2.10. Membuat Laporan Revisi Ok
description
Transcript of 2.10. Membuat Laporan Revisi Ok
BAHAN AJARPELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI
ASISTEN KEBUN KELAPA SAWIT
KODE PROGRAM PELATIHAN : A.0126201.01.15
MEMBUAT LAPORAN
(Kode: TAN. KS02.010.01)
KEMENTERIAN PERTANIAN RIBADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN
SUMBER DAYA MANUSIA PERTANIAN Jl. Harsono RM No.3 Ragunan Jakarta Selatan
2015
1. Judul Unit Kompetensi : Membuat Laporan
2. Kompetensi Dasar :
Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu menyusun dan
memaparkan laporan.
3. Indikator Kompetensi
Setelah Selesai pembelajaran peserta dapat:
a. Menghimpun catatan dan rekaman hasil kegiatan sesuai dengan kebutuhan
laporan
b. Mengkompilasi rincian hasil kegiatan sesuai ketentuan
c. Menyusun laporan kegiatan berdasarkan format yang berlaku
d. Menyiapkan paparan sesuai dengan hasil laporan yang telah disusun
e. Melakukan pemaparan dengan media yang tepat
f. Menyusun laporan berdasarka saran-saran perbaikan
g. Menyampaikan laporan kepada atasan langsung
4. Langkah kerja
4.1 Menghimpun catatan dan rekaman hasil kegiatan sesuai dengan kebutuhan
laporan.
4.1.1 Dapat menjelaskan cara menghimpun catatan dan rekaman sesuai
dengan kebutuhan laporan
4.1.2 Mampu menghimpun catatan dan rekaman hasil kegiatan sesuai
dengan kebutuhan laporan
4.1.3 Harus tekun, cermat, teliti dan taat azas dalam menghimpun catatan
dan rekaman sesuai dengan kebutuhan laporan
4.2Mengkompilasi rincian hasil kegiatan sesuai ketentuan
4.2.1 Dapat menjelaskan cara mengkompilasi rincian hasil kegiatan sesuai
ketentuan
4.2.2 Mampu Mengkompilasi rincian hasil kegiatan sesuai ketentuan
4.2.3 Harus tekun, cermat, teliti dan taat azas dalam Mengkompilasi
rincian hasil kegiatan sesuai ketentuan
4.3Menyusun laporan kegiatan berdasarkan format yang berlaku
4.3.1 Dapat menjelaskan cara Menyusun laporan kegiatan berdasarkan
format yang berlaku
4.3.2 Mampu Menyusun laporan kegiatan berdasarkan format yang
berlaku
4.3.3 Harus tekun, cermat, teliti dan taat azas dalam Menyusun laporan
kegiatan berdasarkan format yang berlaku
4.4Menyiapkan paparan sesuai dengan hasil laporan yang telah disusun
4.4.1 Dapat menjelaskan cara Menyiapkan paparan sesuai dengan hasil
laporan yang telah disusun
4.4.2 Mampu Menyiapkan paparan sesuai dengan hasil laporan yang telah
disusun
4.4.3 Harus tekun, cermat, teliti dan taat azas dalam Menyiapkan paparan
sesuai dengan hasil laporan yang telah disusun
4.5 Melakukan pemaparan dengan media yang tepat
4.5.1 Dapat menjelaskan cara Melakukan pemaparan dengan media yang
tepat
4.5.2 Mampu Melakukan pemaparan dengan media yang tepat
4.5.3 Harus tekun, cermat, teliti dan taat azas dalam Melakukan
pemaparan dengan media yang tepat
4.6 Menyusun laporan berdasarkan saran-saran perbaikan
4.6.1 Dapat menjelaskan cara Menyusun laporan berdasarkan saran-
saran perbaikan
4.6.2 Mampu Menyusun laporan berdasarkan saran-saran perbaikan
4.6.3 Harus tekun, cermat, teliti dan taat azas dalam Menyusun laporan
berdasarkan saran-saran perbaikan
4.7Menyampaikan laporan kepada atasan langsung
4.7.1 Dapat menjelaskan cara Menyampaikan laporan kepada atasan
langsung
4.7.2 Mampu Menyampaikan laporan kepada atasan langsung
4.7.3 Harus tekun, cermat, teliti dan taat azas dalam Menyampaikan
laporan kepada atasan langsung
5. Teori Fungsional
5.1 Pengertian Laporan
adalah Suatu bentuk penyampaian berita,keterangan,pemberitahuan ataupun
pertanggung jawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan
kepada atasan, sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab
yang ada diantara mereka.Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari
pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.
5.2 Fungsi Laporan
Fungsi laporan diantaranya adalah sebagai berikut:
- pertanggungjawaban bagi orang yang diberi tugas
- Landasan pimpinan dalam mengambil kebijakan/keputusan
- alat untuk melakukan pengawasan
- dokumen sebagai bahan studi dan pengalaman bagi orang lain
5.3 Macam-macam Laporan
Macam-macam laporan menurut bentuknya:
- Laporan berbentuk formulir
- Laporan berbentuk surat
- Laporan berbentuk memorandum (memo)
- Laporan berbentuk naskah
- Laporan berbentuk buku
5.4 Dasar – dasar membuat Laporan
- Clear(Jelas)
Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian
bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami
dan dimengerti bagi si pembaca.
- Mengenai sasaran permasalahannya
Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang
membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga hal dalam
penyusunan kata-kata maupun kalimat harus jelasm singkat jangan
sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si
pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti.
- Lengkap (complete)
Kelengkapan tersebut menyangkut :
Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga
tidak menimbulkan tanda Tanya
Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting
tidaknyapermasalahan diselesaikan
- Tepat waktu dan cermat
Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada
pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan
untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak
membutuhkan pembuatan laporan yang bisa diusahakan secepat-
cepatnya dibuat dan disampaikan.
- Tetap (consistent)
Laporan yang didukung data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu
akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan
keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima.
- Objective dan Factual
Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan
kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.
- Harus ada proses timbal balik
Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga
menimbulkan gairah dan minat si pembaca
5.5 menghimpun catatan
Penghimpunan catatan hasil kegiatan kebun dilakukan untuk memperoleh
informasi yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan kepentingan
Manjement sehingga ada laporan yang harus di buat setiap hari.
5.6 Rekaman
Rekaman adalah semua hasil atau bukti melaksanakan aktivitas sesuai
dengan prosedur kerja, instruksi kerja dan sesuai formulir yang telah
ditetapkan.
5.7 Prosedur Pengumpulan Rekaman
- Pengumpulan rekaman dilakukan dengan cara pengisian formulir yang
telah disiapkan untuk masing masing kegiatan yang merupakan peragaan
dari hasil aktifitas tiap-tiap bagian terkait.
- Penanggung jawab yang berwenang memaraf rekaman hasil kegiatan
- Setiap bagian / bidang mendokumentasikan rekaman setiap selesai
pelaksanaan kegiatannya sesuai periode waktu dan kegiatan yang diatur
oleh dokumen panduannya
- Kepala Kebun harus memeriksa terhadap kelengkapan dari pengisian
rekaman tersebut sesuai dengan kolom/kegunaan dari tiap formulir yang
telah disiapkan
5.8 Kompilasi
kompilasi berarti kumpulan/himpunan yang tersusun secara teratur. Kamus
New Standard yang disusun oleh Funk dan Wagnalls, mengartikan kompilasi
adalah Suatu proses kegiatan pengumpulan berbagai bahan untuk membuat
sebuah buku, tabel, statistik atau yang lain dan mengumpulkannya seteratur
mungkin setelah sebelumnya bahan-bahan tersebut diseleksi. Dari
pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa kompilasi adalah suatu
kegiatan pengumpulan dari berbagai bahan tertulis yang diambil dari
berbagai laporan kegiatan maupun tulisan mengenai sesuatu kegiatan.
Pengumpulan bahan dari berbagai sumber untuk ditulis sehingga dengan
kegiatan itu semua bahan yang diperlukan akan dapat ditemukan dengan
lebih mudah.
5.9 Menyusun laporan kegiatan
untuk mengetik atau membuat sebuah laporan kegiatan. Maka berikut ini
adalah urutan tata cara pembuatan sebuah laporan kegiatan :
1. Pendahuluan
Latar belakang kegiatan
Dasar hukum kegiatan
Maksud dan tujuan kegiatan
Ruang lingkup
2. Isi Laporan
Jenis kegiatan
Tempat dan waktu
Petugas kegiatan
Persiapan dan rencana kegiatan
Kesulitan dan hambatan
Hasil kegiatan
Kesimpulan dan saran
3. Penutup
Penutup dari isi laporan biasa dituliskan ucapan terima kasih kepada yang
pemberi mandat sehingga sang penerima mandat dapat mengikuti
kegiatan tersebut dan telah berlangsung dengan baik apa adanya.
5.10 Proses penyusunan dan Menyiapkan Paparan
- Mendefenisikan masalah, pendekatan, rancangan, dan kegiatan lapangan
- Menganalisis Data
- Penafsiran, kesimpulan, dan saran
- Penyusunan laporan
- Pemaparan lisan
- Menerima saran perbaikan
- Tidak lanjut
5.11 Jenis jenis pemaparan dan media yang di gunakan
- Pemaparan Oral
Pemaparan jenis ini dari awal hingga akhir hanya menggunakan lisan dan
hanya mengandalkan bahasa/gerakan tubuh semata sebagai body
language. Sang pemapar menggunakannya sebagai penambah daya tarik
dan penguat maksud dari materi yang sedang dibahas. Pemaparan jenis
ini sering terjadi secara spontanitas atau langsung terjadi begitu saja
secara refleks. Biasanya orang yang didaulat untuk melakukan
pemaparan jenis ini adalah orang yang sudah terbiasa tampil ke hadapan
khalayak dan sudah diperkirakan tidak akan melakukan hal yang
mengecewakan seperti demam panggung, gugup, atau salah tingkah.
Pemaparan oral seringkali dilakukan manakala alat dan situasi tidak
memungkinkan untuk dilakukan pemaparan jenis lain. Kelemahan dari
jenis pemaparan jenis ini adalah kurang praktis dan kurang mudah
dipahami oleh audiens karena tidak dilengkapi gambar atau media
pendukung.
- Pemaparan Tekstual
Pemaparan tekstual adalah pemaparan yang hanya menggunakan teks
atau tulisan atau selebaran yang dibagikan sebagai materi. Banyak yang
memilih menggunakan pemaparan jenis ini karena cenderung murah dan
jangkauannya luas.
Bentuk pemaparan tekstual antara lain:
- Spanduk
- Leaflet
- Selebaran
- Iklan koran/media massa
Kelemahan dari pemaparan model ini adalah tujuan persuasif agak mudah
dicapai sebab cara efektif adalah bertemu langsung dengan pendengar.
- Pemaparan visual
Pada jenis ini pemaparan disampaikan dengan menggunakan bantuan
media elektronik sebagai alat untuk mensimulasikan gambar atau materi
yang disampaikan. Salah satu media yang banyak digunakan dalam
pemaparan jenis ini adalah LCD atau Projector
6.gambar
Contoh table laporan kerja pemeliharaan TBM
Contoh table laporan realisasi pemupukan
Contoh table laporan realisasi pemupukan
Contoh table laporan harian Pengolahan
Pemaparan di Lapangan
Gambar Pemaparan Laporan
7. Alat dan Bahan
7.1 Alat
Gambar Pengisian Balangko Laporan Harian
- Komputer
- Pena
- Pensil
- Kalkulator
- Printer
7.2 Bahan
- Kertas
- Buku
- Referensi yang mendukung
8. Keamanan Kerja
- Pencahayaan yang baik
- Sirkulasi udara yang baik
9. Evaluasi
1. Apa tujuan dari Menghimpun Catatan dan Rekaman Hasil kegiatan kebun
dilakukan?
2. Bagaimana Prosedur Pengumpulan Rekaman?
3. Jelaskan maksud dan tujuan kompilasi
4. Bagai mana Menyusun laporan kegiatan
5. Sebut dan jelakan Jenis-jenis pemaparan berdasarkan media yang di
gunakan
10.Kunci Jawaban
1. Penghimpunan catatan hasil kegiatan kebun dilakukan untuk memperoleh
informasi yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan kepentingan
Manjement kebun sehingga ada laporan yang harus di buat.
2. Prosedur pengumpulan rekaman sebagai berikut:
- Pengumpulan rekaman dilakukan dengan cara pengisian formulir yang
telah disiapkan untuk masing masing kegiatan yang merupakan peragaan
dari hasil aktifitas tiap-tiap bagian terkait.
- Penanggung jawab yang berwenang memaraf rekaman hasil kegiatan
- Setiap bagian / bidang mendokumentasikan rekaman setiap selesai
pelaksanaan kegiatannya sesuai periode waktu dan kegiatan yang diatur
oleh dokumen panduannya
- Kepala Kebun harus memeriksa terhadap kelengkapan dari pengisian
rekaman tersebut sesuai dengan kolom/kegunaan dari tiap formulir yang
telah disiapkan
3. Kompilasi berarti kumpulan/himpunan yang tersusun secara teratur.
kompilasi adalah Suatu proses kegiatan pengumpulan berbagai bahan untuk
membuat sebuah buku, tabel, statistik atau yang lain dan mengumpulkannya
seteratur mungkin setelah sebelumnya bahan-bahan tersebut diseleksi.
Tujuan kegiatan itu semua agar bahan yang diperlukan akan dapat
ditemukan dengan lebih mudah.
4. Urutan tata cara pembuatan sebuah laporan kegiatan :
1. Pendahuluan
Latar belakang kegiatan
Dasar hukum kegiatan
Maksud dan tujuan kegiatan
Ruang lingkup
2. Isi Laporan
Jenis kegiatan
Tempat dan waktu
Petugas kegiatan
Persiapan dan rencana kegiatan
Kesulitan dan hambatan
Hasil kegiatan
Kesimpulan dan saran
3. Penutup
Penutup dari isi laporan biasa dituliskan ucapan terima kasih kepada yang
pemberi mandat sehingga sang penerima mandat dapat mengikuti kegiatan
tersebut dan telah berlangsung dengan baik apa adanya.
5. Jenis-jenis pemaparan berdasarkan media yang digunakan adalah:
- Pemaparan Oral
Pemaparan jenis ini dari awal hingga akhir hanya menggunakan lisan dan
hanya mengandalkan bahasa/gerakan tubuh semata sebagai body
language. Sang pemapar menggunakannya sebagai penambah daya tarik
dan penguat maksud dari materi yang sedang dibahas. Pemaparan jenis
ini sering terjadi secara spontanitas atau langsung terjadi begitu saja
secara refleks. Biasanya orang yang didaulat untuk melakukan
pemaparan jenis ini adalah orang yang sudah terbiasa tampil ke hadapan
khalayak dan sudah diperkirakan tidak akan melakukan hal yang
mengecewakan seperti demam panggung, gugup, atau salah tingkah.
Pemaparan oral seringkali dilakukan manakala alat dan situasi tidak
memungkinkan untuk dilakukan pemaparan jenis lain.
- Pemaparan Tekstual
Pemaparan tekstual adalah pemaparan yang hanya menggunakan teks
atau tulisan atau selebaran yang dibagikan sebagai materi. Banyak yang
memilih menggunakan pemaparan jenis ini karena cenderung murah dan
jangkauannya luas.
Bentuk pemaparan tekstual antara lain:
- Spanduk
- Leaflet
- Selebaran
- Iklan koran/media massa
- Pemaparan visual
Pada jenis ini pemaparan disampaikan dengan menggunakan bantuan
media elektronik sebagai alat untuk mensimulasikan gambar atau materi
yang disampaikan. Salah satu media yang banyak digunakan dalam
pemaparan jenis ini adalah LCD atau Projector