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PROYECTO

“Sistema de Control de Inventarios”

QUE PARA ACREDITAR LA SEGUNDA ESTANCIA EN LA

INGENIERIA EN SOFTWARE

PRESENTA: Miguel Angel Prado Molina Ana Laura Rodríguez Silva

EMPRESA: Grupo Herrería González

ASESOR EMPRESARIAL: Carlos Alberto González Montalvo

ASESOR ACADÉMICO: M en A.N. Refugio Antonio Bernal

Tecámac, Estado de México Diciembre 2013

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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………...1

Antecedentes y situación de la empresa…………………………………………….. 3

Importancia del estudio ………………………………………………………………...4

Objetivo general y específico…………………………………………………………. 5

MARCO TEÓRICO…………………………………………………………………….. 6

Inventarios………………………………………………………….…………………… 6

Método de control de inventarios………………………………………………………6

Tipos de inventarios……………………………………………………………………..7

Razones por las cuales se requiere tener un inventario …………………….……...9

Lenguajes de programación…………………………………………………………...10

METODOLOGIA……………………………………………………………………….. 12

Técnica utilizada……………………………………………………………………….. 12

Cronograma de actividades………………………………………………………….. 13

Equipo y herramientas utilizadas para el desarrollo………………………………..14

DESARROLLO………………………………………………………………………….15

Análisis………………………………………………………………………………….. 15

Diseño de la interfaz…………………………………………………………………….17

Diseño de la base de datos…………………………………………………………… 23

Captura de datos……………………………………………………………………….. 23

Programación…………………………………………………………………………... 26

Pruebas del sistema…………………………………………………………………….27

Pasos para crear un proyecto………………………………………………………….29

RESULTADOS…………………………………………………………………………. 30

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES…………………………………………31

FUENTES DE INFORMACION……………………………………………………….. 33

ANEXOS……………………………………………………………………………….... 34

Manual de usuario……………………………………………………………………….34

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INTRODUCCIÓN

Un inventario es una cantidad de bienes o materiales utilizados para el control de

una empresa que son mantenidas durante un tiempo en un estado productivo o no

productivo, esperando su uso o venta.

Los inventarios son de gran importancia porque los procesos de demanda y

suministro difieren en la razón a los cuales estos procesos proveen o requieren las

unidades en inventario.

Los inventarios son parte vital de un negocio, puede ser una industria, un

supermercado, una tienda departamental o cualquier tipo de empresa, no importa la

naturaleza de sus operaciones, todos ellos llevarán un inventario de sus productos, para

poder satisfacer las demandas de sus clientes.

Los principales aspectos que hay que tomar en cuenta en un sistema de

inventarios es: cuanto ordenar y cuando ordenar y también cuanto nos cuesta pedir una

orden y cuanto nos cuesta mantener esos productos en inventario.

El inventario es uno de los factores principales que determinan cómo trabajan las

empresas y obtienen beneficios; es saludable e importante para todas las empresas el

operar y administrar bien sus inventarios.

Muchos de los negocios hoy en día han logrado hacer planes y mejoras en un

sistema de control de inventarios, la administración así como los controles de inventario

funcionan de forma diferente y varían mucho de una empresa a otra.

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En el presente estudio se mostrará el desarrollo de un sistema de control de

inventarios para Grupo Herrería González, una empresa dedicada a la producción y

venta de protecciones de herrería e instalaciones de tanques estacionarios, dado que

éste tipo de negocios combinan las funciones comercial, de producción y servicios y

necesita llevar un control de todo el material existente en su empresa.

El sistema de control de inventarios que se realizará para Grupo Herrería González

está diseñado para múltiples funciones, la principal función es la de proteger contra

faltantes, errores y escasez de material, otra función importante es la de facilitar el control

de las diferentes protecciones de herrería y tanques estacionarios, este inventario

también proporcionará un medio para obtener y manejar materiales en lotes económicos,

obteniendo así descuentos por cantidad de compra.

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Antecedentes y situación de la empresa

Grupo Herrería González fundada en el año 2000, iniciando como un negocio

familiar, ahora es una empresa que cuenta con una modulo principal ubicado en Los

Héroes Tecámac y un taller ubicado en Coacalco y diferentes puntos de venta en la

misma zona.

Cuando la empresa comenzó a operar no contaban con un sistema que les

ayudara a controlar las entradas y salidas del material existente, debido a que solo se

anotaban en cuadernos u hojas, esto provocaba un descontrol y faltantes de material al

realizar sus inventarios mensuales.

Actualmente no cuenta con un sistema que controle el flujo de entrada y salida de

materiales. El sistema utilizado es muy obsoleto, y regularmente se registra pérdida de

material debido a un mal manejo de información y control de material.

Se utilizan herramientas como apoyo a este problema, mediante hojas de cálculo (Excel)

es como controlan sus materiales.

Después de conocer los antecedentes de la empresa se vio la necesidad de

proponer y crear un sistema que controle: material en existencia, ventas y producción en

el cual, a través de una base de datos se puedan almacenar todos los datos e información

necesarios para un mejor control y funcionamiento de la empresa. Dicho sistema

permitirá al usuario tener información organizada y confiable.

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Importancia del estudio

Cuando se tiene un negocio con una gran cantidad de mercancía, una de las cosas

más importantes es tener el control de ésta, qué se tiene, qué falta, qué excedente hay,

y aun si nuestro negocio no maneja una extensa cantidad de productos, el control de

inventarios se vuelve indispensable para que pueda fluir la empresa sin retrasos

indeseados y sobre todo, sin perdidas de capital.

La importancia del estudio radica básicamente en que mediante la planificación y

control de inventario se podría lograr un buen funcionamiento de las operaciones dentro

de la empresa.

El sistema de inventarios que se realizará para Grupo Herrería González logrará

disminuir el alto porcentaje de inconvenientes presentes, tomando así medidas

necesarias para mejorar e implementar nuevos procedimientos de inventario en la

empresa.

Resulta de vital importancia el control de inventarios en la empresa, dado que su

descontrol se presta no sólo al robo sino también a mermas y/o desperdicios, pudiendo

causar un fuerte impacto sobre las utilidades.

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Objetivo general

Diseñar un Sistema de control de inventarios para Grupo Herrería González que

permita optimizar los procesos de ventas e inventarios, haciendo uso del equipo de

cómputo existente en la empresa.

Utilizar herramientas básicas que simplifiquen el control de inventarios, a modo de

hacer de ésta una función rutinaria pero sencilla, que permita llevar a cabo la planeación

y control de material.

Objetivos específicos

1. Diagnosticar la situación actual del almacén.

2. Diseñar el modelo de un sistema que permita mejorar los procesos y solucionar las

necesidades de administración de la información de Grupo Herrería González.

3. Controlar las entradas y salidas del material del almacén.

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MARCO TEORICO

Inventarios

Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso

ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para

su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias

primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los

materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes

fabricados para la venta o en la prestación de servicios.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de

aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable

permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al

final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en las PyMEs

es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros claros, un responsable, políticas o

sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.

Método de Control de Inventarios

Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de

vista: Control Operativo y Control Preventivo. El control operativo aconseja mantener las

existencias a un nivel apropiado, tanto en términos cuantitativos como cualitativos, debido

a que si compra si ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A

este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.

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El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita,

evitando acumulación excesiva.

La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la

eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una

acción correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se

utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.

El Inventario final de un año es también el inventario inicial del próximo año. Por

tanto, un error de inventario de fin de año afecta el estado de resultados de los dos años

consecutivos. Por ejemplo, una sobreestimación del inventario final causara una

sobreestimación del ingreso neto de este año y una subestimación compensatoria del

ingreso neto del año siguiente.

El inventario significa la suma de aquellos artículos tangibles de propiedad

personal los cuales están disponibles para la venta en una operación ordinaria comercial

y están en un proceso de producción para tales ventas. Así como estarán disponibles

para el consumo corriente en la producción de bienes y servicios disponibles para la

venta.

Tipos de inventarios

Inventarios finales: Se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal, normalmente

el 31 de diciembre.

Inventarios periódicos: Aquel que se realiza cada determinado tiempo dentro de una

empresa.

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Inventarios iniciales: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la empresa.

Sólo se documenta los bienes existentes en él o en los días de elaboración.

Inventarios de Productos en Proceso de Fabricación: Lo conforman los bienes que ha

adquirido una empresa de tipo manufacturera o industrial y están en proceso aún de

manufactura. La forma de cuantificarlos se hace mediante la cantidad de materiales,

mano de obra y o gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

Inventarios de Materias Primas: Está formado por los materiales que se requieren

para la elaboración de los productos y que aún no se han procesado de ninguna

manera.

Inventarios de Suministros de Fábrica: Incluye todos aquellos materiales que se

utilizan para la elaboración de los productos, pero que no se pueden cuantificar

exactamente, por mencionar algunos como; pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.

Inventarios de Productos Terminados: Se refiere a todos aquellos que adquieren

empresas manufactureras o industriales y después modifican o transforman para

venderlos como productos elaborados por ellos.

Inventario físico: Verificación periódica de las existencias de materiales, equipo,

muebles e inmuebles con que cuenta una dependencia o entidad, a efecto de

comprobar el grado de eficacia en los sistemas de control administrativo, el manejo

de los materiales, el método de almacenaje y el aprovechamiento de espacio en el

almacén.

Inventario cíclico: Permite contar con más frecuencia los artículos de alta rotación que

los artículos obsoletos.

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Grupo Herrería González realiza un inventario de tipo periódico, debido a que se

realiza en un determinado tiempo, por lo regular cada fin de mes.

Razones por las cuales se requiere mantener un inventario

Reducir costos de pedir. Al pedir un lote de materias primas de un proveedor, se

incurre en un costo para el procesamiento del pedido, el seguimiento de la orden, y

para la recepción de la compra en almacén. Al producir mayor cantidad de lotes, se

mantendrán mayores inventarios, sin embargo se harán menos pedidos durante un

periodo determinado de tiempo y con ello se reducirán los costos anuales de pedir.

Reducir costos por material faltante. Al no tener material disponible en inventario

para continuar con la producción o satisfacer la demanda del cliente, se incurren en

costos. entre estos costos mencionamos las ventas perdidas, los clientes

insatisfechos, costos por retrasar o parar producción.

Reducir costos de adquisición. En la compra de materiales, la adquisición de lotes

más grandes pueden incrementar los costos de materias primas, sin embargo los

costos menores pueden reducirse debido a que se aplican descuentos por cantidad y

a menor costo de flete y manejo de materiales. Para productos terminados, los

tamaños de lote más grande incrementan los inventarios en proceso y de productos

terminados, sin embargo los costos unitarios promedio pudieran resultar inferiores

debido a que los costos por maquinaria y tecnología se distribuyen sobre lotes más

grandes.

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Lenguajes de programación

Visual C#

C# es un lenguaje de programación que se ha diseñado para generar diversas

aplicaciones que se ejecutan en .NET Framework. Visual C# es simple, eficaz, con

seguridad de tipos y orientado a objetos. Las numerosas innovaciones de C# permiten

desarrollar aplicaciones rápidamente y mantener la expresividad y elegancia de los

lenguajes de estilo de C.

Visual C# es una implementación del lenguaje de C# de Microsoft. Visual Studio

ofrece compatibilidad con Visual C# con un completo editor de código, un compilador,

plantillas de proyecto, diseñadores, asistentes para código, un depurador eficaz y de fácil

uso y otras herramientas.

Base de datos

Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y

almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Actualmente, y debido al desarrollo

tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de

datos están en formato digital (electrónico), y por ende se ha desarrollado y se ofrece un

amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos (DBMS)

que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y

estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así como su utilización y administración,

se estudian dentro del ámbito de la informática.

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Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones

públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de

almacenar la información experimental.

Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de

ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo en México se

encuentra protegido por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información

Pública Gubernamental.

Microsoft Access

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el

paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila

información relativa a un asunto o propósito particular. Access es un completo y

demandado programa informático en entornos de empresa, que permite la creación y

gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento.

Es una solución para manejar grandes volúmenes de datos usando el motor

Microsoft Jet Database Engine, y luego filtrar esos datos con las herramientas consultas

e informes. Una base de datos puede ser exportada como una app semi-independiente

con extensión .mde para ver y filtrar los datos, pero dejando los datos de sólo lectura

evitando modificación accidental.

Requisitos: un equipo personal o multimedia con un microprocesador 486 o

superior, 12 megabytes (MB) de memoria de acceso aleatorio (RAM), resolución VGA o

adaptador de vídeo superior (Super VGA (SVGA) se recomienda 256 colores).

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METODOLOGÍA

Técnica utilizada

Para la realización del Sistema de control de inventarios se utilizó un modelo de

calidad llamado TSP (Team Software Process) ya que es una estrategia enfocada a

procesos para ayudar a los equipos de software a mejorar la habilidad para producir

software de calidad en un tiempo establecido, en nuestro caso el proyecto se realizará

durante 4 meses. El modelo TSP es utilizado para planear el trabajo, lograr beneficios y

producir productos sin defectos con el tiempo y costo planeado. Utilizando las etapas del

modelo que se utilizó, podemos definir cada una:

Lanzamiento: Diseñar un Sistema de control de inventarios para Grupo Herrería

González. Usando herramientas básicas y simplificadas del control de inventarios, a

modo de hacer de esta función rutinaria pero sencilla, que permita llevar a cabo el

control de material y la maximización de utilidades.

Estrategia: Creación de un sistema conceptual para el software.

Plan: Se estima el tiempo para completar cada tarea, se realizó un cronograma, así

como la asignación de roles para los miembros del equipo.

Requerimientos: Necesidades que tiene el cliente para solucionar el problema.

Diseño: Se creó un diseño de alto nivel y con una interfaz fácil de usar.

Implementación.

Pruebas: Se llevan a cabo las pruebas del software para que funcione

adecuadamente, así como la capacitación al usuario y la documentación para el

mismo.

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Cronograma de actividades

FIGURA1. Cronograma de actividades

ACTIVIDADES SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

02 al 06 09 al 13 16 al 20 23 al 30 01 al 04 07 al 11 14 al 18 21 al 25 28 al 31 04 al 08 11 al 15 19 al 22 25 al 29 02 al 06

ANÁLISIS

Planteamiento del problema

Entrevistas con los usuarios

Descripción del software

Especificaciones del software

Determinación del software

DISEÑO

Diseño de interfaz del software

Diseño de base de datos

Presentación de prototipo

DESARROLLO

Programación del sistema

Captura de datos

IMPLEMENTACIÓN

Pruebas

Capacitación al personal

ENTREGA DEL PROYECTO

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Equipo y herramientas utilizadas para el desarrollo

Para desarrollar el proyecto de software se utilizó Visual C# un lenguaje de

programación que está diseñado para la creación de una variedad de aplicaciones que

se ejecutan en. NET Framework.C # es simple, de gran alcance, con seguridad de tipos

y orientado a objetos.

Para la realización de la base de datos se utilizó Microsoft Access. Se debe usar

una base de datos para manejar grandes cantidades de información, la manipulación de

los datos involucra tanto la definición de estructuras para el almacenamiento de

información como la provisión de mecanismos para la manipulación de la información,

además de un sistema de base de datos debe tener implementados mecanismos de

seguridad que garanticen la integridad de la información.

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DESARROLLO

Las actividades iniciales de planeación identifican la definición del problema, el

establecimiento del alcance y los objetivos del proyecto. Se detectan las principales

funciones del sistema: Principales entradas y salidas del sistema.

Análisis

En la etapa de análisis inicialmente se hizo una entrevista con los usuarios del

sistema para definir el problema que se tenía, los requerimientos del software, así como

los requerimientos que necesitaban para el sistema de control. La actividad de

requerimientos del usuario está orientado al desarrollo de un planteamiento para

resolver problemas de la organización. Esta actividad se realiza mediante esfuerzos

conjuntos de los usuarios y análisis de sistemas como miembros del equipo de trabajo.

En la figura se muestran los requerimientos que se tuvieron en la entrevista:

Tabla 1.Requerimientos del usuario

Es necesaria la implementación del Sistema de control de inventarios para solucionar

los 3 problemas que presenta la empresa, necesitan solucionarse de forma inmediata.

PROBLEMA REQUERIMIENTO

Pérdida de datos Diseñar una base de datos para un mejor control

de material

Los productos no se registran

y/o actualizan en su totalidad

Registrar nuevos productos

Eliminar productos que no sirvan

Actualizar el inventario cada que se ingresen nuevos

productos o salgan

Control de inventario de forma

manual

Imprimir semanalmente el stock principal de los

productos

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La Figura 2 muestra el cuestionario realizado al usuario, con el cual se pudieron

obtener los requerimientos que se pedían para la elaboración del sistema de control de

inventarios:

Figura 2. Cuestionario básico de requerimientos

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Diseño de la interfaz

Descripción de la arquitectura, que describe las decisiones más importantes del

diseño como son el conjunto de procesos, manejador de base de datos, sistema

operativo, lenguaje de programación, etc.

Descripciones de prototipo, que describen las metas y contenido de las

implementaciones sucesivas de prototipos, su proceso de desarrollo y la forma de probar

requerimientos.

Se solicitó un diseño sencillo y fácil de utilizar para el usuario, ya que solo será

instalado en una computadora.

Se inició desarrollando la ventana principal, que nos muestra todas las opciones

para acceder a otras ventanas emergentes, que se detallan a continuación:

Pantalla de inicio: Ventana de presentación del sistema que se despliega al iniciar

el programa, en donde nos muestra que la conexión a la base de datos se ha realizado

correctamente.

Figura 3. Mensaje de bienvenida

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Pantalla principal:

Figura 4. Ventana principal del Sistema de control de inventarios

1. Barra de menú: Se agregó un MenuStrip, este nos servirá para crear menús

personalizados. La barra de menú es el área de interfaz de usuario que indica o

presenta las opciones del software, incluye las opciones de agregar, eliminar,

modificar, registro de entradas y salidas e imprimir.

2. Agregar un nuevo producto: Se agregó un GroupBox, el GroupBox nos sirve para

agrupar una serie de datos que realizarán una sola función. En esta sección el

programa nos permite agregar un nuevo registro a la base de datos, indicando el

código, la descripción del producto y la cantidad. Si se selecciona la opción

Herrería se agregará el producto en la base de datos llamada herrería, si se

selecciona la opción Plomería el producto se guardara en la base de datos

plomería.

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3. Entradas/Salidas: Para el botón se agregó la herramienta Button, esta herramienta

nos sirve para ejecutar un evento de tipo Click y realizar un proceso nuevo. El

botón Entradas/Salidas nos permite registrar las entradas y salidas de material,

para que se agregue o descuente cantidad de material a la base de datos de Grupo

Herrería González.

4. Eliminar: Para el botón se agregó la herramienta Button, esta herramienta nos

sirve para ejecutar un evento de tipo Click y realizar un proceso nuevo. El botón

de eliminar nos da la opción de eliminar registros de la base de datos.

5. Actualizar: Para el botón se agregó la herramienta Button, esta herramienta nos

sirve para ejecutar un evento de tipo Click y realizar un proceso nuevo. El botón

actualizar nos permite actualiza o modificar algún producto que se encuentre

dentro de la base de datos.

6. Buscar: Para el botón se agregó un Button, esta herramienta nos sirve para

ejecutar un evento de tipo Click y realizar un proceso. Este botón permite buscar

un producto mediante el código principal que se encuentre en la base de datos.

7. Visualizador de datos: Para visualizar los datos se utilizó la herramienta

dataGridView, esta herramienta nos proporciona una forma eficaz y flexible de

mostrar datos en forma de tabla. El visualizador de datos nos ayuda a visualizar

todos los datos existentes en la base de datos: código, descripción y cantidad, en

forma de tabla, en un formato parecido a una hoja de cálculo.

8. Salir: Para el botón se agregó un Button, esta herramienta nos sirve para ejecutar

un evento de tipo Click y realizar un proceso. En la opción de salir nos da la opción

de salir del programa por completo.

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9. Imprimir reporte: Para el botón se agregó un Button, esta herramienta nos sirve

para ejecutar un evento de tipo Click y realizar un proceso. El boton de imprimir

permite imprimir el reporte de existencia de materiales en un formato PDF. Donde

incluirá el código del material, la descripción del material y la cantidad existente.

Este reporte será impreso regularme cada fin de mes.

Al dar clic en el botón ENTRADAS/SALIDAS nos abre una ventana donde se pueden

registrar tanto las entradas y salidas de los materiales, se agregó la herramienta

MenuStrip, con la opción de Ayuda, esto en caso de tener alguna duda al momento de

ingresar datos, también si agrego la herramienta GroupBox, para agrupar una serie de

datos que realizarán una sola función, dentro del GroupBox se agregaron Labels para

agregar textos, se agregaron TextBoxs para ingresar datos como: el código del

producto, el nombre del material y la cantidad.

Cuenta con un botón de MENÚ para regresar al menú inicial.

Figura 5. Ventana de Entradas y Salidas

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Al dar clic en el botón ACTUALIZAR nos abre una nueva ventana donde se puede

editar algún producto, incluyendo código, material y cantidad. Se incluyó la herramienta

MenuStrip, con la opción de Ayuda, esto en caso de tener alguna duda al momento de

ingresar datos, también si agrego la herramienta GroupBox, para agrupar una serie de

datos que realizarán una sola función, dentro del GroupBox se agregó un Label para

agregar textos, se agregó un TextBox para ingresar datos como: el código del

producto, el nombre del material y la cantidad. Incluye un botón de Aceptar, para

aceptar todos los cambios realizados. También incluye un visualizador de datos, en el

cual podemos ver todos los productos existentes en el inventario en forma de tabla.

Para el visualizador se utilizó la herramienta dataGridView, esta herramienta nos

proporciona una forma eficaz y flexible de mostrar datos en forma de tabla.

Figura 6. Ventana de actualizar o editar

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En el botón ELIMINAR nos abre una nueva ventana donde nos permitirá eliminar

registros de la base de datos, por medio del código identificador. Se utilizó la

herramienta TextBox para ingresar el código. También incluye el visualizador de datos,

para poder identificar los productos que desean eliminarse.

Figura 7. Ventana de eliminar

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Diseño de la base de datos

Para el diseño de la base de datos el usuario pidió 2 tablas, una tabla llamada

Herrería que incluyera todos los materiales existentes de herrería y otra tabla llamada

Plomería en las cuales se guardarán todos los datos correspondientes a plomería.

Se decidió trabajar con Access debido a la simplicidad de trabajar con él. Access

tiene la capacidad de organizar, buscar y representar la información resultante del manejo

de sus bases de datos. Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia

gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando

métodos simples y directos de trabajar con la información.

Access es muy accesible y facilita la administración de datos, ya que sus

posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información

deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.

Captura de datos

La captura de datos se hizo por separado, en las dos tablas existentes, primero se

realizó la captura de los datos en la tabla Herrería, dentro de esta tabla se capturaron los

datos que correspondían al material que es utilizado para producir las protecciones de

herrería como se muestra en la figura.

La tabla Herrería contiene 163 registros, de los cuales pueden incrementar con el

paso del tiempo, ya que tienen la opción de ingresar nuevos registros.

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Figura 8. Tabla Herrería

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Posteriormente se realizó la captura de los datos de la tabla plomería, que se

muestra a continuación en la figura.

La tabla Plomería contiene 31 registros, mismos que pueden ir incrementando

con el paso del tiempo.

Figura 9. Tabla plomería

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Programación

La programación se refiere a la codificación del sistema a un lenguaje de

programación. El objetivo de esta actividad es interpretar todas las especificaciones que

dió el usuario y técnicas a un lenguaje entendible por la computadora. La programación

es una actividad totalmente técnica que se inicia tomando como base la documentación

obtenida de las especificaciones anteriormente mencionadas.

Se codificaron los 4 formularios que componen el programa, así como la conexión

a la base de datos.

Figura 10. Código de conexión

Esta actividad dio como resultado programas de aplicación terminados y probados.

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Pruebas del sistema

Una vez instalado el Sistema de control de inventarios con la base de datos en el

equipo de la empresa se procede a la realización de pruebas para comprobar si el sistema

funciona de manera correcta.

Dichas pruebas serán realizadas por el personal de la empresa quienes

manipularan el sistema y llevaran a cabo los procesos sugeridos por el usuario y el

administrador de la empresa.

Un proceso importante que realiza el sistema es el de registrar entradas y salidas

de material, estos procesos representan operaciones concretas y reales que se llevan a

cabo cotidianamente en Grupo Herrería González lo que permitirá corroborar si el sistema

está funcionando de manera correcta.

Al finalizar cada uno de los procesos de prueba que pidió la empresa, se pretende

concluir si el sistema está listo para ser usado en la empresa y si este cubre los objetivos

previamente establecidos y por tanto, dar solucionada la problemática planteada en un

inicio por la empresa.

Una vez concluidos el diseño y el desarrollo es de gran importancia que antes de

llevar a cabo la implantación del sistema en Grupo Herrería González se realizaran

pruebas reales y bien planeadas que den como resultado un parámetro que permita

evaluar el correcto funcionamiento del sistema y que permita concluir si el sistema está

completamente listo para ser implantado dentro de la empresa.

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En base a esto, es necesario que las pruebas sean lo más apegadas a los

procesos reales de la empresa, por lo que se sugiere que quienes determinen los

procesos o actividades de las pruebas sean los administradores y además que la

ejecución de dichas pruebas en el sistema sean realizadas por el personal que manejara

el sistema una vez implantado.

Además de esto se requiere que los desarrolladores del sistema estemos

presentes durante la realización de las pruebas para corregir, anotar, o bien asesorar al

personal en caso de surgir algún error o duda en la ejecución del sistema durante las

pruebas.

Capacitación al usuario

Se capacitó al usuario para que pudiera manejar el software de una manera fácil,

y se determinó el siguiente procedimiento a seguir:

Instalar el programa

Ingresar los datos en la base de datos, para actualizar el inventario

Con los botones existentes en el programa se podrán agregar, editar, eliminar,

buscar productos.

En la sección Anexos, se agrega el manual de usuario para la instalación y manejo del

sistema.

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Pasos para crear un proyecto

El proceso de creación de un software en Visual C# se puede resumir en una serie de

varios pasos:

1. Se creara una interfaz de usuario dibujando controles y objetos sobre un

formulario. A fin de hacer que el código sea más fácil de leer y depurar.

2. Establecer las propiedades de los objetos de la interfaz, luego de añadir los objetos

al formulario se establecen las propiedades a los objetos.

3. Luego de establecer las propiedades iniciales para el formulario y cada objeto, se

añade el código que se ejecutara en respuesta de los eventos.

4. Cuando se crea un proyecto, hay que asegurarse de darle un nombre y guardarlo.

Al guardar un proyecto se guarda cada formulario y módulo de código en el

proyecto.

5. Probar y depurar la aplicación.

6. Al terminar el proyecto, se puede crear un archivo ejecutable usando el comando

Generar .exe del menú archivo.

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RESULTADOS

Al probarse el sistema de control de inventarios se pudo observar que no se reportó

error alguno el momento de registrar los artículos, se pudo comprobar la veracidad de la

información de cada artículo por medio de la impresión de la lista de productos.

Cabe mencionar que al mismo tiempo, cada uno de los artículos se registró

también en la base de datos.

En el módulo de Actualización funciona correctamente, no se reportan errores al

momento de actualizar los datos. En el módulo de Entradas/Salidas, eliminar y buscar no

se reportan errores hasta el momento.

Como resultado de la implementación del Sistema de control de inventarios se

obtendrán los siguientes beneficios:

Control total de material

Mayor productividad

Reducir errores al momento de realizar el inventario.

Mayor calidad de información.

Mayor satisfacción del usuario.

Dentro de poco tiempo se verán los resultados de implementar este sistema, ya

que el principal objetivo es el de evitar pérdidas de material en la empresa.

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Una vez finalizado este proyecto, se cubrió el objetivo de desarrollar e implantar

un sistema en la empresa Grupo Herrería González.

Antes de implementar el sistema de control de inventarios en la empresa, se

sometió al usuario a un periodo de pruebas, para poder así garantizar el correcto

funcionamiento de cada módulo y proceso del software. El sistema tuvo un gran

desempeño durante las pruebas y además una buena aceptación por parte del personal

de la empresa que utilizo el sistema, por lo que al final se pudo implantar sin ningún

problema.

El beneficio principal de haber adquirido este sistema se ve claramente reflejado

en los procesos de inventarios, ya que el almacenamiento, control y consulta de la

información que se maneja en cada uno de los procesos es ahora mucho más eficiente

y sobre todo disminuyen considerablemente los errores en las ventas y control de

inventarios, lo que se traduce en una mayor calidad de información.

Otro de los beneficios es que los recursos informáticos existentes en la empresa

se utilizaron más eficientemente gracias a la implantación del sistema.

Finalmente se concluye que actualmente gracias al desarrollo e implantación de

un buen sistema las organizaciones pueden satisfacer las necesidades que conllevan la

administración, el control y la consulta de la información.

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Recomendaciones

Como recomendaciones podemos decir que dentro de este tipo de proyectos,

siempre se desea que haya una mejor continua del mismo; por lo tanto se recomienda a

futuros estudiantes que tengan interés en este proyecto.

Otra recomendación seria incluir más modelos de inventarios, para que el sistema

se adapte a las necesidades de una mayor variedad de empresas.

Con respecto a los usuarios, es importante hacer la actualización del sistema al

día, capturar las entradas y salidas de material, etc. Evitando así la acumulación o perdida

de datos importantes para el sistema.

Es necesario destacar que en la actualidad existen muchos métodos de

almacenamiento de información contra todo tipo de daños al sistema, tantos físicos como

lógicos por ello es conveniente y recomendable crear respaldos periódicamente para

mantener en resguardo una copia actualizada de la base de datos, evitando así perdida

de información.

En lo que se refiere al sistema, es necesario que se haga un mantenimiento y/o

actualización en la base de datos cada vez que se ingrese nuevo equipo, para que este

pueda arrojar información confiable. También se recomienda realizar mantenimiento

preventivo de los equipos donde será implantado el nuevo sistema, para evitar posibles

fallas durante el funcionamiento de éste.

33

FUENTES DE INFORMACIÓN

Ceballos Sierra Francisco Javier. (2010). Enciclopedia Microsoft Visual C#. RA-MA.

Peña Pérez Rosario. (2013). Access 2013 Manual práctico. España: Altaria.

John Sharp. (2010). Microsoft Visual C#, Step by step. Microsoft.

Ceballos Sierra Francisco Javier. (2001). El lenguaje de programación C#. RA-MA

Villa G.A. (2007). Sistema para el control de ventas e inventarios. Tesis profesional,

UAEH, Hidalgo, México.

Lopez L.K. (2006). Desarrollo de un sistema simulador de inventarios. Tesis

profesional, Universidad de las Américas Puebla, Cholula, Puebla.

Ramon V.L. (2011). Implementación de un sistema de inventarios. Tesis profesional,

UANL, San Nicolás de los Garza, N.L.

Gaither, Norman.(2013). Inventario. Recuperado de http://es.wikipedia.org/Inventario.

Microsoft. (2013). Visual C#. Recuperado de http://msdn.microsoft.com/es-es/library.

Base de datos. (2013).Recuperado de http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos.

Universidad Tecnológica del Salvador. (2013). Recuperado de

http://biblioteca.utec.edu.sv/siab/virtual/auprides.

Renny Montaño. (2013). Diseño de un sistema de control de inventarios. Recuperado

de http://www.monografias.com/trabajos75/sistema-control-inventario-empresa-

inversion.

AulaFacil S.L. (2013). Curso de Access. Recuperado de

http://www.aulafacil.com/Access/CursoAccess/CursoAccess.htm.

Vazquez Guadalupe. (2011). Tipos de inventarios. Recuperado de

http://www.slideshare.net/lupithavzgz/tipos-de-inventarios-10272661.

34

ANEXOS

MANUAL DE INSTALACIÓN

Requisitos del sistema

En la tabla siguiente se enumeran los requisitos de hardware y software.

Hardware Requerimientos

Memoria RAM 1 GB.

Sistema Operativo Windows xp, Windows 7, Windows 8

Espacio en disco duro. 1GB

Monitor 1280 x 800 o resolución superior.

Instalación

La instalación del sistema de control de inventario” se realiza a través de un asistente, el

cual lo guiará paso a paso para su correcta instalación.

Un requisito importante es que inicie la sesión como administrador o que la cuenta del

usuario sea miembro del grupo de administradores.

Los puntos a seguir se indican a continuación:

1. Insertar el cd en la unidad de disco que se encuentre en la parte del CPU y abrir el cd

dentro de la computadora.

2. Ejecutar el archivo Setup.exe

3. Dar clic en el botón Aceptar de la ventana que aparece después.

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4. Dar clic en el botón Continuar de la siguiente ventana.

Posteriormente aparece una venta que indica el avance del proceso de instalación.

Posibles problemas en la instalación

Problema: Infracción de acceso al copiar el archivo.

Causa: Aparece cuando el proceso de instalación

no puede copiar el archivo indicado y se origina por

lo siguiente:

a) La cuenta del usuario no tiene los permisos adecuados para realizar la copia del

archivo.

b) El archivo ya existe en el equipo, pero lo está utilizando otra aplicación.

Solución: Considere que se cumple el punto b y haga clic en el botón Omitir y continúe

con el procedimiento.

Problema: Instalar no puede continuar porque algunos archivos de sistema no están

actualizados. Haga clic en Aceptar si desea instalar para actualizar estos archivos ahora.

Necesitará reiniciar Windows antes de poder iniciar.

Instalar de nuevo. Después de que Windows se reinicia y comienza de nuevo la

instalación, el mensaje de error aparece de nuevo.

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Solución: El problema de reinicio cíclico ya no debe ocurrir, porque el kit de instalación

no incluye los archivos no esenciales que lo generaban.

Para que la instalación se realice sin problemas haga lo siguiente:

a) Haga clic en el botón Aceptar

b) Haga clic en el botón Si

c) Después del reinicio, ejecute nuevamente el archivo setup.exe.

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¿Cómo usar el software?

En el escritorio de la PC encontrará un icono, damos doble clic para

que el programa inicie.

Una vez iniciado el programa nos

aparecerá una ventana con un mensaje de

bienvenida.

Ventana principal:

La línea de menú muestra las mismas acciones que en los botones y puedes

seleccionar para agregar, modificar, consultar, eliminar sobre los datos que se

encuentran en la base de datos.

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Si deseamos agregar un nuevo producto nos dirigimos a la sección NUEVO

PRODUCTO.

Agregaremos un código con las iniciales de nuestro nuevo producto a ingresar.

En la casilla Material escribiremos el nombre del producto.

En la casilla Cantidad ingresaremos cantidad de material nuevo del producto.

Seleccionaremos si es de Herrería o Plomería y por último damos clic en el botón

de Agregar, para agregar el producto a la base de datos.

Si deseamos agregar o quitar productos de nuestra base de

datos seleccionaremos ENTRADAS/SALIDAS.

Ingresaremos el código de nuestro producto.

En la casilla Material escribiremos el nombre del material.

En Cantidad, anotamos la cantidad de

material que entran o salen del

almacén.

Seleccionamos si es Entrada o

Salida.

Por ultimo damos en el botón Aceptar

y seleccionamos al botón de Menú

para regresar al menú principal.

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Al dar clic en el botón ACTUALIZAR nos da la opción de

actualizar o editar un producto de la base de datos.

Una vez dentro de la ventana ACTUALIZAR nos dirigimos a donde dice código.

Ingresaremos el código de nuestro producto.

En la casilla Material escribiremos el nombre del producto.

En Cantidad anotamos la cantidad que se va a actualizar.

Por ultimo damos en el botón Aceptar.

Para regresar, seleccionamos el botón de Menú para regresar al menú principal.

Para buscar algún producto, ingresamos el código de nuestro producto a buscar.

Daremos clic en el botón BUSCAR

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Visualizaremos el producto buscado por código.

Para imprimir el reporte de existencias, damos clic en el botón IMPRIMIR

REPORTE.

Para salir del programa, damos clic en el botón SALIR