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EL MERCADO DE EVENTOS CORPORATIVOS

Mabel Alejandra Lebrero

El mercado de Eventos es amplio y diversificado, y ha crecido significativamente, en los últimos años, a nivel mundial.

La demanda es cada vez más exigente y selectiva y obliga al profesional a estar actualizado y capacitado.

El mercado de eventos, mantiene a la vez, una estrecha vinculación con el

turismo. Y juntos, hacen un gran aporte económico a la zona donde se ejecutan.

Para insertarse profesionalmente en la Organización de Eventos, es requisito indispensable conocer cómo está constituido este mercado.

MERCADO DE EVENTOS EMPRESARIOS

El Mercado de Eventos:

OFERTA SERVICIO ORGANIZACION

DE EVENTOS

EMPRESARIALES

DEMANDA

ORGANIZADOR

PROVEEDORES INTERNOS/

EXTERNOS

INDIVIDUALES/

COLECTIVOS

EMPRESAS

ASOCIACIONES

ONG

MERCADO DE EVENTOS EMPRESARIOS

Desarrolla tareas

individuales y

en equipo

•Investiga

•Genera

ideas

•Planifica

•Ejecuta

Combina

experiencia y

formación

Lidera y coordina

grupos de trabajo

OFERTA

El Organizador Profesional

de Eventos Empresarios •Intermedia entre Clientes y

Proveedores, priorizando al cliente.

•Ofrece servicios integrales.

•Es gestor, productor de eventos.

Los Proveedores de Productos y Servicios

especializados en Eventos Empresarios

Son todos aquellos rubros necesarios en el desarrollo de

todo tipo de eventos empresarios.

OFERTA

Clasificación de Proveedores

•Por rubro: de acuerdo al tipo de producto o servicio que ofertan.

•Por el tipo de evento:Para bodas, para cumpleaños.

•Por el tamaño o envergadura de la empresa: pequeños, medianos, grandes.

•Por su trayectoria en el mercado: nuevo, en crecimiento, con trayectoria.

•Por zona de abastecimiento: local, regional, nacional, internacional.

•Por incumbencia en el rubro: general o especializado.

•Por precio y calidad: accesible a un nivel bajo, medio, alto.

•Por clientela: exclusivo para…, acceso general.

•Por integridad del servicio: Integral (producto o servicio + asistencia + logística) solo producto o servicio.

•Por sistema de cobro: efectivo, tarjeta, cheques…

•Por adaptabilidad: más o menos adaptable a solicitudes puntuales.

OFERTA

Ítems a considerar respecto de los

Proveedores de Productos y Servicios Seleccionar los proveedores que más se ajusten a la necesidad del evento. Hacer pedidos concretos. Requerir adaptación del servicio a la idea del evento. Evaluar permisos, habilitaciones y cumplimiento de requisitos por parte del proveedor. Solicitar presupuestos detallados y métodos de pago. Hacer contratos, verificar cláusulas y exenciones. Evaluar condiciones en que se recibe el producto o servicio antes del evento. Hacer partícipe a los profesionales responsables de los servicios contratados, en la planificación del evento.

El SERVICIO “Organización Integral de Eventos” es el resultado de una

OFERTA realizada por “El Organizador + Los Proveedores de P y S”

SERVICIO

La Organización Integral de Eventos Empresarios como

SERVICIO PROFESIONAL: Es una actividad calificada. Por ser un Servicio, es intangible. No se puede ver el resultado antes de su uso. El juicio de valor lo hace el cliente luego de utilizarlo y la satisfacción está en función del beneficio percibido. Es un servicio basado en la relación personal que requiere de la participación activa del cliente. Se produce y consume al mismo tiempo. Es de variabilidad absoluta, heterogéneo, ya que cada cliente es distinto. Depende del quién, dónde y cuándo y de los estados de ánimo del profesional y cliente. Es perecedero, requiere de adaptación, renovación e innovación.

El mercado es muy competitivo ya que todos copian y adaptan.

SERVICIO

Eventos Empresarios Profesionales:

Los eventos empresarios son hechos comunicativos que implican protagonistas que llevan a cabo acciones, en un lugar y tiempo compartido.

Todo está construido con la intencionalidad de cumplir objetivos corporativos.

SERVICIO

Entre los Objetivos:

Motivar al personal.

Formar equipos con sentido de pertenencia.

Hacer anuncios y reconocer trayectorias.

Conmemorar aniversarios

Dar a conocer nuevos productos

Incentivar a las fuerzas de ventas.

Entre otros...

Los eventos corporativos constituyen herramientas de marketing directo.

•Apuntan a un segmento cautivo.

•Permiten la retroalimentación, corrección y medición de receptividad y reacciones a lo propuesto.

SERVICIO

Se nutren de disciplinas como la publicidad, el marketing y la comunicación para su profesionalización. A la vez son herramientas de dichas disciplinas.

Constituyen una presencia pública de imagen institucional.

Permiten posicionamiento corporativo en el mercado interno y externo.

Son una apuesta profesional y de negocios.

Clasificación de Eventos Corporativos:

Internos o externos Comidas de trabajo, visita a la empresa / Jornadas de puertas abiertas, lanzamientos de productos, viajes de incentivo

De trabajo o esparcimiento Jornadas de capacitación, jornadas de tormenta de ideas/aniversarios de empresa, family day

Individuales o colectivos Visita a la empresa, desayuno de trabajo/exposiciones.

SERVICIO

Presenciales o virtuales Visita a la empresa, lanzamiento de productos/ Ruedas de negocio, exposiciones virtuales

De fines corporativos o corporativos-turísticos Desayuno de trabajo/ viajes de incentivo, visita de ejecutivos extranjeros a la empresa.

SERVICIO

Eventos de corta, mediana o larga duración.

Eventos en la empresa y fuera de esta, en lugares contratados.

Eventos de baja, mediana o alta inversión y costo.

Eventos de baja o alta importancia, en cuanto a los objetivos que persigue y el interés por los resultados a obtener.

Eventos de fecha obligada, por ejemplo, un aniversario de empresa, o de fecha alternativa.

La demanda está constituida por los consumidores de eventos, en toda su diversidad

DEMANDA

EMPRESAS

ASOCIACIONES

ONG

DEMANDA

Clasificación

Por la actividad que desarrolla: Industrial (extractiva, manufacturera,

agropecuaria) Comercial (mayorista, minorista,

comisionista) Servicio (privado, público)

Por su tamaño: Definido por el monto de su capital,

personal afectado, ventas y producción. Puede ser:

• Grande • Mediana • Pequeña • Empresa familiar • Micro

DEMANDA – Cliente “Empresa”

Por el número de propietarios:

Unipersonal .

Sociedad .

Por el origen de su capital:

Públicas .

Privadas

Por la explotación y conformación de su capital:

Local.

Nacional.

Grupos económicos .

Multinacional

Por su constitución legal:

Individual

Mercantil

Colectiva

En comandita

Comercial

Civil

Anónima

De responsabilidad limitada


¿Para qué nos sirven estos datos?

El número de propietarios: • Evaluar la posibilidad de análisis de nuestra propuesta y de decisión sobre la misma. No es lo mismo que la evaluación la realice una sola persona que cinco socios. • Buscar un interlocutor válido, que tenga el poder de decisión dentro de la empresa. • Conocer a los socios para intentar conformar, con nuestra propuesta, a la mayoría. El origen de su capital: • Al igual que en el ítem anterior pero centrado en la decisión económica y en la forma y tiempo en que ese capital estará disponible para el evento. Como así también, conocimiento de trámites para su cobro. • También la nacionalidad de la empresa para indagar en su cultura.


La constitución legal: • Conocerla para saber derechos y obligaciones de sus integrantes, responsabilidades y límites. • Requerimientos específicos para la contratación de nuestros servicios y trámites necesarios para llevarlos a cabo.


¿Qué tipo de eventos realizan las empresas?

Las empresas realizan tanto eventos externos como internos. Algunos con el fin de afianzar su imagen corporativa, otros para dar a conocer

nuevos productos y servicios y así obtener mayor consumo, otros para incentivar a su capital humano con el fin de lograr mayor productividad.

En cada evento buscan reforzar su imagen pero también innovar para sorprender al mercado y lograr así su atención.

El evento es una herramienta de promoción directa e invierten

en el mismo esperando obtener beneficios.


Clasificación de las

asociaciones

Por su interés:

Públicas

Privadas

Por sus asociados:

Profesionales

De sectores sociales (consumidores, universitarios, mujeres, etc.)

Nacionales, extranjeras, mixtas.

Empresas o instituciones

DEMANDA – Cliente “Asociación”

Por su objetivo:

Informativas

De servicios

De formación

De asesoría legal

De fomento laboral

Entre las asociaciones se encuentran: sindicatos, cooperativas y mutuales, federaciones y confederaciones.

¿Qué tipo de eventos realizan las Asociaciones?

También estas organizaciones realizan eventos internos y externos.

Internos para sus socios y externos para captar nuevos asociados y obtener beneficios de terceros.

Es necesario considerar que en las mismas, las decisiones se consultan en grupo y a partir de reuniones previamente planificadas.

Que cada Asociación persigue un objetivo y tiene una modalidad para actuar definida, una normativa interna, que se debe respetar.

Recordar que los objetivos de las Asociaciones son otorgar beneficios para sus socios miembros.

DEMANDA – Cliente “Asociación”

Las ONG se caracterizan por:

Ser grupos artificiales.

Tener consenso entre sus miembros, en torno a objetivos y fines.

Mejorar el bienestar.

Ofrecer un trabajo voluntario.

Obtener ingresos de donaciones públicas y privadas.

Disponer de una base social.

Basarse en la solidaridad.

Representar intereses colectivos.

Estar gobernadas autónomamente.

DEMANDA – Cliente “ONG”

Entre sus objetivos están:

Sensibilizar en problemas sociales.

Describir problemas sociales y buscar posibles soluciones.

Garantizar y difundir valores.

Prestar servicios para el bien social.

Las ONG se pueden

clasificar:

Por tipo:

Organizaciones religiosas

Organizaciones laborales

Organizaciones profesionales

Organizaciones culturales

Organizaciones de servicio

Organizaciones sociales

Organizaciones de salud

Organizaciones benéficas

Organizaciones políticas

Organizaciones de ocio y turismo


Por su beneficiario:

Trabajo a favor del grupo de asociados

Trabajo a favor de otros grupos sociales

Por su accionar:

Altruistas

Solidarias

Voluntarias

Por su conformación:

Formas tradicionales de ayuda mutua

Movimientos sociales

Asociacionismo civil

Organizaciones no gubernamentales.

Fundaciones y centros de investigación de carácter filantrópico.

Por la participación de sus miembros:

De participación intensiva.

De participación esporádica

Por su constitución jurídica:

Asociaciones

Corporaciones

Fundaciones


Por su fuente de financiación:

Financiación con donaciones. Financiación con cuotas de asociados. Subvención del estado. Subvención del sector privado. Financiación mixta. Financiación por entidades (como en el caso de las Fundaciones)

¿Qué tipo de eventos realizan las ONG?

Las ONG realizan, también, eventos internos y externos. Los internos son para generar compromiso del grupo, incentivo y relacionismo.

Los externos tienden a la búsqueda de patrocinios, donaciones para fines sociales. Son actos filantrópicos. También para concientizar a la población en

ciertos problemas sociales. Son comunes las jornadas, seminarios y congresos. También comidas, desfiles,

eventos deportivos, muestras de arte y fiestas de beneficencia.


Considerar un costo amortizable para el evento y evaluar la posibilidad de obtener canjes de productos y servicios.

Recordar que, en muchos casos, estas instituciones tienen exenciones impositivas y publicad gratuita.

Para el organizador de eventos la realización de estos trabajos puede ser “poco rentable”. Sin embargo, favorece la imagen de la empresa de Organización de eventos, por su trabajo en conjunto para un beneficio social.


La demanda a la vez está constituida por “espacios donde el cliente asume un rol” que

permiten elaborar estrategias.

DEMANDA

CONSUMIDOR

DESTINATARIO

CONTRIBUYENTE

DEMANDA

El CONSUMIDOR es quien “consume”, “utiliza” el servicio.

Se trabaja con sus preferencias de

consumo y necesidades.

Se orientan hacia él las estrategias de generación de ideas del evento y

desarrollo de actividades.

DEMANDA

El DESTINATARIO es a quien se “destina” la promoción del servicio.

Puede ser, a la vez, consumidor o no.

Se trabaja con su poder de captación del mensaje, persuasión en el

consumidor y decisión de consumo.

Tiene que ver con las estrategias de comunicación, definición de

contenidos, modalidad de expresión y elección de medios.

El CONTRIBUYENTE es quien concreta económicamente la adquisición del

servicio. Puede ser consumidor, destinatario o no.

Se trabaja con su poder de decisión y concreción del servicio, apelando a

técnicas de convencimiento.

A él apuntan las estrategias de precio y planes de financiamiento.

DEMANDA

Ejemplo:

SERVICIO: Aniversario de Empresa CONSUMIDOR: Empresa

DESTINATARIO: Presidente, gerente… CONTRIBUYENTE: Presidente o responsable de finanzas de la

empresa.

Es hacia el cliente directo que se apunta con la estrategia de marketing, orientándonos a:

. Identificación de necesidades. . Elaboración de propuestas que satisfaga dicha necesidad. . Alcance a través de una propuesta comunicativa efectiva.

. Evaluación de su grado de satisfacción.

EL CLIENTE CORPORATIVO

Invierte por beneficios corporativos. Es influenciado por la opinión pública y el mercado. Pone en juego su imagen institucional. Resuelve en función de los intereses corporativos que representa. Tiene la responsabilidad de controlar al organizador. Mantiene una relación profesional con el Organizador.

Las variables de segmentación deben ser: . Medibles y cuantificables. . Localizables. . Tener un alto poder discriminante. Basándonos en: . El servicio de organización de eventos a ofrecer, por temática (empresarial, eventos internos, eventos recreativos…) . El área geográfica de incidencia (local, regional, nacional, internacional) . El perfil requerido del cliente. . Nuestra capacidad productiva para abastecer, con el servicio, a x cantidad de clientes en determinado plazo.


Ubicar geográficamente el segmento.

Averiguar cómo llegar al mismo a través de entidades que los congreguen o agrupen (asociaciones, cámaras, colegios profesionales, etc.) o medios de comunicación locales.

Elaborar una propuesta de promoción.

Confeccionar un plan de acción.

Identificar las necesidades de los posibles clientes.

Desarrollar nuevos servicios que apunten a dichas necesidades.

Atraer nuevos clientes.

Retener los clientes existentes.


Llegar al Cliente con la Oferta de Servicio

Principios del Marketing para Eventos

El respeto a la importancia de los clientes y competidores en la planeación de la estrategia de marketing.

La segmentación y concentración en el segmento más prometedor, en cuanto a capacidad y objetivos.

La investigación de las necesidades, percepciones, preferencias y procesos de consumo de cada cliente.

La definición, creación y entrega cuidadosa de una promesa de valor superior al mercado objetivo.

Su estudio incluye:

Comportamiento de adquisición, individual o en grupo, para el propio consumo o el de terceros.

Comportamiento de uso o consumo. . Factores internos y externos que influyen en el proceso de adquisición y consumo.


Variables que ejercen influencia en la

decisión de consumo

Personalidad.

Motivación y participación.

Proceso perceptivo.

Aprendizaje y memoria.

Actitudes y orientación.

INTERNAS

Cultura y subcultura. Clase social. Grupo de pertenencia. Familia. Líderes de opinión. El ambiente físico e interpersonal. Los medios masivos. Contexto (económico, político, social, climático…) El poder adquisitivo.

EXTERNAS

COMPORTAMIENTO DE CONSUMO

Sobre el Consumo:

Qué se consume. La organización de una Jornada de capacitación.

Quién lo consume. Una empresa de telefonía celular.

Por qué lo consume. Para capacitar al personal de ventas de la empresa.

Cómo lo consume. En forma experimental.

Cuándo lo consume. Cuando lo necesita, como en esta ocasión.

Dónde lo consume. En la propia empresa.

Cuánto lo consume. Una jornada, por el momento.


Dicho consumo puede ser:

Por primera o segunda vez. Es la primera vez que contrata este servicio. Frecuente o esporádico. En forma esporádica, puede convertirse en frecuente si sale satisfecho con los resultados.

Por impulso o razonado. Razonado ya que ha realizado una evaluación antes de decidirse por el servicio de este organizador.

Por alta o baja implicación (relación/necesidad) . Baja implicación, ya que por falta de tiempo y por tener gente especializada en organización afectada a otro proyecto, no pueden encargarse ellos mismos de este evento.


Etapas de decisión de consumo

•Reconocimiento del problema. “Debemos preparar al personal de ventas de la empresa a partir de una capacitación grupal. Tenemos el personal especializado en organización de eventos de la empresa afectado a otras tareas.” •Resolución del conflicto. “Buscaremos una empresa de Organización de eventos empresarios que se encargue de todo” •Búsqueda del servicio. “Consultamos guías y directorios, referencias de colegas, llamamos por teléfono, enviamos mail de consultas, nos reunimos con organizadores”. •Selección y evaluación. “Revisamos la información que recogimos y elegimos”. •Decisión de consumo. “Contratamos el servicio”. •Consumo del servicio. “Asistimos al evento, nos integramos al servicio ofrecido, lo consumimos”. •Comportamiento post consumo. “Como convocantes del evento nos sentimos satisfechos por el servicio seleccionado. Cubrió nuestras expectativas”.


Aplicación de la Investigación

de Mercado

CLIENTES MEDIOS DE

COMUNICACIÓN

P o S MERCADO •Hábitos y motivaciones de consumo

•Características •Adaptabilidad •Durabilidad •Aplicaciones

•Oferta existente •Demanda existente cubierta o no •Oportunidades y amenazas

•Afianzar lazos con la empresa

POSICIONAMIENTO EN EL MERCADO

ANALISIS FODA: Fortalezas y debilidades de la empresa de organización de eventos en comparación con la competencia. Oportunidades y Amenazas que se presentan en el mercado para la inserción del servicio y su aceptabilidad. Elaborar estrategias de: •Servicio •Precio/Valor •Comunicación del servicio •Distribución y alcance

Acciones a seguir…


De SERVICIO: •Cantidad a introducir en el mercado. •Fecha de inserción. •Mejoramiento total o parcial. •Cambio de nombre. De PRECIO: •Aumentarlos para x fecha. •Reducirlos. •Igualarlos con la competencia.

Objetivos…


De ZONA: •Ampliar zona de distribución del servicio •Instalar sucursales en nuevas áreas •Establecer franquicias para llegar a nuevas zonas De CLIENTE: •Proveer servicios específicos para cada segmento •Retener clientes •Captar nuevos clientes •Recuperar clientes •Fidelizar clientes

De COMUNICACION: •Ampliar los canales de comunicación para llegar al segmento con el mensaje •Aumentar el nivel de recordación del servicio/marca. •Generar presencia constante en el mercado. De VENTA: •Incrementar la demanda de servicios. •Concretar x cantidad de operaciones mensuales. •Aumentar la venta de un servicio en particular.


Los puntos que determinaran el valor de los servicios son :

Tareas a realizar

Alcance

Duración

Grado de complejidad

Grado de responsabilidad involucrado

Urgencia requerida

Etapas

Personal afectado

Valor del servicio

EL VALOR DEL SERVICIO

Asimismo se deberán considerar los:

Valores fijos

Que se mantienen sin modificación.

Valores variables

Aquellos que resultan de la variación de

opciones de productos y servicios involucrados

en la ejecución del evento.


Cotización de la Organización

El precio debe fijarse considerando los siguientes aspectos:

Los costos fijos y variables generados por la producción del servicio.

La utilidad deseada.

El parámetro económico determinado por la oferta y la demanda

El precio de la competencia.

La fijación de precios para el servicio de Organización de eventos puede ser: Global o total (All inclusive, “todo incluido”): el precio incluye el total de los servicios (incluido el honorario del Organizador). Parcial o fragmentado: cada servicio es detallado en cuanto a precio. Mixto: se establece un precio total para el evento, tomando como parámetro los servicios básicos y se detalla en forma parcial los opcionales.


Estrategias de precios

Existen distintas estrategias de precios:

Acordes al poder adquisitivo del cliente (precios convenidos).

Flexibles en cuanto a la modalidad de cobro (facilidades).

Diferenciales (para sectores que quieren y pueden pagar un plus, por una cuestión de estatus).

Competitivos (comparables con la competencia en tanto valor de cambio y uso).

Uniformes (se mantienen siempre igual).

Promocionales o de descuento; favorecen la compra masiva o frecuente.


Inscribirse para hacer los aportes correspondientes en:

• Régimen Simplificado Monotributo

• Régimen General

• Régimen de trabajadores autónomos.

• Impuesto al Valor Agregado.

• Impuesto a las ganancias.

• Impuesto sobre los ingresos brutos

Obligaciones fiscales


El “Valor” del servicio

Una cosa es el “precio” y otra el “valor”

Podemos dar “Valor” a nuestro servicio, por ser:

•Los primeros y más experimentados del sector.

•Los únicos que nos dedicamos a eso.

•Los más actualizados y creativos.

•Los que asistimos a públicos masivos.

•Los que atendemos sólo ese segmento…


Presupuestos

•Elaborar un presupuesto del evento que contenga anexo con “Sugerencias del Organizador”, en caso de requerir reducir o extender el mismo.

•Contemplar intereses y prioridades del cliente

Ejemplo:

Si el cliente puso énfasis en la presencia de abundante y buena comida, le sugeriremos recortar gastos en ambientación o espectáculos.

•Hacer una presentación creativa del presupuesto que alterne textos, números y gráficos.

•Hacer presupuestos parciales y globales.


Planes de pago

Hacer planes acordes al poder adquisitivo y

condición de pago de cada cliente

Pueden ser planes:

•En x cantidad de cuotas y por períodos determinados.

•Para abonar en efectivo, cheque, tarjeta.

•Que se pueden realizar en forma presencial u on line.

•En moneda nacional o extranjera (explicitar cuál)



El Organizador Profesional de Eventos Empresarios debe conocer el mercado para insertarse y lograr posicionamiento y competitividad.

Es fundamental realizar investigaciones en forma continua, así como actualizarse para poder ofrecer un servicio acorde a las necesidades del cliente.

Corren los tiempos de la información, favorecidos por el acceso tecnológico.

Los clientes son más exigentes y las inversiones mayormente evaluadas.

Solo permanece el que se adapta, quien pone sus conocimientos y creatividad en la búsqueda de alternativas.

MABEL ALEJANDRA LEBRERO

[email protected]

GRACIAS!

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