Tugas 4: Kelas: A

Manajemen dan Organisasi

Jurusan Sistem Informasi - Fakultas Teknologi Informasi

ITS 2014

Dikumpulkan Senin, 23 Nopember 2014, jam 09.00 Wib

NamaNRP

Nolan Firdaus B5214100002

Bagus Arga Putra5214100005

KriteriaNilai

Decision making process

Decision Manager

matrix organization structure

Pert and Gantt Chart

Managerial Role

Disain dan struktur organisasinya

1. Buatlah suatu studi kasus yang menarik dengan data yang diasumsikan sendiri (data yang rasional, bisa diabil dari sumber referensi lain) untuk kasus proses pengambilan keputusan (Decision making process) [Robbin, 178]. Ikuti langkah langkah yang ada pada DMP. Sertakan teorinya terlebih dahulu, berikan bagan dan tabel untuk memperjelas kasus proses pengambilan keputusan.JAWABAN:

Kasus pada sebuah perusahaan ecommerce terbesaar di dunia, yaitu Amazon yang berencana untuk membuat sebuah inovasi pengiriman barang yang lebih cepat dengan menggunakan drone atau pesawat tanpa awak. Proyek revolusioner dari raksasa retail online asal Amerika Serikat tersebut masih harus menjalani uji keamnan tambahan dan mendapat persetujuan dari pemerintah federal. Dalam sebuah videoyang diunggah Amazon, menampilkan prototipe drone tersebut yang mampu mengankat beban sekitar 2 atau 3 kilogram, yang mencakup 86 persen dari benda-benda yang diantar oleh Amazon. Pesawat tanpa awak tersebut beroperasi secara mandiri dengan mengikuti koordinat GPS yang dapat menjatuhkan benda-benda pesanan sampai lokasi yang ditargetkan, pesawat ini juga ramah lingkungan. Dan pihak Amazon sendiri mengatakan bahwa penggunaan drone ini dalam pengantaran pesanan akan jauh lebih efektif daripada menggunakan truk. Dan tempat yang paling memungkinkan untuk menggunakan drone ini adalah India mengingat negara tersebut memiliki peraturan UAV (Unnamed Aerial Vehicle) yang tidak terlalu ketat.

Teori pengambilan keputusan :

[Robbins, 178-182]Decision (Keputusan) adalah pilihan diantara dua atau lebih alternatif. Problem (masalah) adalah hambatan yang menyulitkan untuk mencapai tujuan.

Manajer di semua tingkatan dan di semua bidang organisasi membuat keputusan. Artinya, mereka membuat pilihan. Misalnya, manajer tingkat atas membuat keputusan tentang organisasi mereka tujuan, di mana untuk mencari fasilitas manufaktur, atau apa yang pasar baru untuk pindah ke tengah dan manajer tingkat yang lebih rendah membuat keputusan tentang jadwal produksi, masalah kualitas produk, kenaikan gaji, dan disiplin pegawai. Membuat keputusan bukanlah sesuatu yang hanya manajer lakukan; semua anggota organisasi membuat keputusan yang mempengaruhi pekerjaan mereka dan organisasi tempat mereka bekerja.

Dalam pengambilan keputusan terdapat proses-proses yang dilakukan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada bagan dibawah ini:

Gambar 1: Proses Pengambilan KeputusanStudi Kasus:Langkah 1: Identifying Problem (Mengidentifikasi Masalah)

Setiap keputusan dimulai dengan masalah, perbedaan antara kondisi yang ada dan diinginkan.

Langkah 2: Identifying Decision Criteria (Mengidentifikasi Kriteria Keputusan)

KriteriaAlasan

Inovasi Memberikan bentuk baru dalam jasa pengiriman barang

EfisiensiMengurangi anggaran untuk kurir yang mengantar dengan truk

EfektifitasPengiriman lebih cepat tanpa masalah lalu lintas

AnggaranAnggaran lebih banyak dikeluarkan untuk membeli drone itu, namun tidak perlu menggaji kurir pengiriman

KeuntunganLebih cepat dalam pengiriman barang

Langkah 3: Allocating Weights to the Criteria (Pemberian Bobot pada Kriteria)

KriteriaBobot

Inovasi 7

Efisiensi8

Efektifitas9

Anggaran7

Keuntungan8

Langkah 4: Developing Alternatives (Pengembangan Alternatif)

InovasiEfisiensiEfektifitasAnggaranKeuntungan

Drone78978

Truk47776

Langkah 5: Analyzing Alternatives (Menganalisis Alternatif)Inovasi (6)Efisiensi (8)Efektifitas (10)Anggaran (8)Keuntungan (8) Total

Drone4264905664316

Truk2456705648254

Langkah 6: Selecting an Alternative (Menentukan Sebuah Alternatif)

Menentukan alternatif mana yang menjadi pilihan akhir dalam pengambilan keputusan, berdasar pada analisis alternative pada diatas, maka dapat dipilih Drone karena memiliki skor total lebih tinggi (316)

Langkah 7: Implementing the Alternative (Mengimplementasikan Alternatif)

Mengimplementasikan hasil pengambilan keputusan dengan menjalankan hasil keputusan, disini akan diimplementasikan Drone sebagai jasa kurir pengiriman barang yang baru.

Langkah 8: Evaluating Decision Effectiveness (Mengevaluasi Keefektivitasan Keputusan)

Mengevaluasi hasil dari pelaksanaan penggunaan Drone tersebut sebagai jasa kurir pengiriman barang yang baru apakah berjalan dengan lancar dan sesuai harapan atau tidak.2. Misalkan anda sebagai executive manager pada sebuah perusahaan mutli nasional yang bergerak dalam bidang otomotif. Perusahaan anda berada pada kondisi lingkungan yang uncontrolable dan uncertainty, serta persaingan yang komplek karena berada pada pasar bebas. Berikan penjabaran terkait dengan Decision Manager terkait dengan proses; planing, organizing, leading dan controling [Robbin, 182]. Jelaskan terlebih dahulu deskripsi umum perusahaan anda secara lebih rinci (asumsi, boleh mengambil pada kasus riil), baru jabarkan DM-nya untuk masing-masing proses tersebut.3. Baca jurnal yang ada di source:http://www.cin.ufpe.br/hermano/projetos/multiprojetos/Implementation%20and%20performance%20of%20a%20matrix%20organization%20structure.pdf untuk kasus Bureau of Engineering, Los Angeles City. Jelaskan berikut terkait dengan permasalahan implementasi matrix organization structure (MOS) pada jurnal tersebut:a. Jelaskan kebutuhan-kebutuhan apa yang menyebabkan MOS dibutuhkan. Berikan sitasi terhadap jurnal dengan menyebut [halaman jurnal, Kolom kiri/kanan, urutan paragrap].b. Jelaskan bagaimana proses pembentukan MOS pada kasus tersebutc. Jelaskan keefektivan implementasi MOS pada kasus tersebutJAWABAN:

a. Matriks dipilih karena pada penelitian sebelumnya menunjukkan bahwa kondisi dan persyaratan yang ada pada Biro merupakan unsur klasik yang akan membuat struktur menjadi pilihan yang kuat. Kondisi Biro tersebut antara lain:

Tekanan dari luar untuk focus ganda (antara penyelesaian proyek dan keadaan desain seni)

Tekanan akan pengolahan informasi yang tinggi (banyaknya proyek yang beragam dan pelaporan persyaratan)

Tekanan akan sumber daya bersama (untuk semua disiplin ilmu non sipil)

[Halaman 2, kolom kanan, baris 18]

b. Kelompok-kelompok mempelajari kinerja masa lalu Biro sehubungan dengan desain proyek modal dan membandingkan biaya untuk organisasi rekayasa yang sama di Amerika Serikat. Kelompok tersebut juga mempelajari struktur organisasi Biro dan mewawancarai puluhan staf Biro untuk lebih memahami hubungan pelaporan dan komunikasi. Semua hasil penelitian serupa. Penelitian pertama mengidentifikasi kebutuhan sistem pengendalian proyek yang komprehensif, rencana terkoordinasi program Biro, dan struktur manajemen baru untuk membuat rencana ini. Laporan kedua mengidentifikasi kebutuhan untuk mengatur Biro sekitar program utamanya, untuk membuat proyek manajemen organisasi pemerintah untuk meningkatkan akuntabilitas untuk setiap proyek, dan untuk memperbaiki atau meningkatkan tingkat tinggi insinyur senior otonomi yang membuatnya sulit untukefektif mengelola proyek-proyek dan program-program yang melintasi batas divisi. Laporan ketiga mengidentifikasi kebutuhan untuk membentuk kelompok manajer proyek (terpisahdari insinyur proyek) untuk mengelola desain dan konstruksi proyek modal dan kebutuhan untuk program peningkatan modal multi-tahun (CIP) dengan prioritas yang akan digunakan untuk mengidentifikasi jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan. Yang sesuai dengan semua tinjauan ini adalah rekomendasi khusus untuk memindahkan dari organisasi fungsional yang ada ke arah gaya manajemen proyek pelaksanaan proyek dan organisasi. Laporan menyatakan bahwa dalam sistem saat ini, sedikit atau tidak ada kepemilikan proyek ada dan tidak ada ukuran kinerja berada di tempat untuk mengukur status proyek. Akibatnya, pada bulan Februari 1997, Biro Teknik staf eksekutif dan Dewan Pekerjaan Umum mengamanatkan perubahan dramatis untuk meningkatkan penyampaian proyek. Meskipun kesulitan didokumentasikan dengan baik dalam penggunaan struktur matriks [9-11] semua divisi Biro itu harus diatur dalam sebuah organisasi matriks dengan manajer proyek yang fokus untuk pengiriman proyek dengan proyek tanggung jawab konsepsi ke kesimpulan. Beberapa pilihan organisasi dipertimbangkan sebelum struktur matriks akhir terpilih, tetapi dalam analisis akhir, sebuah organisasi matriks dipilih.[Halaman 2, kolom kiri, baris 33]c. Keuntungan dari implementasi MOS antara lain:

Kebutuhan akan struktur matrix diketahui.

Langkah dalam penciptaan matriks dan pilihan organisasi juga diperhitungkan.

Memproses masalah yang terkait dengan pelaksanaan.

Nyata, solusi telah teruji untuk memproses masalah yang terkait dengan pelaksanaan.

Alat evaluasi untuk mengukur efektivitas proses manajemen proyek dalam matriks.

[Halaman 11, kolom kanan, baris 14]

4. Pelajari Management by Robbin untuk Chapter 9 akhir Planning Tools and Techniques. Kasus; Suatu proyek untuk memiliki data aktivitas dan durasi sebagai berikut.

NoAktivitasAnggota

PelaksanaDurasi

(Minggu)Aktivitas sebelumnyaNoAktivitasAnggota

PelaksanaDurasi

(Minggu)Aktivitas sebelumnya

1X1A1-9X9C,D23,4

2X2A, B, C3110X10B,C,D25,9

3X3B5111X11A,B,C85,8

4X4B6212X12C,D,E77,11

5X5C53,413X13A,C,D,E212

6X6C7514X14D212

7X7D12515X15C,D511

8X8A,C,D27

a. Buatlah Gantt Chart dari proyek tersebut, apabila aktivitas sebelumnya lebih dari satu, maka dikerjakan setelah aktivitas yang paling akhir selesai. Aktivitas mana yang merupakan 3 paling lama. b. Buatlah load Chart dari proyek tersebut, apabila aktivitas sebelumnya lebih dari satu dikerjakan setelah aktivitas yang paling akhir selesai.c. Buatlag diagram jaringan PERT. d. Hitung dan jelaskan aktivitas mana saja yang merupakan jalur kritis. 5. Misal anda sebagai Rektor yang memimpin perguruan tinggi dengan program studi (prodi) sebanyak 30, dimana tiap prodi kondisinya tidak sama, ada yang prodi peminatnya tiggi dan ada prodi yang peminatnya rendah. Perguruan tinggi punya rencana untuk membangun kerjasaman dengan perguruan tinggi lain baik yang ada di dalam maupun di luar negeri untuk meningkatkan kualitas akademik dan sekaligus untuk mendapatkan dana pengembangan terutama prodi yang masih membutuhkan dana untuk pengembangan. Jelaskan masing-masing peran managerial (Teori Mintzbergs managerial roles, Robbins-halaman 11) ; figurehead, leader, liaison, monitor, disseminator, spokesperson, entrepreneur, disturbance handler, resource, allocator, negotiator yang harus anda miliki sebagai seorang rektor perguruan tinggi dengan kondisi tersebut di atas.JAWABAN:

Di samping sebagai seorang rektor yang memimpin sebuah universitas, rektor juga dapat diumpamakan sebagai seorang manajer yang menjalankan sebuah perusahaan. Maju atau mundurnya sebuah universitas adalah tanggung jawab seorang rektor. Oleh karena itu seorang rektor harus meguasai peran-peran seorang manajer, yaitu: figurehead, leader, liaison, monitor, disseminator, spokesperson, entrepreneur, disturbance handler, resource, allocator, negotiator (Teori Mintzbergs managerial roles, Robbins-halaman 11) agar dapat membawa universitas tersebut melewati berbagai macam masalah. Berikut adalah uraian dari Teori Mintzbergs managerial roles:Interpersonal Roles

Figurehead role (peran sebagai kepala)Sebagai seorang rektor, disamping menjadi simbol dari sebuah universitas, rektor juga harus wajib melakukan tugas-tugas rutin yang bersifat hukum atau sosial. Artinya seorang rektor harus paham atau melek hukum, dan mampu membawa nama universitasnya agar baik dimata masyarakat dan juga mempromosikannya, agar lebih dikenal dimata masyarakat.

Leader role (Peran sebagai pemimpin)Sebagai seorang pemimpin (leader), rektor harus mampu memotivasi bawahannya, melakukan pelatihan, dan membagi pekerjaan secara tersruktur untuk mencapai suatu tujuan dengan seefektif mungkin.

Liaison role (Peran penghubung)Yaitu peranan yang mengharuskan rector dapat melakukan interaksi dengan teman sejawat, staf, dan orang orang lain yang berada di luar organisasinya untuk mendapatkan informasi. Dan informasi tadi dapat digunakan untuk mengevaluasi keadaan universitas dan akan berguna untuk sistem pengambilan keputusan.Informational Roles

Monitor role (Peran pemantau)Dengan peran ini maka seorang rektor diharuskan untuk menjadi pencari, penerima dan pengumpul informasi agar mampu mengembangakan pengertian yang baik dari organisasi yang dipimpinnya. Disseminator role (Peran Penyebar)Rektor berwenang sebagai penyebar informasi ke seluruh jajaran organisasi yang menjadi tanggung jawabnya. Ini dimungkinkan karena ia memiliki akses pada semua informasi melalui peran monitornya. Spokesperson role (Peran Juru Bicara)Peran ini menjadikan rektor sebagai wakil organisasi untuk menyampaikan informasi ke luar lingkungan organisasinya. Maka dari itu seorang rektor diharuskan memiliki keahlian dalam berbicara dan berdiplomasi.Decisional Roles

Entrepreneur role (Peran kewirausahaan)Adalah peran sebagai pemrakarsa dan perancang bagi sejumlah perubahan yang terkendali dalam organisasinya. Disturbance handler (Peran penghalau gangguan)Peran ini membuat rektor bertanggung jawab dan mampu membawa organisasinya ketika organisasinya mengalami krisis yang seringkali tidak direncanakan sebelumnya. Resource allocator role (peran pembagi sumber-daya)Peran rektor sebagai penentu di dalam mengalokasi sebagai sumber daya, seperti keuangan/dana untuk kegiatan tertentu di dalam organisasi. Negotiator role (Peran Bernegosiasi)Peran yang menempatkan rektor sebagai perunding (negotiator) baik dengan pihak pihak dalam lingkungan organisasi maupun pihak luar guna pemecahan bagi masalah masalah yang dihadapi organisasi.

6. Cari satu kasus yang menarik tentang suatu perusahaan (cari dari beberapa sumber dari perusahaan yang diambil contoh). Deskripsikan secara rinci terkait dengan disain dan struktur organisasinya pada perusahaan tersebut. Deskripsi disain dan struktur perusahaan terkait degan masalah bukti adanya: work specialization, Departmentalization, Chain of Command and authority, Span of Control, centralization and Decentralization, formalization. Dari deskripsi disain dan struktur organisasi tersebut, jelaskan bagaian-bagian yang kurang tepat menurut anda. Dan berikan saran perbaikan. Sebelum menjelaskan gambarkan dulu struktur organisasinya (dibuat sendiri bukan dikopi dari sumber lain). Dan bagian akhir penjelasan cantumkan sumber referensinya.JAWABAN:a. Work specialization Seluruh pekerjaan dipecah-pecah menjadi sejumlah langkah, dimana setiap langkah diselesaikan oleh individu yang berlainan. Individu berspesialisasi dalam mengerjakan bagian dari suatu kegiatan

b. Departmentalization mengelompokkan pekerjaan sehingga tugas yang sama/mirip dapat dikoordinasikan Berdasarkan :

Fungsi yang dijalankan

Tipe produk/jasa yang dihasilkan

Geografi/teritori

Proses

Tipe pelanggan

c. Chain of command Garis wewenang yang terentang dari puncak organisasi sampai ke eselon terbawah memperjelas, siapa melapor kepada siapa.

d. Span of control jumlah bawahan yang dapat diatur manajer secara efektif dan efisien. Hal ini sangat menentukan banyaknya tingkatan dan manajer yang harus dimiliki oleh suatu organisasi

Rentang yang lebar :

Lebih efisien dalam hal biaya

Mempercepat pengambilan keputusan

Memberdayakan pada karyawan

Mengurangi keefektifan kinerja karyawan dirugikan karena para penyelia tidak lagi mempunyai cukup waktu untuk memberikan kepemimpinan dan dukungan yang diperlukan Rentang yang kecil :

Mempertahankan kontrol yang akrab

Mahal, karena menambah tingkat-tingkat manajemen

Membuat komunikasi vertikal dalam organisasi menjadi lebih rumit tingkat hierarki tambahan memperlambat pengambilan keputusan

Mendorong penyeliaaan ketat yang berlebihan dan tidak mendorong otonomi karyawane. Centralization & Decentralization sentralisasi

tingkat dimana pengambilan keputusan dipusatkan pada satu titik tunggal dalam organisasi

desentralisasi

keleluasaan keputusan didorong ke bawah, pada tingkat pekerja yang terendah

f. Formalization Tingkat dimana pekerjaan di dalam organisasi itu dibakukan.

STRUKTUR PERUSAHAAN UNILEVERSebagai perusahaan yang memiliki banyak produk, membuat PT.Unilever memiliki banyak spesialisasi dalam struktur perusahaanya. Spesialisasinya berdasarkan produk yang dihasilkan yaitu (Director Home & personal care, Director food, dan Director Ice Cream). Dalam PT.Unilever posisi tertinggi terletak pada presiden direktur, presiden direktur membawahi Chief financial officer, Director Home & personal care, Director food, Director Ice Cream, Director Supply chain, Director customer development, Director human resources & corporate development. Ke tujuh departemen tersebut membawahi atau menangani apa yang menjadi spesialisasi mereka.Work specialization : Telah dibagi dalam beberapa Divisi sesuai dengan tingkat potensi dari masing-masing individu.Chain of Command: Dipegang oleh Presiden direktur yang bertugas sebagai pengawas utama dalam perusahaan.Span of Control : Sudah dibagi sesuai dengan Divisi masing-masing pembagian.Centralization : Setelah semua keputusan dari masing-masing Divisi telah diputuskan maka keputusan tersebut akan disampaikan kepada atasan perusahaan.Decentralization : keleluasaan keputusan dapat dilihat dengan dibaginya atau pembagian Divisi pada suatu perusahaan.Formalization : Pada bagian ini belum dijelaskan secara rinci dalam bagan struktur organisasi.Ketrampilan Manajemen

Catatan: