20130511 da 秘書組如何從ri網站完成秘書工作講義 v3 michael tseng

如何從RI網站功能完成秘書工作

訓練領導人

曾東茂 PP Michael CCIM, CRE, CRS, FRICS

RI 3520地區11分區2012-13年助理總監

台北市華安扶輪社2009-10年社長

CCIM台灣不動產投資協會創會理事長

台北市不動產仲介經經紀公會副理事長

瑞普國際物業董事長

2013年5月11日

手機：0936-068061

Email：[email protected]

2013-14 DA 地區講習會| 1 District 3520

Agenda 議程

複習：秘書的責任、需提交的各類報告

在RI網站: Member Access社員入口開設帳戶步驟

Member Access社員入口4大功能：

社行政管理 Club Administration

社活動 Club Activities

扶輪事務 Rotary Business

基金捐獻 Contribute

建置扶輪社的網站 Website—華中社為例

建置扶輪社的社群網絡 Facebook—華安社為例


預期目標：秘書有能力親自完成秘書工作，

或督導審查執秘工作

複習：秘書的責任

• 更新與維護社員紀錄Maintain membership records.

• 寄發會議通知Send out notices of meetings.

• 記錄與維護會議紀錄Record and maintain minutes.

• 填報與寄送給ＲＩ之必要報告 Submit required

reports to RI.

• 與財務合作收取及繳交會費和費用Work with

treasurer to collect and submit dues and fees.

• 記錄出席報告與寄送給地區總監Record attendance

and send to district governor.


複習：秘書需提交的各類報告

給 RI (透過社員入口Member Access)

給地區總監給相關的他社秘書


半年報告Semiannual

Report

社員資料表Membership Data

Form

社職員或會議資訊之變更Changes in officers

or meeting information

公式名錄資料Official

Directory Data

例會月出席報告

Monthly attendance

社職員或會議資訊之變更Changes in officers

or meeting information

來訪社員出席資料Visiting Rotarian

attendance

扶輪社員遷移表Rotarian Relocation

Form

Agenda 議程











進入Rotary International 網站 1.進入搜尋引擎（Google）→在搜尋欄位輸入rotary

2.出現搜尋結果→點選 Rotary.org: - Rotary International

1. 輸入rotary 2. 點選


http://www.rotary.org/






3. 進入RI網站後，您將看到的首頁


• Member Access Registration Step 1 of 2: • 設定並確認登入電郵（Enter & Confirm Login E-mail）

• RI 發出確認函（Rotary International Member Access

Registration E-mail Verification）

• Member Access Registration Step 2 of 2: • 設定並確認密碼（Create & Confirm password）

• 設定神秘問題與答案（Secret question & answer）

在RI網站:Member Access社員入口開設帳戶步驟

－才可更新社務行政、社員、社服務、捐款等記錄


在RI網站：Member Access社員入口開設帳戶步驟1. 在RI頁面上點選Member Access→出現新分頁


2013-14 DA 地區講習會| 10 District 3520 2013-14 DA 地區講習會| 38 District 3520

在RI網站：Member Access社員入口開設帳戶步驟2. 新分頁→Create Account 開設帳戶


在RI網站：Member Access社員入口開設帳戶步驟3.1 輸入 Login E-mail→3.2再次確認E-mail→ 3.3Submit提交

3.1

3.2

3.3

在RI網站：Member Access社員入口開設帳戶步驟4. 收取RI 網站寄給您的E-mail ，點取連結(可供設定密碼)



依指示完成 5.1 設定密碼 5.2 確認密碼 5.3 設定神秘問題 5.4 回答神秘問題的答案 5.5 確認回答神秘問題的答案5.6 提交

在RI網站：Member Access社員入口開設帳戶步驟5. 從RI 網站寄給你的E-mail 中，點取連結後設定密碼

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6

複習:社員入口開設帳戶2大步驟

• 兩人一組，分別為A和B

• 時間： 3分鐘

• A向B解釋：如何設定並確認登入電郵（Enter

& Confirm Login E-mail）?

• B向A解釋：

• 如何設定並確認密碼（Create & Confirm

password）?

• 如何設定神秘問題與答案（Secret

question & answer）? 2013-14 DA 地區講習會| 14 District 3520

Agenda 議程












輸入密碼後，您即可看到RI網站

Member Access社員入口之頁面，可進行 Club Administration 社行政管理

• Update Membership Data 更新社員資料

• Update Club Data 更新社資料

• Daily Club Balance Report 社的每日餘額報告

• Pay or Print Semiannual Dues (SAR) 支付半年年費或列印半年報

Club Activity 社活動

• Rotary Club Central 扶輪社中央

• Rotary Showcase 扶輪成功計畫展示

• Contribution & Recognition Reports 捐獻與表揚報告

• View SHARE & Polio Reports 檢視「分享」系統與小兒麻痺報告

Rotary Business 扶輪事務

• Learn 學習

• Register for Meetings 會議註冊

• Forms 表格

• Search the Online Official Directory

搜尋線上官方名錄

• Rotary Workgroups 扶輪工作小組

Contribute 基金捐獻

• Contribute to Rotary Foundation 扶輪基金捐獻

• View your Contribution History

檢視您個人的捐獻記錄

更新華安社資料之頁面


增加新社員資料之頁面


管理社資料之頁面-1



扶輪成功計畫展示


扶輪成功計畫展示內容

捐獻扶輪基金-1



點選 Continue 即可進入刷卡頁面

捐獻扶輪基金-3

在RI網站Member Access社員入口之頁面左邊

最下角，點選View your Contribution History

可看您個人的基金捐獻記錄-1

1

2


在社員入口之頁面左邊最下角，點選View your Contribution

History可看您個人的基金捐獻記錄-2



可看到有關您的扶輪社在RI

登錄資料之頁面—例：華安扶輪社

3 2 1

AG可看分區之社員、服務、

基金捐獻統計—例：11分區

1 2 3 4


RI 網站：Media and News 1. Media and News→2. Multimedia→

3. Rotary Minute扶輪記錄

1

2

3


Rotary Minute on Vimeo網站（需另外搜尋） 1. 搜尋 Rotary Minute on Vimeo→2. 從搜尋結果點選

2 點選

1 輸入rotary minute on vimeo



Rotary Minute on Vimeo 網站 3. 點選你想要影片之圖示

3


Rotary Minute on Vimeo 網站 RI 存放在Vimeo網站 614個影片，可供社友觀賞下載

http://vimeo.com/rotary/videos/page:7/sort:date

從Paul Harris Home影片找到的保羅‧哈里斯名言

「友誼是扶輪的基石，而寬容則是凝聚扶輪的要素。」 ~保羅‧哈里斯

http://vimeo.com/rotary/videos/page:7/sort:date

Rotary Minute: Make a World of

Difference 創造一個不同的世界


Agenda 議程












華中扶輪社網站地圖計畫

運用網站介紹扶輪社及活動

—例：華中扶輪社 1



• 建置開始至完成日： 2011年4月至8月

• 外包廠商：OZU歐陸專業印刷有限公司(社友Printer經營 )

• 首次建置費用: NT$25萬(包含 : 程式設計,網頁設計,自有主機及設定,歷史資料管理載入....)

• 首次建置共花人月: 社友1人4月；外包廠商4人月

(兩個工程師+兩個設計人員)

• 每月維護費用: NT$1萬

• 每月維護共花人月: 社友1人月；外包廠商1人月

華中扶輪社網站計畫

從創社至今之….”社史網站”

Agenda 議程











運用社群網站Facebook動態報導

扶輪社活動—例：華安扶輪社 1



申請Facebook帳號步驟-1 進入Facebook首頁後，依下方步驟完成表格

1. 姓 2. 名字

3. 輸入電子郵件

4. 再次輸入電子郵件

5. 新密碼

8. 點選免費註冊

7. 性別

6. 點選生日


申請Facebook帳號步驟-2

點選

步驟1→略過這一步


申請Facebook帳號步驟-3 步驟2→儲存並繼續

點選


申請Facebook帳號步驟-4 步驟3→上傳貴社照片→儲存並繼續

點選並上傳貴社照片

點選


申請Facebook帳號步驟-5 進入FB畫面→點選「請前往你的電郵信箱」

點選


申請Facebook帳號步驟-6 進入自己所提供的E-mail信箱→點選連結→完成帳號申請

點選

申請Facebook帳號步驟-7 往後登入只要在首頁右上方，輸入貴社的帳號、密碼即可登入


1. 輸入 2.


登入Facbook後進入貴社的畫面，

即可新增社友及朋友！

5款最流行的及時通訊APP

• LINE：

• WhatsApp:

• WeChat

• Facebook

• Skype


資料來源：商業周刊1325期，你最即時的人脈管家，p. 78-79

Seattle Rotary Video: 5.16 min


行動計畫，扶論社秘書手冊 p.33


Sumary 結論











預期目標：秘書有能力親自完成秘書工作，

或督導審查執秘工作

上網愈多，收穫愈多，Good Luck!

“I am a great believer in

luck, and I find that the

harder I work, the more I

have of it.”

– Thomas Jefferson, 3rd U.S. President

“我堅信運氣，而我發現我愈努力，我運氣愈好。” – 湯瑪斯‧傑佛遜 (美國第三任總統)


更新與維護社員紀錄

填報與寄送給ＲＩ之必要報告

• 扶輪社祕書必須準時提交或督導幹事提交給地區或RI的報告及其截止日期有那些?

與財務合作收取及繳交會費和費用

• A社員已三個月未繳交社費請問有何適當方法通知他,並防止類似事件再度發生?

Send out notices of meetings

• 年會講習會時間地點及參與人員

• 通知,鼓勵,協調

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