2014_1093_a Auditoria ASF Universidad Colima 2014

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Gasto Federalizado

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Universidad de Colima (Auditora Coordinada)

Subsidios Federales para Organismos Descentralizados Estatales de Educacin Superior

Auditora Financiera y de Cumplimiento: 14-4-99019-02-1093

GF-168

Alcance

EGRESOS

Miles de PesosUniverso Seleccionado 1,199,656.7Muestra Auditada 1,199,656.7Representatividad de laMuestra

100.0%

El presupuesto asignado durante el ejercicio 2014 de los recursos federales transferidos a la

Universidad de Colima (UCOL), a travs del programa Subsidios Federales para OrganismosDescentralizados Estatales, fue de 1,199,656.7 miles de pesos, de los cuales se revis el100.0%.

Antecedentes

En el marco del Sistema Nacional de Fiscalizacin (SNF), la ASF suscribi convenios decoordinacin y colaboracin con las Entidades de Fiscalizacin Superior de las LegislaturasLocales (EFSL), con objeto de coordinar y fortalecer las acciones de fiscalizacin de losrecursos federales transferidos a las entidades federativas, municipios y demarcacionesterritoriales.

En ese contexto, para la revisin de la Cuenta Pblica 2014, la ASF dise una estrategia de

fiscalizacin coordinada con las EFSL, cuyo objetivo es incrementar la cobertura en la revisindel gasto federalizado; evitar la duplicidad en las auditoras realizadas e impulsar lahomologacin de criterios, normas y metodologas de auditora, que son objetivos sustantivosdel SNF.

Esta auditora se realiz con base en esa estrategia y se llev a cabo conjuntamente con elrgano Superior de Auditora y Fiscalizacin Gubernamental del Estado de Colima; seconsider el marco jurdico de la ASF, y se desarroll en un ambiente de estrecha coordinacincon esa entidad de fiscalizacin.

Resultados

Control Interno

1. Se analiz el control interno instrumentado por el ejecutor de los recursos del programaSubsidios Federales para Organismos Descentralizados Estatales (U006) a travs del Conveniode Apoyo Financiero, con base en el Marco Integrado de Control Interno (MICI) emitido porla Auditoria Superior de la Federacin; para ello, se aplic un cuestionario de control internoy se evalu la documentacin comprobatoria con la finalidad de contribuir proactiva yconstructivamente a la mejora continua de los sistemas de control interno implementados.


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Informe del Resultado de la Fiscalizacin Superior de la Cuenta Pblica 2014

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Despus de analizar las evidencias y las respuestas, los resultados ms relevantes de laevaluacin arrojaron fortalezas y debilidades en la gestin del programa, entre las quedestacan las siguientes:

Ambiente de Control

La universidad cuenta con normativa en materia de control interno; sin embargo, nose encuentra actualizada.

La institucin cuenta con Cdigos de tica; sin embargo, no se encuentranactualizados.

La institucin no cuenta con Cdigos de Conducta.

La universidad no cuenta con la aceptacin formal para el cumplimiento de loscdigos de tica y conducta por parte de los servidores pblicos.

No se cuenta con el procedimiento formal para la investigacin de actos contrarios ala tica y conducta diferente al establecido por el rgano Interno de Control.

La universidad no cuenta con una lnea tica u otros mecanismos para captardenuncias por actos contrarios a la tica y conducta diferente a las establecidas por lasinstancias de control interno.

La universidad indic que s cuenta con comits; sin embargo, no demostr que setiene formalmente un acta o documento formal de la integracin de los comits, suslineamientos o reglas de operacin, ni el acta de la ltima sesin.

La institucin present Acuerdos de creacin de cada una de las distintas reas queconforman la gestin institucional de la Universidad de Colima; sin embargo, no seencuentran actualizados.

La institucin cuenta con un Manual General de Organizacin que comprende alConsejo Universitario, la Rectora, la Coordinacin General de Docencia, la CoordinacinGeneral de Investigacin Cientfica, la Coordinacin General de Extensin Universitaria, laCoordinacin General de Apoyo al Desarrollo Social, la Coordinacin General Administrativay Financiera.

La universidad cuenta con un Organigrama General actualizado y autorizado por elrector de la universidad.

La universidad cuenta con un Manual de Procedimientos para la administracin delos recursos humanos y estatuto del personal acadmico; sin embargo, el Manual no seencuentra autorizado y el estatuto no est actualizado.

La institucin indic que s cuenta con Catlogo de puestos en el que se establezca elnombre del puesto; el rea o unidad de adscripcin; la descripcin de las principalesfunciones; sin embargo, remiti los profesiogramas de los puestos que no corresponden alpersonal acadmico ni administrativo.


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Evaluacin de Riesgos

La universidad cuenta con el Plan Institucional de Desarrollo 2013-2017.

La universidad cuenta con un Reglamento de Planeacin para el desarrollo

institucional; sin embargo, no se encuentra actualizado. La institucin cuenta con cinco indicadores de docencia, de investigacin, deextensin y vinculacin, de gestin los cuales le permiten medir el cumplimiento de susobjetivos; sin embargo, no estn actualizados.

La institucin no present un procedimiento para informar los objetivos generales yespecficos del plan o programas estratgicos, comunicados a los titulares de las reasresponsables de su cumplimiento.

La universidad no cuenta con un Comit de Administracin de Riesgos formalmenteestablecido.

En la institucin no se actualizan las polticas y procedimientos sustantivos para ellogro de metas y objetivos a travs de la supervisin y vigilancia de operaciones generales.

La universidad no cuenta con el procedimiento para la asignacin deresponsabilidades sobre la mitigacin y administracin de riesgos.

No se informa peridicamente al titular de la institucin sobre la situacin que guardasu control y administracin.

La universidad no cuenta con un procedimiento para informar a mandos superioresla existencia o surgimiento de riesgos de fuentes internas o externas.

No se identifican los procesos susceptibles de corrupcin en los que se hayandeterminado acciones de prevencin y mitigacin.

Actividades de control

La institucin cuenta con un documento formal para evaluar y actualizarperidicamente las polticas y procedimientos, relacionados con los procesos sustantivos yadjetivos para logro de metas y objetivos; sin embargo, no se encuentra actualizado.

La universidad cuenta con un Manual de Gestin que le permite evaluar las polticasy procedimientos; sin embargo, no se encuentra actualizado.

La universidad no proporcion un programa de adquisicin de equipos y software,inventario de aplicaciones en operacin, licencias y contratos para el funcionamiento ymantenimiento de los equipos.

La institucin cuenta con un documento en el cual se establece el plan derecuperacin de desastre y de continuidad de la operacin para los sistemas informticos.

Informacin y comunicacin

La institucin cuenta con un plan formalizado de sistemas de informacin, alineado ydando soporte al cumplimiento de sus objetivos estratgicos.


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La universidad no cuenta con un manual de polticas y procedimientos queestablezcan las caractersticas y fuentes de obtencin de datos, los elementos para suprocesamiento y para la generacin de informacin sobre los procesos.

La universidad proporcion informacin sobre establecer las polticas, lineamientosy criterios para elaborar informes relacionados con el plan estratgico, sus objetivos y metasinstitucionales con las caractersticas de integridad, confiabilidad, oportunidad y proteccinde la informacin; sin embargo, no se encuentran actualizados.

La universidad no cuenta con un documento actualizado en donde se le informe altitular de la institucin sobre la situacin que guarda el funcionamiento general del Sistemade Control Interno Institucional.

La institucin no proporcion informacin de los acuerdos por los que se emiten losManuales de Contabilidad Gubernamental.

Supervisin

La institucin cuenta con un procedimiento que establezca los lineamientos ymecanismos para que los responsables de los procesos comuniquen las deficiencias y losresultados de sus evaluaciones de control interno al Coordinador de Control Interno para suseguimiento.

Los responsables del funcionamiento de los procesos sustantivos y adjetivos de laUniversidad no proporcionaron evidencia de una autoevaluacin de control interno en los dosltimos ejercicios, a sus procesos de sistema de gestin de Seguridad de la informacin parala proteccin de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la informacin y losprocesos que gestionan las dependencias y a los procesos y servicios de apoyo para laeducacin integral de los alumnos.

Por lo anterior, dichos sistemas se encuentran en un estatus medio, por lo que se requiereatender las reas de oportunidad que fortalezcan el Sistema de Control Interno Institucional.

La Universidad, en el transcurso de la auditora y con motivo de la intervencin de la ASF,instruy las acciones necesarias a fin de que se implementen los mecanismos de controlinterno oportunos, eficientes y suficientes, para dar cumplimiento de los 5 componentes decontrol interno, con lo que se solvent lo observado.

Transferencia de Recursos

2. Con la revisin de los rubros de Transferencia de Recursos y Registro e InformacinFinanciera de las Operaciones de los recursos del programa U006 (2014), se verific losiguiente:

a)

La SFyA abri una cuenta bancaria productiva desde el ao 1993 para recibir losrecursos federales del programa U006 (2014) por 1,199,656.7 miles de pesos; sin embargo,no fue especfica debido a que se registraron ingresos de otras fuentes de financiamiento.b)

En la SFyA se generaron rendimientos financieros al 31 de diciembre de 2014 por 1.8miles de pesos que corresponden a diferentes fuentes de financiamiento y no presentevidencia de que dichos rendimientos fueron transferidos a la Universidad o de su reintegroa la TESOFE.


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c) Se comprometieron recursos concurrentes por 1,499,570.9 miles de pesos, de loscuales la Federacin aportara 1,199,656.7 miles de pesos (80.0%) y el Gobierno del Estadode Colima 299,914.2 miles de pesos (20.0%); sin embargo, la Universidad durante el ejerciciofiscal 2014 recibi aportaciones de recursos a travs del Convenio de Apoyo Financiero por

1,199,656.7 miles de pesos (80.0%) y estatales por 220,576.5 miles pesos (14.7%), por lo queel estado no aport 79,337.7 miles de pesos que represent el 5.3%.

14-A-06000-02-1093-01-001 Recomendacin

Para que el Gobierno del estado de Colima instruya a quien corresponda a fin de que seimplementen las medidas de control necesarias para que en lo subsecuente se abra unacuenta bancaria especfica productiva para recibir los recursos federales del programaSubsidios Federales para Organismos Descentralizados Estatales (U006).

14-B-06000-02-1093-08-001 Promocin de Responsabilidad Administrativa Sancionatoria

Ante la Contralora General del Gobierno del Estado de Colima para que realice lasinvestigaciones pertinentes y, en su caso, inicie el procedimiento administrativo

correspondiente, por los actos u omisiones de los servidores pblicos que en su gestin noabrieron una cuenta bancaria productiva especfica para recibir los recursos federales delprograma Subsidios Federales para Organismos Descentralizados Estatales (U006); notransfirieron los rendimientos financieros generados a la Universidad de Colima y porque norealizaron las aportaciones estatales comprometidas del 20.0% que le corresponda alGobierno del Estado de Colima de acuerdo con lo establecido en el Convenio de ApoyoFinanciero.

3. La UCOL abri en el ao 2004 una cuenta bancaria productiva para la recepcin y manejode los recursos federales del Convenio de Apoyo Financiero que no fue especfica, debido aque se ingresaron recursos de otras fuentes de financiamiento. Asimismo, se constat queutiliz dos cuentas para el pago de las nminas, en donde se manejan otros recursos.

La Contralora General de la Universidad de Colima inici el procedimiento para determinarposibles responsabilidades administrativas de los servidores pblicos y, para tales efectos,integr el expediente nm. PRA/01/U006/R5/2015, con lo que se promueve lo observado.

4. La TESOFE transfiri a la SFyA los recursos del programa U006 (2014) por un monto de1,199,656.7 miles de pesos, y sta a su vez instrument las medidas necesarias para agilizarla entrega de los recursos y sus rendimientos financieros generados a la Universidad. Por otraparte, la UCOL gener rendimientos financieros al 31 de diciembre de 2014 por 1,662.3 milespesos, y se constat que no se transfirieron recursos hacia otros fondos o programas distintosal Convenio de Apoyo Financiero.

5. La SFyA present en la cuenta bancaria aperturada un saldo al 31 de diciembre de 2014

por 17.0 miles de pesos y al 31 de mayo de 2015, por 447.4 miles de pesos, el cualcorrespondi a otras fuentes de financiamiento; asimismo, se constat que en la cuentabancaria de la UCOL el saldo que present al 31 de diciembre de 2014 corresponda a otrasfuentes de financiamiento.


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Registro e Informacin Financiera de las Operaciones

6. La SFyA y la UCOL registraron contable y presupuestalmente los ingresos del programaU006 (2014) por 1,199,656.7 miles de pesos, as como los rendimientos financieros generadosen la universidad por 1,662.3 miles de pesos.

7. Con la revisin de una muestra de las erogaciones realizadas por la UCOL, por un montode 1,153,240.0 miles de pesos, se verific que fueron registrados contables ypresupuestalmente, se encuentran soportados en la documentacin comprobatoria yjustificativa del gasto; sin embargo, no se encuentra identificada con el sello de cancelacincon la leyenda de operado, identificada el nombre del programa o convenio respectivo y el

ejercicio correspondiente; asimismo, se comprob que en los registros contables haba unadiferencia en el rubro de Servicios Personales por 48,079.0 miles de pesos.

La universidad, en el transcurso de la auditora y con motivo de la intervencin de la ASF,remiti la documentacin comprobatoria con la cual aclar un monto por 48,079.0 miles depesos, ya que la diferencia en los registros contables corresponde a otras fuentes de

financiamiento; asimismo, la Contralora General de la Universidad de Colima inici elprocedimiento para determinar posibles responsabilidades administrativas de los servidorespblicos y, para tales efectos, integr los expedientes nms. PRA/02/U006/R15/2015 yPRA/03/U006/R16/2015, con lo que se promueve lo observado.

Destino de los Recursos

8. La UCOL recibi recursos del programa U006 (2014) por 1,199,656.7 miles de pesos, de loscuales al 31 de diciembre de 2014 se deveng el 100.0%, ms los rendimientos financieros1,662.3 miles de pesos para un total de 1,201,319.0 miles de pesos.


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233,796.1 miles pesos de los 52,128.7 miles de pesos autorizados por la Secretara deEducacin Pblica para este concepto.b) La UCOL erog recursos para el pago de 1,583 plazas excedentes a las autorizadas enel Convenio de Apoyo Financiero (771 de Mandos Medios y Superiores, 306 de

Administrativas y 506 de Docentes) en las zonas econmicas II y III por 368,592.6 miles depesos y por el pago de horas excedentes a las autorizadas en la categora de docentes porhora un importe de 115,112.6 miles de pesos, sumando un total de 483,705.2 miles de pesos.c)

La UCOL realiz pagos excedentes al lmite mximo del tabulador autorizado por13,090.2 miles de pesos correspondientes a 32 categoras.d)

La UCOL no proporcion evidencia del profesiograma o manuales donde seevidencien los requisitos establecidos de los perfiles de puestos del personal administrativo ypersonal mandos medios y superiores.Como resultado de la intervencin de la Auditora Superior de la Federacin, la universidadremiti el oficio emitido por la Direccin General de Educacin Superior Universitaria, en elcual mencionan que la Direccin General de Educacin Superior Universitaria (DGESU) noobjeta el pago de diferentes conceptos realizados por las Universidades Pblicas Estatales(UPES) y ratifica el contenido del oficio nmero 219/13-03377 para que la universidad hayautilizado recursos federales para cubrir, en parte, el pago de dichos conceptos no explicitadosen el Convenio de Apoyo Financiero con lo que se aclara un monto de 730,591.5 miles depesos; asimismo, la Contralora General de la Universidad de Colima inici el procedimientopara determinar posibles responsabilidades administrativas de los servidores pblicos y, paratales efectos, integr los expedientes nms. PRA/04/U006/R18/2015,PRA/05/U006/R22/2015, PRA/06/U006/R23/2015 y PRA/08/U006/R26/2015, con lo que sepromueve lo observado.

11. Con la revisin del rubro Servicios Personales financiado con recursos del programa U006(2014), se determinaron irregularidades por aclarar por 1,276.9 miles de pesos, los cuales se

integran como se muestra a continuacin:a)

La UCOL realiz pagos por concepto de licencias sin goce de sueldo, incapacidad ycomisin al sindicato; sin embargo, no present la documentacin comprobatoria queacredite dichos pagos por un monto de 5,980.4 miles de pesos.La universidad, en el transcurso de la auditora y con motivo de la intervencin de la ASF,proporcion informacin justificativa de comisiones sindicales y licencias sin goce de sueldoaclarando un importe de 4,935.4 miles de pesos, por lo que qued pendiente de justificar oreintegrar un monto de 1,045.0 miles de pesos, por lo que se solvent parcialmente loobservado.b) Con la revisin de una muestra de 2,361 expedientes de personal de la universidad,se verific que en cinco casos, los datos de las cdulas profesionales presentadas no

correspondieron en su totalidad con la base de datos del Registro Nacional de Profesionistasde la Secretara de Educacin Pblica, lo que gener pagos improcedentes por 1,499.5 milesde pesos.La universidad, en el transcurso de la auditora y con motivo de la intervencin de la ASF,proporcion informacin justificativa aclarando un importe de 1,267.6 miles de pesos, por loque qued pendiente de justificar o reintegrar un monto de 231.9 miles de pesos, por lo quese solvent parcialmente lo observado.


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14-4-99019-02-1093-03-001 Solicitud de Aclaracin

Para que la Universidad de Colima aclare y proporcione la documentacin justificativa ycomprobatoria por un monto de 1,276,930.97 pesos (un milln doscientos setenta y seis milnovecientos treinta pesos 97/100 M.N.), los cuales se integran por concepto de pagos de

licencias sin goce de sueldo, incapacidad y comisin al sindicato, de los cuales no seproporcion la documentacin comprobatoria que los acredite por 1,044,984.17 pesos (unmilln cuarenta y cuatro mil novecientos ochenta y cuatro pesos 17/100 M.N.), y 231,946.80pesos (doscientos treinta y un mil novecientos cuarenta y seis pesos 80/100 M.N.) por pagosimprocedentes de cuatro trabajadores, en las cuales las cdulas profesionales nocorresponden con los datos del trabajador en la base de datos del Registro Nacional deProfesionistas de la Secretara de Educacin Pblica. En caso de no lograr su justificacin orespaldo documental, la entidad fiscalizada o instancia competente proceder, en el plazoestablecido, a efectuar el reintegro a la Tesorera de la Federacin.

Transparencia

12. Con la revisin del rubro de Transparencia, se determin lo siguiente:a)

La UCOL no envi a la SHCP los informes trimestrales del ejercicio, destino y losresultados obtenidos respecto a los recursos federales del Convenio de Apoyo Financiero, nilos publicaron en algn medio local.b)

La UCOL envi a la Direccin General de Educacin Superior Universitaria de laSecretara de Educacin Pblica (SEP) los informes trimestrales del ejercicio 2014; sinembargo, el primer y segundo trimestres no cuentan con acuse de recepcin por parte de laSEP.c)

La UCOL no remiti la informacin relativa a la distribucin del apoyo financierorecibido y el total de sus relaciones analticas que debieron ser enviados a la SEP y al EjecutivoEstatal durante los primeros 90 das del ejercicio fiscal siguiente a la firma del Convenio de

Apoyo Financiero.La Contralora General de la Universidad de Colima inici el procedimiento para determinarposibles responsabilidades administrativas de los servidores pblicos y, para tales efectos,integr los expedientes nms. PRA/10/U006/R29/2015, PRA/11/U006/R30/2015 yPRA/12/U006/R31/2015, con lo que se promueve lo observado.

Montos por Aclarar

Se determinaron 1,276.9 miles de pesos por aclarar.

Resumen de Observaciones y Acciones

Se determin(aron) 7 observacin(es), de la(s) cual(es) 5 fue(ron) solventada(s) por la entidadfiscalizada antes de la integracin de este informe. La(s) 2 restante(s) gener(aron): 1

Recomendacin(es), 1 Solicitud(es) de Aclaracin y 1 Promocin(es) de ResponsabilidadAdministrativa Sancionatoria.


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Dictamen

La Auditora Superior de la Federacin revis una muestra de 1,199,656.7 miles de pesos, querepresent el 100.0% de los recursos transferidos a la Universidad de Colima mediante elprograma Subsidios Federales para Organismos Descentralizados Estatales; la auditora se

practic sobre la informacin proporcionada por la entidad fiscalizada, de cuya veracidad esresponsable. Al 31 de diciembre de 2014, la Universidad de Colima haba ejercido el 100.0%de los recursos transferidos.

En el ejercicio de los recursos, la Universidad de Colima registr inobservancias a la normativa,principalmente en materia de servicios personales, as como de la Ley de Profesiones delEstado de Colima, que generaron observaciones por aclarar por un importe de 1,276.9 milesde pesos, que representa el 0.1% de la muestra auditada; las observaciones determinadasderivaron en la promocin de las acciones correspondientes.

La Universidad de Colima no dispone de un adecuado sistema de control interno que lepermita identificar y atender los riesgos que limitan el cumplimiento de los objetivos del

programa, la observancia de su normativa y el manejo ordenado, eficiente y transparente delos recursos, lo que incidi en las irregularidades determinadas en la auditora.

Se registraron igualmente incumplimientos en las obligaciones de transparencia sobre lagestin del Subsidios Federales para Organismos Descentralizados Estatales, ya que laUniversidad de Colima no proporcion a la SHCP ninguno de los informes previstos por lanormativa sobre el ejercicio y destino de los recursos del programa, lo cual limit a launiversidad conocer sus debilidades y reas de mejora.

En conclusin, la Universidad de Colima realiz, en general, una gestin razonable de losrecursos del programa, excepto por las reas de oportunidad identificadas para mejorar laeficiencia en el uso de los recursos.

Apndices

reas Revisadas

La Secretara de Finanzas y Administracin del Gobierno del Estado de Colima (SFyA) y laUniversidad de Colima (UCOL).

Disposiciones Jurdicas y Normativas Incumplidas

Durante el desarrollo de la auditora practicada, se determinaron incumplimientos de lasleyes, reglamentos y disposiciones normativas que a continuacin se mencionan:

1. Presupuesto de Egresos de la Federacin: Art. 8, Frac. IV, Inciso b.

2. Ley General de Contabilidad Gubernamental: Art. 69, Prrafos segundo, tercero ycuarto.

3. Otras disposiciones de carcter general, especfico, estatal o municipal:

Ley de Profesiones del Estado de Colima, Art. 5 y 15.


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Fundamento Jurdico de la ASF para Promover Acciones

Las facultades de la Auditora Superior de la Federacin para promover las acciones derivadasde la auditora practicada encuentran su sustento jurdico en las disposiciones siguientes:

Artculo 79, fraccin II, prrafos tercero y quinto, y fraccin IV, prrafos primero y penltimo,de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.

Artculos 6, 12, fraccin IV; 13, fracciones I y II; 15, fracciones XIV, XV y XVI; 29, fraccin X; 32;39; 49, fracciones I, II, III y IV; 55; 56, y 88, fracciones VIII y XII, de la Ley de Fiscalizacin yRendicin de Cuentas de la Federacin.

Comentarios de la Entidad Fiscalizada

Es importante sealar que la documentacin proporcionada por la entidad fiscalizada paraaclarar o justificar los resultados y las observaciones presentadas en las reuniones fueanalizada con el fin de determinar la procedencia de eliminar, rectificar o ratificar losresultados y las observaciones preliminares determinadas por la Auditora Superior de la

Federacin, y que se present a esta entidad fiscalizadora para los efectos de la elaboracindefinitiva del Informe del Resultado.

En el Informe del Resultado de la Fiscalizacin Superior de la Cuenta Pblica 2014, seconsideran las justificaciones, aclaraciones y dems informacin presentada por la entidadfiscalizada, la cual entreg mediante el oficio nmero UC/OAG/1067/2015 del 7 deseptiembre de 2015, que se anexa a este informe.


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