1gd-Gu-0001 Guia de Conservacion Preservacion Para Los Archivos de La Policia Nacional

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Octubre 10 de 2009

GUA DECONSERVACINPREVENTIVA PARALOS ARCHIVOS DE LAPOLICA NACIONAL


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Gua Conservacin Preventiva para los Archivos de la Polica Nacional

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Ver.: 0 Aprobacin: 23-08-2010

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Gua de Conservacin Preventiva para los Archivos de la Polica NacionalPublicacin de la Polica Nacional de ColombiaDireccin General Secretaria Generalrea de Archivo General

Presidente de la RepblicaDoctor LVARO URIBE VLEZ

Ministro de Defensa NacionalDoctor GABRIEL SILVA LUJN

Director General Polica NacionalMayor General OSCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO

Subdirector GeneralMayor General RAFAEL PARRA GARZN

Director de Seguridad CiudadanaMayor General ORLANDO PEZ BARN

Secretario GeneralDoctor ALFONSO QUINTERO GARCA

Coordinacin General y RedaccinMayor JOS HERNANDO MEDINA BERNALCapitn EDGAR FERNANDO LPEZ GONZLEZSubintendente GUSTAVO GRANADOS GONZLEZ


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CONTENIDO

Presentacin........ 4

Introduccin.. 6

1. Generalidades............. 71.1 Objeto ...... 7

1.2 Normatividad.... 7

2. Los Archivos Centrales y el Patrimonio Documental... 9

3. Diagnostico Integral.......... 113.1. Cmo lo hago? .. 12

4. Sistema Integrado de Conservacin (SIC) 134.1. Principales Aspectos a Considerar 14

4.2. Estrategias o Programas de Conservacin. . 14

4.3. Sensibilizacin del Personal 154.4. Limpieza de reas y Documentos .. 16

4.4.1.Eliminacin del Polvo..... 164.4.2.Para recordar ... 16

4.5. Monitoreo y Control Ambiental y Biolgico 17

4.5.1.Control de contaminantes biolgicos 194.5.2.Uso y Manipulacin . 204.5.3.Almacenamiento y Realmacenamiento... 204.5.4.Unidades de Conservacin: Materiales y diseo 21

4.6. Inspeccin y Mantenimiento de Instalaciones.. 21

4.7. Prevencin y Atencin de Desastres. 22

4.8. Otros Programas... 23

4.8.1.Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia. 23


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4.8.2.Migracin de la informacin a otros soportes. 24

5. La Conservacin en el Archivo de Gestin. . 265.1. Transferencia al Archivo Central . 31

6. La Conservacin en el Archivo Central . 32

7. La Conservacin en el Archivo Histrico..... 35

8. Pautas para la Consulta de Documentos.. 37

9. Programas de Conservacin Preventiva... 3810.Glosario. . 41

11.Anexos... 4211.1. Anexo 1. Instructivo de Limpieza y Desinfeccin de reas y Documentos. 42

11.2. Anexo 2. Instructivo 009 condiciones tcnicas mnimas que deben poseer las

dependencias destinadas para archivos.... 5611.3. Anexo 3. Acuerdo 050 Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y

situaciones de riesgo... 62

11.4. Anexo 4. Deterioro en Documentos de Archivo 67

11.5. Anexo 5. Empaste y encuadernacin la solucin?............................................ 74

11.6. Anexo 6. Extintores.. 75

11.7.Anexo 7. Especificaciones de cajas y carpetas de archivo 76

12.Bibliografa... 83


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PRESENTACIN

Para el Archivo General de la Polica Nacional, ha sido una preocupacin constante apoyar laconservacin de los acervos documentales de las unidades a nivel nacional. A pesar de losesfuerzos que se hacen continuamente para guiar a cada Direccin, Oficina Asesora, Regional,Departamento, Metropolitana, Escuela de Formacin o compaero que solicita asesora en el tema,seguimos encontrando mltiples unidades con las mismas carencias en materia de conservacin.El universo es comn, los problemas son los mismos y aunque las soluciones no siempre soniguales, si hay algunos parmetros establecidos que permiten a los funcionarios de los diversosarchivos, tomar medidas muchas veces sencillas y eficaces, para garantizar la conservacin de ladocumentacin a travs del tiempo.

La restauracin, ha sido y seguir siendo materia de profesionales en el tema, ya que como seevidencia en la mayora de casos, donde personas inexpertas han tratado de asumir este papel, lasconsecuencias pueden ser desastrosas. Sin embargo, la conservacin preventiva es un tema detodos, sin importar cual sea nuestra profesin, oficio o cargo dentro de una entidad y puedeimplementarse desde el mismo momento en que planeamos producir un documento, de manera quese reduzcan significativamente los factores de deterioro durante todo el ciclo vital.

Con esta publicacin, se pretende guiar a aquellas unidades policiales y personas que han estadoatentas a las directrices que en materia de archivos ha impartido la Secretaria General porintermedio del Archivo General, como duea del Proceso de Gestin Documental y regente de lapoltica archivstica para la Polica Nacional, especialmente en lo relacionado con la conservacin delos documentos en todo su ciclo vital. Muchas son las preguntas que recibe el Grupo deAdministracin y Conservacin Documental sobre el tema, es por eso que hemos hecho un esfuerzopor brindar respuestas a cada una de ellas; sin embargo, resulta insuficiente responder de maneraaislada cuando las dudas que persisten son las mismas en todo la institucin.

No estamos hablando de ideas o conceptos nuevos o revolucionarios que pretendan cambiar la

concepcin de la conservacin preventiva en archivos. Se trata simplemente de una gua deconservacin preventiva para todo el ciclo vital de los documentos, con los mismos elementos yprincipios que ha tratado de aplicar el Grupo de Conservacin y Administracin Documental delArchivo General de la Polica Nacional y que al ser correctamente entendidos y aplicados, puedenreducir los deterioros que frecuentemente encontramos en nuestros archivos.


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Por otro lado, es necesario recordar que los seores Directores, Jefes Oficinas Asesoras,Comandantes de regionales, metropolitanas, departamentos de Polica, Directores de escuelas deformacin, y dems funcionarios tenemos el deber constitucional y legal de proteger, conservar yhacer difusin del patrimonio documental de los archivos de la institucin, incluso desde el mismomomento de su produccin o recepcin. Esta Gua presenta algunos elementos que podrn resultar

de utilidad para el desarrollo de estas actividades y para controlar y evitar el gasto de grandessumas de dinero en procesos posteriores de tipo correctivo.

El Sistema Integrado de Conservacin (SIC), definido en el anexo 12 de la Gua para laImplementacin de un Programa de Gestin Documental del Archivo General de la Nacin, puedeconstituirse en una herramienta segura para reducir los riesgos que terminen en intervenciones anivel de restauracin, que sin duda alguna, resultaran siempre mucho ms costosas que laimplementacin de estrategias de conservacin preventiva. A travs de una Gua de los aspectosque se deben tener en cuenta y de las labores a realizar con los documentos que se encuentran encada etapa del ciclo vital (Archivo de Gestin, Central e Histrico), sin lugar a dudas, la funcinarchivstica y la conservacin de la documentacin se ver fortalecida al interior de la PolicaNacional.

Esta gua se desarroll con el fin de prevenir la prdida de informacin y generar conciencia en losfuncionarios que no le dan la suficiente importancia a la documentacin que producen y almacenan,prestndole poco inters a la preservacin y conservacin de la informacin, argumentados en lafalta de Instalaciones adecuadas para la ubicacin de los archivos y en la escases de elementos ymateriales destinados para la conservacin de los documentos.

Doctor ALFONSO QUINTERO GARCASecretario General


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INTRODUCCIN

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestin Documental como el

Conjunto de actividades administrativa y tcnicas, tendientes a la Planificacin, manejo yorganizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta sudestino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.1

Con la promulgacin de la Ley 594 del 14 de Julio de 2000, se establece la responsabilidad quetiene la administracin pblica y los funcionarios encargados de los diferentes archivos (Gestin,Central e Histrico), con respecto a la conservacin de los documentos tanto en soporte papel comolos producidos con el uso de tecnologas de avanzada. Esta ley en su titulo XI obliga a los archivosde la Administracin Pblica a implementar un Sistema Integrado de Conservacin.

El Sistema Integrado de Conservacin se define como el conjunto de estrategias y procesos depreservacin y conservacin, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo elconcepto de archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos,independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad fsica y funcional de toda ladocumentacin, desde el momento de su emisin, durante su periodo de vigencia, hasta su depsitofinal, o sea en cualquier etapa de su ciclo vital...2

Con los programas que se formulen en esta gua basados en la conservacin preventiva, seevidenciara un proceso mediante el cual se podr garantizar el adecuado mantenimiento

documental ya que se contemplan manejos administrativos, uso de materiales adecuados, adopcinde medidas especificas en edificios y locales, sistema de almacenamiento y depsito, unidades deconservacin, manipulacin y mantenimiento peridico entre otros factores3

De otra parte, en la elaboracin de esta gua se tuvo en cuenta los lineamientos definidos por elArchivo General de la Nacin, su diseo obedece a una metodologa de construccin dondeparticiparon algunos funcionarios adscritos al rea de Archivo General, bajo la orientacin de laSecretaria General.

1Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artculo 3.

2Archivo General de la Nacin. Reglamento General de Archivos. Artculo 60.

3Archivo General de la Nacin. Reglamento General de Archivos. Artculo 59. Pargrafo primero


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1. GENERALIDADES

1.1 Objeto

La presente gua se compone por una serie de procedimientos que describen los lineamientospara el tratamiento de las diferentes clases de documentos; a su vez se tratan los factoresexternos como son la temperatura, humedad, luz, polvo, agentes biolgicos y otros, cuya accinejerce una mayor influencia negativa sobre la conservacin del acervo documental de lainstitucin, as como la seguridad de los documentos ante el contacto con el agua, el fuego, losataques subversivos y los fenmenos naturales. Para esto fue necesario buscar alternativas quepermitieran la adopcin de medidas encaminadas a prevenir el deterioro y que posibilitencontinuar disponiendo de la informacin en la institucin.

1.2 NormatividadConstitucin Poltica de Colombia artculos 15, 74

Ley 4 de 1913 Obligacin de las entidades oficiales con relacin a inventarios de documentos

de archivo, acceso a los documentos pblicos art. 289, 315, 316, 320 y 337.

Ley 43 de 1913. Provee a la conservacin de ciertos documentos oficiales.

Ley 47 de 1920. Sobre proteccin del patrimonio documental y artstico.

Ley 489 de 1998. Establece la creacin del sistema general de informacin administrativa delsector pblico, y se indica que toda entidad pblica debe tener un sistema interno de GestinDocumental y Archivos como parte del sistema de informacin administrativa del sector pblico(Artculo 36 y 37).

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otrasdisposiciones.

Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo pblico, la carreraadministrativa, gerencia pblica y se dictan otras disposiciones.(Articulo 18)

Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el proceso de microfilm en los archivos y se

concede valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos microfilmados.


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Decreto 3354 de 1954. Podrn microfilmarse los documentos y expedientes que han sidosometidos al trmite normal y los que encontrndose en trmite, por su importancia merezcanun especial cuidado en la conservacin y autenticidad; pero no podrn ser destruidos susoriginales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejenen cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmacin cualquierdocumento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta ntegramente y conabsoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces,enmendaduras o cualquier adulteracin, con pena de perder su valor probatorio.

Acuerdo 011 de 1996 AGN. Establece criterios de conservacin y organizacin.

Acuerdo 47 de 2000 AGN. Por el cual se desarrolla el acceso a los documentos de archivo delReglamento General de Archivo sobre restricciones por razones de conservacin.

Acuerdo 048 de 2000 AGN Desarrolla el artculo 59 del captulo 7 conservacin de documentosy del reglamento general de archivos sobre conservacin preventiva, conservacin restauracindocumental.

Acuerdo 049 de 2000 AGN. Por el cual se desarrolla el artculo del Captulo 7 Conservacin deDocumentos del Reglamento General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales

destinados a archivos.

Acuerdo 050 de 2000 AGN. Desarrolla el artculo 64 del ttulo VII conservacin de documentosdel reglamento general de archivos sobre prevencin de deterioro de los documentos de archivo

y situaciones de riesgos.

Acuerdo 056 de 2000 AGN. Sobre acceso a los documentos de archivo.

Acuerdo 037 de 2002 AGN. Por el cual se establecen las especificaciones tcnicas y losrequisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa yconservacin de documentos de archivo en desarrollo de los artculos 13 y 14 y sus pargrafos1 y 3 de la Ley General de archivos 594 de 2000.

Acuerdo 38 de 2002 AGN. Desarrolla el artculo 15 de la ley general de archivos sobreresponsabilidad del servidor pblico frente a los documentos y los archivos.

Circular 01 de 2003 AGN. Organizacin y conservacin de los Documentos de archivo.

Instructivo 009 de 2009 PONAL. Condiciones tcnicas mnimas que deben poseer las

dependencias destinadas para archivos


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2. ARCHIVOS CENTRALES Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL

La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, fue emitida con el propsito de establecer las reglas

y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado, teniendo como mbito deaplicacin a la administracin pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplenfunciones pblicas y los dems organismos regulados por dicha Ley. Desde el momento de laemisin de la Ley, se ha hecho un esfuerzo grande por lograr que las entidades cumplan con lasresponsabilidades y tareas que les han sido otorgadas. Dentro de estas se encuentra la depreservar la documentacin. Aunque para algunos la conservacin es un proceso aislado, losesfuerzos del Archivo General de la Nacin por rescatar la importancia de la conservacin comoelemento de la funcin archivstica, han dado frutos. Sin embargo, aun falta trabajo por desarrollar,ya que todava existen archivos en manos de personas con buena voluntad, pero sin losconocimientos bsicos para llevar a cabo procesos que aunque son sencillos, generan grandesbeneficios para los documentos.

Algunas veces se piensa que solo la documentacin clasificada como histrica o "antigua" ameritaun tratamiento especial, por lo que se descuida la que a diario se produce o recibe en nuestrasoficinas. Sin embargo, es bueno meditar en el recorrido que han tenido esos documentos"especiales" que hoy consideramos dignos de conservar. Alguna vez fueron producidos,probablemente durante el desarrollo de tareas administrativas propias de la institucin y pasaronpor un archivo de gestin, que si bien en ese momento no reciba tal nombre, si cumpla susfunciones y lentamente fue transcurriendo por las diferentes etapas hasta culminar su ciclo en unarchivo central. Es aqu donde empezamos a valorar toda la documentacin desde el primermomento, tomando en cuenta la importancia de cuidar tanto las comunicaciones producidos en losarchivos de las Estaciones como en los Departamentos de Polica.

El Archivo General de la Polica Nacional, atravs de su Grupo de Administracin yConservacin Documental, ha buscado lamanera de brindar asesora a todas las unidadespoliciales, con el fin de ayudarles a conservar demanera adecuada sus archivos. Sin lugar adudas, una parte importante de esos archivos loconstituyen todos aquellos documentossusceptibles de ser declarados como bienes de

inters institucional. Este es un campo al que sele haba dado importancia desde el punto devista de la restauracin, con las labores derecuperacin de los fondos documentales.

Nuestra institucin logra asegurar que sus nuevos policiales sean portadores de su doctrina ylegado cultural mediante procesos de apropiacin y sentido de pertenencia. Por eso, es necesariocultivar una conciencia institucional para preservar la informacin. Una forma importante deconservar el pasado es precisamente a travs de los documentos que consignan el devenir

Una forma importante de conservar el pasado es

precisamente a travs de Los documentos que consignan

el devenir histrico de las sociedades


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histrico de las unidades, y que son testimonio de hechos que forman parte de nuestras vivenciaspoliciales y se constituyen por s mismos en portadores de valores histricos de referencia materialy tecnolgica. Aqu yace la importancia de conservar los documentos en todas sus etapas del ciclovital.

Debido al gran volumen documental, la restauracin resulta sumamente costosa e insuficiente yaque en muchas ocasiones los daos resultan irreversibles, la informacin se pierde aunque lossoportes puedan recuperarse parcialmente y la cantidad de profesionales en la institucin,preparados en este campo resulta bastante limitada e insuficiente en proporcin al volumendocumental de la Polica Nacional. Por fortuna, cada vez cobra ms importancia el desarrollo de laconservacin preventiva como la nica instancia aplicada al manejo de grandes volmenesdocumentales con caractersticas heterogneas, pues propone soluciones generales demantenimiento. La conservacin preventiva se refiere a "las estrategias de orden poltico uoperativo que directa o indirectamente contribuyen al mantenimiento de los bienes de archivo sin

entrar a intervenir su materia. Estas acciones van dirigidas al entorno ambiental y al sistema

administrativo en el cual los materiales se hallan inmersos"; en otras palabras, "contempla manejosadministrativos, uso de materiales adecuados, adopcin de medidas especficas en edificios y

locales, sistemas de almacenamiento y deposito, unidades de conservacin, manipulacin y

mantenimiento peridico entre otros factores".

Para implementar medidas de conservacin preventiva, es necesario enmarcarlas dentro de unprograma integral de conservacin, que debe contemplar la orientacin, planeacin y diseo deestrategias que de manera directa o indirecta contribuyan con la conservacin del material quecustodia y/o produce cada unidad.

Para llevar a cabo este propsito en lo que concierne a

los bienes documentales, es necesario estructurar unplan de trabajo que nos oriente adecuada y certeramenteen la aplicacin de las estrategias para su desarrollo y aslograr nuestro objetivo principal: los archivos al serviciodel cliente interno y externo. Por lo tanto, se requiere serconscientes de la responsabilidad y el compromiso con launidad, los compaeros y la institucin a la cual estamosvinculados. Esta toma de conciencia es a la vez, uncompromiso moral, hacindose participe en larecuperacin del patrimonio documental, meta que selograra de una parte, atendiendo a las realidades de

nuestro polica y de otra, con la puesta en prctica de lasestrategias investigadas en el campo de la conservacinpreventiva.

Cobra ms importancia el de-sarrollo de la conservacin

preventiva como la nicainstancia aplicada al manejode grandes volmenesdocumentales concaractersticas heterogneas,

pues propone solucionesgenerales de mantenimiento.


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3. DIAGNOSTICO INTEGRAL

La evaluacin de un archivo y de las condiciones que inciden en la conservacin, mantenimiento y

control del acervo que custodia, es una herramienta fundamental para garantizar la preservacin delos documentos, los cuales son fuente de conocimiento y difusin, fundamento de la memoriahistrica de la Nacin y garante de derechos y deberes ciudadanos al dar cuenta de las actuacionesde las instituciones.

La falta de organizacin as como las deficiencias en las reas de depsito y la carencia desistemas de proteccin, tanto en los archivos de Gestin como en los Centrales e Histricos,propician el deterioro del material documental. Con el fin de determinar estas circunstancias demanera precisa, es necesario abordar procesos de diagnstico integral. Este ser la base a partir dela cual se formulen las medidas de conservacin preventiva que deben aplicarse en los archivos.

Proponemos esta metodologa para determinar factores y variables que directa o indirectamente

inciden en la conservacin de la documentacin, haciendo especial nfasis en la evaluacin ycontrol de las situaciones administrativas, las condiciones ambientales y las caractersticas de ladocumentacin, abordando la problemtica derivada de la carencia de organizacin archivstica y laacumulacin de alteraciones que afectan los soportes.

EI diagnstico garantiza:

Una visin completa de la situacin en la que se encuentra el archivo pues contempla

aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno fsico en el cual est la

documentacin y de su organizacin.

Proporciona una herramienta para reconocer y evaluar las diferentes variables queinciden en la preservacin, desde una perspectiva integral, teniendo en cuenta susespecificidades pues se evala el estado de conservacin por medio del deterioropresente en los documentos.Permite la formulacin de programas de conservacin preventiva, dirigidos a lacorreccin, mantenimiento y control, basados en el conocimiento de los factoresinvolucrados, priorizando los relevantes.Facilita los procesos de gestin documental que deben formular los archivosatendiendo a los principios rectores de la archivstica de procedencia yorden natural, yal ciclo vital de los documentos.Contribuye en la planificacin dando la posibilidad de tomar decisiones administrativas,permite proyectar presupuestos para la adquisicin de materiales e insumos y tomar

los correctivos que se deben adoptar a nivel de planta fsica basados en ladeterminacin de necesidades precisas.Posibilita la prestacin de un servicio eficaz y eficiente tanto del archivo como de laentidad en general.


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3.1 Cmo lo Hago?

El Archivo General de la Nacin de Colombia atendiendo al desarrollo de la poltica de salvaguarda,conservacin, recuperacin y acceso a la informacin custodiada por los archivos y en busca de suarticulacin para alcanzar el objetivo comn de hacer de estas instituciones centros de informacinpara la administracin y la cultura, proporciona por medio de la publicacin Pautas paraDiagnstico Integral de Archivos, una propuesta metodolgica enfocada a la ejecucin deprocesos de diagnstico integral. EI diagnstico parte de la identificacin de las caractersticasparticulares y del estudio de los aspectos en los cuales se encuentran los archivos y que revistenmayor impacto, para luego de forma Interrelacionada, poder establecer las deficiencias y lasoportunidades de manejo. As, se podrn identificar los aspectos prioritarios y adelantar las accionespertinentes, por medio de la formulacin de estrategias, la planeacin y consecucin delmejoramiento o el mantenimiento de las condiciones de los archivos.

La metodologa que se propone basa sus resultados en el anlisis pormenorizado de tres grandesbloques temticos: la identificacin de la entidad y del archivo, la determinacin de su infraestructurafsica y las caractersticas que posee la documentacin punto en el cual se incluyen el inventario,

medios de organizacin y finalmente las caractersticas y estado en el cual se encuentra ladocumentacin. Esta forma de visualizacin, permite desde el propio desarrollo de los formatos,entender como estos componentes que a simple vista podran pasar desapercibidos, son los quetendrn impacto en mayor o menor proporcin y finalmente son los que llegan a determinar el estadode conservacin de los bienes documentales.

La propuesta de aplicacin que presenta el Archivo General de la Nacin, surge de losplanteamientos inciales que se formularon en el "Sistema integrado de Conservacin", los cualeshan logrado enriquecerse con la participacin de profesionales en restauracin, quienesproporcionan medios con los cuales se realizan clculos y anlisis automatizados que de otra formaserian complejos. Esta herramienta aplica principios estadsticos y toma como punto de partida, lasnecesidades de ejecutar un procesamiento ordenado de datos y graficar las variables que

determinan el estado y nivel del deterioro de los documentos.

La experiencia acumulada en los aos de funcionamiento del laboratorio de Restauracin delArchivo General de la Nacin, obtenida con los aportes de restauradores, especialistas enencuadernacin, bilogos, microbilogos y qumicos, permiten tener la certidumbre que con laaplicacin y anlisis juicioso de la informacin recopilada en los formatos, se lograra una mejorcomprensin de las situaciones que afectan e inciden en un archivo. As, ser posibledesarrollar planes y programas a fin de lograr la adecuada conservacin, organizacin ysalvaguarda en los archivos; garantizando el acceso a la informacin y siendo de garantes delos derechos colectivos.

Las unidades que requieran realizar el diagnostico integral de archivo, deben diligenciar los

formatos que se encuentran plasmados en la publicacin Pautas para Diagnstico Integral deArchivos del AGN. Desde esta ptica se garantizara, la preservacin y conservacin dellegado documental presente en los archivos de la Institucin.


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4. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN (SIC)

El Sistema Integrado de Conservacin (SIC),contemplado dentro de la ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, en el capitulo XI, sedefine como el "Conjunto de estrategias yprocesos de preservacin y conservacin,

acordes con el sistema de archivos

establecido en la entidad, bajo el concepto de

Archivo Total, para asegurar el adecuado

mantenimiento de sus documentos,

independientemente del tipo de soporte,

garantizando la integridad fsica y funcional detoda la documentacin, desde el momento de

su emisin, durante su periodo de vigencia,

hasta su depsito final o sea en cualquier

etapa de su ciclo vital". La implementacin delSIC es obligatoria en aquellas entidadespblicas o privadas que cumplen funcionespblicas.

Un Sistema Integrado de Conservacinpretende integrar las tcnicas archivsticascon las herramientas de conservacin a fin deofrecer una metodologa que pueda seraplicada a cualquier documentacin en suciclo vital, desde su produccin hasta sudisposicin final.

Es importante anotar que el SIC en cadaunidad, debe plantearse de acuerdo a lasnecesidades propias, por eso, es necesarioque se identifiquen aquellos factores

intrnsecos y extrnsecos de deterioro quepueden estar afectando la documentacin yse tomen las medidas preventivas ycorrectivas necesarias.

Este debe ser permanente y contar con unpresupuesto anual basado en el cubrimientode prioridades y con proyectos anuales detrabajo. Este programa general planeado deacuerdo con las necesidades de conservacindeterminadas a travs de un diagnsticointegral, el personal y los recursosdisponibles, deber prever los costos dentrode los proyectos de inversin institucional; unnuevo frente de trabajo dentro de los

desempeos de la instituciones.EI SIC no puede depender nicamente delresponsable de archivo o del funcionario quehaga sus veces y de las secretarias, sino detodos los funcionarios, desde jefes de GestinDocumental, Comandantes de Regionales,Departamentos, Metropolitanas y Directores;y mantener constantemente un proceso desensibilizacin a todo nivel, para concientizarde modo que se desarrolle un trabajo en

equipo, pues el mantenimiento de los bienesde archivo es una responsabilidad inherente atodos los miembros de la institucin.

Conjunto de estrategias y procesos depreservacin y conservacin, acordes conel sistema de archivos establecido en laentidad, bajo el concepto de Archivo total.

Es importante anotar que el SIC en cadaentidad debe plantearse de acuerdo con lasnecesidades propias.


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4.1. Principales Aspectos a Considerar

Para disear el Sistema Integrado de Conservacin, se deben tener en cuenta los siguientesaspectos, de modo que se construya un sistema que se ajuste a las necesidades especficas y

permita la correccin de las falencias que cada unidad tenga a nivel de conservacin:

Caractersticas tcnicas y funcionales de la documentacin como cantidad, tipo, tecnologa eimportancia. Particularmente se deben contemplar los soportes diferentes al papel en loscuales se est consignando actualmente la informacin como los disquetes, las microfichasy las cintas de video, entre otros

Conocimiento de los factores de deterioro de los Bienes Documentales y sus mecanismosde control. Slo en la medida en que se conozcan y entiendan los procesos de deterioro sepodrn tomar medidas preventivas o correctivas segn las necesidades que existan.

Conocimiento y manejo de las leyes y normativas existentes sobre direccin y mante-nimiento de los bienes de archivo. Especficamente se deben considerar las normas sobreacceso a la informacin y eliminacin documental, puntos muy relacionados con elmantenimiento fsico de la documentacin. Es importante en este punto, que la unidadaproveche las herramientas que brinda el Archivo General de la Nacin a travs de suspublicaciones, las visitas de asistencia tcnica y los acuerdos que en temas de conservacinse han producido.

4.2. Estrategias o Programas de Conservacin

Las estrategias o programas de conservacin se formulan con el propsito de desarrollar solucionesintegrales de conservacin y teniendo en cuenta los factores de alteracin presentes y la intensidadde su manifestacin. Contemplan acciones a desarrollar tanto para prevenir el deterioro como paracorregirlo. Su aplicacin debe ser continua desarrollando acciones, formulando estrategias yproyectos, ejecutando procesos y procedimientos permanentes tanto para prevenir el deterioro comopara corregirlo.

Estas estrategias debern ajustarse dependiendo de las necesidades particulares, el presupuesto ylas posibilidades reales de la unidad para ejecutarlos. No pueden convertirse de ningn modo encamisa de fuerza, sino mas bien cada unidad determinara cuales son las que debe implementar eincluso si requiere de otras para satisfacer sus propias necesidades. En otras Palabras, es a partirdel diagnstico integral que se definen los programas requeridos.


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4.3. Sensibilizacin del Personal

A travs de esta estrategia, se buscaconcertar mecanismos y acciones para elreconocimiento y valoracin de las fuentes

documentales y para crear conciencia sobrela responsabilidad en la conservacin yorganizacin de los archivos.

Las acciones que se desarrollen deben serdirigidas a todo el personal de los archivos y asus usuarios. Se har especial nfasis en lasdiferentes instancias en las que se estableceny aplican los Programas de GestinDocumental y tambin en las que involucranprstamo, consulta y reprografa, ya que entodas ellas est involucrada la manipulacinde la documentacin.

Esta sensibilizacin se puede lograr a travsde la programacin de capacitaciones paralos funcionarios, actividades ldicas o incluso

resultan de gran utilidad manuales didcticosy cartillas.

En trminos generales los programas de conservacin consisten en:

Sensibilizacin del personal

Migracin de la informacin a otros soportes (tanto para documentos en papel,como electrnicos)

Monitoreo y control ambiental y biolgico Limpieza de reas y documentos

Uso y manipulacin (materiales, mtodos y funcionalidad de unidades dealmacenamiento)

Inspeccin y mantenimiento de instalaciones

Prevencin y atencin de emergencias.

Es importante recalcar que el diagnstico integral es un programa prioritario que no seincluye en esta gua por ser tema especifico de una ya existente (Pautas para eldiagnostico integral de archivos, publicacin elaborada por el Archivo general de laNacin); pero que es la base para la formulacin de los programas requeridos que

funcionan conjuntamente y no de manera aislada o individual.

Sensibilizacin del personal (Capacitacin)


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4.4. Limpieza de reas y Documentos

La limpieza de reas y documentos es una de

las principales estrategias a desarrollar enmateria de conservacin preventiva. Debe

incluir tanto el control de la carga de polvo(evitando que se acumulen gruesas capas del

mismo sobre estantes, cajas y documentos) yen control de factores que pueden ocasionarla aparicin de contaminantes de tipobiolgico.

La limpieza debe ser permanente y peridica.Especficamente para las reas de depsito,se debe procurar realizar una limpieza enseco y en hmedo por lo menos una vez almes y debe registrarse en formatosdiseados con el fin de hacer seguimiento ycontrol del programa de limpieza.

4.4.1. Eliminacin del Polvo

El polvo que ingresa a los depsitos de archivo y se almacena sobre estanteras, cajas, carpetas ydocumentos, puede generar procesos de corrosin de los soportes que asociados con una humedadrelativa y temperatura elevadas, llegan a favorecer la acidificacin y la aparicin de deterioros fsicosy qumicos que en las mayora de los casos resultan irreversibles. Por otro lado, la presencia depolvo, guarda una estrecha relacin con agentes biolgicos entre los que se encuentran caros y

esporas de hongos y bacterias, que a travs de diversos procesos, generan manchas de diversoscolores y degradacin de fibras, cargas y encolantes, componentes principales del papel.

4.4.2. Para recordar

Un buen programa de limpieza puede ser laformula ms eficaz para prevenir problemasde deterioro en la documentacin, reduciendoas las probabilidades de tener que recurrir agrandes gastos de dinero y tiempo en

procesos de restauracin.

EI objetivo es aplicar procesos de limpiezapara el control del polvo y la suciedad sobrelas reas de depsito y manejo documental.Por ello, est dirigido al personal que tiene acargo el mantenimiento y la custodia de ladocumentacin.

Limpieza de Documentos

Eliminacin de polvo con aspiradora de cepillo


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Es muy importante que se adopten las medidas de seguridad industrial para losfuncionarios encargados de estas actividades.

La limpieza de reas y depsitos no se debe hacer con productos que aportenhumedad a los ambientes.

Es necesario que las labores de limpieza sebasen en un instructivo de limpieza de reas ydocumentos. EI Archivo General de la Nacindesarrollo un instructivo con las pautas mnimasa tener en cuenta, que podr ajustarse deacuerdo a necesidades particulares siempresiguiendo los lineamientos del ente rector. Esnecesario tener en cuenta que solo ser paralos espacios, NUNCA para la documentacin,pues esta, requiere de un trabajo realizado por

profesionales que puedan controlar los efectosde los productos y procesos sobre los soportes.

4.5. Monitoreo y Control Ambiental y Biolgico

Para lograr una buena conservacin, es necesario controlar de manera permanente las condicionesambientales (humedad relativa, temperatura, luz, ventilacin y contaminantes atmosfricos), enparticular en reas de depsito documental, consulta, limpieza y procesos tcnicos y aplicarmecanismos y sistemas para estabilizar y controlar las condiciones ambientales y evitar el ataque de

agentes biolgicos.

EI monitoreo y control de las condicionesambientales y biolgicas debe estar a cargo delpersonal responsable del mantenimiento y lacustodia de la documentacin, aunque esimportante anotar, que todo aquel que manipulala documentacin en cualquier momento debervelar por su preservacin y notificar a losresponsables en caso de hallar factores que

estn causando deterioro o puedan hacerlo alargo plazo.

Es importante evaluar el entorno climtico segn la ubicacin geogrfica del archivo, determinar losvalores y fluctuaciones de las condiciones ambientales y su influencia en la conservacin de ladocumentacin, utilizando equipos para la medicin y registro de las condiciones ambientales:luxmetro, monitores UV, termohigrmetro, datalagger, entre otros; Una vez se evalen lascondiciones y se tenga un buen entendimiento del comportamiento climtico dentro y fuera del

Termohigrmetro: Para medicin de humedad relativa y temperatura

Clasificacin y Recuperacin del patrimonio Documental


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archivo, ser necesario adoptar medidas correctivas o preventivas como el uso de filtros de controlUV, persianas, humidificadores o deshumidificadores (segn el caso), ventiladores, sistemas

naturales o artificiales de climatizacin, anjeos y filtros depolvo, entre otros.

Para tener un programa de control de condicionesambientales no es indispensable contar con equipos deltima tecnologa en grandes cantidades, ya que en lugarde invertir gran presupuesto en equipos, es preferiblehacer mediciones puntuales con pocos equipos muy biencalibrados y que el personal sepa utilizar y contar con losrecursos necesarios para el control de las condiciones,ya que la toma de datos no es por s sola una solucin.

Es necesario recordar que NO siempre podr lograrseque los archivos cuenten con las condiciones ideales,estipuladas en el Acuerdo 049 de 2000; en esos casos,se deber controlar ms que el lograr la temperatura y la

humedad relativa ideales, los niveles de fluctuacin, queno debern exceder los 3 4C y el 5% diario; ya que el papel por su naturaleza, tendera siempre aamoldarse a las condiciones exteriores, porlo tanto una fluctuacin mayor a la ya indicada, producircambios estructurales muy fuertes que terminaran deteriorando el soporte.

La accin ms notoria de la humedad relativa, en conjunto con la temperatura, es el deteriorobiolgico ya que favorece la accin microbiana, especialmente el crecimiento de hongos, as comola proliferacin de insectos. Dependiendo de la humedad relativa, se puede generar resequedad en

la documentacin (perdida de la humedad estructural), reblandecer encolados y pulverizar lossoportes. (vase anexo 4)

La ventilacin es un factor determinante para la buena conservacin, por ello, debe contarse consistemas de ventilacin naturales o mecnicos (como extractores o ventiladores) que ayuden acontrolar los efectos de la temperatura y la humedad relativa. Es necesario que se garantice larenovacin continua y permanente del aire. En casos en los que no se alcanzan los rangosrecomendados, la ventilacin se convierte en un aliado estratgico.

La ubicacin de las cajas y estantes dentro del archivo, deber permitir una adecuada ventilacin,por esto se recomend anteriormente que la estantera nunca quede recostada sobre los muros.

Es importante anotar, que la solucin ideal para los problemas de temperatura y humedad no estdirectamente relacionada con la instalacin de aire acondicionado. A menos que pueda garantizarseque funcionara las 24 horas del da de manera que no ocasione fluctuaciones por encima del rangopermitido, es preferible buscar mtodos de ventilacin sencillos pero eficaces, como el uso deventiladores mecnicos en los espacios y extractores.Otro aspecto que debe tomarse en cuenta es la iluminacin. Las radiaciones visibles y an ms las

Deshumidificador


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invisibles tienen efectos dainos sobre la celulosa, por ende, la radiacin visible lumnica deberser igual o menor a 100 lux. En caso de que el espacio cuente con claraboyas o ventanales, estosdebern ser protegidos con filtros U.V. Es indispensable evitar la incidencia directa de la luzsobre los documentos.

La luz deber ser encendida nicamente cuando debaingresar personal a buscar documentacin, el resto deltiempo deber permanecer apagada. En trminos ideales,los depsitos de archivo, no deberan tener ventanalespor donde ingrese luz natural, y la ventilacin deberagarantizarse por otros medios. Sin embargo, en casosdonde se requiere adecuar los espacios ya existentes,podr pensarse en soluciones alternativas como las yapropuestas o con persianas (no cortinas de tela, queconservan grandes cantidades de polvo) que se

mantengan cerradas.4.5.1. Control de contaminantes biolgicos

La estrategia debe incluir la aplicacin de mecanismos de inspeccin, control y erradicacin deagentes biolgicos en reas y documentos; que pueden producirse debido a condicionesambientales inadecuadas y deficiente limpieza. Cuando hablamos de agentes biolgicos incluimos:hongos, bacterias, insectos, roedores y aves entre otros.

Esta estrategia ser dirigida al personal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de ladocumentacin. Aunque tambin incluir al pblico que consulta, de manera que se prevengan

hbitos que promuevan la formacin o aparicin de deterioro de este tipo (como el ingerir alimentosdentro de las zonas de depsito o consulta, y el pasar las pginas remojando el dedo en saliva).

Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:

Evaluar el estado de conservacin de la documentacin, grados de deterioro y actividad delagente contaminante.

Aislar el material contaminado (separarlo fsicamente, pero conservando la armona del (los)expedientes y del inventario, a partir del uso de folios testigo y referencias cruzadas),

Aplicar medidas de mantenimiento en el caso de existir vegetacin (poda de jardines yarboles).

Instalar elementos de proteccin contra contaminantes atmosfricos en los espacios, comopor ejemplo rejillas, mallas, anjeos, entre otros.

En caso de que haya sido necesario aislar material contaminado, un restaurador deber

La luz deber ser encendida nicamentecuando deba ingresar personal a buscar

documentacin, el resto del tiempo deber

permanecer apagada


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realizar el tratamiento individual con productos y procesos tcnicos.

Debe contarse con un cronograma de saneamiento ambiental y desinfeccin, desinsectaciny desratizacin de reas.

4.5.2. Uso y Manipulacin

Esta estrategia implica tomar en cuenta los materiales y mtodos de almacenamiento, teniendopresentes los diferentes soportes que componen un archivo. Para lograr una mejor conservacin, esnecesario dar prioridad a la calidad de los materiales a utilizar, sin descuidar la funcionalidad de losdiseos, que deben adaptarse a los documentos y no viceversa.

4.5.3. Almacenamiento y Realmacenamiento

Es indispensable el uso de mobiliario y unidades deconservacin acordes con la cantidad, formato,

tcnica y uso de los documentos en cualquier etapadel ciclo vital. Para la adquisicin de las unidadescorrectas, es indispensable el trabajo en grupo conel personal responsable de compras de la unidad,que debe estar consciente de la importancia quereviste en el tema de archivos el uso de materialescalidad archivo.

Se requiere:

Asociar los procedimientos de almacenamiento con los lineamientos archivsticos y masespecficamente con los procesos de Gestin Documental y el ciclo vital; es decir, desde elmismo momento de la produccin del documento deber contemplarse el uso de carpetas ycajas o archivadores segn sea el caso.

Organizar, inventariar y clasificar el archivo, pues la organizacin no consta nicamente dealmacenar en cajas y carpetas, sin control alguno.

Determinar previamente el nmero total o aproximado de los documentos y de las unidadesde conservacin necesarias para garantizar la conservacin documental y proyectar elcrecimiento del volumen de documentacin de acuerdo con las tablas de retencin

documental y las transferencias programadas.

Identificar las caractersticas fsicas de los documentos, tipologas y formatos especficos,para disear o adquirir unidades que respondan a las necesidades particulares.

Determinar la capacidad y adaptabilidad del mobiliario. Adquirir mobiliario (estantera, planotecas, archivadores) y unidades de conservacin

adecuadas (carpetas, cajas, rollos de polister para planos, sobres para fotos), que cumplan

Mobiliario diseado para el almacenamiento de planos y mapas


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con los estndares de calidad establecidos por organismos reconocidos, entre ellos el AGN.

Es importante anotar que el empaste no se debe considerar como una medida de conservacin,debido a que en la mayora de los casos, presenta problemas relacionados con el tipo de materialesutilizados (adhesivos cidos) y tcnicas (perforacin de los folios y de prdida de informacin, poco

espacio entre mrgenes y comienzo del empaste, lo que dificulta la consulta, entre otros). Por otrolado, no debe contemplarse aun cuando se garantice la calidad de los materiales si aun no se hanrealizado procesos archivsticos y si las Tablas de Retencin Documental de la entidad no han sidoadoptadas o implementadas, ya que si requiere llevar a cabo procesos de microfilmacin odigitalizacin, es imposible hacerlo sin desempastar, por lo que si se empasta previamente seperder el tiempo y el dinero invertido, y sobre todo se ocasionaran deterioros innecesarios. (Vaseanexo 2)

4.5.4. Unidades de Conservacin: materiales y diseo

EI Archivo General de la Polica Nacional a partir del trabajo realizado por el Grupo de

Administracin y Conservacin Documental, ha observado como las cajas y carpetas para archivo,son unidades de conservacin que ofrecen mejores garantas preventivas para los documentos de lainstitucion. A partir de la experiencia y debido a la necesidad de las diversas instituciones tantopblicas como privadas, el Archivo General de la Nacin de Colombia, sustentado en la NTC5397:2005 Materiales para documentos de archivo con soporte de papel, donde se especifican lascaractersticas de calidad que deben cumplir los materiales con que se fabrican las cajas y lascarpetas que van hacer utilizadas por los diferentes archivos del pas. (Vase anexo 7)

4.6. Inspeccin y Mantenimiento de Instalaciones

Con esta estrategia se busca aplicar mecanismos y sistemas para el control de las instalaciones en

particular de las reas de manejo documental, debido a la existencia de espacios inadecuados parael depsito de los documentos, la falta de capacitacin del personal sobre aspectos de conservacinpreventiva y el deficiente mantenimiento de las edificaciones.

Es necesario:

Evaluar peridicamente el estado de conservacinde los materiales constructivos y acabados deledificio.

Identificar regularmente factores de alteracin:redes de energa, conduccin de agua, materialesinflamables, focos de suciedad o materiales queacumulen polvo y mugre.

Conocer y usar los planos de la edificacin para la ubicacin y registro de los factores dealteracin.

Puntos muertos donde se acumulan polvo y suciedad

(Espacio entre ladrillos)


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A partir de los resultados de la inspeccin, definir las necesidades y prioridades de man-tenimiento, reparacin, renovacin o incluso de reubicacin de los espacios de archivo.

Aplicar el programa de limpieza en las diferentes reas de la edificacin y hacer segui-miento, para establecer si es til o debe replantearse.

Resulta de vital importancia que cuando surjan problemas relacionados con redeshidrulicas y/o elctricas sean atendidas de forma inmediata. Por eso la unidad debe contarcon el personal o los recursos necesarios para evitar que pequeos problemas puedanaumentar debido a la demora en la correccin de dichos percances.

4.7. Prevencin y Atencin de Desastres

Existen muchos factores de riesgo tanto internos como externos a las colecciones y depsitos, porlotanto, esta estrategia debe ser cuidadosamente planeada y divulgada para que todo el personal

sepa cmo actuar en caso de desastre.

Se debe prever la actuacin en tres instancias: prevencin (antes), preparacin (durante) yrespuesta (despus) ante diversas situaciones como emergencias, desastres y acciones terroristas,entre otras, contemplando la proteccin del personal y del acervo documental.

Se considera pertinente abordar los Artculos 2 y 3 del Acuerdo 050 de 2000, Por el cual sedesarrolla el Artculo 64 del Titulo VII "Conservacin de Documentos", y del Reglamento General deArchivos sobre "Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo":

Artculo 2:Planificacin de preservacin: La prevencin de desastres y situaciones de riesgoes una estrategia importante en la planificacin general de la preservacin. Un plan

programado acertadamente permite una respuesta rpida y eficiente ante una emergencia,

minimizando el peligro tanto para el personal, como para Los acervos documentales y la

edificacin, evitando y disminuyendo lo costos que a todo nivel implicara un siniestro. Dicho

plan se debe basar en el establecimiento de medidas de prevencin y proteccin de los

acervos documentales y el conocimiento de las estrategias de recuperacin despus del

siniestro en la planificacin de la respuesta y la recuperacin. Deber incluir una capacitacin y

entrenamiento peridico del personal al que se debe indicar entre otros, la ubicacin y

operacin de vlvulas de cierre de tuberas de agua o conducciones elctricas, el manejo de

los extintores, sistemas de alarma y de evacuacin.

Pargrafo: El plan de prevencin de desastres debe coordinarse con los programas adelantados enlas unidades por los Comit de prevencin o de Salud Ocupacional en cumplimiento de lo

establecido por la Ley y debe contar con un responsable o Coordinador y un Comit que apoyar

todas las medidas de reaccin y recuperacin.

Artculo 3:Prevencin. Se debe partir de la identificacin ylevantamiento del panorama de riesgos,seguido de la evaluacin ovaloracin de las amenazas potenciales. Frente a estas situaciones se


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establecern las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y el

establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de reaccin necesarias.

En trminos generales los archivos debern contar con suficientes extintores (preferiblemente deagente extintor limpio CO2 y no de agua ya que el dao del agua sobre las tintas solubles es

irreversible, mientras que el efecto del agente extintor limpio CO2 podr tratarse en procesos deconservacin una vez haya pasado la emergencia), para cubrir toda la zona de depsito. Para laseleccin de los lugares donde se ubicaran en el edificio, debern tenerse en cuenta las siguientespautas:

La distribucin deber ser uniforme.Debern ser visibles fcilmente a todas las personas.Los lugares debern ser de fcil acceso y libres de bloqueo

por almacenamiento y/o equipos.Debern ubicarse cerca de los corredores utilizados con

frecuencia.Debern ubicarse cerca de puertas de entrada y salida.El lugar deber estar libre de un potencial riesgo de dao

fsico. (vase anexo 3)

4.8. Otros Programas

Aunque se han mencionado las principales estrategias implementadas par el Archivo General de laNacin, de acuerdo con las necesidades particulares de la unidad, hay otras estrategias y programasque pueden aplicarse y que tambin redundaran en grandes beneficios en caso de ser bienenfocadas. Entre estas encontramos:

4.8.1. Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia

EI objetivo es normalizar y regular el manejo fsico de la documentacin desde su mismaproduccin, a travs de las oficinas de Radicacin y Correspondencia de las unidades. De estamanera, el programa est dirigido a todo el personal encargado del manejo documental en launidad.

Es necesario comenzar a implementar procesos de conservacin durante el flujo documental en sustres etapas, para lo cual se requiere la aplicacin del Manual de Correspondencia (MACO) queestablece las pautas que debern ser cumplidas por todas las reas, en los siguientes aspectos:

Extintor de Solkaflam


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Normalizacin en la produccin de tiposdocumentales: mrgenes, uso de papel libre de

lignina, con un pH neutro o alcalino (pH 7),gramaje de mnimo 75 g/m, fotocopiado de losdocumentos enviados por fax y uso de tintas establesde escritura e impresin.

Controlar y restringir el uso de material metlico,perforacin, doblado de documentos, uso de cintapegante comercial, amarre con pita, anotacionessobre originales y uso de AZ.

En correspondencia, almacenar los documentos en

muebles con compartimentos (tipo colmena). Usar embalajes resistentes y rgidos para el manejo

de correspondencia externa.

4.8.2. Migracin de la informacin a otros soportes

Los procesos de conservacin preventiva tanto para el original como para las reproducciones, debenormalizarse, con el fin de minimizar el riesgo de deterioro que puedan sufrir durante y despus delos procesos de migracin o reproduccin (microfilme, fotografa, fotocopias, digitalizacin, etc.). Laestrategia debe enfocarse hacia el personal a cargo de la manipulacin de los documentos en

procesos reprogrficos, al personal de depsito (archivo), servicios al pblico y a los usuarios.

Debe evaluarse el estado fsico y de integridadde la documentacin previamente, teniendo encuenta sus valores administrativos e histricospara fijar prioridades y establecer las accionesde conservacin durante y despus del procesode migracin. As mismo es de suma importanciacapacitar al personal involucrado sobre losprocesos especficos de conservacin preventiva

como manipulacin y desempaste, si llega arequerirse este proceso aunque lo ideal esevitarlo.

En el tema de la reproduccin documental, es necesario recalcar que esta debe hacerse con unobjetivo especfico. De ninguna manera puede convertirse en una moda o en un gasto sin unpropsito. Adems, es muy importante tener en cuenta que debe realizarse cuando ladocumentacin cuenta con organizacin desde el punto de vista archivstico.

Muebles con compartimentos (tipo colmena)

Scanner para la digitalizacin de documentos


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EI Sistema Integrado de Conservacin, aplicado durante todo el ciclo vital de los documentos ysincronizado con todos los procesos de organizacin, incluyendo la elaboracin de TRD y TVD en elcaso de los fondos acumulados, redundara en la proteccin de los archivos administrativos ehistricos de la institucin y aportara las herramientas requeridas para una adecuada conservacin

del patrimonio documental de la Polica Nacional.

Es importante tener claro que ningn procesoque se realice de manera independiente puedetener buenos resultados; un sistema integradode conservacin realizado de manera aislada osolo al momento de realizar una transferencia alarchivo central o histrico, no garantizara laconservacin; la elaboracin de TRD, sinadoptarlas e implementarlas junto con buenasprcticas de manipulacin y uso, tampocorevisten valor alguno, pues terminan porconvertirse en un documento mas. El poseerestantera, cajas y carpetas, en todos losarchivos, sin tener en cuenta los procesos de organizacin y los principios de orden original y proce-dencia, no hace ms que una bonita fachada para un fondo acumulado, donde es imposibleencontrar los documentos en el preciso instante en que se requieren.

Por este motivo a continuacin, se ponen a disposicin de los responsables de archivo de lasunidades, las medidas bsicas que debern implementarse durante cada etapa del ciclo vital. Enalgunas ocasiones, los pasos son casi exactos o incluso se repiten, por lo que es necesario que

todos los principios envueltos en el tema de la Conservacin Preventiva se inculquen en losfuncionarios responsables no solo de custodiar, sino de producir documentos.

Los buenos hbitos se inculcan y se aprenden,pero tambin es fcil que se d el procesoinverso y terminemos olvidando las buenascostumbres, para regresar a esos viejos hbitosque han ocasionado grandes prdidas a lamemoria documental e histrica de muchasinstituciones. Por esto es necesario un esfuerzoarduo y constante de todos los actores involucra-dos en los archivos.

Equipo de Microfilmacin

Lector Digitalizador


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5. LA CONSERVACIN EN EL ARCHIVO DE GESTIN

"Es importante tener presente que desde el punto de vista archivstico no existe mejor organizacinque la creacin de los documentos estrictamente necesarios. Esta es una forma de garantizar laconservacin de aquellos documentos que as lo requieren, pues va a ser menor el volumen dedocumentos que ingresan a los archivos, lo cual implica manejos ms racionales de las condicionesde espacio y almacenamiento".

EI Archivo de Gestin "comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin yconsulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o tramitese realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados"4. En esta fase se desarrollan losprocesos de produccin, recepcin, distribucin y tramite. Es importante aclarar, que aunque dentrodel Programa de Gestin Documental existe el proceso de conservacin, es desde la misma

produccin cuando se deben aplicar principios de conservacin preventiva para lograr unaadecuada preservacin del acervo documental.

La conservacin debe comenzar tomando en cuenta laimportancia de usar materiales de buena calidad (calidadarchivo), en lo referente al papel (preferiblemente libre deacido o de naturaleza neutra) y tintas (no acidas, insolublesen agua luego de aplicadas y qumicamente estables); asmismo, la estructura de los documentos (mrgenes) tambindeben ser reguladas con el fin de evitar problemas en elmomento de almacenar. Existen Normas Tcnicas de

Calidad (NTC 4436: "Papel para documentos de archivo.Requisitos para la permanencia y la durabilidad", y la NTC2223: "Equipos y tiles de oficina. Tinta liquida para escribir")que regulan estos materiales y que deben tomarse en cuentaa la hora de hacer la eleccin de los mismos, para evitarproblemas en el futuro.

Es indispensable que las unidades se mantengan informadas sobre la publicacin de normasrelacionadas con el tema, de manera que siempre estn al da y cumpliendo con ellas. Juegan aquun papel importante las oficinas responsables de compras en cada unidad.

En segunda instancia, la manipulacin y almacenamiento de los documentos aun dentro de estaetapa del ciclo vital, son factores determinantes en la preservacin de los archivos. Es importanteque en las oficinas se eliminen practicas tan dainas para los documentos como la perforacin delos documentos y el uso de material metlico como ganchos legajadores, clips y grapas, entre otrosy sean reemplazados por elementos plsticos (o al menos que tengan recubrimiento plstico) auncuando su costa pueda resultar algo superior. Es necesario recordar, que la correccin deproblemas y deterioros generados por estos elementos resultara sin duda alguna mucho ms

44 Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artculo 23

Eliminacin de Gancho de cosedora,

Legajadores metlicos y clips


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costosa (segn los expertos el costo puede resultar hasta 3 veces mayor).

Actualmente, la mayora de documentos sonperforados con el fin de ser almacenados dentro de AZo carpetas de yute. Practicas como esta, sumadas a la

falta de regulacin en las mrgenes de losdocumentos, causan la perdida de soporte y deinformacin dentro de los documentos. Lo ideal es noperforar ningn documento (salvo contadasexcepciones como los documentos contables, quesern determinadas al interior de la unidad, por elrespectivo Comit de Archivo y por exigenciasformativas, ms no por simple preferencia de losfuncionarios). En caso de requerir este sistema dealmacenamiento, ser necesario utilizar ganchoslegajadores plsticos (disponibles en el mercado) y

asegurar que las mrgenes no ocasionen perdida deinformacin una vez sean perforados.

Para el tema de la perforacin es necesario hacer una sensibilizacin al interior de la unidad, ya quela concepcin comn de que el documento que no se legaje est en riesgo de perderse, es eldenominador comn en las entidades pblicas y privadas. Sin embargo, dicha prctica no garantizaque un documento no pueda extraerse de un expediente, incluso, cuando se trata de AZ, por la grancantidad de folios, aumenta la posibilidad de que la dificultad de manipulacin, conlleve a arrancarlos folios.

Cuando se requiere unir varios folios con un gancho de grapadora puede implementarse el uso de

una pequea pestaa de papel blanco que evite el contacto entre los folios y el metal, como semuestra en la fotografa. Esta medida es de carcter temporal, ya que asla los folios del materialmetlico, pero debe recordarse que al momento de transferir la documentacin, deber sereliminado todo el material metlico. Cabe anotar que esto ser responsabilidad de cada funcionarioy no del personal del archivo central.

Actualmente, la mayora de documentos son

perforados con el fin de ser almacenados

dentro de AZ,causando la prdida de soporte y

de informacin dentro de los documentos.

Cuando se requiere unir varios folios con un gancho de grapadora puede implementarse el uso de una

pequea pestaa de papel blanco que evite el contacto entre los folios y el metal.


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Al momento de almacenar, es importante tener en cuenta las dimensiones de la documentacin, siexisten varios formatos debe tomarse el mayor como referencia para la adquisicin de la carpeta,evitando los dobleces en los folios que con el paso del tiempo y la manipulacin terminan causandofragmentacin e incluso perdida.

Los documentos deben almacenarse respetando la cantidad mxima recomendada para la unidadde conservacin. Por ejemplo, una carpeta de cuatro aletas tiene una capacidad mxima de 200folios aproximadamente (dependiendo del gramaje del papel), porlo tanto, no deber excederse estacantidad de manera que la carpeta no pueda cerrarse, pues terminara deteriorndose rpidamente.Las carpetas no debern cerrarse con cinta adhesiva una vez almacenados los documentos, como"mtodo de prevencin" para que los documentos no se salgan, ya que la carpeta est diseadapara mantenerse cerrada.

En los casos en que no sea posible implementar el uso de carpetas de cuatro aletas libres de acidoy se haya optado por el uso de carpetas comerciales, se recomienda colocar al inicio y al final, unacartulina blanca que actu como barrera entre la carpeta y los documentos.

Las unidades de almacenamiento deben usarse desde el mismo momento de la produccin y estarelaboradas con materiales de conservacin. Esto es de suma importancia si lo que se pretende eslograr una buena conservacin a travs de todo el Ciclo Vital, pues de otra manera, si usamoscarpetas acidas e inadecuadas, se le aporta acidez y otros elementos al soporte papel quedesencadenaran y aceleraran el proceso de degradacin natural dentro del papel.

Los AZ no son unidades de almacenamientoadecuadas, pues debido al gran volumen defolios que pueden almacenar, ocasionanproblemas fsicos a la documentacin

(rasgaduras en la zona donde sonperforados), as mismo contienen materialmetlico que en presencia de humedad va atender a oxidarse y a transmitir dichaoxidacin a los folios. En el caso de Archivosde Gestin, es posible utilizar carpetassencillas de cartulina o yute dentro decarpetas colgantes plsticas, debido al altocosto que implicara contar con carpetasdesacidificadas o de cuatro aletas, pero hayque recalcar que este almacenamiento sersolo temporal.

Se recomienda utilizar carpetas de cuatro aletas de cartulina desacidificada (o de propalcote),especialmente para el almacenamiento de series documentales como las historias laborales y otrasdenominadas vitales, desde el mismo momento de su creacin, por la importancia que tienen paralos ciudadanos.

Para el caso de documentacin de gran formato, como planos o mapas, es necesario recordar que

Carpeta Colgante para Archivo de Gestin


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el sistema de almacenamiento deber variar. Ha sido comn la prctica de doblarlos para incluirlosdentro del expediente al que corresponden, sin embargo, este sistema de almacenamiento causagraves deterioros a la documentacin. Para el almacenamiento, tanto en archivos de gestin y conmas razn una vez se hagan transferencia primaria y secundaria, si es el caso, debern utilizarseunidades de conservacin (carpetas) y planotecas diseadas para tal fin. No se recomiendan los

sistemas de almacenamiento colgantes, ya que la posicin colgante puede generar tensiones alpapel, tampoco aquellos que requieren del uso de adhesivo para fijar los planos en la parte superioro de ganchos que pueden causar deterioro fsico-qumico irreversible.

Aun cuando en algunas ocasiones el personal de las oficinas piense que puede ser riesgoso el usode carpetas sin ganchos, planos en carpetas y planotecas y eliminacin del material metlico alinterior de los Archivos de Gestin, es importante resaltar que el Archivo General de la PolicaNacional y su Grupo de administracin y conservacin documental, han obtenido muy buenosresultados con esta prctica y estamos convencidos de que pueden y deben extenderse a todas lasunidades policiales. Un buen manejo de la gestin documental NO depender de si el expedienteesta legajado, sino de otros factores, tales como el control de los documentos (inventario nico

documental actualizado, hoja de control) y la foliacin adecuada.A propsito de la foliacin, la documentacin debefoliarse en lpiz de mina blanda, previendo posiblesmodificaciones en el momento de las transferencias;no es el esfero lo que garantizara que ladocumentacin no se pierda, por el contrarioocasionara una gran cantidad de dificultades, entreesas la foliacin mltiple.

En los Archivos de Gestin, toda la documentacin

debe mantenerse organizada de acuerdo a las TRD,lo

que facilitara la recuperacin de la informacin yfuturas transferencias. Es importante recalcar que laordenacin debe ser descendente (el documento masreciente deber ser el ultimo dentro de la carpeta) y noascendente como se ha venido haciendo en muchasunidades, de manera que se respete el principio deorden original.

EI Archivo de Gestin de cada oficina debe contar con el mobiliario apropiado para almacenar elvolumen de documentacin que maneje. Dentro del mobiliario recomendado, encontramosarchivadores metlicos o estantera (fija o rodante), que cumpla con las especificaciones dadas enel Acuerdo 049 de 2000, emitido por el AGN. Es necesario anotar que cada archivador tiene unacapacidad mxima que debe ser respetada para evitar daos de la documentacin y del mobiliario.Dentro del archivador, la documentacin debe ubicarse al interior de carpetas y con su respectivaidentificacin dentro del archivador de acuerdo con las TRD de cada unidad o dependencia.

Foliacin (Instructivo 010 del 2009)


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Deber proyectarse el espacio suficiente dentro de cada oficina, de manera que no se presenteninconvenientes y episodios en los que las oficinas soliciten hacer transferencias extemporneas alarchivo central debido a la falta de espacio y no al tiempo de retencin estipulado en la respectiva

Tabla de Retencin Documental; esto puede generar mltiples deterioros por almacenamientoinadecuado debajo de escritorios, en cajas en el piso o al interior de espacios no adecuados comobaos, cafeteras y corredores.

La manipulacin diaria de la documentacin es otro aspecto que contribuye a conservar o deteriorarlos archivos. Para el traslado de un lugar a otro, se recomienda usar carpetas con el fin de evitardeformacin, manchas, rasgaduras y otros problemas. As mismo, no debe consumirse en el lugardonde estn ubicados los documentos, ningn tipo de bebidas o alimentos, para evitar accidentesque ocasionen deterioro a la documentacin.

Cuando se producen rasgaduras accidentales o por falta de cuidado en los folios, se debe evitar eluso de cintas adhesivas, pues estas ocasionan problemas adicionales sobre los soportes ya que losadhesivos por lo general (excepto en aquellas cintas de uso especfico en el campo de laconservacin), tienen un alto grado de acidez y problemas de oxidacin y amarillamiento con elpaso del tiempo. En la mayora de los casos, es preferible dejar las rasgaduras sin intervenir. Soloen caso de rasgaduras que presenten el riesgo de prdida total o parcial de la documentacinpuede implementarse el uso de pequeos puentes en forma de corbatn, de cinta adhesiva(preferiblemente de aquella denominada "cinta mgica", cuyo deterioro es inferior al de las cintascomunes), ubicados al principio, final y zona media de la rasgadura, que unan levemente los

Archivo de Gestin organizado segn las Tablas de Retencin Documental


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fragmentos. Nunca debe ponerse cinta sobre toda la rasgadura. En caso de que el dao sea grave,y el documento sea de gran valor, deber recurrirse a un restaurador profesional con experienciapara que realice el tratamiento que se requiera. Nunca deber permitirse que una persona sinconocimiento y experiencia en el tema de la conservacin, se encargue de hacer este tipo deprocesos, pues en la mayora de los casos termina resultando peor el "remedio que la enfermedad".

En los archivadores de las oficinas, se recomienda el uso de carpetas colgantes y celuguias,productos que se pueden adquirir comercialmente. Internamente, dentro de las celuguias, losdocumentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable (cartulinadesacidificada de mnimo 240 g/m, cartulina propalcote de mnimo 320 g/m, cartulina brstol/bond).Se deben utilizar carpetas de cubierta plegada por la mitad cuyo diseo no incluya adhesivos,cintas, pitas, hilos, perforaciones o ganchos. En un lugar visible y de acuerdo con el diseoadoptado, se debe consignar la identificacin de su contenido (Rotulo de identificacin).

5.1. Transferencia al Archivo Central

La transferencia al Archivo Central, no debera constituir una dificultad para un Archivo de Gestinbien organizado, en el que se han implementado todas las medidas de conservacin bsicas, comolas previamente mencionadas. En caso contrario, es decir cuando no se han implementadoprocesos sencillos como sustituir el material metlico por plstico o sencillamente retirarlo, llevar uninventario actualizado, hacer la foliacin cada vez que se ingresa un documento al expediente, elprimer paso ser revisar la documentacin y comenzar a eliminar ganchos de grapadora y clipsmetlicos; sustituir documentos en papel de fax por copias, revisar que este ordenada respetando elprincipio de orden original y que se hayan retirado los duplicados, folios en blanco y documentos deapoyo que no deben hacer parte del expediente, luego deber foliarse, como lo indica el Instructivo010 del 130209 Recomendaciones generales sobre foliacin, elaborado por el Archivo General de

la Polica, ya que es un requisito ineludible para transferir y almacenar dentro de carpetasdebidamente identificadas e inventariadas y estas a su vez, debern ir dentro de cajas para archivo,aunque sean temporales y se requiera realmacenar una vez hayan llegado al Archivo Central.

Es importante resaltar que no es funcin de la persona responsable del archivo central, lapreparacin de la documentacin para la transferencia, sino del personal que tiene en custodia elArchivo de Gestin, por esto la recomendacin de implementar sencillas medidas de conservacindurante todos los das de cada ciclo y en especial del primero (gestin), cobra mayor importancia enla medida en que facilitar el proceso de transferencia. El responsable del Archivo Central nodeber recibir una transferencia si no ha sido preparada con los pasos que se enumeraronpreviamente.


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6. LA CONSERVACIN EN EL ARCHIVO CENTRAL

El Archivo Central "agrupa documentos

transferidos por los distintos Archivos deGestin de la unidad respectiva, cuyaconsulta no es tan frecuente pero que siguenteniendo vigencia y son objeto de consultapor las propias oficinas y particulares engeneral"5. En esta fase se desarrollan losprocesos de organizacin, consulta,conservacin y disposicin final deldocumento.

En primer lugar, es necesario hablar del espacio destinado para este archivo, pues de ningn modopuede constituirse en el "cuarto de san alejo" de la unidad. Debe tener una capacidad dealmacenamiento determinada previamente, para evitar sobrecargar la estantera y ocasionarsobrepeso en las estructuras. Tampoco deben destinarse como espacio de archivos, reasresiduales como baos, cocinas stanos de parqueos, pues se debern garantizar las condicionesestipuladas en la normatividad vigente.

Con el fin de dar una idea de lo que no debe ser un archivo central, se incluyen algunos ejemplos delo que han sido los archivos centrales, debido a la ausencia de estrategias de conservaci n en granparte de las unidades policiales por todo el territorio nacional.

Ejemplos de Archivos Centrales en unidades policiales en el pasado

Los depsitos se dimensionarn teniendo en cuenta:

La manipulacin, transporte y seguridad de la documentacin.

55 Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artculo 23

Nuestros Documentos antes de la Ley General de Archivos


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La adecuacin climtica a las normas establecidas para la conservacin del materialdocumental.

EI crecimiento documental de acuerdo con los parmetros archivsticos que establezcan losprocesos de retencin y valoracin documental.

La resistencia estructural de las placas y pisos (deber estar dimensionada para soportaruna carga mnima de 800 kg/m en el caso de estantera fija, y de 1250 kg/m paraestantera compacta).

En este espacio solo deber estar ubicada la estantera, cajas y carpetas que contengan ladocumentacin. No debe ser un espacio para almacenar elementos o mobiliario en desuso o dadode baja o para ubicar los puestos de trabajo del personal de archivos, o de contratistas en procesosde organizacin. Esto con el fin de evitar problemas de seguridad, inestabilidad de condicionesambientales y de salud entre el personal debido a la presencia de agentes biolgicos.

Por otro lado, la estantera metlica debe cumplir con las especificaciones tcnicas y de distribucin:

La estantera ms recomendable es la metlica, yasea del tipo convencional fija, compacta o rodante, ydeben tener un aprovechamiento del 100% de sucapacidad.

Altura de 2.20 metros y cada bandeja soportar un pesode 100 kg/m lineal, por bandeja o balda.

El sistema de entrepaos debe ser graduables o dealtura regulable.

Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerposde estanteras, se deben utilizar los parales y tapaslaterales para proporcionar mayor estabilidad. En todocaso se debern anclar los estantes con sistemas defijacin a piso.

La balda superior debe estar a un mximo de 180 centmetros, para facilitar la manipulaciny el acceso del operario a la documentacin.

La balda inferior debe estar por lo menos a 10 centmetros del piso.

Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitardesgarres en la documentacin.

EI cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento dedocumentos ni de ningn otro material.

La estantera no ir recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mnimo de 20


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centmetros, entre estos y la estantera.

EI espacio de circulacin entre cada modulo de estantes debe tener un mnimo de 70centmetros, y un corredor central mnimo de 120 centmetros.

La estantera deber tener un sistema de identificacin visual de la documentacin, acordecon la signatura topogrfica. (Rotulo de identificacin de Caja)

As mismo, es necesario resaltar que sin una adecuada limpieza, manipulacin, control yprevencin, de nada servir que se cumplan las especificaciones tcnicas de edificios, estantes ysistemas de almacenamiento, pues la documentacin y el edificio mismo terminaran deteriorndoserpidamente.

La estantera debe ser metlica, Con entrepaos graduables,separada de la paredyponiendo la ultima balda a mnimo 10centmetros.


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7. LA CONSERVACIN EN EL ARCHIVO HISTRICO

De acuerdo con los artculos 7 al 10 del TtuloIII, de la Ley 594 de 2000, cada entidaddeber conformar su Archivo General, dondereposaran tanto el Central de laAdministracin, como el histrico territorial,como lo estipula el Artculo 3 del Decreto4124 de 2004.

Al igual que el Central, el Archivo Histricodebe contar con un espacio adecuado en

cuanto a ubicacin, adecuacin y condicionesambientales. No debe presentar problemas detipo estructural, tampoco deben pasar tuberasde agua o instalaciones elctricas por el techo,no debe presentar filtraciones, problemas dehumedad o goteras.

La transferencia al Archivo Histrico, se realizara cuando el tiempo de retencin establecido en lasTablas de Retencin Documental de cada unidad productora se haya cumplido y no antes.

Al momento de hacer la transferencia

secundaria es necesario asegurarse de quetoda la documentacin este en buen estadode conservacin y limpia, que no presentedeterioro biolgico ni qumico que puedaponer en riesgo la estabilidad de losdocumentos. En caso de tener problemas detipo biolgico es necesario aislar ladocumentacin y contactar a un restauradorque pueda encargarse de controlar elproblema y, si es necesario, restauraraquella documentacin que lo requiera.

En este Archivo la documentacin tambindeber contar con sus carpetas y cajas,ubicadas sobre la estantera adecuada.

Es necesario implementar programas de limpieza tanto del espacio como de la documentacin. Estaltima siempre deber realizarse en seco y debe existir personal encargado nicamente de estalabor. Vale la pena recalcar que se requiere una buena capacitacin sobre el tema para evitar

El Archivo Histrico debe contar con un espacio

adecuado en cuanto a ubicacin, adecuacin y

condiciones ambientales.

Es necesario implementar programas de limpieza tanto del

espacio como de la documentacin


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daos. La limpieza de espacios debe programarse peridicamente para el depsito (de acuerdo conlas necesidades del mismo) y para la estantera (deben retirarse todas las cajas o libros y limpiarestante por estante) con el fin de evitar la acumulacin de polvo y suciedad. La limpieza de cajasdebe hacerse en seco, una por una con aspiradora (por el exterior). Para desarrollar este tipo deprogramas, resultar necesario contar con el apoyo de un restaurador que haga una induccin al

personal encargado.

Para la estantera (deben retirarse todas las cajas o libros y limpiar estante

por estante) con el fin de evitar la acumulacin de polvo y suciedad


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8. PAUTAS PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS

Es necesario establecer algunas "normas" a la hora de consultar la documentacin con el fin deprotegerla. Algunas de estas normas son:

No mojar los dedos con saliva para pasar las paginas.

Usar los elementos de seguridad industrial adecuados (guantes, tapabocas y monogafas)

Los espacios destinados a la consulta deben estar por fuera de los depsitos.

Controlar el prstamo de documentos y llevar un estricto control de quin los consultan.

Lavarse las manos despus de consultar.

No consumir alimentos ni bebidas durante la consulta, ni en los espacios destinados para elalmacenamiento de la documentacin.

Es importante anotar, que aunque estas medidas se incluyan en esta publicacin dentro delapartado del Archivo Histrico, para una correcta conservacin, debern aplicarse desde elmomento del trmite, durante la consulta, en el paso por el archivo central y finalmente en elhistrico.


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