2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica

7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica

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Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]

Gestão de documentos na administração pública

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A gestão de documentos na

administração pública

Vanderlei Batista dos SantosDoutor em Ciência da Informação

Chefe Serviço de Arquivo Intermediário - Câmara dos Deputados

[email protected]





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Alguns questionamentos iniciais...

• Existem arquivos institucionalizados em todos os órgãos da

administração pública?

• Existe o cargo de “arquivista” em todos os órgãos da

administração pública?• Quem é o responsável pela gestão de documentos

arquivísticos públicos?

• A responsabilidade pela gestão de documentos – incluindo

ingerência na produção documental – é atribuída a queunidades administrativas?

• O entendimento sobre documento arquivístico engloba som,

desenho, texto, microforma, filme, foto e mídias digitais?





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Gestão de documentos

Gestão de documentos: é o conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente eintermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para

guarda permanente. (Lei nº 8.159/91, Art. 3º)

Gestão arquivística de documentos: independente da forma

ou do suporte adotados, tem por objetivo garantir a produção, a

manutenção, a preservação de documentos arquivísticos

fidedignos, autênticos e compreensíveis, e o acesso a estes.

(Art. 1°, § 3°, Resolução nº 20, de 16 de Julho de 2004 - CONARQ)





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a) produção: manual de redação (padrões de documentos),

gestão de formulários, plano de classificação, tesauros, glossários;

b) tramitação, uso: registros de protocolo (entrega, empréstimo

ou desarquivamento), regras de segurança e sigilo, modelagem deprocessos;

c) arquivamento: controles de localização, guias de transferência,

práticas de preservação, contingências, plano de prevenção contra

desastres;

d) avaliação: tabela de temporalidade, existência de comissão

permanente de avaliação;

e) eliminação ou recolhimento: listagem e editais de eliminação,

tabela de temporalidade, guias de recolhimento.

Instrumentos de gestão de documentos





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Algumas orientações técnicas

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/diretrizes_gestao_correio_eletronico.pdf

http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/e-arq-brasil-2011-corrigido.pdf





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Dificuldades para Implantação da Gestão

Documental na Administração Pública


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1. Não identificação do arquivo como unidade de

informação;

2. Pouca ou nenhuma visibilidade de suas ações /

atividades;

3. Falta de entendimento de que a gestão da

informação é uma atividade coletiva e não apenas

do unidade de informação;

4. Regras tradicionais de gestão da informaçãoarraigadas nos setores: arquivamento por espécie

(carta, ofício, memorando), origem (expedidos e

recebidos), tecnologia (fax, e-mail, telegrama);




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5. Desconhecimento das consequências de uma

má gestão documental; 6. Visão que privilegia a guarda em detrimento da

recuperação;

7. Inexistência de regras de gestão e de órgão

com poder coercitivo;

8. Grande diversidade de tratamento necessário

aos tipos de informações a serem indexados,dependendo do documento: textual em papel,

imagens estáticas e em movimento, plantas

arquitetônicas, mapas etc.




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9. Desconfiança da capacidade da unidade de

informação atender às expectativas das demaisunidades orgânicas da instituição: cópia de

documentos, não transferência, buscas na

Internet, entrevista com os pares.

10. Baixa qualificação e alta rotatividade dos

servidores responsáveis pelos arquivos.

11. Baixos salários, pouco treinamento e, comoresultado, servidores insatisfeitos, embora

responsáveis pelo recurso estratégico

“informação”.




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12. Inexistência de critérios de controle e

mensuração de produtividade e efetividade dosserviços e produtos oferecidos pela unidade.

13. Controles de empréstimo e devolução pouco

eficazes.

14. Inexistência de política efetiva (formalizada e

aplicada) de avaliação, descarte e ou

transferência de acervo.15. Falta de divulgação das normas internas de

gestão de documentos e dos serviços disponíveis

aos clientes.




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16. Não realização de estudos das necessidades

e da satisfação dos clientes, ou não execuçãode ações demandadas por conclusões desses

estudos.

17. Hierarquia organizacional em nível meramenteoperacional e consequente distanciamento das

ações decisórias, com baixa ou inexistente

participação política junto à administração

superior da instituição.

18. Falta de planejamento estratégico sobre as

ações das unidades de informação.




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Aspectos tecnológicos




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• Falta de regras de padronização (softwares eformatos) e de uso de tecnologias;

• Falta de treinamento sobre as funções

profissionais e uso das tecnologias disponíveis;

• Tecnofobia : “não dá pra confiar”, “vou perder

tudo”

• Tecnofilia: “resolve tudo”, “não vou perder nada”.

• Baixo aproveitamento dos recursos da web paradifusão das ferramentas de gestão e acesso aos

produtos.




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• formação técnica hermética dos responsáveis

pela área que administra os recursos

tecnológicos no trato com os arquivistas ou dos

arquivistas no trato com os profissionais deoutras disciplinas (administração, direito,

informática).

• inexistência de área de armazenamento

adequada (controle de temperatura e umidade)para documentos de longa duração;




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• não obrigatoriedade (ou seriedade) de

classificação dos documentos que não sejamtextuais, como fotografias, filmes e a maioria

dos documentos digitais.

• Falta de regramento quanto ao uso de correioeletrônico e identificação da mensagem como

documento arquivístico.

• gravação de documentos em área restrita deacesso, nos casos em que ainda estão em

elaboração e pode ser necessário que outros o

acessem;




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• dossiês híbridos (documentos digitais e nãodigitais) cuja tramitação deve ser feita via

sistema, mas também, fisicamente. E a

preservação?

• regras de acesso e sigilo muito flexíveis ou

empírica;

• troca de senha entre servidores “para facilitar oacesso”.




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Visibilidade das ações do arquivo eregras de gestão




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Obrigado!

Vanderlei Batista dos SantosDoutor em Ciência da Informação

Chefe do Serviço de Arquivo Intermediário

Câmara dos Deputados

[email protected]

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