20121128 Seminari Alfresco MetodologiaSmile
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Proyectos de gestión documental con
Metodología, arquitectura y buenas prácticas
Andrés AznarDirector de proyectos de Smile Iberia
1miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Recapitulando...
• Las políticas de GD y sus beneficios– Beneficio económico (coste de almacenamiento, tiempo de
archivo, tiempo de búsqueda..)– Beneficio disposiciones legales (gestión LOPD, acceso a la
información, seguridad...)
• La herramienta– como herramienta de GD– Utilización en entornos críticos– Código abierto
• Nos queda hablar de la implementación
2miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Temas a desarrollar
• Proyectos de gestión documental– Metodología.– Los actores.– Aspectos destacados.
• Arquitecturas– Arquitectura del sistema y componentes.– Capas de integración.
• Buenas prácticas– Entender la gestión documental dentro del modelo de negocio.– Definición del modelo de información.– Integración.– Definición de políticas de acceso.
...30 minutos parece poco tiempo
3miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Temas a desarrollar
• Proyectos de gestión documental– Metodología.– Los actores.– Aspectos destacados.
• Arquitecturas– Arquitectura del sistema y componentes.– Capas de integración.
• Buenas prácticas– Entender la gestión documental dentro del modelo de negocio.– Definición del modelo de información.– Integración.– Definición de políticas de acceso
4miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Metodología: Ágil y SCRUM
• Adaptación ágil de Smile
– Nuestra metodología consiste en una adaptación de SCRUM, pero…
• El negocio obliga a hacer estimaciones completas previas al proyecto.• El cliente quiere especificaciones completas antes del desarrollo
– Mayores ventajas se obtienen de:• Desarrollo iterativo, entregas parciales, planes de pruebas.• Paralelización de los lotes de desarrollo.• Contener los riesgos, peticiones de cambio no vienen al final. Gestión de
expectativas.
Ciclo de vida
1
2
3
4
Plan Proyecto Storyboard
Casos de prueba
Instalación Versiones y demos
5miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Metodología: aplicación al proyecto de GD (1)
• Tenemos unos lotes estándard– Implantación de base.– Definición del modelo documental i funcional.– Desarrollo del modelo en el sistema (sites, cuadros de
clasificación, metadatos, roles…).– Fit-Gap: Desarrollo de la funcionalidad adicional (capa de
integración, transferencias, índices de expedientes…).– Migración (si aplica).– Formación.
6miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Metodología: aplicación al proyecto de GD (2)
Fase de definición y pruebas de un lote:
A partir del análisis funcional se definen casos de uso.
A partir de los casos de uso se define el plan de pruebas.
7miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Los actores (1)
• ¿Quien dice que un proyecto de gestión documental es sencillo?
Dtor Técnico
Dtor Proyecto
Arquitecto sistemas
Analista
Experto Alfresco
Programador
Programador
Técnico seguridad
Dtor Proyecto
Área Archivo
Sistemas
Departamento 1
Departamento 2
8miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Los actores (2)
• Pero hay cosas más complicadas
9miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Aspectos destacados: la planificación
• Estimación• La estimación inicial se recupera y
se amplía dentro de las herramientas de control del alcance del proyecto.
• Los cambios solicitados por el cliente, se recogen y se planifican con las mismas herramientas.
• Planificación de hitos• En un proyecto con varios
interlocutores, es clave el control de los hitos, sus entregables y sus dependencias.
10miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Aspectos destacados: el análisis
• El modelo de información• El modelo de información es la
base del contenido documental a implementar: tipos de documentos, tipos de contenedores, metadatos, ciclo de vida y ontología y las políticas de acceso a través de roles y permisos.
• El análisis funcional• El análisis funcional el
comportamiento de los elementos del modelo y definirá funcionalidades adicionales (flujos, procesos de transferencia, capas de integración y acceso externo, gestión de la firma digital…). Es el denominado Fit-Gap entre la herramienta y la necesidad.
11miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Aspectos destacados: la estrategia de pruebas
• El modelo de pruebas– El modelo más estandarizado de pruebas
es el denominado modelo en V que planifica las pruebas en función de los requerimientos finales del sistema: pruebas unitarias para verificar funcionalidad interna, pruebas de integración para verificar comportamiento técnico global y pruebas de calificación para validar el sistema con sus casos de uso.
• Pruebas sobre• Distinguiremos:
– Funcionalidad estándard.– Funcionalidad programada.– Servicios de integración.
Volum
Expedient
12miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Temas a desarrollar
• Proyectos de gestión documental– Metodología.– Los actores.– Aspectos destacados.
• Arquitecturas– Arquitectura del sistema y componentes.– Capas de integración.
• Buenas prácticas– Entender la gestión documental dentro del modelo de negocio.– Definición del modelo de información.– Integración.– Definición de políticas de acceso
¿vamos bien de tiempo?
13miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Arquitectura: componentes para
• Los componentes base:– Base de datos relacional
– Servidor de aplicaciones
• Los frameworks– El fw de Share
– El fw de desarrollo
14miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Arquitectura: capa de integración
• Las APIs: Restful– Las APIs permiten la generación
de una capa de servicios de integración que permitirá que sistemas externos puedan utilizar como repositorio documental.
– Mediante los frameworks de desarrollo generaremos o bien una capa de servicios unitarios (introducir un documento, crear una carpeta de expediente…) o bien integraciones punto a punto entre los sistemas externos y nuestro gestor documental.
15miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Arquitectura: otras integraciones
• Los accesos– incorpora en sus
sistema una serie de accesos para permitir otras integraciones, tales como CIFS, FTP, WebDAV, IMAP y el SharePoint Protocol que habilita a las aplicaciones Office a insertar documentación de forma directa desde su propia interfaz
SharePoint Protocol
WebDAV
CIFS FTP
IMAP
16miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Arquitectura: el modelo general del sistema
17miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Temas a desarrollar
• Proyectos de gestión documental– Metodología.– Los actores.– Aspectos destacados.
• Arquitecturas– Arquitectura del sistema y componentes.– Capas de integración.
• Buenas prácticas– Entender la gestión documental dentro del modelo de negocio.– Definición del modelo de información.– Integración.– Definición de las políticas de acceso.
Les prometo que acabo rápido...
18miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Buenas prácticas: entender el proyecto (1)
• No es lo mismo la gestión documental colaborativa que la gestión archivística o que la gestión de la documentación vinculada a trámites administrativos.
Facturas
Albaranes
Normativas
19miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Buenas prácticas: entender el proyecto (2)
• El flujo documental.
Gestor documental
Registro de entrada/salida
Sistema de gestión de procesos
de negocio
Sistema de gestión de archivo
Otros sistemasUsuarios(acceso directo)
20miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Buenas prácticas: la definición del modelo (1)
• Tipos documentales (contenidos)– Documento simple, record electrónico,
record físico, o por tipo (factura, albarán, normativa…).
• Tipos de contenedores– En archivística: fondo, clase, serie,
expediente o volumen.
• Metadatos y Aspectos– Basado en estándares (ENI, Moreq2),
obligatorios, listas de valores, de búsqueda, heredados del contenedor…
– Aplicables tanto a los tipos documentales como a los contenedores.
– Se pueden agrupar en aspectos.– Algunos pueden coincidir con las definidas
propiamente en .
21miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Buenas prácticas: la definición del modelo (2)
• Reglas y acciones– Reglas de transformación de tipos,
adición de aspectos, de conversión de formato (a PDF).
• Roles y permisos– Permisos por site, por cuadro de
clasificación. Administrador, colaborador, consumidor…
• Ontología de las entidades– Ciclo de vida del documento, reglas de
conservación…– Flujo de creación de una nueva
entidad
22miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Buenas prácticas: la integración
• Las preguntas– ¿Qué idioma hablamos? (Estructura del fichero XML)– ¿Quién es el jefe? (Dónde están los elementos que gobiernan los
contenidos)– ¿Qué restricciones mantengo en el repositorio documental?
• Algunas apreciaciones– El gestor documental es un repositorio, por tanto, las reglas de negocio
han de estar en los sistemas de soporte a negocio y no en el gestor.– Debemos evitar duplicidades en las restricciones, como por ejemplo las
listas de valores de un metadato: si están en el sistema de negocio no requieren estar en si el acceso sólo va a ser en el sistema.
– Aquellas entidades que se introducen vía integración deben ser tratadas desde el punto de vista de accesibilidad y seguridad por la interfaz de . ¿Puede un usuario modificar una entidad que proviene de un sistema? ¿En qué medida?
23miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Buenas prácticas: definición políticas acceso (1)
• ¿Qué gestiona el sistema?
• Usuarios– Nombre y apellidos– Grupo de usuarios al que pertenece– Correo electrónico– Nombre de usuario (login) y contraseña
• Grupos de usuarios– Identificador de grupo– Descripción
24miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Buenas prácticas: definición políticas acceso (2)
• Usuarios– Un usuario puede pertenecer a uno o varios grupos .
• Contenedores– Un grupo se puede asignar a un contenedor con un
rol o conjunto de permisos. Esta asignación se puede hacer hereditaria a los documentos que contiene.
• Documentos– Un grupo se puede asignar a un documento con un
rol o conjunto de permisos.
25miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
Para finalizar
Formación Smile
Libros blancos de Smile
www.smile-iberia.com
LibrosForums, wikis en
www.alfresco.com
26miércoles, 28 de noviembre de 12
Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012
¿Alguna pregunta?
27miércoles, 28 de noviembre de 12
Para cualquier consulta, sobre
...o cualquier otra solución open source
[email protected]://www.smile-iberia.com
28miércoles, 28 de noviembre de 12