บทท 4-2การประยกตใช MICROSOFT

WORD

4100103เทคโนโลยสารสนเทศในชวต

ประจำาวน

อ.พมลพรรณ ลลาภทรพนธ1/2557 สาขาวชาคอมพวเตอร มหาวทยาลย

ราชภฏยะลา

การใชงาน Microsoft Word

ตวอยาง Version 2007

2

การเรยกใช Microsoft Word• การรยกใชโปรแกรม Microsoft Word– เรยกจาก Desktop หรอ หรอจาก Shortcut– คลกทปม Start -> Programs -> Microsoft

Office -> Microsoft Office Word 2007

3

สวนประกอบของ Microsoft Word

4

สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม• Office Button ปมคำาสงเกยวกบการทำางานของแฟม/ไฟลงาน

เชน New, Open, Save, Save, As, Print, Close, ฯลฯ• Quick Access Toolbar เปนแถบเครองมอใหเรยกใชงานอยาง

รวดเรว ผใชสามารถเพมปมคำาสงทใชงานบอยๆ ไวในแถบเครองมอนได

• Title bar แถบแสดงชอโปรแกรมและชอไฟลปจจบนท คณเปดใช งานอย

• แถบ Ribbon เปนแถบทรวบรวมคำาสงตางๆ ของเมนหรอทลบาร เพอให ผใชเลอกใช งานงายขน

• Status bar แถบแสดงสถานะการทำางานปจจบนบนหนาจอ• View bar แถบแสดงมมมองเอกสารในแบบตางๆ

5

การใชงาน Ribbon• แถบ Ribbon เปนแถบทรวบรวมคำาสงหรอทล

บารสำาหรบเลอกใชงานทางลดไดโดยตรงตามไอคอนคำาสง

• สามารถเรยกใชเมนลดของแถบ Ribbon โดยทำาตามขนตอน ดงน1 .คลกขวาทปมใดกได บนแถบ Ribbon

6

การใชงาน Ribbon (ตอ)2. จะปรากฏเมนคำาสงใหเลอก ดงน

7

การพมพขอความ• เมอเขาสโปรแกรม Microsoft Office Word

ทำาการพมพเอกสารดงน– เลอนหรอคลก ณ ตำาแหนงพมพ (cursor) ท

ตองการในเอกสาร– พมพขอความ

8

การตกแตงขอความ

9

การตกแตงขอความ (ตอ)หรอคลกปม

จะปรากฏไดอะลอกบอกซของFont ใหกำาหนดรายละเอยดเพมเตม

10

การตกแตงขอความ (ตอ)แทบ Font กำาหนดชนดของตวอกษร • ชอง Latin text : เลอกชอ Font ทตองการ ใชกบ Font ภาษาองกฤษ• ชอง Complex Script : เลอกชอ Font ทตองการ ใช กบ Font ภาษา

ไทย• Font style : เลอกรปแบบของตวอกษร• Size : เลอกขนาดของตวอกษร• Font color : สของตวอกษร• Underline style : เลอกรปแบบของตวขดเสนใต• Underline color : สของเสนใต• Effects : เทคนคพเศษของตวอกษร• Preview : แสดงตวอยาง

11

การตกแตงขอความ (ตอ)แทบ Character Spacing ใชกำาหนดระยะหางระหวางตว

อกษร• Scale : ปรบอตราสวนของตวอกษร ปกตเปน 100%• Spacing : ปรบระยะหางระหวางตวอกษร– Normal แบบปกต– Expanded ขยายระยะหางระหวางตวอกษรให กวางขน– Condensed บบระยะหางระหวางตวอกษรให แคบลง

• Position : ตำาแหนงของการวางขอความ– Normal วางแบบปกต– Raised วางแบบเหลอมขน– Lowered วางแบบเหลอมลง

12

การบนทกเอกสาร1. คลกปม Save

บนแถบ Quick Access Toolbar หรอ คลกปม Office Button เลอกคำาสง Save หรอ Save As

2. จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Save

3. ทชอง Save in เลอกตำาแหนงไดร และโฟลเดอรทตองการเกบขอมล

4. ทชอง File name พมพชอไฟล คลกปม Save จะไดไฟลนามสกล .docx

13

การเกบบนทกเอกสารเปนชอไฟลอนหรอไดรฟอน

1 .คลกปม Office Button เลอกคำาสง Save As -> Word Document

2. จะปรากฏไดอะลอกบอกซของ Save As3. เลอกตามตองการ ดงรป

14

การเกบบนทกเอกสารเปนชอไฟลอนหรอไดรฟอน (ตอ)

15

การปดแฟมงานเอกสาร• กดปม Ctrl + W หรอ

16

การเปดแฟมงานใหม• กดปม Ctrl+N sinvคลกปม Office

Button เลอกคำาสง สราง (New)เลอก เอกสารเปลา

กดปม สราง

17

การเลอกชวงขอมลในเอกสาร

18

การเลอนตำาแหนงในเอกสาร

19

การจดยอหนาเอกสาร (Paragraph)

• วธท 1 จดรปแบบโดยกำาหนดจากเสนไมบรรทด (Ruler)

• วธท 2 จดรปแบบโดยการใชเมนคำาสง

20

การจดรปแบบ Paragraph จากเสนไมบรรทด (Ruler)

• ใชปรบตงระยะกนหนา ยอหนา และกนหลงอยางเรว

1 .เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ2 .นำาเมาสไปชทสญลกษณบนไมบรรทด แล ว

drag ไปวางตำาแหนงทตองการ

21

การจดรปแบบ Paragraph โดยใชเมนคำาสง

• ใชปรบการตงระยะกนหนา ยอหนา และกนหลง โดยกำาหนดตามเมน

1 .เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ2 .คลกแทบ เคาโครงหนากระดาษ (Page

Layout) -> กำาหนดรายละเอยดในแทบยอหนา (Paragraph)

• การเยอง (Indent) กำาหนดกนหนาทชองซาย (Left) หรอ กนหลงทชองขวา (Right)

• ระยะหาง (Spacing) กำาหนดระยะหางระหวางยอหนา ทชองกอน (Before) หรอหลง (After)

22

การจดรปแบบ Paragraph โดยใชเมนคำาสง (ตอ)

23

การใชงานแทบ (TAB)• ใชสำาหรบงานเอกสารทตองเวนระยะแตละชวงให

เทากน1 .กำาหนดทเสนไมบรรทด (Ruler) มสญลกษณ

ของ TAB อยดานซาย2 .คลกเลอกรปแบบของ TAB ทตองการ แลว

คลกวางตำาแหนงบนเสนไมบรรทด3 .พมพขอมล ตองการเลอนไป TAB ทตงไวกด

ปม TAB บนคยบอรด

24

การใสสญลกษณหวขอยอยและลำาดบเลข

1. เลอกชวงขอมลทตองการ2. เลอกเมนแทบหนาแรก (Home) หวขอยอหนา

(Paragraph) คลกเลอกปมทลบารทจะใชงาน

25

การสรางงานพมพแบบคอลมน• ใชจดรปแบบงานเอกสารคลายงานหนงสอพมพ ม

การแบงขอมลในเอกสารออกมากกวา 1 คอลมน เชน แผนพบ ทำาโบรชวร ฯลฯ

1 .เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ หรอถายงไมมขอมล ให คลกเปน cursor ตำาแหนงทตองการจดรปแบบ

2 .ทแทบเคาโครงหนากระดาษ (Page Layout) คลกลกศรลงของปมทลบาร เลอกจำานวนคอลมนทตองการ

26

การสรางงานพมพแบบคอลมน (ตอ)

3. การกำาหนดรายละเอยดเพมเตม คลกเลอกคำาสง

27

การสรางงานพมพแบบคอลมน (ตอ)

ตงคาไว (Presets): เลอกแบบของคอลมน• Number of columns: กำาหนดจำานวนคอลมน• Width and spacing: กำาหนดความกวางของคอลมนและระยะหาง

ระหวางคอลมน• Equal column width: กำาหนดให ความกวางทกคอลมนเทากน• Apply to: การนำาไปใช• Whole document หมดทงเอกสาร• This point forward นบจากจดท cursor อยเปนตนไป• Selected text เฉพาะชวงขอมลทเลอก ใชกบงานเอกสารทมขอมล

อยแล ว• Line between กำาหนดเสนแบงระหวางคอลมน OK

28

การแทรกรปภาพ และ Object ตางๆ

• ใชสำาหรบนำารปภาพและวตถ (Object) ใสในงานเอกสาร1. คลกแทบแทรก (Insert) จะปรากฏหวขอ ภาพประกอบ

(Illustrations)2. เลอกประเภทของรปภาพทตองการ– รปภาพ (Picture) เปนการแทรกรปภาพจากแฟมงานอน– ภาพตดปะ (ClipArt) เปนการแทรกรปภาพจากโปรแกรมทมอยแลว

คอ Microsoft ClipArt Gallery– รปราง (Shapes) เปนการวาดรปเองโดยเลอกปมเครองมอตางๆ– SmartArt เปนการสรางไดอะแกรมและแผนผงโครงสรางองคกร

(Organization Chart)– แผนภม (Chart) เปนการสรางกราฟแบบตางๆ

29

การจดการกบรปภาพ• ดบเบลคลกทรปภาพทสรางไว จะปรากฏแถบ

Ribbon ใหกำาหนดรายละเอยด

30

การสรางไดอะแกรมและแผนผงโครงสรางองคกร (Organization chart)

1. คลกแทบ แทรก (Insert) เลอกคำาสง SmartArt

2. เลอกประเภทและรปแบบยอยของ ไดอะแกรม คลกปม OK

31

การสรางไดอะแกรมและแผนผงโครงสรางองคกร (ตอ)

3. คลก Cursor แตละชอง ทำาการพมพขอความทตองการ

32

การสรางไดอะแกรมและแผนผงโครงสรางองคกร (ตอ)

4. ขณะททำางานกบไดอะแกรมหรอ Organization chart จะปรากฏแถบ Ribbon ชอ SmarArt Tools

5. การตกแตงขอความให คลกแทบ Format และจดรปแบบของไดอะแกรมให คลกแทบ Design จะปรากฏปมทลบารตางๆ ใหเลอกใชงานได ทนท

33

การสรางกราฟ (Chart)1. คลกแทบ แทรก (Insert) เลอกคำาสง แผนภม

(Chart)2. เลอกประเภทและรปแบบยอยของกราฟ คลก

ปม OK

34

การสรางกราฟ (ตอ) 3. พมพขอความและตวเลข จะไดผลลพธดงรป

4. ตองการแกไขกราฟ ใหดบเบลคลกทรปกราฟ จะปรากฏแถบ Ribbon ชอ Chart Tools คลกเลอกปมเครองมอจากแทบ Design , Layout , Format

35

การสรางขอความศลป1 .คลกแทบแทรก (Insert) เลอก ขอความศลป2 .คลกเลอกแบบ พมพขอความทตองการ คลก

OK

36

การสรางตาราง (Table)1. คลกแทบ แทรก (Insert) เลอกคำาสง ตาราง

(Table)2. เลอกจำานวนคอลมนและแถวทตองการ3. พมพขอความแตละชอง แลวกดปม Tab เพอ

เลอนชองถดไป

37

การตกแตงตาราง1. เลอกชวงขอมลในตาราง2. จะปรากฏแถบ Ribbon ชอ Table Tools3. การตกแตงตารางใหคลกแทบ Design และการ

ปรบโครงสรางตาราง4. ใหคลกแทบ Layout จะปรากฏปมทลบารตางๆ

เพอเลอกใชงาน

38

การสรางทคนหนา (Bookmark)• เปนเหมอนทคนเอกสาร ตรวจสอบงานคางไว เพอ

ตองการกลบมาทำาตอภายหลง ปองกนการลมวางานททำาคางถงสวนไหน

1. เลอกตำาแหนงในงานเอกสารทตองการสราง Bookmark

2. คลกแทบ Insert เลอกปม3. จะปรากฏไดอะลอกบอกซ

ใหพมพชอทคนหนาทตองการ จากตวอยางใช ชอ MyBookmark เสรจแลวคลกปม Add 39

การเลอน cursor ไปยง Bookmark

• หลงจากทสราง bookmark แลว ตองการกระโดดไปทำางานยง bookmark ทสรางไว ทำาตามขนตอนดงน

• 1. คลกแทบแทรก (Insert) เลอกปม/แทบ Book Mark

• 2. ดบเบลคลกทชอ bookmark ทตองการ หรอคลกชอ bookmark แลวคลกปม ไปท (Go To)

40

การใชงาน Style• Style คอการกำาหนดรปแบบขอความทตองการ

ใชงานบอยๆ สะดวกสำาหรบงานเอกสารทมขอมลหลายๆ หนา

• ซงตองการรปแบบเหมอนกน มขนตอนการทำางานดงน

• 1. เลอกชวงขอมลทตองการ• 2. แทบหนาแรก (Home) คลกเลอกแบบ

ลกษณะ (Style) จากแถบ Ribbon

41

การสรางสารบญ (Table of content)

•การกำาหนด Style เพอชวยใหจดรปแบบขอมลไดงายขนแลว ยงสามารถนำาหวขอทกำาหนด Style มาทำาเปนสารบญ •ขนตอนดงน1. คลกแทบอางอง (References)

เลอกปมแทบสารบญ2. จะปรากฏแบบของสารบญใหคลก3. ถาตองการกำาหนดรายละเอยด

เพมเตม คลกทคำาสงแทรกสารบญ

42

การกำาหนดหวและทายกระดาษ (Header and Footer)

1. คลกแทบ Insert จะปรากฏแถบ Ribbon หวขอ หวกระดาษและทายกระดาษ (Header & Footer)

2. เลอกตำาแหนงของงานเอกสารทจะใสขอความหรอรปภาพ

»Header ใสขอความหวกระดาษ»Footer ใสขอความทายกระดาษ»Page Number ใสหมายเลขหนา

3. ถาตองการกำาหนดระยะหางระหวางขอความหวกระดาษ-ทายกระดาษจากขอบกระดาษ ใหคลกแทบเคาโครงหนากระดาษ (Page Layout) ปม เลอกคำาสง ระยะขอบ

43

การปองกนเอกสาร (Protect Document)

• ใชปองกนการเปลยนแปลงงานเอกสารทมขอมลสำาคญมาก มขนตอนดงน

1 .คลกแทบ ตรวจทาน (Review) เลอกปม เลอกคำาสง จำากดการจดรปแบบและการแกไข (Restrict Formatting and Editing)

2. จะปรากฏแถบ Task Pane ดานขวา ให คลกเครองหมาย สวนของ Formatting restrictions และ Editing restrictions

44

การปองกนเอกสาร (ตอ)3. ในสวนของ กลม (Groups) เลอก Everyone

และคลกปม ขนหนาจอให 4. กำาหนดรหสผาน Password จะใสหรอไมใสกได

แลวคลกปม OK5. ทแถบ Task Pane จะแสดงขอความวาเอกสาร

ถก Protect แลว

45

การตดตามการเปลยนแปลงเอกสาร

• เมอมการสงงานเอกสารใหคนอนแกไข สามารถตรวจสอบไดวา ใครทำา การเปลยนแปลงขอมลในเอกสาร อะไรบาง โดยมขนตอนดงน

1 .ทแถบ Ribbon คลกแทบ ตรวจทาน (Review) ปมเลอกคำาสง ตดตามการเปลยนแปลง (Track Changes)

2. เมอมการเปลยนแปลงแกไขขอมล เชน ทำาการลบชวงขอมล (Delete), พมพขอมลเพม (Insert), จดรปแบบ เชน ตวหนา ตวเอยง (Format) จะแสดงเสนขดหนาบรรทดและบงบอกชวงขอมลทมการเปลยนแปลง

46

การตดตามการเปลยนแปลงเอกสาร (ตอ)

3. คลกปม หรอ เพอเลอนไปยงตำาแหนงทมการแกไข

จากนนคลกเลอก•คลกปมบนทลบารยอมรบเปนการยอมรบการเปลยนแปลง•คลกปมปฏเสธ เปนการปฏเสธการเปลยนแปลง

47

การกำาหนดงานแกไขครงสดทาย• เปนการกำาหนดใหงานเอกสารเปน Final (ไมม

การเพมเตมหรอแกไขใดๆ อก) โดยมขนตอนดงน

1. เปดแฟมงานทตองการกำาหนดเปน Final2. คลกปม Microsoft Office button (มมบน

สดดานซาย) 3. เลอกคำาสง (Prepare)4. เลอกคำาสง

48

คำาถาม

ใบเรยนร (คะแนนเกบอยางละ 5 คะแนน)

• การตงแทบ พมพกลอน• การจดตาราง ทำาใบราคาสนคา• การจดคอลมน ทำาแผนพบ• เอกสารใบเรยนรอยในไฟล Word

Processing

50