4. PERANCANGAN SISTEM PPIC 4.1. Gambaran Umum ......Proses-proses pembuatan produk lemari besi tipe...
Transcript of 4. PERANCANGAN SISTEM PPIC 4.1. Gambaran Umum ......Proses-proses pembuatan produk lemari besi tipe...
-
12 Universitas Kristen Petra
4. PERANCANGAN SISTEM PPIC
4.1. Gambaran Umum Perusahaan
PT. Mustikarama Citraperdana merupakan sebuah perusahaan yang
memproduksi lemari besi serta pintu dan ruang tahan api dan tahan bongkar. PT.
Mustikarama Citraperdana didirikan pada tahun 1993, sebagai salah satu
perusahaan swasta nasional di Indonesia. PT. Mustikarama Citraperdana bergerak
di bidang produk keamanan dan perlindungan dari bahaya kebakaran dan
pencurian terhadap barang-barang serta surat-surat berharga. PT. Mustikarama
Citraperdana memproduksi lemari besi yang bermerk dagang “SARGENTSAFE”.
Produk yang dihasilkan oleh PT. Mustikarama Citraperdana berupa lemari besi
dengan berbagai jenis, seperti lemari besi Patriot, Salvador, Document Safe,
Fireproof, dan beberapa tipe lemari besi lainnya. PT. Mustikarama Citraperdana
pada bulan Januari 2014 sampai April 2015 banyak memproduksi lemari besi tipe
Patriot terutama Patriot 2 yaitu dengan prosentase permintaan sebesar 33,67%.
Proses produksi yang terjadi di perusahaan ini mengambil contoh produk yaitu
produk Patriot 2 karena jumlah permintaan terhadap produk Patriot 2 cukup
banyak. Proses produksi untuk produk tipe Patriot 2 melalui beberapa proses.
Proses pembuatan lemari besi Patriot 2, antara lain:
Proses pemotongan.
Proses perakitan bodi.
Proses pengecoran.
Proses pemasangan pintu.
Proses pembersihan (cat dasar).
Proses pemasangan laci.
Proses pengecatan akhir (cat dempul).
Proses penyetelan akhir (stel akhir).
Proses packing.
Inspeksi akhir.
Gambar peta proses operasi untuk produksi Patriot 2 dapat dilihat pada Gambar
4.1.
http://www.petra.ac.idhttp://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classificationhttp://digilib.petra.ac.id/help.html
-
13 Universitas Kristen Petra
PETA PROSES OPERASI
NAMA PROSES
NOMOR PETA
DIPETAKAN OLEH
TANGGAL DIPETAKAN
: PROSES PRODUKSI PATRIOT 2
: 1
: Novia Veronika
: 2 Mei 2015
RINGKASAN
KEGIATAN JUMLAH
OPERASI 9
INSPEKSI 1
TOTAL 10
Gambar 4.1 Peta Proses Operasi Patriot 2
O-1
Plat Besi
Pemotongan
(Sheet Metal)
O-2
O-3
Perakitan Bodi
Pengecoran
O-4 Pemasangan Pintu
O-5Pembersihan
(Cat Dasar)
O-6 Pemasangan Laci
O-7Pengecatan Akhir
(Cat Dempul)
O-8Penyetelan Akhir
(Stel Akhir)
O-9 Packing
I-1 Inspeksi Akhir
2.700"
1.028,57"
7.200"
1.800"
720"
1.800"
1.800"
900"
450"
900"
-
14 Universitas Kristen Petra
Proses-proses pembuatan produk lemari besi tipe Patriot 2 yang terdapat pada
Gambar 4.1 dapat dijelaskan sebagai berikut:
Proses pemotongan (sheet metal), dimana dalam proses ini plat besi lembaran
akan dipotong menjadi beberapa komponen dari lemari besi.
Proses perakitan bodi, dimana dalam proses ini komponen-komponen yang
dibutuhkan dari sheet metal akan dirakit menjadi bentuk lemari besi. Proses
perakitan bodi terdiri dari 2 macam yaitu perakitan bodi dalam dan bodi luar
dari produk lemari besi.
Proses pengecoran, dimana dalam proses ini bodi dalam dan bodi luar yang
sudah dirakit akan dilakukan proses pengecoran.
Proses pemasangan pintu, dimana dalam proses ini lemari besi yang sudah
dicor dan hasil pengecoran sudah kering, akan dilanjutkan untuk pemasangan
pintu.
Proses pembersihan (cat dasar), dimana dalam proses ini lemari besi yang
sudah dipasang pintu akan dicat dasar, yaitu berupa penyikatan agar karat
berlebih hilang, pemberian anti karat, dan pemberian cat dasar.
Proses pemasangan laci, dimana dalam proses ini pemasangan laci terhadap
bodi lemari besi.
Proses pengecatan akhir (cat dempul), dimana dalam proses ini seluruh bodi
lemari besi akan dicat akhir.
Proses penyetelan akhir (stel akhir), dimana dalam proses ini merupakan
pemasangan kunci pada lemari besi.
Proses packing, yaitu proses mempersiapkan barang jadi untuk dikirm ke
customer.
Inspeksi akhir, dimana dilakukan pengecekan akhir terhadap barang jadi yang
ada.
PT. Mustikarama Citraperdana mempunyai beberapa bagian dengan tugas yang
berbeda-beda sesuai dengan job description masing-masing bagian. Seluruh
bagian dalam perusahaan pasti mempunyai bermacam-macam prosedur atau
standar kerja yang berbeda-beda. PT. Mustikarama Citraperdana juga memiliki
prosedur operasional kerja yang terkait dengan beberapa bagian yang ada.
Prosedur yang terkait dengan beberapa bagian yang ada, yaitu prosedur
-
15 Universitas Kristen Petra
penerimaan order sampai pada pengiriman order. Prosedur penerimaan order
sampai pada pengiriman order terdiri dari beberapa prosedur didalamnya yang
akan dibahas pada subbab berikut.
4.1.1. Prosedur Penerimaan Order dan Rencana Produksi
Prosedur penerimaan order dan rencana produksi merupakan prosedur
yang bertujuan untuk menerima pesanan dari customer dan merencanakan
produksi barang tersebut sehingga perusahaan dapat memenuhi permintaan dari
customer. Sistem produksi di PT. Mustikarama Citraperdana yaitu make to order,
tetapi juga terdapat sistem produksi make to stock hanya untuk beberapa jenis
barang saja. Make to stock dilakukan karena permintaan yang sifatnya sangat
banyak sehingga lebih baik mengadakan stok. Jumlah yang distok tidak terlalu
banyak karena harus mengerjakan order yang lain. Produk yang diproduksi setiap
harinya tidak selalu sama dan proses produksi berlangsung selama 8 jam dari hari
Senin hingga Kamis dan untuk hari Jumat proses produksi berlangsung selama 7,5
jam. Prosedur awal yang terdapat pada perusahaan ini, yaitu bagian Sales
Executive atau Creative Marketing menerima order dari customer. Bagian Sales
Executive atau Creative Marketing membuat job order pesanan jika customer
memesan barang atau membuat job order service jika customer hanya melakukan
service barang. Job order pesanan atau job order service diberikan kepada bagian
Admin Pemasaran. Bagian Admin Pemasaran menyampaikan pesanan customer
ke PPIC. Bagian PPIC mengecek barang pesanan customer terdapat stock atau
tidak, jika masih terdapat stock akan dilanjutkan pada prosedur pengiriman barang
jadi. Barang pesanan customer jika tidak terdapat stock, bagian PPIC akan
menghitung jumlah yang perlu untuk diproduksi. Perhitungan jumlah yang perlu
untuk diproduksi, bagian PPIC hanya memperkirakan saja jumlah yang diminta
customer dan jumlah yang ditambahkan sebagai barang yang distok. Bagian PPIC
tidak memperhitungkan kapasitas produksi, karena belum terdapat di perusahaan
ini. Bagian PPIC selanjutnya menghitung bahan baku yang diperlukan untuk
produksi barang pesanan customer dan barang yang akan distok. Bagian PPIC
menanyakan ke bagian Gudang Bahan untuk ketersediaan bahan baku, kemudian
bagian Gudang Bahan mengecek bahan baku yang diperlukan. Bahan baku yang
-
16 Universitas Kristen Petra
habis atau tidak cukup akan dilanjutkan langsung ke prosedur permintaan dan
pembelian bahan, apabila bahan baku cukup bagian Gudang akan konfirmasi ke
PPIC. Bagian PPIC selanjutnya membuat SPP (Surat Perintah Produksi) dan SPB
(Surat Permintaan Bahan). SPP nantinya akan diberikan ke bagian Produksi untuk
prosedur pengerjaan order dan SPB diberikan ke bagian Gudang Bahan untuk
prosedur permintaan dan pengeluaran bahan. Prosedur penerimaan order dan
rencana produksi awal di perusahaan ini dapat dilihat pada Gambar 4.2.
Evaluasi untuk prosedur penerimaan order dan rencana produksi, yaitu
prosedur ini tidak berjalan dengan teratur dan sesuai standar kerja. Hal tersebut
terbukti pada bagian Sales Executive atau Creative Marketing tidak mempunyai
data stock barang jadi yang ada, sehingga bagian PPIC harus mengecek dahulu.
Hal tersebut dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman apabila bagian
Produksi masih mengerjakan order yang lain dan tidak dapat membuat order yang
baru. Bagian Marketing yang tidak mengetahui stock barang jadi yang ada, akan
terus menerima pesanan customer. Pesanan customer yang terlalu banyak
melebihi kapasitas produksi dapat menghambat jalannya produksi dan banyak
pengiriman yang terlambat sampai ke customer. Banyak pengiriman yang
terlambat disebabkan oleh bagian Produksi yang harus memproduksi terlebih
dahulu pesanan-pesanan yang sudah ada. Data pengiriman yang didapatkan dari
perusahaan periode Juni 2014 sampai Februari 2015, terdapat 307 pesanan
customer dan 161 pesanan customer yang terlambat dengan prosentase sebesar
52,44%. Hasil rekap data pengiriman yang terlambat dapat dilihat pada Lampiran
1. Bagian PPIC dapat membuat SPP jika ada job order yang diberitahukan oleh
bagian Admin Pemasaran. Job order yang diterima bagian Admin Pemasaran dari
bagian Marketing terkadang terlambat sehingga diberikan ke bagian PPIC juga
terlambat. Hal tersebut dapat menyebabkan jadwal pengiriman terlambat, karena
pengerjaan order membutuhkan waktu yang cukup lama. Bagian PPIC juga harus
menanyakan ketersediaan bahan baku ke bagian Gudang, sehingga bagian Gudang
harus mengecek terlebih dahulu. Sistem perencanaan produksi yang kurang baik
juga mengakibatkan jadwal produksi yang tidak teratur. Tugas dari setiap Bagian
yang ada di perusahaan yang terkait dengan penerimaan order sampai pengiriman
-
17 Universitas Kristen Petra
order juga tidak teratur, sehingga hal tersebut juga dapat menyebabkan sistem
perusahaan menjadi kurang baik.
4.1.2. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Bahan
Prosedur permintaan dan pengeluaran bahan merupakan prosedur yang
bertujuan untuk mengirimkan bahan baku ke bagian Produksi untuk mengerjakan
order customer. Prosedur ini berawal dari SPB (Surat Permintaan Bahan) yang
diterima oleh bagian Gudang Bahan untuk menyiapkan bahan kebutuhan
produksi. Bagian Gudang Bahan membuat Bukti Keluar Gudang Bahan (BKGB).
Bagian Gudang Bahan kemudian mengeluarkan bahan ke Produksi dan
memberikan SPB dan BKGB untuk diparaf. Bagian Produksi menerima bahan
dari bagian Gudang dan paraf form SPB dan BKGB kemudian dilanjutkan pada
prosedur pengerjaan order. SPB dan BKGB hanya diparaf oleh bagian Produksi,
kemudian dikembalikan lagi ke bagian Gudang Bahan. Bagian Gudang Bahan
menyimpan dan memberikan SPB dan BKGB ke bagian PPIC. SPB dan BKGB
tersebut diparaf oleh bagian PPIC, kemudian diberikan ke bagian
Pembelian/Accounting. Prosedur permintaan dan pengeluaran bahan awal di
perusahaan dapat dilihat pada Gambar 4.3.
Evaluasi untuk prosedur permintaan dan pengeluaran bahan, yaitu
penerimaan SPB oleh bagian Gudang Bahan untuk bahan yang diminta keesokan
harinya pada pukul 13.30-15.30. Bagian Gudang Bahan menyiapkan bahan untuk
produksi esok harinya juga pada pukul 13.30-15.30. Pengambilan bahan untuk
produksi oleh bagian Produksi pada esok harinya pagi hari pukul 08.00-09.00.
BKGB dan SPB yang diterima oleh bagian Pembelian/Accounting digunakan
untuk mengecek stock yang ada, karena bagian Pembelian merangkap tugas
sebagai bagian ICS (Inventory Control Stock).
-
18 Universitas Kristen Petra
Prosedur Penerimaan Order dan Rencana Produksi
GUDANG BAHAN PRODUKSIPPICADMIN PEMASARANSALES EXECUTIVE-
CREATIVE MARKETING
Menerima Order dari
Customer
START
Job Order
Job Order
Service
Job Order
Job Order
Service
Menyampaikan
Pesanan Customer ke
PPIC
Menerima Pesanan
Customer dari Admin
Pemasaran
Apakah Barang
Masih Ada Stock?
Tidak
Ya
Membuat Job Order
Customer atau Job
Order Service
Konfirmasi ke PPIC
Bahan Baku
Cukup?
Membuat Surat Perintah
Produksi (SPP) dan Surat
Permintaan Bahan (SPB)
Menghitung Jumlah
yang Perlu untuk
Diproduksi
Ya
Mengecek Bahan Baku
yang Diperlukan
Menanyakan ke Gudang
Bahan untuk Ketersediaan
Bahan Baku
Menghitung Bahan
Baku yang Diperlukan
Tidak
SPP SPB
SPB
Prosedur Pengiriman
Barang Jadi
Prosedur Permintaan dan
Pembelian Bahan
Prosedur Pengerjaan
Order
SPP
Prosedur Permintaan dan
Pengeluaran Bahan
Gambar 4.2 Prosedur Penerimaan Order dan Rencana Produksi Awal
-
19 Universitas Kristen Petra
Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Bahan
PEMBELIAN/ACCOUNTINGPPICGUDANG BAHANPRODUKSI
Menyiapkan Bahan
Mengeluarkan Bahan ke
Produksi dan Memberikan SPB
dan BKGB untuk Diparaf
Memberikan BKGB dan SPB
ke PPICMenerima Bahan dari
Gudang Bahan dan
Paraf Form SPB dan
BKGB
BKGB
Paraf oleh Bagian
PPIC
END
SPB
SPB
SPB
BKGB
SPB
BKGB
Membuat BKGB (Bukti
Keluar Gudang Bahan)
START
Prosedur Pengerjaan Order
Gambar 4.3 Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Bahan Awal
-
20 Universitas Kristen Petra
4.1.3. Prosedur Pengerjaan Order
Prosedur pengerjaan order merupakan prosedur yang bertujuan untuk
memenuhi order dari customer dengan cara memproduksi pesanan customer.
Prosedur untuk pengerjaan order, yaitu bagian Produksi menerima bahan baku
dan SPP, kemudian bagian Produksi mengerjakan order. Barang yang sudah
selesai diproduksi diberikan pada bagian Quality Control untuk mengecek barang
jadi. Barang jadi yang sudah memiliki kualitas bagus akan diberitahukan kepada
bagian PPIC dan menyerahkan form laporan proses produksi barang jadi tersebut.
Form tersebut digunakan untuk rekapan laporan PPIC yang akan disimpan
nantinya. Prosedur pengerjaan order awal yang terjadi di perusahaan ini dapat
dilihat lebih jelas pada Gambar 4.4. Evaluasi untuk prosedur pengerjaan order,
yaitu pengerjaan order yang sering terjadi di perusahaan diburu-buru karena
deadline pengiriman yang sudah dekat. Hal tersebut dapat menghasilkan kualitas
barang yang tidak bagus sehingga harus dilakukan proses perbaikan. Proses
perbaikan sendiri akan memakan waktu dan dapat menyebabkan pengiriman
terlambat karena harus menunggu perbaikan.
Prosedur Pengerjaan Order
PRODUKSI PPICQUALITY CONTROL
Menerima Bahan dan Surat
Perintah Produksi (SPP)
Mengerjakan Order
Apakah Barang
Selesai Diproduksi?
Mengerjakan Order
Sampai Selesai
Melakukan Pengecekan
Barang Jadi
Apakah Kualitas
Barang Sudah Bagus?
Melakukan
Proses Perbaikan
Ya
Tidak
Menyerahkan Form
Laporan Proses Produksi
ke PPIC
Form Laporan
Proses Produksi
Ya
Tidak
Mengecek Kembali
Sampai Bagus
Membuat Rekapan
Laporan PPIC
Laporan PPIC
SPP
START
END
Gambar 4.4 Prosedur Pengerjaan Order Awal
-
21 Universitas Kristen Petra
4.1.4. Prosedur Pengiriman Barang Jadi
Prosedur pengiriman barang jadi merupakan prosedur pengiriman barang
ke customer. Prosedur pengiriman berawal dari bagian Admin Pemasaran
meminta pesanan barang ke bagian PPIC, kemudian bagian PPIC mencari barang
yang diminta dan mengecek apakah barang sudah siap. Barang yang diminta jika
sudah siap, bagian PPIC akan konfirmasi ke bagian Admin Pemasaran, dan bagian
Admin Pemasaran nantinya baru konfirmasi ke customer. Barang yang diminta
jika belum siap, bagian PPIC akan tetap konfirmasi ke Admin Pemasaran untuk
prosedur pembatalan pengiriman. Konfirmasi ke customer berupa pertanyaan
apakah barang pesanan dari customer tersebut bisa dikirim dan tempat tersedia,
jika bisa dikirim Admin Pemasaran akan konfirmasi ke PPIC untuk disiapkan.
Barang pesanan tersebut jika tidak dapat dikirim akan dilanjutkan untuk prosedur
pembatalan pengiriman. Bagian PPIC akan konfirmasi ke bagian Packing untuk
menyiapkan barang yang akan dikirim tersebut dan bagian Admin Pemasaran
akan membuat kartu garansi dan surat jalan pengiriman. Kartu garansi nantinya
akan diberikan ke bagian Packing untuk disiapkan dengan barang yang akan
dikirim. Surat jalan akan diberikan ke bagian Expedisi (Pengiriman) bersamaan
dengan menaikkan barang untuk dikirim. Prosedur pengiriman barang jadi awal
yang ada di perusahaan dapat dilihat lebih jelas pada Gambar 4.5.
Evaluasi untuk prosedur pembatalan pengiriman, bagian Admin
Pemasaran tidak melakukan konfirmasi terlebih dahulu ke customer, tetapi
meminta barang dahulu ke bagian PPIC. Hal tersebut dapat menyebabkan barang
yang diminta sudah siap tetapi tidak jadi dikirim karena customer belum
menyiapkan tempat. Hal tersebut juga berdampak pada pengiriman lain yang
seharusnya dipersiapkan, tetapi malah mempersiapkan pengiriman yang belum
tentu customer bisa menerimanya. Pengiriman lain yang seharusnya dipersiapkan
akan terhambat pengirimannya ke customer.
-
22 Universitas Kristen Petra
Prosedur Pengiriman Barang Jadi
PACKING EXPEDISIPPICADMIN PEMASARANCUSTOMER
Meminta Barang
ke PPIC
Menerima Informasi
Barang akan Dikirim
Apakah Bisa
Dikirim? Mengkonfirmasi ke
PPIC untuk Disiapkan
Ya
Tidak
Surat Jalan
Menaikkan Barang
untuk Dikirim
END
Kartu Garansi
Mempersiapkan
Barang yang Dikirim
Mencari Barang
yang Diminta
Apakah Siap
untuk Dikirim?Mengkonfirmasi ke
Customer
Mengkonfirmasi ke
Admin Pemasaran
Membuat Kartu
Garansi dan Surat Jalan
Pengiriman
Mengkonfirmasi ke
Packing untuk Disiapkan
Ya
Tidak
START
Prosedur Pembatalan
Pengiriman Barang
Prosedur Pembatalan
Pengiriman Barang
Gambar 4.5 Prosedur Pengiriman Barang Jadi Awal
-
23 Universitas Kristen Petra
4.1.5. Prosedur Pembatalan Pengiriman
Prosedur pembatalan pengiriman terjadi jika ada pengiriman yang batal
karena customer atau konfirmasi yang terlambat dan tidak sesuai prosedur.
Customer memberikan informasi pembatalan pengiriman ke bagian Admin
Pemasaran. Bagian Admin mencari customer lain yang bisa tetap dikirim, jika ada
customer pengganti bagian Admin menginformasikan ke bagian PPIC, jika tidak
ada akan dicarikan pengiriman barang lain yang searah. Bagian PPIC menerima
informasi barang pengganti lainnya, kemudian PPIC mencarikan barang tersebut
ke bagian Produksi, jika barang tersebut ada akan dikonfirmasikan ke Admin.
Barang pengganti tersebut jika tidak ada, akan ditunggu sampai produksi barang
tersebut selesai. Bagian Admin Pemasaran selanjutnya membuat kartu garansi dan
surat jalan pengiriman untuk barang pengganti tersebut. Kartu garansi diberikan
ke bagian Packing untuk mempersiapkan barang yang akan dikirim, dan surat
jalan diberikan ke bagian Ekspedisi bersamaan dengan menaikkan barang untuk
dikirim. Prosedur pembatalan pengiriman awal yang terjadi di perusahaan dapat
dilihat lebih jelas pada Gambar 4.6.
Evaluasi untuk prosedur pembatalan pengiriman, yaitu bagian Admin
Pemasaran harus mencari customer lain atau pengiriman barang lain yang searah
untuk tetap dikirim. Barang yang seharusnya belum selesai pada waktunya, tetapi
harus segera dikirim untuk pengiriman yang searah, maka barang tersebut harus
dipersiapkan dengan cepat untuk dapat dikirim sebagai pengganti. Barang yang
belum siap untuk dikirim, tetapi harus segera dikirim akan membuat kualitas
barang tersebut kurang bagus karena dikerjakan cepat-cepat. Hal tersebut
berdampak kurang baik bagi kualitas barang yang dihasilkan oleh perusahaan.
-
24 Universitas Kristen Petra
Prosedur Pembatalan Pengiriman Barang
PACKINGPRODUKSI EXPEDISIPPICADMIN PEMASARANCUSTOMER
Memberikan Informasi
Pembatalan Pengiriman
Menerima Informasi
Pembatalan Pengiriman
Mencari Customer Lain
untuk Tetap Dikirim
Apakah Ada
Customer Lain?
Memberikan Informasi
Pengganti Customer ke
PPIC
Mencari Pengiriman
Barang Lain yang Searah
Ya Tidak
Menerima Informasi
Penggantian Customer atau
Pengiriman Barang Lain
Mencari Informasi ke
Produksi untuk Barang Lain
yang Diminta
Menerima Informasi
Barang Lain yang Diminta
Apakah Barang
Tersedia?
Menunggu Proses
Produksi Barang Tersebut
Sampai Selesai
Mempersiapkan Barang
yang akan Dikirim
Menginformasikan ke
Admin Pemasaran
Membuat Kartu Garansi dan
Surat Jalan Pengiriman
Surat Jalan
Ya
Tidak
Menaikkan
Barang untuk
Dikirim
Kartu Garansi
END
START
Gambar 4.6 Prosedur Pembatalan Pengiriman Awal
-
25 Universitas Kristen Petra
4.1.6. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan
Prosedur permintaan pembelian bahan merupakan prosedur yang
bertujuan untuk meminta pembelian bahan ke supplier. Prosedur permintaan
pembelian bahan yang terjadi di perusahaan ini tidak dibahas terlalu detail karena
masih privasi dari perusahaan. Prosedur berawal dari laporan stock bahan yang
dicek oleh bagian Gudang Bahan untuk mengetahui bahan yang perlu dibeli.
Bagian Gudang Bahan selanjutnya akan konfirmasi ke bagian Pembelian
mengenai bahan yang akan dibeli. Bagian Pembelian akan melakukan Seleksi
Order Barang (SOB), dimana SOB ini berupa seleksi harga dan mutu antar
supplier. Bagian Pembelian selanjutnya membuat Order Pembelian (OP) yang
nantinya akan diberikan ke bagian Keuangan untuk mengecek budget pembelian,
jika setuju untuk membeli bahan OP tersebut akan di ACC, jika tidak OP di
pending. Prosedur permintaan pembelian bahan awal yang terjadi di perusahaan
ini dapat dilihat pada Gambar 4.7.
Prosedur Permintaan Pembelian Bahan
KEUANGANGUDANG BAHAN PEMBELIAN/ACCOUNTING
Mengkonfirmasi
ke Pembelian
Menerima Konfirmasi
Bahan yang Harus Dibeli
Laporan Stock
Bahan
END
START
Mengecek Bahan
yang Perlu Dibeli
Melakukan SOB (Seleksi
Order Barang)
Order
Pembelian
Membuat Order
Pembelian (OP)
Order
Pembelian
Mengecek Budget
Pembelian
Setuju Beli?
Order Pembelian
(OP) di ACC
Order Pembelian
(OP) di Pending
Ya
Tidak
Gambar 4.7 Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Awal
-
26 Universitas Kristen Petra
Evaluasi untuk prosedur permintaan pembelian bahan, yaitu bagian
Gudang Bahan yang melakukan konfirmasi ke pembelian untuk bahan-bahan yang
harus dibeli. Bagian Gudang Bahan juga terkadang memesan bahan ke supplier
sendiri. Bagian Keuangan jika tidak menyetujui pembelian bahan karena masalah
keuangan, OP tersebut akan dipending. OP yang dipending nantinya akan
menghambat jalannya produksi barang karena bahan produksi tidak tersedia dan
menyebabkan pengiriman akan terlambat.
4.2. Perhitungan Critical Path Method pada Prosedur Awal Perusahaan
Prosedur awal dari penerimaan order sampai pengiriman order yang
terjadi di perusahaan masih belum teratur dan memenuhi standar kerja. Hal
tersebut dapat mengakibatkan keterlambatan pengiriman barang ke customer.
Perhitungan waktu penyelesaian dari prosedur penerimaan order sampai
pengiriman order dengan menggunakan Critical Path Method. Tabel 4.1
menunjukkan data keterangan alur yang berjalan dalam prosedur awal perusahaan.
Hasil perhitungan CPM dapat dilihat pada Gambar 4.8.
Tabel 4.1 Keterangan Alur Prosedur Awal Perusahaan
Kode Aktivitas Durasi
(menit)
Aktivitas
Pendahulu Prosedur
A1 Marketing menerima order dari
customer 15 -
Penerimaan
Order dan
Rencana
Produksi
A2 Marketing membuat job order atau job
service 15 A1
A3 Marketing memberikan job order atau
job service ke Admin Pemasaran 6192 A2
A4 Admin menyampaikan pesanan customer
ke PPIC 5 A3
A5 PPIC menerima pesanan customer dari
Admin Pemasaran 5 A4
A6 PPIC mengecek stock barang 15 A5
A7 Bagian PPIC menghitung jumlah yang
perlu untuk diproduksi 5 A6
A8 Bagian PPIC menghitung bahan baku
yang diperlukan 15 A7
A9 Bagian PPIC menanyakan ke Gudang
Bahan untuk ketersediaan bahan baku 5 A8
A10 Bagian Gudang Bahan mengecek bahan
baku yang diperlukan 30 A9
-
27 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.1 Keterangan Alur Prosedur Awal Perusahaan (lanjutan)
Kode Aktivitas Durasi
(menit)
Aktivitas
Pendahulu Prosedur
A11 Bagian Gudang Bahan konfirmasi ke
PPIC 5 A10 Penerimaan
Order dan
Rencana
Produksi
A12 Bagian PPIC membuat SPP dan SPB 10 A11
A13 SPB diberikan ke Bagian Gudang Bahan 5 A12
A14 SPP diberikan ke Bagian Produksi 5 A12
B1 Gudang Bahan menerima SPB 10 A13
Permintaan dan
Pengeluaran
Bahan
B2 Gudang Bahan menyiapkan bahan 60 B1
B3 Gudang Bahan membuat BKGB (Bukti
Keluar Gudang Bahan) 10 B2
B4
Gudang Bahan mengeluarkan bahan ke
Produksi dan memberikan SPB dan
BKGB untuk diparaf
60 B3
B5 Produksi menerima bahan dari Gudang
Bahan dan paraf form SPB dan BKGB 10 B4
B6 Gudang Bahan memberikan BKGB dan
SPB ke PPIC 10 B5
B7 Paraf BKGB dan SPB oleh PPIC 5 B6
B8 BKGB dan SPB diberikan kepada bagian
Pembelian/Accounting 5 B7
C1 Produksi menerima Bahan dan Surat
Perintah Produksi (SPP) 10 A12, B4
Pengerjaan
Order
C2 Produksi mengerjakan order sampai
selesai 1545 C1
C3 Bagian QC melakukan pengecekan
barang jadi 30 C2
C4 Bagian QC melakukan proses perbaikan
jika kualitas barang belum bagus 90 C3
C5 Bagian QC mengecek kembali kualitas
barang sampai bagus 30 C4
C6 Bagian QC menyerahkan form Laporan
Proses Produksi ke PPIC 5 C5
C7 Bagian PPIC membuat rekapan laporan
PPIC 10 C6
D1 Bagian Admin meminta barang ke PPIC 10 A6
Pengiriman
Barang Jadi
D2 Bagian PPIC mencari barang yang
diminta 30 D1
D3 Bagian PPIC mengecek apakah barang
siap dikirim 5 D2
D4 Bagian PPIC konfirmasi ke Admin 5 D3
D5 Bagian Admin konfirmasi ke customer 30 D4
D6 Customer menerima informasi barang
akan dikirim 5 D5
D7 Customer mengecek apakah bisa dikirim 30 D6
D8 Customer konfirmasi ke bagian Admin
untuk dikirim 5 D7
-
28 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.1 Keterangan Alur Prosedur Awal Perusahaan (lanjutan)
Kode Aktivitas Durasi
(menit)
Aktivitas
Pendahulu Prosedur
D9 Bagian Admin konfirmasi ke PPIC
untuk disiapkan 5 D8
Pengiriman
Barang Jadi
D10 Bagian Admin membuat kartu garansi
dan surat jalan pengiriman 10 D9
D11 Bagian PPIC konfirmasi ke packing
untuk disiapkan 5 D9
D12 Bagian Packing mempersiapkan
barang yang dikirim 60 D10, D11
D13 Bagian Expedisi menaikkan barang
untuk dikirim 30 D12
E1 Customer memberikan informasi
pembatalan pengiriman 10 D7
Pembatalan
Pengiriman
E2 Bagian Admin menerima informasi
pembatalan pengiriman 5 E1
E3
Bagian Admin mencari customer lain
atau pengiriman barang lain yang
searah
30 E2
E4 Bagian Admin memberikan informasi
pengganti customer ke PPIC 5 E3
E5
Bagian PPIC menerima informasi
penggantian customer atau pengiriman
barang lain
5 E4
E6 Bagian PPIC mencari informasi ke
Produksi untuk barang lain 5 E5
E7 Bagian Produksi menerima informasi
barang lain 5 E6
E8 Bagian Produksi mengecek apakah
barang tersedia 30 E7
E9 Bagian Produksi konfirmasi ke PPIC
untuk konfirmasi ke Admin 5 E8
E10 Bagian Admin membuat surat jalan
pengiriman dan kartu garansi 10 E9
E11 Bagian Packing mempersiapkan
barang yang akan dikirim 60 E10
E12 Bagian Expedisi menaikkan barang
untuk dikirim 30 E11
F1 Gudang Bahan mengecek bahan yang
perlu dibeli 240 A10
Permintaan
Pembelian
Bahan
F2 Gudang Bahan mengkonfirmasi ke
bagian Pembelian 5 F1
F3 Bagian Pembelian menerima informasi
bahan yang harus dibeli 5 F2
F4 Bagian Pembelian melakukan SOB
(Seleksi Order Barang) 10 F3
F5 Bagian Pembelian membuat Order
Pembelian 5 F4
F6 Order Pembelian diberikan ke bagian
Keuangan 3 F5
F7 Bagian Keuangan mengecek budget
pembelian untuk persetujuan 20 F6
F8 Order Pembelian di ACC atau
dipending 15 F7
-
29 Universitas Kristen Petra
E6 E7 E8 E9 E10 E11
6417 8037 5 6422 8042 5 6427 8047 30 6457 8077 5 6462 8082 10 6472 8092 60 6532 8152
5
E5 E12 30
6412 8032
5
E4
6407 8027
30
E3
6377 7997
5
E2
6372 7992
E1 10
D10 6382 8092 D13
10 D12
60
D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D11 30
6287 7907 5 6292 7912 5 6297 7917 30 6327 7947 5 6332 7952 30 6362 7982 5 6367 8077 5 6372 8082 5 6377 8092
30 6442 8152 8182 8182
D2
6257 7877 A14
10 5
D1
A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10 A11 A12 A13
0 0 15 15 15 15 30 30 6192 6222 6222 5 6227 6227 5 6232 6232 15 6247 6247 5 6252 6252 15 6267 6267 5 6272 6272 30 6302 6302 5 6307 6307 10 6317 6317 5 6322 6322
F1 B1
240 10
6542 8119 6332 6332
F2 B2
5 60
6547 8124 6392 6392
F3 B3
5 10
6552 8129 6402 6402
F4 B4
10 60
C1 B5 B6 B7 B8
6562 8139 6472 6472 10 6462 6462 10 6472 8162 10 6482 8172 5 6487 8177 5
F5 C2
5 1545
C3 C4 C5 C6 C7
6567 8144 8017 8017 30 8047 8047 90 8137 8137 30 8167 8167 5 8172 8172 10
F6
3
F7 F8
6570 8147 20 6590 8167 15
44
47
Fin
3
49
4645
48
55
54
53
52
51
50
43
4041
42
56
3130
37
38
39
34 363533
22
21
20
19
292827262524
8 9 10 11
7
0 1 2 4 5 6
18
16
17
15141312
32
23
Gambar 4.8 Critical Path Method Prosedur Awal Perusahaan
C1
10
-
30 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.1 menunjukkan keterangan alur proses yang terjadi pada
prosedur penerimaan order sampai pengiriman order dengan terdapat waktu yang
dibutuhkan dan aktivitas pendahulunya. Gambar 4.8 menunjukkan total waktu
penyelesaian untuk prosedur penerimaan order sampai pengiriman order yaitu
8.182 menit. Hasil CPM tersebut menunjukkan bahwa jalur kritis untuk prosedur
penerimaan order sampai pengiriman order yaitu A1-A2-A3-A4-A5-A6-A7-A8-
A9-A10-A11-A12-C1-C2-C3-C4-C5-C6-C7. Jalur kritis lainnya yaitu A1-A2-A3-
A4-A5-A6-A7-A8-A9-A10-A11-A12-A13-B1-B2-B3-B4-C1-C2-C3-C4-C5-C6-
C7.
4.3. Perhitungan Kapasitas Produksi
Perhitungan kapasitas produksi memerlukan waktu baku untuk
pembuatan satu produk lemari besi. Produk yang diambil sebagai contoh yaitu
produk lemari besi tipe Patriot 2. Waktu baku untuk setiap proses pembuatan
produk lemari besi didapatkan dari perusahaan langsung. Waktu baku untuk setiap
proses dapat dilihat pada Tabel 4.2.
Tabel 4.2 Waktu Baku Setiap Proses
Proses Produksi Waktu Baku Waktu Baku
(Detik)
Sheet Metal 3 jam 10800
Rakit Bodi 2 jam 7200
Cor 8 jam 28800
Rakit Pintu 2.5 jam 9000
Cat Dasar 1 jam 3600
Pemasangan Laci 1.5 jam 5400
Cat Akhir 4 jam 14400
Stel Akhir 3 jam 10800
Packing 30 menit 1800
Inspeksi Akhir 15 menit 900
Waktu baku pada Tabel 4.2 didapatkan dari perusahaan secara langsung,
dan awalnya hanya berupa satuan jam, sehingga untuk memudahkan dijadikan
satuan detik. Waktu baku untuk proses yang terlama yaitu proses pengecoran,
karena harus menunggu hasil pengecoran tersebut kering, dan kemudian
-
31 Universitas Kristen Petra
dilanjutkan ke proses selanjutnya. Waktu baku untuk proses yang paling cepat
yaitu proses inspeksi akhir, karena proses tersebut hanya pengecekan akhir untuk
barang yang siap dikirim. Waktu baku untuk sebuah proses produksi dari awal
sampai akhir produk jadi membutuhkan data waktu dan jumlah operator setiap
proses sehingga waktu baku untuk sebuah produk dapat dihitung menggunakan
rumus. Perhitungan waktu baku dilakukan untuk 1 produk, jika pada sebuah
proses terdapat beberapa operator maka waktu baku harus dibagi terlebih dahulu
dengan jumlah operator. Waktu baku bertujuan untuk menentukan waktu baku
proses yang paling lama, yang digunakan untuk menghitung kapasitas produksi.
Hasil perhitungan waktu baku untuk sebuah produk dapat dilihat pada Tabel 4.3.
Tabel 4.3 Waktu Baku untuk 1 Produk
Proses Produksi Waktu Baku Jumlah Waktu Baku untuk 1 Produk
(detik) Operator (detik)
Sheet Metal 10800.00 4 2700.00
Rakit Bodi 7200.00 7 1028.57
Cor 28800.00 4 7200.00
Rakit Pintu 9000.00 5 1800.00
Cat Dasar 3600.00 5 720.00
Pemasangan Laci 5400.00 6 900.00
Cat Akhir 14400.00 8 1800.00
Stel Akhir 10800.00 6 1800.00
Packing 1800.00 2 900.00
Inspeksi Akhir 900.00 2 450.00
Perhitungan kapasitas produksi juga membutuhkan durasi kerja yang
terjadi di perusahaan. Produksi di perusahaan ini untuk hari Senin hingga Kamis
berlangsung selama 8 jam, dan untuk hari Jumat hanya berlangsung selama 7,5
jam. Total jam kerja selama 1 bulan, yaitu:
Total Jam Kerja = (8 jam x 4 + 7,5 jam) x 4 = 158 jam = 568.800 detik.
Periode dalam 1 bulan terdapat 4 minggu, sehingga didapatkan total jam kerja
selama 1 bulan sebesar 568.800 detik. Kapasitas produksi dapat dihitung dengan
menggunakan durasi kerja selama sebulan yaitu 568.800 detik. Total waktu baku
yang didapatkan dari Tabel 4.3 yaitu 19.298,57 detik. Waktu baku untuk proses
terlama adalah waktu pengecoran yaitu 7.200 detik. Perhitungan kapasitas
-
32 Universitas Kristen Petra
produksi awal dan kapasitas produksi selanjutnya dapat dilihat pada Tabel 4.4.
Kapasitas produksi awal menghasilkan 77 buah produk lemari besi tipe Patriot 2
dan kapasitas produksi selanjutnya dapat menghasilkan 79 buah produk lemari
besi tipe Patriot 2.
Tabel 4.4 Kapasitas Produksi Awal dan Selanjutnya
Kapasitas Produksi Awal Kapasitas Produksi Selanjutnya
77319,77
17200
57,298.19800.568
produksiKapasitas
produksiKapasitas
79
7200
800.568
produksiKapasitas
produksiKapasitas
4.4. Rancangan Sistem PPIC Usulan
Perencanaan produksi yang baik dalam suatu perusahaan membutuhkan
suatu sistem Production Planning and Inventory Control (PPIC) yang baik pula.
Perencanaan produksi dengan sistem PPIC yang berjalan secara baik, dapat
mengontrol setiap proses yang ada di perusahaan. Proses yang dapat dikontrol
dengan baik dapat membantu mengurangi keterlambatan dalam memenuhi order.
Rancangan sistem Production Planning and Inventory Control (PPIC) usulan
yang akan diberikan ke perusahaan akan dibahas pada subbab berikut.
4.4.1. Perencanaan Produksi Usulan
Rencana produksi yang terjadi di perusahaan yaitu perusahaan akan
memproduksi pesanan barang dari customer berdasarkan deadline pengiriman
yang terdekat. Pesanan barang yang harus didahulukan karena deadline
pengiriman yang sudah dekat dapat menghambat produksi pesanan barang yang
lain atau dapat dikatakan produksi pesanan barang lain dihentikan. Produksi
pesanan barang yang terhambat juga dapat menyebabkan pengiriman barang
terlambat. Hal tersebut kemudian dapat diusulkan beberapa langkah untuk
perencanaan produksi. Langkah-langkah untuk melakukan perencanaan produksi
dapat dilihat pada Gambar 4.9.
-
33 Universitas Kristen Petra
START
END
Menerima Job Order
atau PO dari Marketing
Mengurutkan Order
berdasarkan Deadline
Tanggal Pengiriman Terdekat
Mengecek Kapasitas
Produksi
Tersedia?
Mengubah Urutan Order
Berdasarkan Ketersediaan
Bahan Baku
Tidak
Ya
Mengecek Ketersediaan
Bahan Baku dari Order yang
akan Dikerjakan
Cukup?
Mengerjakan Order sesuai
Urutan yang Ditentukan
Ya
Tidak Mengubah Urutan Order
Berdasarkan Kapasitas
Gambar 4.9 Langkah-Langkah untuk Perencanaan Produksi
Gambar 4.9 menunjukkan langkah-langkah dalam melakukan
perencanaan produksi. Perencanaan produksi dilakukan oleh bagian PPIC dengan
langkah awal yaitu menerima job order atau PO yang tepat waktu. Job order yang
sudah diterima tepat waktu selanjutnya dilakukan pengurutan order berdasarkan
deadline tanggal pengiriman terdekat. Ketersediaan bahan baku dari order yang
akan dikerjakan selanjutnya dicek kembali, jika tersedia dilakukan pengecekan
kapasitas produksi. Bahan baku yang tidak tersedia akan dilanjutkan dengan
mengubah urutan order berdasarkan ketersediaan bahan baku. Kapasitas produksi
yang sudah cukup akan langsung mengerjakan order sesuai urutan yang
ditentukan. Kapasitas yang tidak cukup akan diubah urutan order berdasarkan
kapasitas. Hasil urutan pengerjaan order yang sudah ditentukan nantinya akan
-
34 Universitas Kristen Petra
ditulis lengkap dalam SPP yang dibuat oleh bagian PPIC dan diberikan ke bagian
Produksi. Penerimaan job order atau PO dari bagian Marketing harus tepat waktu
dan dalam form job order atau PO tersebut terdapat jelas tanggal deadline barang
akan dikirim. Form job order atau PO yang menjadi usulan untuk perusahaan
dapat dilihat pada Lampiran 2. Form job order atau PO awal yang ada di
perusahaan dapat dilihat pada Gambar 4.10. Tanggal deadline pengiriman barang
yang jelas akan membantu dalam perencanaan produksi dan dapat memperlancar
jalannya produksi.
Gambar 4.10 Form Job Order Awal di Perusahaan
4.4.2. Pengendalian Persediaan Bahan Baku Usulan
PT. Mustikarama Citraperdana menerapkan sistem pemesanan job order
sehingga tidak mempunyai stok barang jadi, maka pengendalian persediaan
dilakukan untuk persediaan bahan bakunya. Pengendalian persediaan bahan baku
dapat diusulkan dengan cara melakukan forecasting (peramalan) untuk periode ke
-
35 Universitas Kristen Petra
depannya. Bahan baku yang diramalkan adalah bahan baku yang digunakan dalam
memproduksi setiap produk lemari besi yang ada di perusahaan. Bahan baku yang
sering digunakan tersebut diramalkan karena bahan baku tersebut dibutuhkan oleh
semua produk yang diproduksi di perusahaan. Bahan baku tersebut dipakai oleh
produk lemari besi tipe Patriot 1 sampai 9, Salvador 1 sampai 9, Arsip 4 laci,
Document Safe 5 Lajur sampai 10 Lajur, dan Fireproof 2 laci sampai 4 laci.
Bahan baku yang sering digunakan, antara lain besi plat putih 0,8, batu gerinda 5
inci dan 4 inci, kuas 3 inci, semen, obat cor, epoxy, thinner nd super, cup brush,
amplas scotbrite, amplas halus, amplas bulat, kertas lem, dempul, pu. ac light
grey, thinner pu sari setia, baut jf m 4x15, ring plat 5 dan 8, amplop plastik,
amplop aristocrat, stiker call service, stiker qc, dan stiker logo kombinasi. Data
kebutuhan bahan baku untuk setiap produk lemari besi yang ada di perusahaan
didapatkan langsung dari perusahaan dan dapat dilihat pada Lampiran 3. Data
kebutuhan bahan baku tersebut untuk memperjelasnya ditampilkan pada susunan
bill of material dari produk lemari besi pada Lampiran 4. Peramalan dilakukan
untuk semua bahan baku yang sering digunakan, salah satu contoh bahan baku
yang sering digunakan yaitu besi plat putih 0,8. Data aktual permintaan untuk
bahan baku besi plat putih 0,8 dapat dilihat pada Tabel 4.5.
Tabel 4.5 Data Aktual Bahan Baku Besi Plat Putih 0,8
1 Januari'14 140.5
2 Februari'14 123.75
3 Maret’14 209.5
4 April’14 196
5 Mei’14 157.75
6 Juni'14 218.25
7 Juli'14 163
8 Agustus'14 146.5
9 September'14 198.75
10 Oktober'14 235.25
11 November'14 220
12 Desember'14 221.5
13 Januari'15 143.25
14 Februari'15 161
15 Maret'15 208.5
16 April'15 191.25
Periode Periode Nilai Aktual
-
36 Universitas Kristen Petra
Data aktual untuk bahan baku lainnya yang sering digunakan dapat dilihat pada
Lampiran 5. Data aktual pada Tabel 4.5 didapatkan dari perhitungan total
permintaan setiap jenis produk dikalikan dengan kebutuhan bahan baku jenis
produk tersebut. Data aktual yang didapatkan dari perusahaan hanya periode
Januari 2014 sampai April 2015. Data aktual tersebut nantinya akan dilakukan
forecasting untuk mengetahui kebutuhan bahan baku periode ke depannya.
Peramalan atau forecasting dilakukan pada periode Mei 2015 hingga Juli 2015.
Forecasting yang dilakukan oleh PT. Mustikarama Citraperdana sebaiknya
dilakukan setiap periode dan menginputkan data demand yang ter-update di akhir
periode sehingga hasil forecasting tidak terlalu menyimpang jauh. Forecasting
tersebut dilakukan bertahap setiap periode karena perubahan yang selalu muncul
pada demand. Peramalan pertama dilakukan pada Januari 2014 hingga April 2015
untuk mengetahui metode peramalan mana yang paling baik.
Peramalan data aktual bahan baku besi plat putih 0,8 untuk bulan Januari
2014 hingga April 2015 dilakukan dengan semua metode. Metode tersebut antara
lain simple moving average, single exponential smoothing, double exponential
smoothing, weigthed moving average, trend line, dan winter. Hasil perhitungan
nilai MAD untuk semua metode pada bahan baku besi plat putih 0,8 dapat dilihat
pada Tabel 4.6. Hasil pengujian forecasting bahan baku besi plat putih 0,8 yang
dibahas pada laporan ini hanya metode winter, karena hasil pengujian dengan
metode winter memiliki nilai MAD (error) terkecil sebesar 8,91. Peramalan untuk
semua bahan baku yang sering digunakan juga menggunakan semua metode yang
sama dengan peramalan bahan baku besi plat putih 0,8. Hasil perhitungan nilai
MAD untuk semua metode pada semua bahan baku yang sering digunakan dapat
dilihat pada Lampiran 6. Forecasting untuk semua bahan baku yang sering
digunakan akan menggunakan metode winter, karena hasil pengujian dengan
metode winter memiliki nilai MAD (error) terkecil.
-
37 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.6 Hasil Perhitungan MAD untuk Bahan Baku Besi Plat Putih 0,8
0.2 171.10
0.3 292.89
0.4 420.47
0.5 548.23
0.6 678.06
0.7 810.70
0.2 45.92
0.4 45.86
0.6 44.47
0.8 44.83
0.2 37.49
0.4 37.46
0.6 39.70
0.8 41.55
0.2 36.84
0.4 38.36
0.6 40.45
0.8 42.41
0.2 36.49
0.4 38.06
0.6 39.66
0.8 41.15
0.2 36.49
0.4 36.94
0.6 38.23
0.8 39.26
0.2 34.97
0.4 35.43
0.6 36.23
0.8 36.92
3 33.58
4 34.31
5 33.37
6 26.80
7 30.74
3 32.48
4 33.50
5 34.14
6 31.14
7 31.37
29.47
8.91
β
α (alfa) = 0.2
β
β
β
β
WMA
(Weighted
Moving
Average )
n
β
α (alfa) = 0.5
α (alfa) = 0.4
α (alfa) = 0.3
α (alfa) = 0.7
α (alfa) = 0.6
n
Metode
Winter
Trend Line
α (alfa)α (alfa)
SES (Single
Exponential
Smoothing )
DES (Double
Exponential
Smoothing )
MA (Moving
Average )
-
38 Universitas Kristen Petra
Hasil forecasting dan nilai aktual dari bahan baku besi plat putih 0,8 ditampilkan
dalam bentuk grafik untuk lebih jelasnya. Gambar 4.11 menunjukkan grafik
perbedaan antara aktual dan forecasting dari bahan baku besi plat putih 0,8.
Perbedaan antara kedua data tersebut tidak selalu tetap dimana pada beberapa
periode perbedaannya dekat sedangkan pada periode lain perbedaannya jauh.
Hasil forecasting dan nilai aktual bahan baku lainnya juga tidak terlalu jauh
perbedaannya.
Gambar 4.11 Grafik Perbedaan Aktual dan Forecasting Bahan Baku Besi Plat
Putih 0,8
Grafik perbedaan aktual dan forecasting bahan baku besi plat putih 0,8
menunjukkan bahwa nilai aktual dan hasil forecasting untuk periode Januari 2014
sampai April 2015 tidak terlalu jauh perbedaannya dan masih mendekati
aktualnya. Forecasting selanjutnya dilakukan untuk beberapa periode ke depan,
tepatnya 3 periode ke depan, yaitu Mei 2015 hingga Juli 2015. Forecasting untuk
periode ke depan diperlukan nilai aktual sehingga hasil yang ada bisa menjadi
pertimbangan. Nilai aktual untuk periode Mei 2015 hingga Juli 2015 tidak bisa
didapatkan karena waktu dari penelitian yang tidak mencukupi untuk menunggu
aktual permintaan di periode tersebut. Periode Mei 2015 hingga Juli 2015 untuk
sementara dapat diasumsikan menggunakan nilai forecasting dan kedepannya
-
39 Universitas Kristen Petra
perusahaan diharapkan dapat melanjutkan forecasting yang sudah dirancang ini.
Forecasting ini bertujuan untuk memperkirakan kebutuhan bahan baku yang akan
terjadi nantinya. Tabel 4.7 menunjukkan nilai aktual dan hasil forecasting untuk
bahan baku besi plat putih 0,8 yang akan dibutuhkan pada periode Mei 2015
hingga Juli 2015.
Tabel 4.7 Nilai Forecasting Periode ke Depan Besi Plat Putih 0,8
Periode Periode Nilai Forecasting
17 Mei'15 171.0837041
18 Juni'15 239.4024258
19 Juli'15 180.8179195
Tabel 4.7 menunjukkan bahwa nilai aktual untuk 3 periode ke depan
belum dapat diketahui, tetapi dapat dilakukan peramalan terlebih dahulu. Hasil
peramalan tersebut berarti untuk periode Mei 2015 kebutuhan bahan baku besi
plat putih 0,8 sebanyak 171 buah, Juni 2015 sebanyak 239 buah, dan Juli 2015
sebanyak 181 buah. Peramalan akan dilakukan untuk semua bahan baku yang
sering digunakan, dimana hasil forecasting untuk semua bahan baku tersebut
dapat dilihat pada Lampiran 7. Seluruh hasil peramalan semua bahan baku akan
digunakan sebagai kebutuhan bahan baku pada periode-periode tersebut.
Kebutuhan bahan baku yang diramalkan akan membantu jalannya perencanaan
produksi karena dengan peramalan persediaan bahan baku dapat dikontrol. Hal
tersebut akan berdampak pada proses produksi yang lancar karena bahan baku
tersedia, sehingga dapat mengirim barang sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
Hasil forecasting tersebut akan digunakan untuk mencari jumlah
pembelian yang paling ekonomis (Economic Order Quantity) dan kapan akan
dilakukan pemesanan kembali (Re-Order Point). Hasil perhitungan EOQ dan
ROP dapat dilihat pada Tabel 4.8. Data-data yang dibutuhkan untuk
menghitungan nilai EOQ adalah rata-rata kebutuhan bahan baku selama satu
periode, ordering cost dan holding cost. Ordering cost didapatkan dari biaya
pemesanan bahan baku untuk sekali kirim. Holding cost diasumsikan dengan
permisalan jika saja uang perusahaan tidak digunakan untuk membeli bahan baku
-
40 Universitas Kristen Petra
tetapi digunakan untuk dideposito di bank. Deposito misalkan 6% selama satu
tahun dibagi 52 minggu lalu dikalikan harga bahan baku per unit maka didapatkan
nilai holding cost. Nilai EOQ yang sudah didapatkan dijadikan standar untuk
memesan bahan baku sesuai kuantitas yang telah ditetapkan.
Tabel 4.8 Hasil Perhitungan EOQ dan ROP
No. Bahan Baku SatuanEOQ
(unit)ROP (unit)
1 BESI PLAT PUTIH 0,8 X 4' X 8' LBR 827 591
2 BATU GERINDA 5" PC 813 382
3 BATU GERINDA 4" PC 575 382
4 KUAS 3" PC 445 191
5 SEMEN KG 4244 6495
6 OBAT COR LTR 220 117
7 EPOXY LTR 433 217
8 THINNER ND SUPER LTR 2606 1960
9 CUP BRUSH PC 257 191
10 AMPLAS SCOTBRITE LBR 315 191
11 AMPLAS BULAT LBR 4989 718
12 AMPLAS HALUS LBR 874 220
13 KERTAS LEM ROLL 876 692
14 DEMPUL KG 615 454
15 PU.AC LIGHT GREY LTR 561 363
16 THINNER PU SARI SETIA LTR 1528 898
17 BAUT JF M 4 X 15 PCS 7233 4024
18 RING PLAT 5 PCS 13330 8201
19 RING PLAT 8 PCS 14752 10045
20 AMPLOP PLASTIK PC 1819 954
21 AMPLOP ARISTOKRAT PC 1286 954
22 STIKER CS PC 1286 954
23 STIKER QC PC 1286 954
24 STIKER LK PC 2572 954
Nilai EOQ yang didapatkan pada Tabel 4.8 menunjukkan standar untuk
memesan bahan baku sesuai kuantitas yang telah ditetapkan. Perhitungan EOQ
bahan baku besi plat putih 0,8, didapatkan dari rumus:
827423.23
197000.600.402
EOQ
dimana 40.600.000 adalah ordering cost, 197 adalah permintaan rata-rata bahan
baku 3 bulan. EOQ besi plat putih 0,8 sebesar 827 unit berarti jumlah pemesanan
paling ekonomis yaitu 827 lembar, dan lain sebagainya. Nilai ROP didapatkan
-
41 Universitas Kristen Petra
dari rata-rata permintaan selama 3 bulan dikalikan dengan lead time dari setiap
jenis bahan baku tersebut. Nilai ROP pada Tabel 4.8 didapatkan untuk bahan baku
besi plat putih 0,8 sebesar 591, yang berarti akan dilakukan pemesanan kembali
ketika sisa stok 591 lembar. Hasil perhitungan EOQ dan ROP dapat dilihat lebih
jelasnya pada Lampiran 8.
Pengendalian persediaan periode ke depan untuk bahan baku lain yang
tidak digunakan semua produk dilakukan dengan menggunakan asumsi data
aktual permintaan yang tertinggi ditambah dengan data yang terendah, kemudian
dirata-rata. Data tersebut diambil antara periode Januari 2014 sampai April 2015.
Bahan baku lain yang tidak tidak digunakan semua produk dapat dilihat pada
Tabel 4.9 beserta lead time pemesanan bahan baku tersebut yang didapatkan dari
perusahaan. Bahan baku lain yang tidak digunakan semua produk tersebut
sebanyak 31 jenis, dimana terdapat bahan baku yang dapat langsung dibeli saat itu
juga sehingga lead time pemesanan kurang dari 1 hari. Bahan baku tersebut
seperti kawat las, bos kunci, bos kombinasi, dan lain sebagainya.
Pengendalian persediaan periode ke depan untuk bahan baku lain yang
tidak digunakan semua produk tersebut hanya menggunakan jenis bahan baku
yang terdapat lead time pemesanan yang cukup lama. Jenis bahan baku tersebut
seperti besi plat hitam, engsel 11, dan sebagainya. Hasil rata-rata permintaan
tertinggi dan terendah dari setiap jenis bahan baku tersebut nantinya akan menjadi
forecast untuk satu periode ke depan yaitu Mei 2015. Peramalan persediaan
beberapa jenis bahan baku lain yang tidak semua digunakan semua produk untuk
periode Mei 2105 dapat dilihat pada Tabel 4.10. Jenis bahan baku yang digunakan
untuk mengetahui peramalan persediaan periode Mei 2015 sebanyak 17 jenis.
-
42 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.9 Bahan Baku Lain dan Lead Time Pemesanan
No. Bahan Baku Lain Lead Time (Hari)
1 BESI PLAT HITAM 2 X 4' X 8' 3
2 BESI PLAT HITAM 3,0 X 4' X 8' 3
3 BESI PLAT HITAM 1,2 X 4' X 8' 3
4 BESI PLAT HITAM 1,4 X 4' X 8' 3
5 KAWAT LAS 2,5 < 1
6 KAKI PAL 16 X 35 5
7 KAKI PAL 16 X 45 5
8 ENGSEL 11 3
9 BAJA PL 5
10 BOS KUNCI 37 < 1
11 BOS KREK 37 < 1
12 BOS KOMBINASI < 1
13 AS SENTRIS 11 3
14 BAUT JP M 5 X 20 < 1
15 BAUT L M 8 X 20 < 1
16 BAUT LRST 5/16 X 3/8 < 1
17 MUR 10 PUTIH < 1
18 RING PER 8 < 1
19 BAUT (SEPEDA) 3/16 X 1/2 < 1
20 MUR 8 < 1
21 RING PER 5 < 1
22 NOKEN 28 2
23 KREK SEGITIGA PC KECIL 4
24 DOP 5O POWDER COATING 3
25 KUNCI LACI HUBEN < 1
26 KUNCI BLOK KECIL IDM 3
27 KUNCI BLOK KECIL ALFA 3
28 FACE PANEL PATRIOT STAR 3
29 HANDLE LACI 5
30 TUTUP NOKEN 7
31 DYNABOLT 50 X 50 < 1
Tabel 4.10 Hasil Peramalan Persediaan Bahan Baku Lain
1 BESI PLAT HITAM 2 X 4' X 8' LBR 134
2 BESI PLAT HITAM 3,0 X 4' X 8' LBR 18
3 BESI PLAT HITAM 1,2 X 4' X 8' LBR 191
4 BESI PLAT HITAM 1,4 X 4' X 8' LBR 235
5 KAKI PAL 16 X 35 PC 101
6 KAKI PAL 16 X 45 PC 201
7 ENGSEL 11 SET 101
8 BAJA PL PC 107
9 AS SENTRIS 11 PC 108
10 NOKEN 28 PC 540
11 KREK SEGITIGA PC KECIL PC 98
12 DOP 5O POWDER COATING SET 177
13 KUNCI BLOK KECIL IDM SET 101
14 KUNCI BLOK KECIL ALFA SET 90
15 FACE PANEL PATRIOT STAR PC 101
16 HANDLE LACI PC 110
17 TUTUP NOKEN PCS 564
No. Bahan Baku Satuan Periode Mei'15
-
43 Universitas Kristen Petra
Hasil peramalan persediaan bahan baku lain yang tidak digunakan semua
produk pada Tabel 4.10 tersebut didapatkan besi plat hitam 2 untuk periode ke
depannya membutuhkan 134 set, besi plat hitam 3 sebesar 8 lembar, dan lain
sebagainya. Hasil peramalan tersebut akan digunakan untuk mencari Economic
Order Quantity dan Re-Order Point. Data-data yang dibutuhkan untuk
menghitungan nilai EOQ adalah rata-rata kebutuhan bahan baku selama satu
periode, ordering cost dan holding cost. Ordering cost didapatkan dari biaya
pemesanan bahan baku untuk sekali kirim. Holding cost diasumsikan dengan
permisalan jika saja uang perusahaan tidak digunakan untuk membeli bahan baku
tetapi digunakan untuk dideposito di bank. Deposito misalkan 6% selama satu
tahun dibagi 52 minggu lalu dikalikan harga bahan baku per unit maka didapatkan
nilai holding cost. Hasil perhitungan EOQ dan ROP untuk bahan baku lain yang
tidak digunakan semua produk dapat dilihat pada Tabel 4.11.
Tabel 4.11 Hasil Perhitungan EOQ dan ROP Bahan Baku Lain
No. Bahan Baku SatuanEOQ
(unit)
ROP (Mei'15)
(unit)
1 BESI PLAT HITAM 2 X 4' X 8' LBR 590 20
2 BESI PLAT HITAM 3,0 X 4' X 8' LBR 177 3
3 BESI PLAT HITAM 1,2 X 4' X 8' LBR 814 29
4 BESI PLAT HITAM 1,4 X 4' X 8' LBR 903 35
5 KAKI PAL 16 X 35 PC 675 25
6 KAKI PAL 16 X 45 PC 1320 50
7 ENGSEL 11 SET 418 15
8 BAJA PL PC 817 27
9 AS SENTRIS 11 PC 433 16
10 NOKEN 28 PC 1185 54
11 KREK SEGITIGA PC KECIL PC 561 20
12 DOP 5O POWDER COATING SET 959 27
13 KUNCI BLOK KECIL IDM SET 296 15
14 KUNCI BLOK KECIL ALFA SET 306 14
15 FACE PANEL PATRIOT STAR PC 783 15
16 HANDLE LACI PC 618 28
17 TUTUP NOKEN PCS 4422 197
Nilai EOQ yang didapatkan pada Tabel 4.11 menunjukkan standar untuk
memesan bahan baku sesuai kuantitas yang telah ditetapkan. Perhitungan EOQ
bahan baku besi plat hitam 2, didapatkan dari rumus:
-
44 Universitas Kristen Petra
590038.34
134000.250.442
EOQ
dimana 44.250.000 adalah ordering cost, 134 adalah permintaan bahan baku bulan
Mei 2015. EOQ bahan baku besi plat hitam 2 sebesar 590 yang berarti sekali
pesan 590 lembar, besi plat hitam 3 sebesar 177 lembar, dan lain sebagainya. Nilai
ROP didapatkan dari permintaan per hari dikalikan dengan lead time dari setiap
jenis bahan baku tersebut. Nilai ROP yang didapatkan pada Tabel 4.11 berarti besi
plat hitam 2 akan dipesan kembali ketika sisa stok 20 lembar, besi plat hitam 3
sisa 3 lembar, dan lain sebagainya. Hasil perhitungan EOQ dan ROP untuk bahan
baku lain dapat dilihat lebih jelasnya pada Lampiran 9.
4.4.3. Usulan Perbaikan Prosedur
PT. Mustikarama Citraperdana memiliki prosedur operasional kerja yaitu
prosedur penerimaan order sampai pada pengiriman order. Prosedur penerimaan
order sampai pada pengiriman order terdiri dari beberapa prosedur didalamnya.
Prosedur-prosedur yang terkait dengan penerimaan order sampai pada pengiriman
order tersebut masih ada yang belum memenuhi standar kerja di dunia industri.
Ada beberapa usulan perbaikan untuk prosedur-prosedur yang belum sesuai
dengan standar kerja di perusahaan ini. Usulan perbaikan untuk prosedur-prosedur
yang ada akan dibahas pada subbab berikut dan nantinya akan diberikan kepada
perusahaan untuk dijalankan dengan baik.
4.4.3.1. Usulan Perbaikan Prosedur Penerimaan Order dan Rencana
Produksi
Prosedur penerimaan order dan rencana produksi awal yang terdapat
pada perusahaan ini, yaitu bagian Sales Executive atau Creative Marketing tidak
mempunyai data stock barang jadi yang ada. Bagian PPIC harus mengecek
kembali stock barang jadi yang ada, sehingga hal tersebut memakan waktu.
Bagian Marketing yang tidak mengetahui stock barang jadi yang ada, akan terus
menerima pesanan customer. Pesanan customer yang terlalu banyak melebihi
kapasitas produksi dapat menghambat jalannya produksi dan banyak pengiriman
yang terlambat sampai ke customer.
-
45 Universitas Kristen Petra
Usulan dalam prosedur penerimaan order dan rencana produksi, bagian
Marketing seharusnya mempunyai data stock barang jadi yang ada agar
memudahkan dalam penerimaan order. Usulan perbaikan untuk prosedur
penerimaan order dan rencana produksi yaitu berawal dari bagian Sales Executive
atau Creative Marketing menerima order dari customer. Bagian Marketing
kemudian mengecek apakah barang jadi masih ada stock, jika ada akan langsung
dilanjutkan pada prosedur pengiriman barang jadi. Bagian Marketing akan
melakukan negosiasi untuk produksi baru dengan customer jika barang jadi tidak
terdapat stock. Customer yang setuju untuk produksi baru, bagian Marketing akan
membuat job order yang nantinya diberikan ke bagian Admin dan disampaikan ke
bagian PPIC. Customer yang tidak setuju untuk produksi baru, bagian Marketing
akan menolak order tersebut. Bagian PPIC setelah menerima pesanan customer
akan melakukan perencanaan produksi dengan langkah-langkah yang sudah
diusulkan sebelumnya. Bagian PPIC selanjutnya membuat SPP dan SPB yang
nantinya SPB akan diberikan ke bagian Gudang Bahan untuk prosedur permintaan
dan pengeluaran bahan. SPP akan diberikan ke bagian Produksi untuk prosedur
pengerjaan order. Usulan prosedur penerimaan order dan rencana produksi untuk
lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.12.
-
46 Universitas Kristen Petra
Prosedur Penerimaan Order dan Rencana Produksi (Usulan)
PRODUKSIGUDANG BAHANPPICADMIN PEMASARANSALES EXECUTIVE-CREATIVE MARKETING
Menyampaikan
Pesanan Customer ke
PPIC
Prosedur Permintaan dan
Pengeluaran Bahan
Menerima Order dari
Customer
Prosedur Pengiriman
Barang Jadi
Membuat Surat Perintah
Produksi (SPP) dan Surat
Permintaan Bahan (SPB)
Prosedur Pengerjaan
Order
Membuat Job Order
Customer atau Job
Order Service
Job OrderMenerima Pesanan
Customer dari Admin
PemasaranSPB
Job Order
Melakukan
Perencanaan Produksi
START
Apakah Barang
Jadi Masih Ada
Stock?
Melakukan Negosiasi
dengan Customer
untuk Produksi Baru
Customer
Setuju?
Menolak Order
Job Order
Service
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Job Order
Service
SPP SPB
SPP
END
Gambar 4.12 Prosedur Penerimaan Order dan Rencana Produksi Usulan
-
47 Universitas Kristen Petra
4.4.3.2. Usulan Perbaikan Prosedur Permintaan Pembelian Bahan
Prosedur permintaan pembelian bahan merupakan prosedur yang
bertujuan untuk meminta pembelian bahan ke supplier. Prosedur permintaan
pembelian bahan yang terjadi di perusahaan ini tidak dibahas terlalu detail karena
masih privasi dari perusahaan. Prosedur awal untuk permintaan pembelian bahan
yang melakukan konfirmasi ke bagian Pembelian adalah bagian Gudang Bahan.
Bagian Gudang Bahan seharusnya hanya serah terima barang saja, tidak
melakukan konfirmasi pembelian bahan ke bagian Pembelian dan membeli bahan
secara langsung ke supplier. Usulan perbaikan untuk prosedur permintaan
pembelian bahan, yaitu bagian PPIC yang akan mengecek stock bahan dan
konfirmasi ke bagian Pembelian. Hal tersebut karena bagian PPIC (Production
Planning Inventory Control) berfungsi untuk mengedalikan, merencanakan, dan
menjadwalkan kegiatan dalam sistem produksi dari mulai tahapan bahan mentah
yang kemudian di proses sampai output yang dihasilkan.
Usulan perbaikan prosedur dimulai dari laporan stock bahan yang dicek
oleh bagian PPIC dengan mengikuti ROP untuk mengetahui bahan yang perlu
dibeli. Bagian PPIC selanjutnya akan konfirmasi ke bagian Pembelian mengenai
bahan yang akan dibeli. Bagian Pembelian akan melakukan Seleksi Order Barang
(SOB), dimana SOB ini berupa seleksi harga dan mutu antar supplier. Bagian
Pembelian selanjutnya membuat Order Pembelian (OP) yang nantinya akan
diberikan ke bagian Keuangan untuk mengecek budget pembelian, jika setuju
untuk membeli bahan OP tersebut akan di ACC, jika tidak OP di pending.
Prosedur permintaan pembelian bahan usulan dapat dilihat pada Gambar 4.13.
Bagian PPIC (Production Planning Inventory Control) berfungsi untuk
mengedalikan, merencanakan, dan menjadwalkan kegiatan dalam sistem produksi
dari mulai tahapan bahan mentah yang kemudian di proses sampai output yang
dihasilkan.
-
48 Universitas Kristen Petra
Prosedur Permintaan Pembelian Bahan (Usulan)
KEUANGANPEMBELIAN/ACCOUNTINGPPIC
END
Melakukan SOB (Seleksi
Order Barang)
Ya
Mengkonfirmasi
ke Pembelian
Setuju Beli?
Laporan Stock
Bahan
Order Pembelian
(OP) di ACC
Mengecek Bahan
yang Perlu Dibeli
(Mengikuti ROP)
Menerima Konfirmasi
Bahan yang Harus Dibeli
Order
Pembelian
Membuat Order
Pembelian (OP)
STARTOrder
Pembelian
Order Pembelian
(OP) di Pending
Tidak
Mengecek Budget
Pembelian
Gambar 4.13 Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Usulan
-
49 Universitas Kristen Petra
4.4.3.3. Usulan Prosedur Pengiriman Barang Jadi
Prosedur pengiriman barang jadi merupakan prosedur pengiriman barang
ke customer. Prosedur pengiriman awal bagian Admin Pemasaran meminta
pesanan barang ke bagian PPIC terlebih dahulu, jika barang tersedia bagian
Admin nantinya baru konfirmasi ke customer. Bagian Admin Pemasaran tidak
melakukan konfirmasi terlebih dahulu ke customer, tetapi meminta barang dahulu
ke bagian PPIC. Hal tersebut dapat menyebabkan barang yang diminta sudah siap
tetapi tidak jadi dikirim karena customer belum menyiapkan tempat. Usulan
perbaikan untuk prosedur pengiriman barang jadi, yaitu bagian Admin Pemasaran
akan konfirmasi terlebih dahulu ke customer untuk menanyakan barang dapat
dikirim.
Usulan perbaikan prosedur dimulai dari bagian Admin Pemasaran
konfirmasi ke customer terlebih dahulu. untuk menanyakan apakah barang dapat
dikirim dan tempat tersedia. Konfirmasi ke customer berupa pertanyaan apakah
barang pesanan dari customer tersebut bisa dikirim dan tempat tersedia, jika bisa
dikirim Admin Pemasaran akan meminta ke PPIC. Bagian PPIC akan mencari
barang yang diminta, jika siap untuk dikirim bagian PPIC akan konfirmasi ke
packing untuk disiapkan. Barang yang diminta jika belum siap, bagian PPIC akan
konfirmasi ke bagian Admin Pemasaran untuk dilanjutkan ke prosedur
pembatalan pengiriman. Bagian PPIC setelah konfirmasi ke packing, akan
konfirmasi ke bagian Admin Pemasaran untuk dibuatkan kartu garansi dan surat
jalan pengiriman. Kartu garansi nantinya akan diberikan ke packing untuk
disiapkan dengan barang yang akan dikirim. Surat jalan akan diberikan ke bagian
Expedisi (Pengiriman) bersamaan dengan menaikkan barang untuk dikirim.
Prosedur pengiriman barang jadi usulan dapat dilihat lebih jelas pada Gambar
4.14. Usulan perbaikan prosedur untuk pengiriman barang jadi memiliki proses
yang lebih sedikit dibandingkan dengan prosedur awal yang ada di perusahaan,
karena bagian Admin sudah melakukan konfirmasi terlebih dahulu ke customer
dan memastikan barang sudah dapat dikirim.
-
50 Universitas Kristen Petra
Prosedur Pengiriman Barang Jadi (Usulan)
EXPEDISIPACKINGPPICADMIN PEMASARANCUSTOMER
Mengkonfirmasi ke
Admin Pemasaran
Meminta Barang
ke PPIC
Ya
Mengkonfirmasi ke
Admin Pemasaran
Mencari Barang
yang DimintaMengkonfirmasi ke
Customer
Menaikkan Barang
untuk Dikirim
Membuat Kartu
Garansi dan Surat Jalan
Pengiriman
Ya
Tidak
Menerima Informasi
Barang akan Dikirim
Apakah Bisa
Dikirim?
Mengkonfirmasi ke
Packing untuk Disiapkan
Tidak
Kartu Garansi Surat Jalan
Apakah Siap
untuk Dikirim?
END
Mempersiapkan
Barang yang Dikirim
Prosedur Pembatalan
Pengiriman BarangProsedur Pembatalan
Pengiriman Barang
START
Gambar 4.14 Prosedur Pengiriman Barang Jadi Usulan
-
51 Universitas Kristen Petra
Hasil usulan beberapa prosedur yang ada kemudian akan dibuat dalam
bentuk tabel untuk memperjelas alur aktivitas dalam prosedur yang mengalami
perbaikan. Prosedur awal perusahaan terdapat 62 aktivitas yang dihitung
waktunya dengan bantuan metode CPM pada analisa sebelumnya. Prosedur awal
perusahaan ada yang tidak perlu diberikan usulan perbaikan, seperti prosedur
pengerjaan order, permintaan dan pengeluaran bahan, dan pembatalan
pengiriman. Total aktivitas dalam alur prosedur awal yang sudah baik dan
prosedur hasil usulan perbaikan sebanyak 58 aktivitas. Hasil usulan perbaikan
prosedur tersebut berarti menunjukkan adanya aktivitas yang berkurang awalnya
62 menjadi 58 aktivitas. Waktu yang didapatkan dengan adanya usulan perbaikan
prosedur tersebut juga mengalami pengurangan sehingga waktu untuk penerimaan
order sampai pengiriman order lebih baik dari sebelumnya. Hasil usulan
perbaikan aktivitas untuk beberapa prosedur dapat dilihat pada Tabel 4.12.
Tabel 4.12 Hasil Usulan Perbaikan Aktivitas dalam Prosedur-prosedur
Kode Aktivitas Durasi
(menit) Prosedur
A1 Marketing menerima order dari customer 15
Penerimaan
Order dan
Rencana
Produksi
A15 Marketing mengecek stok barang jadi 15
A16 Marketing melakukan negosiasi dengan
customer untuk produksi baru 10
A17 Marketing menolak order 3
A2 Marketing membuat job order atau job service 15
A3 Marketing memberikan job order atau job service
ke Admin Pemasaran 6192
A4 Admin menyampaikan pesanan customer ke
PPIC 5
A5 PPIC menerima pesanan customer dari Admin
Pemasaran 5
A18 PPIC melakukan perencanaan produksi 10
A12 Bagian PPIC membuat SPP dan SPB 10
A13 SPB diberikan ke Bagian Gudang Bahan 5
A14 SPP diberikan ke Bagian Produksi 5
B1 Gudang Bahan menerima SPB 10
Permintaan
dan
Pengeluaran
Bahan
B2 Gudang Bahan menyiapkan bahan 60
B3 Gudang Bahan membuat BKGB (Bukti Keluar
Gudang Bahan) 10
B4 Gudang Bahan mengeluarkan bahan ke Produksi
dan memberikan SPB dan BKGB untuk diparaf 60
-
52 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.12 Hasil Usulan Perbaikan Aktivitas dalam Prosedur-prosedur (lanjutan)
Kode Aktivitas Durasi
(menit) Prosedur
B5 Produksi menerima bahan dari Gudang Bahan
dan paraf form SPB dan BKGB 10
Permintaan
dan
Pengeluaran
Bahan
B6 Gudang Bahan memberikan BKGB dan SPB ke
PPIC 10
B7 Paraf BKGB dan SPB oleh PPIC 5
B8 BKGB dan SPB diberikan kepada bagian
Pembelian/Accounting 5
C1 Produksi menerima Bahan dan Surat Perintah
Produksi (SPP) 10
Pengerjaan
Order
C2 Produksi mengerjakan order sampai selesai 1545
C3 Bagian QC melakukan pengecekan barang jadi 30
C4 Bagian QC melakukan proses perbaikan jika
kualitas barang belum bagus 90
C5 Bagian QC mengecek kembali kualitas barang
sampai bagus 30
C6 Bagian QC menyerahkan form Laporan Proses
Produksi ke PPIC 5
C7 Bagian PPIC membuat rekapan laporan PPIC 10
D5 Bagian Admin konfirmasi ke customer 10
Pengiriman
Barang Jadi
D6 Customer menerima informasi barang akan
dikirim 5
D7 Customer mengecek apakah bisa dikirim 30
D1 Bagian Admin meminta barang ke PPIC 10
D2 Bagian PPIC mencari barang yang diminta 30
D3 Bagian PPIC mengecek apakah barang siap
dikirim 5
D4 Bagian PPIC konfirmasi ke Admin 5
D10 Bagian Admin membuat kartu garansi dan
surat jalan pengiriman 10
D11 Bagian PPIC konfirmasi ke packing untuk
disiapkan 5
D12 Bagian Packing mempersiapkan barang yang
dikirim 60
D13 Bagian Expedisi menaikkan barang untuk
dikirim 30
E1 Customer memberikan informasi pembatalan
pengiriman 10
Pembatalan
Pengiriman
E2 Bagian Admin menerima informasi pembatalan
pengiriman 5
E3 Bagian Admin mencari customer lain atau
pengiriman barang lain yang searah 30
E4 Bagian Admin memberikan informasi pengganti
customer ke PPIC 5
E5 Bagian PPIC menerima informasi penggantian
customer atau pengiriman barang lain 5
-
53 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.12 Hasil Usulan Perbaikan Aktivitas dalam Prosedur-prosedur (lanjutan)
Kode Aktivitas Durasi
(menit) Prosedur
E6 Bagian PPIC mencari informasi ke Produksi
untuk barang lain 5
Pembatalan
Pengiriman
E7 Bagian Produksi menerima informasi barang lain 5
E8 Bagian Produksi mengecek apakah barang
tersedia 30
E9 Bagian Produksi konfirmasi ke PPIC untuk
konfirmasi ke Admin 5
E10 Bagian Admin membuat surat jalan pengiriman
dan kartu garansi 10
E11 Bagian Packing mempersiapkan barang yang
akan dikirim 60
E12 Bagian Expedisi menaikkan barang untuk dikirim 30
F9 PPIC mengecek bahan yang perlu dibeli 240
Permintaan
Pembelian
Bahan
F10 PPIC mengkonfirmasi ke bagian Pembelian 5
F3 Bagian Pembelian menerima informasi bahan
yang harus dibeli 5
F4 Bagian Pembelian melakukan SOB (Seleksi
Order Barang) 10
F5 Bagian Pembelian membuat Order Pembelian 5
F6 Order Pembelian diberikan ke bagian Keuangan 3
F7 Bagian Keuangan mengecek budget pembelian
untuk persetujuan 20
F8 Order Pembelian di ACC atau dipending 15
Hasil usulan perbaikan tersebut dapat memperbaiki jalur kritis pada
prosedur penerimaan order dan rencana produksi, ditandai dengan kode berawal
A. Aktivitas yang hilang dalam perbaikan prosedur, antara lain bagian PPIC
melakukan pengecekan stok barang jadi, bagian Admin melakukan konfirmasi
dengan bagian PPIC untuk disiapkan, dan bagian Gudang Bahan melakukan
pengecekan bahan baku. Total waktu untuk aktivitas awal yaitu sebesar 8.182
menit dan hasil usulan perbaikan prosedur menghasilkan total waktu 8.115 menit.
Hasil usulan perbaikan prosedur tidak hanya dapat mengurangi waktu, tetapi juga
menghilangkan aktivitas yang tidak perlu dan mengubah susuanan aktivitas. Hasil
usulan yang menghilangkan aktivitas yang tidak perlu dan mengubah susunan
aktivitas dapat membuat alur kerja dari prosedur-prosedur yang ada lebih
terstruktur dibandingkan sebelumnya, walaupun total waktu yang didapat tidak
berkurang banyak. Hasil usulan perbaikan tersebut dapat memperbaiki jalur kritis
pada prosedur penerimaan order dan rencana produksi, dengan kode A15-A18.
-
54 Universitas Kristen Petra
4.4.4. Laporan Rencana Produksi
Laporan rencana produksi didesain untuk memudahkan perhitungan
produk yang akan diproduksi pada periode tertentu beserta bahan baku yang
diperlukan dan sisa inventori. Departemen PPIC diharapkan dapat memanfaatkan
laporan rencana produksi ini ke depannya agar dapat efektif digunakan untuk
mengontrol produksi. Laporan rencana produksi yang didesain untuk perusahaan
dapat dilihat pada Gambar 4.15. Produk Patriot 2 memiliki beberapa jenis
kebutuhan bahan bakunya. Kolom rencana produksi, stok gudang bahan jadi, dan
stok gudang bahan baku adalah kolom yang harus diisi oleh pengguna. Pengguna
akan memulai mengisi dari rencana produksi untuk mengisi berapa unit Patriot 2
yang akan diproduksi hari itu. Pengguna lalu meng-input jumlah bahan jadi yang
ada di gudang bahan jadi dan Microsoft Excel ini akan melakukan kalkulasi untuk
mengetahui jumlah produk yang harus diproduksi. Produk yang sudah diketahui
jumlahnya untuk diproduksi lalu akan dikalkulasi untuk mengetahui jumlah total
bahan baku yang dibutuhkan. Pengguna lalu memberi input untuk mengetahui
stok bahan baku yang ada di gudang bahan baku. Microsoft Excel akan
menghitung kecukupan bahan baku, jika kurang maka akan muncul tulisan
“KURANG” dengan jumlahnya sedangkan jika cukup maka muncul tulisan
“ADA” dengan jumlah sisa bahan baku berlebih.
-
55 Universitas Kristen Petra
STOK BARANG
GUDANG BAHAN JADI KURANG AKHIR SISA
1 BESI PLAT HITAM 1,4 X 4' X 8' 2 LBR 0 0 LBR 0 LBR LBR KURANG 0
2 BESI PLAT PUTIH 0,8 X 4' X 8' 1 LBR 0 0 LBR 0 LBR LBR KURANG 0
3 KAWAT LAS 2,5 25 BTG 0 0 BTG 0 BTG BTG KURANG 0
4 BATU GERINDA 5" 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
5 BATU GERINDA 4" 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
6 KUAS 3" 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
7 SEMEN 20 KG 0 0 KG 0 KG KG KURANG 0
8 OBAT COR 0.5 LTR 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0
9 KAKI PAL 16 X 35 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
10 KAKI PAL 16 X 45 2 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
11 ENGSEL 11 1 SET 0 0 SET 0 SET SET KURANG 0
12 BAJA PL 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
13 BOS KUNCI 37 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
14 BOS KREK 37 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
15 BOS KOMBINASI 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
16 EPOXY 0.5 LTR 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0
17 THINNER ND SUPER 0.5 LTR 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0
18 CUP BRUSH 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
19 AMPLAS SCOTBRITE 1 LBR 0 0 LBR 0 LBR LBR KURANG 0
20 AMPLAS BULAT 3 LBR 0 0 LBR 0 LBR LBR KURANG 0
21 AMPLAS HALUS 1 LBR 0 0 LBR 0 LBR LBR KURANG 0
22 KERTAS LEM 1 ROLL 0 0 ROLL 0 ROLL ROLL KURANG 0
23 DEMPUL 2 KG 0 0 KG 0 KG KG KURANG 0
24 PU.AC LIGHT GREY 1.5 LTR 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0
25 THINNER PU SARI SETIA 1.5 LTR 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0
26 AS SENTRIS 11 1 PCS 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0
UNIT UNIT
HASIL
KURANG GUDANG BAHAN BAKUSATUAN SATUAN SATUAN
UNIT
LAPORAN RENCANA PRODUKSI
NO. NAMA BARANG JUMLAHBAHAN BAKU STOK
PERIODE: MEI 2015
SATUANRENCANA PRODUKSI
JENIS PRODUK: PATRIOT 2
Gambar 4.15 Laporan Rencana Produksi
-
56 Universitas Kristen Petra
STOK BARANG
GUDANG BAHAN JADI KURANG AKHIR SISA
27 BAUT JF M 4 X 15 6 PCS 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0
28 BAUT JP M 5 X 20 4 PCS 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0
29 BAUT L M 8 X 20 5 PCS 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0
30 BAUT LRST 5/16 X 3/8 1 PCS 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0
31 MUR 10 PUTIH 1 PC 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0
32 RING PLAT 5 12 PCS 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0
33 RING PLAT 8 10 PCS 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0
34 RING PER 8 5 PCS 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0
35 BAUT (SEPEDA) 3/16 X 1/2 6 PC 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0
36 MUR 8 5 PCS 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0
37 RING PER 5 8 PC 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0
38 NOKEN 28 5 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
39 KREK SEGITIGA PC KECIL 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
40 DOP 5O POWDER COATING 2 SET 0 0 SET 0 SET SET KURANG 0
41 KUNCI LACI HUBEN 1 SET 0 0 SET 0 SET SET KURANG 0
42 KUNCI BLOK KECIL IDM 1 SET 0 0 SET 0 SET SET KURANG 0
43 KUNCI BLOK KECIL ALFA 1 SET 0 0 SET 0 SET SET KURANG 0
44 FACE PANEL PATRIOT STAR 1 LBR 0 0 LBR 0 LBR LBR KURANG 0
45 HANDLE LACI 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
46 AMPLOP PLASTIK 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
47 AMPLOP ARISTOKRAT 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
48 STIKER CS 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
49 STIKER QC 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
50 STIKER LK 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
51 TUTUP NOKEN 5 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
52 DYNABOLT 50 X 50 2 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0
UNITUNITUNIT
SATUAN SATUAN SATUAN
BAHAN BAKU STOK HASIL
KURANG GUDANG BAHAN BAKU
LAPORAN RENCANA PRODUKSI
PERIODE: MEI 2015
JENIS PRODUK: PATRIOT 2
NO. NAMA BARANG JUMLAH SATUANRENCANA
PRODUKSI
Gambar 4.15 Laporan Rencana Produksi (lanjutan)
-
57 Universitas Kristen Petra
4.4.5. Laporan Deadline Proses Produski
Laporan deadline proses produksi didesain untuk membantu perusahaan
dalam mengetahui kapan proses produksi dimulai dan kapan harus selesai proses
produksinya. Produk yang diambil sebagai contoh yaitu Patriot 2 dengan waktu
baku yang sudah didapatkan sebelumnya. Proses produksi untuk membuat produk
Patriot 2 terdapat 9 proses, yaitu sheet metal, rakit bodi, pengecoran, rakit pintu,
cat dasar, pemasangan laci, cat akhir, stel akhir, dan packing. Waktu baku masing-
masing proses didapatkan dari perhitungan sebelumnya dan waktu baku tiap
proses tersebut digunakan untuk mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan
dalam menyelesaikan proses tersebut. Proses sheet metal memiliki waktu baku
10.800 detik atau sama dengan 3 jam, proses rakit bodi memiliki waktu baku
7.200 detik atau sama dengan 2 jam, dan seterusnya. Gambar laporan deadline
proses produksi dapat dilihat pada Gambar 4.16.
Gambar 4.16 merupakan laporan deadline proses produksi yang akan
diberikan kepada perusahaan untuk membantu jalannya proses produksi yang ada.
Jam kerja di perusahaan untuk hari senin sampai kamis yaitu 8 jam dan khusus
hari jumat 7,5 jam. Total hari kerja didapatkan dari total waktu baku dibagi
dengan asumsi 8 jam kerja dalam sehari, sehingga didapatkan total hari kerja
untuk menyelesaikan satu produk Patriot 2 yaitu selama 3 hari. Contoh
perhitungan dalam laporan deadline proses produksi tersebut, deadline produk
Patriot 2 akan dikirim tanggal 25 Mei 2015. Produk Patriot 2 harus berada di
proses sheet metal pada tanggal 22 Mei 2015 dan harus selesai hari itu juga.
Tanggal 22 Mei 2015, harus berada di proses rakit bodi dan harus selesai hari itu
juga, dilanjutkan untuk proses pengecoran dan selesai tanggal 23 Mei 2015.
Tanggal 23 Mei 2015 harus berada di proses rakit pintu dan selesai hari itu juga,
dilanjutkan ke proses cat dasar dan selesai pada tanggal 24 Mei 2015. Tanggal 24
Mei 2015 memasuki prroses selanjutnya yaitu pemasangan laci yang akan selesai
pada hari itu juga, dilanjutkan proses cat akhir yang harus selesai hari itu juga.
Tanggal 24 Mei 2015 dilanjutkan memasuki proses stel akhir dan harus selesai
pada tanggal 25 Mei 2015. Tanggal 25 Mei 2015 juga harus langsung
menyelesaikan proses packing dan inspeksi akhir, kemudian barang tersebut akan
siap untuk dikirim.
-
58 Universitas Kristen Petra
Nama Produk Deadline ProsesWaktu Baku
(detik)
Waktu
Baku (Jam)
Akumulasi
(Jam)
Selisih
(Jam)
Mulai
Proses Hari
Ke-
Selesai Proses
Hari Ke-
Tanggal
Mulai
Proses
Tanggal
Selesai
Proses
Sheet Metal 10800.00 3.00 3.00 0 1 1 5/22/2015 5/22/2015
Rakit Bodi 7200.00 2.00 5.00 3.00 1 1 5/22/2015 5/22/2015
Cor 28800.00 8.00 13.00 5.00 1 2 5/22/2015 5/23/2015
Rakit Pintu 9000.00 2.50 15.50 13.00 2 2 5/23/2015 5/23/2015
Cat Dasar 3600.00 1.00 16.50 15.50 2 3 5/23/2015 5/24/2015
Pemasangan Laci 5400.00 1.50 18.00 16.50 3 3 5/24/2015 5/24/2015
Cat Akhir 14400.00 4.00 22.00 18.00 3 3 5/24/2015 5/24/2015
Stel Akhir 10800.00 3.00 25.00 22.00 3 4 5/24/2015 5/25/2015
Packing 1800.00 0.50 25.50 25.00 4 4 5/25/2015 5/25/2015
Inspeksi Akhir 900.00 0.25 25.75 25.50 4 4 5/25/2015 5/25/2015
Total 92700.00 25.75
Total Hari Kerja 11588 3
LAPORAN DEADLINE PROSES PRODUKSI
Patriot 2 25-May-15
Gambar 4.16 Laporan Deadline Proses Produksi
back to toc: master index: help: ukp: