2010 I Rendementbijeenkomst

Pagina 1

© V

HIC

Informatiemiddag VHIC

Haal meer rendement uit uwinformatiemanagement

Pagina 2

© V

HIC

Focus/Missie

› Kennismaking: wat is VHIC

› Kennismaking: wie is Ad van Heijst

› Het beoogde project: een mogelijke aanpak

Pagina 3

© V

HIC

Focus/Missie

› Fullservice bureau op het gebied van informatiemanagement

› Lokale overheid centraal› Specialisme informatiehuishouding› Drive: kwalitatief zeer hoogwaardige dienstverlening

tegen acceptabele prijs en kosten› Wat we doen, buitengewoon goed doen.

Pagina 4

© V

HIC

Pagina 5

© V

HIC

Hoe dan?

› Via het model-dsp voor Nederlandse gemeenten (documenten, systemen, procedures): 325/415; 700 processen.

› i-Rendement als methodiek

› i-Match als methodiek

› Benchmark voor Nederlandse Gemeenten op het gebied van informatiemanagement

Pagina 6

© V

HIC

Information Governance- de kapstok

Informatie is hierbij onmisbaar

Rekenschap afleggen

Vlug reagerend

rechtvaardig

meewerkend

Pagina 7

© V

HIC

Framework overheid: Informatie op Orde, Baseline Informatiehuishouding

› Verantwoordelijkheden beschreven en belegd› Organisatie, processen, personeel en hulpmiddelen ingericht en kwalitatief

toereikend voor borging duurzaamheid en betrouwbaarheid van informatie› Standaarden gedefinieerd en in gebruik voor informatiebeheer› Producten, processen, informatie en verantwoordelijkheden qua prioriteiten

geordend› Er is een compleet beheerssysteem› Kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid worden

in acht genomen› Duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid is tot moment van

verwijdering gewaarborgd› Verwijdering gebeurt volgens vastgestelde procedures.

http://www.e-overheid.nl/sites/kennislab/de_baseline/de_baseline.htmlhttp://www.minocw.nl/documenten/Nota-Informatie-op-orde.pdf

Pagina 8

© V

HIC

Agenda› Achtergrond en aanleiding

› Het i-Rendementconcept › Doelstelling› Visie VHIC › Groeimodel

› Aanpak› Positiebepaling› Optimalisatie› Benchmark

› Ervaringen / best practices i-Rendement gemeente

Pagina 9

© V

HIC

Het kan makkelijker én leuker...

“Digitale loketten vaak niet meer dan fraaie virtuele façade”

“Burgers hebben recht op goede, tijdige en juiste dienstverlening”

“Digitale overheid moet voor meer efficiency zorgen en uiteindelijk lagere administratieve lasten”

“Vaak geen koppeling tussen het digitale loket en achterliggende systemen”

Pagina 10

© V

HIC

Ontwikkelingen

› Lokale overheid heeft te maken met diverse ontwikkelingen:

› Eisen vanuit centrale overheid t.a.v. digitalisering en dienstverlening;

› Behoeften klanten (burgers en bedrijven), dienstverlening (verder) optimaliseren;

› Kortom: van Documentaire informatievoorziening naar Digitale informatievoorziening.

Pagina 11

© V

HIC

Wat nu?

› Situatie informatievoorziening op dit moment...

› ....loopt per organisatie uiteen!

› Maar wel vaak vergelijkbare vragen:

› Waar staan we?

› Hoe ziet toekomstige/gewenste situatie eruit?

› Hoe komen we bij gewenste situatie?

› Welke stappen moeten we zetten? In welke volgorde?

› Waar moeten we op letten?

› Hoe kunnen we leren van best practices vergelijkbare organisaties?

Pagina 12

© V

HIC

i-Rendement concept - Doelstelling

› Doelstelling i-Rendement is drieledig:

1. Inzicht

2. Optimalisatie

3. Leren & kennisdelen

Pagina 13

© V

HIC

i-Rendement - Doelstelling 1: Inzicht

› “Waar staat uw organisatie op gebied van (documentaire) informatievoorziening?”

› Breed perspectief, verder dan DIV-afdeling.

Pagina 14

© V

HIC

i-Rendement - Doelstelling 2: Optimalisatie

› Vaststellen (realistisch en gedragen) ambitieniveau;

› Bepalen welke stappen gezet dienen te worden om, gezien de huidige situatie, het ambitieniveau te bereiken?

› Prioriteiten en volgtijdelijkheid verbeterstappen bepalen.

Pagina 15

© V

HIC

i-Rendement – Doelstelling 3: Kennisdelen

› Aandacht voor best practices vergelijkbare organisaties;

› Waar lopen andere organisatie tegen aan? Hoe lossen zij dat op?

› Hoe pakken vergelijkbare organisaties transitie aan?

Pagina 16

© V

HIC

i-Rendement - Groeimodel

› Centraal aspect i-Rendement methodiek is groeimodel (documentaire) informatievoorziening;

› Vijf fasen geven ontwikkeling van DIV binnen organisatie weer;

› Meest vergaande fase weerspiegelt visie met betrekking tot (documentaire) informatievoorziening voor langere termijn.

Pagina 17

© V

HIC

i-Rendement Groeimodel

Mate van digitalisering en integratie

Toegevoegde waarde

organisatie

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

Fase 5

Visie VHIC

Pagina 18

© V

HIC

i-Rendement - groeimodel

Management &

organisatie

Bron: Levitt

Processen Infra-

structuurPrestaties

Mensen &

cultuur

Management &

organisatie

Processen Infra-

structuurPrestaties

Mensen &

cultuur

Fase 1

Fase 2

› Per fase wordt gekeken naar:› Management en organisatie› Mensen en cultuur› Processen› Infrastructuur› Prestaties

› Per categorie meerdere variabelen

Pagina 19

© V

HIC

Achterliggende visie: infrastructuur

› Nadruk verschuift van bewaren van informatie naar het toegankelijk maken van bewaarde informatie;

› Digitale informatie (mits geautoriseerd) beschikbaar en toegankelijk, ongeacht tijd en locatie;

› Fysieke en digitale schaduwarchieven moeten verdwijnen;

› Informatie wordt conform vastgestelde procedures (automatisch) gearchiveerd.

Pagina 20

© V

HIC

Achterliggende visie: processen

› Archieffunctie (merendeels) geïntegreerd in bedrijfsproces en zoveel mogelijk geautomatiseerd;

› Informatie gestructureerd op basis van de werkprocessen;

› Interne distributie van inkomende post verloopt digitaal;

› Uitgaande post vanuit werkprocessen automatisch geregistreerd en digitaal gearchiveerd.

Pagina 21

© V

HIC

Achterliggende visie: management & organisatie

› Disciplines DIV, I&A en AO (in)formeel geïntegreerd en ondergebracht in één beleidsveld: Informatie- en Procesbeheer (IPB);

› Regie over de volledige informatievoorziening op één centraal punt binnen de organisatie;

› Verantwoordelijkheden t.a.v. informatievoorziening duidelijk in kaart gebracht, vastgelegd en periodiek bijgesteld.

Pagina 22

© V

HIC

Achterliggende visie: mensen & cultuur

› Alle medewerkers organisatie denken en werken digitaal (meer verantwoordelijkheid op gebied van informatievoorziening);

› Aandacht voor kennis en ontwikkeling medewerkers DIV/IPB;

› Nieuwe functies en taken (bijvoorbeeld inrichting archiverings- en registratiefunctie in primaire processen en audit).

› En hoeveel menskracht is daarmee gemoeid in de nieuwe situatie

› Hoe zien de toekomstige functieprofielen eruit

› Hoe kom ik daar?

Pagina 23

© V

HIC

i-Rendement traject

› Fase 1: in kaart brengen huidige situatie (documentaire) informatievoorziening;

› Fase 2: opstellen verbeterplan/ontwikkeltraject (optioneel);

› Fase 3: kennisdeling/benchmark (optioneel).

Pagina 24

© V

HIC

Fase 1: In kaart brengen huidige situatie

Pagina 25

© V

HIC


› Doel:

› Verkrijgen van inzicht

› Bepaling positie in groeimodel;

› Middel

› i-Rendement Scan

Pagina 26

© V

HIC


› Desk research

› Interviews (diverse niveaus en organisatieonderdelen)

› Site survey

› Online enquête

Pagina 27

© V

HIC

i-Rendement online enquête

Pagina 28

© V

HIC

Resultaten fase 1

› Positie in groeimodel;

› Geconstateerde verbeterpunten;

› Eventueel uitgewerkte resultaten online enquête;

› Rapport / presentatie bevindingen huidige situatie;

› Eventueel input voor volgende fase.

Pagina 29

© V

HIC

i-Rendement scan

› Intakegesprek;

› Optioneel een online enquête;

› Rapportage positie in groeimodel en eventueel geconstateerde verbeterpunten.

Pagina 30

© V

HIC

Waar willen we naartoe en hoe komen we daar?

Pagina 31

© V

HIC

Fase 2: i-Rendement Verbeterplan

› Resultaten fase 1 (scan/zelfevaluatie) vormen input;

› Bepalen ambitieniveau:

› Waar willen we naartoe?

› Op basis van (algemene) visie en beleid organisatie;

› Wat is realistisch?

Pagina 32

© V

HIC

Vaststellen ambitieniveau

› MT wordt betrokken bij het vaststellen van het ambitieniveau;

› Gezamenlijk ambitieniveau bepalen tijdens visieworkshop

Pagina 34

© V

HIC

Bepalen route / te nemen stappen

› Op basis van gap tussen huidige situatie en ambitieniveau;

› Op basis van eventueel geconstateerde verbeterpunten.

› i-Rendement groeimodel biedt input voorgefaseerde doorgroei naar ambitieniveau.

Pagina 35

© V

HIC

Verbeterplan: bepalen prioriteiten

Eenvoudig Moeilijk

Hoog

Laag

Gemak van uitvoering

Impact

17

23

5

6

8

9

10

1112

134

14

Pagina 36

© V

HIC

Planning Maand

Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mrt Apr Mei JunActiviteit

1. Inrichten projectorganisatie

4.Capaciteit en samenstelling binnen DIV aanpassen

Doorlopend (1)

2. Beleidsveld IPB (informatie en procesbeheer) oprichten

Doorlopend

5. Investeren in model-DSP en implementeren maatwerk-DSP

(2) (3)

3.Opstellen dienstencatalogus en klantenbeheerfunctie inrichten

Doorlopend (4)

8.Inwerkprogramma (nieuwe) medewerkers inrichten

Doorlopend (5)

12.

Procedures toegang semi-statisch archief aanscherpen

13.

Elke afdeling bij decentraal beheersysteem betrekken

6.Investeren in nieuw Document Managementsysteem (DMS)

7. Implementeren DMS en koppelen aan DSP 10. Procedures m.b.t. e-mailarchivering

(6)

11. Procedures m.b.t. uitgaande post

(6)

9. Fysieke poststroom uitfaseren (7)

Pagina 37

© V

HIC

Fase 3: Kennisdeling/benchmark

› i-Rendement abonnementsvorm gericht op kennisdeling;

› Periodieke bijeenkomsten gericht op kennisdeling;

› Trends en ontwikkelingen in het vakgebied;

› Veel voorkomende aandachtspunten (o.b.v. fase 1 en 2) nader toegelicht.

Pagina 38

© V

HIC


› Presentaties best practices/leerpunten i-Rendement deelnemers;

› Waar lopen vergelijkbare organisatie tegen aan? Hoe lossen zij dat op?

› Hoe pakken vergelijkbare organisaties transitie aan?

› Hoe kunnen i-Rendement deelnemers van elkaar leren?

Pagina 39

© V

HIC


› Benchmark:

› Vergelijken deelnemers o.b.v. groeimodel;

› Rekening houden met omvang etc. van organisaties.

› Keurmerk VNG gemeentelijke benchmarks!

Pagina 40

© V

HIC

VNG Keurmerk

› Benchmark Producentenplatform van VNG heeft keurmerkadviezen geformuleerd;

› i-Rendement voldoet aan alle adviezen, en heeft daarmee een VNG-Keurmerk;

› Specifiek genoemd/geroemd door VNG: de themabijeenkomsten en de visie áchter de benchmark.

Pagina 41

© V

HIC

KING

› KING: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten, sinds juni 2009;

› KING creëert voorwaarden voor optimale ondersteuning aan gemeenten op het terrein van:- lokaal bestuur;- bedrijfsvoering.

› Als structurele voortzetting na afloop van tijdelijke programma’s als EGEM i-teams (einde 2010) en VNG Benchmark Producentenplatform.

Pagina 42

© V

HIC

KING

› KING georganiseerd vanuit visie commissie Jorritsma: gemeenten moeten als “eerste overheid” functioneren;

› KING georganiseerd vanuit 3 thema’s:- ontwikkelen en beheren van standaards binnen ICT; - benchmarking;- meten van bestuurskracht.

› Per regio (30-40 gemeenten) een accountmanager:- clusteren benchmarkaanbieders voor samenwerking;- gezamenlijke themabijeenkomsten.

Pagina 45

© V

HIC

© VHIC

› Auteursrecht

› Niets uit deze presentatie mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt, door middel van druk, fotokopie, microfilm of op andere wijze dan zonder voorafgaande toestemming van VHIC BV.

› No part of this presentation may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means, without written permission from VHIC BV, Polakweg 23, 2288 GG Rijswijk.

2010 I Rendementbijeenkomst

Business

Transcript of 2010 I Rendementbijeenkomst