, Berita Acara Pemusnahan
Dokumen.
5. Lampiran, Form-05, Daftar Seluruh Dokumen.
6. Lampiran, Form-06,.Daftar Induk Dokumen
7. Lampiran, Form-07, Daftar Dokumen
8. Lampiran, Form-08, Daftar Induk Dokumen Luar.
9. Lampiran, Form-09, Daftar Dokumen
Luar/referensi.
10. Lampiran, Formulir-10, Daftar induk
Brosur/Leaflet.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 35 dari 63
Halaman
11. Lampiran, Formulir-11, Daftar Brosur/Leaflet.
B. Prosedur Pengendalian Rekaman/Catatan
Di bawah ini diberikan contoh prosedur pengendalian
rekaman
1.Lembar pengesahan
Tabel 3.3 : Contoh tabel pengesahan
NAMA JABATANTANDA
TANGANTANGG
ALDISUSUN
DIPERIKSA/Diverifikasi
Wakil Manajemen
Mutu (WMM)
DISAHKANKEPALASekolah
2.Status Revisi
Tabel 3.4 : contoh Tabel status revisi
NoRevi
si
No.Halam
anBagian yang direvisi Disetujui
OlehTanggal
1 2 Tulis hasil revisinya WMM
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 36 dari 63
Halaman
Pengendali
Dokumen
----------------------------
---
Nama orang
3. Daftar Isi
Isi dari prosedur mutu pengendalian rekaman sebagai
berikut:
DAFTAR ISI
hal
Halaman Judul …………………………………………………
1
Status Revisi …………………………………………………….
2
Daftar Isi ………………………………………………………..
3
Dagram Alir ……………………………………………………..
4
1. Tujuan ………………………………………………………..
5
2. Ruang Lingkup ………………………………………………
5
3. Referensi ……………………………………………………...
5
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 37 dari 63
Halaman
4. Definisi ………………………………………………………..
5
5. Prosedur ………………………………………………………
6
6. Lampiran/Dokumentasi …………………………………….
14
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 38 dari 63
Halaman
4. DIAGRAM ALIR
Gambar 3. Diagram alir pengendalian rekaman
5. Tujuan :
Prosedur ini disusun untuk memberikan bantuan tata cara
pengelolaan rekaman mulai dari identifikasi rekaman,
menyimpan, memelihara dan memusnahkan Rekaman-rekaman
yang digunakan dalam Sistem anajemen Mutu.
6. Ruang Lingkup :
Mencakup semua rekaman yang dapat memeberikan bukti
kesesuaian aktifitas dan hasilnya memenuhi persyaratan sesuai
Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan di SMK ......
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 39 dari 63
Halaman
IdentifikasiRekaman
Pengelompokan
Rekaman
WMM Memastikan
Rekaman
WMM dan Perwakilan Unit KerjaBertanggung jawab atas Daftar
Pengendalian Rekaman
Penetapan Masa simpan Rekaman
Penanggung jawab Rekaman harus dapat menunjukkan
apabila diperiksa
DaftarRekaman
m
Simpanan Rekaman/D
okumen
Apa rekaman
dapat ditunjukkan
Rekaman Kondisi Baik
Tidak
Ya
RekamanHasil Unjuk
Kerja
RekamanKeefektifan
sistem
7. Referensi / Acuan :
• Dokumen SNI ISO 9001:2008
• Dokuemn SNI ISO 9000:2005
• Pedoman Mutu – Pengendalian Rekaman Klausal 4.2.4
8. Definisi :
Sesuai Pedoman Mutu.
9. Prosedur
9.1 Rekaman harus dipelihara agar memberikan bukti obyektif
mengenai
kesesuaian proses diklat dan produk diklat dan
memberikan bukti effektifitas dari pelaksanaan Sistem
Manajemen Mutu.
9.2. Pengelompokan Rekaman
a. Rekaman yang menunjukkan hasil kinerja, antara lain :
1. Laporan hasil diklat
2. Laporan penilaian pemasok (Suplier)
3. Laporan pengendalian proses diklat
4. Laporan pengendalian produk diklat
5. Hasil pertemuan atau rapat rutin, bulanan di Unit
Kerja
6. Laporan kondisi peralatan atau mesin
7. Laporan lain yang relevan.
b. Dokumen yang menunjukkan keefektifan Sistem
Manajemen Mutu antara lain :
1. Laporan Hasil audit
2. Laporan Hasil Tinjauan Manajemen (Manajemen
Review)
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 40 dari 63
Halaman
9.3. Rekaman mengenai Sistem Manajemen Mutu harus
mudah dibaca dengan jelas dan diberi nomor,
tanggal, judul dan tanda tangan pembuat rekaman
yang sesuai untuk proses identifikasi.
9.4. Wakil Manajemen Mutu (WMM) dan Perwakilan Unit
Kerja harus
memastikan bahwa semua rekaman yang diperlukan
pada operasional Sistem Manajemen Mutu dipelihara
dengan baik dengan mengatur tempat penyimpanan,
penanggung jawab serta mempergunakan alat atau
metode yang memudahkan untuk menemukan bukti
rekaman pada saat rekaman tersebut dibutuhkan
9.5. Sesuai dengan hal tersebut di atas, maka WMM harus
mendapatkan salinan daftar rekaman dari bagian-
bagian unit kerja. WMM dan Perwakilan Unit Kerja
bertanggung jawab atas pengendalian daftar
rekaman.
9.6. Masa simpan rekaman dengan mengingat factor-
faktor antara lain peraturan pemerintah, jenis
rekaman, persyaratan pelanggan dan pedoman masa
simpan yang disepakati dan ditetapkan oleh WMM.
9.7 Pemegang dokumen rekaman yang disebutkan pada
daftar rekaman harus bertanggungjawab bahwa
rekaman-rekaman yang ditentukan benar-benar
dipelihara selama masa simpan.
9.8 Pemegang dokumen /rekaman bertanggung jawab
bahwa bila rekaman diperlukan, dapat segera
menunjukkan dan memelihara dengan metode yang
baik.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 41 dari 63
Halaman
9.9 Semua rekaman ditetapkan batas minimal masa simpan
sesuai dengan jenis rekaman dan peraturan yang berlaku
dan tetap dijaga pemeliharaannya.
9.10Bila rekaman berupa dokumen kontrak, maka rekaman
harus tersedia bagi pelanggan (customer).
9.11Sesudah masa simpan terlampaui, maka pemegang
dokumen rekaman bertanggungjawab untuk menetapkan
tindakan seperti pemusnahan atau sebagai referensi
terhadap rekaman tersebut.
10. Lampiran/Dokumentasi
1. Lampiran 1 – Format daftar rekaman pada Unit Kerja
2. Lampiran 2 – Format daftar Induk Rekaman
C. Prosedur Internal Audit
Di bawah ini diberikan contoh prosedur Internal Audit
1.Lembar pengesahan
Tabel 3.5 : Contoh lembar pengesahan
NAMA JABATANTANDA
TANGANTANGG
ALDISUSUN
DIPERIKSA/Diverifikasi
Wakil Manajemen
Mutu (WMM)
DISAHKANKEPALASekolah
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 42 dari 63
Halaman
2.Status Revisi
Tabel 3.6 : contoh status revisi
NoRevi
si
No.Halam
anBagian yang direvisi Disetujui
OlehTanggal
1 2 Tulis hasil revisinya WMM
Pengendali
Dokumen
----------------------------
---
Nama orang
2. Daftar Isi
Isi dari prosedur mutu internal audit sebagai berikut:
DAFTAR ISI
hal
Halaman Judul …………………………………………………
1
Status Revisi …………………………………………………….
2
Daftar Isi ………………………………………………………..
3
Dagram Alir ……………………………………………………..
4
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 43 dari 63
Halaman
1. Tujuan ………………………………………………………..
5
2. Ruang Lingkup ………………………………………………
5
3. Referensi ……………………………………………………...
5
4. Definisi ………………………………………………………..
5
5. Prosedur ………………………………………………………
6
6. Lampiran/Dokumentasi …………………………………….
14
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 44 dari 63
Halaman
3.Diagram Alir internal Audit
Tidak
Ya
Gambar 3.4 : Diagram alir internal audit
4. Tujuan :
Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara
melaksanakan kegiatan internal audit.
5. Ruang Lingkup :
Prosedur ini dipakai untuk menjadwalkan, melaksanakan,
dan melaporkan audit serta penentuan auditor untuk
kegiatan yang dilakukan pada semua bagian itu.
6. Referensi :
Referensi / Acuan :Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 45 dari 63
Halaman
Persiapan Jadwal Audit
Pemilihan Tim
Pemberitahuan
Persiapan audit
Penyiapan Rencana Audit
Pelaksanaan
Pelaporan
Tindak lanjut Tindakan
Perbaikan Berkelanjutan
Pertemua
audit
Pertemuan Tim Pertemuan
Tindakan Koreksi
Rencana audit disepakati
Checklist Oke ?
Surat Pemberitahuan
Daftar Auditor
• Dokumen SNI ISO 9001:2008
• Dokuemn SNI ISO 9000:2005
• Dokumen ISO 9011
• Pedoman Mutu – Pengendalian Rekaman 8.2.2
7. Definisi :
a. Audit Mutu Internal (AMI)
Pengujian sistematis dan independen oleh auditor
internal untuk menentukan apakah aktifitas mutu dan
hasil yang berkaitan dapat memenuhi pengaturan yang
direncanakan dan apakah pengaturan tersebut
dilaksanakan dengan efektif sesuai guna mencapai
tujuan.
b. Auditor Internal ;
Adalah seorang yang berwenang melakukan AMI dan
mengetahui organisasi dan proses kerja di SMK .....
serta mendapat surat tugas untuk melakukan AMI
c. Ketua Auditor (Lead Auditor) ;
Auditor yang ditugasi untuk memimpin dan
melaksanakan aktivitas AMI.
d. Auditee ;
Pejabat/Staf SMK......yang bertanggung jawab terhadap
bidang kegiatan yang di audit.
e. Ketidaksesuaian (KTS) ;
Tidak dipenuhinya persyaratan sesuai dengan yang
telah ditetapkan.
f. WMM : Wakil Manajemen Mutu
g. PUK : Perwakilan Unit Kerja
h. KUK : Kepala Unit Kerja
8.Prosedur
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 46 dari 63
Halaman
9.1. Tanggung jawab dan wewenang
9.1.1. Wakil Manajemen Mutu (WMM) bertanggung jawab
terhadap pengelolaan audit internal sejak dari
perencanaan, pelaksanaan, dan dilakukannya verifikasi
tindakan koreksi yang diperlukan.
9.1.2 Seluruh karyawan SMK .... bertanggung jawab dan
berperan aktif dalam kegiatan audit internal, baik
sebagai auditor maupun sebagai auditee.
9.2 Pelaksanaan audit
9.2.1 Wakil Manajemen Mutu menyusun jadwal tahunan untuk
audit internal berdasarkan status dan pentingnya bagian
atau kegiatannya.
9.2.2 Kepala SMK .../Wakasek/Sub bagian taus/Instalasi/Unit
Kerja yang diaudit tidak boleh diaudit oleh seseorang dari
bagian tersebut.
9.2.3 Tiap auditor haruslah seseorang yang telah mendapat
pelatihan dalam hal ketrampilan mengaudit, tetapi ia
boleh didampingi oleh seseorang yang ahli dalam bidang
atau kegiatan yang diaudit. Dapat juga seorang auditor
didampingi oleh seseorang yang memang dimaksudkan
oleh institusi untuk dilatih lebih lanjut selaku auditor.
Dalam kedua kasus tersebut pendamping bukanlah
auditor dan tidak dapat bertindak selaku auditor.
9.2.4 Tiap auditor, sebelum melaksanakan audit, harus
menyiapkan sebuah cheklist untuk dipakai sebagai
rambu-rambu pada saat melaksanakan audit. Paling
lambat 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan audit, auditor
harus menghubungi wakil auditor dan menyepakati
hari/tanggal/jam pelaksanaan audit. Semua temuan
dalam audit haruslah dicatat dalam checklist, yang
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 47 dari 63
Halaman
kemudian harus dikumpulkan oleh Wakil Manajemen
Mutu sebagai salah satu rekaman pelaksanaan audit.
9.2.5 Tiap ketidaksesuaian yang ditemukan dalam
pelaksanaan audit harus dibuatkan laporannya menurut
format yang tertera di Lampiran A, laporan
ketidaksesuaian audit, yang selalu harus disertai bukti
yang dapat diverifikasi
9.2.6 Kepala Unit Kerja (KUK) atau kegiatan yang diaudit
harus menanggapi laporan ketidaksesuaian itu dan
menentukan tindakan koreksi apakah dapat
dilakukannya sendiri, tindakan koreksi apa yang akan
dilakukan dan berapa lama tindakan koreksi
terselesaikan. Tindakan koreksi juga harus melakukan
koreksi terhadap penyebab terjadinya ketidaksesuaian.
9.2.7 Apabila KUK atau personil yang diaudit tidak dapat
menentukan sendiri tindakan koreksi yang dibuat, maka
masalah tindakan koreksinya perlu dikonsultasikan
kepada WMM.
9.2.8 Jika tindakan koreksi dan jangka waktu penyelesaiannya
telah dilaksanakan Wakil Manajemen Mutu harus
mengusahakan adanya audit terhadap hasil tindakan
koreksi tersebut, untuk memastikan bahwa tindakan
koreksi telah dilaksanakan sesuai dan berjalan secera
efektif,
9.2.9 Jika hasil verivikasi tersebut menunjukkan hasil yang
negatif, maka dibuat laporan ketidaksesuaian lagi
dengan nomor laporan yang sama disertai huruf “A” di
belakangnya.
9.2.10 Jika verivikasi tersebut menunjukkan hasil yang
positif, maka Wakil Manajemen Mutu dapat menutup
laporan tersebut.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 48 dari 63
Halaman
9.2.11 WMM memasukkan semua laporan kedalam daftar
status audit.
9.2.12 Jadwal, pelaksanaan, laporan, verivikasi audit
dibuatkan rangkumannya dalam formulir seperti yang
tertera dalam Lampiran E, Rangkuman Pelaksanaan Audit
Internal.
9. Lampiran/Dokumentasi
a. Format Jadwal Audit Mutu Internal
b. Format Audit Check List
c. Formulir Laporan Audit Internal
d. Daftar Status Audit
D. Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai
Di bawah ini diberikan contoh prosedur pengendalian
produk tidak sesuai
1.Lembar pengesahan
Tabel 3.7 : contoh lembar pengesahan
NAMA JABATANTANDA
TANGANTANGG
ALDISUSUN
DIPERIKSA/Diverifikasi
Wakil Manajemen
Mutu (WMM)
DISAHKANKEPALASekolah
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 49 dari 63
Halaman
2.Status Revisi
Tabel 3.8 : Contoh status revisi
NoRevi
si
No.Halam
anBagian yang direvisi Disetujui
OlehTanggal
1 2 Tulis hasil revisinya WMM
Pengendali
Dokumen
----------------------------
---
Nama orang
3. Daftar Isi
Isi dari prosedur mutu pengendalian produk tidak sesuai
sebagai berikut:
DAFTAR ISI
hal
Halaman Judul
…………………………………………………......... 1
Status Revisi
…………………………………………………….......... 2
Daftar Isi
……………………………………………………….............
3
Dagram Alir
……………………………………………………............. 4
1. Tujuan
………………………………………………………........... 5
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 50 dari 63
Halaman
2. Ruang Lingkup
………………………………………………....... 5
3. Referensi
…………………………………………………….......... 5
4. Definisi
……………………………………………………….......... 5
5. Prosedur
………………………………………………………........ 6
6. Lampiran/Dokumentasi ……………………………………....
14
4. Diagram Alir Pengendalian Produk Tidak Sesuai
Tidak
Ya
Gambar 3.5 : Diagaram alir pengendalian produk tidak sesuai
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 51 dari 63
Halaman
Nama Peserta
Identifikasi Jasa Diklat
Verifikasi Kegiatan Diklat
Daftar Kegiatan
Identifikasi Ketidak
sesuaian
Fasilitator/
Nara Sumbe
r
Aktifitas Diklat : Jadwal
PelaksanaanMateri DiklatBahan PraktekFasilitas Pelaksanaan
ApakahSesuai?
Tindakan Koreksi
Proses Diklat Dapat
berjalan
5. Tujuan :
Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengendalian
produk/jasa diklat yang tidak sesuai
6. Ruang Lingkup :
Prosedur ini dipakai untuk semua produk di semua bagian
yang menangani produk/jasa diklat dari proses
perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi.
7. Referensi / Acuan :
Dokumen SNI ISO 9001:2008
Dokuemn SNI ISO 9000:2005
Dokumen ISO 9011
Pedoman Mutu – Pengendalian Rekaman 8.2.2
8. Definisi :
Produk tidak sesuai adalah produk yang tidak memenuhi
persyaratan yang telah ditetapkan.
9. Prosedur
9.1 Ketidaksesuaian dapat terjadi pada produk atau jasa
pendidikan dan pelatihan di SMK ..... adalah sebagai
berikut :
1.. Nama peserta yang dating
2. Guru / Fasilitator dan nara sumber
3. Jadwal pelaksanaan
4. Kurikulum yang diginakan
5. Bahan praktik
6. Fasilitas Pelaksanaan Diklat.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 52 dari 63
Halaman
9.2 Untuk setiap ketidaksesuaian yang terjadi dilakukan
penandaan (marking) pada lembaran administrasi
pendukungnya yang dilakukan oleh penanggungjawab
yang berwenang sebagai berikut :
1. Nama peserta dilakukan oleh ……..
2. Guru / fasilitator dan nara sumber dilakukan oleh ……
3. Jadwal pelajaran dilakukan oleh .....
4. Materi diklat dilakukan oleh ....
5. Bahan praktik dilakukan oleh ....
6. Fasilitas Diklat oleh ....
9.3 Tindakan koreksi untuk ketidaksesuaian dilakukan sesuai
dengan prosedur tindakan koreksi yang harus dilakukan
dan diketahui oleh :
1. Nama peserta ; pernyataan ketidaksesuaian dilakukan
oleh ....
2. Guru / Fasilitator / narasumber ; pernyataan
ketidaksesuaian dilakukan oleh ....
3. Jadwal pelajaran ; pernyataan ketidaksesuaian
dilakukan oleh ...
4. Materi Diklat ; pernyataan ketidaksesuaian dilakukan
oleh ....
5. Bahan praktek ; pernyataan ketidaksesuaian
dilakukan oleh ....
6. Fasilitas Diklat ; pernyataan ketidaksesuaian
dilakukan oleh ....
9.4 Semua tindakan koreksi tersebut di atas dilakukan agar
pelaksanaan Diklat yang menyimpang dan tidak sesuai
tidak dilanjutkan ke proses berikutnya sebelum adanya
tindakan koreksi.
10. Dokumentasi
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 53 dari 63
Halaman
Lampiran 1. Daftar ketidakesuaian
Lampiran 2. Daftar status permohonan Tindakan Koreksi
E. Prosedur Tindakan Perbaikan/Koreksi
Di bawah ini diberikan contoh prosedur Tindakan
Perbaikan/Koreksi
1.Lembar pengesahan
Tabel 3.9 : Contoh lembar pengesahan
NAMA JABATANTANDA
TANGANTANGG
ALDISUSUN
DIPERIKSA/Diverifikasi
Wakil Manajemen
Mutu (WMM)
DISAHKANKEPALASekolah
2. Status Revisi
Tabel 3.10 : Contoh status revisi
NoRevi
si
No.Halam
anBagian yang direvisi Disetujui
OlehTanggal
1 2 Tulis hasil revisinya WMM
Pengendali
Dokumen
----------------------------
---
Nama orang
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 54 dari 63
Halaman
3.Daftar Isi
Isi dari prosedur mutu tindakan perbaikan/koreksi
sebagai berikut:
DAFTAR ISI
hal
Halaman Judul
…………………………………………………......... 1
Status Revisi
…………………………………………………….......... 2
Daftar Isi
……………………………………………………….............
3
Dagram Alir
……………………………………………………............. 4
1. Tujuan
………………………………………………………........... 5
2. Ruang Lingkup
………………………………………………....... 5
3. Referensi
…………………………………………………….......... 5
4. Definisi
……………………………………………………….......... 5
5. Prosedur
………………………………………………………........ 6
6. Lampiran/Dokumentasi ……………………………………....
14
4.Diagram Alir Prosedur Tindakan Perbaikan/Koreksi
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 55 dari 63
Halaman
Selesai
Ya
Tidak
Ya
Gambar 3.6 : Diagram alir tindakan koreksi
5. Tujuan :
Prosedur ini disusun bertujuan untuk memastikan
diterapkannya tindakan koreksi terhadap penyebab-
penyebab ketidaksesuaian pada proses dan produk
diklat.
6. Ruang Lingkup :
Prosedur ini berlaku bagi ketidaksesuaian pada proses
dan produk diklat.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 56 dari 63
Halaman
Daftar Laporan
Ketidaksesuaian
Ka. Unit Kerja melakukan verifikasi pada bagian
ketidaksesuaian
Apakah hasil
verifikasi benar?
Penetapan tindakan koreksi
Penetapan batas waktu untuk
melakukan tindakan
WMM melakukan koordinasi
Apakahdilakukan
sesuai bataswaktu
Hasil Tindakan koreksi direkam
2.Referensi / Acuan :
Dokumen SNI ISO 9001:2008
Dokuemn SNI ISO 9000:2005
Dokumen ISO 9011
Pedoman Mutu – Pengendalian Rekaman 8.5.2
3. Definisi :
Sesuai dengan pedoman mutu.
4. Prosedur :
9.1. WMM dan Perwakilan Unit Kerja setelah
menerima laporan ketidaksesuaian dan menerima
permintaan tindakan koreksi, maka penanggung
jawab proses dan produk diklat segera mengambil
tindakan untuk meneliti dan melakukan verifikasi
terhadap bagian yang menjadi penyebab
ketidaksesuaian.
9.2. Dari hasil analisis ketidaksesuaian maka
Perwakilan Unit Kerja personil yang bertanggung
jawab dengan melakukan koordinasi dengan WMM
dan PUK untuk menentukan tindakan koreksi yang
harus diambil dalam waktu yang ditentukan.
9.3 Tindakan koreksi yang diambil didokumentasikan pada
formulir tindakan koreksi.
9.4 Setelah tindakan koreksi dilakukan dengan batas
waktu yang telah ditetapkan maka hasil tindakan
koreksi harus ditinjau oleh WMM untuk memastikan
bahwa tindakan koreksi tersebut dilaksanakan dengan
baik dan memberikan hasil yang effektif.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 57 dari 63
Halaman
9.5 Bila tindakan koreksi yang diambil tidak effektif, maka
analisis dan verifikasi harus terus dilakukan sampai
diperoleh hasil yang menuaskan.
9.6 Apabila tindakan koreksi yang memerlukan perubahan
prosedur, maka harus diinformasikan kepada WMM
dan selanjutnya WMM harus meninjau dokumen
tersebut sesuai dengan POS 4.2.3. Pengendalian
Dokumen.
9.7 Hasil tindakan koreksi yang telah selesai dan dilakukan
koreksi seperti yang diharapkan maka pada laporan
tindakan koreksi harus di “close”
5. Lampiran/Dokumentasi
1. Lampiran 1 - Formulir Tindakan Koreksi / Pencegahan
2. Lampiran 2 - Daftar Status Permohonan Tindakan
Koreksi
3. Lampiran 3 - Daftar Status Permohonan Tindakan
Koreksi
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 58 dari 63
Halaman
F. Prosedur Tindakan Pencegahan
Di bawah ini diberikan contoh prosedur Tindakan
Pencegahan
1.Lembar pengesahan
Tabel 3.11 : Contoh lembar pengesahan
NAMA JABATANTANDA
TANGANTANGG
ALDISUSUN
DIPERIKSA/Diverifikasi
Wakil Manajemen
Mutu (WMM)
DISAHKANKEPALASekolah
2. Status Revisi
Tabel 3.12 : Contoh status revisi
NoRevi
si
No.Halam
anBagian yang direvisi Disetujui
OlehTanggal
1 2 Tulis hasil revisinya WMM
Pengendali
Dokumen
----------------------------
---
Nama orang
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 59 dari 63
Halaman
3.Daftar Isi
Isi dari prosedur mutu tindakan perbaikan/koreksi
sebagai berikut:
DAFTAR ISI
hal
Halaman Judul
…………………………………………………......... 1
Status Revisi
…………………………………………………….......... 2
Daftar Isi
……………………………………………………….............
3
Dagram Alir
……………………………………………………............. 4
1. Tujuan
………………………………………………………........... 5
2. Ruang Lingkup
………………………………………………....... 5
3. Referensi
…………………………………………………….......... 5
4. Definisi
……………………………………………………….......... 5
5. Prosedur
………………………………………………………........ 6
6. Lampiran/Dokumentasi ……………………………………....
14
4.Diagram Alir Prosedur Tindakan Pencegahan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 60 dari 63
Halaman
Data Statistik ketidaksesuaia
n
Analiss Data ketidaksesuaian
Apakah ada penyebab
ketidak sesuaian
potensial?
Ya
Tidak
Gambar 3.7 : Diagram alir tindakan pencegahan
5.Tujuan :
Prosedur ini disusun bertujuan untuk memastikan
diterapkannya tindakan pencegahan terhadap
kemungkinan terjadinya ketidak-sesuaian potensial.
6.Ruang Lingkup :
Prosedur ini berlaku bagi ketidaksesuaian potensial yang
mungkin terjadi pada seluruh proses pada Sistem
Manajemen Mutu.
7.Referensi :
Dokumen SNI ISO 9001:2008
Dokuemn SNI ISO 9000:2005
Dokumen ISO 9011
Pedoman Mutu – Pengendalian Rekaman 8.5.3
8.Definisi :
Sesuai dengan Pedoman Mutu
9. Prosedur :
9.1 WMM dan Perwakilan Unit Kerja melakukan analisa data
statistik dari hasil laporan seksi Publikasi dan Pelaporan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 61 dari 63
Halaman
Membuat Tindakan
Pencegahan
Melakukan Verifikasi
Perekeman Hasil Verifikasi
Rekaman Tindakan
Pencegahan
tentang hasil evaluasi diklat, data keluhan pelanggan,
ketidaksesuaian pelayanan dan proses lain yang relevan.
9.2 Hasil analisa data yang tidak sesuai tersebut dianalisis
lebih lanjut untuk menetapkan factor-faktor penyebab
utama dari ketidak-sesuaian.
9.3 Hasil analisis data penyebab ketidaksesuaian dibahas
pada rapat tinjauan manajemen untuk menetapkan solusi
dan membuat tindakan pencegahan pada proses yang
sama pada kegiatan yang akan dating.
9.4 Tindakan pencegahan ditetapkan, direkam dan
didokumentasikan.
9.5 Setelah tindakan pencegahan diberlakukan sesuai dengan
batas waktu yang ditetapkan penanggung jawwab kegiatan
melakukan verifikasi apakah tindakan pencegahan yang
dilakukan cukup effektif untuk mencegah terjadinya
ketidaksesuaian yang potensial tersebut.
9.6 Hasil verifikasi tersebut direkam dan didokumentasikan.
9.7 Bila tindakan pencegahan yang diambil tidak effektif,
analisis dan tinjauan terus dilakukan sampai diperoleh hasil
yang memuaskan.
9.8 Tindakan pencegahan yang memerlukan prosedur lain,
harus disampaikan kepada WMM. Selanjutnya WMM
meninjau dokumen tersebut sesuai POS. 4.2.3. -
Pengendalian Dokumen.
10. Lampiran/Dokumentasi
1. Lampiran Form 1 – 8.5.3. Permintaan Tindakan
Pencegahan.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 62 dari 63
Halaman