2 eje tematico

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Diapositiva 1

Concepcin Ferro Claudia Patricia Flrez Mara del Carmen Lpez Andrea Constanza AndradeJos Alberto Garca Jos Pastor Sanabria Milln

UNIVERSIDAD DEL QUINDOCIENCIA DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINARCHIVOS DIGITALESFebrero 2011

LA GESTIN ARCHIVSTICA DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

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TutorJORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANOProfesional Ciencia de la Informacin

UNIVERSIDAD DEL QUINDOCIENCIA DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINARCHIVOS DIGITALESFebrero 2011

LA GESTIN ARCHIVSTICA DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

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CONTENIDOIntroduccinObjetivosLa Gestin archivstica de documentos electrnicosEl Archivo Digitalreas de AccinPrincipios de la Gestin de archivos Digitalesreas de gestin de los archivos DigitalesAutentificacinPreservacinOrganizacinAccesoConclusionesBibliografa

INTRODUCCION

El desarrollo de la archivstica ha estado enmarcado en los ltimos 10 aos por disciplinas como la informtica, la administracin y la gestin de informacin, gracias a las cuales es comn escuchar sobre conceptos como gestin documental, gestin de electrnica de documentos y gestin de informacin empresarial, los cuales convergen en el campo de la administracin de negocios. En un primer escenario, la tecnologa ha modificado enormemente, durante los ltimo aos la forma como se almacena, genera, accede y usa la informacin, lo cual no solo ha trado como consecuencia el cambio de paradigmas que hasta hace poco eran simples predicciones de los tecnologistas, sin ninguna base emprica, caracterizada cada vez ms por la creciente clientela de informacin en soportes electrnicos.

Definir en que consiste la Gestin archivstica de documentos electrnicosDefinir que es Archivo Digital.Identificar las areas de Accin.Conocer en que consisten los principios de la Gestin de archivos Digitales.Describir las areas de gestin de los archivos Digitales.

OBJETIVOS

CREACIN Y CAPTURA EN UN ENTORNO SEGUROLa captura es un interface tcnico entre el sistema de gestin de documentos y las aplicaciones de trabajo (Word, email), y una serie de reglas y procedimientos para ello. Los mecanismos de captura deben asegurar que los documentos capturados son los apropiados, estn completos, incluyendo los metadatos y que se han establecido los vnculos con otros documentos dentro de la agrupacin en la que se integran.

SELECCIN Y DISPOSICIN DE CONJUNTOS DOCUMENTALESDebe adoptarse en el momento de la creacin del documento electrnico de acuerdo con el calendario de conservacin. El sistema debera posibilitar el alojamiento de los documentos relacionados entre s en expedientes y agrupaciones; si no, debe organizarlos de forma que ms adelante puedan ser sometidos a decisiones retrospectivas de seleccin.LA GESTIN ARCHIVSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES

PRESERVACIN, TRANSFERENCIA Y CONSERVACIN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES:Los conjuntos documentales que merezcan conservacin permanente deben haber sido identificados en el momento de su creacin y/o como resultado de un proceso de seleccin, de transferencia y de su custodia en un archivo permanente. El archivero debe asegurar que se tienen en cuenta los requisitos necesarios para su conservacin a largo plazo.

Hace falta disponer de unos usos (best practices) y de normas sobre formatos y transferencia de documentos, incluyendo la prevencin y la conservacin.

LA GESTIN ARCHIVSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES

La seleccin de formatos debe: Los tipos de formatos fsicos pueden agruparse en:

LA GESTIN ARCHIVSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES

Minimizar el riesgo de bloquearse con formatos y aplicaciones propietarias.

Limitar el nmero de formatos para minimizar el nmero de rutinas (paths) de migracin.

Los formatos seleccionados deben poseer una mnima conexin con las aplicaciones departamentales.

Reducir al mnimo, en el funcionamiento diario, la intervencin de la infraestructura tecnolgica de un departamento.

Los formatos seleccionados no deberan excluir aadidos y cambios futuros a medida que se produzcan nuevos desarrollos.

Formatos de transferencia: deben comprender el contenido, la estructura y el contexto del documento y documentar que tambin se conservan los metadatos a nivel de documento y de expediente.

Formatos de preservacin: asegurar la integridad del conjunto y, al mximo posible, la estabilidad.

METODOLOGIA ARCHIVISTICA PARA DOCUMENTOS ELECTRONICOS

LA GESTIN ARCHIVSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES

EL ARCHIVO DIGITAL

El archivo digital es una aplicacin que permite el almacenamiento y administracin de los documentos electrnicos, dndole al usuario acceso directo y recuperacin gil de los mismos, al tiempo que se garantizan los niveles de acceso y seguridad que la compaa requiere mediante el uso de esta plataforma.Un archivo digital, es todo programa que edites y guardes en el computador desde un simple block de nota hasta u programa ejecutable de grandes rasgos. Los formatos de archivos digitales almacenan la informacin codificando toda la imagen cada pxel de forma individual, esto ocasiona que el archivo pese mucho (ocupa mucho espacio en MB en el ordenador) pero, a cambio, no pierda ninguna clase de informacin.Actualmente existen muchas clases de archivos del tipo informtico, pero para guardar el archivo existen muchsimos formatos y cada programa informtico utiliza su propio tipo de archivo o formato.

LA GESTIN ARCHIVSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES

REAS DE ACCIN

En cuanto al manejo de la Gestin Documental comprende algo ms que una readecuacin y renovacin de tcnicas archivsticas del profesional archivero. Las habilidades y conocimientos que debe desarrollar este profesional se pueden resumir en cuatro reas de accin.

La primera est enfocada al anlisis de procesos, es decir, a la descripcin, caracterizacin y reconocimiento de los procesos al interior de la organizacin como fuentes de generacin documental.

Una segunda rea lo constituye el anlisis de informacin documental, para lo cual debe tener una amplia competencia en el manejo de generacin documental, analizando en que fases de los procesos de trabajo se producen documentos y los soportes o medios donde estos se registran.

Una tercera rea comprende la seleccin y valoracin documental en los lugares donde se genera y se dispone (archivos de gestin o de oficina), efectuando una preseleccin y pre valoracin de la misma.

Una cuarta rea abocada al desarrollo de mecanismos de control, para verificar cmo se est produciendo la documentacin y cmo debe fluir sin interferencias, desvos o retrasos hacia el archivo o los lugares destinados para un depsito parcial o permanente.

LA GESTIN ARCHIVSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES

El proceso se ve enriquecido por los adelantos tecnolgicos al encontrar nuevos soportes para almacenar, acceder y usar la informacin, lo cual genera cambios en el sistema tradicional de gestin documental para incluirse en el proceso que facilitan los soportes electrnicosPrincipios de la Gestin de archivos Digitales

Dentro del desarrollo tecnolgico de la archivstica se han integrado diferentes disciplinas que motivan desarrollar la gestin de la informacin y la automatizacin de los procesos, gracias a lo que hoy en da se denomina como gestin de electrnica de documentos.

Las organizaciones exitosas necesitan sistemas de informacin para crear, mantener y utilizar los documentos que permitan satisfacer sus necesidades en cuanto a la organizacin y conservacin del fondo documental.

Principios de la Gestin de archivos Digitales

En el entorno de la era electrnica, el desarrollo y la implementacin de dichos sistemas se requiere que el programa de administracin de documentos y archivos electrnicos este basado en los siguientes principios:

Identificable, esto significa que el programa debe ser identificable desde otros programas corporativos. Soportado en polticas, las cuales deben estar documentadas, autorizadas y divulgadas institucionalmente.

Principios de la Gestin de archivos Digitales

Planeado, es decir debe obedecer a un plan en dos niveles: estratgico y operativo.

Asignado a una responsable, que tenga la funcin especfica de planearlos, desarrollarlo y monitorearlo. Localizado, esto quiere decir que el programa debe ser ubicado adecuadamente dentro de la estructura organizacional de la entidad.

Principios de la Gestin de archivos Digitales

Organizado de acuerdo con las necesidades y la estructura de la institucin, la naturaleza del negocio y el ambiente tecnolgico. Manejado por personas con habilidades y conocimiento adecuados en el campo de la informacin, la gestin de documentos y la informtica.

Principios de la Gestin de archivos Digitales

Implementado en toda la organizacin de manera sistemtica y bajo la direccin de un gerente con autoridad y autonoma.

Mensurable regularmente, a travs de procedimientos de auditoria de informacin

Principios de la Gestin de archivos Digitales

AREAS DE GESTIN DE LOS ARCHIVOS DIGITALES

AUTENTIFICACIN

Su fin es identificar los elementos de los documentos electrnicos que son necesarios para mantener su autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los controles que se deben realizar para comprobar no slo la integridad fsica y lgica de los documentos, sino tambin su calidad cuando se almacenan y transfieren a los diversos depsitos.

Su mtodo todava est en fase de construccin y posiblemente dar lugar a la publicacin de una norma internacional. Presenta una estrecha con:

El proceso de reunin y captura de los documentos

La conservacin preventiva de su contenido y la identificacin y seleccin de las series.

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AREAS DE GESTIN DE LOS ARCHIVOS DIG