2 Manajemen Waktu Proyek
-
Upload
agus-furqon-purnama -
Category
Documents
-
view
44 -
download
0
description
Transcript of 2 Manajemen Waktu Proyek
Manajemen Waktu Proyek
Manajemen Proyekj y
Tulus Martua S
Definisi
Manajemen waktu proyek, adalah tahapan
mendefinisikan proses‐proses yang perlu dilakukan
selama proyek berlangsung berkaitan dengan
penjaminan agar proyek dapat berjalan tepat waktu
d h k k b bdengan tetap memperhatikan keterbatasan biaya serta
penjagaan kualitas produk/servis/hasil unik dari proyek
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Pentingnya Jadwal ProyekPentingnya Jadwal Proyek• Manajer proyek biasanya menganggap penyerahan hasil tepat pada waktunya adalah tantangan yanghasil tepat pada waktunya adalah tantangan yang paling besar
• Isu mengenai jadwal merupakan sebab utama terjadinya konflik dalam proyek
• Waktu merupakan besaran yang paling tidak fleksibel; waktu akan berlalu apapun yang terjadifleksibel; waktu akan berlalu apapun yang terjadi pada proyek
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Konflik Jadwal• Penyebab konflik:
Konflik Jadwal
– Individual work style– Perbedaan budaya
• Perilaku individu terhadap struktur dan tenggat (deadline)
• Beberapa individu memilih untuk mengikuti jadwal dan memenuhi tengat sementara beberapa individu yang l i tid klain tidak
• Perbedaan budaya bahkan utk negara yang sama akan mempunyai perilaku yang berbeda terhadap jadwalmempunyai perilaku yang berbeda terhadap jadwal
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Tahapan Manajemen Waktu Proyekp j yα Mendefinisikan kegiatan
Identifikasi jadwal aktivitas yang harus dilakukanj y gsecara spesifik untuk memproduksi hasil‐hasil proyek
M tk k i tα Mengurutkan kegiatanIdentifikasi dan mendokumentasikan keterkaitanantar satu aktivitas dengan aktivitas lainnyaantar satu aktivitas dengan aktivitas lainnya
α Mengestimasi kebutuhan SD Kegiatanα Mengestimasi kebutuhan SD KegiatanEstimasi jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas yang sudah terjadwal
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Tahapan Manajemen Waktu Proyek
α Mengestimasi durasi kegiatanEstimasi perioda yang dibutuhkan untukp y gmenyelesaikan pekerjaan dari setiap aktivitas
M j d lα Menyusun jadwalMenganalisis urutan aktivitas,durasinya, sumberdaya yang dibutuhkan dan tantangan pemenuhandaya yang dibutuhkan dan tantangan pemenuhanjadwal sampai terbentuknya jadwal pelaksanaanproyek
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
PROSES 1: MENDEFINISIKAN KEGIATANMENDEFINISIKAN KEGIATAN
Deskripsi: Definisi aktivitas mencakup pengembangan work breakdowns structure (WBS) yang lebih rinci dan penjelasan yang ( ) y g p j y gmendukung pengertian tentang bagaimanapekerjaan akan dilakukan sehingga dapatpekerjaan akan dilakukan, sehingga dapat dibuat estimasi biaya dan durasi pekerjaan yang realistisyang realistis
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Masukan1. Patokan cakupan 2. Faktor lingkungan perusahaan, misalnya
ketersediaan piranti‐piranti proyek3. Kebijakan; prosedur; pedoman yang berlaku
(aset proses organisasional)
Piranti dan Teknik1. Menerapkan dekomposisi
Piranti dan Teknik
2. Menggunakan template bekas proyek lain3. Pemikiran tenaga ahli4. Perencanaan bertahap
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Hasil
1. Daftar kegiatan
2 Atribut kegiatan seperti:2. Atribut kegiatan, seperti:identitas, deskripsi, kendala, asumsi, prasyarat, kegiatanselanjutnya, hubungan logikal, leads & lags (lead (kegiatandimulai sebelum prasyarat selesai) dan lag (kegiatan harusmenunggu beberapa waktu setelah prasyaratnya selesai)), kebutuhan sumber daya, dlly ,
3. Daftarmilestone, milestone menyatakan suatu peristiwaatau kondisi yang menandai penyelesaian sekelompokt b h b t l i t t htugas yang berhubungan, atau penyelesaian suatu tahapdari suatu proyek
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
PROSES 2: MENGURUTKAN KEGIATANMENGURUTKAN KEGIATAN
Mengidentifikasi dan mendokumentasikan
Ketergantungan terjadi karena :
hubungan antar kegiatan proyek
Ketergantungan terjadi karena :• Alami / mandatori. Misal: pemrograman
dilakukan setelah rancangan jadidilakukan setelah rancangan jadi• Ditetapkan oleh tim proyek. Misal: perancangan
dilakukan setelah hasil analisis disetujui steering j gcommittee untuk mencegah rugi
• Ketergantungan pada pihak luar. Misal: instalasisetelah penerimaan barang
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Masukan1. Daftar kegiatan2. Atribut kegiatan (lead dan lag, prasyarat, dll)3. Daftar milestone (tonggak capaian)4. Pernyataan cakupan proyeky p p y
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Piranti dan Teknik1. PDM (precedence diagramming method)2. ADM (arrow diagramming method). A M (arrow diagramming method)3. Penentuan sifat ketergantungan4 Menerapkan lead (kegiatan dimulai sebelum4. Menerapkan lead (kegiatan dimulai sebelum
prasyarat selesai) dan lag (kegiatan harusmenunggu beberapa waktu setelah prasyaratnyaselesai)
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
P D M Kegiatan digambarkan dengan kotak Panah antar kotak mewakili ketergantungan
A B Finish‐to‐startA selesai, baru B dimulai
A B Finish‐to‐finishA selesai, baru B bisa selesaiSt t t t t
A B Start‐to‐startA mulai, baru B boleh dimulai Start to finish
A B Start‐to‐finishA mulai, baru B boleh selesai
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
P D M d = durasi kegiatan ES = earliest start time = waktu terawal kegiatan dapatdimulaidimulai
EF = earliest finish = waktu terawal kegiatan dapatdiselesaikan
LS = latest start = batas waktu paling lambat kegiatandimulai tanpa berakibat terlambatnya proyek selesai
LF = latest finish = batas waktu paling lambat kegiatan LF = latest finish = batas waktu paling lambat kegiatanselesai tanpa berakibat terlambatnya proyek selesai
EFES
Nama kegd
EFES
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
LS LF
A D MDisebut juga AOA = activities on arrow, dimanakegiatan digambarkan dengan anak panahn1 dan n2 adalah nomor simpul (node); d = durasi kegiatan
n1 n2Nama kegiatan
d
Kegiatan semu (bukan kegiatan yang sebenarnya) digambarkan untuk keperluan menunjukkan prasyarat; d i 0durasinya = 0
n1 n2
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Critical Path Method (CPM) CPM is adalah teknik analisis jaringan proyek untukmemprediksi durasi proyek totalp p y
Tujuan CPM adalah menentukan waktu terpendekyang diperlukan untuk merampungkan proyek ataumementukan lintasan kritis, yaitu jalur dalamjaringan yang membutuhkan waktu penyelesaianpaling lamapaling lama
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Simple Example of Determining the Critical Path
2 34
A=2 B=5C=2
1 6
E=1
start finish
5D=7 F=2
Berapa banyak path yang ada pada diagram?p y p y g p g
Berapa lama masing‐masing path?
Yang mana yang merupakan critical path?
What is the shortest amount of time needed to complete this project?
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Simple Example of Determining the Critical Path
2 34
A=2 B=5C=2
1 6
E=1
start finish
5D=7 F=2
Berapa banyak path yang ada pada diagram? (2)
Berapa lama masing‐masing path? (Jalur 1 = 10, jalur 2 = 16)
Yang mana yang merupakan critical path? (1‐2‐3‐5‐6)
What is the shortest amount of time needed to complete this project? 16
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
SOAL
Diketahui proyek dengan kegiatanseperti pada tabel KEGIATAN DURASI PRA-seperti pada tabel.
Buatlah :
• Gantt chart
SYARAT
A 3 -• Gantt chart
• Diagram jaringan dg ADMB 10 -C 6 A
• Diagram jaringan dg PDM
• Tentukan lintasan kritisnya
D 8 BE 7 C,D
• Berapa waktu tersingkat untukmelaksanakan proyek?
F 5 D
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Gantt chartKEG D PRAKEG D PRA
SYR
A 3
0 5 10 15 20 25
A 3 -
B 10 -
C 6 A
D 8 B
E 7 C,D
F 5 DF 5 D
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Diagram jaringan dengan ADMg j g g
52
3
A E
C6
7
1 63
FB
7
43
10FB
5D
8
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Diagram jaringan dengan PDM
A
30
C
93
E
2518
A3
9 1200
C6
12 1880
E7
18 25238
B10
100D8
1810F5
2318
Tinjauan berbagai lintasan:0 10 10 18 20 25
j gACE= 3+6+7= 16 BDE= 10+8+7= 25 BDF= 10+8+5= 23Lintasan kritis = B D E (lintasan terlama)Proyek paling cepat selesai dalam 10+8+7 = 25 minggu
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
PROSES 3: MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATANMENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN
Sumber daya proyek: personil peralatanp material (langsung & tak langsung)
Perlu estimasi kuantitas untuk menyusuny& mengontrol anggaran biaya
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Pertanyaan penting dalam perencanaan:
Seberapa tingkat kesulitan kegiatan dalam proyek?Apa ada hal yang unik dalam cakupan proyek yangApa ada hal yang unik dalam cakupan proyek yang akan mempengaruhi sumber daya?Apa pernah ada proyek sejenis? Ada kejadian historisp p p y j japa? Bagaimana ditangani?Adakah & cukupkah: SDM, alat, material yg mampu?Apa perlu outsourcing sebagian pekerjaan? Ataukahambil tenaga baru?Apa ada kebijakan yang bakal berpengaruh padaApa ada kebijakan yang bakal berpengaruh padaketersediaan sumber daya?
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Masukan1 Daftar kegiatan dan atributnya
2 Faktor‐faktor lingkungan organisasional sepertig g g pbudaya, prasarana, SDM, dll
3 Prosedur organisasi dan aturan‐aturannya (aset3 Prosedur organisasi dan aturan aturannya (asetproses organisasional)
4 Deskripsi ketersediaan sumberdaya4 Deskripsi ketersediaan sumberdaya
Jumlah; jenis kekhususan; waktu tersedianya
5 R j k5 Rencana manajemen proyek
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Piranti dan Teknik1 Menggunakan pendapat / kebijakan ahli
(internal atau konsultan luar)2 Teknik analisis alternatif, seperti: curah
pendapat (brainstorming)3 M bil d t d t di blik i3 Mengambil data‐data yang dipublikasi4 Estimasi dg pendekatan dari bawah ke atas
D k i ik k i t d j d l• Dekomposisikan kegiatan pada jadwal;• Estimasikan kebutuhan masing‐masing
rincian;rincian;• Agregasikan seluruh kebutuhan sumberdaya
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Hasil1 Kebutuhan sumberdaya
– Penjelasan tentang jenis dan jumlah sumberdayaj g j j yuntuk setiap elemen dalamWBS
– Sumberdaya akan didapat dari akuisisi staf atau dariluar (sewa/kontrak)
2 Struktur rinci sumberdaya (RBS, resource breakdown structure)
3 Kalender sumber daya (kapan butuh apa)y ( p p )4 Atribut / data tentang kegiatan
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
PROSES 4: MENGESTIMASI DURASI KEGIATANMENGESTIMASI DURASI KEGIATAN
Deskripsi: Mengestimasi waktu realistik untukDeskripsi: Mengestimasi waktu realistik untukmenyelesaikan suatu kegiatan, dengan sudahmemperhitungkan semua faktor yangmemperhitungkan semua faktor yang berdampak terhadap waktu proyek, seperti:
– Elapsed time
– Hari kerja dalam semingguHari kerja dalam seminggu
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Masukan1. Faktor lingkungan organisasi2. Prosedur organisasi dan aturan‐aturannya2. Prosedur organisasi dan aturan aturannya3. Pernyataan cakupan proyek4 D ft k i t d t ib t4. Daftar kegiatan dan atributnya5. Kebutuhan dan waktu tersedianya sumber
ddaya6. Rencana manajemen proyek (resiko; estimasi
biaya)
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Piranti dan Teknik
1. Pendapat / kebijakan ahli2. Estimasi berdasarkan analogi (top‐down)
Ini hanya bila kegiatan benar‐benar miripIni hanya bila kegiatan benar benar miripdengan proyek terdahulu; dilakukan olehpersonil yang menguasai persoalannyap y g g p y
3. Simulasi, misalnya dengan menggunakanprobabilitasprobabilitas
4. Analisa cadangan waktu
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Hasil1. Estimasi durasi kegiatan2. Daftar kegiatan yang mutakhir beserta2. Daftar kegiatan yang mutakhir beserta
atributnya, seperti:
id tit k i t l j t• identitas,
• kode,
• kegiatan selanjutnya,
• hubungan logikal,
• deskripsi,
k d l
• leads & lags,
k b t h b d• kendala,
• prasyarat,
• kebutuhan sumber daya,
• dll
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
PROSES 5: MENYUSUN JADWALMENYUSUN JADWAL
• Deskripsi:Menetapkan jadwal realistisk d l k k l h dproyek dengan melakukan analisa terhadap:
– urutan kegiatan,
– durasi kegiatan,
– kebutuhan sumberdaya kegiatan dan– kebutuhan sumberdaya kegiatan, dan
– kendala penjadwalan yang ada.
• Digunakan untuk memonitor kemajuanproyek dari aspek waktup y p
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Masukan1. Ketentuan dan aturan organisasi (aset proses
organisasi)2. Cakupan proyek3 Daftar kegiatan dan atributnya3. Daftar kegiatan dan atributnya4. Diagram jaringan kegiatan proyek (ADM; PDM)5 K b h & d k i i di5. Kebutuhan & deskripsi tersedianya
sumberdaya6. Estimasi durasi kegiatan7. Rencana manajemen proyek (resiko)
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Piranti dan Teknik1. Analisis jaringan kegiatan2. CPM2. CPM3. Pemampatan jadwal (percepatan):4 Analisis skenario what‐if4. Analisis skenario what if5. Pengaturan leads dan lags6 Perangkat lunak manajemen proyek6. Perangkat lunak manajemen proyek7. Model‐model penjadwalan
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Hasil1. Jadwal proyek
– Diagram jaringan kegiatan– Diagram batang (bar chart)
2. Kalender proyek3. Rencana manajemen jadwal (ada dalam
rencana manajemen proyek)4. Data model jadwal (optimis; pesimis)5. Permintaan perubahan6. Kebutuhan sumberdaya yang mutakhir
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012
Tugas• Tentukan satu buah produk yang terdiri dari
maksimal 5 komponen pembentuknya• Buat work breakdowns structure (WBS) untuk
produk tersebut• Lampirkan foto produk tersebut
Keterangan:Keterangan:
Tugas dikirimkan ke email saya [email protected] (format boleh dalam word, pdf, exel, jpeg)
Format judul email sama dengan format judul tugasnya, yaitu STTB-MANAJEMEN PROYEK 2012 TUGAS 2 NAMA NIPPROYEK 2012, TUGAS 2, NAMA, NIP,
• (contoh: STTB-MANAJEMEN PROYEK 2012, TUGAS 2, AGUS, 321123)
Pada lembar tugas yang anda kirimkan, tuliskan di kanan atas {Nama, NIP, “Tugas 3”}
Chapter 2Manajemen Proyek - 2012