16. “โครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ภายในส านกงานเขตพระโขนง”

โดย...นกศกษาฝกงานส านกงานเขตพระโขนง

i

ค าน า

โครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายในส านกงานเขตพระโขนง เปน

โครงงานของนกศกษาฝกงานจากคณะรฐศาสตร มหาวทยาลยธรรมศาสตร และคณะรฐศาสตร จฬาลงกรณ

มหาวทยาลย ทเขารวมโครงการฝกงานกบกรงเทพมหานคร (Internship in BMA) ประจ าป พ.ศ. 2560 ใน

กลมงานปกครอง ส านกงานเขตพระโขนง โดยนกศกษาไดอาศยความรท งจากในหองเรยน และประสบการณ

ในการฝกงานในระยะเวลากวาสองเดอนในส านกงานเขตพระโขนง น ามาสรรคสรางผลงานเพอน าเสนอแนว

ทางการพฒนาแกกรงเทพมหานคร

ซงรายงานเลมนไดน าเสนอโครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายใน

ส านกงานเขตพระโขนง โดยไดแรงบนดาลใจมาจากความกาวหนาทางเทคโนโลยสารสนเทศอยางรวดเรวใน

ปจจบน และภารกจหนาทของส านกงานเขตซงเปนหนวยงานในสงกดกรงเทพมหานครในการปฏบตงานเพอ

ด าเนนการปกครองและบรการประชาชนอยางทวถง ประกอบกบสภาพการปฏบตงานของเจาหนาทใน

ส านกงานเขตพระโขนงทผฝกงาน (คณะผจดท า) ไดเขามาสมผสในกรณการเวยนหนงสอ ทผปฏบตยงคงใช

เอกสารทเปนกระดาษในการเดนเวยนหนงสอใหกบแตละสวนราชการในส านกงานเขตอย ซงสนเปลองเวลา

และใชทรพยากรกระดาษจ านวนมาก ทางคณะผจดท าจงคดขอเสนอแนะในการน าเทคโนโลยสารสนเทศมา

ชวยในการปฏบตงานดงกลาว โดยไดท าการศกษาและคนควาขอมลเกยวกบระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ท

ใชการลงรบจดเกบเอกสารและ สามารถสงตอเพอลงนามในเอกสาร หรอสงเขาระบบหนงสอเวยน ได ม

ลกษณะการท างานแบบ Web Application สามารถรองรบการปฏบตงานของผใชงานหลายคนไดพรอมๆกน

อนจะชวยประหยดเวลาการเดนสงหนงสอ และลดการใชทรพยากรกระดาษไดดวยการใชระบบดงกลาวใน

รปแบบอเลกทรอนกส

นอกจากนโครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายในส านกงานเขตพระ

โขนงไมไดเปนเพยงการน าระบบเทคโนโลยททนสมยเขามาใชปฏบตงานเทานน โครงการดงกลาวยงให

ความส าคญกบบคลากรผปฏบตงานซงจะเปนผใชงานระบบดงกลาวดวย ซงในโครงการนไดมการสรางความ

พรอมดานบคลากรใหรองรบการใชเทคโนโลยในการปฏบตงานผานโครงการอบรมท งความรความสามารถใน

การใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส และอบรมสรางความรความเขาใจเกยวกบความส าคญของเทคโนโลย

สารสนเทศ เพอสรางทศนคตทด และการยอมรบตอการใชเทคโนโลยสารสนเทศในการปฏบตงาน

ii

ทงนทางคณะผจดท าหวงเปนอยางยงวา โครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกสภายในส านกงานเขตพระโขนง จะสามารถน าไปใชไดจรงในการปฏบตงาน และเปนตนแบบใน

การใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสเพอปฏบตงานภายในหนวยงานยอยตางๆในสงกดกรงเทพมหานคร และ

มการพฒนาระบบเชอมโยงกบหนวยงานในสงกดกรง เทพมหานครในระดบตางๆตอไป เพอเปนหนงใน

แรงผลกดนกรงเทพมหานครสการเปนศนยกลางในภมภาคเอเชยตะวนออกเฉยงใต และมงสการเปนมหานคร

อเลกทรอนกสตอไป

คณะผจดท า

iii

สารบญ

หนา

ค าน า i สารบญ iii บทท 1 หลกการและเหตผล 1

ทศทางและสภาพปญหา 3 ความสอดคลองกบแผน 5 วตถประสงคของโครงการ 7

กลมเปาหมายของโครงการ 7

ผรบผดชอบโครงการ 7

ระยะเวลาในการด าเนนโครงการ 7 ผลทคาดวาจะไดรบ 8 บทท 2 วสยทศน พนธกจและยทธศาสตรดานเทคโนโลยสารสนเทศของกรงเทพมหานคร 9 สถานภาพปจจบนของกรงเทพหมานคร สถานภาพการใชงาน ปญหาอปสรรคทพบจากการ

ใชงาน และความตองการใชงานเทคโนโลยสารสนเทศของกรงเทพมหานคร 15

SWOT Analysis 22 TOWS Matrix และแนวทางของกลยทธ 24 Strategy 28 บทท 3 ทางเลอกในการพฒนาโครงการหรอระบบ

หนวยงาน/องคกร/โปรแกรมทเลอกมาเปนคเปรยบเทยบ 29

โครงการส านกงานสเขยว (Green Office) 29 รายงานผลการดาเนนงานการจดสรรงบประมาณสนบสนนการใชงาน ICTดานการบรหาร

จดการและการใชงานระบบสานกงานอเลกทรอนกส (e-office) 31

โปรแกรมระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 34 เครองมอ 40 Sociology Beyond Societies : Mobilities for the twenty-first century 41 ทฤษฎการยอมรบเทคโนโลย (Technology Acceptance Model : TAM) 42 ทฤษฎล าดบขนของการเปลยนแปลง (Stage of Change Theory 44 บทท 4 แผนปฏบตการในการขบเคลอนโครงการโครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสาร

บรรณอเลกทรอนกสภายในส านกงานเขตพระโขนง ตารางแสดงกลยทธ/แผนงาน/47

iv

หนา

กจกรรม/โครงการ/และการด าเนนการ

โครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายในส านกงานเขตพระโขนง

50

ก าหนดการโครงการอบรมเชงบรรยายและปฏบตการเรอง “การเตรยมความพรอมระบบสารบรรณอเลกทรอนกส”หลกสตรผบรหาร

55

ก าหนดการโครงการอบรมเชงบรรยายและปฏบตการเรอง “การเตรยมความพรอมระบบสารบรรณอเลกทรอนกส”หลกสตรบคลากรดานเทคโนโลยสารสนเทศ เจาหนาทธรการและบคลากรทวไป

57

คมอการใชงาน 58 คมอการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสเบองตน 59 Action Plan 67 แบบประเมนโครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายใน

ส านกงานเขตพระโขนง การน าโปรแกรมระบบสารบรรณอเลกทรอนกสมาใชปฏบตงานภายในส านกงานเขตพระโขนง

77

แบบประเมนโครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายในส านกงานเขตพระโขนง โครงการอบรมเชงปฏบตการ เรอง “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส”

78

บทท 5 ขอเสนอแนะ และแนวทางการพฒนาโครงการ 79 บรรณานกรม 82

1

บทท 1

หลกการและเหตผล ทศทางและสภาพปญหา ความสอดคลองกบแผน วตถประสงคของโครงการ

กลมเปาหมายของโครงการ ผรบผดชอบโครงการ ระยะเวลาในการด าเนนโครงการ

และผลทคาดวาจะไดรบ

หลกการและเหตผล

กรงเทพมหานครเมองหลวงของประเทศไทยเปนเขตการปกครองทมลกษณะพเศษ มฐานะเปน

ราชการบรหารสวนทองถนนครหลวง อนมวสยทศนในการเปนศนยกลางในภมภาคเอเชยตะวนออกเฉยงใต

และมงสมหานครนาอยอยางยงยน โดยมอ านาจหนาทหนาทตามพระราชบญญตระเบยบบรหารราชการ

กรงเทพมหานคร พ.ศ. 2528 และมการก าหนดภารกจหนาทของกรงเทพมหานครตามพระราชบญญตก าหนด

แผนและขนตอนการกระจายอ านาจใหแกองคกรปกครองสวนทองถน พ.ศ. 2542 ทตองปฏบตเพอใหบรรล

วสยทศนทตงไว รวมถงเพอสรางกรงเทพมหานครใหเปนเมองทนาอยส าหรบชาวกรงเทพมหานครทกคน โดย

การปฏบตหนาทของกรงเทพมหานครนนไดมอบหมายภารกจตางๆผานหนวยงานราชการในสงกด

กรงเทพมหานครทมอยมากมายไมวาจะเปนในระดบ ส านกทง 21 ส านก และส านกงานเขต 50 เขตใหน าไป

ปฏบตจนเกดผลส าเรจตามเปาหมาย ซงส านกงานเขตในสงกดกรงเทพมหานครทมกวา 50 แหงถอวามจ านวน

มากพอสมควรทจะอ านวยความสะดวกตอการด าเนนการปกครองและปฏบตงานใหแกประชาชนในพนทตางๆ

ในพนทกรงเทพมหานครอยางใกลชดและทวถง ซงการปฏบตงานดงกลาวเปนเรองส าคญมากทส านกงานเขต

จะตองปรบตวใหเขากบความเปลยนแปลงทงทางดานการเมอง สงคม เศรษฐกจ และเทคโนโลย ซงเปนปจจย

ทสงผลกระทบตอวถการด าเนนชวตของประชาชนทงในอดตและปจจบน โดยเฉพาะเทคโนโลยสารสนเทศทม

การพฒนาขดความสามารถอยางกาวกระโดด และสงผลกระทบตอการใชชวตประจ าวนของประชาชนเปน

อยางยง ท าใหการตดตอสอสาร การไหลของขอมลเปนไปอยางรวดเรวและไมถกจ ากดดวยเวลาและสถานท

ดงนนเพอใหบรรลเปาหมายของภารกจหนาท ส านกงานเขตจงตองศกษาหาวธการในการใชโอกาสนใหเปน

ประโยชนทงในดานการพฒนาคณภาพ และประสทธภาพในการบรหารจดการ รวมถงการปฏบตงานของ

หนวยงานใหสอดคลองกบความเปลยนแปลงดงกลาวเพอสรางขอไดเปรยบในการน ามาปรบใชกบภารกจหลก

ของหนวยงานเพอใหไดวธการทมประสทธภาพ และไดมาซงผลลพธทบรรลเปาหมายทตงไว

2

ทงนทางกรงเทพมหานครเองไดเลงเหนความส าคญดงกลาว ประกอบกบเปาหมายและวสยทศนทตง

ไวจงไดมการเปลยนแปลงและปรบตวใหเขากบเทคโนโลยสารสนเทศทมการพฒนาทกาวหนามากขนเรอยๆ

ผานการตงจดมงหมายในแผนงานตางๆมากมาย เชน แผนพฒนากรงเทพมหานครระยะ 20 ป และแผนแมบท

เทคโนโลยสารสนเทศ กรงเทพมหานคร ซงแผนทงสองอยางไดมการก าหนดวสยทศนในลกษณะคลายกนคอ

เปนองคกรชนน าในการใชเทคโนโลยสารสนเทศในการพฒนาเมอง บรการระประชาชน บรหารจดการ และมง

ทจะเปนมหานครอเลกทรอนกส ซงทางกรงเทพมหานครไดมการก าหนดยทธศาสตรไวหลายประการเพอทจะ

น าไปปฏบตเพอบรรลวสยทศนดงกลาว แตความเปนจรงแลวการน าเทคโนโลยมาปรบใชในองคกรของ

กรงเทพมหานครไมใชเรองทงาย หลายองคกรยงคงประสบกบปญหาในการปรบใชเทคโนโลยทงในดาน

กระบวนการปฏบตงานและการบรการประชาชน ซงหากไมมการเตรยมความพรอมหรอการจดการทดกจะไม

สามารถปฏบตงานใหบรรลวตถประสงคได

ดวยเหตนโครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายในส านกงานเขตพระ

โขนง จงถอก าเนดขนเพอใหมการน าเทคโนโลยสารสนเทศไปใชปฏบตในการท างานไดจรง โดยมการสราง

ความพรอมในองคกรซงในโครงการนคอส านกงานเขตพระโขนง ทงดานระบบการปฏบตงานในทนคอระบบ

สารบรรณอเลกทรอนกส เพอใชในการปฏบตงานดานธรการในสวนราชการภายในส านกงานเขตพระโขนง โดย

ทางคณะผจดท าไดเหนสภาพปญหาในเบองตนคอความสนเปลองดานเวลาในการเดนเวยนหนงสอในแตละ

ฝาย และความสนเปลองในการใชทรพยากรกระดาษในการเวยนหนงสอ รวมถงดานความสามารถของ

บคลากรทยงมความรความช านาญในการใชเทคโนโลยสารสนเทศในการปฏบตงานไมมากพอ ดงนนเพอให

รองรบความเปลยนแปลงทจะเกดขน จงตองมการเตรยมความพรอมการใชงานใหแกบคคลากรดวย เพอ

เปลยนเปนก าลงส าคญทจะขบเคลอนการใชเทคโนโลยในสวนงานตางๆ ในการเพมประสทธภาพใน

กระบวนการท างานใหมากขน รวดเรวขน คมคามากขน อนจะสงผลถงการบรรลประสทธผลของงานอยาง

ยงยน

3

ทศทางและสภาพปญหา

จากการทกรงเทพมหานครไดก าหนดแผนพฒนากรงเทพมหานครระยะ 20 ป ผนวกกบมแผนแมบท

เทคโนโลยสารสนเทศของกรงเทพมหานคร แสดงใหเหนถงวสยทศนทจะน ากรงเทพมหานครสการเปนมหา

นครศนยกลางแหงเอเชยตะวนออกเฉยงใต โดยปจจยทขาดไปไมไดในการกาวไปสจดมงหมายดงกลาวคอการ

พฒนาดานเทคโนโลยสารสนเทศใหกาวทนตามยคสมย เพอเปนประโยชนและสงเสรมตอการปฏบตงานของ

กรงเทพมหานครในระดบหนวยงานตางๆใหมประสทธภาพทงดานบรหารจดการ และงานบรการแกประชาชน

ใหตอบโจทยกบวสยทศนทไดตงไว

หากแตวาในสภาพความเปนจรงนนการน าเทคโนโลยเขามาปรบใชเพอใหกาวทนสมยในองคกรหรอ

หนวยงานของกรงเทพมหานครนนไมไดเปนไปอยางราบรนงายดายอยางทคาดไว ถงแมจะมการวางแผนหรอ

ยทธศาสตรในการน าเทคโนโลยสารสนเทศเขามาปรบใชไดด แตการน ามาใชปฏบตงานจร งในบางหนวยงาน

ราชการทสงกดกรงเทพมหานครยงคงพบกบอปสรรคปญหาตางๆในการปรบใช ไมวาจะเปนเรองของปจจย

โครงสรางพนฐานตางๆทเอออ านวยตอการใชเทคโนโลยสารสนเทศ เชน ดานเครอขายคอมพวเตอรทมการใช

งานเครอขายในปรมาณทนอย ดานระบบอนเทอรเนตและสดสวนคอมพวเตอรตอคนของทกหนวยงานในสงกด

กรงเทพมหานครมสดสวนอยท 1 ตอ 1 ซงถอวาเปนการดทเจาหนาททกทานจะมเครองมอเพอใชในการ

ปฏบตงานไดอยางทวถงและรวดเรว รวมไปถงระบบสารสนเทศกลางในปจจบนม 2 ระบบหลก ซง

ประกอบดวยระบบ MIS และ ระบบเครอขายคอมพวเตอรขนาดเลกเพอใชกบงาน 50 เขต แตระบบ

สารสนเทศทง 2 ระบบยงถกใชงานไมเตมรปแบบ เนองจากตดปญหาเรองความเสถยรของระบบ 1 ความ

สอดคลองกบความตองการ รวมถงความไมเขาใจในระบบสารสนเทศท าใหใชงานไดอยางไมเตมท และทส าคญ

ทสดคอการปรบตวของผใชงานคอเจาหนาทขาราชการผปฏบตงานในหนวยงานนนๆทมสวนส าคญอยางมาก

ตอการขบเคลอนงานตางๆใหเปนไปตามแผน แตยงคงพบปญหาอปสรรคอยบางในเรองของความรความ

ช านาญและทกษะในการน าเทคโนโลยสารสนเทศมาใชในการปฏบตงาน

โดยจากกรณศกษาในฝายปกครองส านกงานเขตพระโขนงทคณะผจดท าไดเขามาฝกงานและไดสงเกต

ลกษณะงานของการเวยนหนงสอภายในทคณะผจดท าไดลงมอปฏบตเอง พบวาการเวยนหนงสอในแตละสวน

ราชการภายในส านกงานเขตพระโขนงยงคงใชการปรนทเอกสารจากระบบสารบรรณอเล กทรอนกสกลาง

1 รศ.ศล บรรจงจตร. (ม.ป.ป.). แผนแมบทเทคโนโลยสารสนเทศกรงเทพมหานคร ระยะ 4 ป พ.ศ.2556 - 2559. เรยกใชเมอ 22

กรกฎาคม 2560 จาก www.bangkok.go.th:

http://www.bangkok.go.th/upload/user/00000079/News/kpi/ict/1.pdf

4

ออกมาเปนกระดาษอย และกระจายไปยงฝายตางๆในส านกงานเขต ในขณะทเอกสารบางเรองเปนการแจง

เพอใหรบทราบเทานนและตองปรนทเรองเดยวกนออกมาหลายชดเพอแจกใหกบทกฝาย ท าใหสนเปลองเวลา

ในการเดนเวยนหนงสอไปยงแตละฝาย และสนเปลองทรพยากรกระดาษทตองใชในการเวยนหนงสอแตละครง

ซงสะทอนใหเหนปญหาทางดานขนตอนการปฏบตงานทยงมความซ าซอนอยในการใชงานระบบสารสนเทศ

ควบคไปกบการท าเอกสารแบบกระดาษ

ทางคณะผจดท าจงลองคดขอเสนอแนะในการน าเทคโนโลยสารสนเทศมาชวยในการจดการเร องน

และไดท าการสอบถามกบเจาหนาทฝายปกครองในส านกงานเขตถงการน าเทคโนโลยมาปรบใชในการท างาน

ซงไดทราบขอมลวาไดมการน าเทคโนโลยสารสนเทศมาใชในการปฏบตงานในบางสวนแลว เชน ในรปของ

โปรแกรมสารบรรณอเลกทรอนกสกลาง ซงปจจบนมการใชงานเฉพาะฝายปกครองเทานน แตสวนราชการฝาย

อนๆในส านกงานเขตพระโขนงยงไมมการใชงาน เนองจากแตเดมเจาหนาทฝายปกครองผรบผดชอบระบบสาร

บรรณดงกลาว ไดพยายามกระจายใหแตละฝายสามารถใชระบบดงกลาวไดดวยตนเองโดยการใหรหสกบ

เจาหนาทแตละฝายใหสามารถเขาระบบสารบรรณ MIS แตมกจะเกดการใชงานระบบทผดพลาด เนองจากผท

ท าการลงรบหนงสอ ไมใชคนทไดรบการฝกอบรมเรองดงกลาวมาโดยตรง เชน เกดการเขารหสผดพลาด จนท า

ใหระบบโดนปองกนความปลอดภย บางคนกลงรบ-สงหนงสอไมเปนเนองจากไมเคยท างานเหลานนมากอน ท า

ใหเกดการล าดบเลขทหนงสอผดพลาดได จากสภาพดงกลาวท าใหเราไดเหนปญหาส าคญอกประการกคอกคอ

ปญหาดานบคคลากร ซงจะเหนไดวาเจาหนาทผปฏบตงานหลายทานไมสามารถใชงานไดหรอใชงานไดอยางไม

เตมความสามารถ เนองจากไมไดรบการฝกอบรมการใชระบบสารสนเทศเหลานนมากอน หรอบคลากรทไดรบ

การฝกอบรม กลบไมไดปฏบตงานในหนาทเหลานนจรงๆ รวมทงมความรสกวายงยากทจะเรยนรและ

เปลยนแปลงไปปฏบตตาม จงกลบไปใชระบบการท างานแบบเดม

เพราะฉะนนโครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายในส านกงานเขต

พระโขนง นจงถอก าเนดขนเพอตอบสนองปญหาดงกลาว โดยมงพฒนากระบวนการน าเทคโนโลยสารสนเทศ

มาใชในการปฏบตงานของฝายปกครองส านกงานเขตพระโขนง เพอสรางความพรอมทงดานอปกรณเครองมอ

ซงในทนคอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส และบคลากรเจาหนาทในการใชเทคโนโลยสารสนเทศในการ

ปฏบตงานไดจรงอยางเกอกลกน ซงนอกจากจะสงผลใหสามารถบรรลวสยทศนของแผนทตงไวแลว ยงเปน

วธการปฏบตงานทมประสทธภาพทงชวยลดความลาชา และความสนเปลองลงไดจากการหนมาปฏบต งาน

แบบอเลกทรอนกสท าใหลดการใชงานกระดาษลงไดเปนจ านวนมาก อนจะกอใหเกดการน าไปพฒนาในสวน

ตางๆอยางยงยนไดตอไป

5

ความสอดคลองกบแผน

โครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายในส านกงานเขตพระโขนง เปน

โครงการทชวยผลกดนใหกรงเทพมหานครน าเทคโนโลยสารสนเทศไปใชในการปฏบตงานไดจรงมากขนในแต

ละหนวยงานทอยในสงกด โดยการสรางความพรอมทงทางดานระบบปฏบตงานแบบอเลกทรอนกส และดาน

บคลากรใหมความรความสามารถพรอมใชเทคโนโลยเหลานนได ซงสอดคลองกบแผนพฒนากรงเทพมหานคร

ระยะ 20ป ระยะท 2 ในดานท 7 คอการบรหารจดการเมองมหานคร ในมตท 7.5 เรองเทคโนโลยสารสนเทศ

โดยกรงเทพมหานครใหบรการประชาชนดวยความสะดวก รวดเรว ถกตองและโปรงใส โดยประยกตใช

เทคโนโลยสารสนเทศและการสอสารททนสมย เพอสนบสนนเศรษฐกจดจตอล และมการบรหารจดการเมอง

ดวยเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร2 ทมคณภาพและมประสทธภาพในเปาประสงคท 7.5.1.2 มระบบ

เทคโนโลยสารสนเทศและการสอสารเพอสนบสนนการปฏบตงานของทกหนวยงานภายในกรงเทพมหานคร

และสนบสนนการบรหารงานและตดสนใจส าหรบผบรหารกรงเทพมหานครเพมขน โดยมงใชระบบเทคโนโลย

สารสนเทศชวยในการปฏบตงาน ระบบเทคโนโลยสารสนเทศส าหรบผบรหารเพอชวยในการวางแผนและ

ตดสนใจ มประสทธภาพเพมขน มการเชอมโยงขอมลและบรณาการขอมลเพอรองรบการปฏบตงานและการ

ตดสนใจของผบรหาร และเปาประสงคท 7.5.1.4 มการบรหารจดการดานเทคโนโลยสารสนเทศและการ

สอสารอยางมประสทธภาพ และมการพฒนาบคลากรใหมสมรรถนะดานเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร

ใหสอดคลองกบมาตรฐานทก าหนด3

นอกจากนโครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายในส านกงานเขตพระ

โขนง ยงสอดคลองกบแผนแมบทเทคโนโลยสารสนเทศ กรงเทพมหานคร ระยะ 4 ป (พ.ศ.2556 – พ.ศ.2559)

ในวสยทศนของแผนแมบทนวา “กรงเทพมหานครเปนองคกรชนน าในการใชเทคโนโลยสารสนเทศพฒนาเมอง

บรการประชาชน บรหารจดการ และมงสมหานครอเลกทรอนกส” ซงในทนหมายถงมหานครทมงเนนการใช

เทคโนโลยสารสนเทศสนบสนนการบรหารจดการเมองอยางทนสมย รวดเรว มประสทธภาพ โปรงใส และ

ตรวจสอบได ประชาชนสามารถรบบรการทางอเลกทรอนกสไดอยางรวดเรวและสะดวกสบาย อกทงบรการ

สาธารณะใหทกคนสามารถเขาถงขอมล เทคโนโลยไดอยางเทาเทยม และยกระดบการบรหารการบรการของ

เมองใหรองรบการเขาสประชาคมเศรษฐกจอาเซยนไดอยางมประสทธภาพ4 เพอทจะบรรลวสยทศนดงกลาว 2 แผนพฒนากรงเทพมหานคร 20 ป ระยะท 2. (ม.ป.ป.). เรยกใชเมอ 22 กรกฎาคม 2560 จาก http://203.155.220.230/bmainfo/docs/plans/1.2developmentPlan20year_Round_2_2556-2560.pdf 3 แผนพฒนากรงเทพมหานคร 20 ป ระยะท 2. (ม.ป.ป.). เรยกใชเมอ 22 กรกฎาคม 2560 จาก http://203.155.220.230/bmainfo/docs/plans/1.2developmentPlan20year_Round_2_2556-2560.pdf 4 รศ.ศล บรรจงจตร. (ม.ป.ป.). แผนแมบทเทคโนโลยสารสนเทศกรงเทพมหานคร ระยะ 4 ป พ.ศ.2556 - 2559. เรยกใชเมอ 22 กรกฎาคม 2560 จาก www.bangkok.go.th: http://www.bangkok.go.th/upload/user/00000079/News/kpi/ict/1.pdf

6

โครงการของเราจงไดยดยทธศาสตรตางๆทเกยวของในแผนแมบทมาเปนแนวทางในการก าหนดแนวปฏบต

ของโครงการ ไดแก ยทธศาสตรท 1 บรหารจดการและปรบกระบวนการท างาน (Business Process

Management: BPM) ทงกระบวนการท างานดานการบรหารจดการภายใน กระบวนการท างานดานบรการ

ประชาชน และกระบวนการท างานสนบสนนภารกจหลกของหนวยงานสงกด กรงเทพมหานคร รวมถง

การศกษากฎหมายระเบยบ ขอบงคบตางๆ ทเกยวของกบกระบวนการท างานทอาจตองมการปรบเปลยน

เพอใหรองรบการประยกตใชเทคโนโลยสารสนเทศในอนาคต ยทธศาสตรท 3 พฒนา/ปรบปรงเทคโนโลย

สารสนเทศเพอสนบสนนการปฏบตงานตามภารกจหลก ของหนวยงานและ/หรอกล มภารกจ โดยมงเนน

เพมประสทธภาพการปฏบตงานตามภารกจหลกของหนวยงาน สงกดกรงเทพมหานครและ/หรอกล มภารกจ

ดวยการประยกตใชระบบเทคโนโลยสารสนเทศ ยทธศาสตรท 6 เพมศกยภาพโครงสรางพนฐานดานเทคโนโลย

สารสนเทศเพอสนบสนนการปฏบตงาน ยทธศาสตรท 9 เพมขดความสามารถการใชงานและการบรหาร

จดการเทคโนโลยสารสนเทศของบคลากร โดยมงเนนพฒนาความร และทกษะการใชเทคโนโลยสารสนเทศแก

บคลากรของ กรงเทพมหานครอยางมประสทธภาพ มวจารณญาณและรเทาทน และพฒนาทกษะของบคลากร

ดานเทคโนโลย สารสนเทศใหมความรความสามารถและความเชยวชาญระดบมาตรฐานสากล และสามารถ

เตบโตตามสายงานไดอยางมประสทธภาพ5

5 รศ.ศล บรรจงจตร. (ม.ป.ป.). แผนแมบทเทคโนโลยสารสนเทศกรงเทพมหานคร ระยะ 4 ป พ.ศ.2556 - 2559. เรยกใชเมอ 22 กรกฎาคม 2560 จาก www.bangkok.go.th: http://www.bangkok.go.th/upload/user/00000079/News/kpi/ict/1.pdf

7

วตถประสงคของโครงการ

- น าระบบสารบรรณอเลกทรอนกสมาใชในการปฏบตงานภายในสวนราชการของส านกงาน

เขตพระโขนง

- เตรยมความพรอมเจาหนาทผปฏบตงานธรการ และเจาหนาทผปฏบตงานในแตละสวน

ราชการในส านกงานเขตพระโขนงในการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายใน

- ลดความสนเปลองดานระยะเวลาในการเดนเวยนหนงสอในแตละสวนราชการในส านกงาน

เขตพระโขนงใหรวดเรวมากขน

- เพอเปนจดเรมตนในรปแบบโครงการน ารองในการน าระบบสารบรรณอเลกทรอนกสไปใชกบ

หนวยงานในสงกดกรงเทพมหนครระดบอนๆ

กลมเปาหมายของโครงการ

เจาหนาทผปฏบตงานธรการ และเจาหนาทผปฏบตงานในแตละสวนราชการในส านกงานเขต รวมถง

คณะผบรหารในส านกงานเขตพระโขนง

ผรบผดชอบโครงการ

- เจาหนาทระบบงานคอมพวเตอรประจ าส านกงานเขตพระโขนง

- เจาหนาทจากกองพฒนาระบบงานคอมพวเตอร

- บรษท อออฟฟศออนไลน จ ากด

ระยะเวลาในการด าเนนโครงการ

ด าเนนงานในเดอนพฤศจกายน พ.ศ.2560 และมการตดตามผลเปนระยะๆ ตงแตเดอนธนวาคม

พ.ศ. 2560 ถงป พ.ศ. 2563

8

ผลทคาดวาจะไดรบ

- เจาหนาทสามารถน าระบบสารบรรณอเลกทรอนกสมาใชในการปฏบตงานภายในสวนราชการ

ของส านกงานเขตพระโขนงได

- เจาหนาทผปฏบตงานธรการ และเจาหนาทผปฏบตงานในแตละสวนราชการในส านกงานเขตพระ

โขนงสามารถใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายในไดอยางคลองแคลวและช านาญ

- มความสะดวกรวดเรวในการเวยนหนงสอในแตละสวนราชการในส านกงานเขตพระโขนงมากขน

กวาการใชระบบเดม

หนวยงานอนๆในสงกดกรงเทพมหานครสามารถน าโครงการนไปตอยอดหรอพฒนาระบบเพอใชกบหนวยงาน

สงกดกรงเทพมหานครทกระดบ

9

บทท 2

สถานภาพปจจบนของส านกงานเขต สถานภาพการใชงาน ปญหาอปสรรคทพบจากการใชงาน และความ

ตองการใชงานเทคโนโลยสารสนเทศของส านกงานเขต

● ขอมลทน ามาวเคราะหทงหมด

○ วสยทศน พนธกจและยทธศาสตรดานเทคโนโลยสารสนเทศของกรงเทพมหานคร

○ สถานภาพปจจบนของกรงเทพหมานคร สถานภาพการใชงาน ปญหาอปสรรคทพบจากการ

ใชงาน และความตองการใชงานเทคโนโลยสารสนเทศของกรงเทพมหานคร

○ สถานภาพปจจบนของส านกงานเขต สถานภาพการใชงาน ปญหาอปสรรคทพบจากการใช

งาน และความตองการใชงานเทคโนโลยสารสนเทศของส านกงานเขต

วสยทศน พนธกจและยทธศาสตรดานเทคโนโลยสารสนเทศของกรงเทพมหานคร

แผนแมบทเทคโนโลยสารสนเทศกรงเทพหมานครระยะ 4 ป (2556-2559)6

เปาประสงค(Goal)

เพอใหกรงเทพมหานครและหนวยงานในสงกดกรงเทพมหานครมกรอบการพฒนาเทคโนโลยสารสนเทศ เพอเพมประสทธภาพในการบรหารจดการภายใน เพอใหกรงเทพมหานครมทศทางการพฒนาส าหรบการมงสการเปนมหานครอเลกทรอนกส (Digital City)

วสยทศนของกรงเทพมหานคร(Vision)

“กรงเทพมหานครเปนศนยกลางในภมภาคเอเชยตะวนออกเฉยงใตและ มงสมหานครนาอยอยางยงยน”

พนธกจของกรงเทพมหานคร(Mission) 1) พฒนาสาธารณปโภคพนฐานและสงแวดลอมบนพนฐานของความนาอยอยางยงยน 2) พฒนาสงคมและเศรษฐกจบนพนฐานของความพอเพยง มงสรางสงคมสนตสข 3) พฒนาทรพยากรมนษยบนพนฐานของความรเพอการด ารงชวตทดในปจจบนและอนาคต 4) สรางความเชอมนดานการบรหารจดการมหานครตามหลกธรรมาภบาล 5) พฒนาการใหบรการทดทสดเพอประชาชน 6 รศ.ศล บรรจงจตร. (ม.ป.ป.). แผนแมบทเทคโนโลยสารสนเทศกรงเทพมหานคร ระยะ 4 ป พ.ศ.2556 - 2559. เรยกใชเมอ 22 กรกฎาคม 2560 จาก

www.bangkok.go.th

10

อ านาจหนาท(Authority)

กรงเทพหมานคร

กรงเทพมหานครมลกษณะเปนเขตการปกครองพเศษตามพระราชบญญตระเบยบบรหารราชการกรงเทพมหานคร พ.ศ. 2528 ก าหนดใหกรงเทพมหานครเปนทบวงการเมองมฐานะเปนราชการบรหารสวนทองถนนครหลวง ซงไดก าหนดภารกจหนาทของกรงเทพมหานครตาม

หมวด 5 มาตรา 89 ภายใตบงคบแหงกฎหมายอนใหกรงเทพมหานครมอ านาจหนาทด าเนนกจการในเขตกรงเทพมหานคร รวมถงหนาทอนๆตามทกฎหมายระบใหเปนอ านาจหนาทของผวาราชการจงหวด นายอ าเภอเทศบาลนคร หรอตามทคณะรฐมนตร นายกรฐมนตรหรอรฐมนตรวาการกระทรวงมหาดไทยมอบหมายหรอทกฎหมายระบเปนหนาทของกรงเทพมหานคร

นอกเหนอจากภารกจหนาทตามพระราชบญญตระเบยบบรหารราชการกรงเทพมหานคร พ.ศ. 2528 แลวยงมการก าหนดภารกจหนาทของกรงเทพมหานครตามพระราชบญญตก าหนดแผนและขนตอนการกระจายอ านาจใหแกองคกรปกครองสวนทองถน พ.ศ. 2542 ไดก าหนดภารกจเพมเต ม มาตรา 17 ภายใตบงคบมาตรา 16 ใหองคการบรหารสวนจงหวดมอ านาจและหนาทในการจดระบบบรการสาธารณะเพอประโยชนของประชาชนในทองถนของตนเอง ทองถนอนในการพฒนาทองถน และกจการอนใดทเปนผลประโยชนของประชาชนในทองถนตามทคณะกรรมการประกาศก าหนด มาตรา 18 ใหกรงเทพมหานครมอ านาจและหนาทในการจดระบบบรการสาธารณะเพอประโยชนของประชาชนในทองถนของตนเองตามมาตรา 16 และมาตรา 17

จากอ านาจหนาทของกรงเทพมหานครดงทกลาวมาแลวขางตน กรงเทพมหานครไดแบงสวนราชการ และก าหนดภารกจหนาทของแตละหนวยงาน ดงภาพตอไปน

11

รปภาพจาก แผนแมบทเทคโนโลยสารสนเทศกรงเทพหมานครระยะ 4 ป (2556-2559)

การบรหารจดการดานเทคโนโลยสารสนเทศของกรงเทพมหานครกรงเทพมหานครมคณะกรรมการดานเทคโนโลยสารสนเทศ หนวยงานกลางดานเทคโนโลยสารสนเทศ และสวนราชการดานเทคโนโลยสารสนเทศของกรงเทพมหานคร ดงภาพ

รปภาพจาก แผนแมบทเทคโนโลยสารสนเทศกรงเทพหมานครระยะ 4 ป (2556-2559)

12

จากภาพประกอบไปดวย คณะกรรมการเทคโนโลยสารสนเทศกรงเทพมหานคร ประกอบดวย

● คณะกรรมการนโยบายการพฒนาระบบเทคโนโลยสารสนเทศกรงเทพมหานคร (รองผวาราชการกรงเทพมหานคร ทก ากบดแลส านกยทธศาสตรและประเมนผล เปนประธาน)

ท าหนาทก าหนดนโยบายและยทธศาสตรเพอการพฒนาระบบเทคโนโลยสารสนเทศของกรงเทพมหานคร ก าหนดกรอบงบประมาณเพอสนบสนนการพฒนาระบบเทคโนโลยสารสนเทศ ของกรงเทพมหานครใหเหมาะสมกบสถานการณ สงเสรมสนบสนนใหหนวยงานของกรงเทพมหานคร ประยกตใชระบบเทคโนโลยสารสนเทศเพอการพฒนาการบรหารจดการของกร งเทพมหานคร พจารณาแตงตงคณะอนกรรมการตางๆ เพอด าเนนการตามทไดรบมอบหมาย และปฏบตหนาทอนๆ ตามทผวาราชการกรงเทพมหานครมอบหมาย

● คณะกรรมการก าหนดมาตรการ แนวทางและกรอบงบประมาณดานเทคโนโลยสารสนเทศ (รองปลดกรงเทพมหานครทก ากบ ดแล ส านกยทธศาสตรและประเมนผล)

ท าหนาทก าหนดทศทางการพฒนาเทคโนโลยสารสนเทศของกรงเทพมหานครและ กรอบงบประมาณทเหมาะสมเพอเสนอคณะกรรมการนโยบายฯ ใหความเหนชอบ ก าหนดแนวทางการพฒนามาตรฐาน และมาตรการใหเปนไปตามนโยบายการพฒนาเทคโนโลยสารสนเทศของกรงเทพมหานคร ตดตามประเมนผลการด าเนนงานดานเทคโนโลยสารสนเทศของหนวยงานตางๆ พร อมรายงานผลการด า เนน งานด าน เทคโ นโลย สารสนเทศของกร ง เทพมหานครต อคณะกรรมการนโยบายฯ และปฏบตหนาทอนๆ ตามทผวาราชการกรงเทพมหานครมอบหมาย

● คณะกรรมการพจารณาความเหมาะสมการน าเทคโนโลยสารสนเทศมาประยกตใช (ผอ านวยการส านกยทธศาสตรและประเมนผล เปนประธาน)

ท าหนาทก าหนดหลกเกณฑการจดหาระบบงานดานเทคโนโลยสารสนเทศของหนวยงานในสงกดกรงเทพมหานคร ใหความเหนชอบการจดหาระบบงานดานเทคโนโลยสารสนเทศของ หนวยงานในสงกดกรงเทพมหานคร พจารณากลนกรองความเหมาะสม เบองตนของการจดหาระบบงานดานเทคโนโลยสารสนเทศ ซงเปนระบบงานทจ าเปนตองเชอมโยงกบระบบงานอนๆ หรอระบบงานทมผลกระทบตอผใชงานจ านวนมาก เพอเสนอคณะกรรมการนโยบายฯ ใหความเหนชอบ และปฏบตหนาทอนๆ ตามทผวาราชการกรงเทพมอบหมายจากภารกจหนาทดงกลาวเบองตนพบวาการมคณะกรรมการเทคโนโลยสารสนเทศของกรงเทพมหานคร เปนสงทด แตการด าเนนงานในปจจบนควรมการจดล าดบความส าคญของโครงการ การก าหนดกรอบงบประมาณใหรอบคลอบและใชงบประมาณอยางมประสทธภาพ และคณะกรรมการควรตดตามประเมนผลการด าเนนงานของโครงการของแตละหนวยงานอยางใกลชด รวมถงกรงเทพมหานครควรจดตงหนวยงาน ตรวจสอบภายในดานเทคโนโลยสารสนเทศ (IT Audit) เพอตดตามประเมนผลการด าเนนงานดานเทคโนโลย สารสนเทศ และลดความเสยงในการบรหารจดการโครงการ ซงจะสงผลใหการพฒนาเทคโนโลยสารสนเทศม ประสทธภาพและเกดประสทธผลมากทสด

13

อ านาจหนาทของผบรหารเทคโนโลยสารสนเทศระดบสง (Chief Information Officer: CIO) 1. รบผดชอบการบรหารงานดานเทคโนโลยสารสนเทศของกรงเทพมหานคร 2. เสนอแนะใหค าปรกษาในการจดท าแผนแมบทเทคโนโลยสารสนเทศกรงเทพมหานครก ากบ ดแลให

ด าเนนการตามนโยบายและแผนแมบทเทคโนโลยสารสนเทศของกรงเทพมหานคร และตดตามประเมนผลการด าเนนงาน

3. เสนอแนะใหค าปรกษาโครงการดานเทคโนโลยสารสนเทศเพอเพมประสทธภาพใน การบรหารและการใหบรการ

4. ก ากบ ดแลการพฒนาเทคโนโลยสารสนเทศใหเปนไปตามมาตรฐานและการพฒนาอยางมประสทธภาพ

5. ประชาสมพนธและประสานงานการใหบรการขอมลแกหนวยงานและสาธารณชน 6. มอ านาจในการแตงตงคณะอนกรรมการ/คณะท างานทเกยวกบโครงการดานเทคโนโลยสารสนเทศ 7. ปฏบตหนาทอนตามทไดรบมอบหมาย ผบรหารระดบสงทปฏบตหนาทดานเทคโนโลยสารสนเทศของ

แตละหนวยงานควรใหความส าคญตอการน าเทคโนโลยสารสนเทศเพอชวยในการบรการจดการหนวยงานบรการประชาชน และตดตามความกาวหนา การด าเนนงาน และประเมนผลการด าเนนงาน

สวนราชการทด าเนนงานดานเทคโนโลยสารสนเทศในส านกยทธศาสตรและประเมนผล (หนวยงานกลางดานเทคโนโลยสารสนเทศ) ประกอบดวย

● กองพฒนาระบบงานคอมพวเตอร มหนาทรบผดชอบเกยวกบการพฒนาระบบงานคอมพวเตอรศกษาความเปนไปได ในการใช

ระบบ ตลอดจนการขยายขดความสามารถของระบบคอมพวเตอร วเคราะห และออกแบบระบบงาน พจารณาก าหนดทางเลอกทเหมาะสมใน การจดหา ระบบคอมพวเตอร การก าหนดมาตรฐานขอมล รหสมาตรฐาน มาตรฐานความปลอดภยของขอมลและความถกตองสมบรณของขอมล การพฒนาระบบโปรแกรม การจดหาระบบคอมพวเตอรการตดตง การทดสอบ การฝกอบรม การบ ารงรกษา ระบบโปรแกรมประยกตการพฒนาและเผยแพรความรทางดานคอมพวเตอรและ ปฏบตหนาทอนทเกยวของ

● กองควบคมระบบคอมพวเตอร มหนาทรบผดชอบเกยวกบการก าหนดแนวทางในดานการน าระบบปฏบตการระบบ จดการ

ฐานขอมล ระบบเครอขายมาใชกบระบบคอมพวเตอรของกรงเทพมหานคร ควบคม ดแลการก าหนดแนวทางในการดแล บ ารงรกษาระบบการใหบรการกบทกหนวยงาน การแกไขปญหาในการปฏบตงานกบระบบงาน การวางแผนและพฒนาการ เพมขดความสามารถในแตละระบบ การบรหารงานบนทกขอมลเขาสระบบ รวมทง การประมวลผลขอมล การใหค าปรกษา แนะน า แกไขปญหาภายในหนวยงาน และ ปฏบตหนาทอนทเกยวของ

14

● กองบรการระบบคอมพวเตอร มหนาท รบผดชอบเกยวกบการใหบรการและสนบสนนการมการใชระบบเครอง

ไมโครคอมพวเตอรและอปกรณตอพวง และเครอขายการสอสาร พรอมโปรแกรมส าเรจรป ตลอดจนโครงการตดตงระบบเครอขายคอมพวเตอรขนาดเลกทใชงานของส านกและส านกงานเขต รวมทงใหบรการผลตสอน าเสนอในรปแบบดวยระบบคอมพวเตอรใหบรการในเรองเกยวกบเทคนคทางคอมพวเตอรแกผบรหารและทกหนวยงานของกรงเทพมหานคร จดซอวสดคอมพวเตอรใหกบทกหนวยงานของกรงเทพมหานคร และปฏบตหนาทอนๆ ในสวนของอ านาจหนาทของกองบรการระบบคอมพวเตอร เปรยบเสมอนตวกลางเชอมแผนแมบทเทคโนโลยสารสนเทศระหวางกรงเทพหมานครกบส านกและส านกเขต โดยอ านวยความสะดวกในดานฮารดแวรและซอฟตแวร ใหส านกเหลานสามารถด าเนนการตามแผนแมบทไดอยางราบรน

● กองสารสนเทศภมศาสตร มหนาทรบผดชอบเกยวกบการเสนอแนะนโยบายและการก าหนดการพฒนา ดานระบบ

สารสนเทศทดนและระบบเครอขาย การวเคราะหและการจดล าดบความส าคญของแผนงาน ตลอดจนตดตามและประเมนผลการบรหาร ระบบสารสนเทศทดน เปนศนยขอมลในการจดท าระบบสารสนเทศทดนเพอการพฒนาเมองของกรงเทพมหานคร ประสานงานกบหนวยงานตางๆ ทเกยวของ เพอน าขอมลมาใชพฒนาระบบสารสนเทศ ทดนเพอการบรหารและการเชอมโยงขอมลขาวสารในระบบเครอขาย และปฏบตหนาทอนทเกยวของ

● ส านกงานเขต

อ านาจหนาทของส านกงานเขตทมความเกยวของกบการพฒนาเทคโนโลยสารสนเทศ กลาวคอ ส านกงานเขตเปนหนวยงานปฏบตทใกลชดกบประชาชนมากทสด มอ านาจหนาทเกยวการปกครอง การจดทะเบยน การจดท าแผนพฒนาเขต การใหบรการบ าบดทกขบ ารงสขแกประชาชน การจดใหมฃการสาธารณปโภค การสาธารณปการ การพฒนาคณภาพชวต และทส าคญคอ ส านกงานเขตมหนาทบงคบการใหเปนไปตามขอบญญตกรงเทพมหานคร หรอกฎหมายอนๆทก าหนดใหเปนอ านาจหนาทของกรงเทพมหานครและหนาทอนตามทไดรบมอบหมาย ซงส านกงานเขตถอเปนหนวยงานในสงกดกรงเทพมหานคร ดงนนการทกรงเทพมหานครมแผนแมบทเทคโนโลยสารสนเทศ เพอมงสการเปนมหานครอเลกทรอนกส ส านกงานเขตจงตองการปฏบตตามกรอบของแผนนเชนเดยวกน

15

สภาพการใชงานเทคโนโลยสารสนเทศในปจจบนของกรงเทพมหานคร

สถานภาพการใชงานเทคโนโลยสารสนเทศในปจจบนของกรงเทพมหานคร ผลการศกษาสภาพการใช

งานเทคโนโลยสารสนเทศของกรงเทพมหานครในปจจบน ซงประกอบดวย

● ดานโครงสรางพนฐานของกรงเทพมหานครในปจจบน

● สถานภาพการใชงานระบบสารสนเทศของกรงเทพมหานครในปจจบน

● ปญหาการใชงานระบบสารสนเทศของกรงเทพมหานครในปจจบน

สามารถน ามาวเคราะหไดดงตอไปน

ดานโครงสรางพนฐานของกรงเทพมหานครในปจจบน

ทามกลางกระแสความเปลยนแปลงอยางรวดเรวของเทคโนโลยสารสนเทศ สถานภาพการใชงาน

เทคโนโลยสารสนเทศในปจจบนของกรงเทพมหานครจงตองมการปรบตวโครงสรางเพอรองรบการพฒนา

เทคโนโลยสารสนเทศทเกดขนอยางกาวกระโดด โครงสรางพนฐานเปนสวนแรกทตองพจารณาถง ไดแก ดาน

เครอขายคอมพวเตอร การใหบรการเครอขายในปจจบนมการใหบรการเครอขายเพอเชอมโยงระหวาง

หนวยงานของกรงเทพมหานครและภายในหนวยงาน ซงจากผลการส ารวจพบวา การใชเครอขายในปจจบนทก

หนวยในสงกดกรงเทพมหานครมปรมาณการใชงานเครอขายในปรมาณทนอย แตในการจะแกปญหาดงกลาว

นน ไมจ าเปนตองปรบปรงชองความกวางของชองสญญาณ แตควรขยายเครอขายใหครอบคลมหนวยราชการ

กรงเทพมหานครเพอใหทกสวนราชการสามารถเขาถงการบรการและสนบสนนการการปฏบตงานของ

เจาหนาทกรงเทพมหานคร และถอเปนโอกาสทขยายการใหบรการทางอเลกทรอนกสแกประชาชนอยางทวถง

ตอมาคอดานระบบอนเทอรเนต การทกรงเทพมหานครจะมงเปนรฐบาลอเลกทรอนกสหรอเปนเมอง

ดจตอล ควรเปดโอกาสใหบคลากรทกหนวยงานของกรงเทพมหานครสามารถเขาถงขอมลโดยใชอนเทอรเนต

ไดอยางทวถง แตตองพงระวงในเรองการก าหนดสทธการเขาอนเทอรเนต รวมถงการบรหารจดการเรองความ

ปลอดภย และไวรสตางๆ ในดานของเครองคอมพวเตอร กรงเทพมหานครไดมนโยบายทจะมงใหสดสวน

คอมพวเตอรตอคนของทกหนวยงานในสงกดกรงเทพมหานครมสดสวนอยท 1ตอ1 ซงถอวาเปนการดท

เจาหนาททกทานจะมเครองมอเพอใชในการปฏบตงานไดอยางทวถงและรวดเรว

16

สถานภาพการใชงานระบบสารสนเทศของกรงเทพมหานครในปจจบน

ในสวนสถานภาพการใชงานระบบสารสนเทศของกรงเทพมหานครในปจจบน แบงเปนระบบ

สารสนเทศกลาง ซงในปจจบนบรหารจดการโดยส านกยทธศาสตรและประเมนผล ระบบสารสนเทศสนบสนน

ภารกจหลก (Core Business) ของหนวยงานสงกดกรงเทพมหานคร เปนระบบทบรการจดการโดยแตละ

หนวยงานสงกดกรงเทพมหานคร และระบบสารสนเทศอเลกทรอนกส (e-Services) ซงแตละหนวยงานทม

ความพรอม ด าเนนการพฒนาเพอบรการประชาชน ซงผลการศกษาพบวา ระบบสารสนเทศกลางในปจจบน

ระบบสารสนเทศกลางในปจจบนเปนระบบสารสนเทศทพฒนาเพอใชบรหารจดการองคกรและใชรวมกนทก

หนวยงานในสงกดกรงเทพมหานคร ซงพฒนาโดยกองพฒนาระบบคอมพวเตอร ส านกยทธศาสตรและ

ประเมนผลรวมกบหนวยงานทเกยวของ ม 2 ระบบหลก ซงประกอบดวยระบบ MIS และ ระบบเครอขาย

คอมพวเตอรขนาดเลกเพอใชกบงาน 50 เขต แตระบบสารสนเทศทง 2 ระบบทกลาวมาแลวยงถกใชงานไมเตม

รปแบบ เนองจากตดปญหาเรองความเสถยรของระบบ ความสอดคลองกบความตองการ รวมถงความไมเขาใจ

ในระบบสารสนเทศท าใหการใชงานไมไดใชงานอยางเตมท ซงอาจตองมการปรบปรงระบบทงหมดใหม เพอให

สอดคลองกบการท างานทแทจรง โดยอาจเรมจากการปรบปรงกระบวนการท างานใหเปนมาตรฐาน ปรบ

กฎระเบยบ ขอบงคบ ทขดตอการใชเทคโนโลยสารสนเทศ ด าเนนการปรบปรงระบบสารสนเทศใหสอดคลอง

กบกระบวนงานมาตรฐานและทส าคญการมสวนรวมของแตละหนวยงานทเปนเจาภาพรวมในการพฒนา

เพอใหตรงตามความตองการของผใชงานมากทสด และอกระบบหนงซงกรงเทพมหานครจะตองด าเนนการ

พฒนาเปนระบบสารสนเทศกลาง คอ ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส หนวยงานกลางดานเทคโนโลย

สารสนเทศจะตองด าเนนการในการเปนเจาภาพร วมกบหนวยงานท เก ยวของด าเนนการเ พอให

กรงเทพมหานครมระบบสารบรรณอเลกทรอนกสท สามารถเชอมโยงกนทกๆ หนวยงานการใชงานระบบ

สารสนเทศของแตละหนวยงานในปจจบน

17

ปญหาการใชงานเทคโนโลยสารสนเทศในปจจบนของกรงเทพมหานคร7

รปภาพจาก แผนแมบทเทคโนโลยสารสนเทศกรงเทพหมานครระยะ 4 ป (2556-2559) ดานบคลากร

ในดานการใชงานเทคโนโลยสารสนเทศในปจจบนของกรงเทพมหานคร พบวาปญหาดานบคลากรม

มากทสด ซงประกอบดวยปญหาหลายประการดวยกน ประการแรกคอ บคลากรขาดความรความเขาใจในการ

ใชระบบสารสนเทศซงสาเหตมาจาก บคลากรขาดการฝกอบรมการใชงานระบบอยางตอเนองจากหนวยงานท

รบผดชอบ โดยเฉพาะอยางยงบคลากรกลมเปาหมายไมไดรบการอบรม บคลากรกลมเปาหมายคอผทจะใช

ระบบสารสนเทศ แตกลบไมไดรบการฝกอบรมเนองจากบางหนวยงานการสงผเขาฝกอบรมทไมใชผใชงานและ

คนใชงานไมไดรบการฝกอบรมหรอมการโยกยายต าแหนงและไมไดถายทอดการใชงานระบบใหกบเจาหนาทผ

มาปฏบตงานแทน ประการตอมาคอ บคลากรของกรงเทพมหานครมความรเฉพาะความรพนฐานดาน

เทคโนโลยสารสนเทศ คอสามารถใชอนเทอรเนตเพอหาขอมล สามารถรบสงอเมลลไดเทานน ซงท าใหยงขาด

บคลากรทใหความรในการใชงานระบบสารสนเทศ ขาดบคลากรทสามารถบ ารงรกษาระบบใหมความพรอมใช

อยเสมอและขาดบคลากรในการน าเขาขอมล นอกจากนเอกสารคมอการใชระบบสารสนเทศไมมความชดเจน

กถอเปนสวนหนงของปญหาดานบคลากรทพบเจอเชนเดยวกน ประการสดทายคอ ระเบยบ แนวทาง และ

วธการในการคดสรรบคลากรดานสารสนเทศเขาปฏบตงานท าใหไดบคลากรทมคณสมบตไมตรงตามหนาท

ความรบผดชอบ (Job Description) ขาดการก าหนดและการประเมน Competency ของบคลากรดาน

สารสนเทศในปจจบนกบ Competency ของต าแหนงและหนาทความรบผดชอบ (Job Description) ดาน

เทคโนโลยสารสนเทศ ทควรจะตองม ท าใหขาดแนวทางในการฝกอบรมดานเทคโนโลยสารสนเทศทเหมาะสม

7 รศ.ศล บรรจงจตร. (ม.ป.ป.). แผนแมบทเทคโนโลยสารสนเทศกรงเทพมหานคร ระยะ 4 ป พ.ศ.2556 - 2559. เรยกใชเมอ 22 กรกฎาคม 2560 จาก

www.bangkok.go.th

18

นอกจากนบคลากรดานเทคโนโลยสารสนเทศกไมไดปฏบตงานตามหนาทความรบผดชอบ (Job Description)

และทส าคญคอบคลากรดานเทคโนโลยสารสนเทศไมสามารถเตบโตตามสายงานได(Career path) ดวย

ขอจ ากดของโครงสรางการบรหารหนวยงานดานเทคโนโลยสารสนเทศของส านกท าใหเกดปญหาตามมาคอ

ต าแหนงบคลากรดานเทคโนโลยสารสนเทศเปนต าแหนงทขาดแคลน

ดานขอมล

ปญหาสวนใหญของขอมลทพบคอ ขอมลทมอยในระบบไมเปนปจจบน ขอมลทจดเกบไวมความ

ซ าซอน ขอมลทใชอยไมครอบคลมความตองการ และไมมการบรณาการใชขอมลรวมกน ซงสาเหตหลกๆ

ปญหาดานขอมลคอ ผบรหารไมใหความส าคญตอการใชงานระบบไมมการน าขอมลเขาสระบบ เจาหนาท

ผปฏบตงานขาดความเขาใจในระบบงาน อกทงยงขาดบคลากรในการน าเขาขอมลท าใหเปนปญหาดานขอมล

ดานฮารดแวร

ปญหาทางดานฮารดแวรของการใชระบบสารสนเทศพบวา อปกรณฮารดแวรทใชอยในปจจบนไม

เพยงพอและไมทนสมยตอการท างานหนงเกดจากนโยบายของดานเครองคอมพวเตอรตอเจาหนาทยงไมเปน 1

ตอ1 ท าใหขาดแคลนอปกรณฮารดแวรในการปฏบตงาน และอปกรณฮารดแวรสวนหนงมการซอความพรอม

การพฒนาระบบสารสนเทศซงบางระบบพฒนาขนมาใชแลวเปนเวลาหลายป และยงไมมการด าเนนการซอ

เครองทดแทน ท าใหเครองทใชงานอยในปจจบนไมทนสมย และปญหาอนๆทพบคอ อปกรณเสยบอย การซอม

อปกรณฮารดแวรใชเวลานานในการซอมแซม

ดานซอฟตแวร

ปญหาทพบมากทสดจากการใชระบบสารสนเทศดานซอฟตแวรคอ การท างานของระบบสารสนเทศม

ขอผดพลาดซง เกดจากขาดการบ ารงรกษาใหความพรอมใชอยเสมอ อกทงระบบสารสนเทศทใชงานอย ใน

ปจจบนไมสามารถเชอมโยงกบระบบอนๆ ได ซงปญหานจะสอดคลองกบการไมมการใชขอมลรวมกน และ

ปญหาอนทพบ อาท โปรแกรมประมวลผลชา การใชงานยาก

ดานขนตอนการปฏบตงาน

ปญหาของขนตอนปฏบตงานทพบสวนใหญคอมการปฏบตงานทซ าซอนคอตองใชงานระบบ

สารสนเทศควบคไปกบการท าเอกสาร และมเอกสารทตองตรวจสอบมากมายในกระบวนการท างาน

19

ดานอน

ปญหาดานอนๆ ทพบมากทสดคอ ขาดงบประมาณในการบ ารงรกษาระบบ คมอการใชงานระบบไมม

ความชดเจน กฎ/ระเบยบไมรองรบ การใชงานระบบสารสนเทศ เปนสาเหตหลกท าใหระบบสารสนเทศไมได

สภาพและปญหาการใชงานเทคโนโลยสารสนเทศในปจจบนของส านกงานเขตพระโขนง

ดานบคลากร

ส าหรบส านกงานเขตพระโขนงมปญหาดานบคลากรใกลเคยงกบกรงเทพมหานคร กลาวคอ ส านกงาน

เขต มบคลากรทขาดความรความเขาใจในการใชระบบสารสนเทศ ซงสาเหตหลกมาจากการทบคลากรดงกลาว

ไมไดรบการฝกอบรมการใชระบบสารสนเทศเหลานนมากอน แตบคลากรทไดรบการฝกอบรม กลบไมได

ปฏบตงานในหนาทเหลานนจรงๆ แสดงใหเหนวาการฝกอบรมการใชระบบสารสนเทศยงไมทวถงกบบคลากร

ทกคนทเกยวของ แมจะมการสงตวแทนไปฝกอบรมบางกตาม แตตวแทนเหลานนกไมไดกลบมาการสอนงาน

หรอมาบอกตอใหกบบคลากรคนอนๆ เชน การใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสในส านกงานเขตพระโขนง ซง

ถกใชงานอยางไมเตมรปแบบ ซงเจาหนาทฝายปกครองผรบผดชอบระบบสารบรรณดงกลาว ไดพยายาม

กระจายใหแตละฝายสามารถใชระบบดงกลาวไดดวยตนเอง เพอแกปญหาภาระงานทลนมอและประหยดเวลา

โดยการใหรหสกบเจาหนาทแตละฝายใหสามารถเขาระบบสารบรรณ MIS แตมกจะเกดการใชงานระบบท

ผดพลาด เนองจากผทท าการลงรบหนงสอ ไมใชคนทไดรบการฝกอบรมเรองดงกลาวมาโดยตรง เชน เกดการ

เขารหสผดพลาด จนท าใหระบบโดนปองกนความปลอดภย บางคนกลงรบ-สงหนงสอไมเปนเนองจากไมเคย

ท างานเหลานนมากอน ท าใหเกดการล าดบเลขทหนงสอผดพลาดได เปนตน อกทงในปจจบนอตราก าลงใน

ต าแหนงบคลากรดแลระบบสารสนเทศยงวางอย ท าใหขาดบคลากรทมความรความถนดทางดานระบบ

สารสนเทศและขาดบคลากรในการบ ารงรกษาและน าเขาขอมลสระบบสารสนเทศ นอกเหนอไปจากปญหา

ความช านาญทาวดานการใชเทคโนโลยสารสนเทศและภารกจงานจ าเปนทบคลากรดานเทคโนโลยสารสนเทศ

ควรมแลวนน ปญหาส าคญทสดในดานบคลากรคอ บคลากรสวนใหญยงไมตระหนกถงความส าคญในการ

เปลยนมาใชระบบเทคโนโลยสารสนเทศในการจดการขอมล เนองจากมองวามนเปนเรองทยงยาก และเคยชน

กบรปแบบการท างานแบบเดมนนคอ การใชกระดาษ ประกอบกบ บคลากรสวนใหญในส านกงานเขต จะอย

ในชวง Generation X และ Baby Boomer ซงมรปแบบการท างานแบบทยงคงไวซงความเปนราชการสงอย8

กลาวคอ เปนการท างานทตองยดตามระเบยบ ขอบงคบ เตมไปดวยเอกสาร เกดความลาชา เฉอยชา ซงอาจ 8 Apicha Prakobseng. (2012). Max Weber : ทฤษฎระบบราชการ “Bureaucracy”. เขาถงไดจาก: http://colacooper.blogspot.com/

(วนทสบคนขอมล: 20 กรกฎคม 2560).

20

น ามาซงการขาดประสทธภาพ มการรวมอ านาจไวทผบรหารระดบสง ซงอาจกอใหเกดปญหาการใชอ านาจโดย

มชอบ และเกดความไมคลองตวในการท างานของผปฏบตงานได และเพราะเปนการท างานทเนนรปแบบทเปน

ทางการเปนลายลกษณอกษร จงท าใหขาดความยดหยนและตอตานการเปลยนแปลง

ดานขอมล

ส าหรบส านกงานเขตพระโขนงนน ปญหาสวนใหญของขอมลทพบคอ ความซ าซอนของขอมล

เนองจากปจจบนเรมมการน าระบบอเลกทรอนกสมาจดการขอมลตางๆแลวบางสวน แตบางสวนกยงคงเปน

เอกสารทเปนกระดาษอย เชน ระบบบคลากรของส านกงานเขตพระโขนงยงคงลงขอมลและเลอนขนเงนเดอน

บคลากรทงในแฟมประวตทและในระบบคอมพวเตอร ท าใหเกดการซ าซอนในการปฏบตงาน เจาหนาทจะตอง

ลงขอมลเดมถงสองรอบในสองระบบ ท าใหเกดความลาชา นอกจากน ส านกงานเขตยงไมมการบ รณาการใช

ขอมลรวมกน เนองจากมองวามนเปนสงทยงยาก ซบซอน เชน หนงสอเวยนกรงเทพมหานคร9 ซงเปนหนงสอ

ทกรงเทพมหานครสงถงส านกและส านกงานตางๆ ไดแก ผวาราชการกรงเทพมหานคร รองผวาราชการ

กรงเทพมหานคร ปลดกรงเทพมหานคร รองปลดกรงเทพมหานคร ผอ านวยการส านก หวหนาส านกงาน ก.ก.

หวหนาผตรวจราชการกรงเทพมหานคร ผชวยปลดกรงเทพมหานคร เลขานการสภากรงเทพมหานคร

เลขานการผวาราชการกรงเทพมหานคร ผอ านวยการเขต หวหนาสวนราชการในสงกดส านกปลด

กรงเทพมหานคร และผอ านวยการส านกงานการพาณชยของกรงเทพมหานคร รองปลดกรงเทพมหานคร

ผอ านวยการส านก หวหนาส านกงาน ก.ก. หวหนาผตรวจราชการกรง เทพมหานคร ผชวยปลด

กรงเทพมหานคร เลขานการสภากรงเทพมหานคร เลขานการผวาราชการกรงเทพมหานคร ผอ านวยการเขต

หวหนาสวนราชการในสงกดส านกปลดกรงเทพมหานคร และผอ านวยการส านกงานการพาณชยของ

กรงเทพมหานคร ซงเปนการปฏบตเพอใหทราบ ทราบและปฏบต และด าเนนการ

ซงจะไดมไฟลหนงสอเวยนแตละวนไวใหโหลดแลวทางเวบไซต www.circular.bangkok.go.th แต

เมอจะเวยนหนงสอเหลานนใหกบฝายอนๆภายในส านกเขต กลบตอง Print ออกมากอน และไมมระบบท

สามารถเวยนหนงสอเหลานนตอไดเลยโดยใชเวบไซตหรอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส นอกจากนผบรหาร

ยงไมใหความส าคญกบระบบสารสนเทศมากเทาทควร หนวยงานจงยงไมไดมการผลกดนใหเกดระบบสาร

บรรณอเลกทรอนกสทสมบรณแบบ นอกจากนเจาหนาทผปฏบตงานกยงขาดความเขาใจ ขาดการดแลใน

ระบบงานใหมประสทธภาพและประหยดเวลา ขาดแรงจงใจในการท างานดงกลาวในระบบใหมทไมตนคนชน

9 กองควบคมระบบคอมพวเตอร. (2545). หนงสอเวยนกรงเทพมหานคร. เขาถงไดจาก: http://circular.bangkok.go.th/

(วนทสบคนขอมล: 20 กรกฎคม 2560).

21

ดานฮารดแวร

ส าหรบส านกงานเขตพระโขนงนน ปญหาทางดานฮารดแวรของการใชระบบสารสน เทศพบวา

อปกรณฮารดแวรทใชอยในปจจบนมความเพยงพอตอความตองการ สวนใหญจ านวนครองคอมพวเตอรตอ

เจาหนาทเปน 1 ตอ 1 แลว แตระบบยงไมทนสมยตอการท างาน และในบางสวนงาน ท าใหขาดแคลนอปกรณ

ฮารดแวรในการปฏบตงาน และอปกรณฮารดแวรสวนหนงมการซอความพรอมการพฒนาระบบสารสนเทศซง

บางระบบพฒนาขนมาใชแลวเปนเวลาหลายป และยงไมมการด าเนนการซอเครองทดแทน ท าใหเครองทใช

งานอยในปจจบนไมทนสมย และปญหาอนๆทพบคอ อปกรณเสยบอย การซอมอปกรณฮารดแวรใชเวลานาน

ในการซอมแซม

ดานซอฟตแวร

ส าหรบส านกงานเขตพระโขนงนน ปญหาทพบมากทสดจากการใชระบบสารสนเทศดานซอฟตแวร

คอ ความขดของของระบบสารสนเทศ เนองจากซอฟตแวรสวนใหญทใชกนอยในส านกงานนน ไมไดรบการ

ปรบปรงพฒนาใหทนสมยอยเสมอ เนองจากไมมผดแลบ ารงรกษาใหความพรอมโดยตรง และขนอยกบ

เจาหนาทประจ าเครองคอมพวเตอรนนๆจะปรบปรงใหทนสมยดวยตนเองหรอไม อกทงระบบสารสนเทศทใช

งานอย ในปจจบนไมสามารถเชอมโยงกบระบบอนๆได ซงปญหานจะสอดคลองกบการไมมการใชขอมลรวมกน

เชน หากเจาหนาทฝายปกครองตองการขอมลพนฐานของประชาชน กไมสามารถดงขอมลจากฝายทะเบยน

ผานทางออนไลนมาไดเลยโดยตรง แตตองอาศยการเดนไปขอทฝายทะเบยนดวยตนเอง ท าใหอาจเกดความ

ลาชาและไมคลองตวในการปฏบตงานและทส าคญคอไมมการเชอมโยงฐานขอมลระหวางกนในส านกงาน สวน

ปญหาอนๆทพบ สวนใหญกจะเปน การประมวลผลโปรแกรมทมความลาชา สาเหตอาจมาจากการมซอฟแวรท

ไมทนสมยและการมเครอขายอนเตอรเนตทมความเรวต า อกทงบางโปรแกรมยงใชงานยากและตองอาศย

ความช านาญและการฝกอบรมตามทไดกลาวมาแลวขางตนในดานบคลากร

ดานขนตอนการปฏบตงาน

ส าหรบส านกงานเขตพระโขนงนน ปญหาของขนตอนปฏบตงานทพบสวนใหญคอมการปฏบตงานท

ซ าซอนเชนเดยวกน คอ ตองใชงานระบบสารสนเทศควบคไปกบการท าเอกสาร และมเอกสารทตองตรวจสอบ

และเซนอนมต รบทราบ หรอเซนรบทวไปอกมากมายในกระบวนการท างาน

22

ดานอน

ส าหรบส านกงานเขตพระโขนงนน ปญหาดานอนๆทพบมากทสดคอ ขาดงบประมาณในการ

บ ารงรกษาระบบ ยงไมมคมอการใชงานระบบสารสนเทศ อตราก าลงในต าแหนงเจาหนาทดแลระบบ

สารสนเทศเปนต าแหนงวางท าใหเมอเกดปญหากบระบบสารสนเทศในส านกงานไมสามารถเรยกเจาหนาท

ผช านาญการมาแกไขไดทนทและตองตดตอบคลากรทมความรดงกลาวบางแตไมไดมความช านาญการโดยตรง

และสดทายปญหาทส าคญและแกไขไดยากนนคอ เรองกฎ/ระเบยบสวนกลางไมรองรบการใชงานระบบ

สารสนเทศอยางเตมรปแบบ ซงเปนสาเหตหลกท าใหระบบสารสนเทศเกดขนอยางสมบรณไมได

จากขอมลขางตนสามารถวเคราะหจดแขง จดออน (Strengths and Weaknesses) จดแขงและจดออน

ใหน าเสนอโอกาสในการพฒนา (Opportunities for Improvement : OFI) ไดดงตอไปน

1. SWOT Analysis

2. TOWS Matrix

SWOT Analysis

S

จดแขง/ขอไดเปรยบ (Strengths)

W

จดออน/ปญหา (Weaknesses)

ปจจยภายใน S1ผบรหารระดบสงมนโยบายและแนวคดชดเจน ม

วสยทศนรวมถงใหการสนบสนนสงเสรมในการน า

เทคโนโลยสารสนเทศ เพอพฒนาการปฏบตงานและ

การบรการประชาชน

S2บคลากรผใชงานมความรพนฐานขนตน ดานการ

ใชงานระบบสารสนเทศ บคลกรสวนใหญให

ความส าคญกบการพฒนาการท างานดวยเทคโนโลย

สารสนเทศและสามารถใช e-mail และ internet

รวมไปถงแอพพลเคชนการสอสารแบบ Real Time

ในการประสานงานไดอยางมประสทธภาพ

W1ขาดแนวทางการพฒนาบคลากรดานเทคโนโลย

สารสนเทศ ผบรหารตองรบผดชอบงานท

หลากหลายท าใหไมสามารถใชงานระบบสารสนเทศ

ทมอยไดเตมท ขาดการพฒนาทกษะและความรของ

บคลการในการใชงานซอฟแวรประยกตบาง

โปรแกรม บคลากรบางสวนขาดทกษะและทศนคตท

ดตอการท างานดวยระบบเทคโนโลยสารสนเทศ ขาด

การไดรบการฝกอบรมและพฒนาความรดาน

สารสนเทศอยางสม าเสมอ และขาดบคลากรทม

ความเชยวชาญเฉพาะดานเทคโนโลยสารสนเทศ

23

S3มระบบสารสนเทศพนฐานขนตนทใชส าหรบ

รองรบการปฏบตงานของเจาหนาท มการจดหา

อปกรณ(Hardware) อยางตอเนองและเพยงพอตอ

ความตองการ มการน าเอา Software โปรแกรม

Microsoft Office และเวบแอพพลเคชนทถกลขสทธ

มาชวยในการปฏบตงาน

S4มโครงสรางพนฐานดานระบบโครงขายทเหมาะสม

สนบสนนการปฏบตงาน มระบบเครอขายทสามารถ

เชอมตออนเตอรเนต และการใชระบบอนทราเนต

ภายในครอบคลมทงส านกงาน มระบบเครอขายไร

สาย (Free Wi-Fi) ใหบรการครอบคลมพนท

ใหบรการในศนยบรการฉบไว ใสสะอาด มจดบรการ

อนเทอรเนตฟรแกประชาชน

S5มหนวยงานกลางและคณะกรรมการดาน

เทคโนโลยสารสนเทศทบรหารจดการและบรการ

เทคโนโลยสารสนเทศ

W2กฎระเบยบปฏบตไมเออตอการน าเอาเทคโนโลย

สารสนเทศมาใชในการปฏบตงาน

W3ส านกงานเขตไมมแผนแมบทเทคโนโลย

สารสนเทศเปนของตนเองทสามารถใชปฏบตไดจรง

W4สดสวนงบประมาณดาน IT ของ

กรงเทพมหานครเทยบกบงบประมาณโดยรวม

กรงเทพมหานครอยในระดบต า

W5อปกรณคอมพวเตอรไมทนสมย และมจ านวนไม

เพยงพอ ขาดการวางแผน การบรณาการการใช

ทรพยากรดานอปกรณของหนวยงานใหสามารถใช

ประโยชนไดอยางสงสดและประหยดงบประมาณ

W6คอมพวเตอรบางสวนยงคงใช Softwareทไม

ทนสมย และไมมการปรบเปลยนเมอมเทคโนโลยรน

ใหมๆเขามา

W7มระบบโครงขายลาชาท าใหการใชอนเตอรเนต

ผานโครงขายดงกลาวตองใชเวลานาน และเกด

เหตขดของบอยครงขณะปฏบตงาน

W8ขาดการประสานความรวมมอและบรณาการ

ระหวางหนวยงานเพอการพฒนาเทคโนโลย

สารสนเทศของกรงเทพมหานครในภาพรวม

W9ความลาชาในการปรบปรงระบบสารสนเทศ ตาม

กระบวนการท างานและนโยบายทเปลยนไป

W10ขาดแนวทางปฏบตทเปนมาตรฐานเดยวกนของ

ขอมลและมาตรฐานการเชอมโยงขอมล

24

O

โอกาส (Opportunities)

T

ภยคกคามและอปสรรคส าคญ (Threats)

ปจจยภายนอก

O1 นโยบายและแผนระดบประเทศมการผลกดนให

การบรหารภาครฐและสงเสรม การใหบรการ

ประชาชนดวยเทคโนโลยสารสนเทศ

O2 ผใชบรการมความตองการใชบรการผาน ทาง

ชองทางอเลกทรอนกสมากขน

O3 ประชาชนมโอกาสเขาถงระบบสอสาร ความเรว

สงอยางทวถงและมากขน

O4 ความแพรหลายของอนเทอรเนต และสอสงคม

ออนไลน

T1 ขอจ ากดดานกฎระเบยบทอยนอกเหนออ านาจ

หนาทของกรงเทพมหานคร

T2 ปจจยการเมองมผลตอการจดสรรงบประมาณ

T3 เทคโนโลยมการเปลยนแปลงอยางรวดเรว

TOWS Matrix และแนวทางของกลยทธ

ปจจยภายใน/ปจจยภายนอก

S

จดแขง/ขอไดเปรยบ (Strengths)

S1 ผบรหารระดบสงมนโยบายและแนวคดชดเจน

มวสยทศนการสนบสนนสงเสรมในการใช

เทคโนโลยสารสนเทศ

S2 บคลากรผใชงานมความรพนฐานขนตน ดาน

การใชงานระบบสารสนเทศ

S3 มระบบสารสนเทศพนฐานขนตนทใชส าหรบ

รองรบการปฏบตงานของเจาหนาท

S4 มโครงสรางพนฐานดานระบบโครงขายท

เหมาะสมสนบสนนการปฏบตงาน

W

จดออน/ปญหา (Weaknesses)

W1 ขาดแนวทางการพฒนาบคลากรดาน

เทคโนโลยสารสนเทศ

W2 กฎระเบยบปฏบตไมเออตอการน าเอา

เทคโนโลยสารสนเทศมาใชในการปฏบตงาน

W3 ส านกงานเขตไมมแผนแมบทเทคโนโลย

สารสนเทศเปนของตนเองทสามารถใชปฏบต

ไดจรง

W4 สดสวนงบประมาณดาน IT ของ

กรงเทพมหานครเทยบกบงบประมาณโดยรวม

กรงเทพมหานครอยในระดบต า

25

S5 มหนวยงานกลาง และคณะกรรมการดาน

เทคโนโลยสารสนเทศทบรหารจดการและบรการ

เทคโนโลยสารสนเทศ

W5 อปกรณคอมพวเตอรไมทนสมย และม

จ านวนไมเพยงพอ

W6 คอมพวเตอรบางสวนยงคงใช Softwareท

ไมทนสมย

W7 มระบบโครงขายลาชาท าใหการใช

อนเตอรเนตผานโครงขายดงกลาวตองใช

เวลานาน และเกดเหตขดของบอยครงขณะ

ปฏบตงาน

W8 ขาดการประสานความรวมมอและบรณา

การระหวางหนวยงานของกรงเทพมหานคร

W9 ความลาชาในการปรบปรงระบบ

สารสนเทศ ตามกระบวนการท างานและ

นโยบายทเปลยนไป

W10 ขาดแนวทางปฏบตทเปนมาตรฐาน

เดยวกนของขอมลและมาตรฐานการเชอมโยง

ขอมล

O

โอกาส (Opportunities)

O1 นโยบายและ

แผนระดบประเทศ

มการผลกดนให

การบรหารภาครฐ

และสงเสรม การ

ใหบรการประชาชน

ดวยเทคโนโลย

สารสนเทศ

SO : กลยทธเชงรก 1. สงเสรมการพฒนาระบบสารสนเทศเพอ

บรหารจดการและการวางแผนกลยทธ โดยมผบรหารซงเปนผน าแหงการเปลยนแปลง (Change Agent) เปนผตดสนใจและผลกดนองคกร

2. เพมศกยภาพบคลากรเพอใหใชงานระบบสารสนเทศไดอยางมประสทธภาพ

3. พฒนา/ปรบปรงเทคโนโลยสารสนเทศเพอสนบสนนการปฏบตงานตามกลม

4. สงเสรมนวตกรรมทางความคดเพอสรางวฒนรรมองคกรทรองรบความกาวหนาทางเทคโนโลยสารสนเทศ ผลกดนและสงเสรมวฒนธรรมนวตกรรม

WO : กลยทธเชงแกไข 1. เปลยนแปลงความคด ทศนคต และ

พฤตกรรมของบคลากรเพอใหใชงานระบบสารสนเทศดวยความเตมใจไดอยางมประสทธภาพ

2. สรางมาตรฐานการจดการงานบรการ ITเพมประสทธภาพอปกรณคอมพวเตอร และการบ ารงรกษาดวยกลยทธทางเลอก (Outsource) และผลกดนการสรางพนธมตรรวมและก าหนดมาตรการและตวชวดในการใชงานระบบ

3. สรางแผนปฏบตทรองรบการ

เปลยนแปลงเทคโนโลยสารสนเทศ ท

26

O2 ผใชบรการม

ความตองการใช

บรการผาน ทาง

ชองทาง

อเลกทรอนกสมาก

ขน

O3 ประชาชนม

โอกาสเขาถง

ระบบสอสาร

ความเรวสงอยาง

ทวถงและมากขน

O4 ความ

แพรหลายของ

อนเทอรเนต และ

สอสงคมออนไลน

ตอเนอง ครอบคลม บรณาการ

เชอมโยง ยงยน

4. ก าหนดมาตรฐานขอมล (Data standard) การเชอมโยงขอมล การพฒนาระบบสารสนเทศ และบรณาการระบบสารสนเทศ

T

ภยคกคามและอปสรรคส าคญ

(Threats)

T1 ขอจ ากดดาน

กฎระเบยบทอย

นอกเหนออ านาจ

หนาทของ

กรงเทพมหานคร

T2 ปจจยการเมอง

ST : กลยทธเชงปองกน 1. ผลกดนใหมการปรบเปลยนกระบวนการ

ท างาน เพอนไปสการแกไขระเบยบและแนวทางปฏบต

2. ผลกดนใหการพฒนาเทคโนโลยสารสนเทศเปนตวชวดระดบองคกร

3. ก าหนดมาตรฐานเทคโนโลยสารสนเทศ

WT : กลยทธเชงรบ 1. สรางการเปดรบเทคโนโลย

สารสนเทศใหแกบคลากร TAM

2. ปรบปรงการบรหารจดการและปรบ

กระบวนการท างาน โดยใชหลกการ

บรหารจดการสมยใหม (Modern

Management)

3. ผลกดนใหมการจดท าแผนแมบท

เทคโนโลยสารสนเทศของ

กรงเทพมหานครอยางตอเนองและ

เปนตวชวดระดบองคกร

27

มผลตอการจดสรร

งบประมาณ

T3 เทคโนโลยม

การเปลยนแปลง

อยางรวดเรว

4. ผลกดนแนวทางการบรหารแนวทางการท างานภายในองคกรเพอท าใหเกดการนยาม ความรขององคกรขน และท าการรวบรวม, สราง, และกระจายความรขององคกร ไปใหทวทงองคกรเพอใหเกดการตอยอดของความร, น าความรไปใชใหเกดประโยชน รวมถงกอใหเกดวฒนธรรมแหงการเรยนรภายในองคกรขน (Knowledge Management)

28

Strategy

ดานยทธศาสตร

กลยทธท 1 สงเสรมการพฒนาระบบสารสนเทศเพอบรหารจดการและการวางแผนกลยทธ โดยมผบรหารซงเปนผน าแหงการเปลยนแปลง (Change Agent) เปนผตดสนใจและผลกดนองคกร กลยทธท 2 สงเสรมนวตกรรมทางความคด เพอสรางวฒนรรมองคกรทรองรบความกาวหนาทางเทคโนโลยสารสนเทศ ผลกดนและสงเสรมวฒนธรรมนวตกรรม กลยทธท 3 ผลกดนแนวทางการบรหารแนวทางการท างานภายในองคกรเพอท าใหเกดการนยาม ความรขององคกรขน และท าการรวบรวม สราง และกระจายความรขององคกร ไปใหทวทงองคกรเพอใหเกดการตอยอดของความร น าความรไปใชใหเกดประโยชน รวมถงกอใหเกดวฒนธรรมแหงการเรยนรภายในองคกรขน (Knowledge Management)

ดานบคลากร

กลยทธท 4 เพมศกยภาพบคลากรเพอใหใชงานระบบสารสนเทศไดอยางมประสทธภาพ กลยทธท 5 สรางการเปดรบเทคโนโลยสารสนเทศใหแกบคลากร เปลยนแปลงความคด ทศนคต และพฤตกรรมของบคลากรเพอใหใชงานระบบสารสนเทศดวยความเตมใจ

ดานการปฏบตงาน

กลยทธท6 พฒนา/ปรบปรงเทคโนโลยสารสนเทศเพอสนบสนนการปฏบตงานตามกลม สรางมาตรฐานการจดการงานบรการ IT เพมประสทธภาพอปกรณคอมพวเตอร และการบ ารงรกษาดวยกลยทธทางเลอก (Outsource) กลยทธท 7 ผลกดนใหมการปรบปรงการบรหารจดการและปรบเปลยนกระบวนการท างานโดยใชหลกการบรหารจดการสมยใหม (Modern Management) เพอไปสการแกไขระเบยบและแนวทางปฏบต กลยทธท 8 ก าหนดมาตรฐานขอมล (Data standard) การเชอมโยงขอมล การพฒนาระบบสารสนเทศ และบรณาการระบบสารสนเทศ

29

บทท 3

ทางเลอกในการพฒนาโครงการหรอระบบ

หนวยงาน/องคกร/โปรแกรมทเลอกมาเปนคเปรยบเทยบ

1. โครงการส านกงานสเขยว (Green Office)

2. รายงานผลการด าเนนงานการจดสรรงบประมาณสนบสนนการใชงาน ICTดานการบรหารจดการและ

การใชงานระบบสานกงานอเลกทรอนกส (e-office)

3. โปรแกรมระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

โครงการส านกงานสเขยว (Green Office)10

ชอโครงการ โครงการส านกงานสเขยว (Green Office)

ลกษณะกจกรรม สรางแนวทางปฏบตอยางเปนระบบและมมาตรฐานภายในส านกงานทสงผลกระทบตอ

สงแวดลอมนอยทสด โดยการใชทรพยากรและพลงงานอยางรคณคา ม แนวทางในการจดการของเสยอย างม

ประสทธภาพ รวมไปถงการเลอกใช วสด อปกรณ เครองใชส านกงานทเปนมตรกบสงแวดลอม และทส าคญ

จะตองปลอยกาซเรอนกระจกออกมาในปรมาณต า รเรมโดยกรมสงเสรมคณภาพสงแวดลอม กระทรวง

ทรพยากรธรรมชาตและสงแวดลอม รวมกบ คณะสงแวดลอมและทรพยากรศาสตร มหาวทยาลยมหดล

หนวยงาน องคการบรหารการพฒนาพนทพเศษเพอการทองเทยวอยางยงยน (องคการมหาชน)

กลมเปาหมาย / ผเขารวมโครงการ บคลากรภายในส านกงานองคการบรหารการพฒนาพนทพเศษเพอการ

ทองเทยวอยางยงยน (องคการมหาชน)

วตถประสงคของโครงการ

1. ลดคาใชจายในส านกงาน จากการใชทรพยากร พลงงานอยางคมคาและมประสทธภาพ

2. มการจดการสงแวดลอมทดตอสขภาพของพนกงาน

3. สรางการสอสารและการมสวนรวมภายในองคกร

4. เปนการยกระดบมาตรฐานส านกงานใหเปนมตรกบสงแวดลอมมากขน

5. ชวยลดปรมาณการปลอยกาซเรอนกระจก เปนสวนหนงในการชวยลดโลกรอน 10

กรมสงเสรมคณภาพสงแวดลอม. (2560). โครงการส านกงานสเขยว (GREEN OFFICE) ป 2560. สบคนวนท 24 กรกฎาคม 2560. Web site: http://www.deqp.go.th/

กมปนาท ภกดกล. ฐตธร บญเรอง. เพญพรรณ พงษสายนต. สยาม อรณศรมรกต. (2560). มาตรฐานสานกงานทเปนมตรกบสงแวดลอม (Green Office Standard) สบคนวนท 24 กรกฎาคม 2560. Web site: http://www.deqp.go.th/

30

แนวทางการพฒนาโครงการตามยทธศาสตร

โครงการส านกงานสเขยวเปนโครงการดานสงแวดลอมทครอบคลมไปถงการประหยดงบประมาณและ

ความสะดวกในการด าเนนงานซงเปนประโยชนตอองคกร โดยใชเทคโนโลยสารสนเทศและใชความรแบบ

บรณาการ ซงมกระบวนการด าเนนงานทมความสอดคลองกบโครงการของคณะผจดท าในสวนของการพฒนา

บคลากรและเทคโนโลยสารสนเทศ ดงนนโครงการนจงสามารถเปนตวอยางและแนวทางใหแกโครงการของ

คณะผจดท าได

สรปผลการด าเนนงาน

บคลากรภายในองคกรสามารถปรบเปลยนพฤตกรรมใหสอดคลองกบแนวทางปฏบตตามโครงการได

เปนอยางด เปนบคลากรทใสใจตอสงแวดลอมสวนรวม และเปนประชาชนทมคณภาพสามารถปฏบตและ

เผยแพรความรดานสงแวดลอมใหกบบคคลใกลชดได สงผลใหองคกรสามารถลดรายจายไดมากพอสมควรและ

ใชทรพยากรขององคกรไดอยางคมคามากยงขน ประกอบกบการใชเทคโนโลยสารสนเทศท าใหการท างาน

ด าเนนการไดสะดวกรวดเรวและมประสทธภาพ ดวยเหตนท าใหอพท.ไดรบรางวลจากคณะกรรมการโครงการ

ส านกงานสเขยว

เหตผลทเลอกอพท. ประการแรกเพราะเปนหนวยงานทอยในสงกดส านกนายกมความใกลชดกบ

หนวยงานราชการจงมความนาเชอถอและความใกลเคยงกบกระบวนงานทางราชการเชนส านกงานเขต

พอสมควร แตในขณะเดยวกนกมความยดหยนกวาราชการเพอรองรบการท างานทตองการความคลองตวใน

การด าเนนการเรองตางๆ จงท าใหในบางครงหนวยงานประเภทนสามารถด าเนนการหรอพฒนาองคกรไดเรว

กวาสวนทเปนราชการ เหมาะสมทจะศกษาและน าแนวทางทประสบความส าเรจมาประยกตใชกบหนวยงาน

ราชการ ประการตอมา โครงการนมขนตอนการด าเนนงานทชดเจนและครบวงจร กลาวคอมขนตอนในการ

ด าเนนงานอยางละเอยดและครอบคลมในทกๆดานของสงแวดลอมในหนวยงาน ยกตวอยางเชน กระดาษ

พลงงาน ไฟฟา กาซเรอนกระจก ของเสย อปกรณภายในหนวยงาน เปนตน ครอบคลมไปจนถงรายละเอยด

เกณฑการประเมนและพจารณารางวลใหแกหนวยงานทเขารวม ซงแนวทางในทนหนวยงานตองน าไปปรบใช

กบองคกรของตนเองใหเหมาะสม โครงงานของขาพเจาสามารถน ามาปรบใชและพฒนาได ไดน

1. ความรวมมอภายในองคกรเนองมาจากความมงมนตงใจของผบรหาร พฤตกรรมองคกรบางอยางอาจ

ไมสามารถปรบเปลยนไดโดยการออกค าสงเทานน หากแตเปนการทผน าองคกรมความเขมแขงและ

ปฏบตเปนตวอยางใหแกพนกงานหรอลกนอง

2. เทคโนโลยสารสนเทศทใชในการปฏบตงาน ไดแก ระบบสารบรรณอเลกทรอน กสทลงรบและสง

เอกสารตางๆผานระบบออนไลนรวมไปถงการรบสงขอมลผานอเมล ท าใหประหยดเชอเพลงในการ

เดนทาง ประหยดทรพยากรกระดาษซงทงสองอยางทกลาวมาตางตองใชงบประมาณทงสน

31

จดเดนทสามารถน ามาประยกตใชกบโครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

ภายในส านกงานเขตพระโขนงได มดงตอไปน

1. ความรวมมอภายในองคกร

2. เทคโนโลยสารสนเทศทใชในการปฏบตงาน ไดแก ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสและอเมล

รายงานผลการดาเนนงานการจดสรรงบประมาณสนบสนนการใชงาน ICTดานการบรหารจดการและ

การใชงานระบบสานกงานอเลกทรอนกส (e-office)11

ชอโครงการ รายงานผลการด าเนนงานการจดสรรงบประมาณสนบสนนการใชงาน ICTดานการบรหารจดการ

และการใชงานระบบสานกงานอเลกทรอนกส (e-office)

ลกษณะกจกรรม ตามท ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐานไดมนโยบายใหส านกงานเขตพนท

การศกษาพจารณาด าเนนการประกาศจดตงศนยเทคโนโลยสารสนเทศเพอการศกษา (เปนการภายใน) เพอ

รบผดชอบภารกจงาน ดานเทคโนโลยเพอการศกษาในสานกงานเขตพนทการศกษา และในปงบประมาณ พ.ศ.

2557 ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน ไดจดสรรงบประมาณพรอมโอนเงนตามบญชจดสรรโอน

เงนงบประมาณใหส านกงานเขตพนทการศกษา ส านกงานเขตพนทการศกษามธยมศกษา เขต 19 ด าเนนการ

พฒนา ICT เพอการบรหารจดการเพอใหการด าเนนการบรหารจดการดานเทคโนโลยสารสนเทศของส านกงาน

เขตพนทการศกษามธยมศกษา เขต19 เปนไปตามเปาหมายทสานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน

ก าหนดไว สานกงานเขตพนทการศกษามธยมศกษา เขต 19 จงไดจดทาโครงการนขน

หนวยงาน ศนยเทคโนโลยสารสนเทศเพอการศกษา สพม.19

กลมเปาหมาย / ผเขารวมโครงการ บคลากรภายในสานกงานเขตพนทการศกษามธยมศกษา เขต 19

วตถประสงคของโครงการ

1. บ ารงรกษาเครองคอมพวเตอรและอปกรณตอพวงของส านกงานเขตพนทการศกษาใหใชงานไดอยางม

ประสทธภาพ

2. จดอบรม สมมนาดานการใช ICT เพอการบรหารใหกบบคลากรในสานกงานเขตพนทการศกษา และ

สถานศกษาในสงกดเกยวกบการใชงานระบบสานกงานอเลกทรอนกส (OBEC e-office) ในสวนของ

11

กมปนาท ภกดกล. ฐตธร บญเรอง. เพญพรรณ พงษสายนต. สยาม อรณศรมรกต. (2560). มาตรฐานสานกงานทเปนมตรกบสงแวดลอม (Green Office Standard) สบคนวนท 24 กรกฎาคม 2560. Web site: http://www.deqp.go.th/

32

ระบบงานสารบรรณ และระบบงานครภณฑ และระบบงานพสด ในการบารงรกษา แจงซอม และ

อนๆ ใหเปนไปตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ. 2535 และทแกไขเพมเตม ขอ

151 – 161 เรองการควบคมและจ าหนายพสดได

3. ตดตามสนบสนน และชวยเหลอโรงเรยนในสงกด ตามโครงการจดหาระบบคอมพวเตอรและเครอขาย

อนเตอรเนตความเรวสงเพอการศกษา

แนวทางการพฒนาโครงการตามยทธศาสตร

โครงการนเปนโครงการทเนนอธบายขนตอนในการใชระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกสภายใน

หนวยงาน การจดอบรมผปฏบต และขนตอนการประเมน ทมความสอดคลองกบยทศาสตรโครงการของคณะ

ผจดท าทจดท าขนมาเพอด าเนนการเกยวกบระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายในหนวยงาน อนประกอบไป

ดวยขนตอนการปฏบตงาน การจดอบรมตลอดไปจนถงการประเมนการใชงาน

สรปผลการด าเนนงาน

จากแบบสอบถามส ารวจผเขารวมอบรมการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกสพบว าผตอบ

แบบสอบถามเปนผบรหาร จ านวน 14 คน คดเปนรอยละ 15.90 เปนครจ านวน 66 คน คดเปนรอยละ 75.00

เปนบคลากรทางการศกษา จ านวน 8 คน คดเปนรอยละ 75.00 รวมทงสน 88 คน คดเปนรอยละ 100.00

33

ตารางแสดง คาเฉลยของความคดเหนเกยวกบความพงพอใจในการดาเนนโครงการอบรมเชงปฏบตการ

ขยายผลโปรแกรม e-office สพฐ.

แปลความหมาย จากตารางขางตน ผตอบแบบสอบถามมความพงพอใจเกยวกบการจดโครงการอบรมเชง

ปฏบตปฏบตการขยายผลโปรแกรม e-office สพฐ. เฉลยรวมอยในระดบมาก (3.78) เมอพจารณาเปนรายขอ

พบวามความพงพอใจอยในระดบมาก 15 ขอ เรยงตามลาดบความเฉลยสงสด 3 ขอ ไดแก

1) สถานทสะอาดและมความเหมาะสม (4.47)

2) ความพรอมของอปกรณโสตทศนปกรณ (4.39)

3) อาหาร เครองดม มความเหมาะสม (4.24)

1) คมอในการใชงานมความชดเจนเขาใจงาย (3.44)

ความคดเหนอยในระดบนอย จานวน 1 ขอ ไดแก

1) ความรความเขาใจในเรองน กอนอบรม (2.44)

รวมถงมขอเสนอแนะทเปนประโยชนในการพฒนาปรบปรงส าหรบการอบรมในครงตอไปหรอเปน

ประโยชนแกหนวยงานอนๆทประสงคจะจดท าโครงการจดอบรมการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

ยกตวอยางเชน อยากไดคมอระบบงานครภณฑและวสด ควรมการวางแผนการอบรมใหดกอน เชน ให Admin

34

สารบรรณ พสด มาตางวนทอบรมกนระยะเวลาอบรมยาวนานยดเยอเกนไป อยากไดไฟล PowerPoint,

Vedioสอน และเอกสารการอบรม ส าหรบโรงเรยน เปนตน

โครงงานของคณะผจดท าสามารถน ามาปรบใชและพฒนาได ดงน

1. ขนตอนในการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส รายงานนไดใหรายละเอยดขนตอนการปฏบตงานได

ดและละเอยดพอสมควร

2. รายละเอยดดานงบประมาณในการจดอบรมทมการด าเนนงานจรง

3. ขอมลจากแบบสอบถามทเปนประโยชนตอการวเคราะหเพอจดอบรมในครงตอไป โดยเฉพาะ

ขอเสนอแนะจากผเขารวมทเปนประโยชนอยางยง

จดเดนทสามารถน ามาประยกตใชกบโครงการโครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกสภายในส านกงานเขตพระโขนงได มดงตอไปน

1. ขนตอนในการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

2. รายละเอยดดานงบประมาณ

3. ขอมลจากแบบสอบถาม

โปรแกรมระบบสารบรรณอเลกทรอนกส12

ชอโปรแกรม ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

ลกษณะการใชงาน ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสใชลงรบจดเกบเอกสาร เขาระบบ และสามารถสงตอเพอลง

นามในเอกสาร หรอสงเขาระบบหนงสอเวยน มระบบลงนามรบทราบในเอกสารและในระบบแบบออนไลน ซง

รองรบระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณพ.ศ.2526 และ2548 ใชงานในล กษณะ Web

Application ไมตองตดตงโปรแกรม ทสามารถรองรบการปฏบตงานของผใชงานไดพรอมๆกน โดยไมจ ากด

บญชผใช นอกจากนยงสามารถก าหนดสทธการใชงานของผบญชผใชได

ประเภทการจดเกบเอกสาร

1. ทะเบยน หนงสอภายนอก ระบบการรบ - สงหนงสอภายนอก

12

ศนยเทคโนโลยสารสนเทศเพอการศกษา สพม.19. (2557). รายงานผลการดาเนนงานการจดสรรงบประมาณสนบสนนการใชงาน ICT ดานการบรหาร จดการและการใชงานระบบสานกงานอเลกทรอนกส (e-office). สบคนวนท 27 กรกฎาคม 2560. Web site: http://www.chon1.go.th/

35

1. การรบหนงสอจากหนวยงานภายนอก เจาหนาทฝายสารบรรณสามารถลงทะเบยนรบหนงสอเขาส

ระบบ

2. เจาหนาทฝายสารบรรณสามารถท าการตรวจสอบ คนหา ตดตามและออกรายงานทะเบยนสรปใน

ลกษณะ ตาง ๆ เชน รายงานสรปทะเบยนรบหนงสอจากภายนอก ในแตละชวงวน เวลา

3. ตองสามารถลงทะเบยนรบขอมลพนฐานของหนงสอภายนอก เพอใชเปนดชนการสบคน (Index)

ออกเลข ทะเบยนรบใหโดยอตโนมต

4. สามารถบนทกวนท เวลา และชอเจาหนาททปฏบตงาน เกยวกบการรบหนงสอจากภายนอกใหโดย

อตโนมต

5. รองรบการแนบไฟลขอมล PDF

6. สามารถท าเครองหมายพมพขอความในเอกสารอเลกทรอนกส

7. การเกบประวตในการแกไข Version Document Control และ ผแกไข ลงนามไวทกขนตอน

8. การสงหนงสอออกภายนอก ผใชท าการบนทกขอมลทะเบยน หนงสอออกสระบบคอมพวเตอร โดย

ระบบ สามารถออกเลขหนงสอออกภายนอกโดยอตโนมต

9. การสงหนงสอออกภายนอกผใชสามารถท าการตรวจสอบ, คนหา ตดตาม และออกรายงาน

ทะเบยนสรปใน ลกษณะตาง ๆ

10. สามารถลงทะเบยนขอมลพนฐานของหนงสอภายนอกเพอใชเปนดชนการสบคน (Index)

สามารถออกเลข หนงสอออกภายนอกใหโดยอตโนมต

11. สามารถบนทกวนท เวลา และชอเจาหนาท ทปฏบตงาน เกยวกบการสงหนงสอจากภายนอกให

โดย อตโนมต

12. รองรบการแนบไฟลขอมล เชน PDF

13. เกบประวตในการแกไข Version Control และ ผแกไข ลงนามไวทกขนตอน

2.ทะเบยนหนงสอภายใน ระบบการรบ-สงหนงสอภายใน

1. สามารถสรางทะเบยน รบสง หนงสอภายใน เพอสงระหวางหนวยงานภายในหนวยงาน

2. เจาหนาทผดแลเอกสารสารบรรณ และ เจาหนาทธรการแตละสวนงาน สามารถลงทะเบยนรบ

หนงสอเขาส ระบบคอมพวเตอร

3. สามารถออกทะเบยนสงภายในไดโดยอตโนมต

4. เจาหนาทสามารถตรวจสอบ คนหา ตดตาม รวมทงระบบสามารถออกรายงานตาง ๆ เชน รายงาน

สรป ทะเบยนสงหนงสอจากภายใน ในแตละชวงเวลา เปนตน

5. สามารถลงทะเบยนสงภายใน โดยขอมลพนฐานของหนงสอเพอใชเปนดชนการสบคน (Index)

36

6. สามารถออกเลขทะเบยนสงหนงสอภายใน ใหโดยอตโนมต รองรบการแนบ PDF

7. ระบบสามารถท าการสงตอหนงสอไปยง แผนกอน หรอ บคคลอน ได โดยสามารถสงตอโดยระบ

ต าแหนง กลม หรอชอผรบหนงสอ โดยผใชสามารถท าการเซนรบหนงสอได

8. สามารถบนทกหนงสอเขาสระบบ โดยการสแกน หรอไฟลเอกสารแนบ เพอใชในการอางอง

9. สามารถบนทกวนท เวลา และชอเจาหนาททปฏบตงาน เกยวกบการรบหนงสอจากภายในโดย

อตโนมต

10. สามารถออกรายงานสรปการรบหนงสอภายในได

3.หนงสอประทบตรา : บนทกขอมล สงเพอลงนาม สงเขาระบบหนงสอเวยน สงเขาระบบเกบเอกสารใน

ฐานขอมล

4.หนงสอสงการ 3 ประเภท : ค าสง,ระเบยบ,ขอบงคบ : บนทกขอมล

5.หนงสอประชาสมพนธ 3 ประเภท : ประกาศ , แถลงการณ , ขาว : บนทกขอมล สงเพอลงนาม สงเขาระบบ

หนงสอเวยน สงเขาระบบเกบเอกสารในฐานขอมล

6.หนงสอหลกฐาน : หนงสอรบรอง , รายงานการประชม , บนทก , หนงสออน : บนทกขอมล สงเพอลงนาม

สง เขาระบบหนงสอเวยน สงเขาระบบเกบเอกสารในฐานขอมล

7.หนงสอเวยน : บนทกขอมล สงเพอลงนาม สงเขาระบบหนงสอเวยน สงเขาระบบเกบเอกสารในฐานขอมล

8.เอกสารนอกเหนอจากประเภทหลก

วตถประสงคของโครงการ

1. เพอเปนระบบสารบรรณอเลกทรอนกสทรบสงเอกสารภายในหนวยงาน

2. เพอเปนระบบชวยเหลองานธรการสารบรรณของหนวยงานระดบผปฏบตการ

3. เพอจดเกบเอกสารทมททจ านวนมากใหงายตอการคนหา

4. ลดงบประมาณกระดาษและหมกพมพราคาสงในระดบผปฏบตการ

37

ตวอยางการท างานของโปรแกรม

38

39

แนวทางการพฒนาโครงการตามยทธศาสตร

โปรแกรมนเปนโปรแกรมทคณะผจดท ายกตวอยางขนมาเพอเปนแนวทางในการน ามาปฏบต เพราะ

โปรแกรมนสามารถน ามาปฏบตไดจรงในหนวยงาน และลกษณะการใชงานของโปรแกรมนสามารถชวยแกไข

ปญหาภายในหนวยงานได เปรยบเสมอนเครองมอส าคญทจะบรรลวตถประสงคของโครงการ

สรปผลการด าเนนงาน

สถานต ารวจภธรบานหน จงหวดขอนแกนไดน าโปรแกรมนไปใช ผลปรากฏวาเจาหนาทระดบผ

ปฏบตการสามารถใชงานไดดและมความพอใจในการใชงาน นอกจากนยงพบสถานต ารวจลดงบประมาณคา

กระดาษและหมกพมพไปได 50,000บาท ตอป

จดเดนทสามารถน ามาประยกตใชกบโครงการโครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกสภายในส านกงานเขตพระโขนงได มดงตอไปน

1. โปรแกรมนมลกษณะการใชงานทครอบคลมกระบวนงานของการรบและสงหนงสอราชการรปแบบ

อเลกทรอนกส โดยเฉพาะการเกบเอกสารทสามารถเรยกดได

2. มคมอการใชงานทละเอยดพอสมควร

3. การใชงานไมซบซอนมากนก

40

เครองมอ

41

Sociology Beyond Societies : Mobilities for the twenty-first century

ตามในหนงสอ Sociology Beyond Societies : Mobilities for the twenty -first century

ไดพดถงการเปลยนแปลงของสงคมทเปนพลวตร ขอมลขาวสารมการไหลอยตลอดเวลา ตามการเปลยนแปลง

ของเทคโนโลย โดยจะหยบยกมามทงหมด2ประเดนดวยกน ประเดนแรกทยกมาคอเรองเวลาและสถานท

อยางทเรารกนวาเทคโนโลยสมยใหมท าใหระยะทางและเวลาถกหดใหสนลง ซงแนวคดเชนนสนบสนนระบบ

สารบรรณอเลกทรอนกส เพราะระบบสารบรรณอเลกทรอนกสนจะท าใหลดระยะเวลาและการเดนทางลงจาก

แตเดม ซงจะเชอมโยงกบลกษณะการใชงานระบบทเปนออนไลนหรอการลงนามเอกสารทไมตองสมผสกบตว

เอกสารจรงเหมอนแตกอน เชอมโยงมาจนถงประเดนท2 เรองการรบรและจนตนาการถงสถานการณทเราไม

เคยรบรมากอน แตสามารถรบรถงสถานการณนนได ยกตวอยางเชนการรายงานสถานการณตางๆใหผบรหาร

ทราบ ระบบนสามารถสงรายงานเปนลายลกษณอกษรตามแบบแผนราชการ ไมเพยงแคสงขอความผานแอพล

เคชนและแนบรปไปเทานน เสมอนเปนการลดระยะเวลาในการออกเอกสารราชการลง

กอนหนาทเทคโนโลยตางๆจะถกประดษฐคดคนและพฒนามากาวไกลจนถงทกวนน มนษยจะม

ปฏสมพนธกบมนษยดวยกนเปนสวนมาก จะกระท าการใดๆตองยดตดกบสถานทและเวลาทแนนอน หากเรา

อย ณ สถานททหนงแลวเราไมสามารถจนตนาการหรอรบรถงสถานการณในอกทหนงไดในเวลาเดยวกน ตอง

เดนทางไปยงสถานทจรงเทานน แตเมอเวลาผานไปนวตกรรมถกผลตขน ท าใหเกดปรากฏการณโลกาภวตน

เวลาและสถานทไมเปนขอจ ากดอกตอไป เราสามารถรบรเรองราวตางๆภายนอกทอยหางออกไปแสนไกลไดใน

ชวงเวลาเดยวกนกบทเราอย ณ ทของเรา

อยางทเราทราบกนวาสงคมสมยใหมนเปนสงคมดจตอล กลาวคอเปนสงคมทมการไหลของขอมล

ขาวสารทรวดเรวมากไมค านงถงเวลาและสถานท เราสามารถด าเนนกจกรรมตางๆไมวาเราจะอยทใดบนโลก

หรอเวลาใดกตาม จงไมนาแปลกใจวาเหตใดภาระงานของเจาหนาทในหนวยงานตางๆจงเพมมากขน แตใน

ขณะเดยวกนกมเทคโลโนยหลายอยางทสามารถชวยอ านวยความสะดวกในการท างานใหกบเจาหนาทได

ปจจบนหลายหนวยงานเรงปรบตวใหทนกบยคสมยทเปลยนแปลงไป จากแตเดมทมนษยจะมปฏสมพนธกบ

มนษยดวยกนเปนสวนมาก แตในปจจบนมนษยตองมปฏสมสมพนธกนสงตางๆดวย ยกตวอยางเชน ระบบ

เครองมอสอสาร เทคโนโลยตาง เปนตน13 ซงถกเชอมตอเขาดวยกนโดยอนเตอรเนต ตราบใดทโลกไมหยดหมน

หนวยงานจงตองเรยนรและปรบตวใหเหมาะสมกบบรบทางสงคมทก าลงเผชญอยอยางมประสทธภาพ

13 Urry, John. Sociology Beyond Societies : Mobilities for the twenty-first century. London: Routledge, 2000.

42

ทฤษฎการยอมรบเทคโนโลย (Technology Acceptance Model : TAM)14

ทฤษฎการยอมรบเทคโนโลยเปนทฤษฎถกพฒนาโดย Fred D. Davis เปนองคความรทขยายมาจาก

ทฤษฎการกระท าดวยเหตผล Theory of Reason Action (TRA) ทกลาวถงการกระท าของบคคลวาสามารถ

ท านายไดจากความเชอ ทศนคต และความตงใจทจะกระท าพฤตกรรมนนๆของบคคล กลาวคอทศนคตนนจะม

ผลตอการกระท า บคคลเชอวาเมอกระท าพฤตกรรมใดๆจะไดรบผล ซงสดทายแลวผลของการตงใจทจะกระท า

จะสงผลใหเกดพฤตกรรมนนๆ เพราะฉะนนหากตองการจะใหผใชมพฤตกรรมมาใชเทคโนโลย จะตองท าให

ผใชยอมรบเทคโนโลยเสยกอน ซงสามารถอธบายตามแบบจ าลองไดดงน

รปภาพจาก www.digi.library.tu ac.th

จะเหนไดวาบคคลจะมทศนคตตอสงใดขนอยกบวาเขารบรกบสงนนอยางไร ดงเชนในแบบจ าลองจง

ไดก าหนดปจจยการรบร 2 ประการ ประการแรกคอ การรบรวามประโยชน ซงหมายถงระดบความเชอของ

ผใชทเชอวาหากใชเทคโนโลยแลวจะท าใหประสทธภาพในการท างานดยงขน ประการทสองคอ การรบรวางาย

ตอการใชงาน เปนระดบความเชอของผใชอกเชนกนวา เทคโนโลยทจะใชนนจะตองงายตอการใชงาน

ซงหากเราสามารถก าหนดปจจยการรบรของผใช ทงในเรองของการรบรวามประโยชน และการรบร

วางายตอการใชงานใหเปนไปตามทเราหวงไวได เขากจะมทศนคตทเปนไปในทศทางทดกบการใชเทคโนโลย

จนท าใหเขาเกดความตงใจทจะใชงานเนองจากไดรบรจากสงนนๆวาถาเขาท าแลวมนจะดขน งายขน กจะท า

ใหเขาอยากใชงาน และไดใชในทสด

14

นพมาศ เสยมไหม. (2554). การศกษาการยอมรบในการใชเทคโนโลยสารสนเทศ e-Government (G2E) ของขาราชการระดบปฏบตการ กรณศกษา : ส านกปลดกระทรวงมหาดไทย กบ ส านกปลดกระทรวงเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร. สบคนวนท 27 กรกฎาคม 2560. Web site: http://www.chon1.go.th/

การรบรวามประโยชน

ตวแปรภายนอก

การรบรวางายตอการใช

ทศนคตในการใชงาน ความตงใจ การใชงานระบบจรง

43

ดงนนโครงการอบรมดงกลาวหากตองการจะเปลยนพฤตกรรมของผปฏบตงานมาใชเทคโนโลย

สารสนเทศในการปฏบตงานกตองท าใหเขามทศนคตทดตอการใชงาน โดยเราตองท าใหผใชเหลานนไดเหน

และรบรวาการใชเทคโนโลยนนมนดกวาอยางไร และงายสะดวกกวาอยางไร ผานกจกรรมการอบรมดงน

- เปดวดทศนใหดวาระบบทปฏบตงานกอนๆทใชเปนอยางไร พบปญหาอะไร เชนคลปเจาหนาทเดน

เวยนหนงสอไปแตละฝายวากวาจะไปครบทกฝายตองใชเวลานานเทาไหร ใชแรงกายไปเทาไหร ใช

ทรพยากร(กระดาษ)ไปมากขนาดไหน แถมงานทท าคางไวกตองหยดไวกอนเพอไปเดนเวยนเอกสาร

กอน

- จากนนวทยากรน าเสนอเปนคลปวดโอแนะน าระบบสารบรรณอเลกทรอนกสวาคออะไร มมาเพอตอบ

โจทยปญหาอะไร แลวอธบายถงขนตอนเบองตนในการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกสดงกลาว

พรอมทงตอดวยการใหเจาหนาทแตละคนลองปฏบตไปดวยเลยหลงจากรบชมคลปจบ โดยท าทละ

ขนตอนและมวทยากรและผชวยคอยตรวจดใหความชวยเหลอผเขาอบรมแตละทาน (เปนการใชตว

แปรภายนอกเขามาใหผใชเกดการยอมรบวาของใหมดกวาของเกาอยางไร และชวยท าใหพวกเขารสก

วางายตอการใชงานถาคอยๆเรมจากการปฏบตไปแตละขนตอน)

- หรอท าเปนกจกรรม work shop group think ใหเจาหนาทธรการแตละฝายจดกลมรวมกนแลว

ชวยกนคดวาวธการเวยนหนงสอทท าอยมขอดขอเสยอะไรบาง แลวรสกยงไงกบการท างานโดยวธนน

แลวใหแตละกลมเขยนมา จากนนเอามาแลกเปลยนกนเรยนรจากการน าเสนอรวม ทกคนกจะไดรทง

ขอดขอเสยทแตละคนคดเกยวกบวธการเวยนหนงสอแบบเดมๆทใชกนอย

- วทยากรน ากระดาษเหลานนทผเขาอบรมเขยนถงขอดขอเสยแลวมาดวาขอดขอไหนทระบบยง

สามารถตอบสนองไดอย และขอเสยขอไหนททางระบบสามารถแกไขปญหานนได โดยชใหดแตละขอ

จากนนวทยากรน าเสนอเปนคลปวดโอแนะน าระบบสารบรรณอเลกทรอนกสวาคออะไร มมาเพอตอบ

โจทยปญหาอะไร แลวอธบายถงขนตอนเบองตนในการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกสดงกลาว

พรอมทงตอดวยการใหเจาหนาทแตละคนลองปฏบตไปดวยเลยหลงจากรบชมคลปจบ โดยท าทละ

ขนตอนและมวทยากรและผชวยคอยตรวจดใหความชวยเหลอผเขาอบรมแตละทาน (เปนการใชตว

แปรภายนอกเขามาใหผใชเกดการยอมรบวาของใหมดกวาของเกาอยางไร และชวยท าใหพวกเขารสก

วางายตอการใชงานถาคอยๆเรมจากการปฏบตไปแตละขนตอน)

44

ทฤษฎล าดบขนของการเปลยนแปลง (Stage of Change Theory)15

รปภาพจาก http://sheacademy.in.th

ขนแรก Pre-Contemplation

เปนขนทคนไขยงไมพรอมส าหรบการปรบเปลยนพฤตกรรม และอาจจะยงไมเหนวาพฤตกรรมทท าอย

เปนปญหาดวย เปรยบเสมอนกบ บคลากรในส านกงานเขต ทมกรอบระเบยบปฏบตทางราชการทเขมงวด เนน

เรองรปแบบและวธการทถกตองแมนย าเปนส าคญ ท าใหมกละเลยประสทธภาพและประสทธผล รวมไปถง

ความประหยดในการท างาน บคลากรราชการเลยรสกวา เมอกฎระเบยบละแนวทางทไดรบการเรยนรงานกน

มาเปนทอดๆ จากรนสรน ใชเอกสารทเปนตวกระดาษมาโดยตลอด และกผานมาหลายชวงอายคน จงท าให

มองวาไมใชปญหาอะไร เปนกจวตรทเคยชนและปฏบตกนมาอยแลว

ขนท 2 Contemplation

เปนขนทคนไขรบรถงปญหาทเกด และคดวานาจะปรบเปลยนพฤตกรรม แตยงคงไมเรมปรบ

พฤตกรรมใดๆ ส าหรบส านกงานเขตพระโขนง เรมจากการทผรบผดชอบโครงการไปสอบถามเกยวกบ

กระบวนการท างานเดมของบคลากร วามปญหาอยางไรบาง กระตนใหบคลากรตระหนกวา จรงๆแลวสงท

ตนเองท าตามๆกนมาอยางเคยชนนน มนไมใชทางเลอกทดทสด แตมนมวธทดกวานน นนคอการน าเอา

เทคโนโลยสารสนเทศเขามาชวยจดการกระบวนการท างาน เมอบคลากรเรมตระหนกถงปญหา คดวาจะดกวา

15

ฐนต วนจจะกล. (2559). ทฤษฎล าดบขนของการเปลยนแปลง (Stage of Change Theory). สบคนวนท 25 กรกฎาคม 2560. Website: http://sheacademy.in.th/

45

ถาตนปรบเปลยนพฤตกรรม แตทงนยงไมเลยปรบ อาจเปนเพราะปจจยแวดลอมหลายประการ เชน

กฎระเบยบราชการความยงยากของอปกรณอเลกทรอนกส และแรงจงใจภายในตวบคคลเอง เปนตน

ขนท 3 Preparation

เปนขนทคนไขเรมวางแผนการปรบเปลยนพฤตกรรม เรมตงเปาหมาย เตรยมพรอมส าหรบการ

ปรบเปลยน ส าหรบส านกงานเขตพระโขนง เรมมการวางแผนปรบเปลยน เนองจากส านกงานเขตมแผนทจะ

พฒนาระบบสารบรรณอเลกทรอนกสอยแลว ดงนนการจะใหบคลากรเรมปรบเปลยนพฤตกรรมตามแผน จง

ตองมการเผยแพรและอธบายท าความเขาใจเกยวกบหลกการและความส าคญในการจ าเปนจะตองมเทคโนโลย

สารสนเทศเขามาชวยจดการ โดยเฉพาะการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ผบรหารจ าตองถายทอด

วสยทศนดจตอลใหกบบคลากรทกคนในองคกร เพอใหมเปาหมายเดยวกน และสามารถขบเคลอนใหองคกร

บรรลวสยทศนนนไดในทสด นอกจากการท าความเขาใจและถายทอดแผนแลว ยงตองมการเตรยมความพรอม

กอนการปฏบตงาน โดยมการใหความรเกยวกบกระบวนการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกสทงหมด อก

ทงการฝกปฏบตจรงกบอปกรณอเลกทรอนกสเพอสรางความเคยชน และบคลากรทผานการฝกอบรมสามารถ

น าความรไปถายทอดตอใหกบบคลากรคนอนๆได

ขนท 4 Action

เปนขนทคนไขเรมปฏบตตามแผนทวางไวในการปรบเปลยนพฤตกรรม การเรมเปนเรองทยาก แต

หากเรมไดแลว ยอมรกษาใหมนคงอยได ดวยในระยะแรกเรมของการเปลยนแปลงพฤตกรรมจะตองคอยเปน

คอยไป เนองจากบคลากรยงเคยชนกบกระบวนการท างานแบบเดม จงตองคอยๆปรบเปลยนไปทละจด โดย

ทางโครงการของเรากเรมจากกระบวนการธรรมดาทท ากนมาอยางเคยชน นนคอ ระบบสารบรรณ ซงจะตอง

เปลยนเปนระบบสารบรรณในรปแบบอเลกทรอนกสอยางเตมรปแบบ เรมจากการปรบเปลยนการรบรกอน

คอ การรบรวามประโยชน ซงหมายถงระดบความเชอของผใชทเชอวาหากใชเทคโนโลยแลวจะท าให

ประสทธภาพในการท างานดยงขน และประการทสองคอ การรบรวางายตอการใชงาน เปนระดบความเชอของ

ผใชอกเชนกนวา เทคโนโลยทจะใชนนจะตองงายตอการใชงาน และตอมาจงมการปรบเปลยนทศนคตของ

ตนเองตอใชงาน มองเหนประโยชนและความส าคญ รวมสรางสรรคนวตกรรมใหดขน และบอกตอใหบคลากร

คนอนๆใหท าปรบเปลยนทศนคตตาม

46

ขนท 5 Maintenance

เปนขนทคนไขสามารถปฏบตตามแผนทวางไวในการปรบเปลยนพฤตกรรมไดอยางนอย 6 เดอน

แบงระยะการปรบเปลยนพฤตกรรมออกเปน 3 ระยะ

1. 1 เดอนแรก : ตรวจสอบความถกตอง ความเขาใจ การรบรขอมล

2. 6 เดอนถดไป : ประเมนทศนคต ความคด ความรสก

a. เพอสรางความเปนอนหนงอนเดยวกนกบองคกรและรสกผกพนกนองคกร บคลากร

จะตองสรางสรรคนวตกรรมบางอยาง หรอรวมคดและสงมอบอะไรดๆใหกบองคกร ม

การจดประกวดเพอสรางแรงจงใจ มคะแนน ปฏบตตนกลายเปนนสย และท ามนเพราะ

อยากท า และท าเพราะมนดกวาเดมจรงๆ

3. 12 เดอนถดไป : ประเมนพฤตกรรม

a. เคยชนกบพฤตกรรมใหม และ ไมกลบไปมพฤตกรรมเดมอก ประเมนความเสยงการ

กลบไปท าตามความเคยชนเดม

ขนท 6 Relapse

เปนขนตอนทอาจเกดหรอไมกได คอ คนไขกลบไปกระท าพฤตกรรมเดม ผลลพธตองไดเปน

Termination คอ กลายเปนนสย และ ไมกลบไปมพฤตกรรมเดมอก แตถาหากเกดความคลาดเคลอน ผลลพธ

เปน Relapse กลาวคอ ถาหากกลบไปท าพฤตกรรมแบบเดม ตองมกระบวนการแกไข และหากมแนวโนม

ในทางทแยลง จะตองปองกนใหพฤตกรรมมความตอเนอง กระตนแรงจงใจใหมพฤตกรรมนนตอไป

47

บทท 4

แผนปฏบตการในการขบเคลอนโครงการ

โครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายในส านกงานเขตพระโขนง

ตารางแสดงกลยทธ/แผนงาน/กจกรรม/โครงการ/และการด าเนนการ

กลยทธ

แผนงาน/กจกรรม/โครงการ

ด าเนนการในป

60 61 62 63

1. สงเสรมการพฒนาระบบสารสนเทศเพอบรหารจดการและการวางแผนกลยทธ โดยมผบรหารซงเปนผน าแหงการเปลยนแปลง เปนผตดสนใจและผลกดนองคกร

กจกรรมถายทอดวสยทศนทางดานเทคโนโลยจากผบรหารสบคลากรในองคกร (Go to goal)

/

2. สงเสรมนวตกรรมทางความคด เพอสรางวฒนรรมองคกรทรองรบความกาวหนาทางเทคโนโลยสารสนเทศ

กจกรรมยอยนนทนาการ หวขอ "อยากเหนเทคโนโลยอะไรในส านกงานเขตพระโขนง (IT in our dream)" โดยการแบงกลม กลมละ 5 คน ทงหมด 6 กลม รวมกนคดนวตกรรมใหกบส านกงานเขต กลมละ 1 อยาง ใหเวลาคด 10 นาท (ชวงพกรบประทานอาหารวาง) และน าเสนอหนาทประชม กลมละ 5 นาท และใหพเลยง Comment 5 นาท

/

กจกรรมรวมสรางสรรคออกแบบระบบสารบรรณอเลกทรอนกสในฝนของส านกงานเขตพระโขนง (E-Sarabun creative contest)

/

48

กลยทธ

แผนงาน/กจกรรม/โครงการ

ด าเนนการในป

60 61 62 63

3. ผลกดนแนวทางการบรหารแนวทางการท างานภายในองคกรเพอท าใหเกดองคความรและน าความรไปใชประโยชน และสรางวฒนธรรมแหงการเรยนรภายในองคกรขนในทสด

จดท าคมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกสจากองคความรและประสบการณทไดสงสมมาเปนของส านกงานเขตพระโขนง (Knowledge Management)

/

4. เพมศกยภาพบคลากรเพอใหใชงานระบบสารสนเทศไดอยางมประสทธภาพ

กจกรรมฝกอบรมเชงปฏบต เรอง การใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ผาน Training ,Mentoring และ Coaching

/

5. สรางการเปดรบเทคโนโลยสารสนเทศใหแกบคลากร เปลยนแปลงความคด ทศนคต และพฤตกรรมของบคลากรเพอใหใชงานระบบสารสนเทศดวยความเตมใจ

กจกรรมจดประกวดบคลากรดานเทคโนโลยสารสนเทศดเดนและบคลากรทวไปทใชเทคโนโลยไดอยางดเยยม (IT outstanding employee awards)

/

6. พฒนา/ปรบปรงเทคโนโลยสารสนเทศเพอสนบสนนการปฏบตงานตามกลม สรางมาตรฐานการจดการงานบรการ IT เพมประสทธภาพอปกรณคอมพวเตอร และการบ ารงรกษาดวยกลยทธทางเลอก (Outsource)

การปรบปรงคณภาพ Hardware และ Software ใหเปนมาตรฐาน และตรวจสอบสภาพของระบบสารบรรณอเลกทรอนกสเมอใชงานไปแลวครบระยะเวลา 1 เดอน และหลงจากนนกสามารถแจงปญหาและซอมแซมไดแลวแตกรณ โดยม Outsource มาดแลโดยตรง และเจาหนาดแลระบบคอมพวเตอรสามารถดแลระบบเองไดในเบองตน

/

49

กลยทธ

แผนงาน/กจกรรม/โครงการ

ด าเนนการในป

60 61 62 63

7. ผลกดนใหมการปรบปรงการบรหารจดการและปรบเปลยนกระบวนการท างานโดยใชหลกการบรหารจดการสมยใหม (Modern Management) เพอไปสการแกไขระเบยบและแนวทางปฏบต

ตดตง/จดท าระบบสารบรรณอเลกทรอนกสทมการสแกนขอมลลงระบบ และเชอมโยงระหวางฝาย และจดฝกอบรมการใชงานใหกบบคลากร

/

8. ก าหนดมาตรฐานขอมล (Data standard) การเชอมโยงขอมล การพฒนาระบบสารสนเทศ และบรณาการระบบสารสนเทศ

ตดตง/จดท าระบบสารบรรณอเลกทรอนกสทมการสแกนขอมลลงระบบ และเชอมโยงระหวางฝาย

/

มระบบสารบรรณอเลกทรอนกสทมการเชอมโยงระหวางส านกงานเขตทง 50 เขต และเชอมโยงกบส านก/ส านกงานทงหมดในสงกดกรงเทพมหานคร

/

50

โครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายในส านกงานเขตพระโขนง

หลกการ โครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายในส านกงานเขตพระโขนง เปน

โครงการทใชเทคโนโลยสารสนเทศเปนเครองมอเขามาชวยในกระบวนการปฏบตงานภายในส านกงานเขตพระ

โขนง เพอเพมประสทธภาพในการปฏบตงานใหมความรวดเรว สะดวก ประหยดทงเวลาและทรพยากรมากขน

โดยใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสเขามาชวยในการปฏบตงาน

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส16 คอ ระบบงานสารบรรณ ทใชลงรบ จดเกบเอกสารเขาระบบ และ สามารถสงตอเพอลงนามในเอกสาร หรอ สงเขาระบบหนงสอเวยน มระบบลงนามรบทราบในเอกสาร และ ในระบบแบบออนไลน รองรบระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ 2548 ซงท างานในลกษณะ Web Application สามารถรองรบการปฏบตงานของผใชงานไดพรอมๆกนไมจ ากด user ก าหนดสทธการใชงาน แตละเมนได ท างานในลกษณะ Webbase ไมตองตดตงโปรแกรมทเครองผใชงาน โดยจดเกบเอกสารตามประเภท อนไดแก หนงสอภายนอก หนงสอภายในหนงสอประทบตรา หนงสอสงการ หนงสอประชาสมพนธ หนงสอหลกฐาน รายงานการประชม บนทก หนงสออนและหนงสอเวยน

ซงแตเดมส านกงานเขตพระโขนงใชวธการคอเจาหนาทธรการฝายปกครองเปนสวนราชการเดยวในส านกงานทใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสในการรบหนงสอจากภายนอก แลวสงเวยนใหกบแตละฝาย หรอบางฝาย โดยใชวธเขาระบบสารบรรณอเลกทรอนกสลงรบในคอมพวเตอร แลวปรนทเอกสารออกมาเวยนใหกบแตละฝาย โดยแตละฝายจะมเจาหนาทธรการท าหนาทเซนลายมอลงรบหนงสอ ซงเปนการสนเปลองเวลาและทรพยากรกระดาษทใช ดงนนโครงการนจงถอก าเนด ขนมาโดยหวงจะใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสเปนเครองมอในการจดการกบปญหาดงกลาว โดยตงเปาประสงคไววาทกฝายจะตองใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส และเจาหนาททกสวนราชการ ไมวาจะเปนคณะผบรหาร ขาราชการเจาหนาทผปฏบตงานทกฝายในส านกงานเขตพระโขนง จะตองใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสเปน

เพราะฉะนนโครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายในส านกงานเขต

พระโขนง จงไดมการด าเนนงานทงหมดสองสวนดวยกน สวนแรกคอสวนของการน าโปรแกรมระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกสมาตดตงเพอใชปฏบตงาน และสวนทสองคอการเตรยมความพรอมเจาหนาททงคณะผบรหาร

และขาราชการเจาหนาทผปฏบตงานใหมความรความเขาใจในการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส โดยใน

การพฒนาบคลากรในส านกงานเขต จะตองใหความรในการใชงานระบบดงกลาว อาท ความรเกยวกบเอกสาร

หนงสอราชการ การใช Hardware ททนสมย และนอกจากการการเตรยมความพรอมทางดานการใชงานแลว

ทางดานทศนคตกส าคญเชนเดยวกน บคลากรจะตองเหนความส าคญของการน าเอาเทคโนโลยสารสนเทศมา

16 ThSaraban. (2556). เอกสารแนะน า ระบบสารบรรณอเลก ทรอนกส . สบคนวนท 20 กรกฎาคม 2560. Web site: www.thsaraban.com

51

ปรบปรงกระบวนการท างาน มการเปดรบเทคโนโลยอยางเตมใจ และทส าคญคอมวสยทศนทางดานเทคโนโลย

สารสนเทศไปในทศทางเดยวกน และผลกดนใหระบบสารบรรณอเลกทรอนกสดงกลาวสามารถเกดขนอยาง

ตอเนองจนสามารถพฒนาไปสส านกงานไรกระดาษ (Paperless Office) และทายทสด จะท าใหสามารถ

ผลกดนการใชเทคโนโลยสารสนเทศมาใชปรบปรงกระบวนการอนๆ และเปนตนแบบใหกบส านกงานเขตและ

ส านกในสงกดกรงเทพมหานครอนๆตอไป เพอใหการท างานมประสทธภาพ ผลการปฏบตงานมประสทธผล

และประหยดทรพยากร จนกระทงสามารถเขาสการเปนมหานครอเลกทรอนกส (Digital City) ไดในทสด

วตถประสงค

1. เพอปรบเปลยนกระบวนงานสารบรรณเดมใหเปนระบบสารบรรณอเลกทรอนกส อยางเตมรปแบบ

2. เพอวางโครงสรางพนฐานดานเทคโนโลยสารสนเทศเพอรองรบระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 3. เพอเตรยมความพรอมบคลากรใหรองรบระบบสารบรรณอเลกทรอนกสไดอยางมประสทธภาพ

กลมเปาหมาย

แบงออกเปน 2 ระดบ 1. ผบรหาร 13 คน ไดแก

-ผอ านวยการเขต 1 คน -รองผอ านวยการเขต 2 คน -หวหนาฝาย 10 ฝาย รวมทงหมด 10 คน

2. บคลากรทางดานเทคโนโลยสารสนเทศ 1 คน เจาหนาทธรการ 10 ฝาย รวมทงหมด 10 คน และบคลากรทวไป จาก 10 ฝาย ฝายละ 4 คน จ านวน 40 คน รวมทงหมดจ านวน 51 คน

การด าเนนการ 1. การน าโปรแกรมระบบสารบรรณอเลกทรอนกสมาใชปฏบตงาน

a. ตดตงระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

b. ตดตงอปกรณรองรบการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

c. จดท าคมอการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสเบองตน

d. ตดตามผลการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสในการปฏบตงาน

52

2. การเตรยมความพรอมเจาหนาททงคณะผบรหารและขาราชการเจาหนาทผปฏบตงานใหมความร

ความเขาใจในการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

a. หลกสตรผบรหาร

b. หลกสตรบคลากรดานเทคโนโลยสารสนเทศ เจาหนาทธรการและบคลากรทวไป

ระยะเวลา สวนท 1 การน าโปรแกรมระบบสารบรรณอเลกทรอนกสมาใชปฏบตงาน

ใชระยะเวลา วน วนท 1-7 เดอนพฤศจกายน พ.ศ.2560

สวนท 2 การเตรยมความพรอมเจาหนาท ทงคณะผบรหารและขาราชการเจาหนาทผปฏบตงานใหม

ความรความเขาใจในการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

● หลกสตรผบรหาร 2 วน ตงแตวนท 18-19 เดอนพฤศจกายน พ.ศ.2560

● หลกสตรบคลากรดานเทคโนโลยสารสนเทศ เจาหนาทธรการ และบคลากรทวไป 1 วน

วนท 25 เดอนพฤศจกายน พ.ศ.2560

งบประมาณ17 งบประมาณโครงการทงหมด 223,524 บาท (สองแสนสองหมนสามพนหารอยยสบสบาทถวน) แบงออกเปน 2 สวน ดงน สวนท 1 การน าโปรแกรมระบบสารบรรณอเลกทรอนกสมาใชปฏบตงาน

● ระบบรบ-สงหนงสอภายใน 85,000 บาท

● คาเมาสปากกา ราคาเครองละ 2,590 บาท จ านวน 23 เครอง รวม 59,570 บาท

● คาจดท าคมอเปนลกษณะ แผนพบ ขนาด A3 พบเปน A4 ราคาแผนละ 2.77 บาท จ านวน

200 แผน รวม 554 บาท

รวมงบประมาณในสวนท 1 จ านวน 145,124 บาท (หนงแสนสหมนหาพนหนงรอยยสบสบาทถวน)

17

ส านกมาตรฐานงบประมาณ. (2558). หลกเกณฑ อตราคาใชจาย และแนวทางการพจารณางบประมาณประจ าป. สบคนวนท 30 กรกฎาคม 2560. Web site: http://www.bb.go.th/

53

สวนท 2 การเตรยมความพรอมเจาหนาท ทงคณะผบรหารและขาราชการเจาหนาทผปฏบต

● หลกสตรผบรหาร จ านวน 13 คน

○ คาสมนาคณวทยากร

■ เจาหนาทจากกองพฒนาระบบงานคอมพวเตอร ส านกยทธศาสตรและประเมนผล 2 คน คาสมนาคณ 600 บาท/ชวโมง/คน ระยะเวลา 1 วน วนละ 12 ชวโมง รวม 14,400 บาท

■ วทยากรจาก บรษท อออฟฟศออนไลน จ ากด 2 คน คาสมนาคณ 900 บาท/ชวโมง/คน ระยะเวลา 1 วน วนละ 12 ชวโมง รวม 21,600 บาท

■ พเลยงจากเจาหนาทจากกองพฒนาระบบงานคอมพวเตอรและ

บรษท อออฟฟศออนไลน จ ากด จ านวน 3 คน คาสมนาคณ 300 บาท/วน/คน ระยะเวลา 1 วน รวม 900 บาท

○ คาสถานท

■ หองประชม ชน 4 ส านกเขตพระโขนง - ไมมคาใชจาย-

○ คาอาหาร18

■ อาหารวาง 2 มอ อาหารกลางวน 1 มอ รวมมลคา 400 บาท/คน

ผบรหารจ านวน 13 คน รวม 5,200 บาท

รวมงบประมาณทงหมดตอหลกสตร 42,100 บาท (สหมนสองพนหนงรอยบาทถวน)

● หลกสตรบคลากรดานเทคโนโลยสารสนเทศ เจาหนาทธรการและบคลากรทวไป จ านวน 53 คน

○ คาสมนาคณวทยากร

■ เจาหนาทจากกองพฒนาระบบงานคอมพวเตอร ส านกยทธศาสตรและประเมนผล 1 คน คาสมนาคณ 600 บาท/ชวโมง/คน ระยะเวลา 1 วน วนละ 12 ชวโมง รวม 7,200 บาท

18

กระทรวงการคลง. (2555). ระเบยบกระทรวงการคลง วาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจดงาน และการประชมระหวางประเทศ (ฉบบท 3). สบคนวนท 30 กรกฎาคม 2560. Web site: http://finance.tu.ac.th/

54

■ วทยากรจาก บรษท อออฟฟศออนไลน จ ากด 1 คน คาสมนาคณ 900 บาท/ชวโมง/คน ระยะเวลา 1 วน วนละ 12 ชวโมง รวม 10,800 บาท

■ พเลยงจากเจาหนาทจากกองพฒนาระบบงานคอมพวเตอรและ บรษท อออฟฟศออนไลน จ ากด จ านวน 10 คน คาสมนาคณ 300 บาท/วน/คนระยะเวลา 1 วน รวม 3,000 บาท

○ คาสถานท

■ หองประชม ชน 4 ส านกเขตพระโขนง - ไมมคาใชจาย-

○ คาอาหาร

■ อาหารวาง 2 มอ อาหารกลางวน 1 มอ รวมมลคา 300 บาท/คน จ านวน 51 คน รวม 15,300 บาท

รวมงบประมาณทงหมดตอหลกสตร 36,300 บาท (สามหมนหกพนสามรอยบาทถวน)

ผลทคาดวาจะไดรบ 1. มระบบสารบรรณอเลกทรอนกสไวใชงานอยางเตมรปแบบ 2. มโครงสรางพนฐานดานเทคโนโลยสารสนเทศเพอรองรบระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 3. บคลากรมความพรอมเพอรองรบระบบสารบรรณอเลกทรอนกสไดอยางมประสทธภาพ

55

ก าหนดการ โครงการอบรมเชงบรรยายและปฏบตการ

เรอง “การเตรยมความพรอมระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” หลกสตรผบรหาร จ านวน 13 คน

วน 18-19 พฤศจกายน 2560 เวลา 08.30-16.30 ณ หองประชม ชน 4 ส านกงานเขตพระโขนง

วนเสาร ท 18 พฤศจกายน 2560 กจกรรมโครงการอบรมเชงบรรยายการเตรยมความพรอมฯ หลกสตรผบรหาร (วนท1) หวขอ Digital city : To be digital leadership เวลา 08.30 – 09.00 น. ลงทะเบยนชวงเชา เวลา 09.00 – 11.00 น. การอบรมเชงบรรยาย เรอง “มหานครอเลกทรอนกส (digital City) : The

Electronics Transformation Roadmap ” เวลา 11.00 – 11.15 น. พกรบประทานอาหารวาง เวลา 11.15 – 12.00 น. กจกรรมระดมความคด “อยากเหนส านกงานเขตพระโขนงเตบโตไปในทศทางใด

(Prakanong in our dream)” เวลา 12.00 – 13.00 น. รบประทานอาหารกลางวน เวลา 13.00 – 13.15 น. ลงทะเบยนชวงบาย เวลา 13.15 – 14.30 น. การอบรมเชงบรรยาย เรอง “การสรางนวตกรรมทางความคดและ วฒนธรรมองคกรในยค 4.0 ” เวลา 14.30 – 14.45 น. พกรบประทานอาหารวาง เวลา 14.45 – 16.15 น. การอบรมเชงบรรยาย เรอง “การสรางภาวะผน าดจตอลในยคศตวรรษท 21

(Digital Leadership)”

56

วนอาทตย ท 19 พฤศจกายน 2560 กจกรรมโครงการอบรมเชงปฏบตการการเตรยมความพรอมฯ หลกสตรผบรหาร (วนท2) หวขอ การใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส เวลา 08.30 – 09.00 น. ลงทะเบยนชวงเชา เวลา 09.00 – 10.30 น. การอบรมเชงปฏบตการ เรอง “การสรางหนงสอรบ การเกษยณหนงสอ” เวลา 10.30 – 10.45 น. พกรบประทานอาหารวาง เวลา 10.45 – 12.00 น. การอบรมเชงปฏบตการ เรอง “การสรางหนงสอสง และลงนาม” เวลา 12.00 – 13.00 น. รบประทานอาหารกลางวน ณ เวลา 13.00 – 13.15 น. ลงทะเบยนชวงบาย เวลา 13.15 – 14.30 น. การอบรมเชงปฏบตการ เรอง “การสรางลายเซน ตราประทบ” เวลา 14.30 – 14.45 น. พกรบประทานอาหารวาง เวลา 14.45 – 16.15 น. การอบรมเชงปฏบตการ เรอง “หนงสอเวยน”

57

ก าหนดการ โครงการอบรมเชงบรรยายและปฏบตการ

เรอง “การเตรยมความพรอมระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” หลกสตรบคลากรดานเทคโนโลยสารสนเทศ เจาหนาทธรการและบคลากรทวไป

จ านวน 51 คน วน 25 พฤศจกายน 2560 เวลา 08.30-17.00 ณ หองประชม ชน 4 ส านกงานเขตพระโขนง

วนเสาร ท 25 พฤศจกายน 2560 กจกรรมโครงการอบรมเชงบรรยายการเตรยมความพรอมฯ

เวลา 08.30 – 09.00 น. ลงทะเบยนชวงเชา เวลา 09.00 – 11.00 น. กจกรรมถายทอดวสยทศนทางดานเทคโนโลยจากผบรหารสบคลากรในองคกร

(Go to goal) เวลา 11.00 – 11.15 น. พกรบประทานอาหารวาง เวลา 11.15 – 12.15 น. กจกรรมนนทนาการ หวขอ "อยากเหนเทคโนโลยอะไรในส านกงานเขตพระโขนง

(IT in our dream)" เวลา 12.15 – 12.30 น. ชแจง Timeline กจกรรมทงหมดตาม The Electronics Transformation

Roadmap ของส านกงานเขตพระโขนง เวลา 12.30 – 13.30 น. รบประทานอาหารกลางวน กจกรรมโครงการอบรมปฏบตการการเตรยมความพรอมฯ (แบงเจาหนาทดแลระบบคอมพวเตอรกบบคลากรทวไปแยกกออกจากกน) เวลา 13.30 – 13.45 น. ลงทะเบยนชวงบาย เวลา 13.45 – 14.45 น. การอบรมเชงปฏบตการการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส สวนท 1 เวลา 14.45 – 15.00 น. พกรบประทานอาหารวาง เวลา 15.00 – 16.00 น. การอบรมเชงปฏบตการการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส สวนท 2 เวลา 16.00 – 16.30 น. การอบรมเชงปฏบตการการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส สวนท 3 เวลา 14.45 – 16.15 น. กจกรรมนนทนาการ "ตอบไดดมรางวล (Q&A Station)"

58

คมอการใชงาน

59

คมอการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสเบองตน

ขนตอนการใชงานเบองตน

ทะเบยนคมรบ

1.1 เจาหนาทธรการฝายปกครองทเปนธรการกลาง Log In เขาใชระบบ

1.2 เจาหนาทธรการฝายปกครองลงรบหนงสอตามประเภทของระบบสารบรรณในระบบสาร

บรรณอเลกทรอนกส (หนงสอในรปแบบทเปน file ) ทงนระบบสารบรรณอเลกทรอนกสทใช

งานโดยธรการฝายปกครองทเปนธรการกลาง จะมการเชอมตอกบระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกสกลางท าใหสะดวกตอการลงรบและสงหนงสอภายนอก

รปจาก http://www.thsaraban.com/

รปจาก http://www.e-office.in.th/web2/index.php/4

60

รปจาก https://www.youtube.com/watch?v=RIdtVwWst9U&t=287s

1.3 แจงใหผบงคบบญชาทราบโดยการกดสงไฟลดงกลาวเขาระบบใหกบผบงคบบญชาเปนผรบ

1.4 เมอผบงคบบญชาไดรบไฟลแลวจะท าการลงนามหนงสอ โดยกดเปด file ในบราวเซอร

Acrobat ซงสามารถดาวนโหลดไดฟรจาก https://get.adobe.com/reader/ จากนนใช

เมาสปากกาเซนชอ หรอเขยนขอความเพมลงไปในเอกสารได แลวบนทกไฟล

รปจาก http://www.thsaraban.com/index.php/10-eoffice/8-pdf-pro

61

1.5 จากนนกดสงไฟลดงกลาวกลบไปใหเจาหนาทธรการฝายปกครอง

1.6 เจาหนาทธรการฝายปกครองสงตอไฟลหนงสอดงกลาวไปยงฝายตางๆโดยกดปมสงตอ ทงน

สามารถสงไดทงแบบฝายหนงไปยงอกฝายหนง หรอฝายหนงไปยงฝ ายตางๆกได (ผสง

สามารถตงคากลมผรบ และจดกลมผรบได) โดยระบบจะแสดงสถานะของไฟลหนงสอนนๆ

วาไดมการเปดอานแลวหรอไม หรอเซนชอลงรบแลวหรอไม ในเวลาเทาไหร รวมทงประวต

การสงวาไฟลเอกสารนไดสงไปแลวกสวนราชการ สวนไหนเปดอานหรอลงรบไปแลวบาง

62

รปจาก https://www.youtube.com/watch?v=RIdtVwWst9U&t=287s

1.7 ฝายผรบ เมอมหนงสอเขามาจะมการแจงเตอนขนในระบบ หรอ SMS หรอ E-mail กได

ตามแตผรบจะก าหนดเอง เมอไดรบการแจงเตอนแลวกดเปดไฟลขนมาจะถอวาผรบไดเปด

อานแลวโดยจะขนแจงสถานะในระบบ จากนนผรบคอฝายธรการของสวนราชการในฝายท า

การลงนามหนงสอ ซงสามารถท าไดโดยกดลงรบและใชเมาสปากกาเซนชอลงรบหนงสอใน

web base เลย หรอเปด file ในบราวเซอร Acrobat แลวใชเมาสปากกาเซนชอลงรบ

หนงสอดงกลาว

63

รปจาก https://www.youtube.com/watch?v=RIdtVwWst9U&t=287s

1.8 กระบวนการตอไปผรบอาจสงตอไฟลหนงสอดงกลาวไปยงผรบคนอนๆทเกยวของกบหนงสอ

นนๆได หรอน าไฟลหนงสอนนจดเกบในระบบตอไป

64

รปจาก http://www.thsaraban.com/index.php/10-eoffice/85

ทะเบยนคมสง

1.9 ออกเลขหนงสอสงแบบออนไลน โดยผสงใช Username และ Password ของผสงในการ

Log In ใชงาน จากนนคลกทเมนธรการสง > เลอกประเภทสงหนงสอ > กดปมออกเลขแลว

กรอกขอมล

65

1.10 บนทกขอมลแลวสง หากปลายทางสามารถรบเอกสารในรปแบบไฟลไดกสามารถสง

จากในระบบไดเลย หรอหากปลายทางตองการเอกสารเปนกระดาษ ผสงกสามารถปรน

เอกสารออกมาเปนกระดาษแลวสงไดเชนกน

*หมายเหต : 1) ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสทใชภายในส านกงานเขตพระโขนงนอาจใชไดกบหนงสอ

บางประเภทของงานสารบรรณไดไมครบถวน เชน หนงสอลบทมการสงเขามาในระบบแบบเปนเอกสาร

กระดาษซงเจาหนาทธรการไมสามารถเปดซองแลวสแกนเขาระบบเพอสงตอไปได

2) ในการคมรบโดยใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสทใชภายในส านกงานเขตพระโขนงน จะ

ใชไดกบหนงสอทสงเขาระบบมาทงภายในและภายนอกในรปแบบ file เทานน หรอหากสงเขามาในรปแบบ

เอกสารกระดาษกสามารถน ามาสแกนลงคอมพวเตอรในรปแบบไฟลได แตขนตอนนจะเปนประโยชนกตอเมอ

มการสงเอกสารชดเดยวกนในสวนราชการทมากกวาหนงฝาย

3) ในการคมสงภายนอกโดยใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสทใชภายในส านกงานเขตพระ

โขนง ทงนขนอยกบหนวยงานภายนอกวาสามารถรบเอกสารเปนไฟลไดหรอไมในกรณทเราจะสงเอกสารใน

รปแบบไฟล หากไมไดจงกลบไปใชรปแบบเดม หรอเอกสารหนงสอทเขาระบบมาเปนเอกสารแบบกระดาษ

แลวมการระบใหฝายใดฝายหนงหรอคนใดคนหนงเปนผรบและมการตกลบมาเปนเอกสารกระดาษตามเดม ใน

กรณนไมจ าเปนตองน าเอกสารหนงสอสแกนเขาสระบบเปนไฟลเพราะจะท าใหสนเปลองเนองจากปลายทาง

ตองสงเปนเอกสารกระดาษเชนเดม

66

กระบวนการท างานทางเทคนคในระบบ

● มธรการกลางลงรบหนงสอภายนอกเขามา

● ธรการกลางสง ให หวหนาหนวยงาน และ สงเขา ธรการของแตละฝายงาน

● ธรการแตละฝายงาน ลงรบ เชอมตอกบระบบธรการรบหนงสอภายในของตนเอง เลขรบหนงสอ

อตโนมต

● ธรการกลางทราบเลขรบหนงสอภายในทลงรบของแตละฝายงาน

● แตละฝายงานจะมเมนธรการของตนเอง และ คลงเอกสารของตนเอง user แผนกอนมองไมเหน และ

ระบบรบสงเอกสารภายในฝายงานตนเอง

● แตละฝายงาน มการออกเลขสงหนงสอภายใน และเชอมตอกบธรการกลาง ทสงตอใหฝายอนไป

ด าเนนการได

● ฝายงาน เมอลงรบจะมเลขรบหนงสออตโนมต เชอมตอกบทะเบยนคมหนงสอรบภายในตอไป

● สามารถก าหนดแผนกผบรหาร หรอผมสทธเขาดได สามารถตงคาสทธไดดวย admin

● มระบบเวยนเอกสารกลางทสงไดทงหมดทกคน ทกกอง

● การก าหนดสทธ และก าหนดผปฏบตของระบบสงเอกสาร ก าหนดไดจาก Admin ทการตงคาผปฏบต

และ ก าหนดผมองเหนเมนเฉพาะแตละฝายงาน

● การแจงเตอนจะมระบบแจงเตอนทหวเมน และอเมล ผรบสามารถก าหนดการรบเมลแจงเตอนได

● ก าหนดสทธของ user เฉพาะเจาหนาทธรการทสามารถรบสงหนงสอระหวางฝายงานได

● สามารถมเจาหนาทธรการแตละฝายงาน หรอธรการกลางไดหลายคน ปรบแตงไดตลอดเวลาดวย

admin หนวยงานเอง19

2. ตดตามผลการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสในการปฏบตงาน โดยหลงจากใชระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกส 1 เดอน ท าการเชญเจาหนาทจากบรษท อออฟฟส จ ากด และเจาหนาทจากกอง

คอมพวเตอรมาตรวจเชคสภาพการใชระบบในการปฏบตงานวาพบปญหา

19 บรษท อออฟฟศออนไลน จ ากด. (ม.ป.ป.). Implement รวม Solution ระบบงานเอกสาร สารบรรณ ขององคกร หนวยงาน . เรยกใชเมอ 26 กรกฎาคม 2560 จาก www.e-office.in.th: http://www.e-office.in.th/web2/index.php/4

67

Action Plan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

ตดตอบรษท อออฟฟศออนไลน จากด ใหเขามาตดตง

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

ฝายปกครองทาหนงสอเวยนแจงทกฝายวาจะมการ

เขามาตดตงระบบสารบรรณอเลกทรอนกสใน

สานกงานเขต

เจาหนาทระบบงานคอมพวเตอรประจาสานกงานเขต

พระโขนงกาหนดวนและวางแผนโครงการอบรมการใช

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสแกบคลากร

ฝายปกครองทาหนงสอเวยนแจงเจาหนาทธรการทก

ฝายวาจะมโครงการอบรมการใชระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกสตามวนเวลาทกาหนด

เจาหนาทจากบรษท อออฟฟศออนไลน จากด เขามา

ตดตงระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

กจกรรมโครงการอบรมการเตรยมความพรอมฯ

หลกสตรผบรหาร (วนท 1)

กจกรรมโครงการอบรมการเตรยมความพรอมฯ

หลกสตรผบรหาร (วนท 2)

หลกสตรบคลากรดานเทคโนโลยสารสนเทศ เจาหนาท

ธรการ และบคลากรทวไป

กจกรรมถายทอดความรระหวางบคลากรทผานการ

ฝกอบรมกบบคลากรทไมไดผานการฝกอบรม

แผนการดาเนนงานโครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายในสานกงานเขตพระโขนง

เดอนพฤศจกายนกจกรรม

P

l

a

n

D

o

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

ตรวจสอบสภาพของระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกสเมอใชงานไปแลวครบ

ระยะเวลา 1 เดอน

ตดตามผลการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสใน

การปฏบตงาน ระยะท 1

ประเมนผลการดาเนนโครงการ / สรปการดาเนนงาน

ระยะท 1

C

&

A

กจกรรมเดอนธนวาคม

แผนการดาเนนงานโครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายในสานกงานเขตพระโขนง

ม.ค. ก.พ. ม.ค. เม.ย. พ.ค. ม.ย. ก.ค ส.ค ก.ย. ต.ค. พ.ย. ธ.ค.

กจกรรมรวมสรางสรรคออกแบบระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกสในฝนของสานกงานเขตพระโขนง

(E-Sarabun creative contest)

กจกรรมจดประกวดบคลากรดานเทคโนโลย

สารสนเทศดเดนและบคลากรทวไปทใชเทคโนโลยได

อยางดเยยม (IT outstanding employee awards)

จดทาคมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

จากองคความรและประสบการณทไดสงสมมาเปนของ

สานกงานเขตพระโขนง (Knowledge Management)

ตดตามผลการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสใน

การปฏบตงาน ระยะท 2 (อยางนอย 6 เดอน)

ตดตามผลการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสใน

การปฏบตงาน ระยะท 3 (อยางนอย 12 เดอน)

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสทมการเชอมโยง

ระหวางสานกงานเขตทง 50 เขต และเชอมโยงกบ

สานก/สานกงานทงหมดในสงกดกรงเทพมหานคร

กจกรรมป พ.ศ. 2562 ป พ.ศ. 2563

C

&

A

แผนการดาเนนงานโครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายในสานกงานเขตพระโขนง

ป พ.ศ. 2561

D

o

วน เดอน ป กจกรรมหลก กจกรรมยอย ผลทคาดวาจะไดรบ วธวดผลสาเรจ ผรบผดชอบ

1-พ.ย.-60 ตดตอบรษทอออฟฟศออนไลน จากด ให

เขามาตดตงระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

-สามารถตกลงราคากบทาง

บรษท และกาหนดวนเวลา

เขามาตดตงระบบได

ไดราคาตกลงซอขายทเหมาะสม

และกาหนดวนเวลาทเขามาตดตง

ระบบทแนนอน

เจาหนาทระบบงานคอมพวเตอร

ประจาสานกงานเขตพระโขนง

2-พ.ย.-60

ฝายปกครองทาหนงสอเวยนแจงทกฝาย

วาจะมการเขามาตดตงระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกสในสานกงานเขต

-ทกฝายรบทราบ และให

ความรวมมอ

หนงสอเวยน และเจาหนาท

สามารถมาตดตงระบบในแตละ

ฝายได เจาหนาทธรการฝายปกครอง

3-6 พ.ย. 60

เจาหนาทระบบงานคอมพวเตอรประจา

สานกงานเขตพระโขนงกาหนดวนและ

วางแผนโครงการอบรมการใชระบบสาร

บรรณอเลกทรอนกสแกเจาหนาท

-

สามารถวางแผนโครงการ

ไดตรงตามวตถประสงค

ภายในวนและเวลาท

เหมาะสม

ไดแผนปฏบตการโครงการทม

กจกรรม และวนเวลาทชดเจน เจาหนาทระบบงานคอมพวเตอร

ประจาสานกงานเขตพระโขนง

6-พ.ย.-60

ฝายปกครองทาหนงสอเวยนแจง

เจาหนาทธรการทกฝายวาจะมโครงการ

อบรมการใชระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกสตามวนเวลาทกาหนด

-ทกฝายรบทราบ และให

ความรวมมอ

แตละฝายเซนรบทราบใน

หนงสอเวยน และเจาหนาทท

ไดรบมอบหมายใหความรวมมอ

เขาอบรมโครงการฯ เจาหนาทธรการฝายปกครอง

6-7 พ.ย. 60

เจาหนาทจากบรษท อออฟฟสออนไลน

จากด เขามาตดตงระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกส

เจาหนาทจากบรษทฯ ทาการตดตงระบบ

ในคอมพวเตอรทกเครองของทกฝาย

และตดตงเมาสปากกาสาหรบปฏบตงาน

คกบระบบทงหมด 23 เครองตามท

กาหนดไว รวมถงจดทาคมอการใชงาน

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสเบองตน

แกบคคลากร

มระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกสไวใชงาน

อยางเตมรปแบบ

เครองคอมพวเตอรทกเครองใน

สานกงานเขตมระบบทใชงานได

โดยการตรวจสอบสภาพของ

ระบบเมอใชงานไปแลวครบ

ระยะเวลา 1 เดอน และหลงจาก

นนกสามารถแจงปญหาและ

ซอมแซมไดแลวแตกรณ

เจาหนาทจากบรษท อออฟฟส

ออนไลน จากด

แผนปฏบตการ

วน เดอน ป กจกรรมหลก กจกรรมยอย ผลทคาดวาจะไดรบ วธวดผลสาเรจ ผรบผดชอบ

มหานครอเลกทรอนกส (digital city ) :

The Electronics Transformation

Roadmap

การสรางนวตกรรมทางความคดและ

วฒนธรรมองคกรในยค 4.0 ไดแก

กจกรรมระดมความคด " อยากเหน

สานกงานเขตพระโขนงเตบโตไปในทศทาง

ใด (Prakanong in our dream)

การสรางภาวะผนาดจตอลในยคศตวรรษท

21 (Digital Leadership)

แผนปฏบตการ

18-พ.ย.-60 กจกรรมโครงการอบรมเชง

บรรยายการเตรยมความพรอมฯ

หลกสตรผบรหาร(วนท1)

หวขอ Digital city : To be

digital leadership

ผบรหารมองเหนความสาคญของ

ผลกระทบของเทคโนโลย ม

วสยทศนกวางไกล และถายทอด

วสยทศนตอใหกบบคลากร จน

สามารถนาพาองคกรใหเปนผนา

ดานดจตอลไดอยางยงยน

สานกงานเขตพระโขนงเปน

องคกรตนแบบทางดานการนา

ระบบสารบรรณอเลทรอนกส

มาใชไดอยางเตมรปแบบ และ

สามารถเชอมโยงกบสานก/

สานกงานเขตอนๆไดในอนาคต

รวมถงบคลากรในสานกงาน

เขตสามารถใชงานระบบสาร

บรรณอเลกทรอนกสอยใน

เกณฑด ถง ดมาก

คณะวทยากร

วน เดอน ป กจกรรมหลก กจกรรมยอย ผลทคาดวาจะไดรบ วธวดผลสาเรจ ผรบผดชอบ

การอบรมเชงปฏบตการ เรอง “การสราง

หนงสอรบ การเกษยณหนงสอ”

การอบรมเชงปฏบตการ เรอง “การสราง

หนงสอสง และลงนาม

การอบรมเชงปฏบตการ เรอง “การสราง

ลายเซน ตราประทบ”

การอบรมเชงปฏบตการ เรอง

“หนงสอเวยน”

แผนปฏบตการ

19-พ.ย.-60

ผบรหารสามารถใชงานระบบสาร

บรรณอเลกทรอนกสไดอยางม

ประสทธภาพและใชงานได

ครบถวนทกขนตอน

ผบรหารผานการประเมนการ

ใชงานระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกสอยในเกณฑดมาก

คณะวทยากร

กจกรรมโครงการอบรมเชง

ปฏบตการการเตรยมความพรอม

ฯ หลกสตรผบรหาร (วนท2)

หวขอ การใชงานระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกส

วน เดอน ป กจกรรมหลก กจกรรมยอย ผลทคาดวาจะไดรบ วธวดผลสาเรจ ผรบผดชอบ

กจกรรมถายทอดวสยทศนทางดาน

เทคโนโลยจากผบรหารสบคลากรในองคกร

(Go to goal) ในหวขอ มหานคร

อเลกทรอนกส, การสรางวฒนธรรมองคกร,

การสรางนวตกรรมทางความคด

และแผนพฒนาเทคโนโลยสารสนเทศของ

สานกงานเขตพระโขนง

บคลากรในสานกงานเขต

พระโขนงมวสยทศนดาน

เทคโลยสารสนเทศไปในทศทาง

เดยวกน และสามารถผลกดน

องคกรใหเปนตนแบบทางดาน

การนาระบบสารบรรณอเลทรอ

นกสมาใชไดอยางเตมรปแบบ

สานกงานเขตพระโขนงเปนองคกรตนแบบ

ทางดานการนาระบบสารบรรณอเลทรอนกส

มาใชไดอยางเตมรปแบบ และสามารถ

เชอมโยงกบสานก/สานกงานเขตอนๆไดใน

อนาคต รวมถงบคลากรในสานกงานเขต

สามารถใชงานระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกสอยในเกณฑด ถง ดมาก

คณะวทยากร

กจกรรมนนทนาการ สงเสรมการสราง

นวตกรรมใหกบองคกร ปลกฝงทศนคตทด

ตอเทคโนโลยสารสนเทศ สรางแรงจงใจใน

การทางานดวยเทคโนโลย ผานหวขอ "อยาก

เหนเทคโนโลยอะไรในสานกงานเขตพระ

โขนง (IT in our dream)" โดยการแบงกลม

กลมละ 5 คน ทงหมด 6 กลม รวมกนคด

นวตกรรมใหกบสานกงานเขต กลมละ 1

อยางใหเวลาคด 10 นาท (ชวงพก

รบประทานอาหารวาง) และนาเสนอหนาท

ประชม กลมละ 5 นาท และใหพเลยง

Comment 5 นาท

สงเสรมใหบคลากรมนวตกรรม

ทางความคด เพอสรางวฒนรรม

องคกรทรองรบความกาวหนาทาง

เทคโนโลยสารสนเทศ รวมถง

ปลกฝงทศนคตทดตอเทคโนโลย

สารสนเทศ สรางแรงจงใจในการ

ทางานดวยเทคโนโลย

บคลากรมแรงจงใจและทศนคตทดในการ

นาเอาเทคโนโลยสารสนเทศมาใชในการ

ปฏบตงาน และสามารถใชงานอยางตอเนอง

ไปถงระยะทพฤตกรรมดงกลาวแปรเปลยน

เปนนสยทดในการปฏบตงาน

คณะวทยากร

ชแจง Timeline กจกรรมทงหมดตาม The

Electronics Transformation Roadmap

ของสานกงานเขตพระโขนงคณะวทยากร

แผนปฏบตการ

กจกรรมโครงการอบรมเชงบรรยายการ

เตรยมความพรอมฯ หลกสตรบคลากร

ดานเทคโนโลยสารสนเทศ เจาหนาท

ธรการและบคลากรทวไป

25-พ.ย.-60

วน เดอน ป กจกรรมหลก กจกรรมยอย ผลทคาดวาจะไดรบ วธวดผลสาเรจ ผรบผดชอบ

อบรมการใชงานระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกส รวมถงการดแลและแกไข

เบองตน เมอระบบมความขดของ (สวนท 1)

บคลากรมศกยภาพในการใชงาน

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสได

อยางมประสทธภาพ และ

สามารถดแลระบบเองไดใน

เบองตน

บคลากรมศกยภาพในการใชงานระบบสาร

บรรณอเลกทรอนกสอยในเกณฑ ด ถงดมาก

คณะวทยากร

อบรมการใชงานระบบ E-Training (ใชคมอ

การฝกอบรมออนไลน)เพอสอนงานบคลกร

ทวไปในองคการ (สวนท 2)

บคลากรทไมไดรบการฝกอบรม

ไดรบการถายทอดงานครบถวน

กระบวนการเหมอนกบบคลากร

ทผานการฝกอบรม

บคลากรทไดรบการถายทอดความรจาก

เพอนรวมงานมศกยภาพในการใชงานระบบ

สารบรรณอเลกทรอนกสอยในเกณฑ ด ถงด

มากคณะวทยากร

สรางแรงจงใจสาหรบบคลากรสายงาน

เทคโนโลยสารสนเทศโดยตรง ทงดาน

Career Path และ Career Goal (สวนท 3)

เจาหนาดแลระบบคอมพวเตอร

มแรงจงในการพฒนาตนเองให

สามารถเตบโตในสายงานของ

ตนเองไดอยางเตมความสามารถคณะวทยากร

กจกรรมโครงการอบรมเชงปฏบตการ

การเตรยมความพรอมฯ หลกสตร

บคลากรดานเทคโนโลยสารสนเทศ

เจาหนาทธรการและบคลากรทวไป

(สาหรบเจาหนาดแลระบบ

คอมพวเตอรประจาสานกงานเขตพระ

โขนง)

แผนปฏบตการ

25-พ.ย.-60

วน เดอน ป กจกรรมหลก กจกรรมยอย ผลทคาดวาจะไดรบ วธวดผลสาเรจ ผรบผดชอบ

อบรมการใชงานระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกส โดยมหวขอตอไปน :

ทะเบยนคมรบ ทะเบยนคมสง และ

กระบวนการทางานทางเทคนคในระบบ

(สวนท 1)

บคลากรมศกยภาพในการใชงาน

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสได

อยางมประสทธภาพ

บคลากรมศกยภาพในการใชงานระบบสาร

บรรณอเลกทรอนกสอยในเกณฑ ด ถงดมาก

คณะวทยากร

อบรมการสอนงานโดยระบบ Mentoring

และ การ Coaching จากบคลากรกอง

พฒนาระบบคอมฯ และการสอนงานของ

เพอนรวมงานกนเองอยางไมเปนทางการ

โดยการจบกลมกนสอน ตวแทนทผานการ

ฝกอบรม 1 คน ตอ เพอนรวมงานทไมไดรบ

การฝกอบรม 3 คน (สวนท 2)

บคลากรทไมไดรบการฝก

อบรมไดรบการถายทอดงาน

ครบถวนกระบวนการเหมอน

กบบคลากรทผานการฝกอบรม

บคลากรทไดรบการถายทอดความรจาก

เพอนรวมงานมศกยภาพในการ

ใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกสอยใน

เกณฑ ด ถง ดมาก

คณะวทยากร

กจกรรมนนทนาการ "ตอบไดดมรางวล

(Q&A Station)" โดยการผลดกนถามตอบ

ระหวางวทยากรกบผฝกอบรม ทงขอสงสย

เกยวกบการใชงานระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกสและทดสอบความเขาใจของ

ผเขารวมอบรม

บคลากรทผานการฝกอบรมม

ความเขาใจในการใชงานระบบ

สารบรรณอเลกทรอนกส

อยางแทจรง และวทยากรได

ทราบและเขาใจผฝกอบรมมาก

ยงขน

จดบนทกเปนลายลกษณ

อกษรเพอนาไปใชในการ

ปรบปรงกระบวนการฝก

อบรมในรนตอไป

คณะวทยากร

แผนปฏบตการ

25-พ.ย.-60

กจกรรมโครงการอบรมเชงปฏบตการ

การเตรยมความพรอมฯ หลกสตร

บคลากรดานเทคโนโลยสารสนเทศ

เจาหนาทธรการและบคลากรทวไป

(สาหรบเจาหนาทธรการและบคลากร

ทวไป )

77

แบบประเมนโครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายในส านกงานเขตพระโขนง

การน าโปรแกรมระบบสารบรรณอเลกทรอนกสมาใชปฏบตงานภายในส านกงานเขตพระโขนง

วตถประสงค ระดบความพงพอใจ ดมาก (5) ด (4) ปานกลาง (3) พอใช (2) ปรบปรง (1)

มระบบสารบรรณอเลกทรอนกสใชอยางทวถง

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสมความเสถยร ไมขดของในการใชงาน

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสมหลกการท างานทครบครนเหมอนกบระบบรบ-สงหนงสอทวไปดงเดม

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสมการใชงานทงาย ไมยงยากซบซอน

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสชวยใหทานสามารถปฏบตงานรบ-สงหนงสอไดเรวขน

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสชวยใหทานสามารถปฏบตงานรบ-สงหนงสอไดสะดวกมากขน

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสชวยประหยดการใชกระดาษในการรบ-สงหนงสอ หรอเวยนหนงสอ

*หมายเหต : การประเมนผลไดรบคะแนนเกน 50% จากการประเมนในเกณฑ "ด" เปนตนไปถอวาโครงการประสบความส าเรจ

78

แบบประเมนโครงการเตรยมความพรอมสการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสภายในส านกงานเขตพระโขนง

โครงการอบรมเชงปฏบตการ เรอง “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส”

วตถประสงค ระดบความคดเหน เหนดวยอยางยง

(5) เหนดวยมาก

(4) เหนดวย

(3) ไมเหนดวย

(2) ไมเหนดวยอยางยง

(1) ทานมองเหนความส าคญของผลกระทบของเทคโนโลยตอการปฏบตงาน

ทานไดรบความร และเขาใจเกยวกบระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

ทานรบทราบ และเขาใจถงกระบวนการขนตอนการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสในการปฏบตงาน

ทานคดวามความจ าเปนทจะตองน าระบบสารบรรณอเลกทรอนกสเขามาใชในการปฏบตงานภายในส านกงานเขต

ทานสามารถใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสในการปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพ

ทานสามารถถายทอดความรเกยวกบระบบสารบรรณอเลกทรอนกสใหกบบคคลากรคนอนๆได

ทานคดวาระบบสารบรรณอเลกทรอนกสสามารถใชงานตอเนองในระยะยาวได

หมายเหต : การประเมนผลไดรบคะแนนเกน 50% จากการประเมนในเกณฑ "เหนดวยมาก" เปนตนไปถอวาโครงการประสบความส าเรจ

79

บทท 5

ขอเสนอแนะ และแนวทางการพฒนาโครงการ

ขอเสนอแนะ และแนวทางการพฒนาโครงการ

1. งบประมาณ

เนองจากงบประมาณของส านกงานเขตมจ านวนจ ากด การลงทนในโครงการทมงบประมาณคอนขาง

สงยอมมความเสยงวาโครงการดงกลาวจะสามารถท าใหบรรลตามวตถประสงคไดจรงๆหรอไม และตองท าให

ส านกงานเขตไดรบประโยชนมากทสด แตทงนถงแมวางบประมาณโครงการจะสง แตคมคาตอการลงทน

เนองจากถามองในระยะยาว โครงการจะท าใหส านกงานลดปรมาณทรพยากรกระดาษไดในอนาคต และถา

หากเจาหนาทดแลระบบคอมพวเตอรสามารถเตบโตไปในสายงานอาชพของตนไดอยางสดความสามารถ จน

สามารถออกแบบ,สรางโปรแกรมขนมาใชงานได และดแลระบบสารบรรณอเลกทรอนกสไดดวยตนเอง อาจ

เปนการสรางเทคโนโลยสารสนเทศแกส านกงานเขตพระโขนงในระยะยาว และลดคาใชจายในการซอมบ ารง

รวมถงอาจสรางรายไดใหกบส านกงานเขตไดจากการสรางโปรแกรมตนแบบมาเพอกระจายใหกบส านก/

ส านกงานอนๆในสงกดกรงเทพมหานครตอไป

2. บคลากร

บคลากรถอเปนทรพยากรทส าคญอยางมากในการพฒนาองคกร ซงตองยอมรบวาในภาครฐและ

ขาราชการในสงกดกรงเทพมหานครเอง กเปนบคคลในชวงวย Generation Baby Boomers20 เกดระหวาง

พ.ศ. 2468 - 2507 ซงจะท างานแบบเคารพกฎเกณฑ กตกา มความอดทน ใหความส าคญกบระดบความ

อาวโส เนนการท างานหนกและการทมเทใหกบการท างาน และ Generation X (Extraordinary

Generation) เกดระหวาง พ.ศ. 2508 - 2524 เปนกลมคนทไมเนนทมเทใหกบการท างานทงหมด แตจะเนน

ใหความส าคญทงเรองงานและเรองครอบครว การท างานเนนการท างานคนเดยว ไมคอยชอบพงพาใคร แตกม

ความคดทเปดกวาง พรอมรบฟงค าแนะน าเพอปรบปรงและพฒนาการท างานของตนเอง และอกสองวยทก าลง

จะเขามาเปนคลนลกใหมในวงการราชการ กคอ Generation Y21 และ Z ซงสวนใหญมแบบฉบบเปนของ

ตวเอง คดเรว ท าเรว ปรบปรงเรว ชอบความทาทาย มวถชวตททนสมย นยมสอสารผานเทคโนโลยทกาวล ายค

20 vimonmass. (2015). การปรบตวในการท างานแบบสงคมหลาย Gen. สบคนวนท 5 สงหาคม 2560. Website : https://th.jobsdb.com/ 21 ศรนนท กตตสขสถต. (2553). ระบบราชการไทย กบ ประชากร Generation Y: แลวเราจะดงดดเขาไดอยางไร?. สบคนวนท 5 สงหาคม 2560.

Website : http://www.popterms.mahidol.ac.th/

80

จากทงหมด 4 Generation ทกลาวมาขางตน สะทอนปญหาการพฒนาองคกรทตองอาศยทรพยากร

มนษยเปนหลก 3 ประการดวยกน ประการแรก การเปนคนรนเกา (ชวง Generation Baby Boomers และ

X) จะยดตดกบกรอบกตการาชการ จนท าใหเคยชนกบการท างานในรปแบบเดมทไมไดน าเอาเทคโนโลย

สารสนเทศมาใชปรบปรงกระบวนงานเทาทควร ประการทสอง การเปนคนรนใหม (ชวง Generation Y และ

Z) กจะท าใหตวเขาเองไมเลอกท างานในสายราชการ เพราะความเปนราชการไมไดสะทอนตวตนของคน

เหลานออกมา หรอถาเขาสราชการ กจะกลายเปนคนหวรน ไมรบฟง และแปลกแยกในองคกร จนท าใหเกด

ประการสดทาย นนคอ ชองวางระหวางวยเกดขน ท าใหในการท างานอาจตองใชเวลาในการปรบตวเขาหากน

ระหวางคน 4 วย และทส าคญคอตองมการเรยนรงานกนมากกวา ท าความเขาใจกนมากกวาการทคนวย

เดยวกนคยกน

หากโครงการนสามารถเกดขนไดจรง Generation อาจเปนอปสรรคอยางหนงทเกดขน ดงนน

ผจดท าโครงการจงขอเสนอแนะแนวทางแกไข 3 ประการ เพอชวยแกปญหาเรองชองวางระหวางวย และ

ปญหาการท างานของแตละชวงอาย ดงตอไปน ประการแรก ควรเปลยนทศนคตใหมเกยวกบคนรนใหม แทนท

จะมองวา เดก Gen Y-Z เปนพวกหวรน ไมรบฟง ไมอดทน แตควรเปลยนเปนการน าขอดของคนรนใหมมาใช

ปรบปรงกระบวนการท างาน ทงในเรองความคดสรางสรรค ความกลาคด กลาท า และเปนแนวคดททนสมย

ตอบโจทย

ยคดตตอลและยคทเตมไปดวยเทคโนโลยสารสนเทศในปจจบน ดงนนจงควรมการดงดดบณฑต Gen Y-Z

ทมศกยภาพสงใหเขาสระบบราชการมากขน เพอเขามาเปนเชอเพลงชนด ในการจดประกายนวตกรรมใหมๆ

ใหกบองคกร ประการทสอง คนรนเกาทง Baby Boomers และ X กตองยอมรบความคดเหนของคนรนใหม

เชนเดยวกน แนนอนวาไมมใครแกเกนเรยน คนรนเกากเชนเดยวกน กยงคงเปนคนรนเกาทสามารถพฒนา

ตนเองใหตามยคสมยได ซงถาหากทงคนรนเกาและคนรนใหม รวมมอกนปรบตว กจะเกดประการสดทาย นน

คอ การสรางการเรยนรระหวางกน คนรนเกาถายทอดความรและประสบการณแกคนรนใหม คนรนใหมก

ถายทอดความคดสรางสรรค นวตกรรม และเทคโนโลยใหกบคนรนเกา ถาลดชองวาง และประสานรวมมอกน

ระหวางวยแลว องคกรจะสามารถไปสวสยทศนทวางไวและท าใหองคกรราชการสามารถเปลยนแปลง

วฒนธรรมองคกรไดในทสด

3. กฎ/ระเบยบทางราชการ

เนองจากรปแบบองคกรทยงคงเปนระบบราชการ ยอมมกฎ/ระเบยบและแบบแผนทางราชการเขามา

ครอบการท างานไวอยางหลกเลยงมได ดงนนการจะท าใหส านกงานเขตสามารถเปลยนรปแบบของหนงสอ

ราชการทงหมดทเปนกระดาษ ใหอยในรปแบบของไฟล จะตองมการปรบกฎระเบยบราชการใหสอดคลองกน

81

ไปดวย ตามทระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘22 กไดมการแกไข

เพมเตมระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ เพอใหเหมาะสมกบสภาวการณใน

ปจจบนสอดคลองกบการบรหารราชการแนวทางใหมทมงเนนผลสมฤทธ ความคมคา และการลดขนตอนการ

ปฏบตงาน สมควรวางระบบงานสารบรรณใหเปนการด าเนนงานทมระบบ มความรวดเรว มประสทธภาพ และ

ลดความซ าซอนในการปฏบตราชการ แตทงนถงแมจะมกฎระเบยบทเออในการท างานแลว แตในทางปฏบต

จรง กไมไดสามารถน าเทคดนโลยสารสนเทศมาใชในกระบวนการท างานไดอยางเตมท อนเนองมาจากความ

เคยชน และความยงยากในการปรบตวภายในตวบคลากรเอง หรออาจมาจากการทหนวยงานราชการไมไดน า

กฎ/ระเบยบดงกลาวมาปฏบตและตอยอดใหทนสมยตามการเปลยนแปลงของเทคโนโลย

4. การเชอมโยงและประสานงาน

เนองจากโครงการนเปนเพยงโครงการน ารองทน าระบบสารบรรณอเลกทรอนกสมาใชภายใน

ส านกงานเขตเทานน ท าใหยงมจดออนอยทการเชอมโยงกบหนวยงานภายนอก แนวทางการพฒนาโครงการ

ในอนาคตจงควรมการบรณาการระบบเขาดวยกนระหวางส านกงานเขตกบส านกงานเขต ส านกงานเขตกบ

ส านกในสงกดกรงเทพมหานคร ใหสามารถใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสทสามารถเชอมโยงถงกนไดเลย

ในทกไฟลขอมล เพอประหยดเวลาในการสง-รบหนงสอของพนกงานขบรถทตองไปรบ-สงหนงสอตามส านก/

ส านกงานตางๆ อกทงถาระบบสารบรรณอเลกทรอนกสสามารถเชอมโยงระหวางภายในและภายนอกไดทก

ภาคสวน จะสามารถท าใหส านกงานลดปรมาณการใชกระดาษลงไปได และเขาสการเปนส านกงานไรกระดาษ

ในทสด (Paperless Office)

5. การประเมนผลโครงการ

เนองจากการประเมนโครงการมเพยงแบบประเมนระบบและระดบความคดเหนในการใชงานระบบ

สารบรรณอเลกทรอนกสของบคลากรเทานน ซงหากตองการใหโครงการสามารถบรรลวตถประสงคและเกด

ประสทธผลสงสดแกบคลากร จงควรมแบบทดสอบความรเกยวกบการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เพอวดผลความรของบคลากรออกมาเปนคะแนน เพอทดสอบความร ความจ า ในการใชงานระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกส

22

ส านกนายกรฐมนตร. (2548). ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548. สบคนวนท 30 กรกฎาคม 2560. Web site :http://home.dsd.go.th/

82

บรรณานกรม

กรมสงเสรมคณภาพสงแวดลอม. (2560). โครงการส านกงานสเขยว (GREEN OFFICE) ป 2560.

สบคนวนท 24 กรกฎาคม 2560. Web site: http://www.deqp.go.th/

กระทรวงการคลง. (2555). ระเบยบกระทรวงการคลง วาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจดงาน และการประชมระหวางประเทศ (ฉบบท 3). สบคนวนท 30 กรกฎาคม 2560. Web site: http://finance.tu.ac.th/

กรงเทพมหานคร. (ม.ป.ป.). เรยกใชเมอ 30 กรกฎาคม 2560 จาก www.bangkok.go.th: http://www.bangkok.go.th/main/index.php?&l=th

กองควบคมระบบคอมพวเตอร. (2545). หนงสอเวยนกรงเทพมหานคร. เขาถงไดจาก: http://circular.bangkok.go.th/ (วนทสบคนขอมล: 20 กรกฎคม 2560).

กมปนาท ภกดกล. ฐตธร บญเรอง. เพญพรรณ พงษสายนต. สยาม อรณศรมรกต. (2560). มาตรฐาน

ส านกงานทเปนมตรกบสงแวดลอม (Green Office Standard) สบคนวนท 24 กรกฎาคม 2560.

Website: http://www.deqp.go.th/

ฐนต วนจจะกล. (2559). ทฤษฎล าดบขนของการเปลยนแปลง (Stage of Change Theory). สบคนวนท 25 กรกฎาคม 2560. Website: http://sheacademy.in.th/

นพมาศ เสยมไหม. (2554). การศกษาการยอมรบในการใชเทคโนโลยสารสนเทศ e-Government (G2E) ของขาราชการระดบปฏบตการ กรณศกษา : ส านกปลดกระทรวงมหาดไทย กบ ส านกปลดกระทรวงเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร. สบคนวนท 27 กรกฎาคม 2560. Web site: http://www.chon1.go.th/

บรษท อออฟฟศออนไลน จ ากด. (2554). การออกเลขสงหนงสอ. เรยกใชเมอ 2 สงหาคม 2560 จาก www.thsaraban.com: http://www.thsaraban.com/index.php/send

บรษท อออฟฟศออนไลน จ ากด. (2554). ระบบสงเอกสาร Eoffice หนงสอเวยน. เรยกใชเมอ 1 สงหาคม 2560 จาก www.thsaraban.com: http://www.thsaraban.com/index.php/10-eoffice

83

บรษท อออฟฟศออนไลน จ ากด. (2554). ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส. เรยกใชเมอ 30 กรกฎาคม 2560 จาก http://www.thsaraban.com/: http://www.thsaraban.com/ บรษท อออฟฟศออนไลน จ ากด. (ม.ป.ป.). Implement รวม Solution ระบบงานเอกสาร สารบรรณ ของ

องคกร หนวยงาน . เรยกใชเมอ 26 กรกฎาคม 2560 จาก www.e-office.in.th: http://www.e-office.in.th/web2/index.php/4

แผนพฒนากรงเทพมหานคร 20 ป ระยะท 2. (ม.ป.ป.). เรยกใชเมอ 22 กรกฎาคม 2560 จาก http://203.155.220.230/bmainfo/docs/plans/1.2developmentPlan20year_Round_2_2556-2560.pdf

รศ.ศล บรรจงจตร. (ม.ป.ป.). แผนแมบทเทคโนโลยสารสนเทศกรงเทพมหานคร ระยะ 4 ป พ.ศ.2556 - 2559. เรยกใชเมอ 22 กรกฎาคม 2560 จาก www.bangkok.go.th: http://www.bangkok.go.th/upload/user/00000079/News/kpi/ict/1.pdf

ศรนนท กตตสขสถต. (2553). ระบบราชการไทย กบ ประชากร Generation Y: แลวเราจะดงดดเขาได อยางไร?. สบคนวนท 5 สงหาคม 2560. Website : http://www.popterms.mahidol.ac.th/

ศนยเทคโนโลยสารสนเทศเพอการศกษา สพม.19. (2557). รายงานผลการดาเนนงานการจดสรร

งบประมาณสนบสนนการใชงาน ICT ดานการบรหารจดการและการใชงานระบบสานกงาน

อเลกทรอนกส (e-office). สบคนวนท 27 กรกฎาคม 2560. Web site:

http://www.chon1.go.th/

ส านกนายกรฐมนตร. (2548). ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548. สบคนวนท 30 กรกฎาคม 2560. Web site :http://home.dsd.go.th/

ส านกมาตรฐานงบประมาณ. (2558). หลกเกณฑ อตราคาใชจาย และแนวทางการพจารณางบประมาณ ประจ าป. สบคนวนท 30 กรกฎาคม 2560. Web site: http://www.bb.go.th/

Apicha Prakobseng. (2012). Max Weber : ทฤษฎระบบราชการ “Bureaucracy”. เขาถงไดจาก: http://colacooper.blogspot.com/(วนทสบคนขอมล: 20 กรกฎคม 2560).

84

Suwat inmt. (30 มกราคม 2556). ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส-www.thsaraban.com.avi.

เรยกใชเมอ 30 กรกฎาคม 2560 จาก www.youtube.com: https://www.youtube.com/watch?v=RIdtVwWst9U&t=287s

ThSaraban. (2556). เอกสารแนะน า ระบบสารบรรณอเลก ทรอนกส .สบคนวนท 20 กรกฎาคม 2560.

Web site: www.thsaraban.com

Urry, John. 2000. Sociology Beyond Societies : Mobilities for the twenty-first century. London: Routledge.

vimonmass. (2015). การปรบตวในการท างานแบบสงคมหลาย Gen. สบคนวนท 5 สงหาคม 2560. Website : https://th.jobsdb.com/