16/05/2003 (c) 2003 - Mayetic

Espaces de travail collaboratif et e-organisation

Journées Réseaux humains / Réseaux technologiques

Miguel Membrado Fondateur & Directeur Général

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Création de Mayetic en 1996– Spécialité : le web collaboratif– Créée autour d’une e-organisation innovante

Produits principaux principaux– mayeticVillage, espaces de travail collaboratif– Vikao, agrégateur de documents multi-format– Web Content Manager, gestion de contenu web

10/2000 : Mayetic lance mayeticVillage.net, service gratuit d’expérimentation et d’usage illimité

> Web : 45.000 membres, 3.000 organismes, 92 pays

01/2002 : Lancement des offres entreprise mayeticVillage> Version entreprise : 32 références (pme, grands comptes,…)

09/2002 : Investissement de CDC-KINEON (Caisse des Dépôts et Consignations) dans Mayetic (2,2 M€)

Présentation de Mayetic

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Travail Collaboratif - les constatsPlates-formes classiques de groupware (Lotus Notes, Microsoft Exchange, …)– ne permettent pas l’appropriation des outils par les

utilisateurs– sont fort peu accessibles aux budgets et aux réalités de la

plupart des organisations– génèrent des problèmes de compatibilité entre intranets,

extranets et/ou outils de groupware

Les organisations ont besoin d’une réactivité optimale face aux besoins du marché– de plus en plus d’information à produire, gérer, classer,

partager, valider, archiver, traiter, publier, ...– le management par projet est une évidence (nécessité d’une

vision transversale)

Saturation des boites aux lettres– les boîte aux lettres sont devenues, par défaut d’autre

solution, des outils de collaboration

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Une nouvelle génération d’outils

Notion d’espaces de travail collaboratif apparaît fin 90 et révolutionne le monde du collaboratif– La plupart des applications collaboratives sont les

mêmes et peuvent être bâties sur des principes génériques

3 axes majeurs1. De la messagerie aux espaces de travail collaboratif2. Du groupware aux espaces de travail collaboratif3. De la collaboration à la publication dynamique

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1. De la messagerie auxespaces de travail collaboratif

Messagerie : seul outil de travail collaboratif de la plupart des utilisateurs et des entreprises !– Fichiers attachés– Gestion de dossiers

Quelques problématiques :– Regrouper un ensemble de documents pour envoi– Rechercher la dernière version d’un document– Dilapidation des espaces de stockage de l’entreprise– Illustrations…

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Seul outil de travail collaboratif de la plupart des utilisateurs et des entreprises : messagerie

Problématique 1 : Saturation, Dossiers persos, Versions de documents

Saturation

Etienne 14/04/2003 Re: Re : Re: Re: en réaction à la dernière versionEtienne 15/04/2003 Re : Re: Re: en réaction à la dernière versionMartine 17/04/2003 Edouard qui vient d'intégrer le proejt demande les doc

Problématique 2 : Enchevêtrement et désorganisation de l’information

Emma 14/04/2003 N'oublie pas le pain et les couches !!!Franck 15/04/2003 Dernières blagues délires !!!Help 17/04/2003 Pétition pour la sauvegarde des loups…dgrefs 17/04/2004 definition virale, open doc

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100K

100K

100K

100K100K

100K

100K

100K

A la 1ère étape de collaboration un .doc de 100k = 800ksur les serveurs et mail box

A la 2eme étape de collaboration un .doc de 100k = 1400 k sur les serveurs, puis 2200 k, etc..

Seul outil de travail collaboratif de la plupart des utilisateurs et des entreprises : messagerie

Espace de travail collaboratifA la 1ère étape, notification par mail sans .doc 14 k, à la 2ème : 14k, à la 3eme 14k, etc…

100K

2 K

2 K

2 K

2 K

2 K2 K

2 K

Problématique 3 : Dilapidation des espaces de stockage de l’entreprise et dispersion de l’information

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De la messagerie auxespaces de travail collaboratif

En résumé, exemples de problématiques :– Regrouper un ensemble de documents pour envoi– Rechercher la dernière version d’un document– Dilapidation des espaces de stockage de l’entreprise

Conséquences :– Saturation des boites aux lettres– Les logiciels de groupware n’ont pas résolu le problème

Quelles alternatives ?– Les espaces de travail collaboratif résolvent directement ces

points– Nous le vérifions tous les jours depuis 3 ans !– Pourquoi ? …/…

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Une vision génériquedu travail collaboratif

MessagerieCommunication

Espaces de travail collaboratifCollaboration

BureautiqueProduction

Concepts génériques

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2. Du groupware auxespaces de travail collaboratif

Le Self-Service– Création en self service des espaces de travail, 24h24, 7j/7– Organisation et Structuration des espaces par les

gestionnaires/utilisateurs eux-mêmes

Le Prêt à l’emploi– Toutes les fonctions collaboratives directement disponibles aux

utilisateurs finaux– Prise en compte complète de la chaîne collaborative (de la

production à la publication, en passant par la révision/validation)

L’accès 100% Web– Plus de contrainte de client propriétaire– Accès Universel aux espaces de travail (intranet, extranet,…)

L’accès Off-line– Pouvoir continuer à travailler sans connexion au LAN ou à internet

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Couverture fonctionnelledes besoins collaboratifs

Groupware Classique

20%

Espaces de Travail

Collaboratif80%

Avantages constatés– Orienté utilisateur– Disponibilités à 100%– Création et structuration d’un

espace en qq minutes– Pas de programmation– Interface 100% web– Coûts d’acquisition les plus

bas du marché– Véritable outil de productivité

pour toute l’entreprise

Une véritable (r)évolution dans les entreprises

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3. De la collaborationà la publication dynamique

Publication dynamique d’information– Chaîne de traitement collaborative

• Création des documents en ligne• Modification / suppression / révision / validation en ligne• Publication des documents en ligne

– Nécessité d’une chaîne cohérente

Consultation générique d’information– Nécessité de formats universels

• Conversions à la volée en HTML• Conversions à la volée au format Vikao• Publication au format Acrobat

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Espaces de travail collaboratifFonctionnalités principales

Création d’espaces en self-serviceGestion des membres et des droits d’accèsSous-espaces de travail privésCréation/modification/suppression de documents en lignePartage de fichiersPublication de documents Office en HTMLPublication de toute application d’entreprise au format VIKAOImportation de fichiers HTML et multi-média (flash, audio, vidéo, ...)Gestion de versions de documentsCircuits de validations multiplesMoteur de recherche (avec indexation des fichiers)Canaux d’informations internes ou externesSuivi des usages (statistiques)Collaboratif synchrone (chat, partage d’applications, réunions virtuelles, …)

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Structure d’un espace de travail

MembresPagesDossiersSalles– Membres– Pages– Dossiers– Salles

• Etc…

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Principaux usagesEspaces projets– Du petit projet (2 personnes) aux gros projets (> 250 personnes)– Publication des planning (WinProject, PMW, etc…) ou de plans (AutoCAD,

etc…) grâce à VIKAO– Référentiel documentaire des projets

Espaces de publication– Prise en charge d’une partie des publications de document de l’intranet– Publication vers les partenaires/fournisseurs/clients à travers l’extranet

Espaces « jetables »– Durées de vie courtes pour projets temporaires

Espaces knowledge management– Animation de communautés de pratiques– Capitalisation de connaissances (interconnexion possibles avec

« mémoires d’entreprises » tels que Documentum, Domino.Doc, etc.)– Publication de nomenclatures produits– Retours d’expériences

Espaces Formation– Infrastructure indispensable aussi en présentiel/distantiel

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La solution mayeticVillage

mayeticVillage = des espaces de travail collaboratif prêts à l’emploi et accessibles en self-service

pour tous les utilisateurs

Service Web mayeticVillage.net gratuit– 200 Mo gratuits par espace créé, usage illimité– Offres payantes complémentaires de personnalisation

ou d’affiliation

Produit mayeticVillage pour entreprises– Intranet / Extranet collaboratifs orientés utilisateurs– Club Med, France 3, OMD Europe, FNAC, CNP, etc.

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Offres Entreprises

Offres Web

mayeticVillage, une offre commerciale pour tous

TPEUniversitésAssociationsEtudiants

PME/PMIONGAssociations

GrandsComptesAdministrations

0 K€ 1,5 K€ 8 K€ 15 K€

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Illustrations

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e-collaboration, e-organisation retours d’expériences

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Rex : Communautés à accès gratuit

Surprise : très peu de demande d’assistance…Fréquentation assidue, quasi quotidienne sur 50% des eC

=> véritable outil de travailNombre moyen de membres par communauté ~ 7, avec grands écarts entre minis (1) et maxis (> 1.000)Public hétérogène– Entreprises– Universités, Académies régionales, Lycées– Associations parents d’élèves– Collectivités locales (mairies, conseils régionaux, …)– Associations, ONG, …

Diffusion virale de l’utilisation des communautés => une fois formé, l’utilisation des communautés devient naturelle

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Rex : e-Organisation Mayetic

Originalité Mayetic = une e-Organisation depuis 1996– 1ère société française 100% en télétravail– 30 personnes à ce jour– Un modèle unique et formalisé (thèse de 3ème cycle en cours)

Quatre piliers– Système d’information collaboratif (vital à la bonne marche)– Niveaux hiérarchiques minimum et management à distance– Rémunération fixe + variable pour toutes les fonctions– 100% mobile (bureaux fixes ou de proximité, télétravail, …)

Bienfaits– Turn over quasi inexistant– Réactivité maximale pour les clients– Équilibre vie professionnelle / familiale amélioré– Capacité à travailler de n’importe où (grèves )

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Rex : Communautés MayeticTypes d’utilisation– Intranet : communautés de travail et de publication– Extranet : pour tout projet, création d’une communauté entre

Mayetic et le Client

Difficulté des nouveaux arrivants internes :– Culture collaborative dans le SI très rare !– Réflexe messagerie omniprésent– 1 mois minimum pour intégrer les bons comportements

Bienfaits :– Proximité accrue entre Mayetic et ses clients ; modifie en

substance la relation par ajout d’un élément de confiance– Référentiel d’information absolument unique

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Rex : Communautés d’entreprise

Le self-service attire en même temps qu’il pose problème– Liberté par rapport au service informatique– Question posée : qui a le droit de créer des communautés ?

=> Solution d’avenir pour la plupart des applicationsPb de la dispersion de l’informationCréer des communautés modèles prêtes à l’emploi en fonction des thèmesFort élément structurant pour l’organisationRapidité d’appropriation des concept par les utilisateursLes organisateurs ont enfin un outil à leur disposition pour promouvoir l’organisation et sa cohérence

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Conclusion finale…

Les espaces de travail collaboratifs modifient les méthodes de travail– Il faut changer ses comportements– C’est un vrai saut qualitatif « positif » à effectuer,

impliquant un accompagnement important et une volonté forte

Le travail collaboratif et les outils associés seront bientôt présents partout, c’est une évolution incontournable

De la e-collaboration à la e-organisation– C’est possible, et ça marche … sacrément bien !

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Quelques ressources

http://www.mayeticvillage.fr => Français

http://www.mayeticvillage.com => Anglais

http://es.mayeticvillage.com => Espagnol

FAQ + Forum + Formations en lignes accessibles à partir des pages d’accueil

N’hésitez pas à créer des communautés età faire connaître mayeticVillage autour de vous ;-)

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Questions / Réponses