2011-06-14 ASIP Santé DMP en ES "Restitution des ateliers du matin"

Programme DMP en ES

Restitution des ateliers

14 juin 2012

Objectif des ateliers

Programme DMP en établissement – 14 juin 2012

1) Objectif:

capitaliser sur votre expérience de déploiement du DMP pour accélérer le

lancement de nouveaux établissements

2) Démarche : répondre aux 3 questions suivantes :

- Quelles sont les 10 étapes indispensables pour réussir le projet DMP en

établissement ? (axes : stratégie, organisation, communication et formation, technique,…)

Pour chaque étape : préciser les moyens et outils indispensables, facteurs clés de

succès, points de vigilance.

- Au global, quels sont les messages clés que vous souhaiteriez faire

passer à un nouvel établissement ?

- Comment diffuser au mieux cette information ?

Groupe 1 : établissements spécialisés en psychiatrie


Groupe 1 : les 10 étapes


N° Action à mener Moyens et outils pour

réussir

Facteurs clés de

succès Points de vigilance

1

Intégrer la spécificité

de la psychiatrie

• La psy ne VEUT pas être

spécifique, sa patientèle l’est

• Pédagogie particulière du DMP

• Communiquer sur les

protections du système

(masquage/suppression/

destruction) et le secret médical

« Protéger » la patientèle est

spécifique

2 Projet d’ES porté par

la direction Information

• Décision « affichée

et portée »

• Porté

administrativement et

médicalement

3

Informer et motiver

la communauté

médicale (CME)

• Passage obligé par les

instances

• Réflexion sur le contenu du DMP

: écrire les comptes-rendus

différemment

• Ne pas éluder les spécificités

psychiatriques et réfléchir au

meilleur moment pour les traiter

et de quelle façon

• Travailler la communication

ville/hôpital, partage des données

psy

• Vérifier que les médecins

appliquent (même avant l’arrivée

du DMP) la loi de 2002

• Organiser le dialogue interne via

des réunions

pluridisciplinaires régulières

• Le chef de service

doit être motivé

• Sélection de

certaines

pathologies par les

médecins

• Concevoir

l’information

préalable à la

création de manière

différente :

• Aider le patient

à choisir de

créer le DMP

• Valider avec

lui le dépôt

d’un document

• Un partage des données psy qui

nécessite une bonne confiance

du médecin

• Non partage des données qui

risqueraient d’affecter le patient

• Des psychiatres qui ne souhaitent

pas communiquer à d’autres

spécialistes ou aux patients

• Problèmes de mise en œuvre de

la CME : réflexe de protection du

patient : comment va-t-il réagir à

l’information directement accessible

via le DMP ?

Groupe 1 : les 10 étapes (suite)


N° Action à mener Moyens et outils pour réussir Facteurs clés de succès Points de vigilance

4 Mise en place

technique

• Communiquer entre tous les

acteurs

• Régler les problèmes technique

en concertation avec l’éditeur

S’assurer du bon fonctionnement

(organisationnel et technique) des

CPS

Absence de carte Vitale

des patients en psychiatrie et

question des ayants-droits

5 Organisation

cible

• Chemin d’information:

• Brochures d’info

• Infirmiers : 1er niveau d’info

• Secrétaires/ bureau des

admissions informent et

créent le DMP

• Décision de création vient

du psychiatre

• Définir les rôles de chacun dans

l’alimentation du DMP

• Elargir la possibilité de

création du DMP aux différents

soignants : former infirmiers,

secrétaires médicales, etc.

• Intégrer le temps de création

pour les ressources (secrétariats

et admissions)

• Selon l’ES : beaucoup de

points d’entrée : trouver

un moyen d’informer le

patient sans secrétaires

médicales/chargés

d’accueil

6

Modalités

d’information

particulières des

patients

• Ne pas faire du DMP un

automatisme

• Prioriser les patients qui seront

en capacité de décider de la

création du DMP

Information préalable à l’ouverture

du DMP

• Le patient psy peut

craindre que ses données

médicales soient

partagées avec des

personnes qui ne le

prennent pas en charge

directement (ex:

pharmaciens)

• Beaucoup de patients

incapables de gérer leur

DMP

Groupe 1 : les 10 étapes (suite 2)


N° Action à mener Moyens et outils pour réussir Facteurs clés de succès Points de vigilance

7 Associer les acteurs Associer tout le monde en

transversal : CE, CA, patients, etc.

8

9 Informer et former les

équipes

• Envisager l’organisation d’une

prise en main à distance

• 2 types de formations : technique

et DMP

• Sur l’Intranet : partage de

documents, comptes-rendus de

réunions, supports de formation…

Groupe 1 : Quels sont les messages clés que vous souhaiteriez faire passer à un nouvel établissement ?


• Assumer la spécificité de la patientèle en psychiatrie • Mener une réflexion permanente sur les implications/impacts

• Dégager de la ressource dédiée • Donner du temps aux responsable du projet DMP dans leur établissement

• A minima 1 ETP à 50% sur les 2 premiers mois

• Difficile à faire à effectif constant

• Beaucoup de formation et d’information pour la mise en place • De nombreuses réunions : réunion par pôle, plusieurs réunions complémentaires

demandées

• Ressource avec profil conduite du changement et capacité de

gestion du projet

Groupe 1 : Comment diffuser au mieux cette information ?


Préciser les canaux et supports d’information

Exemple : via les Fédérations Hospitalières (journée SIS et magazine de la

Fédération), via les MOA régionales (…), envoi direct aux ES (…), site web..

• Canaux « habituels » de communication et d’information (Intranet…)

• Le plus important : échange présentiel

• Communication sur le DMP par ARS/MOAR

Groupe 2 : cliniques





réussir

Facteurs clés

de succès

Points de

vigilance

1

Présenter le projet

en CME dans le

cadre d’une CME

courante

Supports techniques et

informatique. Films

d’action

Présentation par

un médecin en

coordination

avec le directeur

informatique ;

Les films

d’animation.

Sécuriser les

praticiens sur la

confidentialité et

sur la facilité

d’alimenter et sur

la pérennité du

projet.




réussir

Facteurs clés

de succès

Points de

vigilance

2

Nommer une

équipe d’actions

DMP, établir un plan

d’actions: identifier

les ressources

humaines et

techniques, définir le

planning;

coordination avec la

maîtrise d’ouvrage

régionale

A minima un

médecin, un

responsable

informatique, une

direction et un

secrétaire DMP,

Profil de l’équipe

: volontaire,

motivé,

connaissance de

l’environnement

de l’ES,

approche

commerciale;

Accompagneme

nt du projet par

la maîtrise

d’ouvrage

régionale

(relations

praticiens, appui

à la formation,

communication)

Trouver les

budgets




réussir

Facteurs clés

de succès

Points de

vigilance

3

Communication

interne auprès des

PS et ensemble des

salariés

Journée porte ouverte

pour tous les participants

de l’ES, films, brochures

et affiches, information

dans les bulletins de

salaire, diffusion du film

dans chaque chambre

Mobiliser les

secrétaires

médicales et les

chargés

d’accueil;

Création pour les

chargés d’accueil

de leur propre

DMP

Choisir le bon

moment (hors

certification HAS

ou mise en œuvre

du DPI)

Groupe X : les 10 étapes (suite)



réussir

Facteurs clés

de succès

Points de

vigilance

4

Mise en oeuvre

technique :

trajectoire vers la

DMP compatibilité

Se rapprocher de son

éditeur

Anticiper

l’alimentation du

DMP avec

l’éditeur;

réflexion à mener

sur les process

(organisation du

circuit

d’information du

patient à la

création et de la

production du

document à

l’alimentation du

DMP

Ergonomie du

logiciel partie

alimentation.

Stockage de l’NS

Groupe « cliniques » : Comment diffuser au mieux cette information ?



• Relancer les ES pour nommer un correspondant du DMP. Relais

d’information par l’ARS ou co-signature ARS/ASIP.

• Organiser une journée d’information/formation pour accompagner le

correspondant DMP (soit par l’ASIP ou relais régional ou un des 33

établissements pour partager son expérience)

• Formation continue des PS (dans le cadre de la formation continue

en présence de l’équipe projet)

• Communication via des témoignages/des films. Présenter les

usages (à quoi cela sert pour les PS ? Les patients ?)

Groupe 3 : ES publics > 850 lits





réussir

Facteurs clés

de succès

Points de

vigilance

1 Sponsor de la

direction

- membre de l’ASIP

Santé, représentant de

CME et directoire pour

définir axes stratégiques

- Impliquer la com au

niveau de la direction

pour positionner le DMP

-Définir le qui fait quoi

(copil et groupe projet)

-implication de

la cellule com

dans le groupe

projet

-Communication

ville-hopital/outil

de coordination

- implication de

la DSI + médecin

qui porte les

arguments

majeurs =

binôme

médical/techniqu

e

Programme DMP en établissement : réunion de lancement le 23 novembre 2011


réussir

Facteurs clés

de succès

Points de

vigilance

2 convaincre le corps

médical

-pilotage médical

-Faire du lobbying en

individuel (PS par PS)

- En officiel via la CME

- ne pas décevoir

les PS par une

non

alimentation/consu

ltation




réussir

Facteurs clés

de succès

Points de

vigilance

3 gérer la durée du

projet

-lancer le déploiement à

l’hopital en même temps que

le déploiement les PSL

-PSL alimente par la

synthèse

- Hôpitaux produit CR

- commencer par

des filières de soins

- Gestion du temps

: conviction un par

un

-déception DMP vide

4 définir les règles du

jeu avec les éditeurs

- faire un état des lieux

- -

- alimentation qui

n’arrive pas

-affichage DMP

compatible ne veut

rien dire

- gérer le risque

technique

5 consentement du

patient sans dépenser

trop d’énergie

- dissocier l’information et la

création

-les services informent les

patients

-Agents qui font l’information

sur l’ES mais également sur

le DMP, livret d’accueil…

- définir un discours type

- discours type

- PSL =

prescripteur du

DMP

- Multiplier les

points de contacts

et de possibilités de

création

- zone à forte

affluence (admission)

- engagement sur

d’autres projets : ex

FIDES




réussir

Facteurs clés

de succès

Points de

vigilance

6 création à différents

endroits

- admission

-Services

- Accueil de proximité dans

les services dans les

chambres

- Par les PS

- plusieurs

occurrences pour

proposer la création

- agents d’accueil

difficile à motiver au

départ (FIDES…)

- Direction de la

clientèle doit être

impliquée dès le

départ

7 - informer largement

au sein de l’hopital /

com interne

- plusieurs sessions

plénières sur le DMP dans

différents points de l’hopital

-Délocalisation pour la

création : pour le personnel

de l’hopital mais pour la ville

également

-Création lors de

manifestations à l’hopital

-Rabattage vers kiosque

quand info par les services

(2 points centralisés)

- courrier à tous les chefs de

service pour information de

déploiement du DMP

- information vers

les secrétariats

médicaux (réunion

de secrétaires)

- Information par

soignants et non

direction

- s’assurer de la

synergie avec les

grandes missions




réussir

Facteurs clés

de succès

Points de

vigilance

8 - communication

externe/régional

ex point presse ->

création monte en flèche

- discours

simple

- qui

communique?

9

impliquer les

représentants des

usagers

- intégrer dans le copil

- exprime des

besoins et font

avancer le projet

- que ca devienne

un élément

bloquant

10 alimentation

-Automatique avec

possibilité de décochage

- définir à l’avancer les

règles d’alimentations

-

- Alimentation peut

poser pb quand

éditeurs non prets



Maximum 5 messages

• Convaincre la direction

• Convaincre le corps médical

• Gérer la durée du projet pour éviter les déceptions

• Création et alimentation : implication des usagers

• Ne pas démarrer seul dans une région /un territoire




• Presse grand public

• Communication un par un aves les PS

• Réunion de services, courrier envoyé à tous les chefs de service,

• Courrier de CME aux correspondants (PSL…)

• Profiter de toutes les manifestations au sein de l’hopital

Groupe 4 : autres ES





réussir

Facteurs clés

de succès

Points de

vigilance

0 Comprendre le DMP

1

Sensibiliser/Convai

ncre la direction,

CME

- Objectif : se rapprocher

des PSL du bassin

CPOM

- Valoriser l’image de

l’ES : amélioration des

relations ville/hopital

2

Constituer l’équipe

projet

pluridisciplinaire :

définition des rôles

et responsabilités

- bonne représentation

du corps médical

- Comité intégrant un

représentant des PSL et

un représentant des

usages

Mettre les

usages au centre

du débat

3

Sensibiliser et

informer les PS

interne

réunions d’information,

CME




réussir

Facteurs clés

de succès

Points de

vigilance

4 Mise en capacité

organisationnelle

- Etat des lieux des

ressources (checklist)

- Analyse des forces et

faiblesses

- Analyse de la

géographie de

l’établissement et de

son impact sur les

flux de patients

S’assurer avant

lancement de la

capacité de l’ES

à mettre en place

le projet

5 Mise en capacité

technique

Création d’une GAM

DMP compatible

6 Organiser les

formations

- Les

ambassadeurs/référents

font de l’information

directement au chevet

du patient

Programme DMP en établissement : réunion de lancement le 23 novembre 2011


réussir

Facteurs clés

de succès

Points de

vigilance

7

Passer du

lancement à la

routine

- Transfert de

compétences,

procédures

formalisées

8

S’armer pour

répondre aux

questions sur

l’alimentation

- Ateliers dédiés

- Degrés d’autorisation,

solutions de

débrayage ?

Capacité à

répondre aux

questions/crainte

s des médecins

9

Communiquer dès

que l’ES est en

capacité d’alimenter

- Plan de com - 2eme vague de

communication interne

- Communication externe

vers le bassin

10

Pérenniser et

maintenir la

dynamique

- communication interne

- Valorisation RH des

acteurs

- Communication

national vis-à-vis

des patients

- Développer

l’usage chez les

libéraux



Maximum 5 messages

• Intégrer la médecin de ville dès l’amont (donner du sens à l’usage,

valoriser l’ES dans le bassin, lien Hôpital Numérique)

• Intégrer la consultation dès l’amont

• Définir en amont les modalités d’alimentation du DMP

• Organiser la montée en charge progressive (ex : services pilotes)

• S’assurer des ressources disponibles



• Implication de l’ARS : un engagement institutionnel qui a du poids

(intégration dans les CPOM + intégration du DMP dans les projets

de CHT + communication vers les ES)

• Implication du GCS : engagement opérationnel

• Utiliser les Fédérations (FHF, FHP etc.)

Groupe 5 : HAD et clinique néphrologique, spécificités sur le projet DMP?





réussir

Facteurs clés de

succès

Points de

vigilance

1

Constituer une

équipe projet

pluridisciplinaire

Formation, démonstration

Partager une

même

compréhension et

une même vision

du projet

Organisation du

projet,

cadencement

2

Régler les

problématiques

techniques

Relation éditeurs

1 personne compétente et

impliquée au service

informatique

Soutien ASIP

Santé

Effets de bord

(bien analyser les

incidences en

équipement…)

3

Informer largement

l’ensemble des

personnels

Tous les moyens

disponibles : réunions,

newsletters, intranet

Considérer le

DMP comme un

véritable projet

d’établissement

Personne ne doit

se sentir exclu

4

Préciser le périmètre

en tenant compte des

spécificités

Tenir compte des

profils patients (ex.

soins palliatifs)




réussir

Facteurs clés de

succès

Points de

vigilance

5

Formaliser la

procédure

d’information et de

création (qui informe?

qui crée ? où ?)

Implication des

médecins et des

soignants dans

l’information des

patients

Tenir compte des

spécificités (ex.

équipement à

domicile)

6

Sensibiliser et former

les personnes

impliquées

Formation d’un référent

capable de décliner les

formations

Utilisation des outils ASIP

Santé

Appropriation et

adaptation des

outils fournis par

l’ASIP

Remotiver

régulièrement les

acteurs impliqués

7

Définir les

documents et la

procédure

d’alimentation

Validation en CME

Bien identifier les

documents et leur

mode

d’alimentation

Adopter une

démarche

progressive

8 Evaluer le projet

Réunions mensuelles

Suivre le nombre de DMP

créés et alimentés

Communiquer les

résultats



• En routine, la création du DMP ne pose pas de difficultés (peu de

refus, peu de temps …)

• Savoir se projeter à long terme, rester optimiste et savoir dès le

début que les bénéfices ne seront pas immédiats

• Le DMP améliore l’image de l’ES auprès des autres ES, des

libéraux, des patients

• Si vous vous lancez, il faut dès le départ constituer une équipe projet

compétente et motivée



• Communication nationale grand public

• Intégration du DMP dans l’accréditation des ES à moyen terme avec

une des étapes préalables de soutien

• Témoignages dans Magazines Fédérations

• Montrer le DMP

2011-06-14 ASIP Santé DMP en ES "Restitution des ateliers du matin"

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