2014-01-16 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG EKONOMITJÄNST

Östhammars kommun Upphandling Dnr 2014KS003 Dpl 059

2014-01-16 Ekonomitjänst

1

2014-01-16 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG

EKONOMITJÄNST



2

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING 5

1.1 INFORMATION OM ÖSTHAMMARS KOMMUN 6

1.2 öSTHAMMARS KOMMUNS IT-STÖD INOM DET EKONOMIADMINISTRATIVA OMRÅDET IDAG 7

1.3 EFFEKTMÅL FÖR UPPHANDLINGEN 9 1.4 DENNA UPPHANDLINGS OMFATTNING 9

1.4.1 EFTERFRÅGADE TJÄNSTER 10 1.4.2 TIDPLAN FÖR UPPHANDLINGEN 11 1.5 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGETS UTFORMNING 11 1.6 OM UPPHANDLINGEN OCH AVTALET 12 1.6.1 UPPHANDLANDE ENHET 12 1.6.2 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE 12 1.6.3 AVTALS GILTIGHETSTID 12 1.6.4 INLÄMNANDE AV ANBUD 12 1.6.5 UPPLYSNINGAR OCH FRÅGOR UNDER ANBUDSTIDEN 13 1.7 KRAV PÅ ANBUDET 14 1.7.1 ANBUDETS GILTIGHETSTID 14 1.7.2 ANBUDETS INNEHÅLL 14 1.7.3 ANVISNINGAR FÖR IFYLLANDE AV ANBUDSFORMULÄRET 14 1.8 KONTROLL AV KRAVUPPFYLLELSE 15 1.9 PRÖVNING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD 15

1.9.1MODELL FÖR UTVÄRDERING 15

1.9.1.1 UPPFYLLELSE AV BÖR-KRAV 16

1.9.1.2 DEMONSTRATION ANVÄNDARVÄNLIGHET 16

1.9.2 EXEMPEL PÅ HUR UTVÄRDERINGSMETODEN ANVÄNDS 19

1.9.3 UTSLAGSREGLER 20

1.10 TILLDELNINGSBESLUT OCH AVTAL 20 1.11 ANBUDSSKRETESS 21

2 ANBUDSFORMULÄR 22

3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE 25

3.1 ANBUDSGIVARE 25 3.2 UTESLUTNINGSGRUNDER FRÅN DELTAGANDE I UPPHANDLINGEN 26 3.3 REGISTRERINGSSKYLDIGHETER, BETALNING AV SKATTER OCH AVGIFTER M.M. 26

3.4 ANBUDSGIVARES ERFARENHET AV EKONOMIADMINISTRATIVA SYSTEM SOM TJÄNST 27

3.5 RESURSER FÖR VIDAREUTVECKLING AV EKONOMIADMINISTRATIVA SYSTEM SOM TJÄNST 29

3.6 ANBUDSGIVARES EKONOMISKA STÄLLNING 29 3.7 PERSONELLA RESURSER 30 3.8 LEDNINGSSYSTEM – INFORMATIONSSÄKERHETSARBETE 30 4 KRAV PÅ EKONOMITJÄNST 31 4.1 ÖVERGRIPANDE KRAV 31 4.2 PROCESSBESKRIVNING 32 4.2.1 EKONOMISK REDOVISNING OCH RAPPORTERING 33 4.2.1.1 LEVERANTÖRSRESKONTRA 34

4.2.1.1.1 LEVERANTÖRSFAKTURA INKL E-FAKTURA OCH ÖVRIGA UTBETALNINGAR 34 4.2.1.1.2 SKANNINGSTJÄNST 34 4.2.1.2 KUNDRESKONTRA 35 4.2.1.2.1 KUNDFAKTURA INKL E-FAKTURA OCH ÖVRIGA INBETALNINGAR 35 4.2.1.2.2 PRINTTJÄNST 36 4.2.1.3 INTERNFAKTURERING 36 4.2.1.4 ANLÄGGNINGSREDOVISNING 36

4.2.1.5 PROJEKT- OCH TIDREDOVISNING 37 4.2.2 E-BESTÄLLNING 37 4.2.2.1 PRODUKTKATALOGER 37 4.2.2.2 BESTÄLLNING 38



3

4.2.2.3 ORDERBEKRÄFTELSE 38 4.2.2.4 LEVERANSAVISERING/GODKÄNNANDE 38

4.2.2.5 MATCHNING LEVERANTÖRSFAKTURA 38 4.2.2.6 PARTSINTEGRATION 38 4.2.2.7 LEVERANTÖRSPORTAL 39 4.2.3 EKONOMISTYRNING - BUDGET, UPPFÖLJNING, PROGNOS 39 4.2.4 ELEKTRONISKT ARBETSFLÖDE 39

4.2.5 SUPPORT, UNDERHÅLL, DRIFTSERVICE 42

4.3 PROJEKTPLAN INPLEMENTERINGSPROJEKT 43 4.4 KONFIGURERING AV EKONOMITJÄNSTEN 44

4.4.1 EKONOMIMODELL ÖSTHAMMARS KOMMUN 44 4.4.2 ROLLER OCH BEHÖRIGHETER 45 4.4.3 RAPPORTER 46 4.5 MIGRERING AV BEFINTLIGA LEVERANTÖRSANSLUTNINGAR 47 4.5.1 EDI 47 4.5.2 SVEFAKTURA 47 4.6 INTEGRATION MED INTERNA VERKSAMHETSSYSTEM, EXTERNA TJÄNSTER OCH BETALINSTITUT 47 4.7 OPTIONER 50

4.7.1 RAPPORT-, ANALYS- OCH BUDGETVERKTYG 50

4.7.1.1 BESLUTSSTÖD (OPTION) 50

4.7.1.2 VERKSAMHETSSTYRNING (OPTION) 50 4.7.2 INTEGRATIONER VERKSAMHETSINFORMATION (OPTION) 51 4.7.3 YTTERLIGARE INTEGRATIONER (OPTION) 51

4.7.4 KONSULTTJÄNSTER (OPTION) 51

4.7.5 UTBILDNING (OPTION) 52

4.7.6 MIGRERING AV BEFINTLIGA REGISTER I NUVARANDE EKONOMISYSTEM (OPTION) 53

5 AVTAL EKONOMITJÄNST 54

5.1 AVTALSHANDLINGAR 54 5.2 DEFINITIONER 54 5.3 AVTALETS OMFATTNING 54 5.3.1 AVTALSPERIOD 54

5.4 LEVERANSVILLKOR 55

5.4.1 KONSULTTJÄNSTER 55

5.4.2 INFÖRANDEPROJEKT 55

5.4.3 FAKTURERING 55

5.4.3.1 FAKTURERING AV INITIALA KOSTNADER FÖR EKONOMITJÄNSTEN 55

5.4.3.2 FAKTURERING A ÖVRIGA TJÄNSTER 55

5.4.4 BETALNINGSVILLKOR 55

5.5 AVTALSANSVARIGA 56

5.6 PRISLISTA EKONOMITJÄNST 56 5.7 PRISJUSTERINGAR 56 5.8 MERVÄRDESSKATT 56 5.9 UNDERLEVERANTÖRER 56 5.10 BYTE AV UNDERLEVERANTÖR 57 5.11 PERSONAL 5 5.12 UTBYTE OCH TILLÄGG AV PERSONAL 57 5.13 FÖRÄNDRINGAR AV EKONOMITJÄNSTEN 57

5.13.1 VIDAREUTVECKLING AV EKONOMITJÄNSTEN 57 5.13.2 FÖRÄNDRINGAR FÖRE PÅBÖRJANDE AV AVTALADE LEVERANSER 57

5.17.3 EKONOMITJÄNSTS STANDARDFUNKTIONER 57

5.14 TEKNISK OCH FUNKTIONELL LIVSLÄNGD 58 5.15 PARTSOBEROENDE 58 5.16 SÄKERHET 58

5.17 HANTERING AV ARKIVMATERIAL 58 5.18 INFORMATION OCH MARKNADSFÖRING 58 5.19 AVISERINGSSKYLDIGHET 58



4

5.20 TILLSTÅND, REGISTRERINGAR, SKATTER M.M. 58 5.21 UPPFÖLJNING AV AVTALAT ÅTAGANDE 59 5.22 FÖRSÄKRINGAR 59 5.23 FORCE MAJEURE 59

5.24 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG 59

5.25 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL 59

5.26 EKONOMISK REVISION 59 5.27 AVTALETS IKRAFTTRÄDANDE 60 6 DEFINITIONER 61 BILAGA 1 KRAVSPECIFIKATION 68 BILAGA 2 PRISLISTA 68



5

1 Inledning

Östhammars kommun inbjuder intresserade Anbudsgivare att delta i denna upphandling avseende

Ekonomitjänst.

Östhammars kommuns avsikt med upphandlingen är att anskaffa och implementera ett IT-stöd för

ekonomiprocesser som en integrerad helhetslösning för ekonomisk redovisning och rapportering,

elektronisk handel, budget, uppföljning och prognos. Processerna i IT-stödet ska hanteras i

arbetsflöden som styrs av behörigheter och roller.

Upphandlingen omfattar ett anbudsområde där anbud ska omfatta ett komplett åtagande kring

ekonomitjänsten som helhet, den omfattar även tilläggsprocesser som leverantörsportal och

partsintegration för elektroniska beställningar och fakturor, skanning av leverantörsfakturor och

utskrift och utskick av kundfakturor, e-arkiv samt driftservice, support och underhåll. Ekonomitjänsten

ska levereras som molntjänst och integreras med internt förekommande verksamhetssystem men även

externa integrationer förekommer, till exempel kommunikation av betalningsinformation med bank.

Upphandlingen omfattar även optioner på utbildning och konsulttjänster utöver vad som ingår i

samband med implementeringen, eventuell migrering av data från nuvarande ekonomisystem samt

funktioner för verksamhetsstyrning och beslutsstöd. Optioner ska även lämnas för integrationer av

ekonomitjänsten mot befintliga och framtida verksamhetssystem.



6

Information om Östhammars kommun Östhammars kommun ligger i Uppsala län. Det finns fem tätorter i kommunen: Alunda, Gimo,

Österbybruk, Östhammar och Öregrund. Vid årsskiftet 2012/2013 hade Östhammars kommun

21 262 invånare och 1 698 tillsvidareanställda. Under 2012 var kommunens bruttoomsättning

1 266 MSEK. Ytterligare information om Östhammars kommun finns på www.osthammar.se.

Kommunfullmäktige (KF)

Kommunstyrelsen (KS)tillika Krisledningsnämnd

Arbetsutskott (AU)

Personalutskott (PU)

Kommunledningskontor (Ekonomi, IT, Kommunkansli, Personal, Tillväxt)

KF-beredningar

Revision

Gemensam överförmyndarnämndi Uppsala län i samarbete med

Heby, Knivsta, Uppsala,Älvkarleby, Tierp, Östhammar

Gemensam räddningstjänstnämnd isamarbete med Tierp, Uppsala,

Östhammar

Politisk organisation för informationoch beredning av slutförvarsärenden

Slutförvarsenhet

Arbetsmarknadskontor Enhet för arbete och sysselsättning

Hargs Hamn AB

Stiftelsen Östhammarshem

Samhällsbyggnadsnämnd (SBN)Samhällsbyggnadsförvaltning

Socialnämnd (SN)Socialförvaltning

Teknisk nämnd (TN)Teknisk förvaltning

Kulturnämnd (KN)Kulturförvaltning

Fritidsnämnd (FN)Fritidsförvaltning

Barn- och utbildningsnämnd (BUN)Barn- och utbildningsförvaltning

Pensionärs- och handikappråd

Valnämnd (VN)

Bild Organisationsskiss över Östhammars kommun. Gemensamma Överförmyndar-och Räddningstjänstnämnderna, Hargs Hamn AB och Stiftelsen Östhammarshem redovisas inte i Östhammars kommuns ekonomisystem.

Övriga organisationer som redovisas i nuvarande ekonomisystem är;

Kommunala bolag:

Aktiva: Dannemora Gruvfastighets AB (2014 är sista året)

Vilande: Östhammars Vård och Omsorg AB

Östhammars Industrifastigheter AB

Gemensamma kommunala nämnder:

Räddningstjänsten Norduppland (2014 är sista året)

Fonder:

Gräsöfonden

Stiftelser (en del av stiftelserna är under avveckling):

Astrid Karlssons musikstiftelse

Gunnar Sundströms stiftelse

Reuterskiöldska stiftelsen

Samstiftelsen för Alunda och Ekeby skolor

Samstiftelsen för Film, Morkarla, och Österby skolor

Samstiftelsen Östhammars skolors studieresor

Sociala samstiftelsen

Stiftelsen för friluftsliv och naturskydd

Stiftelsen för kulturella ändamål

Vallongårdsstiftelsen

http://www.osthammar.se/



7

1.2 Östhammars kommuns IT-stöd inom det ekonomiadministrativa området idag

Idag använder Östhammars kommun ekonomisystemet Aditro med egen installation och och drift av

systemet. Ekonomisystemet omfattar även moduler för budget/uppföljning/prognos samt elektronisk

fakturahantering. Östhammars kommun har för närvarande ett flertal överföringar mellan interna

verksamhetssystem och det nuvarande ekonomisystemets huvudbok och kundreskontramodul samt

elektronisk kommunikation med bank för in- och utbetalningar och distribution av kundfakturor via

Internetbank och printtjänst.

Kommunen köper även kommunikationstjänster för att ta emot elektroniska fakturor och skanning av

leverantörsfakturor i pappersformat samt utskrift och postbefordran av kundfakturor i pappersformat.

Sedan våren 2012 använder kommunen upphandlingsstödet Kommers eLite för

upphandlingsprocessen och som databas för kommunens avtal. För uppföljning av verksamhetsmål

och projekt används verksamhetssystemet Stratsys.

Ekonomisystem Aditro,

IoF


RoR


BoP

Swedbank

Logica

Vattenfall

Leverantörs-fakturor

Arbetsflöde(+interna fakturor)

Posten eBrev

Utbetalning

Kund-reskontra

Inbetalning

Huvudbok

Anläggning

PersonalHR-plus

SOC Procapita VoO

BUN Extens

TEK MAN

TEK EDP Winsam, kundreskontra

Bokföringsunderlag lönekostnader

Kundfakturering

Kundfakturering

Bokförings-underlag

Kundfakturering/inbetalning

Leverantörs-reskontra

Printkundfakturor

Skannade levfakturor

E-fakturor EDI Scenario 9

E-faktura Internetbank

Swedbank

Autogiro/OCR IN

Löneutbetalning

Leverantörsbetalningar

Utbet Social-bidrag

Övriga utbetalningar, Internetbank

Övriga inbetalningarkontoutdrag

Autogiro/OCR IN

SOC Procapita IFOBokförings-

underlag utbetalning

BPBudget och

Prognos

PBPersonal-

budget

WebbmodulBudget, utfall,

löneanalys, mm

ExwebbUtfalls-

rapporterIntern-

fakturering

Återredovisning fakturabetalning

Bokföringsunderlag, betalningsuppg

Levregister, Kontoplan, Betalning?

Underlag förny lönebudget

Överföring av budget

Inläsning av utfall

Kundfakturering

FRI

Kundfakturering

Print kundfakturor

E-fakturainternetbank

Pagero Svefaktura SBN EDP Miljöreda

Kundfakturering

Bild: Östhammars kommuns ekonomisystem idag. Pilarna beskriver nuvarande kopplingar till kringtjänster, pilar med streckade linjer visar mauella överföringar.



8

Användare i nuvarande ekonomistöd 2012: Process Befintligt system Antal användare

idag Beräknat antal användare i ny

Ekonomitjänst

Ekonomisystem

Redovisning och Reskontror

180 st 200-300 st

EFH - Elektronisk fakturahantering

Inköp och Faktura 280 st 300-500 st

Budgetsystem

Budget och Prognos 70 st 100-200 st

Budget/prognos/uppföljningsprocess Beslutsstöd

Excel o manuella beräkningar och bedömningar, data från verksamhetssystem

70 st 100-200 st

Verksamhets/projektuppföljning Stratsys 50 st 100-200st

Upphandlingssystem

Kommers eLite

5-10 st

10-20 st godkänna avtal/produktkataloger

Beställningar (budget-/upphandlingsansvariga och certifierade inköpare/beställare Leveransgodkännare Tittabehörighet beställning/ ”Brukarbehörighet” Tid-projektredovisning

Manuell hantering Manuell hantering Avtalsdatabas Beställningar godkänns muntligt eller via mail av budgetansvariga eller certifierade inköpare/beställare Manuell hantering

500 st

1 000 st

Alla anställda

Fåtal

500-1 000 st

1 600 st Alla anställda avtal o produktkatalog

1 600 st

Önskemål skickas i arbetsflöde antingen via markering i

produktkatalog, mall eller fritext till budgetansvariga eller certifierade

inköpare/beställare.

100-200 st Anställda som arbetar i projekt och

uppdrag som redovisas externt.

Verifikationer 2012: Antal

Bokföringsordrar/omföringar 2 000 st

Bokföringsordrar/in- och utbetalningar 4 500 st

Internfakturor 4 000 st

Kundfakturor 32 000 st

Leverantörsfakturor i elektroniskt arbetsflöde 37 000 st

-varav e-faktura EDI abonnemang (1 leverantör) 4 000 st

-varav e-faktura Svefaktura (6 800 st 2013) 1 300 st

Övriga leverantörsfakturor och andra utbetalningar 4 000 st

Löneverifikationer 12 st

Anläggningsverifikationer 30 st



9

1.3 Effektmål för upphandlingen

Målet med upphandlingen är att Östhammars kommun ska ha tillgång till ett ändamålsenligt och

kostnadseffektivt IT-stöd för ekonomisk redovisning och rapportering och processerna för

ekonomiuppföljning och prognos.

Genom att anskaffa en gemensam lösning med IT-stöd för ekonomi i samband med att kommunens

inköps- och ekonomistyrningsprocesser utvecklas uppnås följande effekter:

Kostnadsbesparingar

Förenklad hantering

Förbättrad kvalité och service till kommunens verksamheter och invånare

Skapa möjligheter för Östhammars kommuns uppföljning och effektivisering

1.4 Denna upphandlings omfattning

Denna upphandling omfattar leverans av ekonomitjänst som molntjänst. Ekonomitjänsten ska ersätta

nuvarande funktioner i befintliga system för ekonomisk redovisning, budget, uppföljning och prognos

samt tillföra IT-stöd för kommunens inköpsprocess. Upphandlingen ska tillgodose Östhammars

kommuns behov av ett gemensamt koncept för ekonomisk redovisning, budget uppföljning, prognos

och inköp. Vidare omfattar upphandlingen de till Ekonomitjänsten tillhörande tjänsterna underhåll,

Driftservice och support. Anbudsgivaren ska säkerställa Östhammars kommuns åtkomst till

ekonomitjänsten. Förfrågningsunderlaget förutsätter att anbudsgivaren tillhandahåller samtliga

erforderliga processer och funktioner och svarar för all den drift och det underhåll som erfordras för att

tillhandahålla tjänsten. Anbudsgivare kan erbjuda olika tjänster/verktyg för de olika delarna, antingen

genom egna tjänster eller genom samarbete med underleverantör/er.

Upphandlingen omfattar även optioner på utbildning och konsulttjänster utöver vad som ingår i

samband med implementeringen, eventuell migrering av data från nuvarande ekonomisystem samt

funktioner för verksamhetsstyrning och beslutsstöd. Optioner ska även lämnas för integrationer av

ekonomitjänsten mot befintliga och framtida verksamhetssystem.

Kraven i förfrågningsunderlaget är i huvudsak uttryckta i funktionella termer som beskriver de resultat

som ska uppnås utan att ange hur anbudsgivaren tekniskt utformar sin lösning. De funktionellt

utformade kraven gör det alltså möjligt för anbudsgivaren att inom ramen för ställda krav välja den

tekniska lösning som anbudsgivaren sammantaget anser bäst möter ställda krav. Om hänvisning sker

till specifikt märke eller fabrikat i förfrågningsunderlag, prisbilaga eller kravspecifikation, sker det

enbart för att förenkla beskrivningsarbetet. Likvärdiga produkter eller metoder accepteras.



10

1.4.1 Efterfrågade tjänster

Ekonomitjänst med kapacitet att utväxla (skicka och ta emot), skapa, konvertera och arkivera

ekonomiska händelser och räkenskapsinformation.

Med ”ekonomitjänst” menas i denna upphandling följande funktioner:

Anläggningsredovisning Anläggningsregister.

Driftservice, underhåll, support Löpande administration och förvaltning av Östhammars

kommuns Ekonomitjänst och stöd till administratörer.

E-beställning Order, orderbekräftelse, leveransavisering, leveransgodkännande,

produktkatalog, avtal, kommunikation och dokumentation enligt SFTIs

standarder.

Elektroniska arbetsflöden För registrering, godkännande och attester av ekonomisk redovisning,

beställningar och processer för planering och uppföljning.

Elektroniska dokument Till exempel omföringar, e-faktura kund/leverantör, e-faktura internt,

övriga in- och utbetalningar, inklusive arkivering av elektroniska

dokument.

Implementering Projektledning, installation och validering. Ledning och hjälp med att

planera, genomföra och följa upp hela införandeprojektet det vill säga att

gå över från befintligt system till ekonomitjänsten.

Integration Hjälp med att integrera Ekonomitjänsten med angivna system som

Östhammars kommun använder.

Internfakturering Kundregister, internfaktura.

Konfiguration Hjälp med att sätta upp och anpassa ekonomitjänsten efter Östhammars

kommuns behov.

Kundreskontra Kundregister, kundfaktura, OCR-redovisning, autogiro.

Leverantörsportal För kommunikation med leverantörer utan eget system för e-handel.

Leverantörsreskontra Leverantörsregister, leverantörsfaktura, övriga betalningar (till exempel

bidragsutbetalningar), fakturbetalningsfunktion.

Löpande redovisning Grund- och huvudbok.

Matchning Beställning/faktura, Abonnemangsavtal/periodisk faktura.

Migrering Planering för och flytt av data om befintliga leverantörsanslutningar till

ekonomitjänsten.

Partsintegration/VAN-tjänst Kommunikation av kundfakturor, priskataloger, order,

orderbekräftelse, leveransavisering, leverantörsfakturor.

Planering Ekonomistyrning - budget/uppföljning/prognos

Printtjänst Framställning och distribution av kundfakturor i pappersformat inklusive

e-arkiv.

Projekt- och tidredovisning

Rapportering/Utdata Bokslut, avstämningar

Skanningstjänst Skanning och tolkning av leverantörsfakturor i pappersformat, arkivering

av pappersoriginal.

Med ”optioner” menas i denna upphandling följande funktioner:

Integration Integration av ekonomitjänsten med andra system som Östhammars

kommun använder.

Migrering Planering för och flytt av data från befintligt register till

Ekonomitjänsten.

Planering Rapport-, analys- och budgetverktyg; Beslutsstöd, verksamhetsstyrning.

Utbildning Planering och genomförande av till Östhammars kommun anpassad,

lärarledd utbildning i hur Ekonomitjänsten konfigureras, administreras

och används.



11

1.4.2 Tidplan för upphandlingen

Uppskattad tidplan för upphandling och avtal: 2014-01-16 Annonsering förfrågningsunderlag

2014-03-11 Sista dag att lämna anbud

2014-03-12 – 2014-04-17 Utvärdering (demonstrationer vecka 13)

2014-05-13 Tilldelningsbeslut

2014-05-23 Avtalsspärr upphör

2014-05-26 Avtalstecknande

Uppskattad tidplan för införandeprojektet: 2014-06-02 Projektstart

2014-06-02 – 2014-12-19 Implementering, förberedelser driftstart

2015-01-01 Driftstart, delleverans 1;

Ekonomi; -redovisning (exkl projekt- och tidredovisning), -budget –

uppföljning och prognos, arbetsflöden, skanning, partsintegration,

printtjänst och leverantörsportal. Integrationer mot personalsystem

avseende bokföring löner och personalinformation till personalbudget,

verksamhetssystem avseende fakturering och utbetalningar samt

banktjänster för betalningar och Internetfaktura.

2015-03-01 Driftstart, delleverans 2; Beställning; med integrationer mot leverantörer och

upphandlingssystemets avtalsdatabas.

2015-09-01 Driftsstart, delleverans 3;

Ekonomi; - projekt- och tidredovisning.

Tidplan för optioner överenskommes i samband med eventuellt avrop.

1.5 Förfrågningsunderlagets utformning

Detta förfrågningsunderlag består av avsnitt listade nedan

Förfrågningsunderlag

1 Inledning. Innehåller allmän information om

upphandlingen och tillvägagångssättet

2 Anbudsformulär. Utgör det inledande avsnittet i det

anbud som anbudsgivare lämnar

3 Krav på Anbudsgivare

4 Krav på Ekonomitjänst

5 Avtal

6 Definitioner

Bilaga 1 Kravspecifikation

Bilaga 2 Prislista



12

1.6 Om upphandlingen och avtalet 1.6.1 Upphandlande enhet

Östhammars kommun

Ekonomikontoret

Box 66 / Besöksadress: Stångörsgatan 10, 742 21 ÖSTHAMMAR

Organisationsnummer 212000-0290

Handläggare under anbudstiden är Lena Mattsson

1.6.2 Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs enligt bestämmelserna för öppet förfarande vid upphandling omfattande

tjänster enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Vid en sådan upphandling antas

anbud utan föregående förhandling.

Östhammars kommun avser att teckna avtal med en leverantör under förutsättning att leverantörens

anbud uppfyller förutsättningarna för att kunna antas.

Annons om upphandlingen har skickats till Tenders Electronic Daily (TED) det datum som anges på

förfrågningsunderlagets förstasida.

Anbud ska omfatta alla delar av upphandlingen. En anbudsgivare kan enbart lämna ett anbud.

Reservationer (sidoanbud) eller alternativa anbud accepteras inte.

1.6.3 Avtalets giltighetstid

Avtal ska gälla i 7 år från och med tidpunkten för avtalstecknande med möjlighet till förlängningar om

3 år + 2 år + 1 år på Östhammars kommuns initiativ.

Avtalstid och förlängningsmöjlighet har satts med beaktande av att anskaffning av Ekonomitjänst

föregås av ett omfattande förberedelsearbete.

1.6.4 Inlämnande av anbud

Skriftligt anbud på svenska, undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivare, ska ha kommit in

senast 11 mars 2014 till:

Östhammars kommun

Ekonomikontoret

Box 66

742 21 ÖSTHAMMAR

I det fall Anbudsgivare avser att lämna sitt anbud personligen eller genom bud, får Östhammars

kommun informera om att kommunkontorets reception (Stångörsgatan 10 i Östhammar) stänger

klockan 16.30 måndag – torsdag och klockan 15.00 fredag och dag före helgdag samt håller stängt alla

lördagar och helgdagar.

Anbud ska vara paketerat i sluten försändelse märkt med;

”Anbud, Ekonomitjänst Dnr 2014KS003 Dpl 059”.

Observera att anbud som lämnas personligen eller via bud även måste märkas på budförsändelsen.

Anbud kan inte lämnas per fax eller e-post.



13

1.6.5 Upplysningar och frågor under anbudstiden

Kommers eLite används för distribution av förfrågningsunderlag samt för övrig informationshantering

i upphandlingen. Anbudshandlingar och information i upphandlingen distribueras elektroniskt genom

Kommers eLite, via den länk som framgår av upphandlingsannonsen, www.kommersannons.se/elite.

För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom en

registrering på ovan nämnda länk. Det är kostnadsfritt för anbudsgivare att använda systemet. Efter

registrering erhålls omedelbart tillgång till systemet och förfrågningsunderlaget. Frågor eller support

kring hanteringen av systemet hänvisas till Kommers eLite,

www.kommersannons.se/elite/info/contact.aspx.

Östhammars kommun är angeläget om att alla frågeställningar som har betydelse för de uppgifter som

ska redovisas i anbud klarläggs innan anbud lämnas. I det fall anbudsgivare uppfattar att

förfrågningsunderlaget innehåller oklarheter av betydelse för att ta fram ett korrekt och fullständigt

anbud eller ser en risk för att missförstånd kan uppstå, ska anbudsgivare kontakta Östhammars

kommun via Kommers eLite. Notera att Östhammars kommun enbart kommer att besvara frågor som

enligt Östhammars kommuns uppfattning avser erforderligt förtydligande av den information som

lämnats i förfrågningsunderlaget. Östhammars kommuns svar på inkomna frågor publiceras löpande i

Kommers eLite. Det är av stor vikt att anbudsgivare har kontinuerlig e-postbevakning av den e-

postadress som angivits hos Kommers eLite. Till denna e-postadress kommer information om

upphandlingen att skickas. Observera att anbudsgivare som inte registrerat sig hos Kommers eLite

själv ansvarar för att kontrollera om information avseende upphandlingen har distribuerats.

Anbudsgivare som inte har erhållit förfrågningsunderlaget direkt från Östhammars kommun via

kommers eLite har själv att se till att denne erhåller eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag

inför avlämnandet av anbud. Eventuella kompletterande föreskrifter kommer att finnas tillgängliga

online på Kommers eLite på den Internetsida som anges i upphandlingsannonsen.

Eventuella frågor emotses så snart som möjligt, så att eventuella förtydliganden kan ges i god tid innan

anbud ska vara inlämnat. Frågor beträffande denna upphandling kan ställas fram till och med tio (10)

kalenderdagar innan sista anbudsdag. Svar lämnas senast sex (6) kalenderdagar före sista anbudsdag.

http://www.kommersannons.se/elite/info/contact.asp



14

1.7 Krav på anbudet

Anbud och bifogade handlingar samt all eventuell korrespondens ska föras/avfattas på svenska.

Anbud ska lämnas i ett skriftligt original och en kopia i pappersform samt en digital kopia på USB-

minne (läsbara i MS Office-format, pdf-format eller motsvarande). Anbud i form av fax eller e-post

accepteras inte. Om dokumenten skiljer sig åt mellan pappersoriginalet och kopiorna äger det skriftliga

pappersoriginalanbudet giltighet. De dokument rörande denna upphandling som tillhandahålls av

Östhammars kommun får inte på något sätt ändras, justeras eller kompletteras utom då det handlar om

uppgifter som efterfrågas från anbudsgivare och som, enligt förfrågningsunderlaget, uttryckligen ska

ingå i anbud. Anbudsgivaren har att se till att anbudet är komplett och innehåller samtliga begärda

uppgifter i föreskriven form. Östhammars kommun har ingen skyldighet att begära att ett ofullständigt

anbud förtydligas eller kompletteras. Anbudet kan komma att förkastas om uppgifter saknas.

Östhammars kommun kan medge att anbudsgivare får rätta en uppenbar felskrivning/felräkning eller

annat uppenbart fel i anbudet. Östhammars kommun kan också begära att ett anbud förtydligas och

kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Förtydliganden

och kompletteringar ska bekräftas skriftligt.

1.7.1 Anbudets giltighetstid

Anbudsgivare är bunden av sitt anbud i 180 dagar efter anbudstidens utgång.

1.7.2 Anbudets innehåll

Anbudsgivare ska i anbud visa att i förfrågningsunderlaget uppställda förutsättningar och krav är

uppfyllda. För att säkerställa att alla efterfrågade uppgifter finns med, ska anbudsgivare använda

förfrågningsunderlaget med början från avsnitt 2, Anbudsformulär samt förfrågningsunderlagets bilagor

1 och 2 som underlag för sitt anbud.

Anbudets originaldokumentation i papper ska bestå av:

Utskrift av besvarat och undertecknat Förfrågningsunderlag.

Utskrift av besvarade flikar av Bilaga 1 Kravspecifikation och Bilaga 2 Prislista.

Utskrift av Anbudsgivarens förslag till Projektplan enligt Förfrågningsunderlagets avsnitt 4.3.

Utskrift av övriga efterfrågade svar och redovisningar i separata betecknade bilagor.

Förutom originaldokumentationen i papper ska en papperskopia och en digital kopia på USB-minne

lämnas av anbudsgivaren till Östhammars kommun.

1.7.3 Anvisningar för ifyllande av anbudsformuläret

Efterfrågade svar och redovisningar ska lämnas i anbudsformulärens kryss- och svarsrutor. Om viss

redovisning är omfattande kan anbudsgivare lämna denna i en separat bilaga. Textrutan ska då

innehålla uppgift om bilagans beteckning. Dessa bilagor ska bifogas anbudet.

Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal obligatoriska krav, så kallade ska-krav. Förutsättningen för

att ett anbud ska kunna prövas, utvärderas och antas är att samtliga dessa ska-krav är uppfyllda. Anbud

som som är ofullständigt eller som inte accepterar samtliga förutsättningar och ska-krav kommer att

förkastas. Ska-kraven avser såväl krav på anbudsgivaren som på efterfrågad tjänst.

Förfrågningsunderlaget är ett pdf-dokument som ska skrivas ut på papper och besvaras skriftligt och

undertecknas av behörig företrädare av anbudsgivaren och blir original-dokument.

Bilaga 1 Kravspecifikation och Bilaga 2 Prislista finns i en gemensam excel-fil som kan fyllas i



15

digitalt. Formlerna i prislistan sammanställer då registrerade anbudspris till anbudets totala anbudspris.

Förutsättning för att anbudet ska prövas, utvärderas och antas är att samtliga ska-krav är uppfyllda och

besvarade med Ja i kravspecifikationen. Erhållna avdrag för uppfyllda bör-krav i kravspecifikationens

flikar räknas av från prislistans anbudspris om de besvaras med Ja. När samtliga krav i

kravspecifikationens flikar är besvarade redovisas anbudets totala utvärderingspris i Prislistan. En

utskrift av samtliga flikar i excel-dokumentet blir originaldokument.

1.8 Kontroll av kravuppfyllelse

Som en del av prövningen och utvärderingen av inkomna anbud kan Östhammars kommun komma att

kontrollera att anbudsgivare uppfyller de i förfrågningsunderlaget ställda kraven. Kontrollen kan avse

samtliga krav som anbudsgivaren anser sig uppfylla och som omfattas av lämnat anbud.

Innehåller offererad Ekonomitjänst funktioner som inte kan visas vid men av anbudsgivaren utlovas

att de kan driftsättas enligt uppskattad tidplan i avsnitt 4.3 Projektplan implementeringsprojekt ska

detta redovisas i anbudet. Redovisningen ska beskriva funktionen och hur anbudsgivaren kommer att

uppfylla efterfrågad funktion. Om funktionen ska utföras av underleverantör ska avtal mellan

anbudsgivaren och underleverantören vara undertecknat när anbudet lämnas.

1.9 Prövning och utvärdering av anbud Prövning och utvärdering av inkomna anbud sker i fyra steg enligt följande.

Steg 1 Kvalificering av anbud

Inledningsvis genomförs en granskning/kontroll av att anbud lämnats i enlighet med i avsnitt 1,

Inledning och avsnitt 2, Anbudsformulär redovisade förutsättningar och krav.

De anbud som som uppfyller kvalificeringskraven i Steg 1 går vidare till Steg 2, övriga anbud

förkastas.

Steg 2 Kvalificering av anbudsgivare

I steg 2 genomförs prövning av om Anbudsgivare uppfyller de krav som ställs på denne enligt avsnitt

3 Krav på Anbudsgivare.


förkastas.

Steg 3 Kvalificering av Ekonomitjänsten

I steg 3 prövas om anbud uppfyller de krav på anbudsgivarens redovisningar av Ekonomitjänsten

enligt avsnitt 4 Krav på Ekonomitjänst, och om samtliga ska-krav i Bilaga 1 Kravspecifikation har

accepterats genom att de besvarats med Ja i dokumentet.


förkastas.

Steg 4 Utvärdering av anbud

I Steg 4 utvärderas de anbud som återstår efter Steg 3. Utvärderingen kommer att genomföras med

utvärderingsprincipen ekonomiskt fördelaktigaste anbud.

1.9.1 Modell för utvärdering Modellen för utvärdering innebär att ett jämförelsetal räknas fram från anbudspriset minskas med

erhållna värden för kravuppfyllelse för bör-krav och användarvänlighet, så kallat utvärderingspris.



16

Utvärderingspriset beräknas på anbudets sammanräknade anbudspris i Bilaga 2 Prislista. För att

möjliggöra utvärdering av den totala kostnaden för offererad Ekonomitjänst ska anbudets priser

inkludera kostnader för samtliga tjänster under avtalstiden (7 år) exklusive optioner. Bilaga 2 Prislista

innehåller uppgifter om uppskattat utnyttjande av tjänsten avseende volymer, enheter och antal för

vilka Anbudsgivaren anger styckpriser.

Anbudspris kan reduceras med maximalt 10 000 000 SEK om anbudsgivaren erbjuder samtliga bör-

krav och uppnår maximalt betyg vid utvärdering av användarvänlighet.

1.9.1.1 Kravuppfyllelse bör-krav Maximalt värde 5 000 000 SEK.

Bör-krav som enligt Östhammars kommuns uppfattning är uppfyllda ger det prisavdrag som finns

angivet i kolumnen ”Möjligt avdrag” i bilaga 1 Kravspecifikation. En förutsättning för prisavdrag är

att kostnaderna för uppfyllande av motsvarande bör-krav ingår i av anbudsgivare angivet anbudspris

för Ekonomitjänsten.

Kravområde Max prisavdrag för uppfyllt börkrav

4. Ekonomitjänst allmänna krav 570 000

4.2.1 Ekonomisk redovisning och rapportering 463 500

4.2.1.1 Leverantörsfakturahantering 883 000

4.2.1.2 Kundfakturahantering 577 500

4.2.1.3 Internfakturering 60 000

4.2.1.4 Anläggningsredovisning 244 500

4.2.4.5 Projekt- och tidredovisning 280 000

4.2.2 E-beställning 1 223 500

4.2.3 Budget, uppföljning och prognos 438 000

4.2.4 Elektroniskt arbetsflöde 252 500

4.2.5 Support, underhåll och driftservice 7 500

Totalt möjligt prisavdrag för bör-krav: 5 000 000 SEK

1.9.1.2 Demonstration användarvänlighet

Maximalt värde 5 000 000 SEK.

Anbudsgivaren ges tillfälle att demonstrera Ekonomitjänsten under vecka 13, på dagtid mellan

klockan 10.00-16.00;

måndag 2014-03-24

tisdag 2014-03-25

onsdag 2014-03-26

torsdag 2014-03-27

fredag 2014-03-28

Samtliga demonstrationer sker vid Kommunkontoret i Östhammar. Vid demonstrationerna kommer

kravuppfyllelse verifieras och användarvänlighet värderas.

Demonstrationstillfället disponeras enligt följande (avbrott för lunch 1 tim, kaffe 30 min):

Inledning (5 min)

Kort presentation av anbudsgivaren och vilka som representerar dem. (10 min)

Snabb genomgång vilka personer som deltar från kommunen. (5 min)

Övergripande förklaring av Ekonomitjänsten och hur man navigerar i systemet. (15 min)

Demonstration av varje process enligt nedan samt svar på frågor, disposition av tid angiven per

process. (totalt 3 tim 50 min)

Avslutning (5 min)



17

Process Max prisavdrag för användarvänlighet Tid för visning 4. Ekonomitjänst allmänna krav 750 000 20 min

4.2.1 Ekonomisk redovisning och rapportering 500 000 40 min

4.2.1.1 Leverantörsfakturahantering 500 000 20 min

4.2.1.2 Kundfakturahantering 500 000 20 min

4.2.1.3 Internfakturering 250 000 20 min

4.2.1.4 Anläggningsredovisning 500 000 30 min

4.2.4.5 Projekt- och tidredovisning 250 000 20 min

4.2.2 E-beställning 750 000 20 min

4.2.3 Budget, uppföljning, prognos 1 000 000 40 min

Totalt möjligt prisavdrag för användarvänlighet: 5 000 000 SEK

Vid demonstrationstillfället förväntas anbudsgivaren kunna beskriva och visa nedan angivna processer

och funktioner för en betygssättande referensgrupp.

Beskrivning av processdemonstrationernas innehåll:

Process 4. Ekonomitjänst allmänna krav - 20 min

Demonstration som övergripande visar Ekonomitjänstens användarvänlighet avseende till

exempel nedan angivna förväntningar på processer och funktioner:

Systemet upplevs som ett enhetligt och intuitivt system.

En arbetsprocess kan utföras med ett minimum av kommandon eller byten mellan olika flikar och

skärmbilder.

Systemet har en intelligent hantering av olika slags data. Till exempel: vid inmatning av ett datum kan

svenskt format skrivas direkt eller en kalender kallas upp. Vid kontering är kontotexten lättillgänglig.

Det finns möjlighet att lägga in värden via typlistor/dropplister eller dylikt.

Systemet har en enhetlig terminologi i text och i olika fält.

Systemet visar i användargränssnittet när data bearbetas.

Löpande registreringsarbete kan ske utan att pekdon (mus) behöver användas.

Fördelning och periodisering i samband med manuell registrering kan ske på ett enkelt och likartat sätt

i samtliga delsystem där behov kan finnas.

Process 4.2.1 Ekonomisk redovisning och rapportering – 40 min

Löpande redovisning i grund- och huvudbok (20 min)

Exempel bokföringsorder som periodiseras, registrering och attest utförs av samma person

Exempel bokföringsorder, registrering och attest utförs av 2 olika personer.

Se processbeskrivningar, 4.2 Löpande redovisning i grund- och huvudbok, 4.2.4 Elektroniskt

arbetsflöde.

Rapportering (20 min)

Exempel skapa och tillgängliggör rapportmall och visa exempel på olika sökningar och

presentationer.

Exemplet ska visa Ekonomitjänstens användarvänlighet avseende till exempel nedan angivna

förväntningar:

De standardrapporter som finns och de rapporter som man bygger är enkla att hitta och sparas i

överskådliga rapportbibliotek.

Det är möjligt att avgränsa sig vidare i en ställd fråga utan att behöva börja om från början.

Det är möjligt att enkelt kunna sortera på till exempel belopp och kontonivå.

Se processbeskrivning 4.2.1 Rapportering.



18

Process 4.2.1.1 Leverantörsfakturahantering - 20 min

Exempel registrering av ny leverantör i leverantörsregistret.

Exempel hantering av leverantörsfaktura som konteras, periodiseras och mottagningsattesteras

av en beställare och beslutsattesteras av budgetansvarig.

Se processbeskrivningar 4.2.1.1 Leverantörsregister, 4.2.4 Elektroniskt arbetsflöde.

Process 4.2.1.2 Kundfakturahantering - 20 min

Exempel uppdatera kundregister

Exempel skapa manuell kundfaktura med kontering och periodisering

Exemplen ska visa Ekonomitjänstens användarvänlighet avseende till exempel nedan angivna

förväntningar:

Det bör vara lätt att periodisera och kontera i systemet.

Det bör vara enkelt att sammanställa fakturaunderlag med olika typer av kostnader.

Se processbeskrivning, 4.2.1.2 Kundfaktura.

Process 4.2.1.3 Internfakturering 20 min

Exempel hantering av internfaktura som konteras, periodiseras och beslutsattesteras av

budgetansvarig.

Exemplen ska visa Ekonomitjänstens användarvänlighet avseende till exempel nedan angivna

förväntningar:

Funktionen för internfaktura ska följa liknande struktur och flöde som skapandet av en kundfaktura

och hanteringen av en leverantörsfaktura.

Det ska vara möjligt att använda mallar vid fakturering, till exempel textmallar och konteringsmallar.

Informationsfält kan finnas kopplat till fakturan.

Se processbeskrivningar, 4.2.1.3 Internfakturering, 4.2.4 Elektroniskt arbetsflöde.

Process 4.2.1.4 Anläggningsredovisning – 30 min

Exempel skapa anläggning med komponentavskrivning, markvärde och restvärde.

Registrera en transaktion på en anläggning och visa hur resultatet ser ut i systemet.

Visa hur man ändrar uppgifter på en befintlig anläggning i systemet och hur resultatet ser ut.

Visa hur man tar ut en bokslutslista.

Se processbeskrivning, 4.2.1.4 Anläggningsredovisning.

Process 4.2.1.5 Projekt- och tidredovisning – 20 min

Exempel hantering av tidrapportering, attest av budgetansvarig och uppföljning av rapporterad

tid.

Se processbeskrivningar, 4.2.1.5 Projekt- och tidredovisning, 4.2.4 Elektroniskt arbetsflöde.



19

Process 4.2.2 E-beställning - 20 min

Exempel hantering av elektronisk beställning där varor/tjänster finns i prislista med kontering

och beslutsattest av budgetansvarig.

Visa hur man kan söka fram beställningar och fakturor med olika status och organisatorisk

tillhörighet.

Se processbeskrivningar 4.2.2 E-beställningar, 4.2.2.2 Beställning från Produktkatalog, 4.2.4

Elektroniskt arbetsflöde.

Process 4.2.3 Ekonomistyrning – budget, uppföljning, prognos -40 min

Demonstration som övergripande visar Ekonomitjänstens budget/uppföljning/prognos-

processers användarvänlighet avseende till exempel nedan angivna förväntningar på:

Det är enkelt för både budgetansvariga och ekonomer att registrera och söka fram information.

Det är enkelt att använda generella och egna fördelningsnycklar.

Det är möjligt att välja grafisk presentation (med cirkel-, linje- och stapeldiagram) av budget och

prognos, till exempel fördelning över året.

Det är enkelt att "borra" ner till detaljtransaktioner i stödmallar och redovisning.

Det är enkelt att identifiera olika typer av transaktioner, till exempel löneposter, kundfakturor,

bokföringsordrar, internfakturor, leverantörsfakturor, rapporterad tid.

Se processbeskrivningar 4.2.3 Ekonomistyrning – budget, uppföljning, prognos, 4.2.4 Elektroniskt

arbetsflöde.

Betyg

Ett betyg (1-4) sätts per process, där;

1 betyder ”Inte alls bra. Ekonomitjänsten ger inget mervärde till processen.”

2 betyder ”Bra. Ekonomitjänsten ger förväntat mervärde till processen.”

3 betyder ”Mycket bra. Ekonomomitjänsten ger stort mervärde till processen.”

4 betyder ”I allra högsta grad bra. Ekonomitjänsten ger ett mycket stort mervärde till processen.”

Betygen från referenspersonerna vägs samman till ett genomsnitt per process. Betyg 1 ger inget

avdrag, betyg 2 ger 1/3 av avdraget, betyg 3 ger 2/3 av avdraget och betyg 4 ger hela avdraget.

Betyg 1 för en viss process från samtliga referenspersoner ger därmed 0 SEK i avdrag vid utvärdering

av anbud. Betyg 4 för en viss process från samtliga referenspersoner ger helt avdrag enligt tabellen på

sidan 17.

1.9.2 Exempel på hur utvärderingsmetoden används

Östhammars kommun beskriver här ett exempel som ger anbudsgivare möjlighet att studera hur de i

anbud lämnade priserna och i anbud inkluderade bör-krav påverkar utvärderingen enligt

utvärderingsmodellen. Östhammars kommun vill poängtera att den nedan angivna kalkylen är ett

exempel och att Östhammars kommun kommer att genomföra utvärderingen utifrån de förutsättningar

som redovisas ovan. Östhammars kommun lämnar därmed inte några garantier för att av anbudsgivare

framräknat utvärderingsresultat motsvarar det som Östhammars kommun kommer fram till.

Följande exempel är baserat på ovan redovisad utvärderingsmodell, där högsta möjliga prisavdrag för

uppfyllande av bör-krav är 5 000 000 SEK och prisavdrag för användarvänlighet är 5 000 000 SEK.



20

Anbud A

Anbud A erbjuder ett förslag som erbjuder följande förutsättningar för utvärderingen.

Anbudspris 12 000 000 SEK

Uppfyllda bör-krav 3 000 000 SEK

Användarvänlighet 2 000 000 SEK

12 000 000 – 3 000 000 – 2 000 000 = 7 000 000 SEK

Utvärderingspris:7 000 000 SEK

Anbud B

Anbud B erbjuder ett förslag som erbjuder följande förutsättningar för utvärderingen.

Anbudspris 15 000 000 SEK

Uppfyllda bör-krav 5 000 000 SEK

Användarvänlighet 4 000 000 SEK

15 000 000 – 5 000 000 – 4 000 000 = 6 000 000 SEK

Utvärderingspris: 6 000 000 SEK

Utvärderingsresultatet innebär att anbud B antas eftersom detta anbud efter genomförd utvärdering av

uppfyllda bör-krav, erbjuder det utvärderingspris som är ekonomiskt fördelaktigast.

1.9.3 Utslagsregler

Om flera anbud vid utvärderingen får exakt samma utvärderingspris kommer det anbud som fått

högsta prisavdrag för användarvänlighet att ges företräde före de övriga. Om flera anbud även är

likvärdiga i detta avseende kommer det anbud som fått högst prisavdrag för bör-krav att ges företräde.

Är flera anbud likvärdiga även i detta avseende kommer lottning att avgöra rangordningen mellan

anbuden.

1.10 Tilldelningsbeslut och avtal

Beslut om vilket anbud som har antagits fattas skriftligt. Så snart Östhammars kommun har fattat detta

beslut kommer information om beslutet, med redovisning av skälen, att skriftligen meddelas samtliga

anbudsgivare som deltagit i upphandlingen. Detta kommer att ske via e-post till av anbudsgivare

angiven kontaktperson.

Överenskommelse mellan Östhammars kommun och vald anbudsgivare enligt Östhammars kommuns

tilldelningsbeslut formaliseras genom slutande av ett avtal baserat på avsnitt 5 Avtal Ekonomitjänst

och tillhörande bilagor, vilket undertecknas av berörda parter. Avtal med utvald leverantör kommer

inte att tecknas under avtalsspärren, det vill säga, inte förrän 10 kalenderdagar har gått från det att

underrättelsen om beslutet skickades.

Anbudsgivare av antaget anbud förbinder sig att skyndsamt underteckna och återsända två exemplar

av det översända avtalet. Avtalet kommer snarast därefter att undertecknas av Östhammars kommun,

dock tidigast 11 dagar efter det att underrättelse om beslutet skickades. Östhammars kommun

återsänder därefter ett av båda parter undertecknat exemplar av avtalet till berörd leverantör.

Om Östhammars kommun, efter den tidpunkt då beslut om leverantör har fattats men innan båda

parter undertecknat kontrakt eller motsvarande handling, underrättas om att förvaltningsdomstol

beslutat att vidare åtgärder inte får vidtas i upphandlingsärendet till dess annat har beslutats, eller

beslutat att upphandlingen skall göras om, eller beslutat att upphandlingen får avslutas först sedan



21

rättelse gjorts, äger Östhammars kommun ändra sitt beslut även om leverantören har underrättats om

detsamma. Leverantören har i sådant fall inte rätt till ersättning eller skadestånd annat än om

skadeståndsskyldighet skulle befinnas föreligga enligt LOU 16 kap.

1.11 Anbudssekretess

Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av anbudssekretess fram till den tidpunkt då

tilldelningsbeslut fattas eller upphandlingen på annat sätt avslutas. Anbudsgivare som vill att sekretess

ska råda efter det att anbudssekretessen upphört ska skriftligen begära sekretess. Begäran ska innehålla

en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om

uppgifterna röjs. Denna skriftliga begäran ska medfölja anbudet. Observera att uppgifter som rör priser

och andra utvärderingskriterier endast i undantagsfall är av sådan karaktär att det kan

sekretessbeläggas.



22

2 Anbudsformulär

Anbudsgivare fyller i och undertecknar dokumenten samt bifogar det till anbudet.

Namn anbudsgivande företag/organisation

…………………………………………………………………………………………….

Organisationsnummer

…………………………………………………………………………………………….

Utdelningsadress

…………………………………………………………….………………………………

Postnummer, Postadress

…………………………………………………………………………………………….

Telefonnummer (växel)

…………………………………………………………………………………………….

Kontaktperson, namn

…………………………………………………………………………………………….

Kontaktperson, E-postadress

…………………………………………………………………………………………….

Kontaktperson, telefonnummer (kontoret, mobil)

…………………………………………………………………………………………….

Firmatecknares/-nas namn

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

Anbudets omfattning:

1. Undertecknad anbudsgivare bekräftar att

anbudet avser avtal - Ekonomitjänst, med

Östhammars kommuns diarienummer

” Dnr 2014KS003 Dpl 059”

Ja □



23

Bekräftelse att samtliga ställda krav på anbudsgivare uppfylls:

1. Krav på anbudsgivare. Bekräftelse att

samtliga ställda ska-krav på

anbudsgivare (avsnitt 3 Krav på

anbudsgivare) uppfylls.

Ja □

Redovisning av uppfyllelse av ska- och bör-krav som inkluderats i anbudet:

1. I anbudet ingår uppfyllelse av ska- och

bör-krav enligt redovisning lämnad enligt

förutsättningarna i

förfrågningsunderlagets avsnitt 4 Krav på

Ekonomitjänst.

Ja □

2. Bekräftelse att kostnaden för uppfyllelse

av samtliga i anbudet inkluderade ska-

och bör-krav ingår i lämnade

anbudspriser i Bilaga 2 Prislista.

Ja □

Bekräftelse att efterfrågad information har lämnats:

1. Bekräftelse att samtliga i

förfrågningsunderlaget efterfrågade

uppgifter och redovisningar har lämnats

i enlighet med de förutsättningar som

Östhammars kommun angivit i

förfrågningsunderlaget inklusive

tillhörande bilagor.

Östhammars kommuns kommentar:

Notera särskilt att anbudet ska innehålla

samtliga efterfrågade priser (även priser

för optioner) och att dessa ska lämnas i

enlighet med uppställda förutsättningar.

Ja □

Bekräftelse avseende eventuell av Östhammars kommun lämnad tillkommande information:

1. Bekräftelse att vi tagit del av samt i

anbudet inkluderat eventuell

tillkommande information som

Östhammars kommun publicerat under

anbudstiden enligt förutsättningarna i

förfrågningsunderlagets avsnitt 1.6.5

Upplysningar och frågor under

anbudstiden.

Ja □



24

Bekräftelse av anbudets giltighetstid:

1. Anbudet är giltigt till och med 180 dagar

efter anbudstidens utgång.

Ja □

Anbudets innehåll:

1. Anbudet lämnas i ett undertecknat

pappersoriginal samt i en fullständig

skriftlig papperskopia och en elektronisk

kopia enligt förfrågningsunderlagets

avsnitt 1.7.2 Anbudets innehåll.

Ja □

2. Anbudet innehåller redovisning av

eventuella funktioner som saknas eller av

annan anledning inte kan visas vid

demonstrationstillfället.

Ja □

Ort Datum

...................................................................................................................................................................

Underskrift, behörig företrädare

……………………………………………………………………………………………………………

Namnförtydligande



25

3 Krav på Anbudsgivare

Nedan anges de krav som ställs på anbudsgivare som ska leverera ekonomitjänsten och de

tilläggsprocesser som ingår i denna upphandling. Anbudsgivare har möjlighet att anlita

underleverantör för utförande av processer som ingår i åtagandet enligt avsnitt 5.3 Avtalets

omfattning. Underleverantör äger inte rätt att i sin tur anlita underleverantör för utförande av sina

åtaganden. Anbudsgivare får inte anlita underleverantör för utförande av uppdraget om inte denne

skriftligen godkänts av Östhammars kommun. I det fall underleverantör ingår i lämnat anbud, ska

också efterfrågade redovisningar lämnas för underleverantör då detta anges. Om anbudsgivare inte

innehar äganderätten till offererad ekonomitjänst, ska äganderättsinnehavaren vara underleverantör.

3.1 Anbudsgivare

Anbudsgivare ska med sitt anbud lämna en kortfattad företagspresentation som beskriver

anbudsgivarens organisation och leveransförmåga.

Om så önskas har anbudsgivaren möjlighet att använda underleverantör för utförande av funktioner

som ingår i åtagandet. Om Anbudsgivaren avser att anlita underleverantör ska uppgift om

underleverantörens firma och organisationsnummer redovisas med uppgift om vilken del av åtagandet

som avses att utföras av respektive redovisad underleverantör.

Uppgift om anbudsgivares (punkt 1 nedan) och samtliga eventuella underleverantörers (punkt 2 nedan)

fullständiga namn och organisationsnummer:

1. …………………………………………………………………………………………………………

Kortfattad företagspresentation som beskriver anbudsgivarens organisation och leveransförmåga:

……………………………………………………………………………………………………………

Bilaga nr:…………………………………………………………………………………………………

2. Underleverantör/-er:

2a. ………………………………………………………………………………………………………

2b. …………………………………………………………………………………………………...….

2c. ………………………………………………………………………………………………………

2d. ………………………………………………………………………………………………………

2e. ……………………………………………………………………………………………………....

2f. ……………………………………………………………………………………………………….

2g. ……………………………………………………………………………………………………….

Beskrivning av vilken eller vilka delar i åtagandet som respektive ovan redovisad underleverantör

enligt punkt 2 ovan avses att utföra:

…………………………………………………………………………………………………………..

Bilaga nr………………………………………………………………………………………………...



26

3.2 Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen

Anbud från anbudsgivare som inte uppfyller grundkraven enligt LOU(2007:1091) kapitel 10 §§1-2

kan efter särskild prövning komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen.

Anbudsgivares eget intygande:

1. Härmed intygas att anbudsgivare och

underleverantörer redovisade i avsnitt 3.1 och

företrädare för dessa företag är fria från hinder

för deltagande i upphandlingen enligt

LOU(2007:1091) kapitel 10 §§1-2.

Ja □

3.3 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter m.m.

Anbudsgivare och av denne anlitad underleverantör ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt

ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter.

Anbudsgivare eller av denne anlitad underleverantör får inte ha skulder för socialförsäkringsavgifter

eller skatter i Sverige eller i det egna landet, vilka registrerats hos Kronofogden eller motsvarande

myndighet i hemlandet. Kravet är inte tillämpligt för sådana skulder som avser försumbara belopp

eller motsvarande omständigheter.

Anbudsgivares eget intygande om fullgjorda registreringsskyldigheter, betalning av skatter och

avgifter mm:


underleverantörer redovisade i avsnitt 3.1

uppfyller ställda krav avseende registrerings-,

skatte- och avgiftsskyldigheter.

Notera att Östhammars kommun kommer att

kontrollera uppgifterna genom intyg från

Skatteverket eller motsvarande intyg från

utländsk myndighet. Anbudsgivare ska vara

beredd att tillhandahålla aktuella dokument i det

fall Östhammars kommun inte har möjlighet att

själva ta del av dessa.

Ja □

Anbudsgivares intygande avseende skuldfrihet:


underleverantörer redovisade i avsnitt 3.1 inte har

förpliktelser avseende socialförsäkringsavgifter

eller skatt, vilka finns registrerade hos

Kronofogden eller motsvarande myndighet i

hemlandet.

Notera att Östhammars kommun kommer att

kontrollera uppgifterna genom att begära

uppgifter från Kronofogden eller motsvarande

utländsk myndighet. Anbudsgivaren ska vara

beredd att tillhandahålla aktuella dokument i det

fall Östhammars kommun inte har möjlighet att

själva ta del av dessa.

Ja □



27

3.4 Anbudsgivares erfarenhet av ekonomiadministrativa system som tjänst Anbudsgivare ska inneha erfarenhet av att tillhandahålla ekonomiadministrativa system som tjänst

avsedda för offentlig sektor och/eller publika bolag.

Tillhandahållna ekonomiadministrativa system som tjänst ska minst ha innefattat funktioner för

ekonomisk redovisning, rapportering, budget/uppföljning/prognos, kund- och leverantörsreskontra,

anläggningsredovisning, tid- och projektredovisning, e-beställningar och arbetsflöden. Dessa

referensuppdrag ska ha inkluderat drifts-, underhålls- och supportåtaganden. Funktioner får ha

tillhandahållits genom underleverantör till anbudsgivare.

Anbudsgivare ska under de senaste tre åren ha genomfört minst tre (3) av kund godkända,

referensuppdrag av ekonomiadministrativa system som tjänst med i första stycket angivet innehåll.

Vart och ett av redovisade refererensuppdrag ska ha omfattat funktioner för ekonomisk redovisning,

kund- och leverantörsreskontra, anläggningsredovisning och rapportering. Övriga funktioner som

räknas upp i första stycket ska finnas representerade i något av de redovisade referensuppdragen.

Anbudsgivare ska ha varit ansvarig avtalspart gentemot respektive kund, men får ha använt sig av

underleverantörer under uppdragen.

Tilläggsprocesserna skanning, partsintegration, leverantörsportal och printtjänst omfattas inte av detta

krav.

Anbudsgivares redovisningar:

1.Bekräftelse att anbudsgivare uppfyller de krav på

erfarenheter som ställts i detta avsnitt 3.4.

2. Kortfattad beskrivning av anbudsgivares

verksamhet som visar hur kravet uppfylls:

Ja □

………………………………………………..

Bilaga nr:……………………………………..

Anbudsgivares redovisning av referensuppdrag :

Referensuppdrag 1: Tidsperiod när uppdraget utfördes

Uppdragsgivare (företag/organisation):

…………………………………………….……….

…………………………………………..…..

Uppdragets omfattning och innehåll samt beskrivning som visar att ovan ställda krav

uppfylls:…………………………………………………………………………Bilaga nr:......……..

Kontaktperson hos uppdragsgivaren:

……………………………………………………...

Telefonnummer till kontaktperson hos

uppdragsgivaren……………………………

E-postadress till kontaktperson hos

uppdragsgivaren:……………………………………

Omfattning i SEK:

………………………………………..



……………………………………………….…….

………………………………………………..


uppfylls:…………………………………………………………………………….Bilaga nr:………….


…………………………………..……………


uppdragsgivaren:…………………………….………


uppdragsgivaren:…………………………..…

Omfattning i SEK:

…………………………………………………..…..



28



……………………………………………….…….

………………………………………………..




…………………………………..……………





Omfattning i SEK:

…………………………………………………..…..



……………………………………………….…….

………………………………………………..




…………………………………..……………





Omfattning i SEK:

…………………………………………………..…..



……………………………………………….…….

………………………………………………..




…………………………………..……………





Omfattning i SEK:

…………………………………………………..…..



……………………………………………….…….

………………………………………………..




…………………………………..……………





Omfattning i SEK:

…………………………………………………..…..



29

3.5 Resurser för vidareutveckling av ekonomiadministrativa system som tjänst

Östhammars kommun har för avsikt att med detta avtal ge verksamheterna möjligheter att bygga upp

en långsiktigt effektiv hantering kring ekonomitjänsten. Det är därför av stor vikt att offererade

verktyg är moderna och utvecklas kontinuerligt för att möta framtida behov. Anbudsgivare ska ha

särskilt avdelade resurser för vidareutveckling av ekonomiadministrativa system tillhörande tjänster.

Avsättning för sådan vidareutveckling ska årligen under de tre senste räkenskapsåren ha uppgått till ett

belopp motsvarande lägst fem procent av intäkterna för den del av verksamheten som svarat för

leverans, implementering, dokumentation, utbildning, drift, support och vidareutveckling samt

förebyggande och felavhjälpande underhåll av ekonomiadministrativa system.

Anbudsgivares redovisning av resurser för vidareutveckling:

1. Härmed intygas att krav på resurser för

vidareutveckling uppfylls.

Beskrivning av hur kravet på resurser för

vidareutveckling har uppfylls.

2. Redovisning av hur stor avsättningen för

vidareutveckling av ekonomiadministrativa

system har varit under de tre senaste

räkenskapsåren:

Ja □

………………………………………………….

Bilaga nr:……………………………………….

År 1:……… Avsättning i procent:……………

År 2:.……... Avsättning i procent:……………

År 3:…….... Avsättning i procent:……………

3.6 Anbudsgivarens ekonomiska ställning

Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk bas som motsvarar det åtagande som avtalet omfattar. För

att möjliggöra detta ska anbudsgivare ha tillgång till resurser som svarar mot avtalets omfattning och

innehåll.

Kravet uppfylls genom att anbudsgivaren uppfyller minst en av följande förutsättningar:

a. Anbudsgivaren uppnår en av kreditupplysningsföretag lämnad rating motsvarande

lägst 3 (UC) eller A (Soliditet).

b. Anbudsgivare vars rating inte uppnår krav på rating enligt a. kan ange godtagbar orsak till

lägre rating.

Anbudsgivares redovisning:

a. Med anbudet bifogas kreditupplysning från kreditupplysningsföretag (UC, Soliditet eller

motsvarande). Intyget skall påvisa en rating på lägst nivå 3 (UC) eller A (Soliditet) och får inte vara

äldre än tre månader från sista anbudsdag.

Bilaga nr:…………………………………………………………………………………………….

b. I det fall anbudsgivares rating enligt kreditupplysningsföretag understiger den nivå som kravet

anger redovisas även orsaker till lägre rating.

Redovisning:……………………………………..…………………………………………………..

Bilaga nr:……………………………………………………………………………………………..

c. Fullständig kopia av senast fastställd årsredovisning bifogas anbudet:

Bilaga nr:…………….……………………………………………………………………………..…..



30

3.7 Personella resurser

Anbudsgivare ska ha tillgång till personella resurser som krävs för det åtagande som avtalet omfattar.

Personalen ska ha de kunskaper och erfarenheter som krävs för att tillhandahålla för Östhammars

kommun fungerande ekonomitjänst enligt de förutsättningar och villkor som anges i avsnitt 4 Krav på

ekonomitjänsten med tillhörande bilagor. Av anbudsgivare tillhandahållna personella resurser ska ha

kunskap och erfarenhet om tillämpliga lagar och förordningar med tillhörande anvisningar inom det

kommunala ekonomiadministrativa området i den omfattning som krävs för att offererad

ekonomitjänst över tiden ska uppfylla ställda krav.

Uppsättning och implementering av ekonomitjänsten ska ledas av särskilt utsedd huvudansvarig

person (projektledare) med erfarenhet av likvärdiga projekt.

Anbudsgivares redovisning av personella resurser:

1.Härmed intygas att anbudgivare har tillgång till

personella resurser för att kunna leva upp till att

det åtagande som avtalet omfattar uppfylls.

2. Beskrivning av hur kravet på tillhandahållande

av personella resurser kommer att uppfyllas.

3. Namn på person med huvudansvar för

uppsättning och implementering av

Ekonomitjänsten (projektledare).

4. Meritförteckning med beskrivning av

projektledarens utbildnings- och

erfarenhetsbakgrund.

Ja □

…………………………………………………..

Bilaga nr:………………………………….…….

…………………………………………………..

Bilaga nr:……………………………………….

3.8 Ledningssystem - informationssäkerhet

Anbudsgivare och underleverantör ska bedriva avtalat åtagande med utgångspunkt från

dokumenterade rutiner för informationssäkerhet.

Anbudsgivares bekräftelse av ställda krav:

1. Bekräftelse att anbudsgivare tillämpar rutiner

i enlighet med kraven på informationssäkerhet.

2. Beskrivning av rutiner för

informationssäkerhet:

3. Namn på informationssäkerhetsansvarig:

Ja □

……………………………….………………..

Bilaga nr:………………………………………

……………………………………………….



31

4 Krav på Ekonomitjänst De grundläggande förutsättningarna för Östhammars kommun i form av lagar, redovisnings- och

integrationskrav av olika slag ska stödjas av standardfunktionaliteter i Ekonomitjänsten.

Ekonomitjänsten ska minst innehålla funktioner och tjänster för en ändamålsenlig hantering av

nedanstående processbeskrivningar. En hög nivå på säkerhet i alla dess aspekter ska kunna garanteras

då kommunikation sker mot Ekonomitjänsten via Internet. En följsamhet till framtida förändringar

måste vara garanterad. Leverantören ska löpande bevaka utvecklingen på området samt vara

förutseende och proaktiv avseende erforderliga vidareutvecklingsinsatser i Ekonomitjänsten.

Efterfrågade funktioner och tjänster ska finnas tillgängliga så att att de kan implementeras och tas i

drift enligt projektplan. Anbudsgivaren ska ha tecknat avtal med eventuell underleverantör när anbud

lämnas och funktioner och tjänster ska kunna levereras från och med datum angivet för

implementering och driftstart i projektplan.

4.1 Övergripande krav

Införande av konfigurerad Ekonomitjänst ska kunna ske med minimala insatser. Rutiner ska finnas för

säker och effektiv hantering av behörighetsadministration, regelverks- och systemadministration samt

för hantering av in- och utdata. För att Ekonomitjänsten ska kunna fungera tillsammans med andra

system hos Östhammars kommun ska Ekonomitjänstens integrationsgränssnitt vara utformat på ett

standardiserat sätt.

Ekonomitjänstens olika funktioner ska samordnas och distribueras i en sammanhållen web-

portallösning. Datainsamling och informationsspridning ska ske via lättnavigerade och effektiva

användarportaler, där olika grupper kan utföra samtliga funktioner i de olika processerna.

Ekonomitjänsten ska ha användargränssnitt som genomgående är enkla för användare av olika slag att

lära sig och som understödjer ett effektivt och logiskt arbetssätt. Gränssnitt och arbetsmetodik ska vara

utformade så att användare känner igen sig från på marknaden förekommande standardgränssnitt.

Situationsanpassade hjälpfunktioner i Ekonomitjänsten ska bidra till att det går att snabbt komma

igång med att arbeta i systemet. Ekonomitjänsten ska tillhandahålla ett enkelt sätt för användare att ta

fram information från Ekonomitjänsten.

Ekonomitjänsten ska möjliggöra transaktionsflöden avseende registrering, attestering och bearbetning.

Register ska kunna underhållas på ett ställe, men nås från olika processer och arbetsflöden. Det ska

finnas en integrerad struktur i Ekonomitjänsten, som möjliggör uppföljning av Östhammars kommuns

organisation. Hela ekonomiprocessen, inkluderande behov från såväl budgetansvariga som från

specialistanvändare och övriga funktioner ska stödjas. Ekonomistyrningen är av stor vikt.

Ekonomitjänsten ska möjliggöra en flexibel kostnadsplanering/uppföljning. Ekonomitjänsten ska

erbjuda möjligheter till analys och presentation av den ekonomiska informationen. Den ekonomiska

redovisningen ska kunna kompletteras med information från personalsystem för bearbetning i

budget/uppföljning/prognosprocessen.

Anbudsgivares redovisning:

1. Anbudsgivares övergripande beskrivning av offererad Ekonomitjänst och de i anbudet inkluderade

delarna:

……………………………………………………………………………………………………………

Bilaga nr:………………………………………………………………………………………………..

2. Anbudsgivares beskrivning av Ekonomitjänstens krav på klientutrustning:

……………………………………………………………………………………………………………

Bilaga nr:………………………………………………………………………………………………..



32

4.2 Processbeskrivning Nedanstående figur beskriver de processer som Ekonomitjänsten ska stödja och som beskrivs i detta

avsnitt.

EKONOMITJÄNST Integration mot annat befintligt eller motsvarande

framtida system

4.2

.5 S

up

po

rt, u

nd

erh

åll,

dri

ftse

rvic

e.

4.2

.3 E

kon

om

isty

rnin

g –

bu

dge

t, u

pp

följn

ing,

pro

gno

s

Delprocess Tilläggs-process

System/ System-leverantör

Intern avsändare/ mottagare

Extern avsändare/ mottagare

4.2

.4 E

lekt

ron

iskt

arb

ets

flö

de

4.2

.1 E

kon

om

isk

red

ovi

snin

g o

ch r

app

ort

eri

ng

4.2.1.1 Leverantörsreskontra 4.2.1.1.2 Skannings-tjänst

Swedbank Ut- och inbetalningar, återredovisning, autogiro, OCR, E-faktura till internetbank

4.2.1.1.1 Leverantörsfaktura inkl e-faktura och övriga utbetalningar

4.2.1.2 Kundreskontra 4.2.1.2.2 Printtjänst

Procapita bokföring utbet, kundfakturor, verksamhetsinfo 4.2.1.2.1 Kundfaktura inkl

e-faktura och övriga inbetalningar

Extens kundfakturor, verksamhetsinfo

4.2.1.3 Internfakturering Bygg/Miljöreda kundfakturor

4.2.1.4 Anläggningsredovisning Fri kundfakturor

4.2.1.5 Projekt- och tidredovisning

Winsam bokföring kund

4.2

.2 E

-be

stäl

lnin

g

4.2.2.1 Produktkataloger 4.2.2.6 Parts-integration 4.2.2.7 Leveran-törsportal

Kommers avtalsdatabas

4.2.2.2. Beställning bokföring lön, kontoplan, konteringsregler, personalinfo

4.2.2.3 Orderbekräftelse HR-plus

4.2.2.4 Leveransavisering/ leveransgodkännande

4.2.2.5 Matchning leverantörsfaktura

Där så är möjligt ska gemensamma register användas, till exempel ska beställningsprocessen använda

samma register som leverantörsreskontran, bland annat leverantörsregister, konton, kontosamband,

dimensioner, relationer, betalningsinformation, attestregler och valutakurser. Registren ska kunna

underhållas på ett ställe, men nås från olika processer och arbetsflöden.



33

4.2.1 Ekonomisk redovisning och rapportering Syftet med processerna är att tillsammans med övriga ekonomiadministrativa processer säkerställa en

rättvisande redovisning.

Löpande redovisning i grund- och huvudbok

Processerna kännetecknas av en hög grad av automatisering genom att transaktioner från integrerade

moduler och försystem överförs per automatik. Konteringsregler, kontroller och avstämningar ska i

möjligaste mån vara inbyggda i ekonomitjänsten.

Bokföringsordrar ska hanteras av ekonomer och assistenter, både centralt på Ekonomikontoret och ute

på förvaltningarna. Vissa typer av registreringar behöver kunna utföras av en och samma person, utan

att bokföringsordern går ut för attest i arbetsflöde. Andra bokföringsordrar behöver kunna hanteras i

ett arbetsflöde för attest av budgetansvarig.

Ekonomitjänsten stödjer registrering och lagring av såväl belopp som volymuppgifter (till exempel

timmar, antal, kwh, liter). Kraven på spårbarhet är höga från transaktion bakåt till försystem och

avseende rättningar och möjlighet att spåra rättningsverifikat till och från ursprungsverifikation.

Löneredovisning

Konto- och kodplan överförs till lönesystem löpande. Månadens lönefil läses in från personalsystem

med avstämning mot aktuell konto- och kodplan. Exempel på fält/uppgifter som ska överföras är

bokföringsdag, personnummer, namn, löneart, löneartstext, belopp, antal, frånochmed-period,

tillochmed-period och verifikationsnummer.

Moms- och skatteredovisning

Syftet är att Östhammars kommun som deklarationsskyldig för moms, genomför in- och

utbetalningsuppdrag, rapporterar i enlighet med lagar och förordningar.

Ekonomitjänsten stöder automatisk sammanställning och framtagande av underlag för redovisning till

Skatteverket (färdiga rapporter).

Bokslut och periodbokslut

Syftet är att genom en sammanställning ge en rättvisande bild av periodernas kostnader/intäkter och

tillgångar/skulder samt utgifter/inkomster i enlighet med Östhammars kommuns interna och externa

krav.

För bokslutsprocessen gäller följande:

Interna och externa intressenter ska ha förtroende för att bokslut och redovisningar håller hög

kvalitet.

Ekonomitjänsten ska genom att möjliggöra en god löpande ordning och förberedelser

minimera bokslutsarbetet.

Manuellt arbete med sammanställningar och avstämningar ska begränsas.

Rapportering

Utdata avseende rapportering och underlag för avstämningar, periodisering och värderingar utgörs i

möjligaste mån av fördefinierade rapporter som kan hämtas direkt ur den avslutade redovisningen.

Samtliga rapporter inklusive ad-hoc rapporter och utsökningar av bokslutsdata kan tas ut on-line.

I funktionen ingår arbete med avstämningar och periodiseringar i samband med bokslut samt

framtagande av bokslutsinformation som baseras på huvudbokföringen (såsom avstämningsunderlag,

resultat- och balansräkning).

Syftet är att tillhandahålla ett enkelt sätt för användare att ta fram information från Ekonomitjänsten.

Rapportfunktionen omfattar uppsättning av ett antal standardrapporter och möjlighet att ta ut

anpassade rapporter. Vid rapportgenerering kan data sökas på konton, koddelar/dimensioner och

valfria kombinationer av koddelar/dimensioner. Ekonomitjänsten ska kunna presentera rapporter med



34

budget, utfall och prognos i samma rapport för angiven period och ackumulerat för aktuellt år. Det ska

gå att söka transaktioner på antingen specifika eller intervaller av belopp, perioder, bokföringsdatum,

registreringsdatum, verifikationsnummer eller verifikationstyp.

Användarna ska kunna skapa och spara rapportmallar och göra dem tillgängliga för andra användare.

Det ska gå att köra rapporterna online eller beställa en automatisk körning av rapporten vid ett bestämt

klockslag. Resultatet av rapportkörningen kan både presenteras på skärmen och för utskrift till papper

och fil. Dessutom ska det vara möjligt att definiera sändlistor för distribution av rapportresultatet via e-

post och användarportal. Tillgänglighet till ovanstående rapporter och information styrs av

behörighetsmodell.

4.2.1.1 Leverantörsreskontra Syftet med processen är att fullgöra åtagandet mot leverantörer och övriga fordringsägare samt att

åstadkomma rättvisande redovisning och rätt fördelning av kostnader och utgifter. Processen ska

hantera inläsning av elektronisk fakturainformation, attestering och kontering av fakturor,

ankomstregistrering, definitivbokföring, makulering av fakturor samt betalning. Leverantörsfaktura

inläses och övriga utbetalningar upprättas som elektroniska dokument, hanteras i elektroniskt

arbetsflöde med elektroniska attester. Underlag kan bifogas som elektroniska bilagor.

Leverantörsregister

Östhammars kommun har ansvar för administration av leverantörsregistret. Information om ny

leverantör kommer antingen från kommunens avtalsdatabassystem eller registreras manuellt enligt

uppgifter på faktura från ny leverantör.

4.2.1.1.1 Leverantörsfaktura inkl e-faktura och övriga utbetalningar

Östhammars kommun tar emot elektroniska leverantörsfakturor i formatet Svefaktura som även kan

innehålla bilagor. Faktura från leverantör i annat elektroniskt format konverteras till Svefakturaformat

via partsintegration. Mot vissa leverantörer finns kommunikation av fakturor via EDI, scenario 6 och 9

enligt SFTI-standard.

Registrering av leverantörsfaktura

Nyankomna leverantörsfakturor ska ankomstregistreras och Ekonomitjänsten ska presentera en

fakturabild, antingen av tolkad och skannad pappersfaktura eller inläst elektronisk faktura. När en

leverantör skickar en faktura med organisations/person/GLN-nummer och

bankgiro/plusgiro/bankkonto kan den kopplas till leverantör med motsvarande uppgifter i

leverantörsregistret. Fakturan hanteras i arbetsflöde för e-beställning, matchas med beställning och

leveransgodkännande, leverantörsfakturor utan matchande beställning ska mottagningsgodkännas och

beslutsattesteras, därefter sker definitivbokföring. Oavsett om en bokförd leverantörsfaktura kan

matchas mot en beställning eller inte ska den hanteras i i samma arbetsflöde och process för att sedan

gå vidare till en gemensam utbetalningsprocess.

Betala leverantörsfaktura Alla leverantörsfakturor som har attesterats definitivbokförs och läggs automatiskt för betalning.

Betalningsförslag skapas och granskas/attesteras för att därefter skickas med fil till betalningsinstitut.

Då betalningarna har verkställts skickas fil med återredovisning av betalningarna från

betalningsinstitut till Östhammars kommun och en automatisk matchning mot leverantörsreskontran

görs i Ekonomitjänsten.

4.2.1.1.2 Skanningstjänst

Tilläggsprocessen Skanningstjänst avser de funktioner som behövs för att hantera inkommande

fakturor med bilagor i pappersform, läsa in, tolka och arkivera en pappersfaktura samt att elektroniskt

distribuera den med bifogad bild i Ekonomitjänsten. Upphandlingen omfattar skanning, teckentolkning

och verifiering samt arkivering i minst 10 år av leverantörsfakturor med bilagor som inkommer via



35

papper samt tillhörande tjänster. Utöver den information som skannas från pappersfakturan tillförs

även information vid skanningen vilket krävs för spårbarhet och koppling tillbaka till

pappersdokumentet.

Bildreferensnummer; det unika stämpelnummer som tilldelas pappersfakturan och bilden som

skapats vid skanningen. Varje bild har ett unikt nummer som knyter samman det elektroniska

dokumentet och motsvarande pappersfaktura.

Ankomstdatum för pappersfakturan.

Debet- och kreditfakturor. När den inkomna fakturan skannas kompletteras det tolkade datat

med fakturatyp.

Postbefordrade pappersfakturor adresseras till postadress i Östhammar, Östhammars kommun samlar

dagligen ankomna fakturor i en gemensam postförsändelse och skickar vidare till skanningstjänst.

Skanningstjänsten meddelar dagligen Östhammars kommun om volymer och tidpunkt för inskannde

fakturor.

4.2.1.2 Kundreskontra Syftet med processen är att säkerställa korrekt kostnadstäckning/ersättning från externa kunder för

utförda tjänster och levererade varor samt att åstadkomma rättvisande redovisning. För

kundfakturaprocessen gäller följande:

kundfakturorna ska vara spårbara och lättillgängliga.

hanteringen av kundfakturor ska vara enkel för alla medarbetare.

Processen innefattar registrering av manuella fakturor, import av faktureringsinformation från

försystem, administration av kundregister och kundservice. Uppgifterna i försystemen hanteras av

respektive systemansvarig. Förändringar av kundregistret görs antingen direkt i Ekonomitjänsten eller

via inläsning av kunduppgifter i fakturafil från försystem.

4.2.1.2.1 Kundfaktura inkl e-faktura och övriga inbetalningar

Processen ”hantering av kundfaktura” omfattar förutom registrering av debetfakturor även hantering

av kreditfakturor. Detta innefattar registrering av manuella fakturor och import av

faktureringsinformation från försystem.

Östhammars kommun ska kunna följa ett försäljningsärende med upprättande av

kundorder/fakturaunderlag och genomförande av försäljningstransaktionen med full spårbarhet bakåt

från bokförd intäkt till kundfaktura, kundorder/fakturaunderlag. Försäljning som faktureras kan

registreras på en kundorder/fakturaunderlag. Registrering handläggs av behöriga personer i

verksamheten. Den godkända kundordern/fakturaunderlaget utgör grund för automatiskt framställande

av faktura. Det ska även vara möjligt att skapa en faktura utan underliggande

kundorder/fakturaunderlag.

Kundfaktura upprättas som elektroniskt dokument i Svefakturaformat och hanteras i elektroniskt

arbetsflöde med elektronisk attest. Underlag kan bifogas som elektroniska bilagor. I

faktureringsprocessen behöver information finnas om fakturalayout och om fakturan ska skickas

elektroniskt via partsintegration/VAN och till Internetbank, eller om den ska skrivas ut som

pappersfaktura. I de fall då mottagaren inte ska ta emot en E-faktura skrivs fakturan ut på papper,

kuverteras och sänds till mottagaren på traditionellt vis via printtjänst ingående i ekonomitjänst.

Kundinbetalning

Fil med OCR-inbetalningar från kunder importeras från betalningsinstitut. Automatisk matchning mot

kundreskontran görs i Ekonomitjänsten och hantering av avvikande inbetalningar görs av

kundreskontrahandläggare.



36

Påminnelse- och inkassoprocess

Fakturahandläggare initierar påminnelse- och inkassoprocesserna en gång i veckan. Påminnelse

skickas ca 10 dagar efter fakturans förfallodatum, inkassokrav ca 2 veckor efter påminnelsedatum efter

utredning och justering av fakturaförslag. Fakturakörning av fakturapåminnelser och inkassokrav

initierar distribution av påminnelser och inkassokrav via Printtjänst.

4.2.1.2.2 Printtjänst

Tilläggsprocessen Printtjänst avser de funktioner som behövs för att distribuera utgående

affärsdokument i pappersform. Printtjänst möjliggör för Östhammars kommun att en utställd faktura

skrivs ut, kuverteras och postas till mottagaren. Alla fakturor som Östhammars kommun ställer ut ska

kunna skickas via partsintegration, den samverkansspecifikation som beskriver relationen med den

externa parten avgör om fakturan ska skickas vidare i elektronisk form eller om den ska skrivas ut i

Printtjänsten. Printtjänsten omfattar även arkivering av den elektroniska fakturabilden.

Printtjänsten erbjuder en standardiserad layout som Östhammars kommun kan använda för utskrift av

fakturor som ska skickas i pappersform. Printtjänsten ska kunna hantera utskrift efter olika

fakturalayouter vid behov. Östhammars kommun kan avropa ytterligare fakturalayout för fakturor med

särskilt informationsbehov mm.

4.2.1.3 Internfakturering Internfaktura upprättas som elektroniskt dokument och hanteras i elektroniskt arbetsflöde med

elektroniska attester för intäkter och kostnader. Underlag kan bifogas som elektroniska bilagor.

Dessutom behövs funktioner för att fakturafiler från annat system ska kunna läsas in och för att

elektroniska beställningar från interna kunder kan generera internfakturor.

4.2.1.4 Anläggningsredovisning Syftet med processen är att säkerställa att alla existerande anläggningstillgångar är korrekt registrerade

och bokförda till rätt värde.

Anläggningsregistret hanterar uppgifter om:

immateriella anläggningstillgångar

mark, byggnader och tekniska anläggningar

maskiner och inventarier (inkl. finansiella leasingavtal)

finansiella anläggningstillgångar

pågående nyanläggningar

investeringsbidrag/anslutningsavgifter

För processen gäller följande:

alla anläggningstillgångar ska vara fullt spårbara och uppfylla externa redovisningskrav.

Östhammars kommun ska löpande ha en god kontroll över sina anläggningstillgångar och

deras respektive värde.

Ekonomitjänsten stödjer klassificering av anläggningstillgångar utifrån till exempel ändamål,

finansieringsform eller ägare för styrning av kontering, avskrivningar etc. Olika kategorier av

anläggningstillgångar kan ha olika principer för avskrivningar. Ekonomiskt värde i huvudboken kan

spåras tillbaka till registrerad anläggningstillgång och underliggande leverantörsfaktura/inköpsorder.

Investeringsprojekt initieras av budgetansvariga för vidare hantering av ekonomihandläggare.

Ekonomitjänsten ska tömma investeringsredovisningen och lägga investeringen på balanskonton.

Budgetering av investeringsprojekt ska kunna påbörjas och efter godkännande från budgetansvarig

aktiveras i anläggningsregistret.

Kapitalkostnad (avskrivningar och/eller internränta) behöver kunna beräknas automatiskt och bokföras



37

för innevarande år. Dessutom ska simulering av kapitalkostnad kunna göras utan påverkan i

anläggningsregistret eller redovisningen.

4.2.1.5 Projekt- och tidredovisning Östhammars kommun har i nuvarande ekonomisystem inte funktioner för projekt- och tidredovisning,

frånvarorapportering görs i nuvarande lönesystems ”self service”. Viss projektredovisning görs i

Stratsys. Krav på projekt- och tidredovisning beräknas öka framöver, Östhammars kommun vill därför

ha möjlighet att utveckla projekt- och tidredovisningsprocesserna med stöd av ekonomitjänstens

funktioner.

Projektredovisningsfunktionen ska omfatta planering och uppföljning av projekt. Både rapporterad

kostnad för tid och påslag samt direkta kostnader ska kunna registreras på projekten och generera

fakturaunderlag för fakturering.

Tidredovisningsfunktionen ska omfatta all rapportering av en persons arbetstid, både lönerelaterade

händelser och arbetad tid i projekt. Tidrapporteringen stöds av ett schema som visar den förväntade

arbetstiden per dag för en person. Rapporterad tid på projekt kan medföra intern kostnadsfördelning

och/eller fakturering medan tid avseende lönerelaterade händelser ska kunna föras över till

lönesystem.

4.2.2 E-beställning

Syftet med processen är att förbättra arbetet med att planera, följa upp och styra kommunens inköp.

Det är viktigt att ekonomitjänsten hanterar olika samverkansprocesser mellan köpare och säljare.

Lösningen ska hantera SFTIs standarder för EDI- och Svefakturaformat. Uppgifterna kring leverans,

beställning och leveransgodkännande sammanställs i Ekonomitjänsten till ett avstämningsunderlag

som faktura senare kan matchas mot.

Vid extern kommunikation med Ekonomitjänsten används dels traditionella operatörsnätverk dels

anslutningar över internet. I Ekonomitjänsten finns uppgifter om vilken elektronisk process och format

som ska användas vid samverkan för varje leverantör.

Även beställningar som inte skickas elektroniskt ska registreras i det elektroniska arbetsflödet, liksom

att både elektroniska och skannade pappersfakturor kan matchas mot en sådan beställning. Beställare,

beställningssamordnare, budgetansvariga med flera användare kan med hjälp av sökningar på

konteringsbegreppen löpande följa upp inköp i e-beställningsprocessen.

4.2.2.1 Produktkataloger En produktkatalog kan vara i SFTIs standard för Scenario 6 eller Svekatalog, men även excelfiler kan

läsas in. Östhammars kommuns leverantörer kan skicka produktkataloger som elektroniska

meddelanden via partsintegration. Leverantören har också möjlighet att ladda upp en produktkatalog i

leverantörsportalen. Östhammars kommun har också möjlighet att manuellt registrera produkter, priser

och andra begrepp i Ekonomitjänsten då produktinformation tas emot på andra sätt (i avtalsdokument

eller dylikt).

Produktkataloger godkänns av upphandlingsansvarig efter avstämning mot avtal upphandlingsansvarig

ansvarar även för att godkänna löpande katalogförändringar. När en produktkatalog är kontrollerad

och godkänd görs den tillgänglig för beställare. Produktkatalogerna ska kunna visa leverantörens

artikelnummer och den produktklassificering som Östhammars kommun använder för

inköpsuppföljning. Produkter ska även kunna markeras och visas med avtalsnummer, miljömärkning,

produktbeskrivning, bilder med mera och kompletteras med konteringssträng.



38

4.2.2.2 Beställning Oavsett hur beställning kommuniceras med leverantör finns den registrerad i Ekonomitjänsten och vid

fakturans ankomst finns möjlighet till kontroll. Alla attesterade beställningar konteras med konto,

ansvar, verksamhet och så vidare. Förslag på kontering ska kunna erhållas utifrån produktkataloger

och beställarens organisationstilhörighet eller behörighet i ekonomitjänsten. Konteringssträngen

omfattar även artikel- och avtalsinformation.

Beställning från Produktkatalog Samtliga beställare har åtkomst till godkända produktkataloger och

kan där söka och välja produkt, avtal, leverantör eller annat sökbegrepp, till exempel miljömärkning.

Valda produkter skapar ett beställningsförslag som beroende på uppsatt arbetsflöde skickas direkt för

attest hos budgetansvarig eller via beställningssamordnare med ansvar för visst ramavtalsområde.

Beställning fritext och fördefinierade mallar Även när godkända produktkataloger eller avtal saknas

ska ett beställningsförslag (fritextbeställning) produceras och hanteras i arbetsflödet, för attest av

budgetansvarig. Det finns även möjlighet att använda fördefinierade mallar/formulär. Sådana

beställningar överförs antingen som EDI- eller Sveorder-meddelande eller via leverantörsportal

konverterad till annat format, till exempel e-postmeddelande. Vid behov hanteras beställningen

manuellt genom telefonsamtal eller fysiskt överlämnande av rekvisition i pappersformat.

Webb-handel - Leverantörens web-shop och hämtköp E-beställningsprocessen kan stödja

webbhandel och hämtköp eller motsvarande lösningar där leverantören inte överför produktkatalog till

Östhammars kommun när beställningen görs direkt i butik, per telefon eller via leverantörens

webbshop.

Webb-handel - varukorg/punch-out Innebär att Ekonomitjänst och webbshop är integrerade så att

beställaren via e-beställningsprocessen hämtar hem en varukorg innehållande produkter. I

Ekonomitjänsten skapas en beställning som därmed kan attesteras innan utskick går vidare till

leverantören.

4.2.2.3 Orderbekräftelse Leverantören skickar orderbekräftelse efter att ha mottagit order. Orderbekräftelsen innehåller

uppgifter om leveransdatum och eventuella avvikelser. Eventuella ändringar till den ursprungliga

beställningen registreras. Förändringar mot beställningen kan därefter matchas mot

leveransgodkännande och faktura.

4.2.2.4 Leveransavisering/-godkännande Leveransavisering kan tas emot från anslutna leverantörer. Då leverans tas emot görs en avstämning

mot beställningen och eventuella ändringar från orderbekräftelse mot leveransaviseringen.

Registrering av leveransgodkännande görs i arbetsflödet.

4.2.2.5 Matchning leverantörsfaktura Olika sätt att beställa och fakturans innehåll ger behov av olika fakturamatchningsregler och detta

måste hanteras för att få en optimerad hantering. När faktura kommer kan fakturarader matchas mot

avstämningsunderlag, till exempel beställningsattest och leveransgodkännande, och fakturan bokförs

och kan gå vidare för betalning. Målsättningen är att automatiska kontroller ska utföras så långt det

går. Fakturor som avviker går ut i arbetsflödet för fakturahantering.

4.2.2.6 Partsintegration Tilläggsprocessen Partsintegration avser funktioner för att skicka och ta emot elektroniska dokument

från andra parter och operatörer. Funktionerna i Partsintegration möjliggör självadministration av



39

relationerna med externa parter. I de fall då konvertering utförs måste alltid det inkomna formatet

arkiveras och händelsen vara loggad av spårbarhetsskäl.

4.2.2.7 Leverantörsportal Tilläggsprocessen Leverantörsportal är ett webbaserat gränssnitt avsett för Östhammars kommuns

leverantörer som saknar egen kommunikation mellan ekonomisystem och partsintegration/VAN-

tjänst. Dessa leverantörer erbjuds funktioner för att kunna:

1. Ladda upp eller manuellt registrera produktkataloger.

2. Ta emot ordrar/beställningar.

3. Registrera orderbekräftelser och leveransaviseringar.

4. Registrera fakturor/kreditnotor.

Anslutningsansvarig hos Östhammars kommun bjuder in och ansluter leverantörer. Dessa registrerar

sina användaruppgifter och kan därefter utnyttja leverantörsportalen för elektronisk kommunikation

med Östhammars kommun. När en beställning attesterats i e-beställningsprocessen aviseras

leverantören att en order finns att ta del av i leverantörsportalen. För olika affärsprocesser kan

Östhammars kommun välja vilka led i punkt 1-4 som ska användas.

4.2.3 Ekonomistyrning - budget, uppföljning, prognos Syftet med processen är att göra en plan för framtida ekonomiska händelser som används vid

uppföljning av det ekonomiska utfallet. Processen omfattar budgetering, uppföljning och prognoser för

drift och investeringar.

Östhammars kommun vill ha sammanhängande planerings- och uppföljningsprocesser med möjlighet

att i arbetsflöde hantera ekonomistyrning. Ekonomitjänsten ska ge möjlighet att sammanställa,

analysera och rapportera ekonomisk redovisning i kombination med data från personalsystem.

Budgetansvariga ska i processen kunna lägga upp, ändra och följa upp budgeterade värden för konton i

en kontostruktur på av Östhammars kommun specificerade nivåer och perioder med utgångspunkt från

av Östhammars kommun specificerade utgångsvärden. Budget-, uppföljnings- och prognosprocessen

ska ha funktionalitet för att skapa, visa, analysera och lagra rapporter inklusive administrativa

funktioner för att göra detta på ett effektivt och säkert sätt.

4.2.4 Elektroniskt arbetsflöde

De olika arbetsmomenten i Ekonomitjänsten och dess delprocesser administreras i elektroniska

arbetsflöden, ibland behöver arbetsflödena gå mellan de olika processerna. En användare av

huvudbok, reskontror, e-beställning samt budget, iååföljning, prognos kan direkt från en registrerad

verifikation anropa fakturabilden, bifogade underlag samt produktinformation och annan information

knuten till en beställning, från till exempel avtal och priskatalog samt när betalningen är återredovisad

se den faktiska betalningsdagen. Det är även möjligt att i efterhand komplettera verifikationerna med

bilagor och anteckningar. Budget, uppföljning, prognosprocessen kan hanteras i arbetsflöden som styrs

med tidsangivelser och signaler för olika moment i processerna.

Administratör ska ha möjlighet att administrera de elektroniska arbetsflödena som till exempel;

Administrera attestregler och arbetsflöden

Administrera roller och användare

Administrera periodiska kontroller

Konfigurera rapporter

Konfigurera matchning och andra kontroller

Administrera regler för mailpåminnelser.



40

4.2.4.1 Elektroniskt arbetsflöde, exempel 1.

Nedanstående bild illustrerar ett generellt arbetsflöde för ekonomiska händelser hanterade i arbetsflöden. Beroende på typ av händelse kan olika varianter förekomma. Beroende på vilken

ekonomisk transaktion som hanteras kan arbetsflödet anpassas avseende kontroller, behörigheter, roller och extern kommunikation.

Elektroniskt arbetsflöde; ekonomiska transaktioner

Ver

ksam

het

s-an

svar

igEk

on

om

iass

iste

nt

Eko

no

mis

k h

änd

else

Underlag till ekonomisk transaktion, tex lev-faktura, fakturaunderlag, kvitto, utläggsräkning,

utbetalningsbeslut, kostnadsfördelning, projekt-/tidrapportering, rättelse. Kan vara information i

elektroniskt eller pappersformat.

Registrerar elektronisk

verifikation i ekonomitjänsten.

Förslag elektronisk verifikation;

Bokföringsorder/omföring/leverantörsfaktura/

kundfaktura/ internfaktura/ inbetalning/ utbetalning.

Bifogar underlag till elektronisk verifikation.

Vidaresänder verifikationsförslag i

elektroniskt arbetsflöde,

tillsammans med bifogade underlag.

Bokförd elektronisk verifikation.

Elektronisk beslutsattest

Kontering av ekonomisk

transaktion.

Arkiverar underlag i verifikations-

nummerordning.

Arkiverade underlag till verifikation.



41

4.2.4.2 Elektroniskt arbetsflöde, exempel 2.

Nedanstående bild illustrerar en generell E-beställningssprocess. Funktionerna beskriver arbetsflödet från beställning till faktura. Beroende på vilken leverantör och typ av vara eller tjänst som

hanteras kan arbetsflödet för e-beställning anpassas avseende kontroller, behörigheter, roller och extern kommunikation.

Elektronisk beställning

Beställare

Budget-ansvarig

Leverans-mottagare/Leverans-

godkännare

Upp-handlings-ansvarig

Automatisk avstämning

Faktura-hantering

Leverantör

Beställnings-samordnare

Faktura-kreditering

Betalning till leverantör

Godkänd beställning/ Order

Order

Leveransattest

Orderbekräftelse/Leverans

Matchning

Ja

Faktura

Godkänner produktkatalog

Produkt-katalogAVTAL

Faktura bokförs

Beställnings-attest/Faktura-godkännande

Nej

Nej

Nej

Ja

Samordnar beställning

Beställningsunderlag

Godkänd produkt-katalog

Ja

BeställningsattestBeställningsunderlag

Inköps-beskrivning

Beställningsunderlag

Godkänner leverans/

Registrerar inleverans



42

4.2.5 Support, underhåll, driftservice

Driftservice

Driftservice ska innebära att teknik och programvara är installerad hos leverantör eller hos av

leverantör utsedd underleverantör. Leverantör driver och administrerar Ekonomitjänsten. Leverantören

håller, om inget annat avtalas, Ekonomitjänsten tillgänglig dygnet runt, året runt med undantag för i

förväg planerade och informerade tider för systemunderhåll och teknisk service. Kommunikationen

mellan leverantören och Östhammars kommun ska krypteras.

Kostnaden för Ekonomitjänsten ska inkludera samtliga kostnader för support, underhåll och

driftservice, inklusive kommunikationskostnader.

Support

Support är bemannad med personer med kompetens och erfarenhet av Ekonomitjänsten och därtill

hörande ekonomiadministrativa rutiner och bestämmelser. Östhammars kommun ska ha tillgång till

support för Ekonomitjänsten vardagar mellan 08.00-17.00, genom en kanal, oavsett process i

Ekonomitjänsten. Ärenden anmäls av utvalda kontaktpersoner via telefon, e-post eller webbaserad

supportjänst. Alla ärenden registreras och bevakas av kundsupporten i ett gemensamt felloggnings-

/ärendehanteringssystem.

Underhåll

Leverantör tillhandahåller underhåll av Ekonomitjänsten under hela avtalsperioden. Underhålls-

åtagandet ska innefatta felavhjälpning, systemunderhåll och funktionsutveckling. Leverantör ska

utföra underhållet med omsorg och på ett fackmannamässigt sätt och anpassa Ekonomitjänsten till

följd av nya och förändrade lagar, förordningar, föreskrifter och centrala avtal, förändringar föranledda

av identifierade fel eller effektivisering och förbättring av Ekonomitjänstens funktionalitet och

handhavande samt ge Östhammars kommun tillgång till nya versioner av Ekonomitjänsten.

Dokumentation

Leverantören har ett totalansvar för att ekonomitjänstens funktionalitet och prestanda kontinuerligt

övervakas och att brister i funktionalitet och prestanda dokumenteras. Denna dokumentation ska

kunna användas som underlag för att tillsammans med Östhammars kommun följa upp

ekonomitjänstens funktionalitet och tillgänglighet. Leverantören ansvarar för fel upptäckta och

inrapporterade till kundsupport av leverantören respektive av Östhammars kommun fram till dess felet

avhjälps och klarrapport lämnats till Östhammars kommun. Klarrapporten ska innehålla loggade

händelser med information om tidpunkter och åtgärder.

Mätning av avtalad kommunikationsförbindelse ska ingå i avtalad driftservice och redovisas till

Östhammars kommun. Driftserviceåtagandet ska innefatta skyldighet för leverantören att dokumentera

alla pågående och avslutade ärenden knutna till driftserviceåtagandet. Dokumentationen ska redovisas

till Östhammars kommun tillsammans med statistik om tillgänglighet. Inom ramen för sitt åtagande

ska leverantören därutöver initiera åtgärder för felavhjälpning samt fortlöpande hålla Östhammars

kommun informerad.

Anbudsgivares redovisning som visar hur offererad Ekonomitjänst tillmötesgår de processer som

beskrivs i detta avsnitt 4.2 Processbeskrivning: ……………………………………………………………………………………………………………………… Bilaga nr:………………………………………..………………………………………………………………



43

4.3 Projektplan implementeringsprojekt

Leverantör ansvarar för att samtliga de aktiviteter som ingår i genomförandet av avtalat åtagande ska

specificeras i en projektplan. Projektplanen ska minst innehålla en aktivitets- och tidsplan samt en

resursplan inklusive roller och ansvar. Projektplanen ska innehålla en specifikation över de resurser

som parterna ska tillhandahålla, den tidsmässiga omfattningen av dessa samt vid vilka tidpunkter dessa

ska finnas disponibla. Projektplanen ska ange de avtalade leveransdagarna för Ekonomitjänsten.

Samtliga förändringar ska medföra motsvarande revidering av aktivitets- och tidsplanen.

Uppskattad tidplan som projektplanen ska baseras på:

2014-06-01 Projektstart införande 2014-06-01 – 2014-12-19 Förberedande analys med kartläggning och klarläggande av Östhammars

kommuns nuläge samt behovsbild.

Implementering, tester, utbildning, dokumentation.

2015-01-01 Driftstart, delleverans 1;

Ekonomi; -redovisning (exkl projekt- och tidredovisning), -budget -

uppföljning och -prognos, arbetsflöden, skanning, partsintegration,

printtjänst och leverantörsportal med integrationer mot personalsystem,

verksamhetssystem avseende fakturering och utbetalningar samt

banktjänster för betalningar och Internetfaktura.

2015-03-01 Driftstart, delleverans 2; Beställning; med integrationer mot leverantörer och

upphandlingssystemets avtalsdatabas.

2015-09-01 Driftsstart, delleverans 3;

Ekonomi; - projekt- och tidredovisning.

Projektplan för optioner överenskommes i samband med eventuellt avrop.

Anbudsgivares redovisning avseende kraven på projektplan:

1.Bekräftelse att anbudsgivare kommer att

tillhandahålla ett komplett förslag till skriftlig

projektplan som dokumenterar genomförande av

avtal.

2. Redovisning av hur projektplan utformas.

Redovisningen lämnas i form av en schematisk

plan baserad på de krav som förfrågningsunderlaget

anger. Planen utformas så att den kan användas

som utgångspunkt vid genomförande av Avtal.

Bilaga med komplett förslag till projektplan

bifogas.

Ja □

……………………………………………..

……………………………………………..

……………………………………………..

……………………………………………..

…………………………………………..…

Ja □

Bilaga nr:………………….………………..



44

4.4 Konfigurering av ekonomitjänsten

Ekonomitjänsten ska svara mot Östhammars kommuns normala behov. Östhammars kommun kommer

inom ramen för de förutsättningar och krav som redovisas i detta förfrågningsunderlag att lämna

kompletterande information och stöd till Leverantör efter avtalets tecknande under dennes framtagning

av konfigurering fram till att implementeringsperiod kan påbörjas under 2014.

Avtalad Ekonomitjänst ska i tillämpliga delar uppfylla i Sverige vid varje tillfälle gällande

bestämmelser, till exempel lag (1997:614) om kommunal redovisning, arkivlag (1990:782), lag

(2007:1091) om offentlig upphandling, offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

4.4.1. Ekonomimodell Östhammars kommun Ekonomitjänsten ska innehålla en konfigurerad ekonomimodell omfattande:

Kontoplan

Uppsatt kontoplan som följer Kommun-Bas13, normalkontoplan för kommunernas externa

redovisning, se www.skl.se. Varje koddel ska till exempel kunna knytas till en RS-kod. Det ska

hanteras genom tilldelning av koder som egenskaper/relationer, på vilken uppföljning kan ske och

rapporter byggas, men som inte kan användas vid bokföring av verifikationer, då koddel istället

används.

Kodplan

Uppsatt kodplan som är fördefinierade med objekt bland annat fält för ansvar, verksamhet,

ändamål, motpart, projekt, objekt. Övriga fält ska vara icke definierade och disponeras av

Östhammars kommun enligt eget önskemål.

Konteringsregler och automatkonteringar.

Parametersättningar och övriga förberedelser som är nödvändiga för att göra Ekonomitjänsten klar

för användning hos Östhammars kommun.

Loggnings- och arkiveringsfunktioner för Ekonomitjänsten.

Grunduppgifter om användare, behörigheter och generella regelverk för Östhammars kommuns organisation.

Fungerande samband och integrationer mellan komponenter i Ekonomitjänsten som helhet.

Uppsättning av Ekonomitjänstens arbetsflöden och användargränssnitt.

Dokumentation för användare och administratörer av Ekonomitjänsten.

Kommunikation med betalningsinstitut för betaltjänster.

Mottagnings- och sändningspunkter för extern kommunikation via

leverantörsportal/partsintegration.

Kommunikation med skanningstjänst.

Kommunikation med partsintegration av Östhammars kommuns kundfakturor som e-faktura eller

för utskrift på papper via printtjänst samt internetfakturor via bank.

Anslutning av Östhammars kommuns varu-/tjänsteleverantörer/kunder i partsintegration.

Beräknat antal leverantörer vid ingång av år 2015; EDI 1 st, svefaktura ca 200 st.

Beräknat antal kunder vid ingång av år 2015; e-faktura internetbank ca 1 000 st,

svefaktura ca 10 st.

Kontroller och toleransnivåer för enskild leverantör eller produktgrupp (regler för matchning).



45

4.4.2 Roller och behörigheter

I konfigureringen ska följande roller finnas och de behörigheter som krävs för att rollerna ska kunna

utföra sina respektive arbetsuppgifter. Förteckningen nedan är inte uttömmande.

Roll Behörighet

Administratör/Förvaltare Administrerar användare, roller, behörigheter och arbetsflöden. Har

tillgång till funktioner som styr Ekonomitjänstens utseende och

funktionalitet. Representerar den mer systeminriktade kompetensen.

Assistent/Handläggare

Utför löpande redovisningsarbete, hanterar kund- och

leverantörsreskontra, stämmer av konton och tar ut rapporter. Löpande

hantering av arbetsflöden. Registrerar verifikationer och uppdaterar

register. Differentierade roller och behörigheter beroende på

arbetsuppgifter och placering.

Budgetansvarig

Har tillgång till funktioner och information som krävs för att kunna följa

upp en organisation/verksamhet och dess underliggande enheter.

Budgetansvarig ska även attestera beställningar, bokföringsordrar,

fakturor, budget, prognos, projekt, tid mm.

Certifierad

inköpare/Beställare

Genomför beställningar, följer upp orderbekräftelser,

leveransgodkännanden och kontakter med leverantörer avseende

utestående beställningar.

Ekonom/Controller

Leder kommunens bokslutsarbete och budget/uppföljningsprocess. Har

tillgång till funktioner och information för att kunna följa upp

kommunens verksamhet. Ska kunna bygga kvalificerade fasta och adhoc-

rapporter, attestera bokföringsordrar, attestera underlydande tidrapporter,

analysera balans och resultat, lägga upp nya parametrar i systemet och

även i övrigt agera som den mest kvalificerade

användaren/administratören, vid sidan av förvaltaren. Representerar här

kommunens kvalificerade ekonomi- och redovisningskompetens.

Förvaltnings-

/Avdelningsekonom

Leder förvaltningens/avdelningens bokslutsarbete och

budget/uppföljningsprocess. Har tillgång till funktioner och information

för att kunna följa upp förvaltningens verksamhet. Ska kunna bygga

kvalificerade fasta och adhoc-rapporter, attestera bokföringsordrar,

analysera balans och resultat. Representerar här förvaltningens

kvalificerade ekonomi- och redovisningskompetens.

Internbeställare Tillgång att söka och skapa önskemål om inköp via i avtal,

produktkataloger, mallar/formulär och fritext för vidare hantering av

budgetansvarig eller certifierad inköpare/beställare.

Katalog-/Avtalsansvarig

Ansvar för att inkomna produktkataloger överensstämmer med avtal.

Godkänner avtal, produktkataloger, mallar och formulär för beställning

innan de kan läsas och användas av beställare.

Leveransgodkännare

Granskar beställning eller leveransavisering mot inkommen leverans i

arbetsflöde.

Mottagningsattestant

Granskar och konterar inkommen leverantörsfaktura i arbetsflöde då

beställning saknas.

Projektledare

Tillgång till funktioner och information som krävs för att styra och följa

upp projekt eller delprojekt.

Samtliga anställda Tar del av information och presentationer, läser produktkataloger m.m..

Tidrapportör Rapporterar egen tid.



46

4.4.3 Rapporter

Nedan listade rapporter ska ingå i av Ekonomitjänst i enlighet med gällande regler för kommunal

redovisning. För respektive rapport ska värden där det finns tillgängliga data för budget, utfall och

prognos kunna inkluderas i rapporten.

Resultaträkning.

Balansräkning.

Råbalans.

Avstämning mellan leverantörsreskontra och huvudbok.

Leverantörsreskontra, utestående leverantörsbetalningar per leverantör.

Leverantörsreskontra, utestående leverantörsbetalningar per konto.

Leverantörsreskontra, utbetalningsprognos.

Avstämning mellan kundreskontra och huvudbok.

Kundreskontra, utestående kundfordringar per kund.

Kundreskontra, utestående kundfordringar per konto.

Kundreskontra, inbetalningsprognos.

Avstämning mellan intern reskontra och huvudbok.

Intern reskontra, utestående interna fordringar/skulder per köpare/säljare.

Intern reskontra, utestående interna fordringar/skulder per konto.

Avstämning mellan anläggningsregister och huvudbok.

Anläggningsregister, totalt och per undergrupp.

Inventeringsunderlag.

Likviditetsprognos där informationen baseras på såväl huvudboksinformation som information

från kund- och leverantörsreskontra salderat per dag.

Momsrapport som underlag för redovisning och deklaration av moms med uppgifter om

omsättning totalt och per momssats, förvärv av varor och tjänster, in- och utgående svensk

moms, EU-moms, Ludvikamoms.

E-beställning, utestående ordrar, leveransgodkännande mm per avtal, leverantör, konto,

produkt/produktgrupp.

Budget, uppföljning, prognos – till exempel driftkostnader för aktuellt ansvarsintervall

uppdelat på konto och verksamhet för budgetansvariga och ekonomer.

Tidrapporter, tidredovisning.

Projektuppföljning, projektförteckning.

Anbudsgivares redovisning som visar hur offererad Ekonomitjänst uppfyller de krav som beskrivs i

detta avsnitt 4.4 Konfigurering av Ekonomitjänsten: ………………………………………………………………………………………………………………………

Bilaga nr:………………………………………...…………………………………………………………………



47

4.5 Migrering av befintliga leverantörsanslutningar

4.5.1.EDI

Idag finns enbart en leverantör, Vattenfall med abonnemangsfakturor för elavtal i EDI-format.

4.5.2 Svefaktura

Idag finns 75 anslutna leverantörer som skickar fakturor i svefakturaformat till nuvarande Pagero

fakturaväxel, antalet beräknas öka till cirka 200 stycken inför 2015.


detta avsnitt 4.5 Migrering av befintliga leverantörsanslutningar: ……………………………………………………………………………………………………………………… Bilaga nr:………………………………………..…………………………………………………………………

4.6 Integration med interna verksamhetssystem, externa tjänster och betalinstitut

Leverantören ansvarar för att leverera en fungerande integration mellan i Ekonomitjänsten ingående

funktioner och tilläggsprocesser, liksom här uppräknade integrationer med Östhammars kommuns

egna verksamhetssystem, externa tjänster och betalinstitut. Eventuella underhållskostnader för

Ekonomitjänstens integrationer ska ingå i anbudspriset.

Då behovet av samverkan mellan olika system är stort, både inom Östhammars kommun och med

andra organisationer, är det av yttersta vikt att integrationsmöjligheten är stor och att integrationer går

att utföra med så liten insats som möjligt och att integrationsgränssnitt och integrationsteknologier

bygger på etablerade och öppna standarder. Data skickas och tas emot med viss frekvens eller manuell

initiering av användare. Ekonomitjänsten hämtar data från personalsystem och verksamhetssystem och

samlar data för användning tillsammans med den ekonomiska redovisningen med hjälp av budget-,

rapport- och analysverktygen i Ekonomitjänsten. Vid förändringar av nuvarande verksamhet och dess

system ska det vara möjligt att integrera Ekonomitjänsten med nya interna och externa IT-system och

IT-tjänster.

Leverantörs åtagande omfattar alla delar och åtgärder för att tillhandahålla en integrationslösning för

att ta emot, skapa, transformera och transportera data till och från likväl som inom Ekonomitjänsten

och inbegriper även arbetsinsatser såsom förberedelser och förvaltning och fortsatt utveckling av dessa

funktioner. Integrationsgränssnittet ska därmed löpande innefatta de tillägg och förändringar som sker

över tiden.



48

Produktkatalog E-beställning Matchning

Intern-fakturering

Anläggnings-redovisning

Leverantörs-reskontra

Faktura-betalnings-

service

E-faktura INSvefaktura, EDI,

Skanning

Löpande redovisning

Internbeställning

KundreskontraAutogiro

OCR-redovisning

E-faktura UTSvefaktura,

Internetbank, Printtjänst

Rapportering

Elektroniskt arbetsflöde

Driftservicesupport och underhåll

Betalnings-tjänster

Swedbank

LönesystemHR-plus

Upphandlings-system

Kommers eLite

ProcapitaIFO

EKONOMITJÄNST

ProcapitaVoO

Extens

Winsam

Miljö-/Byggreda

InternetbankSwedbank

Verksamhetssystem med egen installation

Externa tjänsterExterna tjänster

EkonomistyrningBudget, uppföljning, prognos

Kund Leverantör

FakturaE-faktura/Printtjänst

AvtalE-faktura

Autogiro/OCR-redovisning

Fakturaservice Betalning till

BG/PG/bankkonto

IN-betalning

UT-betalning

Löne-Kostnader/Konterings-

regler

KundIntäkter/

fordringarinbetalningar

Sociala utbetalningar

Faktura-underlag

Bok-förings-

filer

Verk-samhets-

infor-mation

(Option)

INTEGRATION

Katalog/Order/

Bekräftelse/Leverans-avisering

Projekt- och tidredovisning

Fri

Personal-Informationtill budget

Bild. Röda pilar avser motsvarighet till nuvarande integrationer. Gröna pilar avser integration pga utökning med e-beställning. Svarta pilar avser option på integration om option på beslutsstöd och verksamhetsstyrning.



49

Avsnitt Funktion i Ekonomitjänsten Internt/externt IT-system/-tjänst Beskrivning av överförd data Frekvens Över-förs idag

4.6.1 Till E-beställning Från Upphandlings-system

Kommers eLite

Information från avtalsdatabas om avtal och leverantörer.

Daglig

4.6.2.1 Från Ekonomi redovisning Till Personalsystem HR-plus Konto/objektplan och konteringsregler inför lönekörning.

En gång/ månad

4.6.2.2 Till Ekonomi redovisning Från Personalsystem HR-plus Inläsning lönefil med med lönearter med konteringskontroll.

En gång/ månad

X

4.6.2.3 Till Ekonomi redovisning, budget, uppföljning, prognos

Från Personalsystem HR-plus Inläsning personalinformation . En gång/ månad

X

4.6.3 Till Ekonomi redovisning Från Ärende-/ verksamhets-system

Winsam Inläsning bokföringsfil avseende intäkter, fordringar och betalningar från kundreskontra för VA och renhållningsavgifter.

Daglig X

4.6.4.1

Till Ekonomi redovisning Från Ärende-/ verksamhets-system

Procapita Inläsning av bokföringsfil avseende socialt bistånd mm som utbetalas via Procapita.

Vid ut-betalning

X

4.6.4.2 Till Ekonomi redovisning, kundreskontra

Från Ärende-/ verksamhets-system

Procapita Inläsning av underlag för kundfakturering av äldreomsorg mm.

Vid fakturering

X

4.6.5 Till Ekonomi redovisning, kundreskontra


Extens Inläsning av underlag för kundfakturering av barnomsorgsavgifter mm.

Vid fakturering

X



Miljö- och byggreda

Inläsning av underlag för kundfakturering av miljö- och byggavgifter mm.

Vid fakturering

(X) miljö-

avgifter



Fri Inläsning av underlag för kundfakturering av gymkort mm.

Vid fakturering

X

4.6.8.1 Till Ekonomi redovisning, kundreskontra

Från Betalnings-förmedling

Swedbank Inläsning bokföringsfil med OCR-inbetalningar.

Daglig X

4.6.8.2 Från Ekonomi redovisning, leverantörsreskontra

Till Betalnings-förmedling

Swedbank Betalningsfil med leverantörsfakturor och andra utbetalningar.

Daglig X

4.6.8.3 Till Ekonomi redovisning, leverantörsreskontra

Från Betalnings-förmedling

Swedbank Återredovisning av utbetalningar för inläsning.

Daglig X

4.6.9 Från Ekonomi redovisning, kundreskontra

Till Internetbank Swedbank Elektronisk kundfaktura till kunder som valt att få e-faktura till sin internetbank.

Vid fakturering

X

Anbudsgivares redovisning som visar hur offererad ekonomitjänst uppfyller de krav som beskrivs i

detta avsnitt 4.6 Integration med interna verksamhetssystem, externa tjänster och betalinstitut: ……………………………………………………………………………………………………………………… Bilaga nr:………………………………………….………………………………………………………………



50

4.7 Optioner Omfattar inte uppgifter som ingår i avsnitten 4.1- 4.6 under 4 Krav på ekonomitjänsten.

4.7.1 Rapport-, analys- och budgetverktyg

Östhammars kommun vill ha sammanhängande planerings- och uppföljningsprocesser med möjlighet

att i arbetsflöde hantera både ekonomi- och verksamhetsstyrning. Ekonomitjänsten ska ge möjlighet

att sammanställa, analysera och rapportera data i ekonomitjänsten i kombination med extern data. Alla

budgetansvariga ska med verktyget kunna integrera planering och uppföljning av ekonomiska mål och

verksamhetsmål med hjälp av kvalitetssäkrad verksamhetsinformation och ekonomisk redovisning

direkt från källan. Ekonomitjänsten ska möjliggöra uppföljning av mätbara verksamhetsmål med

nyckeltal där data inhämtas från verksamhetssystem och ekonomisk redovisning.

4.7.1.1 Beslutsstöd Med ett verktyg för beslutsstöd ges möjlighet att samla aktuell information från ekonomisk

redovisning, personal- och annan verksamhetsinformation för att Östhammars kommun ska kunna

analysera och rapportera på ett strukturerat sätt. För en effektivare uppföljning ska ekonomitjänsten

kombinera tex personal- drift- och investeringskostnader med verksamhetsinformation som

vårdtimmar , lokalytor och elevantal för att få fram relevanta nyckeltal för uppföljning och

återrapportering.

Med hjälp av fördefinierade mallar och frågor ska vi kunna ta fram underlag för budget, prognoser och

verksamhetsuppföljning och få en samlad dokumentation som kan presenteras och kommuniceras

överskådligt och tydligt både internt och externt.

4.7.1.2 Verksamhetsstyrning Med ett verktyg för verksamhetsstyrning är målet att verksamheterna inom Östhammars kommun ska

ha ett verktyg som tillgängliggör ett samlat underlag med fakta och analys, som ett stöd för arbetet

med verksamhetsstyrning och uppföljning av mål. Kommunen ska även kunna sammanställa

dokument för årsredovisning och delårsbokslut utifrån kommungemensamma strukturer och mallar.

Östhammars kommun vill med verksamhetsverktyget få stöd att;

Åskådliggöra målstrukturen genom nedbrytning av de övergripande politiska inriktningarna

till mål och konkreta aktiviteter.

Visualisera måluppfyllelsen och möjliggöra strukturerad uppföljning.

Stötta det nuvarande arbetssättet med målstyrning.

Skapa en förenklad struktur kring rapportering.


detta avsnitt 4.7.1 Rapport-, analys- och budgetverktyg: ……………………………………………………………………………………………………………………… Bilaga nr:………………………………………..…………………………………………………………………



51

4.7.2 Integrationer verksamhetsinformation (Option)

Avsnitt Funktion i

Ekonomitjänsten Internt/externt IT-system/-tjänst Beskrivning av överförd data Frekvens

4.7.2.1 Till Planerings- och uppföljningsverktyg för ekonomi- och verksamhetsstyrning

Från Personalsystem HR-plus Personalinformation till rapport-, analys- och budgetverktyg.

Daglig



Extens Pedagogisk verksamhetsinformation till rapport-, analys- och budgetverktyg.

Daglig



Procapita Social verksamhetsinformation till rapport-, analys- och budgetverktyg.

Daglig


detta avsnitt 4.7.2 Integrationer verksamhetsinformation: ……………………………………………………………………………………………………………………… Bilaga nr:………………………………………..…………………………………………………………………

4.7.3 Ytterligare integrationer (Option)

Avsnitt Funktion i Ekonomitjänsten Internt/externt IT-system/-tjänst Beskrivning av överförd data

4.7.3.1 Till Ekonomi redovisning Från Ytterligare ärende-/ verksamhetssystem

Överföring av bokföring, fakturaunderlag mm.


Från Ytterligare ärende-/ verksamhetssystem

Verksamhetsinformation


detta avsnitt 4.7.3 Ytterligare integrationer: ……………………………………………………………………………………………………………………… Bilaga nr:………………………………………..…………………………………………………………………

4.7.4 Konsulttjänster (Option) Anbudsgivare ska ange timpris för eventuella tillkommande konsulttjänster i enlighet med bilaga 2

Prislista. För av Östhammars kommun avropade konsulttjänster som utförs hos Östhammars kommun

gäller leveransvillkor fritt levererat uppdragsplatsen inom Östhammars kommun.


detta avsnitt 4.7.4 Konsulttjänster: ……………………………………………………………………………………………………………………… Bilaga nr:…………………………………………………………………………………………………………….



52

4.7.5 Utbildning (Option)

Anbudsgivare ska tillhandahålla utbildning och utbildningsdokumentation för användare av

ekonomitjänsten samt för personer som på olika sätt svarar för administrativt inriktade uppgifter

knutna till Östhammars kommuns användning av ekonomitjänsten. Utbildning ska således innefatta

användarutbildning och administrativ utbildning.

Utbildningens mål ska vara att utbildningsdeltagarna ska kunna använda de funktioner som

utbildningen omfattat alternativt kunna utföra de administrativa uppgifter som utbildningen har

omfattat. Av anbudsgivare erbjuden utbildning ska innehållsmässigt kunna anpassas till Östhammars

kommuns förutsättningar och behov. All utbildning består till viss del av praktisk användning av

Ekonomitjänsten. Utbildningen samordnas med användning av Ekonomitjänstens dokumentation, så

att användaren vet var denne hittar hjälp i olika situationer. Anbudsgivare ska också åta sig att utföra

utbildningsinsatser för sådana personer som är anställda hos av Östhammars kommun anlitad tredje

part, oberoende av vilka till ekonomitjänsten knutna arbetsuppgifter som dessa utför.

Utbildning ska enligt Östhammars kommuns bestämmelse kunna genomföras i av Östhammars

kommun anvisade lokaler eller i lokaler som tillhandahålls genom anbudsgivares försorg. Vid

utbildning i av anbudsgivare tillhandahållna lokaler ska anbudsgivare, mot tillkommande ersättning,

ansvara för den utrustning och det material som krävs för att genomföra utbildning.

Användarutbildning

Efter genomgången utbildning har Användare kunskaper om:

utföra handläggning och registrering i de processer användaren arbetar inom.

ta fram egna, enklare rapporter med data som anknyter till dennes verksamhetsområde.

utföra val av data som skall ingå i rapporten.

utföra utsökning/borrning/filtrering.

exekvera skapad rapport.

redigera, förändra och spara den egna rapporten i ett bibliotek.

Användaren har efter avslutad utbildning en allmän kännedom om funktionaliteten för

Ekonomitjänsten för det område som Användaren arbetar inom.

Administratörutbildning

Efter genomgången utbildning har Administratör motsvarande kunskaper som en person som

genomgått utbildning för Användare. Därutöver kan Administratören använda alla de möjligheter som

Ekonomitjänsten erbjuder för de processer som Administratören arbetar inom. Admininstratör ha efter

utbildningen färdigheter i att

Skapa mallar och rapporter.

Definiera Användare och deras förutsättningar.

Lägga upp hierakier, kontostrukturer.

I övrigt använda alla Ekonomitjänstens funktioner, som är relevanta för Östhammars

kommun.

Anbudsgivares redovisning avseende kraven på utbildning:

Bekräftelse att anbudsgivare uppfyller de krav på

utbildning som ställs i detta avsnitt.

1. Redovisning av hur anbudsgivare

kommer att utforma användarutbildning:

2. Redovisning av hur anbudsgivare

kommer att utforma

administratörutbildning:

Ja □

………………………………………………….

Bilaga nr:……………………………………….

………………………………………………….

Bilaga nr:……………………………………….



53

4.7.6 Migrering av befintliga register från nuvarande ekonomisystem (Option) Migrering av hos Östhammars kommuns befintliga register från nuvarande ekonomisystem.

Östhammars kommun kommer under tiden fram till implementeringsprojektet start förbereda genom

att rensa och uppdatera i befintliga register, för att underlätta migrering till ekonomitjänsten.

4.7.6.1 Migrering av leverantörsregister

Idag finns ungefär 5 000 öppna leverantörer i nuvarande leverantörsregister.

4.7.6.2 Migrering av kundregister

Idag finns drygt 13 000 öppna kunder i nuvarande kundregister.

4.7.6.3 Migrering av anläggningsregister

Idag finns ungefär 1 000 anläggningar i nuvarande anläggningsregister.


detta avsnitt 4.7.6 Migrering av befintliga register från nuvarande ekonomisystem: ……………………………………………………………………………………………………………………… Bilaga nr:………………………………………………………………………………………….…………………



54

5 Avtal ekonomitjänst

Mellan Östhammars kommun nedan kallat ”ÖK” och Leverantören […], organisationsnummer

[…] nedan kallat ”Leverantör”, med adress […] har följande avtal slutits efter av ÖK genomförd

upphandling med diarienummer ” Dnr 2014KS003 Dpl 059”.

Avtalet omfattar Ekonomitjänst med tilläggsprocesser. För de positioner som märkts med ”option” i

avtalsbilaga 4 Prislista, gäller att dessa är möjliga för ÖK att avropa under avtalets giltighetstid. ÖK

har möjlighet att avstå från sådana tjänster. Parternas åtaganden enligt avtalet och dess bilagor gäller

under avtalsperioden.

5.1 Avtalshandlingar

Avtalet består av detta avtal (motsvarar avsnitt 5 i detta förfrågningsunderlag) samt bilagor.

Avtalsbilaga 1 Kravspecifikation och prislista

Avtalsbilaga 2 Överenskommen projektplan

Om handlingarna innehåller oklarheter eller uppgifter som strider mot varandra ska handlingarna gälla

i följande ordning om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat:

1. Tillägg till och ändringar i Avtalet

2. Detta Avtal med tillhörande bilagor

3. Eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlag

4. Förfrågningsunderlag

5. Avtalsbilaga: Allmänna bestämmelser ”Cloud Computing” version 2010

6. Avtalsbilaga: Särskilda bestämmelser leverantörens applikation ”Cloud Computing” version

2010”

7. Avtalsbilaga: Villkor Servicenivåer för Cloud Computing (SLA-bilaga - Cloud Computing)

8. Avtalsbilaga: Allmänna bestämmelser ”Tjänster version 2009”

9. Eventuella kompletteringar till anbud

10. Leverantörens lämnade anbud

5.2 Definitioner

Definitioner av vissa i avtal och dess bilagor använda begrepp framgår av ”cloud computing” version

2010, allmänna bestämmelser och särskilda bestämmelser leverantörens applikation och SLA-bilaga

samt förfrågningsunderlagets avsnitt 6 Definitioner.

5.3 Avtalets omfattning

Beräknad avtalsstart 2014-06-01.

5.3.1 Avtalsperiod Avtalet gäller i sju (7) år från och med tidpunkten för avtalets tecknande. ÖK ska därefter ha möjlighet

att med oförändrade villkor förlänga avtalet med ytterligare tre (3) år, därefter två (2) år och slutligen

ett (1) år, 3 år + 2 år + 1 år. Förlängning ska av ÖK skriftligt meddelas Leverantör senast tre månader

före utgången av Avtalet.



55

5.4 Leveransvillkor I övrigt gäller Allmänna bestämmelser ”Cloud computing” version 2010, särskilda bestämmelser

”Cloud computing” version 2010 och Villkor Servicenivåer för Cloud computing med följande

ändringar:

8.3 allmänna bestämmelser - Användardokumentation ska vara på svenska

5.1 särskilda bestämmelser- Användardokumentation ska vara på svenska

5.4.1 Konsulttjänster Avtalade timpriser ska inkludera alla kostnader såsom rese- och traktamentsersättning samt

arbetsmaterial.

5.4.2 Införandeprojekt Leverans av Ekonomitjänsten ska genomföras inom ramen för ett införandeprojekt. Leverantören ska

ta helhetsansvar för planering, koordinering och genomförande av de aktiviteter som krävs för

införandet av Ekonomitjänst inklusive avropade optioner, samt anpassning till Östhammars kommuns

förutsättningar såsom lokala avtal och regelverk.

5.4.3 Fakturering Faktura, som ska vara specificerad, utställs på ÖK och sänds till följande fakturamottagare:

Östhammars kommun

Box 106

742 21 Östhammars kommun

Beställarreferens: OK111800003

Partsidentitet: 2120000290

Fakturering ska göras elektroniskt om ÖK inte anger annat. Vid elektronisk fakturering ska

standardformatet Svefaktura användas. Faktura avseende utfört åtagande som sker mot timdebitering

ska innehålla en redovisning av vilken person hos ÖK som avropat tjänsten, specifikation av utfört

arbete, datum och åtgången tid.

Leverantör ska senast inom tre månader från det att Avtalet upphört till ÖK översända faktura som

upptar återstående fordringar. Krav som framställs senare medför inte rätt till ersättning.

5.4.3.1 Fakturering av initiala kostnader för Ekonomitjänsten Leverantör äger rätt att fakturera initiala kostnader för Ekonomitjänsten enligt överenskommen

projektplan.

5.4.3.2 Fakturering av övriga tjänster Avgifter för användande, drift, support och underhåll av Ekonomitjänsten faktureras kvartalsvis i

förskott. Fakturering av övriga avtalade tjänster ska ske månadsvis i efterskott (tex styckekostnader för

skanning, printtjänst och konsultkostnader).

5.4.4 Betalningsvillkor Samtliga betalningar hänförliga till detta Avtal ska göras mot faktura. Betalning, inklusive

mervärdesskatt, ska göras inom trettio (30) dagar från fakturans mottagande. Vid försenad betalning

äger betalningsmottagaren rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635).

Faktureringsavgift eller andra liknande avgifter ska inte debiteras.

Endast betalningsvillkor och övriga villkor som omfattas av Avtalet ska tillämpas vid fakturering.



56

5.5 Avtalsansvariga

Östhammars kommun: Namn[…………………..………], tfn [……………….…………..…]

Leverantör: Namn[………………………….], tfn […………….……………..…]

5.6 Prislista Ekonomitjänst

Priser för Ekonomitjänsten och därtill hörande tjänster som omfattas av avtalet framgår av avtalsbilaga

4 Prislista, (baseras på förfrågningsunderlagets bilaga 2 Prislista samt vad som övrigt anges i detta

avsnitt).

Avtalade priser ska inkludera samtliga kostnader för att uppfylla samtliga avtalade krav.

För de positioner som märkts med ”option” i avtalsbilaga 1Kravspecifikation och prislista, gäller att

dessa är möjliga för Östhammars kommun att avropa under avtalstiden. Östhammars kommun har

möjlighet att avstå från sådana tjänster.

Avtalade priser som baseras på antal Användare ska baseras på det faktiska antalet användare hos

Östhammars kommun.

ÖK ska kunna visa att användningen av Ekonomitjänst överensstämmer med typen av och antalet

användare genom att ta fram en av Ekonomitjänsten skapad lista över användare och deras roller och

behörigheter.

Av Leverantör i anbud lämnade priser får endast justeras enligt de förutsättningar som framgår av

avtalets avsnitt 5.7 Prisjusteringar.

5.7 Prisjusteringar

Avtalade priser ska gälla fasta till och med 31 december 2015. Leverantören får därefter en gång per år

från och med nytt kalenderår ändra avtalade priser i enlighet med SCB:s Labour Cost Index för

tjänstemän (LCI tjm) preliminärt index, SNI2007-kod J (Informations- och kommunikations-

verksamhet).

5.8 Mervärdesskatt

Lagstadgad mervärdeskatt tillkommer på i avtalsbilaga 1 Kravspecifikation och prislista angivna

priser.

5.9 Underleverantörer

För att genomföra avtalat åtagande äger Leverantör rätt att använda följande Underleverantör/-er:

[Underleverantörs namn och organisationsnummer]

Leverantör äger rätt att anlita annan Underleverantör än ovanstående endast under de förutsättningar

som framgår av avsnitt 5.10 nedan.

Leverantör ansvarar för Underleverantörers arbete såsom för eget arbete. I detta avtal fastställda

villkor ska äga giltighet även för av Leverantör anlitad Underleverantör.



57

5.10 Byte av Underleverantör

Leverantör äger efter skriftligt medgivande av Östhammars kommun rätt att ersätta i avsnitt 5.9 ovan

redovisad Underleverantör med annan Underleverantör samt, om avtalat åtagande så kräver, lägga till

ny Underleverantör. Som ett underlag för Östhammars kommuns ställningstagande ska Leverantör

överlämna redovisning som visar att önskad Underleverantör uppfyller tillämpliga krav specificerade i

avtalsbilaga 3 Krav på Leverantör. Vidare ska motivet för önskad förändring redovisas.

Leverantör ska, när Östhammars kommun så begär, skriftligen visa att Leverantören kommer att

förfoga över nödvändiga resurser tillhandahållna av Underleverantör när avtalet ska fullgöras.

5.11 Personal

Leverantör förbinder sig att vid genomförandet av åtagandet använda för uppdraget erforderligt antal

personer med för arbetsuppgiften adekvat utbildning, erfarenhet och kompetens.

5.12 Utbyte och tillägg av personal

Leverantör äger efter skriftligt medgivande av ÖK rätt att ersätta person med annan person samt, om

avtalat åtagande så kräver, lägga till nya personer. Som ett underlag för Östhammars kommuns

ställningstagande ska Leverantör överlämna redovisning som visar att önskad person uppfyller

tillämpliga krav specificerade i avtalsbilaga 3 Krav på leverantör. Vidare ska motivet för önskad

förändring redovisas.

Leverantör är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut person, som Östhammars kommun skäligen

anser sakna erforderlig kompetens eller som Östhammars kommun anser sig ha samarbetssvårigheter

med.

Utbyte av person berättigar inte Leverantör till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte

heller grund för förändring av avtalade villkor.

5.13 Förändringar av Ekonomitjänsten 5.13.1 Vidareutveckling av Ekonomitjänsten

Leverantör ska så länge giltigt avtal föreligger utan tillkommande kostnader för ÖK bedriva ett

löpande vidareutvecklingsarbete i syfte att förbättra och effektivisera Ekonomitjänsten.

5.13.2 Förändringar före påbörjande av avtalade leveranser

I det fall Ekonomitjänst genomgått förbättringar mellan tidpunkten för anbudets lämnade och

avtalstecknande, ska förbättringarna ingå i samtliga leveranser utan tillkommande kostnad för ÖK.

5.13.3 Ekonomtjänsts standardfunktioner

I det fall av Leverantör levererad Ekonomitjänst innehåller standardfunktioner som, helt eller delvis,

inte är specificerade i avtalsbilaga 1 Kravspecifikation och prislista, ska dessa innefattas i avtalad

Ekonomitjänst i det fall dessa erfordras för att Ekonomitjänsten ska kunna användas på avsett effektivt

sätt.



58

5.14 Teknisk och funktionell livslängd

Leverantör garanterar att Ekonomitjänst har en teknisk och funktionell livslängd som uppgår till en

tidsperiod som minst omfattar tiden fram till avtalets slutdatum.

5.15 Partsoberoende

Vid genomförandet av avtalat åtagande ska Leverantör tillvarata och företräda ÖKs intressen.

Leverantör och Leverantörs personal får under avtalets giltighet inte utöva verksamhet som kan rubba

förtroendet för denne i något som gäller det avtalade åtagandet. Leverantör ska omedelbart underrätta

ÖK om det finns anledning att anta att förhållande som står i strid med denna bestämmelse föreligger

eller bedöms komma att föreligga.

5.16 Säkerhet

Leverantör, av denne anlitad Underleverantör samt av dessa anlitade personer ska på betryggande sätt

förvara samtliga erhållna handlingar och informationsmedia med mera, som av ÖK ställs till

Leverantörs förfogande.

5.17 Hantering av arkivmaterial

Leverantör förbinder sig att följa i Sverige gällande lagar, förordningar och föreskrifter avseende

hantering av arkivmaterial i kommuner.

5.18 Information och marknadsföring

Hänvisning i reklam eller marknadsföring till detta avtal får endast göras efter skriftligt godkännande

av ÖK.

Leverantör äger inte rätt att med hänvisning till detta avtal marknadsföra eller sälja produkter eller

tjänster som inte ingår i avtalet.

5.19 Aviseringsskyldighet

Båda parter är eller kan förväntas bli skyldiga att kontinuerligt informera varandra om händelser som

är av betydelse för avtalat åtagande.

Leverantör är skyldig att utan dröjsmål meddela ÖK sådana avvikelser som leder till, eller kan komma

att leda till, att i avtalet avtalade villkor inte uppfylls.

5.20 Tillstånd, registreringar, skatter m.m.

Leverantör ska på egen bekostnad ombesörja, införskaffa och vidmakthålla samtliga tillstånd,

bemyndiganden, dispenser och licenser som enligt tillämpliga avtal, författningar, normer eller

föreskrifter erfordras för utförande av avtalat åtagande.



59

5.21 Uppföljning av avtalat åtagande

ÖK eller av ÖK anvisad tredje part ska ha möjlighet att hos Leverantör kontrollera att avtalat åtagande

utförs i enlighet med avtalade villkor. ÖKs möjligheter att genomföra kontroller av avtalat åtagande

ska även omfatta part med uppgift att utföra revision eller granskning av ÖK. Leverantör ska utan

tillkommande kostnader för ÖK tillhandahålla erforderligt underlag som möjliggör uppföljning och

kontroller av avtalet.

5.22 Försäkringar

Leverantör och av denne anlitad Underleverantör ska teckna samt under avtalstiden vidmakthålla

egendomsförsäkring, ansvarsförsäkring och samtliga de försäkringar som Leverantör/Underleverantör

enligt tillämpliga lagar och författningar är skyldig att inneha. Försäkringarna ska vara på sådana

belopp och övriga villkor, som är sedvanliga för den verksamhet som avtalet avser.

5.23 Force Majeure

Part är inte ansvarig för underlåtenhet eller bristande uppfyllelse av förpliktelse enligt detta avtal om

underlåtenheten eller bristen orsakats av myndighets ingripande, strejk (såväl avtalsenlig som

avtalsstridig), lockout, blockad, omfattande brand eller översvämning, allvarlig olyckshändelse eller

annan liknande omständighet utanför parts kontroll och som part inte skäligen borde ha räknat med

och vars följder part inte heller skäligen kunnat undvika eller övervinna.

Förbehållet i fråga om strejk, lockout och blockad gäller ej om part själv vidtar sådan konfliktåtgärd.

Finner part, att denne inte kan fullgöra sina skyldigheter på grund av omständlighet enligt ovan, ska

part snarast skriftligen meddela motparten härom.

Leverantör ska om möjligt, om ÖK så begär, leverera avtalat åtagande vid ett senare tillfälle, på sätt

som parterna kommer överens om. Sådan försening ska ge ÖK möjlighet att förlänga avtalets

giltighetstid motsvarande förlorad tid.

ÖK och Leverantör äger ömsesidigt rätt att säga upp avtal till omedelbart upphörande om fullgörandet

av avtalat åtagande försenas med mer än sex månader enligt bestämmelserna i detta avsnitt 5.23,

oavsett vad som ovan sägs om befrielse från påföljd.

5.24 Ändringar och tillägg

Ändringar av och tillägg till detta avtal ska för sin giltighet vara skriftligen godkända av båda parter.

5.25 Överlåtelse av avtal

Leverantör äger inte rätt att, helt eller delvis, överlåta eller pantsätta rättigheter eller skyldigheter

enligt detta Avtal, till annan utan att detta skriftligen godkänts av ÖK.

5.26 Ekonomisk revision

Om ÖK vid något tillfälle har skäl att anta att Leverantör saknar ekonomisk förmåga att fullfölja

avtalet, äger ÖK rätt att genom revisor hos Leverantör företa ekonomisk revision innefattande bland

annat granskning av Leverantörs bokföring. Leverantör ska utan tillkommande kostnader för ÖK



60

biträda den av ÖK utsedda revisorn i arbetet bland annat genom att ställa erforderlig dokumentation

till förfogande.

Om ÖK kan visa att Leverantör saknar ekonomisk förmåga att fullfölja avtalet äger ÖK rätt att säga

upp detta avtal med tre månaders varsel, eller till den dag ÖK anger.

5.27 Avtalets ikraftträdande

Detta Avtal ska anses som slutet när behöriga företrädare för båda parter undertecknat detta avtal i två

likalydande originalavtal.

................................................................. ....................................................................... (ort, datum) (ort, datum)

…………………………………………

………………………………………… ………………………………………………………

Östhammars kommun Leverantör [Underskrift] [Underskrift]



61

6 Definitioner

Administratör Administratör betecknar den användarkategori som administrerar hela

eller delar av Ekonomitjänsten. I administratörens uppgifter ingår att

hantera Roller och Behörigheter, attestregister, arbetsflöden,

ekonomimodell, processer för redovisning, budget/uppföljning/prognos

samt kommunikationer och integrationer.

Aktivitet Arbetsuppgift för att genomföra en uppgift eller att ta fram ett resultat.

En del av ett projekt med start och stoppdatum. En aktivitet kan bestå av

flera delaktiviteter.

Anbudsgivare En juridisk person som lämnar anbud i denna upphandling.

Anbudspris Det utifrån anbudsgivares angivna priser, framräknade priset baserat på

de i utvärderingen angivna volymerna.

Anläggningsnummer Koddel eller motsvarande som motsvaras av identitet i

anläggningsregistret.

Användare Var och en som använder Ekonomitjänstens funktioner eller därtill

hörande tjänster och inte är Administratör. Användare av Ekonomitjänst

kan läsa, registrera och handlägga/uppdatera uppgifter enligt sin Roll och

Behörighet.

Användargränssnitt Länken mellan Användare och den hårdvara och programvara som

användare arbetar med.

Applikation Datorprogram som fyller ett direkt syfte för Användare av

klientutrustning.

Arbetsdag Helgfri dag. Ej heller lördag eller bankfri dag (midsommarafton,

julafton, nyårsafton). Omfattar 8 Arbetstimmar.

Auktorisation Kontroll av att en viss individ har behörighet för att utföra en viss

operation.

Autentisering Kontroll av uppgiven identitet, till exempel vid inloggning.

Automatkontering Utifrån en given kontering producerar Ekonomitjänsten med automatik

en eller flera transaktioner enligt uppställda regler. Avser när en

kontering ger upphov till en annan. Exempelvis när man ska fördela

kostnader eller bokföra mervärdesskatt.

Avisering Meddelande som gör Användare medveten om att ärende finns för

handläggning.

Avstämningsunderlag Beställnings-, leverans- och fakturaunderlag i Ekonomitjänsten som

används för att kontrollera leverantörsfakturas riktighet. Kan bestå av

uppgifter om Beställningen och resultat av inleverans m.m.

Avstämningsunderlag kan ha olika sammansättning beroende på vald

Samverkansprocess.



62

Avtalad leveransdag Av parterna överenskommen leveransdag.

Avtalsansvarig Hos Leverantören ansvarig för att leveransen uppfyller ställda krav samt

avtalspart hos Leverantören.

Inom Östhammars kommun utsedd person att underteckna avtal för

Ekonomitjänsten.

Behandlingshistorik Information om hur enskilda bokföringsposter har behandlats och vilka

behandlingsregler som har gällt.

Behandlingsregler Instruktioner som har skapats för beräkning av bokförda belopp,

kontering, sammanställning av resultat och balansposter i

årsredovisningen eller rättelser m.m. Hantering av beställning, leverans

och faktura i Ekonomitjänsten ingår i detta.

Behörighet Rättighet att skapa, uppdatera, förändra, läsa och ta bort Data.

Rättigheten är personlig och kan variera beroende på vilken Roll eller

Roller en Användare innehar.

Beställare Roll hos Östhammars kommun som beställer varor och tjänster genom

att skapa Beställningsunderlag som senare godkänns av budgetansvarig.

Beställning En begäran om leverans av varor/tjänster som godkänts av

budgetansvarig. Beställningar kan förekomma efter alla former av

upphandlingsförfaranden. Se även Beställningsunderlag samt Order.

Beställningssamordnare Roll hos Östhammars kommun som samordnar Beställningsunderlag för

hela eller delar av Östhammars kommun. Kan exempelvis slå samman

flera Beställningsunderlag till en Beställning innan den sänds till varu-

/tjänsteleverantör.

Beställningsunderlag Beställarens beskrivning av de varor eller tjänster som ska beställas.

Innehåller en specifikation av varorna/ tjänsterna, kvantiteter samt

kontering (intern- och externredovisning). Ett Beställningsunderlag kan

bestå av produkter från flera olika varu-/tjänsteleverantörer.

Beställningsunderlag som godkänts av budgetansvarig benämns

Beställning.

Betalningsbemyndigande En av Östhammars kommun meddelad bekräftelse till bank som ger

bank tillstånd att verkställa begärda betalningar och belasta Östhammars

kommuns utbetalningskonto med aktuellt belopp.

Borra Att genom ett Kommando söka via ett sökbegrepp till en annan

detaljeringsnivå. Exempelvis söker man från konto till verifikation eller

från överordnat konto till underordnat konto. Att Borra ner är att gå från

en sammanfattande nivå till en mer detaljerad nivå, medan Borra upp är

motsatsen.

Brytbegrepp Begrepp eller kolumn, som angetts styra summeringen i en rapport. I en

rapport över vilka transaktioner olika avdelningar har haft, med en

summa av beloppen för varje avdelning, är begreppet avdelning ett

Brytbegrepp.



63

Budget En ekonomisk plan för en given tidsperiod uttryckt i siffror (vanligen

kronor och/eller timmar). Budgeten kan brytas ned hierarkiskt efter flera

begrepp, till exempel konto, organisatorisk enhet, projekt, tidsperiod.

Budgetram Anger beloppsgräns för den budget som skall sättas för en eller flera

enheter.

Data Fakta oavsett art, form, storlek och innehåll.

Distributionsväg Det sätt ett ärende hanteras och distribueras i det elektroniska

arbetsflödet.

Driftservice Leverantör svarar för samtliga uppgifter för att upprätthålla drift,

Underhåll och Support av Ekonomitjänsten.

E-arkiv Funktion som ger Östhammars kommun möjlighet att i ett sökbart

webbaserat gränssnitt se bilder av kundfakturor och bilagor med den

layout som de hade när de skickades till kund. Ingår i Printtjänst.

E-beställning Elektronisk Beställning. Ett samlingsnamn för Beställningar som

hanteras i ett IT-stöd.

Ekonomitjänst Ekonomitjänst, samtliga däri integrerade funktioner som omfattas av

avtalet samt samtliga Standardsystem, produkter och tjänster som

erfordras för att levererad Ekonomitjänst ska uppfylla samtliga ställda

krav enligt avtalet.

E-faktura Elektronisk faktura. Faktura som både skickas och tas emot i elektronisk

form. En E-faktura kan skickas direkt mellan två parter eller via en

mellanhand. Det finns olika tekniska standarder för E-fakturor. Skannad

pappersfaktura betraktas inte som E-faktura.

Failover Möjlighet att vid Fel på komponent i driftssystemet automatiskt flytta

driften till redundant komponent för att säkerställa en oavbruten drift

med bibehållen funktionalitet, tillgänglighet, prestanda och kvalitet.

Fakturabild Fil som innehåller bild av Svefaktura, EDI-faktura eller skannad faktura.

Fakturafil Fil som är informationsbärare vid överföring av E-faktura, Svefaktura

eller motsvarande. Vid skanning kan det avse fil med den information

som tolkats ur en skannad fakturas bildfil.

Fakturafördelare Roll hos Östhammars kommun som hanterar distribution av fakturor

inom arbetsflödet för leverantörsfakturor.

Fel Avvikelse från avtalad funktionalitet eller prestanda i Ekonomitjänst

med tillhörande tjänster som leder till att åtkomst, användning, prestanda

och/eller tillgänglighet till Ekonomitjänst försvåras eller omöjliggörs.

Villkoren i avtal samt i eventuell av parterna dokumenterad

överenskommelse utgör underlag för konstaterande av Fel.

Fritextbeställning Beställning som görs utan strukturerad pris- och produktinformation,

exempelvis när det saknas en Produktkatalog. Kan förekomma för såväl

avrop på ramavtal som vid direktupphandling.



64

Försystem System som lämnar/tar emot data och information till/från

Ekonomitjänsten.

Gallring Innebär att förstöra, hela eller delar av, enstaka eller serier av allmänna

handlingar. Gallring förutsätter att det finns ett av Östhammars kommun

fattat gallringsbeslut. Gallring ska genomföras tidigast vid de tidpunkter

som framgår av gallringsbeslut.

GLN Global Location Numbers. GS1 Lokaliseringsnummer används för

identifiering av företag, funktioner eller personer inom företag.

Nummerserie som förvaltas av GS1.

Godkännande Fastställande av till exempel beställning, faktura eller budget verkställd

av Budgetansvarig.

Inmatningsformulär Tillämpning med anpassade ledtexter och datakontroller, där användaren

kan registrera uppgifter för ett visst syfte.

Integration Skapande av en process som med önskad periodicitet flyttar väl

specificerad data från ett system till ett annat.

Interaktiva formulär Elektroniskt dokument med fördefinierade, men ej ifyllda, fält för digital

överföring av Data och information.

Internt Företag Enhet vid Östhammars kommun vars verksamhet särredovisas.

Katalogansvarig Roll hos Östhammars kommun som svarar för att administrera,

informera, och uppdatera produktinformation i Produktkatalog.

Klientplattform Användares och Administratörs datormiljö. Består av hårdvara,

operativsystem och webbläsare.

Koddel Del av den klassificering som görs av varje registrerad ekonomisk

transaktion. Gemensam benämning för olika objektsfält/dimensioner till

exempel konto, ansvar, verksamhet, ändamål och projekt.

Koddel, direkt Registrerbar och sökbar Koddel.

Koddel, indirekt Sökdel Koddel för användning vid informationsuttag.

Kodkombination En kombination av olika Koddelar.

Kodstruktur Koddel bestående av en hierarkisk struktur. Exempelvis kan koddelen

organisationsenhet bestå av flera avdelningar som i sin tur kan bestå av

flera enheter.

Kodsträng Den klassificering som görs av varje registrerad ekonomisk transaktion.

Konfigurering Uppsättning av Ekonomitjänsten i enlighet med beskrivningar i

avsnitt 4 Krav på Ekonomitjänst samt krav i Bilaga 1 Kravspecifikation.

Konvertering Ett byte mellan två formatstandarder eller formatversioner för

elektroniska meddelanden.



65

Leveransavisering Ett elektroniskt meddelande som varu-/tjänsteleverantör skickar till

Leveransmottagare om att beställda varor är avsända från leverantören.

Leveransgodkännare Roll som granskar och godkänner att leveransens kvalitet och kvantitet

överensstämmer med Order/ordererkännande. Kan vid behov initiera

leveransavvikelsehantering.

Leveransmottagare Roll som tar emot leverans och kontrollerar följesedel, tidrapport eller

motsvarande.

Leverantörsportal Ett webbaserat gränssnitt för Östhammars kommuns varu-

/tjänsteleverantörer som inte har eget systemstöd för utbyte av

elektroniska dokument. Erbjuder gränssnitt för hantering av

Produktkatalog, Beställning, orderbekräftelse, faktura och motsvarande.

Matchning Aktivitet som kopplar samman en faktura med tillhörande

Avstämningsunderlag.

Logg/Loggning En skapad förteckning över händelser i Ekonomitjänsten.

Läsande användare Användare av Ekonomitjänsten som endast läser, sparar för senare

åtkomst eller skriver ut. En Läsande användare har beroende på Roll och

Behörighet möjlighet att se, bläddra, söka och Borra i olika funktioner

och rapporter.

Löneart Beräkningsbegrepp för att räkna fram olika former av lön, förmåner,

tillägg och avdrag som används vid löneutbetalning. Löneart kan

innehålla beräkningsregler samt koppling till annan Löneart. Lönearter

styr beloppen vid utbetalning av lön, för avdrag av skatt samt för

registrering av arbetad tid och frånvaro.

Migrering Process för att som en engångsåtgärd hämta data i ett system, flytta och

uppdatera dessa Data från Östhammars kommuns tidigare

tjänster/system till Ekonomitjänsten.

Molntjänst Programvara som tjänst (så kallad Software as a Service, SaaS) som

levereras över internet, kräver ingen lokalt installerad programvara

utöver webbläsaren, kräver inte specifik webbläsare eller operativsystem.

Antalet användare kan relativt snabbt och enkelt ökas eller minskas.

Objekt Del av objektplan, kodsträng och dimensioner. Kan bland annat vara

organisation, verksamhetsgren, resultatområde, funktion, prestation eller

projekt.

Order Ett beställningsmeddelande som skickas elektroniskt till en varu-

/tjänsteleverantör via Partsintegration/VAN-tjänst/Leverantörsportal.

Partsintegration Tjänst som hanterar elektroniskt meddelandeutbyte Applikation till

Applikation. Används för kommunikation med varu-/tjänsteleverantörer,

men även för distribution av kundfakturor. Tjänsten är tillgänglig både

för de motparter som använder en VAN-operatör eller motsvarande, och

de som själva hanterar kommunikationen via en intern

meddelandehanteringstjänst.



66

Portal Användargränssnitt med webbåtkomst för enskild Användare, varifrån

denne kan nå de funktioner i Ekonomitjänsten som ingår i Användarens

Behörigheter och Roller.

Printtjänst Tjänst omfattande utskrift, kuvertering och förmedling till postombud av

fakturor från Östhammars kommun.

Produktkatalog Meddelande som innehåller en strukturerad sammanställning av pris-

och artikelinformation för en eller flera produkter. Kallas ibland för

prislista. Kan förekomma i olika format såsom EDIFACT, XML och

Excel eller motsvarande.

Påminnelse Avisering som informerar Användare om att en händelse inte har

inträffat eller en åtgärd inte har vidtagits vid en viss definierad tidpunkt

eller inom en viss definierad tidsrymd.

Rapport Redigerad sammanställning av utsökta data i form av tabell och/eller

graf.

Roll Funktion, ställning, uppgift för användare i Ekonomitjänsten.

Routing Aktivitet i Partsintegration för att identifiera teknisk

sändnings/mottagningsadress för ett elektroniskt dokument.

Räkenskapsinformation Utgörs av verifikationer, Systemdokumentation, Behandlingshistorik och

övriga uppgifter som är av betydelse för att man ska kunna följa och

förstå de enskilda bokföringsposterna i bokföringen. Information rörande

beställning, leverans och faktura i E-konomitjänsten ingår i detta.

Samverkansprocess Beskrivning av hur informationsutbyte och tillhörande aktiviteter

hanteras mellan köpare och säljare. Beskrivs genom referens till använd

standard som exempelvis ”SFTI Sveorder” eller ”SFTI Sc 6.1 Avrop mot

ramavtal”.

SFTI Single Face To Industry. SKL (Sveriges Kommuner och Landsting),

ESV (Ekonomistyrningsverket) och Kammarkollegiet bedriver

gemensamt ett arbete för att främja förutsättningarna för elektronisk

handel. SFTI rekommenderar standarder för användning i offentlig

sektor. I SFTIs arbete deltar offentliga köpare, varu-/tjänsteleverantörer

och företag som erbjuder produkter och tjänster inom området. För

vidare information se http://www.sfti.se.

Skanningtjänst Tjänst för att skanna, tolka och arkivera leverantörsfakturor i

pappersformat.

Standardsystem Programvaruprodukt som finns allmänt tillgänglig på marknaden.

Stämpelnummer För Östhammars kommun unik identitet som åsätts fil vid skanning av

pappersfaktura i syfte att kunna återsöka och följa hela

verifikationskedjan.

Support Verksamhet som bedrivs av Leverantören till vilken Östhammars

kommun vänder sig till för utredning och avhjälpande av problem med

levererade produkter och tjänster.



67

Svefaktura Standard för elektronisk handel fastställd av SFTI, Single Face To

Industri. (www.sfti.se).

Systemdokumentation Beskrivningar, instruktioner och annan dokumentation som gör det

möjligt att förstå hur Ekonomitjänsten är uppbyggd. Dokumentationen

kan bestå av en redovisningsplan och en beskrivning av Ekonomitjänsten

vilka utvisar sambanden mellan systemets olika delar.

Systemförvaltar- Skriftlig och elektronisk beskrivning av handhavandet av

dokumentation Ekonomitjänstens funktioner för underhåll och administration av driftsatt

Ekonomitjänst.

Tidhantering Digital rapportering av tid som underlag för beräkning av lön, ersättning

och avdrag (tidrapportering) samt för ekonomisk uppföljning och

fördelning av utförd arbetstid (tidredovisning).

Tillgänglighet Förhållandet mellan den tid åtkomst funnits till Ekonomitjänsten och den

tid åtkomst ska finnas enligt avtalade villkor. Uttrycks i en procentenhet.

Tillgänglighetsnivå Uttrycks i en procentenhet. Avser förhållandet mellan den tid åtkomst

funnits till Ekonomitjänsten och den tid åtkomst ska finnas enligt

avtalade villkor.

Tilläggsprocess I Ekonomitjänsten ingående separat process/funktion och tjänst avsedd

att användas för viss uppgift.

Trafikljus Presentationsform för numeriskt värde i förhållandet till ett eller flera

intervall. Varje intervall tillordnas en viss färg. Värdet visas genom att

ett fält eller en ikon antar den färg som specificerats för motsvarande

intervall. Vanligt är att man har två öppna intervall, till exempel rött för

mindre än noll, respektive grönt för större än eller lika med noll.

Underhåll Åtagande av Leverantör att mot avtalad ersättning vidmakthålla

funktionalitet och vidareutveckla levererade produkter och tjänster.

Underleverantör Av Leverantör anlitad juridisk person som på Leverantörs uppdrag utför

åtaganden som innefattas i avtalet.

Utvärderingspris Anbudspriset minus Anbudets avdrag för uppfyllda bör-krav och

betygsatt användarvänlighet.

Webbgränssnitt Förbindelselänk mellan internet och en dator och dess kringutrustning.

Webbhandel Lösningar för att beställa varor och tjänster där åtkomst till pris- och

produktinformation möjliggörs via varu-/tjänsteleverantörs egen

webbshop. Kan integreras med Ekonomitjänsten enligt definierade

standarder.

Wildcard Ett speciellt tecken som i sökbegrepp anger att ett eller flera tecken i

önskade positioner får anta valfritt värde t.ex"45*8" ger alla rader som

har värdena 458 i position 1, 2 och 4 men vad som helst i position 3. Kan

användas både för numeriska och alfanumeriska kolumner.

Vändningsfunktion Funktion som kopierar redan bokförd transaktion med omvända tecken.

http://www.sfti.se/



68

Bilaga 1 Kravspecifikation

Se separat dokument ”Kravspec och Prislista” (excel-format) flikarna:

Bil1 Flik1 4 Ekonomitjänst

Bil1 Flik2 4.2.1 Ekonomired

Bil1 Flik3 4.2.1.1 Leverantör

Bil1 Flik4 4.2.1.2 Kund

Bil1 Flik5 4.2.1.3 Internfakt

Bil1 Flik6 4.2.1.4 Anläggning

Bil1 Flik7 4.2.1.5 ProjektTid

Bil1 Flik8 4.2.2 E-beställ

Bil1 Flik9 4.2.3 PlanUppf

Bil1 Flik10 4.2.4 E arbetsflöde

Bil1 Flik11 4.2.5 Drift

Bilaga 2 Prislista

Se separat dokument Kravspec Prislista (excel-format), flik ”Bilaga 2 Prislista”.

Anbudsgivaren äger inte rätt att erbjuda priskonstruktioner som inte överensstämmer med

Bilaga 2 Prislista.

Prislista

Samtliga priser avseende Ekonomitjänsten ska lämnas i bilaga 2 Prislista.

Anbudsgivare ska lämna prisuppgift för samtliga tjänster i prislistan (även optioner). Pris kan lämnas

som 0 (noll) kronor för en eller flera tjänster. Om det totala anbudet avviker markant från marknadens

priser kan Östhammars kommun komma att ifrågasätta och förkasta sådant anbud enligt bestämmelser

i LOU om orimligt lågt anbud.

I anbudet angivna priser ska inkludera samtliga kostnader för uppfyllande av krav angivna i

förfrågningsunderlagets avsnitt 4 Krav på Ekonomitjänsten och i bilaga 1 Kravspecifikation. Om inget

annat anges ska kravet ingå i leveransen och inkluderas i det fasta priset.

Integration mellan de tjänster som omfattas av lämnat anbud ingå i det fasta priset.

Licenser och utbildning för fem administratörer ska ingå i lämnat anbudspris och innefattas i leverans.



69

Priser för Optioner

Kravställningen omfattar också optioner som ska omfattas av anbudet och prissättas var och en för sig.

För de positioner som märkts med ”option” i bilaga 2 Prislista gäller att Östhammars kommun har

möjlighet att avstå från sådana tjänster.

Beslutsstöd (Option)

Se förfrågningsunderlagets avsnitt 4.7.1.1 Pris anges som totalpris för hela tjänsten, användare och

konfiguration.

Verksamhetsstyrning (Option)

Se förfrågningsunderlagets avsnitt 4.7.1.2 Pris anges som totalpris för hela tjänsten, användare och

konfiguration.

Integrationer verksamhetsinformation (Option)

Se förfrågningsunderlagets avsnitt 4.7.2. Sammanlagt anges tre integrationer mot Östhammars

kommuns personal- och verksamhetssystem. Anbudsgivare ska ange pris för var och en av optionerna.

Ytterligare integrationer (Option)

Se förfrågningsunderlagets avsnitt 4.7.3. Sammanlagt anges två varianter av ytterligare integrationer.

Anbudsgivare ska ange pris för var och en av optionerna.

Tillkommande konsulttjänster (Option) Se förfrågningsunderlagets avsnitt 4.7.4. Anbudsgivare ska ange timpris för eventuella tillkommande

konsulttjänster i Bilaga 2 Prislista.

Utbildning (Option)

Se förfrågningsunderlagets avsnitt 4.7.5. Anbudsgivare ska för tillkommande utbildning ange pris per

dag för utbildning av användare och administratörer. Som utgångspunkt gäller att utbildningen

genomförs med upp till 10 respektive 5 deltagare per utbildningstillfälle, inklusive förberedelser men

exklusive kostnader för lokaler. All till utbildningen hörande dokumentation, och det material som

krävs för att genomföra utbildning, ska ingå i priset och vara på svenska.

Migrering av befintliga register (Option)

Se förfrågningsunderlagets avsnitt 4.7.6. Sammanlagt anges tre varianter av data för migrering.

Anbudsgivare ska ange pris för var och en av optionerna.

2014-01-16 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG EKONOMITJÄNST

Documents

Transcript of 2014-01-16 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG EKONOMITJÄNST