T.C.KAĞITHANE BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

2015 YILI FAALİYET BİLGİLENDİRME SUNUMU

f f )\ M S

01 Ş U B A T 2016f * * KAĞITHANE BELEDİYESİ

YÖNETİM ŞEMASI

___*0£m utluyum 444 23 00 wwnwJt*qittı*ne.be<.tr Yazı İşleri Müdürlüğü KAĞITHANE BELEDİYESİ

PERSONEL DURUMUBelediye Başkanı • Fazlı KILIÇBaşkan Yardımcısı• Kemal ÇAVUŞ

Yazı İşleri Müdürü• Hüseyin KOYUN

Yazı İşleri ve Karar Organları Muamelat Servisi

• Emel APARANOĞLU (İşçi)• Zeynep DOĞRU (İşçi)• Neşe KOÇ (Firma Elemanı)Genel Evrak Servisi• Aytekin AKPINAR (İşçi)• Hasan AK (Firma Elemanı)• Ebru AKKOYUN (Firma Elemanı)• Nihat OKUR (Firma Elemanı)• Selahattin KARAR (Firma Elemanı)

Evlendirme Memurluğu• Abuzer TUĞLA (Evlendirme Memuru)• Oğuz KARACA (Evlendirme Memuru)• Zeliha AYDIN (Kayıt Memuru)• E.Sertan DOĞANCI (Firma Elemanı)

KAĞITHANE BELEDİYESİ

«anu*C'D£ /»U TLUYUM /

MÜDÜRLÜĞÜN GÖREVLERİ

S Kuruma gelen evrakları kabul etmek, tarama, kayıt ve tasnif işlemlerinden sonra ilgili birimlere teslim etmek

S Kurumun diğer kamu kurum ve kuruluşları ile yazışmalarını takip etmek

S Dış kurumlardan gelen duyuruları ilan ederek ilgili kurumlara bildirmek.

S İl ve İlçe Koordinasyon Kurullarına kurumsal raporları hazırlamak

S Kurumsal teftişleri takip etmek, gerekli cevabi yazıları kurum adına hazırlayarak ilgili makamlara göndermek.

S Başkanlık düzeyinde vekalet ve görevlendirme işlemlerini yürütmek

S Kurum adına Evlendirme, Basın - İlan, posta ve kurye işlerini yürütmek

S Belediye Karar Organlarının sekreterya işlerini yürütmek444 23 00 .»githane.bei.tr Yazı İşleri Müdürlüğü İ 5 KAĞITHANE BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜĞÜN GÖREVLERİ

S Karar organlarının (Encümen ve Meclis) toplantı gündemlerini hazırlamak, Toplantılarla ilgili duyuru ve tebligatları zamanında yapmak.

S Karar organlarının düzenli toplanması için gerekli tedbirleri almak.S Birimlerden gelen dosya ve tekliflerin tasnifleri yapılarak ilgili karar organının

gündemine almak.S Alınan kararları usulüne uygun yazmak, imza ve diğer işlemlerinin takipleri

yapılarak uygulanması için ilgili birimlere teslim etmek.S Karar organlarınca (Meclis-Encümen) alınan kararları arşivlemek.S Karar organları üyelerinin puantaj ve özlük işlemlerini takip etmek.S Başkanlık Makamınca verilecek diğer görevleri yapmak gibi görevlerden

oluşmaktadır.

İ 5 KAĞITHANE BELEDİYESİ

FAALİYET BİRİMLERİ

YAZI İŞLERİ SERVİSİ

KARAR ORGANLARI MUAMELAT SERVİSİ(BELEDİYE MECLİS VE ENCÜMENİ)

GENEL EVRAK SERVİSİ

EVLENDİRME MEMURLUĞU

münUMt'Oem m uYUM Yazı İşleri Müdürlüğü İ 5 KAĞITHANE BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİYAZI İŞLERİ SERVİSİ

> Müdürlük yazışmalarının düzenli olarak takipleri yapılmış yıl içersinde herhangi bir sıkıntı yaşanmamıştır.

> Başkanlığımızdan gelen emir, yönetmelik, yönerge, genelge ve tebliğat gibi işler problemsiz yürütülmüştür.

> Kurum içi ve kurum dışı gelen yazışmaların takipleri düzenli olarak yapılmıştır.

> Basın-llan, Bilgi Edinme,Salon Tahsis, Ücretsiz Nikah gibi hizmetlerin takipleri düzenli olarak yapılmış, gerekli yazı,onay ve kararlar alınmıştır.

> Belediyemiz ve diğer Kamu kurum ve kuruluşlarına ait duyuruların ilanları zamanında yapılarak ilgili birim ve kurumlara bilgi verilmiştir.

> İl ve İlçe Koordinasyon Kurullarına kurum adına gerekli raporlar hazırlanmıştır.

> Müdürlüğümüze gelen ve üretilen belgeler kayıt ve taranarak arşivlenmiştir.

rnSmUMt'DE•UTUJYUM KAĞITHANE BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİYAZI İŞLERİ SERVİSİ YILLIK FAALİYET TABLOSU

•U TU JYU M

^ Müdürlüklerden Gelen ve İşlem Yapılan Evrak Sayısı ^ 817■ Dış Kurumlardan Gelen ve İşlem Yapılan Evrak Sayısı H 132■ Bilgi Edinme Yasasına Tabi İşlem Yapılan Evrak Sayısı H 113■ Müdürlükçe Üretilen Evrak Sayısı ™ 725™■ Nikah Salonu Tahsisi İşlem Sayısı — 77■ Kurumsal Basın - İlan İşlemleri Takip Sayısı H 223■ İl ve İlçe Koordinasyon Kuruluna Hazırlanan Raporlar

Bu Serviste işlem Gören Toplam Evrak Sayısı ■ 2.092

İ M S Yazı İşleri Müdürlüğü o KAĞITHANE BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİYAZI İŞLERİ SERVİSİ ÜÇ YILIK FAALİYET TABLOSU

FAALİYET KONULARI FAALİYET YILLARIı ı Ik ı ı \ w i iv u m v ı

2013 2014 2015Müdürlüklerden Gelen ve İşlem Yapılan Evrak Sayısı 797 468 817

Dış Kurumlardan Gelen ve İşlem Yapılan Evrak Sayısı 332 374 137

Bilgi Edinme Yasasına Tabi İşlem Yapılan Evrak Sayısı 10 28 113Müdürlükçe Üretilen Evrak Sayısı 419 365 725Nikah Salonu Tahsisi işlem Sayısı 122 151 77Kurumsal Basın - İlan İşlemleri Takip Sayısı 19 45 223

Bu Serviste işlem Gören Toplam Evrak Sayısı 1.699 1.431 2.092

KAĞITHANE BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİYAZI İŞLERİ SERVİSİ ÜÇ YILIK FAALİYET GRAFİĞİ

mSnHÂM£*D£ S ,KAĞITHANE BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİKARAR ORGANLARI MUAMELAT SERVİSİ

o Belediye Encümen ve Meclis toplantılarının düzenli olarak yapılabilmesi için gerekli tedbirler alınmış, bu sayede yıl içersinde herhangi bir sıkıntı yaşanmamıştır.

o Yıl içersinde Belediye Encümeni 96 kez düzenli olarak toplanmış, bu toplantılarda 1.695 dosya görüşülerek karara bağlanmıştır.

o Belediye Meclisi yılın (Ağustos ayı hariç) 11 ayı toplanarak 33 birleşim yapılmıştır. Bu toplantılarda 104 karar alınmıştır.

o Birimlerden gelen teklif dosyaları eksiklikleri tamamlanarak Encümen veya Meclis gündemine alınmaya devam edilmiştir.

o Belediye Encümen ve Meclis toplantı gündemleri hazırlanarak ilan ve duyuruları zamanında yapılmıştır.

nutfC’OC•UTLUYUM Yazı İşleri Müdürlüğü * 3 KAĞITHANE BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİKARAR ORGANLARI MUAMELAT SERVİSİ

o Belediye Encümen kararları düzenli olarak yazılarak takipleri yapılmış, uygulanmak üzere ilgili birimlere gönderilmiştir.

o Meclis kararları yazılarak imar ve bütçe konularını içeren kararlar onanmak üzere İBB’ye gönderilmiştir.

o İşlemleri tamamlanan Meclis Kararları uygulanmak üzere ilgili birimlere ve İlçe Kaymakamlığına gönderilmiştir.

o Meclis birleşimlerine ait 28 adet kaset yazılı tutanak haline getirilmiştir.o Encümen ve Meclis Üyelerine ait aylık puantajlar düzenli olarak takip edilmiştir.o Belediye Encümen ve Meclis kararları düzenli şekilde arşivlenmekte, belirli periyotlar

halinde kitap haline getirilmektedir.o Meclisten komisyonlara havale edilen işlem dosyalarının komisyon raporları yazım

kayıt, çoğaltma ve dağıtımlarının yapılmasına devam edilmiştir.

KAĞITHANE BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİ

mUTHAMt'OE'^'B ujyuM

BELEDİYE ENCÜMEN VE MECLİSİ YILLIK FAALİYET TABLOSU

FAALİYET BİRİMLERİ ToplantıSayısı

Karar / Rapor Sayısı

Belediye Encümeni § § £ 96g 9 1.695f j | H j jBelediye Meclisi 33 104Meclis Komisyonları 212 ^ ^ g | 88

Denetim Komisyonu 44 1İmar Komisyonu 78 12Plan Bütçe Komisyonu 5 4Hukuk Komisyonu 71 61Tarife Komisyonu 14 10

Yazı İşleri Müdürlüğü KAĞITHANE BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİBELEDİYE ENCÜMENİ YILLIK FAALİYET GRAFİĞİ

'DE*> /U M S KAĞITHANE BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİBELEDİYE MECLİSİ YILLIK FAALİYET GRAFİĞİ

25

20

15

10

5

0

22

17

89 10

i 3 3 3 3

0 0

/ S ✓ s / / / / ^ S /' V*

Aylık Toplantı Sayıları

Alınan Karar Sayıları

* 5 KAĞITHANE BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİBELEDİYE ENCÜMEN VE MECLİSİ ÜÇ YILLIK FAALİYET TABLOSU

2013 Y IL I 2014 YILI 2015 YILIFAALİYET BİRİMLERİ Toplantı

Sayısı

Karar/Rapor

Sayısı

Toplantı

Sayısı

Karar/Rapor Toplantı Karar/Rapor

Sayısı Sayısı Sayısı

Belediye Encümeni ^ 136 2.168 2.566 96 1.695*5 !Belediye Meclisi 33 115 33 104 33 104

Meclis Komisyonları 273 222 239 160 212 88

Denetim Komisyonu 42 1 44 1 44 1

İmar Komisyonu 139 129 75 |^ 78 » 2

Plan Bütçe Komisyonu 34 34 34 22 5 4

Hukuk Komisyonu 45 MÜT45 54 54 71 61

Tarife Komisyonu 13 13 32 32 14 10

rnSmiAMl'OE^huyluyum KAĞITHANE BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİBELEDİYE ENCÜMEN KARARLARININ ÜÇ YILLIK DAĞILIM TABLOSU

m^rHJJU ’DE i»ımuYU

SIRA BİRİM MÜDÜRLÜKLERİ KARAR YILLARI2013 2014 2015

1 Mali Hizmetler Müdürlüğü 40 31 32

2 Strateji Geliştirme Müdürlüğü 116 209Ü2S 159

3 Çevre Koruma Ve Kontrol Müdürlüğü 24 32 21

4 İmar Ve Şehircilik Müdürlüğü 242 211 221

5 Fen İşleri Müdürlüğü 7 6 33

6 Plan Ve Proje Müdürlüğü 685 843 İ8 İS 296

7 Ruhsat Denetim Müdürlüğü 3 7 3

8S I Emlak İstimlak Müdürlüğü 776 1.085 837

9 Destek Hizmetleri Müdürlüğü 3 2 4

10 Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü 12 - -

11 İşletme Müdürlüğü 16 5 8

12 Yazı İşleri Müdürlüğü 8 5 6

13 Zabıta Müdürlüğü 236 130 74

14 Spor İşleri Müdürlüğü - - 1

Belediye Encüm en Kararları Yıllık Toplamı 2.168 2.566 1.695

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİBELEDİYE MECLİS KARARLARI ÜÇ YILLIK DAĞILIM TABLOSU

SIRABİRİM MÜDÜRLÜKLERİ KARAR YILLARI

NO 2 0 1 3 2 0 1 4 2 0 1 51 Özel Kalem Müdürlüğü 1 - 2

" 2 Mali Hizmetler Müdürlüğü 9 ■ ■ S 3 5 53 Strateji Geliştirme Müdürlüğü 5 6 34 Çevre Koruma ve Kontrol Müdürlüğü - 3 - ' ’5 İmar ve Şehircilik Müdürlüğü - 2 16 Fen İşleri Müdürlüğü 3 2 4 ’7 Temizlik İşleri Müdürlüğü 1 3 28 Plan Ve Proje Müdürlüğü 49 22 309 Ruhsat Denetim Müdürlüğü 2 1 1

10 Emlak İstimlak Müdürlüğü 21 S ^£^ 1811 Destek Hizmetleri Müdürlüğü - 4 -12 İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü 413 Sağlık İşleri Müdürlüğü 2 3 214 Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü 1 -15 Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü - 1 -

" . 16 İşletme Müdürlüğü 1 2 317 Yazı İşleri Müdürlüğü 3 5 1118 Zabıta Müdürlüğü 5 P 3 119 Spor İşleri Müdürlüğü - - 520 Teklif ve Öneri Şeklinde Alınan Kararlar 8 15 10

B elediye M eclis i Kararları Y ıllık Toplam ı 1151# A / » I T U

104A A I F D r 1

104r n ı v r c ı

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİBELEDİYE ENCÜMEN VE MECLİSİ ÜÇ YILLIK FAALİYET GRAFİĞİ

3.000

2.500

2.000

1.500

1,000

500

0

Encümen Kararları

2013

mUniAMt’O E ^BULUYUM

2,566

88

160

Encümen ToplatılanMeclis Kararları

2014 2015 Meclis Toplantıları

2 2 2

Komisyon Raporları

Yazı İşleri Müdürlüğü KAĞITHANE BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİGENEL EVRAK SERVİSİ

□ Kurumun gelen ve giden evrak akışının sağlandığı ve takiplerinin yapıldığı servisimizdir.

□ Yıl içersinde kurumun genel evrak hizmetleri problemsiz şekilde yürütülmüş, herhangi bir sıkıntı yaşanmamıştır.

□ Kuruma gelen evraklar kabul edilmiş, tarama, kayıt ve tasnif işlemlerinden sonra ilgili birimlere teslimi sağlanmıştır.

□ Dış kurumlara gönderilecek evraklar kayda alınarak kurye veya posta ile ilgili kurum ve kuruluşlara teslimi sağlanmıştır.

rnSmuMl'OE'•UTLUYUM Yazı İşleri Müdürlüğü KAĞITHANE BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİ

GENEL EVRAK SERVİSİ YILLIK FAALİYET TABLOSU

Kuruma Gelen Toplam Evrak Sayısı 16.290

Kuruma Gelen Dilekçe Sayısı 1.196

Kuruma Gelen Posta Sayısı 15.094

Kurumdan Giden Toplam Evrak Sayısı 31.238

Kurumdan Giden Posta Sayısı 30.106

Kurumdan Kurye ile Giden Evrak Sayısı 1.132

KAĞITHANE BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİGENEL EVRAK SERVİSİ ÜÇ YILLIK FAALİYET TABLOSU

FAALİYET KONULARIFAALİYET YILLARI

rrArALi ı t ı ı\v /iıulmiai2013 2014 2015

Kuruma Gelen Toplam Evrak Sayısı 17.625 16.187 16.290

Kuruma Gelen Dilekçe Sayısı 225 442 1.196

Kuruma Gelen Posta Sayısı 17.400 15.745 15.094

Kurumdan Giden Toplam Evrak Sayısı 49.125 44.830 31.238

Kurumdan Giden Posta Sayısı 45.525 41.854 30.106

Kurumdan Kurye ile Giden Evrak Sayısı 3.600 2.976 1.132

munUYUM Yazı İşleri Müdürlüğü KAĞITHANE BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİGENEL EVRAK SERVİSİ ÜÇ YILLIK FAALİYET GRAFİĞİ

50.000

40.000

30.000

20.000

10,000

0

44,830 31,238

17,625

Kurye Dağıtım

« o n u /•OTLUYUM S KAĞITHANE BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİEVLENDİRME MEMURLUĞU

□ Kurum adına evlendirme işlemlerinin yürütüldüğü birimimizdir.□ Yıl içerisinde evlendirme hizmetlerinde herhangi bir sıkıntı

yaşanmadan işlemler yürütülmüştür.□ Evlenecek çiftlerin nikahları zamanında kıyılmaktadır.□ Evlenecek çiftlere istekleri halinde izin belgesi düzenlenmektedir.□ Mernis bildirimleri İlçe Nüfus Müdürlüğüne düzenli olarak

gönderilmektedir.

Yazı İşleri Müdürlüğü KAĞITHANE BELEDİYESİ

aM 'D E'

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİEVLENDİRME MEMURLUĞU YILLIK FAALİYET TABLOSU

■Nikah İşlemi için Müracaat Eden Çift Sayısı 4.662■Nikahı Kıyılan Çift Sayısı 4.042■İzin Belgesi Verilen Çift Sayısı ^ h 492■İzin Belgeli Nikahı Kıyılan Çift Sayısı ^ h 559■Yabancı Uyruklu Nikahı Kıyılan Çift Sayısı ^ ■ 185■Nikahı Ücretsiz Kıyılan Çift Sayısı ^ m 18■Nikahı İptal Edilen Çift Sayısı 52■Nikahı 2016 Yılına Devreden Çift Sayısı ^ h 76

KAĞITHANE BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİEVLENDİRME MEMURLUĞU ÜÇ YILLIK FAALİYET TABLOSU

FAALİYET KONUSUFAALİYET YILLARI

2013 2014 2015Nikah İşlemi için Müracaat Eden Çift Sayısı 4.579| İ Ü4.520 4.662Nikahı Kıyılan Çift Sayısı 3.959 3.960 4.042İzin Belgesi Verilen Çift Sayısı M İ520 470 492İzin Belgeli Nikahı Kıyılan Çift Sayısı 559 525 559Yabancı Uyruklu Nikahı Kıyılan Çift Sayısı 145 128 Ü 185Nikahı Ücretsiz Kıyılan Çift Sayısı 4 9 18Nikahı İptal edilen Çift Sayısı 41 80 52| * İNikahı Sonraki Yıla Devreden Çift Sayısı 59 10 76

KAĞITHANE BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİ

EVLENDİRME MEMURLUĞU ÜÇ YILLIK FAALİYET GRAFİĞİ5.000

4.500

4.000

3.500

3.000

2.500

2.000

1.500

1,000

500

0

4,5204,579 4,662

ToplamMüraacat

m anu H fJpE M•UTLUYUM

3,960

■ 2013

■ 2 0 1 4

2 015

520 470 492 559 525 559

m ııı 145 1284 9 18 41 52 59 10 76

Kıyılan Nikah İzin Belgesi Verilen

İzinli Gelen Yabancı Uyruklu Ücretsiz Nikah İptal Nikah DevredenNikahlar

2016 YILI HEDEFLERİMİZ❖ Müdürlüğümüz görevlerinin iş süreçlerine bağlı kalarak yürütülmesine devam edilecektir.❖ Kurumsal yazışmalar ve raporların zamanında hazırlanarak ilgili kurum ve kuruluşlara

gönderilmesine devam edilecektir.❖ Belediye Encümenine gelen dosyaların aynı gün gündeme alınması, kararların yazılması,

takiplerin yapılması, taranması ve kitap haline getirilerek arşivlenmesine devam edilecektir❖ Belediye Meclisine gelen dosyaların gündeme alınması kararlarının yazılması, takiplerin

yapılması, taranması ve kitap haline getirilerek arşivlenmesine devam edilecektir.❖ Kurumsal genel evrak ve kurye işlerinin düzenli olarak yürütülmesine devam edilecektir.❖ Nikah İşlemlerinin düzenli şekilde belirlenen gün ve saatte yapılmasına devam edilecektir.❖ Evlenecek çiftlerin mernis bildirimlerinin her hafta İlçe Nüfus Müdürlüğüne gönderilmesine

devam edilecektir.❖ Başkanlığımızca verilecek diğer görevlerin yerine getirilmesine devam edilecektir.

Yazı İşleri Müdürlüğü