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2020-2021 New Scholar Checklist Important: Dates and names must be clearly visible on all documents. Names must match exact spelling of the proof of age.

Scholar Name: ______________________ OSIS# (if known): ____________ Grade Applied 2020-21: ______

Proof of Age (Birth Certificate or Passport)

Note: Scholar and parent names on all documents MUST match exact spelling of Birth Certificate

Two (2) Proofs of Home Residency*+^ 2 documents from the attached list must contain the parent/guardian name with matching addresses. Dates

must be clearly visible and within the date range provided, based on the date of submission.

Proof #1 Proof #2

Medical Examination Form (aka Physical) Kindergarten Families: A physical must be submitted now, but all scholars must also submit an updated physical as

soon as they turn 5 years of age. This may require your scholar to attend a 2nd physical within one year. Please have the doctor’s office contact the school if they have questions.

Middle/High School Families: If interested in playing sports, Interscholastic Sports Examination Form must also be completed. Ask school staff for a copy.

Immunization Record

Recent Photo of Child

Most Recent Report Card 2019-20 (and Transcript if attended High School elsewhere) Final report card/transcript is also required at the close of the school year

Report Card Transcript (if applicable)

Documentation re: Special Services- IEP/504 (if applicable)

Voter Registration Forms (both parents; optional but civic engagement is our mission!)

Not Collected. Parent Mails Form. Notes: Names on all documents must match exact spelling on birth certificate or passport. Dates must be visible on all documents.

*In accordance with Chancellor’s Regulation A-101, if a parent is subletting an apartment or home, or if more than one family shares a living space and there is only one leaseholder or homeowner, the parent must present a notarized “Address Affidavit” signed both by the primary leaseholder as well as the parent affirming that the family is residing in this home, and must attach the lease or deed. The school can provide an Affidavit of Residence form to be filled out and notarized. +If a family is identified as living in non-permanent housing, as per the NYCDOE Residency Questionnaire (part of SchoolMint registration), their requirements for proof of residence are not the same. Requirements are then dependent on the situation at hand. Please speak with school personnel in these cases. ^No information can be obscured, blacked out, other otherwise altered on proof of residence documents.

The following important documents are not yet available for the 2019-20 school year, but are required. Please be aware that we will be reaching out for these documents in the near future and make any necessary preparations.

Yearly Meal Application (2020-21 form available summer 2020) Online at nyc.applyforlunch.com strongly recommended. Democracy Prep schools do not charge families for meals regardless of financial status, but application is a yearly requirement. Some families will not complete due to auto-certification from NYS.

Medical Administration Form (if required; 2020-21 form available summer 2020) MAF forms are required if the school nurse or school staff will ever need to administer medical (ie, asthma

pump, epi-pen, insulin, benadryl). Without this form, the child or a guardian would have to administer.

Circle any MAF you anticipate needing. We will provide when available:

Asthma Diabetes Allergy Other

DPPS Family Handbook Receipt (presented at summer Family Orientation)

Also provide families with a hard copy of the Release of Cumulative Records. This document was originally signed via registration on SchoolMint, but a hard copy allows the family to present the request to his/her former school.

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2 PROOFS OF RESIDENCY As per the New York City Department of Education, all families must submit two (2) proofs of residence to their child’s school. Please see below for a list of acceptable documents and submit them to your school immediately upon registration.

Regulation of the Chancellor

Category: Students Issued: 3/1/18 Number: A-101

VII. VERIFICATION OF RESIDENCY

A. Proof of address must be provided when enrolling a student in school. A telephone bill, credit card bill or medical insurance card is not acceptable proof of address. Proof of residence must be demonstrated by any two of the following documents, each of which must state the home address.

1. Proof of address may be verified by any two of the following: a. a lease agreement, deed or mortgage statement for the residence; b. a residential utility bill (gas or electric) in the resident’s name issued by a utility company (e.g., National Grid or Con Edison); must be dated within the past 60 days; c. a bill for cable television services provided to the residence; must include the name of the parent and address of the residence and be dated within the past 60 days; d. documentation or letter on letterhead from a federal, state, or local government agency, including the IRS, the City Housing Authority, the federal Office of Refugee Resettlement, the Human Resources Administration, or the Administration for Children’s Services (ACS), or an ACS subcontractor, indicating the resident’s name and address; must be dated within the past 60 days; e. a current property tax bill for the residence; f. a water bill for the residence; must be dated within the past 90 days; g. rent receipt which includes the address of residence; must be dated within the past 60 days; h. State, city, or other government issued identification (including an IDNYC card); which has not expired and includes the address of residence; i. income tax form for the last calendar year; j. official NYS Driver’s License or learner’s permit, which has not expired; k. official payroll documentation from an employer issued within the past 60 days such as a pay stub with home address, a form submitted for tax withholding purposes or payroll receipt (a letter on the employer’s letterhead is not adequate); must include home address and be dated within the past 60 days; l. voter registration documents, which include the name of the parent and the address of residence; m. unexpired membership documents based upon residency (e.g., neighborhood residents’ association), which include the name of the parent and the address of residence; n. evidence of custody of the child, including but not limited to judicial custody orders or guardianship papers; documents must have been issued within the past 60 days and include name of student and address of residence.

None of the documents listed above will suffice alone. Two proofs of residence are required, except in cases where a Third-Party Affidavit (see Attachment 8) is one of the documents, and in that case, three proofs of residence are required (as explained in paragraph 2 below). If a parent is subletting an apartment or home, or if more than one family shares a living space and there is only one leaseholder or homeowner, residency can be demonstrated by an “Address Affidavit” signed by both the primary leaseholder as well as the parent affirming that the family is residing in the apartment or home, and two other documents verifying the family’s home address. It is preferable that the signatures on the Address Affidavit be notarized, but in the absence of notarized signatures, the Affidavit can be accepted together with additional documentation that verifies the primary leaseholder and the parent’s residence in the apartment or home. If the parent is unable to obtain this type of Address Affidavit, the parent may submit a written statement by a third party attesting to the fact that the parent resides at a particular address (“Third-Party Affidavit”, see Attachment 8), along with two other documents from the list in Section VII.A.1, above, verifying that the family is residing at this address.

Reference: https://www.schools.nyc.gov/docs/default-source/default-document-library/a101-admissions-readmissions-transfers-english

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Lista de comprobación para estudiantes nuevos 2020-2021 Importante: Las fechas y nombres deben de estar claramente visibles en todos los documentos. Los nombres deben de coincidir

exactamente con la manera en que están escritos en el comprobante de edad (certificado de nacimiento o pasaporte).

Nombre Estudiante: ______________________ OSIS# (si lo tiene): ____________ Grado 2020-21: ______

Comprobante de edad (certificado de nacimiento o pasaporte) Nota: Los nombres del estudiante y de los padres deben de corresponder en todos los documentos de manera exacta a como están

escritos en el certificado de nacimiento.

Dos (2) comprobantes de domicilio *+^ 2 documentos de la lista adjunta los cuales deben de tener el nombre del padre/tutor con la dirección de su domicilio. Las

fechas deben de estar claramente visibles y dentro del rango de tiempo requerido a partir de la fecha de entrega.

Comprobante #1 Comprobante #2

Informe médico (también llamado Physical) Familias de Kindergarten: Deben de someter un informe médico ahora, pero todos los estudiantes deben también de

entregar un informe médico actualizado tan pronto cumplan 5 años. Esto puede que requiera que su estudiante tenga una 2da evaluación medica dentro de un mismo año. Si su doctor tiene alguna pregunta dígale por favor que se ponga en

contacto con nosotros. Familias de colegio/secundaria: Si tiene interés en jugar deportes, el formulario de Interscholastic Sports Examination

también debe ser llenado., Pide una copia del equipo escolar.

Registro de vacunación

Fotografía reciente de su hijo/a

Reporte de notas más reciente 2019-20 (y su expediente académico (transcript) si ha asistido a otra secundaria)

Su boletín de notas o expediente académico final también es obligatorio al final del año escolar

Reporte de notas Expediente Académico (si aplica)

Documentación de servicios especiales- IEP/504 (si aplica)

Recibo de inscripción para votar (esto es opcional pero el compromiso cívico es nuestra misi6n)

Los padres mandan al formulario.

Nota: Los nombres en todos los documentos deben de corresponder de manera exacta a como están escritos en el certificado de nacimiento o en el pasaporte. Las fechas deben de ser visibles en todos los documentos.

* De acuerdo a la disposición del canciller de educación A-101, si un padre de familia subarrienda un apartamento o casa, o si más de una familia comparte una vivienda, y solo una persona figura como arrendataria en el contrato de alquiler o como dueño en la escritura, el domicilio se puede demostrar mediante una "declaración jurada de domicilio" notariada, firmada por el arrendatario titular y por el padre/madre confirmando que la familia reside en dicho domicilio, y se deberá adjuntar otros dos comprobantes el domicilio de la familia. La escuela puede proveer un formulario de declaración de domicilio para que sea completado y notariado. + Si una familia no tiene un domicilio permanente de acuerdo con el cuestionario de domicilio del departamento de educaci6n de la ciudad de Nueva York (esto es parte de la inscripción en SchoolMint), entonces sus requerimientos para la verificación de domicilio no son los mismos. Los requerimientos dependen de su situación actual. Por favor hable con el personal de la escuela para casos como este. ^ Ninguna información puede ser obstruida o alterada en los documentos de verificación de domicilio.

Los siguientes documentos importantes aún no están disponibles para el año escolar 2019-20, pero serán requeridos. Por favor sea avisado que estaremos en contacto solicitando estos documentos en un futuro cercano, haga los preparativos necesarios.

Aplicación anual de comida escolar (El formulario para el 2020-21 estará disponible en el verano del 2020) Recomendamos insistentemente a que aplique en línea aquí: nyc.applyforlunch.com. Democracy Prep no cobra por la comida escolar, pero llenar y entregar la

aplicación es un requerimiento anual.

Formulario de administración médica

(en caso de ser requerido; el formulario para el 2020-21 estará disponible en el verano del 2020)

Los formularios MAF están obligatorios si una enfermera o el equipo escolar tendrá dar medicamento a su estudiante (ex. Inhalador de asma, epi-pen, insulina, difenhidramina.) Sin este formulario, el estudiante o el padre/tutor tuviera darlo.

Trazar un circulo alrededor de cualquier enfermedad debajo para la cual usted anticipe administración médica. Nosotros le proveeremos con el formulario cuando este disponible.

Asma Diabetes Alergias Otro

Recibo del manual familiar de Democracy Prep Public Schools (Este fue entregado en la orientaci6n familiar que tuvo lugar en el verano)

También entregue a las familias una copia física del formulario de Autorización y Solicitación de Padres para liberación de Archivos. Este documento fue inicialmente firmado en SchoolMint pero una copia física permite a la familia presentar la solicitud a su escuela anterior.

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DOS COMPROBANTES DE DOMICILIO El Departamento de Educación de la ciudad de Nueva York requiere que todas las familias entreguen dos (2) comprobantes de domicilio a la escuela de sus hijos. Vea a continuación una lista de los documentos aceptables y someterlos a su escuela inmediatamente durante el proceso de inscripción.

Disposición del Canciller Categoría: Alumnado Fecha de emisión: 3/1/18 Numero: A-101

VII. VERIFICACIÓN DEL DOMICILIO

A. Usted debe entregar una prueba de domicilio al momento de inscribir a su hijo en la escuela. No se aceptan como comprobantes de domicilio las facturas de teléfono ni de tarjetas de crédito, ni las tarjetas de seguro médico. El comprobante de domicilio se debe demostrar con dos cualesquiera de los siguientes documentos, cada uno de los cuales debe estipular la dirección del hogar.

1. El comprobante de domicilio se puede verificar con dos de los siguientes documentos: a. un contrato de alquiler, título de propiedad o declaración de préstamo hipotecario de la vivienda; b. una factura de servicios públicos de la vivienda (gas o electricidad) en nombre de quien la habita, emitida por una empresa de servicios públicos (por ejemplo, National Grid o Con Edison), con fecha dentro de los últimos 60 días; c. una factura de servicios de televisión por cable de la vivienda. Debe tener el nombre y apellido del padre/madre, la dirección de la vivienda, y fecha dentro de los últimos 60 días; d. documentación o carta con membrete de una agencia del gobierno federal, estatal o local, incluso el Servicio de Impuestos Internos (IRS), la Autoridad para la Vivienda de la Ciudad, la Oficina Federal de Reasentamiento de Refugiados, la Administración de Recursos Humanos (HRA), o la Administración de Servicios para los Niños (ACS) o un subcontratista de ACS con el nombre y la dirección del residente. Estos documentos deben estar fechados dentro de los últimos 60 días; e. una factura vigente del impuesto a la propiedad de la vivienda; f. una factura por consumo de agua de la vivienda. Debe tener fecha dentro de los últimos 90 días; g. un recibo de alquiler que incluya la dirección de la vivienda. Debe tener fecha dentro de los últimos 60 días; h. documento de identidad emitido por el gobierno estatal, municipal u otra instancia gubernamental (incluso la tarjeta de identificación de la Ciudad de Nueva York IDNYC); que no esté vencida y que tenga el domicilio; i. formulario de impuestos sobre la renta del último año calendario; j. licencia de conducir oficial del estado de Nueva York o permiso de aprendiz vigente; k. documentación oficial de la nómina de un empleador, con fecha dentro de los últimos 60 días, como un talón del cheque de sueldo con el domicilio, un formulario presentado con propósito de retención del impuesto sobre la renta o un recibo de sueldo (no es adecuada una carta con el membrete del empleador). Estos documentos deben tener el domicilio y fecha dentro de los últimos 60 días; l. documentación de inscripción electoral, con el nombre, apellido y el domicilio del padre/madre; m. documentos vigentes de socio o miembro, otorgados en función del domicilio (por ejemplo, Asociación de Vecinos), con el nombre, apellido y el domicilio del padre/madre; n. pruebas de tutela del menor, entre las cuales pueden presentarse órdenes de custodia judicial o documentos de tutela legal. Los documentos deben haber sido emitidos dentro de los últimos 60 días y deben incluir el nombre completo del alumno y su domicilio.

Ninguno de los documentos enumerados será suficiente por sí solo. Dos comprobantes de domicilio son obligatorios, excepto en los casos en que una declaración jurada de un tercero (ver Anexo Nº 8) es uno de esos documentos. Entonces en ese caso se requieren tres comprobantes de domicilio (como se explica en el parágrafo 2 más abajo). No se aceptan como comprobantes de domicilio las facturas de teléfono ni de tarjetas de crédito, ni las tarjetas de seguro médico.

Si un padre de familia subarrienda un apartamento o casa, o si más de una familia comparte una vivienda, y sólo una persona figura como arrendataria en el contrato de alquiler, o como dueño, la residencia se puede demostrar mediante una “declaración jurada de domicilio”, notariada, firmada por el arrendatario titular y por el padre/madre confirmando que la familia vive en ese domicilio. Se deberá adjuntar otros dos comprobantes que verifiquen el domicilio de la familia. Es aconsejable que las firmas de la declaración jurada de domicilio estén certificadas por un notario, pero de no ser así, la declaración de domicilio puede aceptarse junto con documentos extra que corroboren que el titular del contrato (de alquiler o hipotecario) y el padre/madre habitan en la vivienda.

Referencia: https://www.schools.nyc.gov/about-us/policies/chancellors-regulations/volume-a-regulations