Modulo 2:Organización y Administración Homogénea de los Archivos.

Objetivo Particular:

Proporcionar a los participantes las herramientas para llevar a cabo la organización yclasificación archivística del acervo documental.

OrganizaciónEs el conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a laclasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales con el propósitode consultar y recuperar, eficaz y oportunamente, la información.

Las actividades a realizar, para la Organización documental en el área generadora son:

• Reunir• Clasificar• Ordenar• Describir• Seleccionar

• Administrar• Facilitar los 

documentos producidos o recibidos

• Conservar

El buen manejo de la información archivística en el instituto incrementa la calidad, laeficiencia y la eficacia de la organización, permite la construcción de la memoria histórica y elejercicio de la transparencia. Resulta importante tener organizados los archivos porque:

Son probatorios de procesos de gestión.

Son un instrumento esencial para el desempeño de la gestión publica.

Fungen como un elemento central para el desarrollo de una cultura de transparencia y rendición de cuentas.

Construyen la memoria documentada de las instituciones.

Contienen información sensible para los ciudadanos.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE ORGANIZAR LOS ARCHIVOS?

¿CÓMO ORGANIZAR LOS ARCHIVOS?La clasificación enmateria de Archivo,consiste en realizar laidentificación yagrupación deexpedientes con baseen el asunto (serie).

Ordenar losDocumentos deArchivo aplicando unmétodo con base enla serie documentalestablecida.

ACTIVIDAD 1

CLASIFICAR

Ecología Educación Salud Honradez

Cultura

Confianza

Política Publica

Justicia

IntegridadEconomía

RespetoMovilidad

Honorabilidad

¿Que nombre le pondrías a la caja?

CLASIFICA POR ASUNTO

Seguridad Publica

¿Que nombre le pondrías a la caja?

ACTIVIDAD 2

ORDENAR

Cine

Blues

Danza Básquetbol 

Natación

Teatro

Ranchera

Futbol Americano

Boxeo

Escultura

Waterpolo Literatura

Caja:________Caja:________

ORDENA DE ACUERDO AL MÉTODO QUE PREFIERAS

Fútbol Soccer Disco

Jazz

Béisbol

Rock

Ciclismo

Terror Reggae

Equitación

Esgrima

Música

Clasificación de documentos en el IPN

POR ASUNTO:

• Una actividad concreta,

• Por Procesos,

• Con la Práctica diaria,

• De acuerdo con Manuales:

Organización,

Procedimientos.

Son los instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de losdocumentos de archivo a lo largo de su ciclo vital que son:

Instrumentos de control archivístico

A. Cuadro general de clasificación archivística (CGCA).

Es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones yfunciones de cada sujeto obligado.

B. Catálogo de disposición documental (CADIDO)

Es un registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigenciadocumental, los plazos de conservación y la disposición documental.

Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA)

El CGCA incluye la : Identificación, jerarquización, codificación e instrumentación de losasuntos de la dependencia.

FONDO:Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, concuyo nombre se identifica.

Fondo: Secretaría de GobernaciónFondo:Instituto Mexicano del Seguro SocialFondo:Secretaría de Energía

Fondo:Instituto Politécnico Nacional

SECCIÓN

SERIE

ACTIVIDAD 3

CLASIFICA DE ACUERDO AL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA (CGCA)

En el módulo 1, en la actividad 1 se enlistaron los asuntos y los 

documentos que comprende un expediente. Se identificó cuales 

son expedientes con documentación de archivo o bien  de Comprobación Administrativa 

Inmediata (CAI) o de Apoyo informativo. Ahora se le asignará a 

los expedientes de archivo el código del asunto, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación 

Archivística.

Artículo 13. Ley General de ArchivosDOF 15‐06‐2018

Los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y de consultaarchivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados ydisponibles; y contarán al menos con los siguientes:

I. Cuadro general de clasificación archivística;

II. Catálogo de disposición documental, y

III. Inventarios documentales.

La estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística atenderá los niveles de fondo,sección y serie, sin que esto excluya la posibilidad de que existan niveles intermedios, loscuales, serán identificados mediante una clave alfanumérica.

NIVELESDE

DESCRIPCIÓNARCHIVÍSTICA

Fondo

Sección

Serie

Expediente

Documento

Sección

Serie

SUBFONDO

SECRETARIASSecretaría de AdministraciónSecretaría de Extensión e Integración Social

DIRECCIONES DE AREADirección de Recursos Materiales y ServiciosDirección de Planeación

ESCUELASEscuela Superior de Ingeniería Quimica e Industrias ExtractivasEscuela Superior de Medicina

CENTROSCentro Nacional de Cálculo

UNIDADESUnidad Profesional Interdisciplinaria de Biotecnología

Fondo =  IPN

SECCIÓNA cada una de las divisiones del fondo documental basada en las atribuciones de cada sujetoobligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

8 Sustantivas

12 Comunes

20 Secciones

Cuadro General de Clasificación Archivística del IPN

12 Comunes

• SECCIÓN 1C Legislación• SECCIÓN 2C Asuntos Jurídicos• SECCIÓN 3C Organización, Programación y Presupuestación

• SECCIÓN 4C Recursos Humanos• SECCIÓN 5C Recursos Financieros• SECCIÓN 6C Recursos Materiales• SECCIÓN 7C Servicios Generales• SECCIÓN 8C Tecnologías y Servicios de la Información

• SECCIÓN 9C Comunicación Social• SECCIÓN 10C Control y Auditoria de Actividades Públicas

• SECCIÓN 11C Planeación, información Evaluación y Políticas Públicas

• SECCIÓN 12C Transparencia y Acceso a la Información

8 Sustantivas

• SECCIÓN 1S Gobierno

• SECCIÓN 2S Docencia

• SECCION 3S Administración en la Educación

• SECCIÓN 4S Extensión Educativa

• SECCIÓN 5S Medios de Comunicación

• SECCIÓN 6S Atención Médica

• SECCIÓN 7S Investigación

• SECCIÓN 8S Equilibrio Ecológico y Protección del Medio Ambiente

SERIEA la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en eldesarrollo de una misma atribución general integrados en expedientes de acuerdo a unasunto, actividad o trámite específico.

Serie: Nómina de Pago de PersonalSerie: AdquisicionesSerie: Control y mantenimiento de parque vehicularSerie: Administración y servicios de archivoSerie: Informes de labores

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL(CADIDO)

CÓDIGO ARCHIVISTICO: Sección. Serie (1C.10)

SECCIÓN

SERIE DOCUMENTAL

ELEMENTOS QUE CONFORMAN EL 

CADIDO

VALOR DOCUMENTALValores Primarios:Administrativo (A), Legal(L), Contable y Fiscal (C/F)

Valores Secundarios:Informativo, Evidencial, Testimonial

PLAZOS DE CONSERVACIÓNArchivo de Trámite (AT), Archivo de Concentración(AC)

TECNICAS DE SELECCIÓNEliminación (E), Muestreo(M), Conservación (C)

OBSERVACIONESEn el caso de contar con observación(es)

EJEMPLO DE EXPEDIENTES CLASIFICADOS POR ASUNTOS

Sección: 4C Recursos HumanosSerie: . 5 Nómina de Pago de PersonalExpediente: 01 Nomina de enero02 Nómina de febrero03 Nómina de marzo

Sección: 8C Tecnologías y Servicios de la InformaciónSerie: .16 Administración y Servicios de ArchivoExpediente:01 Inventarios y Guías de Archivo Documental02 Transferencia Primaria03 Baja documental

Sección: 11 C Planeación, Información , Evaluación y Políticas EducativasSerie: .16 Informe de LaboresExpediente :01 Informe trimestral

Detrás de este se puede archivar un expediente con código 11C.23 de forma progresiva.

Áreas específicas que integran el grupo interdisciplinario de valoración.Este grupo que de acuerdo con la LGA permite formular opiniones, referencias técnicas sobrevalores documentales y recomendaciones sobre la disposición documental en el CADIDO.

FORMULA CLASIFICADORAEsta integrada por elementos que permiten identificar diversos aspectos de unexpediente de archivo, tanto de ubicación como de contenido.

IPN(1)

Fondo (Siglas)

/ T60000(2)

Clave Programática

/ 3C.2(3) . (4)

Sección. SerieCódigo Archivístico

/ 01(5)

Número consecutivodel expediente

( II )(6)Legajos 

EXPEDIENTES DE ARCHIVO

ELEMENTOS MÍNIMOS DE LA ETIQUETA DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO 

EXPEDIENTES DE ARCHIVO POR ASUNTO

DEFINICIÓN DEL NÚMERO CONSECUTIVO DEL EXPEDIENTE

MANEJO DE LEGAJOS POR EXPEDIENTE

ACTIVIDAD 4ELABORA LAS ETIQUETAS DE LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO

ELABORA LAS ETIQUETAS DE LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE LOS SIGUIENTES ASUNTOS, 

CON LOS ELEMENTOS MÍNIMOS REQUERIDOS.

1. LA FÓRMULA CLASIFICADORA, 2. NOMBRE DEL EXPEDIENTE,3. AÑO DE APERTURA.

1. El área debe atender Observaciones del proceso de TransferenciaPrimaria del año pasado 2019.

2. Debe archivar el expediente del Programa Operativo Anual 2020Primero , Segundo, Tercer, Cuarto.

3. En el área se debe archivar el expediente referente al Sistema deGestión de Calidad 2020.

4. Se llevó a cabo una Transferencia Primaria en el año 2020, por loque se debe archivar el Inventario de Transferencia primaria.

5. Se apertura un expediente de cursos impartidos por elDepartamento, el cual consta de 6 folders con información delmismo asunto. Elabore la etiqueta de cada uno de los folders delaño 2020.

En documentos electrónicos y digitales

Se aplica el mismo tratamientoque en los documentos impresos.

Se clasifican conforme a las seriesdocumentales del CADIDO.

Documentos Electrónicos.Lineamientos generales para la organización y conservación de archivos 4_mayo_2016

Vigésimo tercero. Los Sujetos obligados deberán aplicar, invariablemente,a los documentos de archivo electrónicos, los mismos instrumentos decontrol y consulta archivísticos que corresponden a los de soporte papel.

Vigésimo sexto. Para el control, conservación y disposición de archivoselectrónicos, los Sujetos obligados contarán con un Sistema deadministración de archivos y gestión documental, en el cual seestablecerán las bases de datos que permitan el control de losdocumentos con los metadatos...

Ejemplo:

Se crea una carpeta con el nombre de la dependencia Politécnica.

CEPROBI

DIRECCIÓN

CGET

SERVICIOS ADMON.

En esta carpeta, se creansubcarpetas con el código de laserie, el número consecutivo y elnombre del expediente.

CEPROBI

3C.2_1 POA

4C.22_1 Cursos Docente

4C.22_2 Cursos PAAE

POA 1er. Trimestre

3C.2_1 POA

Dentro de la carpeta se ingresanlos documentos electrónicos quecorrespondan.

POA 2do. Trimestre

POA 3er. Trimestre

Activo Medidas de seguridad Alerta de seguridad Propósito de la medida de seguridad ante un incidente

Base de datos automatizada de los titulares

Copia mensual de la base de datos en un medio de almacenamiento externo

No aplica. El respaldo por si mismo no proporciona alertas

Se puede usar la copia de la base de datos en caso de robo, pérdida o extravío de la base de datos principal.

Antivirus Alerta si el archivo seencuentra infectado o dañado.

El antivirus notifica al usuario de la falla en el archivo. El antivirus puede intentar reparar el archivo dañado.

Equipo de cómputo Bloqueo con contraseña Alerta si se han sobrepasado el número de intentos de acceso.

Bloque el equipo en caso de que se sobrepasen los intentos de acceso.

Guardia de seguridad Alerta si el equipo de cómputo ha sido sustraído sin autorización.

Iniciar la investigación respecto al activo desaparecido.

Algunas medidas de protección de archivos electrónicos:

Algunos ejemplos del implemento de las TICs.En la Secretaria General del IPN.

Con la finalidad de dar cumplimiento al Programa de austeridad, transparencia y rendición de cuentas 2019 del InstitutoPolitécnico Nacional el cual establece en su numeral 12. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES (TIC’s)inciso D. “Se privilegiará el uso de correo electrónico para la mayor parte de las comunicaciones institucionales; para talfin, se elaborará un catálogo de comunicaciones que requieran el uso obligatorio de papel, el resto deberán ser por correoelectrónico.“ a partir del día 1 de febrero del presente año, se establecen de manera obligatoria las siguientes medidas:

1. Las copias de conocimiento para el Secretario General, deberán ser escaneadas en formato .PDF y remitidas al correoelectrónico de la Coordinación de Gestión cgsg@ipn.mx ; donde por la misma vía se acusará de recibo y se lesproporcionará el número de folio correspondiente, lo anterior implica que se dejarán de recibir copias deconocimiento de manera física.

2. Todas aquellas solicitudes para ingresar al IPN en días no laborables, deberán realizarse hasta con 48 horas hábiles deanticipación de la fecha en que se realizará la actividad y no después de las 19:00 horas, se deberán enviar al correoelectrónico de la Coordinación de Gestión cgsg@ipn.mx a través del correo institucional del titular de la dependenciapolitécnica o de la persona que el mismo designe para este fin. (no se dará trámite a solicitudes recibidas de correoselectrónicos particulares); a su vez se asignará por la misma vía el folio de recibido de su petición, lo anterior ya quea partir del 1 de febrero no se recibirán documentos impresos sobre este particular.

EVALUACIÓNMODULO 2

1.‐ De que manera se clasifican los expedientes de archivo en el instituto.

2.‐Explica que es la sección y que es la serie documental.

3.‐ Clasifique y ordene la siguiente imagen: Colocando el nombre a cada caja según corresponda a su clasificación y ordenanza.

Caja:________Caja:________

a. Es un registro general y sistemático queestablece los valores documentales,la vigencia documental, los plazos deconservación y la disposición documental.

b. Esta debe contener: fondo, claveprogramática, código archivístico, numeroconsecutivo del expediente y legajos (en casode existir).

c. La Fórmula, el Año de apertura delexpediente y el Nombre del expediente son:

(   ) ELEMENTOS MÍNIMOS DE LA ETIQUETA DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO.

(   ) CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO).

(   ) FÓRMULA CLASIFICADORA.

6.‐ RELACIONA AMBAS COLUMNAS.

4.‐ ¿Cual es la diferencia entre clasificar y ordenar?

5.‐ ¿Qué es un legajo y como se representa en la etiqueta de expediente?

¡Muchas gracias por su atención!

Instituto Politécnico Nacional Dirección de Recursos Materiales y ServiciosCoordinación de Archivos