15 Claves sobre el uso del E-Mail
-
Upload
laplaza-area-de-formacion -
Category
Internet
-
view
96 -
download
0
Transcript of 15 Claves sobre el uso del E-Mail
¿Es la mejor vía?
Antes de tratar un tema por e-mail, piénsalo.
Evalúa si es mejor tratarlo por teléfono o cara a cara, antes de ponerte a
escribir.En muchas ocasiones una llamada de 5’ resuelve un asunto que podría significar
el intercambio de varios correos.Si el asunto es importante es mejor
tratarlo en persona.
El correo es una herramienta y no sustituye a las personas: no hay mejor sistema de comunicación que el cara a
cara.
Y… ¡qué bueno es saludar a un compañero y cuidar así nuestras
relaciones!
1
A quién concierne directamente: Para
Es el lugar de la dirección del receptor primario.
Es decir, la o las personas afectadas directamente por el correo o aquellas
que han de tomar alguna acción en base a contenido.
Escríbelo al final. ¿Por qué? Evitarás el error de enviar un correo a alguien que
no estaba en tus planes.
2
Con Copia
CC se utiliza para indicar que se le envía el mensaje a modo de información, por ello,
elige con cuidado quién tiene que actuar y quien sólo debe estar informado.
Esta regla permite gestionar mejor el correo a los receptores que pueden, puesto que
sólo es para su información, crear una regla para que aquellos correos en los que van en
copia vayan directamente a una carpeta y leerlos más tarde.
Recuerda, generalmente no irá en copia una persona de categoría inferior a la persona
que va en Para.
Y atención al uso de CCO: no hay nada mejor que la transparencia en la comunicación.
Sólo resulta útil si es necesario enviar mensajes a una gran cantidad de
destinatarios.
3
El asunto
Evita usar títulos genéricos. Cuando se envía un mensaje hay que indicar en el asunto una
frase corta y descriptiva del contenido del mensaje, de forma que el receptor pueda conocer el tema del mensaje y organizar
mejor los correos que recibe.
Tu email estará en la bandeja de entrada con muchos más. Cuando el receptor quiera
recuperar tu mensaje, un título descriptivo le ayudará. Igualmente, cuando lo vea aparecer
en su bandeja de entrada, un asunto descriptivo le pondrá mentalmente en el tema
mientras abre el mensaje.
Si en un intercambio de mail se cambia de tema, modifica el asunto para que siempre
estén relacionados con lo que se escribe.
4
Los adjuntos pueden ser una pesada carga
Si vas a enviar archivos adjuntos verifica su tamaño. Hay formas eficaces
de enviarlos: comprímelos, usa el formato pdf, usa links a espacios
compartidos.
Adornos e imágenes de fondo aumentan el tamaño del mensaje y en
algunos casos aparecen (erróneamente) como documentos adjuntos. Esto puede
crear confusión en el receptor si no puede abrir o entender el mismo.
5
Confirmaciones de apertura
Evita usar confirmaciones de apertura. No resulta correcto enviar una
exigencia al destinatario que nos indique si lo abrió y cuando.
Además, el destinatario puede elegir si envía o no la confirmación, así que, en
realidad, ¿sirve de algo?
6
A veces lo urgente no deja sitio para lo importante
Presta atención cuando asignes Nivel de Prioridad a tus correos.
No indiques que todos tus mensajes son Importantes, Urgentes o de Alta Prioridad: le restarás valor a los
verdaderamente importantes.
7
Responder a todos
Resiste la tentación de “responder a todos” cuando no es necesario.
Si la respuesta atañe solamente al remitente respóndele sólo a él.
No es necesario copiar a todos con cada “OK” o “Gracias”.
¿Necesitan estar en copia? Ellos también gestionan muchos correos
8
Va, viene, va, viene…
Evita caer en un ping-pong de correos.Cuando van y regresan respuestas
sobre el mismo asunto, uno se pregunta si no hay una mejor vía: ten en cuenta
la recomendación 1 y busca otro medio para resolverlo.
9
No cuentes tu vida
A no ser que ese sea el propósito del correo.
Escribe correos cortos.No divagues, no te extiendas en
detalles innecesarios.
Revisa tu mensaje antes de enviarlo y elimina lo superfluo.
10
Estilo y corrección
Revisa tu email antes de enviarlo. Quizás lo que escribiste no es lo que pretendías decir. Sólo tomate un minuto y vuelve a revisarlo para darle
mayor claridad.
Cuida la redacción y ortografía: Parece obvio pero la rapidez y el aligeramiento
de las convenciones han relajado en exceso la corrección del lenguaje.
Utiliza mayúsculas y minúsculas correctamente. Las mayúsculas dan la impresión de que estuvieras gritando.
Conviene no abusar de las marcas gráficas (negrita, subrayado, colores), los excesos entorpecen y no ayudan.
11
Se puede liar parda
Considera no escribir un mensaje cuando estás enfadado. No discutas por
correo electrónico: el e-mail no es el medio para gestionar emociones.
Los mensajes escritos tienden a amplificar la percepción de emociones y
sentimientos en el contenido.Si estás de mal humor, no escribas y
envíes correos en caliente. Recuerda el dicho, las palabras se las lleva el viento,
pero lo escrito permanece.
12
Lo posible ya lo hice. Lo imposible lo estoy logrando.
Para milagros me estoy organizando
Ayúdate del gestor de correo: crea carpetas por años, temas, personas. Las reglas automáticas te serán de gran utilidad.
Borra. Guarda ficheros adjuntos o correos en el ordenador y… suprime correos.
Evita la suscripción a newsletters y alertas que no puedas leer, quedarán acumuladas en
tu bandeja de entrada complicándote discriminar entre lo útil y lo que no lo es.
Seleccionar las suscripciones es una buena idea para limpiar nuestra cuenta de correos
innecesarios.
13
Unos días de descanso…
La opción de respuesta automática resulta muy útil cuando nos vamos de vacaciones o vamos a estar ausentes
del correo durante un tiempo.
Además de la respuesta automática, puedes desviar tu cuenta a la de
alguien que pueda atender tu correo. No causa muy buena impresión dejar el
correo desatendido varias semanas y cuando veas la bandeja de entrada al
llegar, quizá pienses que necesitas otras vacaciones
14
Corre la voz
Comparte tus buenas prácticas en el manejo del correo electrónico.
Ganaremos en eficacia y comunicación si todos hacemos un uso apropiado.
Como resumen, actúa con los demás como te gustaría que lo hicieran
contigo. La próxima vez que abras tu correo fíjate en tus reacciones: qué
borras sin abrir, qué lees con atención, si crees que van demasiadas personas
en copia, qué tipo de correos te producen buena impresión y cuales
no... Probablemente tus reacciones son muy similares a las de la mayoría, así
que ya tienes algunas ideas para mejorar tus propios correos.
15
www.laplazaformacion.com