1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

37
1 a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013

Transcript of 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

Page 1: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

1a-jur-Kanzleisoftware

A-jur-FinanzbuchhaltungA-jur-Finanzbuchhaltung

12.04.2013

Page 2: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

2a-jur-Kanzleisoftware

Warum Warum Finanzbuchhaltung?Finanzbuchhaltung?

ein Arbeitsgang:ein Arbeitsgang: Gewinnermittlung,Gewinnermittlung, Umsatzsteuer,Umsatzsteuer, Aktenkonten,Aktenkonten, Beteiligtenkonten.Beteiligtenkonten.

Übersichtlichkeit,Übersichtlichkeit, Fehlervermeidung.Fehlervermeidung. AbgabenordnungAbgabenordnung

Page 3: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

3a-jur-Kanzleisoftware

DemoDemo

Buchung einer MieteBuchung einer Miete Buchung Buchung

GerichtskostenvorschussGerichtskostenvorschuss Rechnung erstellenRechnung erstellen Zahlungseingang von GegnerZahlungseingang von Gegner AbschlussrechnungAbschlussrechnung Ausgleich der RechnungAusgleich der Rechnung AuswertungAuswertung

Page 4: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

4a-jur-Kanzleisoftware

Finanzbuchhaltung und Finanzbuchhaltung und AktenAkten

Die Finanzbuchhaltung erfasst alle Vorgänge, Die Finanzbuchhaltung erfasst alle Vorgänge, d.h.d.h. Honorare, Fremdgeld usw., undHonorare, Fremdgeld usw., und Miete, Personal, Reklame, Büroausstattung,Miete, Personal, Reklame, Büroausstattung, m. a. W. sämtliche betrieblichen Einnahmen und m. a. W. sämtliche betrieblichen Einnahmen und

Ausgaben und sonstigen KontobewegungenAusgaben und sonstigen Kontobewegungen … … in einer einheitlichen Systematik, genannt in einer einheitlichen Systematik, genannt

„Kontenrahmen“„Kontenrahmen“ Ziel und Zweck ist insbesondere die Ziel und Zweck ist insbesondere die

Ermittlung des GewinnsErmittlung des Gewinns Abrechnung der AktenAbrechnung der Akten Statistische Auswertungen, z.B. Bilanz, nach Statistische Auswertungen, z.B. Bilanz, nach

Mandanten, betriebswirtschaftlich, Umsatzverteilung Mandanten, betriebswirtschaftlich, Umsatzverteilung nach Sachgebieten und Sachbearbeitern u. v. a. mnach Sachgebieten und Sachbearbeitern u. v. a. m

Page 5: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

SteuerberaterSteuerberater Benötigt man einen Steuerberater?Benötigt man einen Steuerberater?

LohnbuchhaltungLohnbuchhaltung Abschreibungen, BewirtungenAbschreibungen, Bewirtungen Auseinanderfallen von Handels- und SteuerbilanzAuseinanderfallen von Handels- und Steuerbilanz Bilanzierungspflicht kraft RechtsformBilanzierungspflicht kraft Rechtsform

Schlechte Lösung: Schlechte Lösung: Alles einem Steuerberater überlassenAlles einem Steuerberater überlassen Gefahr sachlicher Fehler infolge von Informationsverlust,Gefahr sachlicher Fehler infolge von Informationsverlust, Keine Aktenkonten,Keine Aktenkonten,

Keine Möglichkeit des Rechnungsimports,Keine Möglichkeit des Rechnungsimports, unnötige und teure Doppelarbeit,unnötige und teure Doppelarbeit, Schwer aufklärbare Diskrepanzen zur eigenen Buchhaltung.Schwer aufklärbare Diskrepanzen zur eigenen Buchhaltung.

Steuerberater importiert alle Buchungen (Auswertung „Soll und Steuerberater importiert alle Buchungen (Auswertung „Soll und Haben“)Haben“)

Beste Lösung: Beste Lösung: Steuerberater bucht nur die Summen und Salden Steuerberater bucht nur die Summen und Salden nach,nach,

Nur ca. ein Dutzend Buchungen,Nur ca. ein Dutzend Buchungen, Übereinstimmung mit Kanzleibuchhaltung bzw. erkennbare AbweichungenÜbereinstimmung mit Kanzleibuchhaltung bzw. erkennbare Abweichungen

5a-jur-Kanzleisoftware

Page 6: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

6a-jur-Kanzleisoftware

Doppelte BuchführungDoppelte Buchführung Keine Buchung ohne Gegenbuchung,Keine Buchung ohne Gegenbuchung, Girokonto, Kasse usw. werden Girokonto, Kasse usw. werden

abgestimmt,abgestimmt, Mehr Zuverlässigkeit durch Kontrolle:Mehr Zuverlässigkeit durch Kontrolle:

Kontosalden,Kontosalden, Einnahmen – Ausgaben = Einnahmen – Ausgaben =

Endvermögen – AnfangsvermögenEndvermögen – Anfangsvermögen Für Anwälte nicht vorgeschrieben, aber Für Anwälte nicht vorgeschrieben, aber

sehr zu empfehlensehr zu empfehlen

Page 7: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

KontotypenKontotypen Gewinn/Verlust oder Bestand?Gewinn/Verlust oder Bestand?

Manche Konten erfassen Einnahmen und Manche Konten erfassen Einnahmen und Ausgaben („Ergebnis“, „Erfolg“), z.B. Honorare, Ausgaben („Ergebnis“, „Erfolg“), z.B. Honorare, MieteMiete

Andere Konten („Bestand“, „Finanzkonten“) Andere Konten („Bestand“, „Finanzkonten“) erfassen nur den Bestand, z.B. Girokonto, Kasseerfassen nur den Bestand, z.B. Girokonto, Kasse

Positiv oder Negativ?Positiv oder Negativ?

Ausgaben und Schulden werden üblicherweise Ausgaben und Schulden werden üblicherweise ebenfalls mit positivem Vorzeichen erfasst und ebenfalls mit positivem Vorzeichen erfasst und erst vom System umgerechnet.erst vom System umgerechnet.

Dies ergibt Dies ergibt viervier grundlegende Kontotypen; grundlegende Kontotypen;

7a-jur-Kanzleisoftware

Positiv Negativ

Ergebnis Einnahmen Ausgaben

Bestand Guthaben Verbindlichkeiten

Page 8: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

8a-jur-Kanzleisoftware

Kontenrahmen – Kontenrahmen – Strukturen:Strukturen:

DATEV 03, 04, 05 usw.DATEV 03, 04, 05 usw. 1. Ebene… 1. Ebene…

2. Ebene…2. Ebene… 3. Ebene…3. Ebene…

4. Ebene…4. Ebene… A-jur FinanzbuchhaltungA-jur Finanzbuchhaltung

EinnahmenEinnahmen Oberkonten …Oberkonten …

Einzelkonten …Einzelkonten … AusgabenAusgaben

Oberkonten …Oberkonten … Einzelkonten …Einzelkonten …

GuthabenGuthaben Oberkonten …Oberkonten …

Einzelkonten …Einzelkonten … VerbindlichkeitenVerbindlichkeiten

Oberkonten …Oberkonten … Einzelkonten …Einzelkonten …

Aktenkonten:Aktenkonten:zusammengefasste zusammengefasste Darstellung alsDarstellung als Forderungen (insb. Forderungen (insb.

Auslagen)Auslagen) Einnahmen (insb. Gebühren)Einnahmen (insb. Gebühren) Verbindlichkeiten (insb. Verbindlichkeiten (insb.

Fremdgeld)Fremdgeld) AusgabenAusgaben

A-jur MandantenbuchaltungA-jur Mandantenbuchaltung EinnahmenEinnahmen

EinzelkontenEinzelkonten AusgabenAusgaben

EinzelkontenEinzelkonten GuthabenGuthaben

EinzelkontenEinzelkonten VerbindlichkeitenVerbindlichkeiten

EinzelkontenEinzelkonten

Page 9: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

9a-jur-Kanzleisoftware

Kontenrahmen - BeispielKontenrahmen - Beispiel EinnahmenEinnahmen

Anwaltliche EinnahmenAnwaltliche Einnahmen GebührenGebühren VeröffentlichungshonorareVeröffentlichungshonorare

Sonstige EinnahmenSonstige Einnahmen Zinseinnahmen (z.B. KFB!)Zinseinnahmen (z.B. KFB!) MietenMieten

AusgabenAusgaben RaumkostenRaumkosten PersonalkostenPersonalkosten

SekretariatSekretariat ReferendareReferendare

Fachliche KostenFachliche Kosten Abschreibung AuslagenAbschreibung Auslagen LiteraturLiteratur JurisJuris

GewinnverteilungGewinnverteilung

GuthabenGuthaben FinanzkontenFinanzkonten

Postbank 1234567Postbank 1234567 Deutsche Bank 7878 56Deutsche Bank 7878 56

ForderungenForderungen AuslagenforderungenAuslagenforderungen Sonstige ForderungenSonstige Forderungen

AnlagevermögenAnlagevermögen BürogeräteBürogeräte MobiliarMobiliar

VerbindlichkeitenVerbindlichkeiten EigenkapitalEigenkapital

AnfangsvermögenAnfangsvermögen Kapitalkonto Partner AKapitalkonto Partner A

KreditverbindlichkeitenKreditverbindlichkeiten TreuhandTreuhand

FremdgeldFremdgeld

Page 10: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

10a-jur-Kanzleisoftware

Grundsätze Grundsätze ordnungsgemäßer ordnungsgemäßer

Buchführung (GOB)Buchführung (GOB) Wahrheit & KlarheitWahrheit & Klarheit de.wikipedia.org/wiki/GOBde.wikipedia.org/wiki/GOB:

1 Herleitung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung 2 Kodifizierte GoB

2.1 Rahmengrundsätze 2.1.1 Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit 2.1.2 Grundsatz der Klarheit 2.1.3 Grundsatz der Einzelbewertung 2.1.4 Grundsatz der Vollständigkeit 2.1.4.1 Wertaufhellung

2.2 Abgrenzungsgrundsätze 2.2.1 Realisationsprinzip 2.2.2 Imparitätsprinzip 2.2.3 Grundsatz der Abgrenzung der Sache und der Zeit

nach 2.3 Ergänzende Grundsätze

2.3.1 Grundsatz der Vorsicht 2.3.2 Grundsatz der Kontinuität 2.3.3 Grundsatz der Fortführung der

Unternehmenstätigkeit 2.3.4 Stichtagsprinzip

3 Nicht kodifizierte GoB 4 Literatur

Verantwortung des UnternehmersVerantwortung des Unternehmers ProtokollierungProtokollierung

Page 11: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

11a-jur-Kanzleisoftware

Access-ProjektAccess-ProjektAlternative Benutzeroberfläche mit demselben Alternative Benutzeroberfläche mit demselben

DatenbestandDatenbestand Gesondertes ProgrammGesondertes Programm Es genügt die kostenlose Es genügt die kostenlose Access Runtime Access Runtime VorteileVorteile

Berichte (Ergebnis, Umsatzsteuer usw.)Berichte (Ergebnis, Umsatzsteuer usw.) IndustriestandardIndustriestandard EingabekomfortEingabekomfort Im- und Export, Datensicherung und andere Im- und Export, Datensicherung und andere

Administrationstools Administrationstools BibliothekBibliothek MandantenbuchhaltungMandantenbuchhaltung Alternative Stammdaten-, Akten- und AdressverwaltungAlternative Stammdaten-, Akten- und Adressverwaltung In der Kaufversion: hervorragende Plattform für eigene In der Kaufversion: hervorragende Plattform für eigene

Abfragen, Formulare und BerichteAbfragen, Formulare und Berichte

Page 12: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

12a-jur-Kanzleisoftware

Übung: einfache Übung: einfache BuchungenBuchungen

Festlegung des BereichsFestlegung des Bereichs StandardbuchungenStandardbuchungen

Erster Rahmen: FinanzkontoErster Rahmen: Finanzkonto Zweiter Rahmen: GegenkontoZweiter Rahmen: Gegenkonto

Umsatzsteuer einzelkontobezogenUmsatzsteuer einzelkontobezogen Kontext-KontenKontext-Konten UmbuchungenUmbuchungen Fehlbuchungen / KorrekturenFehlbuchungen / Korrekturen AnfangssaldenAnfangssalden KontoabschlüsseKontoabschlüsse

Page 13: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

13a-jur-Kanzleisoftware

AnlagevermögenAnlagevermögen Büroorganisation: im Hause oder Steuerberater?Büroorganisation: im Hause oder Steuerberater? Anschaffung Anschaffung bruttobrutto in das betreffende Aufwandskonto in das betreffende Aufwandskonto

buchen, unter Angabe der Umsatzsteuerbuchen, unter Angabe der Umsatzsteuer z.B. Bankz.B. Bank z.B. Bürogerätez.B. Bürogeräte

AktivierungAktivierung: Nettobetrag zu Lasten des Aufwandskontos : Nettobetrag zu Lasten des Aufwandskontos buchen in Konto Anlagevermögenbuchen in Konto Anlagevermögen z.B. Anlagevermögenz.B. Anlagevermögen z.B. Bürogeräte (z.B. Bürogeräte (mindertmindert sich, d.h. negatives Vorzeichen!) sich, d.h. negatives Vorzeichen!)

Anlagen- und Abschreibungsplan separat verwalten, z.B. Anlagen- und Abschreibungsplan separat verwalten, z.B. mit Tabellenkalkulationmit Tabellenkalkulation

Jeweils zum 31.12. Abschreibung zu Lasten Jeweils zum 31.12. Abschreibung zu Lasten Anlagevermögen buchen:Anlagevermögen buchen: AbschreibungAbschreibung AnlagevermögenAnlagevermögen

Page 14: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

14a-jur-Kanzleisoftware

Bewirtung mit Bewirtung mit Umsatzsteuer Umsatzsteuer

und Privatanteilund Privatanteil Büroorganisation: im Hause oder Büroorganisation: im Hause oder

Steuerberater?Steuerberater? Steuerliche Behandlung:Steuerliche Behandlung:

Umsatzsteuer ist voll zu berücksichtigen, Umsatzsteuer ist voll zu berücksichtigen, 30% vom Nettobetrag sind privat30% vom Nettobetrag sind privat

Buchhalterisch umsetzbar alternativ Buchhalterisch umsetzbar alternativ durch zwei Ansätze:durch zwei Ansätze: Minderung des Bewirtungsaufwands Minderung des Bewirtungsaufwands

durch Entnahmedurch Entnahme Erhöhung der Einnahmen durch Erhöhung der Einnahmen durch

SachbezugSachbezug Kann auch en bloc zum 31.12. erfolgenKann auch en bloc zum 31.12. erfolgen

Page 15: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

15a-jur-Kanzleisoftware

Übung: Aktenkonten Übung: Aktenkonten buchenbuchen Rechnung erstellen und buchenRechnung erstellen und buchen

Import aus Offenen PostenImport aus Offenen Posten Rundreise von der Rechnung Rundreise von der Rechnung

durch die Fibu und zurück in durch die Fibu und zurück in die Rechnung:die Rechnung: Rechnung erstellen und buchen,Rechnung erstellen und buchen, Zahlung buchen,Zahlung buchen, Fibu-ImportFibu-Import Rechnung fortführenRechnung fortführen

Auswertungen:Auswertungen: Access-ProjektAccess-Projekt Fibu-FensterFibu-Fenster Cockpit-MenüCockpit-Menü

manuelle Korrektur / Eingabemanuelle Korrektur / Eingabe

Page 16: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

16a-jur-Kanzleisoftware

AktenkontenAktenkonten

Praktische Mengenlehre:Praktische Mengenlehre: Teilmenge der Teilmenge der Finanzbuchhaltung,Finanzbuchhaltung,

ergibt sich aus Zuordnung zu einer Akteergibt sich aus Zuordnung zu einer Akte Buchungen können, müssen aber keiner Akte Buchungen können, müssen aber keiner Akte

zugeordnet sein,zugeordnet sein, komprimierte Darstellung durch komprimierte Darstellung durch

Zusammenfassung der vier Kontotypen:Zusammenfassung der vier Kontotypen: Auslagen und andere Auslagen und andere ForderungenForderungen Gebühren und andere Gebühren und andere EinnahmenEinnahmen Fremdgeld und andere Fremdgeld und andere VerbindlichkeitenVerbindlichkeiten AusgabenAusgaben

Unterschiedliche Akten denkbar,Unterschiedliche Akten denkbar, AktenkontoAktenkonto: mit Gegenüberstellung der : mit Gegenüberstellung der

BeteiligtenkontenBeteiligtenkonten Aktenkonto internAktenkonto intern: reine Finanzbuchhaltung: reine Finanzbuchhaltung

Page 17: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

17a-jur-Kanzleisoftware

Finanzbuchhaltung und Finanzbuchhaltung und BeteiligtenkontenBeteiligtenkonten

FinanzbuchhaltungFinanzbuchhaltung:: Grundlage fürGrundlage für

GewinnermittlungGewinnermittlung UmsatzsteuerUmsatzsteuer BetriebswirtschaftBetriebswirtschaft

Es gelten die GOBEs gelten die GOB

Beteiligtenkonten:Beteiligtenkonten: Kein Teil der Kein Teil der

FinanzbuchhaltungFinanzbuchhaltung bloß interne bloß interne

ForderungsberechnForderungsberechnungung

Konten könne frei Konten könne frei bearbeitet werden, bearbeitet werden, GOB gelten nichtGOB gelten nicht

Page 18: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

18a-jur-Kanzleisoftware

Komplexe Komplexe BuchungssätzeBuchungssätze Im Handelsverkehr, bei der DATEV, oder auch bei einfachen Im Handelsverkehr, bei der DATEV, oder auch bei einfachen

Honorarrechnungen, werden meist genau zwei Konten angesprochen:Honorarrechnungen, werden meist genau zwei Konten angesprochen: Soll:Soll: Bankkonto, Kasse o.ä.Bankkonto, Kasse o.ä. Haben:Haben: Sachkonto („Lieferungen und Leistungen“)Sachkonto („Lieferungen und Leistungen“) FolgeFolge:: einheitlicher Betrag und Umsatzsteuersatzeinheitlicher Betrag und Umsatzsteuersatz

Bei Anwälten werden typischerweise auch Auslagen und Fremdgeld in Bei Anwälten werden typischerweise auch Auslagen und Fremdgeld in derselben Rechnung abgerechnet, oft auch unterschiedliche Akten, so derselben Rechnung abgerechnet, oft auch unterschiedliche Akten, so daß auch mehr als zwei Konten angesprochen werden können daß auch mehr als zwei Konten angesprochen werden können ((zusammengesetzte Buchungssätze, Splitbuchungen)zusammengesetzte Buchungssätze, Splitbuchungen) : :

Bankkonto, KasseBankkonto, Kasse EinnahmenkontoEinnahmenkonto AuslagenkontoAuslagenkonto FremdgeldkontoFremdgeldkonto … … und beliebige viele mehr, auch zu unterschiedlichen Aktenund beliebige viele mehr, auch zu unterschiedlichen Akten

VorteilVorteil: nur so werden die Beträge des Kontoauszuges : nur so werden die Beträge des Kontoauszuges wirklichkeitsgetreu wiedergegeben.wirklichkeitsgetreu wiedergegeben.

Soll und Haben:Soll und Haben: Auswertung mit Gegenbuchungen Auswertung mit Gegenbuchungen FolgeFolge: Betrag, Umsatzsteuer und ggf. Akte sind für jedes Konto : Betrag, Umsatzsteuer und ggf. Akte sind für jedes Konto

gesondert anzugeben!gesondert anzugeben! Sind mehr als zwei Buchungen vorhanden, wird die oberste Zeile als Sind mehr als zwei Buchungen vorhanden, wird die oberste Zeile als

„Buchung“ und alle weiteren Zeilen als Gegenbuchung zur ersten Zeile „Buchung“ und alle weiteren Zeilen als Gegenbuchung zur ersten Zeile angesehen.angesehen.

Page 19: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

19a-jur-Kanzleisoftware

AusgleichAusgleich Ein Buchungssatz muss Ein Buchungssatz muss ausgeglichenausgeglichen sein, d.h. jede Einzelbuchung sein, d.h. jede Einzelbuchung

muss durch eine andere Buchung in gleicher Höhe kompensiert muss durch eine andere Buchung in gleicher Höhe kompensiert sein.sein.

Traditionell Soll / Haben durch linke/rechte Seite eines KontosTraditionell Soll / Haben durch linke/rechte Seite eines Kontos Es kann sich auch um eine Gesamtheit mehrerer Buchungen Es kann sich auch um eine Gesamtheit mehrerer Buchungen

handeln („Splitbuchung“).handeln („Splitbuchung“). Die Summe der Beträge beträgt nicht unbedingt Null:Die Summe der Beträge beträgt nicht unbedingt Null:

Konten werden in der Regel mit positivem Vorzeichen geführt, selbst Konten werden in der Regel mit positivem Vorzeichen geführt, selbst wenn es sich um Ausgaben oder Verbindlichkeiten handelt,wenn es sich um Ausgaben oder Verbindlichkeiten handelt,

Bestandskonten haben ein anderes Vorzeichen als ErtragskontenBestandskonten haben ein anderes Vorzeichen als Ertragskonten Ein Buchungssatz ist ausgeglichen, wenn die Summe der Ein Buchungssatz ist ausgeglichen, wenn die Summe der

Absolutbeträge „Soll“ der Summe der Absolutbeträge „Haben“ Absolutbeträge „Soll“ der Summe der Absolutbeträge „Haben“ entspricht.entspricht.

Unausgeglichene Buchungssätze können nicht gespeichert Unausgeglichene Buchungssätze können nicht gespeichert werden. Unter „Probleme“ können sich etwaige dennoch werden. Unter „Probleme“ können sich etwaige dennoch vorhandene Fehlbuchungen anzeigen lassenvorhandene Fehlbuchungen anzeigen lassen

Der Button rechts neben dem Betragsfeld gleicht den Der Button rechts neben dem Betragsfeld gleicht den Buchungssatz rechnerisch aus.Buchungssatz rechnerisch aus.

Page 20: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

20a-jur-Kanzleisoftware

Integrierte Buchung von Integrierte Buchung von BeteiligtenkontoBeteiligtenkonto

Beteiligtenkonten sind kein Teil der Beteiligtenkonten sind kein Teil der Finanzbuchhaltung,Finanzbuchhaltung,

Sie können in der Fibu mitgebucht Sie können in der Fibu mitgebucht werden, um Doppelarbeit zu vermeiden,werden, um Doppelarbeit zu vermeiden,

Meist reine Bruttobeträge entsprechend Meist reine Bruttobeträge entsprechend Kontoauszug (oberster Rahmen),Kontoauszug (oberster Rahmen),

Optional auch für jede weitere Buchung,Optional auch für jede weitere Buchung, nachträgliche Änderungen auch über nachträgliche Änderungen auch über

„Konto buchen“„Konto buchen“ „„Aktenkonto“ enthält Aktenkonto“ enthält

Gegenüberstellung Beteiligtenkonten Gegenüberstellung Beteiligtenkonten und Fibuund Fibu

Page 21: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

21a-jur-Kanzleisoftware

Akten buchenAkten buchen Eine Buchung erscheint im Konto einer Akte, wenn Eine Buchung erscheint im Konto einer Akte, wenn

zum Konto eine Akte angegeben werden kann oder muß zum Konto eine Akte angegeben werden kann oder muß (gemäß Kontenrahmen AKonto = „D“ oder „M“) (gemäß Kontenrahmen AKonto = „D“ oder „M“) undund

die Akte angegeben wurde.die Akte angegeben wurde. Mögliche Doppelfunktion des Aktenzeichens:Mögliche Doppelfunktion des Aktenzeichens:

Für eine integrierte Buchung ins Beteiligtenkonto ist auch Für eine integrierte Buchung ins Beteiligtenkonto ist auch die Akte anzugeben,die Akte anzugeben,

Buchung zur Akte erfolgt dabei aber nur, wenn zum Konto Buchung zur Akte erfolgt dabei aber nur, wenn zum Konto eine Akte angegeben werden kann oder muß (gemäß eine Akte angegeben werden kann oder muß (gemäß Kontenrahmen). Kontenrahmen).

da die im 1. Rahmen anzugebenden Geldkonten da die im 1. Rahmen anzugebenden Geldkonten (Kasse, Giro u.s.w.) normalerweise nicht als (Kasse, Giro u.s.w.) normalerweise nicht als Aktenkonten in Betracht kommen, wird im 1. Aktenkonten in Betracht kommen, wird im 1. Rahmen meistens nur das Beteiligtenkonto gebucht.Rahmen meistens nur das Beteiligtenkonto gebucht.

Zur Kontrolle ist das betreffende Feld hellgelb Zur Kontrolle ist das betreffende Feld hellgelb hinterlegt.hinterlegt.

Page 22: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

22a-jur-Kanzleisoftware

RechnungsnummernRechnungsnummern Ursprung: vorgeschrieben durch UStGUrsprung: vorgeschrieben durch UStG Buchen = neue Schuldposition im Buchen = neue Schuldposition im

Beteiligtenkonto mit RechnungsnummerBeteiligtenkonto mit Rechnungsnummer enthält alle Informationen zum Adressaten und enthält alle Informationen zum Adressaten und

zur Aktezur Akte Die körperlichen Ausgangsrechnungen müssen Die körperlichen Ausgangsrechnungen müssen

fortlaufend sein,fortlaufend sein, Erfassung der Nummern in der Fibu wird nicht Erfassung der Nummern in der Fibu wird nicht

verlangt. Änderungen durch „Konto buchen“ verlangt. Änderungen durch „Konto buchen“ sind daher zulässig. sind daher zulässig.

Zählung ist nicht ganz eindeutig, dennZählung ist nicht ganz eindeutig, denn neue Zählung pro Jahr,neue Zählung pro Jahr, Zählung gesondert pro UnternehmenZählung gesondert pro Unternehmen

Vorteil: automatisierte Verbuchung, deshalb: Vorteil: automatisierte Verbuchung, deshalb: großzügig verwenden!großzügig verwenden!

Page 23: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

23a-jur-Kanzleisoftware

Rechnung buchenRechnung buchen „„Bilanzieren“:Bilanzieren“:

Buchen einer Rechnung ist Buchen einer Rechnung ist bereits eine bereits eine umsatzsteuerpflichtige umsatzsteuerpflichtige Einnahme Einnahme („Sollversteuerung“)(„Sollversteuerung“)

Ausgleich der Rechung ist Ausgleich der Rechung ist ertragsmäßig neutral ertragsmäßig neutral (Aktivtausch) (Aktivtausch)

späterer Ausfall der Rechnung späterer Ausfall der Rechnung wäre Forderungsabschreibungwäre Forderungsabschreibung

EÜ-Rechner:EÜ-Rechner: Buchen einer Rechnung ist Buchen einer Rechnung ist

internerinterner Vorgang Vorgang Erst die Bezahlung der Erst die Bezahlung der

Rechnung ist Rechnung ist Einnahme Einnahme („Istversteuerung“)(„Istversteuerung“)

Folge für Anwälte und Folge für Anwälte und a-jur:a-jur: Buchen der Rechnung Buchen der Rechnung

erfolgt ins erfolgt ins BeteiligtenkontoBeteiligtenkonto

„„Offene Posten“ sind Offene Posten“ sind kein Teil der kein Teil der Finanzbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, sondern eine sondern eine Auswertung der Auswertung der internen internen BeteiligtenkontenBeteiligtenkonten

In der In der Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung erscheint keine erscheint keine Sollstellung.Sollstellung.

Page 24: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

Kontextinformationen

Page 25: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

Rechnung stornieren?! uneinbringliche Rechnungen als Sollstellung im

Beteiligtenkonto stehen lassen. Damit obsolete Salden nicht mehr in den Offenen

Posten erscheinen, genügt es, die entsprechende Akte abzulegen.

Bei einvernehmlicher Änderung der Rechnung, insbesondere bei Gewerbetreibenden: über das Rechnungsfenster eine Gutschrift oder eine korrigierte Rechnung erstellen und buchen.

In anderen Fällen: Rechnungsbuchung ändern oder löschen über "Konto buchen". Wenn die Rechnung bereits versendet worden war, genügt es der Finanzverwaltung, wenn eine Kopie der Rechnung zugänglich bleibt.

Im Interesse der Transparenz: Gegenbuchung im betreffenden Beteiligtenkonto, also der zu stornierende Betrag mit negativem Vorzeichen.

Page 26: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

Gesplittete Umsatzsteuer

Wenn Nettobetrag und die Umsatzsteuer getrennt bezahlt (häufig in Versicherungssachen) werden:

Zweckbestimmung ist umsatzsteuerrechtlich unbeachtlich. Bei beiden Eingängen ist die geltende Umsatzsteuer anzugeben. Der Nettobetrag ist also als Bruttobetrag zu

buchen, als wäre Umsatzsteuer darin enthalten Der Umsatzsteuerbetrag ist ebenfalls als

Bruttobetrag zu buchen, als wäre darin auch ein Nettoanteil enthalten.

Page 27: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

Auslagen Begriff: Keine Vergütung, sondern das Durchreichen

konkreter Zahlungen eins zu eins ohne Gewinn oder Verlust. Wirtschaftlich liegt keine Vermögensminderung vor, solange

ein werthaltiger Erstattungsanspruch besteht. Steuerlich wird unterschieden (§ 4 II EStG):

Wenn im Namen und für Rechnung des Dritten gezahlt wird, liegt kein Aufwand, sondern ein auch umsatzsteuerlich neutraler durchlaufender Posten vor. Dies wird neuerdings eng ausgelegt.

Wenn im eigenen Namen abgerechnet wird, sind Verauslagung und Erstattung

ertragsteuerlich Aufwand bzw. Einnahme. Umsatzsteuerlich relevante Leistungen.

Checkliste: Wenn die Auslage Umsatzsteuer enthält, sollte sie vorsorglich

gleich als Aufwand gebucht werden. Dies führt auch zu einem ordnungsgemäßen Vorsteuerausweis.

Wenn die Auslage keine Umsatzsteuer enthält: Wenn Kostenschuldner der Auftraggeber ist: durchlaufend. Wenn Rechtsanwalt selbst der Kostenschuldner ist: Aufwand.

Achtung: in diesem Fall entsteht nicht vorsteuerabzugsberechtigten Auftraggebern durch die Umsatzsteuer ein Mehraufwand! Wenn möglich, Beleg berichtigen lassen.

Page 28: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

Fremdgeld / AnderkontoFremdgeld / Anderkonto Eingang auf Anderkonto: Gegenkonto Eingang auf Anderkonto: Gegenkonto

Fremdgeld!Fremdgeld! Umbuchung Umbuchung ohneohne Kontobewegung Kontobewegung

Fremdgeld negativ Fremdgeld negativ Gebühren positivGebühren positiv Ggf. Auslagen und AusgabenGgf. Auslagen und Ausgaben

Umbuchung Umbuchung mitmit Kontobewegung Kontobewegung Unterschied Anderkonto / FremdgeldkontoUnterschied Anderkonto / Fremdgeldkonto Das Anderkonto ist ein normales Bestandskonto und Das Anderkonto ist ein normales Bestandskonto und

weiß nichts von seiner Zweckbestimmungweiß nichts von seiner Zweckbestimmung Die entsprechende Überweisung von Anderkonto auf Die entsprechende Überweisung von Anderkonto auf

Kanzleikonto erfolgt gesondert und ist neutral.Kanzleikonto erfolgt gesondert und ist neutral.

28a-jur-Kanzleisoftware

Page 29: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

29a-jur-Kanzleisoftware

AuswertungenAuswertungen Cockpit / Access-ProjektCockpit / Access-Projekt Ergebnis / Umsatzsteuer / FinanzErgebnis / Umsatzsteuer / Finanz mit / ohne Einzelbuchungenmit / ohne Einzelbuchungen Aktenkonto / internAktenkonto / intern BilanzBilanz BuchungssatzBuchungssatz Listen:Listen:

Offene Posten: Auswertung der BeteiligtenkontenOffene Posten: Auswertung der Beteiligtenkonten Aktenkonten: Auswertung der FinanzbuchhaltungAktenkonten: Auswertung der Finanzbuchhaltung

Für den SteuerberaterFür den Steuerberater „„Soll und Haben“ oderSoll und Haben“ oder Ergebnis ohne EinzelbuchungenErgebnis ohne Einzelbuchungen

Page 30: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

30a-jur-Kanzleisoftware

RechnungstatbeständeRechnungstatbestände

Auswahl und Formulierung Auswahl und Formulierung beliebig konfigurierbarbeliebig konfigurierbar

Formeln: Art und Weise der Formeln: Art und Weise der Berechnung und der VorgabenBerechnung und der Vorgaben

Format2: Formatierung von p2, Format2: Formatierung von p2, z.B. km, St.z.B. km, St.

SortierungSortierung VeraltetVeraltet KontoidKontoid

Page 31: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

31a-jur-Kanzleisoftware

RechnungsformelnRechnungsformeln für jeden Rechnungstatbestand muß angeben für jeden Rechnungstatbestand muß angeben

werden, nach welcher Formel er zu berechnen istwerden, nach welcher Formel er zu berechnen ist zusätzlich können Standardwerte angegeben werdenzusätzlich können Standardwerte angegeben werden

IDID BezeichnungBezeichnung p1p1 p2p2 pTxtpTxt

11 DirekteingabeDirekteingabe VorschlVorschlagag

22 ZehnteltabelleZehnteltabelle QuotenvorschlQuotenvorschlagag

StandardtabelleStandardtabelle

33 MultiplikationMultiplikation PreisPreis

44 AuslagenpauschalAuslagenpauschalee

//

55 DokumentenpauscDokumentenpauschalehale

// //

88 TabelleTabelle QuotenvorschlQuotenvorschlagag

StandardtabelleStandardtabelle

99 HebegebührHebegebühr // //

1100

BetragsrahmenBetragsrahmen MinMin MaxMax

1111

QuotenrahmenQuotenrahmen MinMin MaxMax

1313 QuoteVomNettoGQuoteVomNettoGesamtbetragesamtbetrag

VorschlagVorschlag

1414 AdditionAddition

1515 ProzentsatzProzentsatz

1616 DivisionDivision

Page 32: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

32a-jur-Kanzleisoftware

Rechnungstatbestände: Rechnungstatbestände: KontoIdKontoId

Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung,Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung, gibt an, welches Konto der Finanzbuchhaltung gibt an, welches Konto der Finanzbuchhaltung

vorgeschlagen wird, wenn die Zahlung erfolgt,vorgeschlagen wird, wenn die Zahlung erfolgt, Nicht alle Konten kommen in Betracht, sondern nur Nicht alle Konten kommen in Betracht, sondern nur

wenn im Kontenrahmen durch „wenn im Kontenrahmen durch „Akte kannAkte kann“ oder “ oder „Akte „Akte muss“muss“ freigegeben, freigegeben,

wichtigster Fall: Gebühreneinnahmen,wichtigster Fall: Gebühreneinnahmen, Außerdem: Auslagen, Fremdgeld,Außerdem: Auslagen, Fremdgeld, zusätzlich alles andere, was im Fibu-Kontenrahmen zusätzlich alles andere, was im Fibu-Kontenrahmen

vorgesehen ist und in einer Rechnung erscheinen vorgesehen ist und in einer Rechnung erscheinen kann, z.B.kann, z.B. MieteinnahmenMieteinnahmen ZinseinnahmenZinseinnahmen VeröffentlichungshonorareVeröffentlichungshonorare Verkauf von AnlagevermögenVerkauf von AnlagevermögenEs empfiehlt sich sowieso auch für solche Angelegenheiten Es empfiehlt sich sowieso auch für solche Angelegenheiten

die Anlage von Akten!die Anlage von Akten!

Page 33: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

Jahresabschluss, Gewinnverteilung und Entnahmen

Sobald die Einnahmen und Ausgaben des Geschäftsjahres Sobald die Einnahmen und Ausgaben des Geschäftsjahres feststehen, wird der Saldo jedes einzelnen Einnahmen- und feststehen, wird der Saldo jedes einzelnen Einnahmen- und Ausgabenkontos auf ein Gewinn- und Ausgabenkontos auf ein Gewinn- und Verlustverrechnungskonto übertragen (umgebucht).Verlustverrechnungskonto übertragen (umgebucht).

Für einen Einzelanwalt genügt das bereits. Für einen Einzelanwalt genügt das bereits. Um den Gewinn auf mehrere Partner zu verteilen, ist der Um den Gewinn auf mehrere Partner zu verteilen, ist der

Saldo dieses Verrechnungskontos weiter umzubuchen:Saldo dieses Verrechnungskontos weiter umzubuchen: Der auf dem GuV-Konto angesammelte Gewinn (oder Verlust) ist nach der Der auf dem GuV-Konto angesammelte Gewinn (oder Verlust) ist nach der

geltenden Gewinnverteilung auf die einzelnen Verrechnungskonten der Partner geltenden Gewinnverteilung auf die einzelnen Verrechnungskonten der Partner umzubuchen.umzubuchen.

Das GuV-Konto ist sodann wieder auf Null, und der Gewinn steht auf den Das GuV-Konto ist sodann wieder auf Null, und der Gewinn steht auf den Verrechnungskonten den jeweiligen Partnern zur Entnahme zur Verfügung.Verrechnungskonten den jeweiligen Partnern zur Entnahme zur Verfügung.

Ausschüttungen an den Partner ebenso wie seine Ausschüttungen an den Partner ebenso wie seine Privatausgaben gehen zu Lasten seines VerrechnungskontosPrivatausgaben gehen zu Lasten seines Verrechnungskontos

Unterschied Ausgabe und Entnahme:Unterschied Ausgabe und Entnahme: Ausgabe betrifft das Ergebnis,Ausgabe betrifft das Ergebnis, Entnahme betrifft nur das Abrechnungsverhältnis zwischen Entnahme betrifft nur das Abrechnungsverhältnis zwischen

Partner und UnternehmenPartner und Unternehmen Wenn keine Verrechnungskonten verwendet werden, ist Wenn keine Verrechnungskonten verwendet werden, ist

auch kein Übertrag erforderlich. Die Salden der auch kein Übertrag erforderlich. Die Salden der Ergebniskonten werden in den Auswertungen ohnehin Ergebniskonten werden in den Auswertungen ohnehin nicht vorgetragen.nicht vorgetragen.

Page 34: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

34a-jur-Kanzleisoftware

Unternehmen und Unternehmen und BetriebeBetriebe

Einfachster Fall:Einfachster Fall: 1 Datenbank,1 Datenbank, 1 Unternehmen,1 Unternehmen, 1 Akten- und Adressbestand1 Akten- und Adressbestand beliebig viele Sachbearbeiterbeliebig viele Sachbearbeiter Keine gesonderten BetriebeKeine gesonderten Betriebe

Unternehmen: intern unterschiedliche Unternehmen: intern unterschiedliche Einheiten:Einheiten: Steuerlich (Steuernummer, Rechnungsnummern)Steuerlich (Steuernummer, Rechnungsnummern) Wirtschaftlich (Gewinnermittlung)Wirtschaftlich (Gewinnermittlung) optional weitere Untergliederung: „Betriebe“optional weitere Untergliederung: „Betriebe“

Einheitliches Auftreten nach außen, d.h.Einheitliches Auftreten nach außen, d.h. einheitlicher Akten- und Adressbestandeinheitlicher Akten- und Adressbestand einheitliche Aktenkonten: unterschiedliche einheitliche Aktenkonten: unterschiedliche

Behandlung desselben FinanzvorgangsBehandlung desselben Finanzvorgangs

Page 35: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

35a-jur-Kanzleisoftware

MandantenbuchhaltungMandantenbuchhaltung Mandantenfähige Finanzbuchhaltung, Mandantenfähige Finanzbuchhaltung,

z.B.z.B. Vereinsverwaltung,Vereinsverwaltung, Nachlassverwaltung,Nachlassverwaltung,

gesondert für jede Akte,gesondert für jede Akte, Teil des Access-Projekts,Teil des Access-Projekts, von Kanzleibuchhaltung unabhängig,von Kanzleibuchhaltung unabhängig, Persönliche Konten für Aktenbeteiligte,Persönliche Konten für Aktenbeteiligte, leistungsfähige Auswertungen:leistungsfähige Auswertungen:

Ergebnis, Umsatzsteuer, FinanzErgebnis, Umsatzsteuer, Finanz eigene Access-Projekte z.B. für eigene Access-Projekte z.B. für

SpendenbescheinigungenSpendenbescheinigungen

Page 36: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

36a-jur-Kanzleisoftware

DatenpoolsDatenpools Das Cockpit kann beliebig viele Das Cockpit kann beliebig viele

Datenbanken verwaltenDatenbanken verwalten Jede Datenbank enthältJede Datenbank enthält

eigenen Akten- und eigenen Akten- und Adreßbestand nebst Adreßbestand nebst Aktenkonten Aktenkonten

beliebig viele Unternehmen mit beliebig viele Unternehmen mit je eigener Finanzbuchhaltungje eigener Finanzbuchhaltung

beliebig viele Akten mit je beliebig viele Akten mit je eigener Mandantenbuchhaltungeigener Mandantenbuchhaltung

Hot SwapHot Swap mit Einstellungen / mit Einstellungen / DatenpoolsDatenpools

(local)/gap server/gap (local)/schulung

Page 37: 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

Noch etwas Zeit?Noch etwas Zeit?

Einige Tipps und TricksEinige Tipps und Tricks TabellenmenüsTabellenmenüs Eigener Unterschriftszug / Urlaubsvertretung,Eigener Unterschriftszug / Urlaubsvertretung, Adressen einer Akte durchgehen, SuchfunktionenAdressen einer Akte durchgehen, Suchfunktionen Internetverknüpfungen in den Aktenordner ziehenInternetverknüpfungen in den Aktenordner ziehen Honorartabellen,Honorartabellen, Neuen Termin aus vorhandenem Termin kopierenNeuen Termin aus vorhandenem Termin kopieren Cockpit aktualisieren, Telefonnummern im Cockpit,Cockpit aktualisieren, Telefonnummern im Cockpit, Beteiligtenliste FilternBeteiligtenliste Filtern Aktenvorblatt AccessAktenvorblatt Access Zinsrechner, Taschenrechner,Zinsrechner, Taschenrechner, Zeiterfassung: pausenlos gearbeitet?Zeiterfassung: pausenlos gearbeitet? Präposition für DateinamenPräposition für Dateinamen Zentral und doch nicht zentral: <Benutzer>Zentral und doch nicht zentral: <Benutzer> Spezielle Datenfelder fürSpezielle Datenfelder für

BeteiligungenBeteiligungen AktenAkten AdressenAdressen

37a-jur-Kanzleisoftware