2019.06.07 Wdrożenie EZD na PG...
Transcript of 2019.06.07 Wdrożenie EZD na PG...
![Page 1: 2019.06.07 Wdrożenie EZD na PG pptx-1kppwst.polsl.pl/dokumenty/V_posiedzenie/Wdrozenie_system... · 2019-06-19 · .rg nuhvnrz\ 6.$1 z (='-hgqrvwnd z\]qdf]rqd rvred nrqwr zluwxdoqh](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050313/5f750c2234bf9f1e7679f62c/html5/thumbnails/1.jpg)
![Page 2: 2019.06.07 Wdrożenie EZD na PG pptx-1kppwst.polsl.pl/dokumenty/V_posiedzenie/Wdrozenie_system... · 2019-06-19 · .rg nuhvnrz\ 6.$1 z (='-hgqrvwnd z\]qdf]rqd rvred nrqwr zluwxdoqh](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050313/5f750c2234bf9f1e7679f62c/html5/thumbnails/2.jpg)
Zakres działalności Działu Obiegu i Archiwizacji Dokumentów (DOAD)
DOAD
EZD
KANCELARIA
ARCHIWUM
CYFROWE ARCHIWUM
DOKUMENTÓWw ramach
POWER 3,5
![Page 3: 2019.06.07 Wdrożenie EZD na PG pptx-1kppwst.polsl.pl/dokumenty/V_posiedzenie/Wdrozenie_system... · 2019-06-19 · .rg nuhvnrz\ 6.$1 z (='-hgqrvwnd z\]qdf]rqd rvred nrqwr zluwxdoqh](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050313/5f750c2234bf9f1e7679f62c/html5/thumbnails/3.jpg)
Schemat działań wdrożeniowych EZD na PG
08.11.2016UG + PUW +
PG
Podpisanie umowy trójstronnej
Styczeń 2017Przyjęcie i wdrożenie
zmian dot. infrastruktury technologicznej
Maj/Czerwiec 2017
Instalacja i Konfiguracja EZD
![Page 4: 2019.06.07 Wdrożenie EZD na PG pptx-1kppwst.polsl.pl/dokumenty/V_posiedzenie/Wdrozenie_system... · 2019-06-19 · .rg nuhvnrz\ 6.$1 z (='-hgqrvwnd z\]qdf]rqd rvred nrqwr zluwxdoqh](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050313/5f750c2234bf9f1e7679f62c/html5/thumbnails/4.jpg)
Schemat działań wdrożeniowych EZD na PG
Lipiec 2017Marzec 2018
Przyjęcie i wdrożenie zmian otoczenia
prawnego do uruchomienia EZD
W trakcie wdrożenia
Realizacja EZD i jego integracja z innymi
systemami
![Page 5: 2019.06.07 Wdrożenie EZD na PG pptx-1kppwst.polsl.pl/dokumenty/V_posiedzenie/Wdrozenie_system... · 2019-06-19 · .rg nuhvnrz\ 6.$1 z (='-hgqrvwnd z\]qdf]rqd rvred nrqwr zluwxdoqh](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050313/5f750c2234bf9f1e7679f62c/html5/thumbnails/5.jpg)
Otoczenie osobowe i prawne
Otoczenie osoboweKoordynator Czynności
Kancelaryjnych
Główny Koordynator Systemu EZD
Administrator Techniczny Systemu EZD
Zespół EZD
Koordynatorzy EZD w jednostkach PG
Rektorska Komisja ds. Systemu EZD
Otoczenie prawne
Otoczenie prawne
Instrukcja kancelaryjna
Instrukcja archiwalna
JRWA
![Page 6: 2019.06.07 Wdrożenie EZD na PG pptx-1kppwst.polsl.pl/dokumenty/V_posiedzenie/Wdrozenie_system... · 2019-06-19 · .rg nuhvnrz\ 6.$1 z (='-hgqrvwnd z\]qdf]rqd rvred nrqwr zluwxdoqh](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050313/5f750c2234bf9f1e7679f62c/html5/thumbnails/6.jpg)
Otoczenie technologiczne
KANCELARIA
Skanery
Drukarki kodów kreskowych
Czytniki kodów kreskowych
Oprogramowanie OCR
Skrytki i regały dla składu
chronologicznego
SEKRETARIATY
Czytniki kodów kreskowych
Drukarki/etykieciarki
WYBRANI PRACOWNICY
Podpisy kwalifikowane
SERWEROWNIA
Serwery i macierze
Oprogramowanie serwerowe
![Page 7: 2019.06.07 Wdrożenie EZD na PG pptx-1kppwst.polsl.pl/dokumenty/V_posiedzenie/Wdrozenie_system... · 2019-06-19 · .rg nuhvnrz\ 6.$1 z (='-hgqrvwnd z\]qdf]rqd rvred nrqwr zluwxdoqh](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050313/5f750c2234bf9f1e7679f62c/html5/thumbnails/7.jpg)
Lokalizacja Kancelarii
![Page 8: 2019.06.07 Wdrożenie EZD na PG pptx-1kppwst.polsl.pl/dokumenty/V_posiedzenie/Wdrozenie_system... · 2019-06-19 · .rg nuhvnrz\ 6.$1 z (='-hgqrvwnd z\]qdf]rqd rvred nrqwr zluwxdoqh](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050313/5f750c2234bf9f1e7679f62c/html5/thumbnails/8.jpg)
RPW - Rejestr Przesyłek Wpływających
Koperta
Kod kreskowy
SKAN w EZD
Jednostka (wyznaczona osoba/
konto wirtualne)
Otwieranie i analiza(par. 5 ZR 8/2018 określa rodzaje przesyłek, które nie są otwierane przez KG)
Przekazywanie w EZD
Skanowanie i opisywanie metadanych w systemie EZD ( Zał. 2 ZR 8/2018 wykaz korespondencji niepodlegającej skanowaniu)
P – pełne odwzorowanieN – niepełne odwzorowanieBrak odwzorowania
![Page 9: 2019.06.07 Wdrożenie EZD na PG pptx-1kppwst.polsl.pl/dokumenty/V_posiedzenie/Wdrozenie_system... · 2019-06-19 · .rg nuhvnrz\ 6.$1 z (='-hgqrvwnd z\]qdf]rqd rvred nrqwr zluwxdoqh](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050313/5f750c2234bf9f1e7679f62c/html5/thumbnails/9.jpg)
Integracje z zewnętrznymi systemami oraz obszary wymiany dokumentacji elektronicznej
EZD
ePUAP
PEF
eZamówienia
eDoręczenia
Projekty badawcze
Zamówienia publiczne
Jednostki administracji
publicznej
Elektroniczne faktury
BIP
![Page 10: 2019.06.07 Wdrożenie EZD na PG pptx-1kppwst.polsl.pl/dokumenty/V_posiedzenie/Wdrozenie_system... · 2019-06-19 · .rg nuhvnrz\ 6.$1 z (='-hgqrvwnd z\]qdf]rqd rvred nrqwr zluwxdoqh](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050313/5f750c2234bf9f1e7679f62c/html5/thumbnails/10.jpg)
Statystyka dotycząca systemu EZD
Rok 2017 Rok 2018Rok 2019
(do 31.05.2019 r.)
Liczba przeszkolonych pracowników w danym roku
430 403 29
Elektroniczne pisma Rok 2017 Rok 2018Rok 2019
(do 31.05.2019 r.)
Korespondencja wychodząca poprzez platformę ePUAPz Kancelarii Głównej PG
46 112 72
Korespondencja przychodząca poprzez platformę ePUAPdo Kancelarii Głównej PG
271 334 191
![Page 11: 2019.06.07 Wdrożenie EZD na PG pptx-1kppwst.polsl.pl/dokumenty/V_posiedzenie/Wdrozenie_system... · 2019-06-19 · .rg nuhvnrz\ 6.$1 z (='-hgqrvwnd z\]qdf]rqd rvred nrqwr zluwxdoqh](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050313/5f750c2234bf9f1e7679f62c/html5/thumbnails/11.jpg)
Schematy
![Page 12: 2019.06.07 Wdrożenie EZD na PG pptx-1kppwst.polsl.pl/dokumenty/V_posiedzenie/Wdrozenie_system... · 2019-06-19 · .rg nuhvnrz\ 6.$1 z (='-hgqrvwnd z\]qdf]rqd rvred nrqwr zluwxdoqh](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050313/5f750c2234bf9f1e7679f62c/html5/thumbnails/12.jpg)
Wsparcie w ramach systemu EZD
zdalna pomoc
![Page 13: 2019.06.07 Wdrożenie EZD na PG pptx-1kppwst.polsl.pl/dokumenty/V_posiedzenie/Wdrozenie_system... · 2019-06-19 · .rg nuhvnrz\ 6.$1 z (='-hgqrvwnd z\]qdf]rqd rvred nrqwr zluwxdoqh](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050313/5f750c2234bf9f1e7679f62c/html5/thumbnails/13.jpg)
Digitalizacja w liczbach:
• 82 787 skanów
• 1,09 TB danych
• 2 265 plików pdf w EZD
Dodatkowe zadania:
• współpraca z innymi jednostkami PG
• pomoc przy wydawnictwach PG
• skanowanie dla czytelników
Archiwum
Zintegrowany Program Rozwoju Politechniki Gdańskiej„POWER 3.5” – cyfrowe archiwum dokumentów
![Page 14: 2019.06.07 Wdrożenie EZD na PG pptx-1kppwst.polsl.pl/dokumenty/V_posiedzenie/Wdrozenie_system... · 2019-06-19 · .rg nuhvnrz\ 6.$1 z (='-hgqrvwnd z\]qdf]rqd rvred nrqwr zluwxdoqh](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050313/5f750c2234bf9f1e7679f62c/html5/thumbnails/14.jpg)
Cele i etapy digitalizacji
Ochrona i zabezpieczenie materiałów archiwalnych przed uszkodzeniem lub utratąUdostępnianie oraz popularyzacja zasobu archiwalnego
O wyselekcjonowaniu do digitalizacji decydują:
czas wytworzeniaobecny stan zachowania
kategoria archiwalnawartość z punktu
widzenia historycznego
• Selekcja materiałów archiwalnych
• Przygotowanie i opracowanie
• Digitalizacja właściwa
• Tworzenie katalogów i nazewnictwo plików
• Kontrola jakości plików cyfrowych
• Zabezpieczenie wzorcowych kopii cyfrowych
• Udostępnianie użytkowych kopii cyfrowych
![Page 15: 2019.06.07 Wdrożenie EZD na PG pptx-1kppwst.polsl.pl/dokumenty/V_posiedzenie/Wdrozenie_system... · 2019-06-19 · .rg nuhvnrz\ 6.$1 z (='-hgqrvwnd z\]qdf]rqd rvred nrqwr zluwxdoqh](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050313/5f750c2234bf9f1e7679f62c/html5/thumbnails/15.jpg)
Kontakt
Katarzyna Zygmunt
tel. +48 58 348 66 92kom. +48 797 307 170
https://pg.edu.pl/dzial-obiegu-i-archiwizacji-dokumentow