20141105 DTIPolska - Przyczajony tygrys ukryty smok_LESSONS_LEARNED
-
Upload
danish-technological-institute-polska -
Category
Leadership & Management
-
view
529 -
download
1
Transcript of 20141105 DTIPolska - Przyczajony tygrys ukryty smok_LESSONS_LEARNED
Danish Technological Institute Polska Sp. z o.o.
ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | [email protected] | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73
Przyczajony tygrys, ukryty smok - czyli o lessons learned w projektach. Warszawa, 6 listopada 2014
Danish Technological Institute Polska Sp. z o.o.
ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | [email protected] | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73
278 odpowiedzi od osób pracujących projektowo
w ciągu 3 dni 26-29 października 2014 roku.
Wysłaliśmy zaproszenie do badania bezpośrednio do osób pracujących projektowo. Poprosiliśmy o pomoc w dystrybucji ankiety: IPMA Polska, Zarządzanie Projektami. Magazyn., 4pm.pl.
Danish Technological Institute Polska Sp. z o.o.
ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | [email protected] | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73
60,8 % osób deklaruje, że w ich organizacji pracuje się zgodnie z metodykami
zarządzania projektami.
25% badanych przyznało, że zarządzanie lessons learned w ich organizacji jest
całkowicie lub częściowo sformalizowane.
87,3 % osób przyznało, że w ich organizacji nie ma systemu motywacyjnego
związanego z zarządzaniem LL.
Lessons learned to, o dziwo, więcej dobrych praktyk:
90,3%
71,2%
Dobrepraktyki
Negatywnedośw
Przepytaliśmy tylko tych, którzy pracują
projektowo i wykorzystują doświadczenia
z poprzednich projektów.
Wielokrotny wybór
Danish Technological Institute Polska Sp. z o.o.
ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | [email protected] | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73
Identyfikacja
Rozpowszech-nianie
Dokumento-wanie
Kodowanie i
segmentacja
Przestrzeń istnienia
Wiedza w organizacji
Badanie skonstruowaliśmy w oparciu o podstawowy model zarządzania lessons learned wg dr Rosiny Weber. Źródło: Mark White and Alison Cohan, „A Guide to Capturing Lessons Learned”
Danish Technological Institute Polska Sp. z o.o.
ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | [email protected] | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73
Rozpowszech-nianie
Identyfikacja
Dokumento-wanie
Kodowanie i segmentacja
Przestrzeń istnienia
Wiedza w organizacji
Kto? Zwykle to kierownik projektu i członkowie zespołów projektowych biorą udział w identyfikowaniu LL. [83,8%] Bywa, że jest w to zaangażowany przełożony lub sponsor.
Jak? LL wychodzą na jaw podczas rozmów bezpośrednich [67%] lub podczas dyskusji w grupie [59,4%]. Zdarza się wysyłanie zapytania e-mailem do członków zespołu projektowego.
Kiedy? Na końcu projektu [49,5%] albo w momencie wystąpienia zdarzenia, które postrzegane jest jako LL [41,5%]. Bywa, że poszukuje się doświadczeń jeszcze na etapie analizy ryzyk na początku projektu.
Identyfikacja
Danish Technological Institute Polska Sp. z o.o.
ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | [email protected] | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73 6
Rozpowszech-nianie
Identyfikacja
Dokumento-wanie
Kodowanie i segmentacja
Przestrzeń istnienia
Wiedza w organizacji
Jak gromadzi się LL? LL najczęściej pozostają w pamięci osób pracujących przy projekcie [58,9%], a dystrybuowane są w reakcji na konkretne zapytanie [45,5%]. Jeśli się je spisuje, to w dokumentach w folderze danego projektu, ewentualnie na dyskach sieciowych lub osobistych folderach członków zespołów projektowych. Zdarza się, że dokumenty są umieszczane w chmurze.
Wyszukiwarki w bazach wiedzy i systemy do zarządzania projektami są rzadko wykorzystywane do przechowywania LL.
Dokumentowanie
Danish Technological Institute Polska Sp. z o.o.
ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | [email protected] | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73
Rozpowszech-nianie
Identyfikacja
Dokumento-wanie
Kodowanie i segmentacja
Przestrzeń istnienia
Wiedza w organizacji
Czego dotyczą LL? Dominuje wiedza na temat współpracy z partnerami i podwykonawcami [57,9%], zakresu projektu [55,3%], jakości rezultatu projektu [56%], harmonogramowania [46,5%] i zarządzania ryzykiem [45,1%]. W mniejszym stopniu kosztorysowania, zasobów ludzkich i kompetencji miękkich.
Jak się je segmentuje? Nie ma na to jednoznacznego rozwiązania [70,5%]. Jeśli LL są kategoryzowane, to zgodnie z obszarem występowania danego doświadczenia [21%], a w mniejszym stopniu według specyfiki projektu [13%].
Kodowanie i segmentacja
Danish Technological Institute Polska Sp. z o.o.
ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | [email protected] | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73
Rozpowszech-nianie
Identyfikacja
Dokumento-wanie
Kodowanie i segmentacja
Przestrzeń istnienia
Wiedza w organizacji
Kto ma dostęp do zgromadzonych LL? 78,4% respondentów uważa, że wszyscy członkowie zespołów projektowych mają dostęp do LL.
Czy sięgają do zgromadzonych LL? 60,7% tak, ale gdy pojawia się problem, na który można znaleźć odpowiedź.
16% badanych sprawdza poprzednie doświadczenia w momencie rozpoczynania projektu.
Czy znajdują pomoc w dostępnych LL? W skali od 1-zdecydowanie nie, do 6-zdecydowanie tak
Przestrzeń istnienia
5,8
11,9
23,4
31,7
19,8
6,5
1 2 3 4 5 6
Danish Technological Institute Polska Sp. z o.o.
ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | [email protected] | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73 9
Rozpowszech-nianie
Identyfikacja
Dokumento-wanie
Kodowanie i segmentacja
Przestrzeń istnienia
Wiedza w organizacji
Co dzieje się z LL po zakończeniu projektu? 68% badanych deklaruje, że nadal LL pozostają w pamięci osób pracujących przy projekcie. W mniejszym stopniu służą jako podstawa wdrożeń, mających poprawić pracę przy kolejnych projektach [30,2%]. Te zgromadzone mogą znaleźć się w ogólnodostępnej bazie lub prezentowane na forum współpracowników.
61,1% równocześnie przyznaje, że często występujące podobne doświadczenia są impulsem do wprowadzenia zmian w procedurach wewnętrznych organizacji.
Rozpowszechnianie
Danish Technological Institute Polska Sp. z o.o.
ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | [email protected] | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73
47,1%
67,3%
62,1% 60,3%
0,7%
Identyfikacja Gromadzenie Udostępnianie Wdrażanie inne
Gdzie jest problem w zarządzaniu LL?
Danish Technological Institute Polska Sp. z o.o.
ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | [email protected] | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73
1. Lepiej jest dzielić się wiedzą na bieżąco... ...ponieważ ludzie preferują kontakt bezpośredni. Poza tym, w pracy nie ma czasu na biurokrację.
2. Potrzebna przestrzeń i narzędzia Badani oczekują wdrożenia użytecznych rozwiązań, które pomogą im w zarządzaniu lessons learned [formalnych i nieformalnych].
3. Potrzebne wsparcie z góry… … czyli budowanie kultury dzielenia się wiedzą poprzez motywowanie [dobry przykład, docenienie na forum, bonusy, wsparcie w rozwoju].
4. Budowanie własnej marki
Ludzie często traktują doświadczenie w projektach jako osobistą przewagę konkurencyjną. Poza tym, wolą ukrywać niepowodzenia.
Dlaczego LL funkcjonują nieformalnie?
Danish Technological Institute Polska Sp. z o.o.
ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | [email protected] | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73
1. Jasny system zarządzania LL i centralna baza wiedzy System, który umożliwi gromadzenie i tagowanie informacji z funkcją wyszukiwarki. System powinien zawierać szablony dokumentów [np.: aktualne kosztorysy uwzględniające LL]
2. Motywowanie do wymiany doświadczeń przez kadrę zarządczą Podkreślanie znaczenia wiedzy w organizacji w budowaniu przewagi konkurencyjnej, kreowanie kultury opartej na współpracy, włączenie LL w system motywacyjny.
3. Kontakt bezpośredni i prezentacje Badani uważają, że częste spotkania i wspólne dyskusje na temat pojawiających się trudności to skuteczna forma wymiany doświadczeń [o ile wnioski z takich spotkań będą systematycznie dokumentowane, tagowane i ogólnodostępne].
Co wg badanych może zadziałać?
Danish Technological Institute Polska Sp. z o.o.
ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | [email protected] | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73
Lessons learned w organizacji to
przyczajony tygrys i… ukryty smok.
Danish Technological Institute Polska Sp. z o.o.
ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | [email protected] | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73
Kultura Organizacji
Rozpowszech- nianie
Identyfikacja
Dokumento-wanie
Kodowanie i
segmentacja
Przestrzeń istnienia
Wiedza w organizacji
Danish Technological Institute Polska Sp. z o.o.
ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | [email protected] | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73
Kto udzielił nam odpowiedzi?
0-5 lat 22%
5-10 lat 31%
10-20 lat
35%
Ponad 20 lat 12%
Doświadczenie zawodowe
IT - Rozwój oprogramowania Doradztwo/Konsulting Edukacja/Szkolenia Badania i rozwój Sektor publiczny Finanse/Ekonomia Przemysł Budownictwo Produkcja IT- Administracja Sprzedaż/Handel Telekomunikacja Szkolnictwo wyższe Pozostałe
K 45% M
55%
Nie 43% Tak
57%
Certyfikacja ZP
Płeć
Branże
Danish Technological Institute Polska Sp. z o.o.
ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | [email protected] | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73
RAPORT WKRÓTCE! Realizacja badania Małgorzata Kozioł Wsparcie: Olga Gałek Zespół DTI Polska
Zapraszamy do dyskusji
dziękuję Marcin Opas [email protected]
Foto: „Przyczajony tygrys, ukryty smok” - Filmweb