2. Huong Dan Su Dung MSP for QLDA Phan 1

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MS PROJECT 2003

Biên soạn và giảng: TS. Lưu Trường Văn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM

Trung tâm CPA

Lớp Quản lý dự án

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn2

Nội dung

Thiết lập các mặc định trong MS Project

Các trình bày (view) chính trên màn hình MS Project

Làm thế nào MS Project giúp đỡ bạn

4 bước chính của QLDA


1. 4 bước chính của QLDA (1)

Bước 4

Bước 3

Bước 2

Bước 1

4. Kết thúc dự án

3. Theo dõi và duy trì kế hoạch dự án

2. Lập kế hoạch dự án

1. Định nghĩa dự án


1. 4 bước chính của QLDA (2)

� BBạạnn ccóó ththểể ddùùngng MS ProjectMS Project cho bước 2 vàbước 3 để tạo ra một kế hoạch dự án, theo dõivà QLDA.

� Nhưng không có chương trình QLDA nào có thểgiúp bạn nhiều trong các bước 1 và 4.

� Với bước 1, bạn cần viết ra các mục đích củabạn và các giới hạn (số lượng nguồn lực có sẳnhoặc là ngân sách dự án).

�Dẫu rằng bước 4 không yêu cầu 1 chương trìnhQLDA, MS Project MS Project vvẫẫnn ccóó ththểể đđểể gigiúúpp bbạạnnđđáánhnh gigiáá vvàà lưulưu trtrữữ 1 1 ddựự áánn ttạạii llúúcc nnóó kkếếtt ththúúcc. Đó là hầu hết của những gì bạn cần làm trongbước 4 - kết thúc 1 dự án.


2. 2. LLààmm ththếế nnààoo MS Project MS Project gigiúúpp bbạạnn (1)(1)

Microsoft Project Microsoft Project llàà côngcông ccụụ mmạạnhnh gigiúúppbbạạnn ttổổ chchứứcc, , theotheo dõidõi nhnhữữngng ccááii khkhááccthưthườờngng trongtrong ddựự áánn ccủủaa bbạạnn



TTíínhnh totoáánn

hhầầuu hhếếtt ccáácc

chi chi titiếếtt ccủủaa

titiếếnn đđộộ

MS Projectcó thể giúp bạn

DDểể ddààngng câncân

bbằằngng ccáácc

nhânnhân ttốố titiếếnn

đđộộ ““gănggăng””



Tính toán hầu hết các chi tiết của tiến độ�Bạn chỉ cần nhập vào một lương thông tin tương

đối, và Microsoft Project chăm sóc phần còn lại.

� Ví dụ, nếu bạn cụ chể hóa khoảng thời gian thực hiện

một công tác, Microsoft Project tính toán ngày bắt đầuvà kết thúc của công tác đó. Một cách tự động, nếu

bạn định nghĩa nguồn lực một ngày làm việc 8 giờ,

Microsoft Project có thể cảnh báo bạn nếu có nhữngngày mà nguồn lực sẽ là yêu cầu làm thêm.



Tính toán hầu hết các chi tiết của tiến độ�Ngoài ra, khi bạn thay đổi bất kỳ nhân tố nào,

Microsoft Project tính toán lại tiến độ, vì thế bạn

có thể nhìn thấy ảnh hưởng của thay đổi lên dựán.

�Hãy nhớ rằng, khả năng lập tiến độ của

Microsoft Project là càng tốt tùy theo thông tin

bạn cung cấp cho nó, vì thế nên đảm bảo rằngthông tin của bạn là đầy đủ và chính xác.



Đánh dấu các vướng mắc – trước khi chúng tác độngđến dự án của bạn

� Khả năng để nhìn thấy phía trước và phòng tránh nhữngvướng mắc trong tiến độ trước khi chúng xuất hiện là cóý nghĩa trong đảm bảo dự án thành công.

� Kế hoạch dự án của bạn giúp bạn nhận dạng và vàhiệu chỉnh các vướng mắc như là như là nguồn lựcquá tải; các công tác mà đe dọa phá hỏng ngân sách củadự án, và mâu thuẩn tiến độ mà có thể đẩy hạn chót củadự án ra xa.

� Bằng cách này hay cách khác, Microsoft Project giúp bạnquản lý những dự án phức tạp, đảm bảo rằng bạn tốn ítthời gian vào các chi tiết QLDA và bạn sẽ có nhiều thờigian cho những công việc quan trọng của bạn.



Đánh dấu các vướng mắc – trước khi chúngtác động đến dự án của bạn

�Một khi bạn đang sẳn sàng phát triển kế hoạch

dự án của bạn, Microsoft Project trở thành trợlý tất-cả-trong-một về QLDA cho bạn.

�Mặc dù Microsoft Project không thể định nghĩadự án của bạn – chỉ bạn mới có thể làm điều đó

– nó thực hiện hầu hết các công việc của việc

tạo ra và theo dõi một kế hoạch dự án, và dàn

xếp kết thúc dự án.



Khi bạn lập kế hoạch dự án

�Trong giai đoạn này, bạn sẽ nhập các công tác, ước lượng mỗi công tác cần bao nhiêu ngày, bao nhiêu giờ để hoàn thành, cụ thể khi nào 1 công tác nên bắt đầu và phân công nguồn lựccho các công tác.

� Microsoft Project sẽ : � Lập tiến độ từng công tác và tính toán ngày hoàn

thành dự án.

� Tính toán thời điểm yêu cầu để hoàn thành từng côngtác.

� Cân bằng quy mô, nguồn lực, và thời gian – hoặc chỉra cho bạn chúng sẽ cân bằng tại đâu



Theo dõi sự thực thi kế hoạch dự án.

�Khi bạn theo dõi dự án của bạn, bạn theo dõitiến trình các công việc, và thường so sánh cáigì đã xuất hiện với cái gì đã hoạch định.

�Với cách đó, nếu bạn cần điều chỉnh tiến độ đểmà duy trì hạn chót như cũ. Microsoft Project sẽ: � Hiển thị ước lượng ban đầu (như là thời gian hoàn

thành công tác) và dữ liệu thực tế.

� Tính toán và hiển thị sự khác nhau giữa các ướclượng ban đầu và dữ liệu thực tế.

� Đơn giản hóa quá trình cập nhật kế hoạch của bạnvới dữ liệu thực tế.

� Tính toán ảnh hưởng của cập nhật lên tiến độ.



Kết thúc dự án.

�Tại lúc kết thúc dự án, bạn sẽ giải quyếtnhững nội dung còn tồn tại, nhận dạng cáigì đã được làm tốt, nhận dạng các vướngmắc và các lĩnh vực cho sự cải thiện ởtương lai, và tư liệu hóa cho những gìbạn tìm thấy.



Kết thúc dự án.

�Mặc dù Microsoft Project không hề hổ trợ trựctiếp cho những công tác nói trên nhưng nó cóthể: �� CCấấtt gigiữữ một bản sao của kế hoạch dự án của bạn và

giúp bạn nhận dạng các vướng mắc.

�� LưuLưu trtrữữ các ghi chú về các công tác và nguồn lực màbạn có thể tham khảo khi phân tích các vướng mắc vàsự thực hiện.

�� CungCung ccấấpp thông tin dự án mà bạn cần để tư liệu hóanhững gì bạn đã khám phá.

� Khi bạn dùng Microsoft Project để quản lý dự án củabạn, bbạạnn ssẽẽ khôngkhông rara ngongoààii ssựự kikiểểmm sosoáátt ccủủaa titiếếnnđđộộ ccủủaa bbạạnn trongtrong ttừừngng giaigiai đođoạạnn ddựự áánn vvớớii mmộộtt nnổổllựựcc vvàà ththờờii giangian ttốốii thithiểểuu


3. Các view chính trên màn hình MS Project (1)

�Mỗi view chính trên màn hình MS Project cung cấp cho bạn các cách khácnhau để xem xét dữ liệu của dự án.

�Bạn hãy chọn view phù hợp với thôngtin mà bạn cần



Trình bày công việc và thời gian thực hiện nó. Sửdụng để xem chính xác ngày, tuần thực hiệncông việc.

Calendar

Trình bày các công việc dưới dạng sơ đồ mạng. Sửdụng để tạo và hiệu chỉnh tiến độ dưới dạng flow

chart.

Network

diagram

Danh sách các công việc và thông tin có liên quan

thể hiện dưới dạng hình. Sử dụng để nhập và lậptiến độ..

Gantt Chart

Mô tảView


3. Các view chính trên màn hình MS Project (3) –Ví dụ Gantt chart view


3. Các view chính trên màn hình MS Project (4) –Ví dụ Network diagram view


3. Các view chính trên màn hình MS Project (5) –Ví dụ Calendar view



Danh sách các công việc và các thông tin liên

quan và một biểu đồ thể hiện dưới dạngthanh. Sử dụng để so sánh giữa tiến độ kếhoạch và tiến độ thực tế.

Tracking

Gantt

Danh sách các công việc và các tài nguyên

được gán cho mỗi công việc. Sử dụng để hiệuchỉnh số công mà nguồn lực của bạn cần đểthực hiện nó.

Task Usage

DescriptionTask view


3. Các view chính trên màn hình MS Project (7) –Ví dụ Task Usage view


3. Các view chính trên màn hình MS Project (8) –Ví dụ Tracking Gantt view


3. Các view chính trên màn hình MS Project (9) –Ví dụ Tracking Gantt view

Danh sách thể hiện nguồn lực các công việc gắn với mỗinguồn lực. Sử dụng để xem xét sự phân phối của chi phgi1 và số công cho mỗi nguồn lực. Hiệu chỉnh số công của cácnguồn lực lên các công việc.

Resource Usage

Danh sách các nguồn lực và các thông tin liên quan. Sửdụng để nhập và hiệu chỉnh các thông tin về nguồn lực dướidạng bảng tính (spreadsheet).

Resource Sheet

Đồ thị thề hiện sự phân phối nguồn lực, chi phí hoặc số côngtheo thời gian. Sử dụng để trình bày các thông tin về nguồnlực

Resource Graph

Mô tảResource

view


3. Các view chính trên màn hình MS Project (10) –Ví dụ Resource Graph view


3. Các view chính trên màn hình MS Project (11) –Ví dụ Resource Sheet view


3. Các view chính trên màn hình MS Project (11) –Ví dụ Resource Usage view


4. Thiết lập các mặc định (1)

� Thieát laäp nhöõng maëc ñònh ñoù laø thieát laäp nhöõng söï choïnlöïa, nhöõng tham soá vaø nhöõng ñònh daïng maëc ñònh ññeeåå giugiuùùpptratraùùnhnh ñöñöôôïïcc nhnhööõngõng babaáátt tratraéécc hay hay khoângkhoâng ttööôngông ththííchchtrongtrong khikhi nhanhaääpp ddööõõ lielieääuu, , ttíínhnh toatoaùùnn lòchlòch trtrììnhnh vavaøø nguonguoàànnllöïöïcc hoahoaëëcc ñöñöaa rara nhnhööõngõng babaùùoo cacaùùoo.

� Neáu khoâng thieát laäp nhöõng söï choïn löïa moät caùch chínhxaùc, phaàn meàm MS Project vaãn seõ tính toaùn bình thöôøngnhöng seõ duøng nhöõng giaû ñònh khoâng chính xaùc ñeå tínhtoaùn lòch trình vaø nguoàn löïc moät caùch töï ñoäng. ÑÑieieààuu nanaøøyyseõseõ daãndaãn ññeeáánn nhnhööõngõng saisai lalaààmm khoângkhoâng thetheåå kiekieååmm soasoaùùtt ñöñöôôïïcc.



Böôùc 1: Môû MS Project (coù 2 caùch)

Caùch 1:

�Baám vaøo nuùt Start (ôû goùc döôùi beân traùi) ñeå trình ra trình ñôn.

�Baám vaøo Programs ñeå hieän ra nhöõngchöông trình hieän coù.

�Baám vaøo bieåu töôïng Microsoft Project


Chọn




Böôùc 1: Môû MS Project (coù 2 caùch)

Caùch 2:

• Nhaáp ñuùp nuùt traùi chuoät vaøo icon Microsoft Project treân desktop neáu ñaõ coùsaün icon naøy treân ñoù.



BBööôôùùcc 2: 2: ÑÑaaëëtt teânteân chocho tataääpp tin (file) tin (file) vavaøø llööuu (save) (save) lalaïïii..

Caùch 1:� Chuyeån ñeán trình ñôn File, choïn Save (hoaëc phím noùng laø Ctrl

+ S)

� Ñaùnh teân taäp tin vaøo trong vuøng File Name

� Thö muïc maëc ñònh laø “My documents”, neáu baïn muoán löu taäptin vaøo trong thö muïc khaùc, choïn thö muïc baïn muoán löu.

� Baám Save

� Neáu Planning Wizard xuaát hieän, noù seõ hoûi baïn coù muoán löumoät baseline hay khoâng. Choïn without a baseline.

� Baám OK



Nhaáp traùi chuoätvaøo menu naøy.



Choïn vò trí ñeålöu taäp tin

Goõ teân taäptin vaøo ñaây.



Baám vaøoñaây.



BBööôôùùcc 2: 2: ÑÑaaëëtt teânteân chocho tataääpp tin (file) tin (file) vavaøø llööuu (save) (save) lalaïïii..

Caùch 2:

�Nhaáp nuùt traùi chuoät vaøo bieåu töôïng Save (hìnhdóa meàm) treân thanh Toolbox.

�Tieáp tuïc thao taùc nhö caùch 1.



BBööôôùùcc 3: 3: ÑÑieieààuu chchæænhnh thangthang ññoo thôthôøøii giangian chocho sôsôññooàà Gantt Gantt ññeeåå xemxem momoäätt phaphaàànn chiachia lôlôùùnn hônhôn cucuûûaaddöïöï aaùùnn treântreân mamaøønn hhììnhnh..

��ThieThieáátt lalaääpp thangthang ññoo thôthôøøii giangian

��ChoChoïïnn FFoormatrmat ttöøöø menu menu ôôûû phphííaa treântreân

��ChoChoïïnn TiTimmescaleescale



Choïn.



MS Project cho pheùp chia toái ña ba thang thôøi gian goïi laø caùc “Tier”.

Maëc ñònh MS Project seõ laø hai Tier: Middle vaø Bottom Tier. Neáu muoán choïnlöïa coù Tier thöù 3 laø Top Tier, haõy choïn Timescale Options laø “Three Tiers (Top, Middle, Bottom)”.� Choïn Tab Middle Tier, baám muõi teân vaøo “Units” vaø choïn months.

� Choïn Tab Bottom Tier, baám muõi teân vaøo “Units” vaø choïn weeks.

� Baám OK.

� Chuùng ta coù theå thay ñoåi caùch theå hieän ñôn vò thôøi gian baèngcaùch choïn Label maø baïn thích.

� Vaø coù theå caên chænh vò trí tuøy yù thích baèng caùch choïn Align.

� Thænh thoaûng baïn caàn laäp laïi tieán trình naøy khi thay ñoåi“Views”



Choïn ñôn vòthôøi gian.

Choïn caênchænh vò trí.

Choïn caùch theåhieän thôøi gian.



Böôùc 4: Ñieàu chænh coät ñeå xem nhöõng thoângtin caàn thieát.

+ Saép xeáp vaø taïo coät�Chuyeån con troû ñeán ñöôøng keû ñoâi phaân chiacoät nhieäm vuï vaø coät thôøi gian töø sô ñoà Gantt (baïn seõ thaáy con troû trôû thaønh maøu ñen vaøthaønh muõi teân 2 ñaàu)

�Baám vaø giöõ chuoät, keùo ñöôøng keû phaân ñoâi veàphía phaûi cuûa maøn hình cho ñeán khi taát caû caùccoät hieän ra.



Böôùc 5: Thieát laäp nhöõng tham soá cho döï aùn ñeågiaûm thieåu nhöõng baát traéc ñöôïc taïo bôûi nhöõngmaëc ñònh töï ñoäng.

Nhöõng maëc ñònh phaûi ñöôïc xaùc ñònh vaø thieát laäp tröôùckhi nhaäp döõ lieäu. Nhöõng thay ñoåi sau khi vaøo döõ lieäucoù theå laøm cho tính toaùn maát chính xaùc .

�Thieát laäp nhöõng maëc ñònh cuûa lòch trình:�Choïn Tools töø trình ñôn.�Choïn Options�Choïn tab Schedule (beân traùi, phía treân) vaø kieåm tranhöõng thieát laäp sau:

�Show assignment units as percentage�New tasks start on project start date


Choïn

Thieát laäp nhöõng maëc ñònh cuûa lòch trình


Thieát laäp nhöõng maëc ñònh cuûa tiến độ



Böôùc 5: Thieát laäp nhöõng tham soá cho döï aùn ñeå giaûm thieåu nhöõng baáttraéc ñöôïc taïo bôûi nhöõng maëc ñònh töï ñoäng.

� Xaùc ñònh baïn coù muoán ñaùnh giaù duration theo tuaàn, ngaøy hoaëc giôø. Maëcñònh MS Project giôùi thieäu laø days.

� Chuyeån con troû vaø trong vuøng Duration is entered in.� Baám vaøo muõi teân höôùng xuoáng vaø choïn tuaàn, ngaøy hoaëc giôø.� Xaùc ñònh baïn coù muoán ñaùnh giaù work theo tuaàn, ngaøy hoaëc giôø. ñònh MS

Project giôùi thieäu laø hours� Laäp laïi nhöõng böôùc treân trong vuøng Work is entered in.� Chuyeån con troû ñeán Default task type� Baám vaøo muõi teân höôùng xuoáng vaø choïn fixed duration� Loaïi boû �� töø New tasks are effort driven (Loaïi boû �� bôûi baám treân ��)� Loaïi boû �� töø Autolink inserted or moved tasks.� Giöõ �� treân Split in-progress tasks� Loaïi boû �� töø Tasks will always honor their constraint dates� Baám nuùt Set as Default (phía döôùi, beân phaûi)


Thieát laäp nhöõng maëc ñònh toång quaùt



Böôùc 5: Thieát laäp nhöõng tham soá cho döï aùn ñeågiaûm thieåu nhöõng baát traéc ñöôïc taïo bôûi nhöõngmaëc ñònh töï ñoäng.

�Neáu baïn chuyeån ñeán tab keá tieáp maø khoâng baám Set as Default, maëc ñònh seõ khoâng ñöôïc chænh. Ñieàu naøycoù theå yeâu caàu baïn tieâu toán thôøi gian khi loãi xaûy ra.

�Neáu Set autofilter for new projects ñöôïc choïn, MS Project coù theå haïn cheá döõ lieäu baïn nhìn thaáy vaø loaïiboû nhöõng nhieäm vuï maø khoâng cho baïn bieát.

�Neáu Automatically add new resources and tasksñöôïc choïn, MS Project seõ giaû ñònh baïn ñang theâmmoät thaønh vieân môùi neáu baïn voâ yù ñaùnh vaàn teân töøteân nguoàn ñöôïc lieät keâ.



Böôùc 6: Ñònh tham soá ñeå giaûm thieåu nhöõng baát traéc vaø tínhnhaàm khi theo doõi thôøi gian thöïc söï laøm so vôùi baseline cuûa döï aùn.

� Thieát laäp nhöõng maëc ñònh tính toaùn:� Choïn Calculation tab� Loaïi boû �� töø Updating task status updates resource

status� Baám nuùt Set as Default� Baám OK ñeå thoaùt khoûi trình ñôn Options vaø quay trôû laïi

Gantt Chart View� Neáu baïn chuyeån ñoåi ñeán tab keá tieáp khoâng baám nuùt Set as

Default , nhöõng maëc ñònh seõ khoâng ñöôïc thieát laäp. Ñieàu naøycoù theå yeâu caàu tieâu toán thôøi gian khi loãi xaûy ra.


Thieát laäp nhöõng maëc ñònh tính toaùn


Effort-driven

� Effort Driven xaùc ñònh laøm theá naøo maø MS Project phaûn öùng laïi khi moät kieåu nguoàn löïc môùi ñöôïc theâmvaøo hoaëc laáy ñi hoûi 1 task.

� Neáu hoäp thoaïi Effort Driven khoâng ñöôïc ñaùnh daáu (√) thì theâm vaøo hoaëc laáy ñi taøi nguyeân seõ thay ñoåi toångsoá work (man-hours) yeâu caàu cho task vaø giöõDuration coá ñònh

� Khi hoäp thoaïi Effort Driven ñöôïc ñaùnh daáu (√) thìtoång soá Work seõ ñöôïc giöõ coá ñònh vaø taát caû caùcresources ñöôïc phaân coâng ñeán task seõ ñöôïc xöû lyù nhölaø söï phaân chia maø giöõ nguyeân khoái löôïng Work

Cám ơn đã lắng nghe!

2. Huong Dan Su Dung MSP for QLDA Phan 1

Documents

Transcript of 2. Huong Dan Su Dung MSP for QLDA Phan 1