Success Story - Pharma-Industrie Nutzung von Multifunktionsgeräten Automatisierung und Compliance Rainer Winter

Kunde aus dem Bereich Pharma - Industrie

Projekt ist „druckfrisch“ und aktuell in der Umsetzung.

Der Kunde darf daher noch nicht als Referenz genannt werden.

Der Deal ist in Zusammenarbeit mit einem unserer Partner entstanden.

Bisher lediglich geringe Nutzung von KC durch den Kunden.

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Projektinhalte: Worum geht es?

Projekt

Dezentrale Erfassungslösung mittels Multifunktionsgeäten.

Automatisierung manueller Tätigkeiten in der Dokumentenbearbeitung.

Beschleunigung der Prozesse und Erzielen von Compliance.

SAP – Anbindung.

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Projektinhalte: Aufgabenstellung

Prozess 1 = TM-Prozess (Technische Maßnahme)

Derzeit papierbasiert, Formulare werden kopiert und weitergeleitet. Aufgrund gesetzlicher Anforderungen ist eine exakte Dokumentation des Prozesses notwendig.

=> Ziel: Compliance und Prozessbeschleunigung

Prozess 2 = W+I Prozess

Umfangreiche, nachgelagerte Dokumentation zur Archivierung.

Ziel: Einfache Ablage, Anbindung an das Archiv.

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Projektinhalte: Aufgabenstellung (Fortsetzung)

Nutzung der vorhandenen Infrastruktur, keine Beschaffung zusätzlicher Scan-Geräte

Dezentrale Nutzung, Vermeidung einer zentralen Erfassung und damit bedingter Verzögerungen

Anbindung an SAP, Aufruf der Dokumente direkt über SAP.

Einfache Benutzerführung

Einzeldokumente und Stapelbetrieb möglich.

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Projektinhalte: Der Kundenwunsch

Gewünschter Prozess Authentifizierung des Mitarbeiters am MFP und Auswahl des Prozesses.

Spezielles Menü erscheint, um eine Indexierung und Eingaben vornehmen zu können.

Scannung zur Erfassung der jeweiligen Dokumente (mit MFPs verschiedener Hersteller).

Verknüpfung von Beleg mit SAP-Vorgangsnummer über Barcode.

Ohne Barcode kann die Vorgangsnummer manuell eingegeben werden.

In einem Kommentarfeld auf dem Display, soll zusätzliche Information übermittelt werden können.

Benutzerführung über das MFP-Display.

Darstellung der erfassten Kerninformationen auf dem Display.

Aufbereitung und Bild-Optimierung der Scans.

Übergabe an SAP und Archivierung.

Weitere Bearbeitung der Vorgänge in SAP.

Audittrail zur Verfügung stellen. 6

Projektinhalte: Der Kundenwunsch

Hardware Anforderungen des Kunden

Canon Multifunktionsgeräte vorhanden

HP Multifunktionsgeräte vorhanden

Zukunftssicherheit durch Unterstützung möglichst vieler Hersteller

Optionelle Unterstützung der Authentifizierung durch eine Karte

Wie fühlt sich die Lösung für den Kunden an?

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Prinzipielle Darstellung des Prozess-Ablaufs

Portfolio Übersicht für BARC Slide 8

Prinzipielle Darstellung des Prozess-Ablaufs

W+I Process Applic. No

Name Birth Date

Passprt No

1234 Smith 1972 654321

Classification & Meta Data

Image Optimization

Business Process, SAP, Archive, Audit-Trail.

5678 Miller 1965 123974

9631 Jones 1981 723532

5281 Woods 1958 378476

Portfolio Übersicht für BARC Slide 9

Der Deal

Software Lizenzen und Support (Partner + Kofax) Lizenzen für 43 MFPs

Kofax Front Office Server

Standard Support

Dienstleistungen (Partner) Projektmanagement

Installation Server und Infrastruktur

Entwicklung TM – Dokument

Entwicklung W+I – Prozess

SAP – Anbindung

Implementierung und Änderung SAP – Prozess

Größenordnung > €50K

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Der Deal

Zeitliche Abfolge:

Beginn Anf. September 2012

Klärung der Anforderungen Ende Sept 2012

POC im Oktober 2012

Finale technische Klärungen und Angebot Dez 2012

Bestellung Januar 2013

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Wie wurde das Projekt gewonnen?

Partnerschaftliche Zusammenarbeit: Technische Klärung (Architektur, Anbindung an SAP, benötigte

Produkte)

Besprechung des Aufwands und Abschätzung der Dienstleistungen

Darlegung der Offenheit der Lösung und Zukunftsfähigkeit

Klärung spezieller Kundenanforderungen

Nur der Partner hält den Dialog mit dem Kunden. Fragen wurden Partner/Kofax intern geklärt.

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Wie wurde das Projekt gewonnen?

Warum Kofax?

Breite Unterstützung von MFP – Herstellern (zukunftssicher)

Durchgängige Lösung aus einer Hand

Gute SAP – Anbindung

Durchgängige Geschäftsprozesse von SAP bis zum MFP-Display

Flexible Menüführung je nach User-Profil

Erfolgreicher POC

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Wie wurde das Projekt gewonnen?

Warum hat der Wettbewerb verloren?

Gute Kundenbeziehung des Partners

Beste Umsetzung der Anforderungen im POC

Geringste TCO der Kofax Front Office Server - Lösung

Wettbewerb hat eine geringere Flexibilität bzgl. Schnittstellen und Hardware – Unterstützung unterschiedlicher MFPs.

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Ausblick in die Zukunft

2013

Weitere MFPs des Konzerns aus anderen Geschäftsbereichen

Zusatzgeschäft mit SW Lizenzen und Dienstleistungen

Neuer Pharma Kunde in der Angebotsphase mit 13 MFPs

Verwenden und Ausrollen der Erkenntnisse in der Branche

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Success Story - Pharma-Industrie Wir freuen uns auf weitere Erfolge mit Ihnen als Partner !!! Rainer Winter