4 Modulo Ge[1].Flow

Il Workflow è l’attività di automazione dei processi aziendali, grazie ai quali documenti ed informazioni passano da una persona ad un'altra secondo precise regole procedurali, per ottenere il risultato desiderato.

COS’È IL COS’È IL WORKFLOWWORKFLOW

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Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale

Una Organizzazione è una concatenazione di "Attività" che creano un prodotto od un servizio.

Le attività sono raggruppate in "Processi", collegati tra loro da legami e condizioni, finalizzati all'obbiettivo da raggiungere.

Il funzionamento di una Organizzazione è rappresentato da una "serie di processi", cioè gruppi di attività collegati tra loro in modo logico per ottenere uno "scopo" desiderato.

Il Workflow è la naturale evoluzione di “Mansionari” o “Procedure dei Sistemi Qualità” (es.: ISO9000/ Vision2000)

Ge.FlowGe.Flow è ideale per ottimizzare e gestire, i processi documentali amministrativi, quelli gestionali, quelli della qualità, il tutto in conformità alle norme vigenti;

Ge.FlowGe.Flow grazie alla caratteristica ASP (Application Service Provider) consente l'inserimento nei processi anche di utenti esterni, autorizzati e registrati dal sistema che, in condizioni di estrema sicurezza, possono avere accesso al sistema attraverso Internet (i clienti/fornitori per le aziende o il cittadino per la pubblica amministrazione);

Ge.Flow Ge.Flow è semplice da utilizzare, facile da configurare, avvicina le aziende e le pubbliche amministrazioni all'utilizzo di strumenti di workflow management permettendo di migliorare in efficienza, trasparenza, controllo di gestione;

Ge.Flow Ge.Flow aiuta l’azienda ad effettuare una fase di BPR (Business Process Reengineering), spesso necessaria per riorganizzare i processi.

A CHI È UTILE GE.FLOWA CHI È UTILE GE.FLOW

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Conoscere in ogni momento lo stato di approvazione di una fattura fornitore;

Rispondere agilmente ai fornitori che chiedono informazioni sull'avanzamento delle proprie fatture, avendo sempre a disposizione tutti i documenti correlati...

Monitorare il carico di lavoro dei vostri collaboratori;

Ge.FlowGe.Flow consente di gestire agevolmente i flussi:

Approvazione del pagamento delle fatture conformi all'ordine e alle merci consegnate.

Gestione delle fatture non conformi.

AD ESEMPIO PER..….AD ESEMPIO PER..….

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Processi aziendali chiari e definiti

Maggior controllo dei processi in atto

Risparmio economico, di tempo e di risorse

Migliore servizio ai Clienti (processi più veloci e precisi)

Più risultati con meno sforzo

PRINCIPALI VANTAGGI DI GE.FLOW PRINCIPALI VANTAGGI DI GE.FLOW

Ge.FlowGe.Flow è la soluzione innovativa italiana di BPM (Business Process Management).

Ge.Flow Ge.Flow è il Workflow di Ge.DOC, che consente di automatizzare in modo semplice i processi documentali aziendali.

Ge.FlowGe.Flow consente di realizzare soluzioni di Workflow utilizzando il linguaggio del business, permettendo la creazione di soluzioni web-based in tempi molto ridotti.

COS’È GE.FLOWCOS’È GE.FLOW

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Ad es.: Quando viene archiviata una fattura di acquisto, automaticamente sono coinvolti tutti gli amministrativi interessati, fino alla chiusura del workflow che in questo caso è il pagamento.

L’archiviazione di un documento appartenente ad una tipologia di documento associata ad un workflow, dà lo start a tutti i processi previsti e coinvolge gli utenti interessati dal “Processo Aziendale”;

GE.FLOW – ATTIVAZIONE AUTOMATICA WORKFLOWGE.FLOW – ATTIVAZIONE AUTOMATICA WORKFLOW

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Start del Workflow

Appena effettuato il Login, immediatamente

visualizziamo, sul “desktop documentale”…..

le attività che abbiamo da svolgere,

secondo il processo aziendale a cui siamo collegati

GE. FLOW – FUNZIONI UTENTEGE. FLOW – FUNZIONI UTENTE

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Può verificare i dettagli del documento/ pratica, soggetto al procedimento controllato da un workflow e svolgere le sue attività previste dal processo

L’utente interessato dal “Processo Aziendale”, previsto

dall’organigramma, è coinvolto da semplici messaggi a cui rispondere:1) Notifiche di Workflow2) E-mail 3) Messaggi di alert


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Notifiche Workflow

L’utente interessato dal workflow, può inoltre effettuare verifiche sulle attività svolte o da svolgere o che si trovino in un altro stato, ed eseguire ricerche


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Notifiche Workflow

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RICERCA DEI MESSAGGIRICERCA DEI MESSAGGIE’ possibile ricercare

velocemente i propri messaggi

• Ricevuti;• Inviati;• Eliminati;• Notifiche di workflow

Configurazione Workflow

Da questa finestra, si può configurare facilmente e visualizzare la struttura dei WorkFlow con il relativo dettaglio, nonché definire la sequenza dei passi del processo, lo stato iniziale e finale del workflow

N.B.: Senza l’intervento di un programmatore.

(es.: Workflow Fatture di Acquisto)

GE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKFGE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKF

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Da questa finestra, si può visualizzare il dettaglio di ogni singolo passo del WorkFlow


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Da questa finestra si può configurare il dettaglio di un Procedimento di un WorkFlow


ConfigurazioneProcedimenti

Elenco Stati previsti dal Procedimento Proc. Fatture, del workflow “FATTURE DI ACQUISTO”

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Configurazione Stati Es.: Stato di “SCELTA”

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Da questa finestra si possono : 1) configurare i passi del WorkFlow;2) personalizzare il relativo messaggio di notifica;

3) configurare le “scelte” che ogni utente potrà affettuare.


Configurazione Stati Es.: Stato di "CHECKLIST" in creazione

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Da questa finestra si possono :

1) personalizzare il relativo messaggio di notifica;

2) stabilire le “attività” che ogni utente dovrà affettuare.


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Configurazione Stati Es: Stato di tipo “INFORMAZIONE"

Da questa finestra si possono :

1) personalizzare il relativo messaggio di notifica;


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Verifica facilmente: 1) Stati delle istanze 2) “storia” dei

Workflow


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