111251365 Control Interno Supervision
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SUPERVISIÓN Curso: Control Interno
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Objetivo general del curso
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El participante comprende que la supervisión constituye el medio de verificar y mejorar la calidad del desempeño del control interno, esto a través del ejercicio de una supervisión continua y puntual
GENERALIDADES DEL CONTROL
INTERNO
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Concepto de Control Interno
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“El Control Interno es un proceso compuesto por una cadena de acciones extendida a todas las actividades inherentes a la gestión, integradas a los procesos básicos de la misma e incorporadas a la infraestructura de la organización, bajo la responsabilidad de su consejo de administración y su máximo ejecutivo, llevado a cabo por éstos y por todo el personal de la misma, diseñado con el objeto de limitar los riesgos internos y externos que afectan las actividades de la organización.
Definición
Composición
Responsabilidad
Ejecutores
Objeto
Generalidades del Control Interno
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Objetivo del Control Interno
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Generalidades del Control Interno
La eficacia y eficiencia de las operaciones,
La confiabilidad de la información financiera y
cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas, así como las iniciativas de calidad establecidas.”
Proporcionar un grado de seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos de la entidad, en cuanto a:
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Componentes y su interrelación
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AMBIENTE DE CONTROL
EVALUACIÓN DE RIESGOS
ACTIVIDADES DE CONTROL
SUPER VISIÓN
Marco Integrado de Control Interno
Generalidades del Control Interno
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Roles y Responsabilidades
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Generalidades del Control Interno
Agentes Internos Agentes Externos
Otros (Beneficiarios, Proveedores, etc.)
Legisladores y reguladores
Auditores Externos
Contraloría General de la República
Auditoria Interna
Máxima Autoridad Ejecutiva
Personal de la entidad
Ejecutivos de las unidades funcionales
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Limitaciones del Control Interno
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Cambios organizacionales
y la actitud gerencial
Disminu-ción de
Recursos
Factor Humano
Debilidades en el diseño, errores de juicio o interpretación, mala comprensión, descuido, fatiga, distracción, colusión, abuso o excesos.
Los beneficios de los controles deben ser
considerados consecuentemente en
relación a su costo.
Revisar y actualizar los controles continuamente, comunicar los cambios al personal, y dar el ejemplo con la adhesión a estos controles.
Generalidades del Control Interno
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ASPECTOS GENERALES DE LA
SUPERVISIÓN
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Definición de Supervisión
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Constituye un proceso sistemático y permanente de revisión de todas las actividades que desarrolla una organización, sean estas de gestión, de operación o control, realizado por los niveles adecuados.
Aspectos generales de la Supervisión
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Contribuye a la minimización de los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos institucionales.
Propósito de la Supervisión
Valora si, en cumplimiento de la misión de la entidad, se alcanzan los objetivos institucionales.
Incrementa la eficacia del desempeño del control interno.
Permite conocer en un momento dado, total o parcialmente el funcionamiento del control implantado y realizar los ajustes que sean necesarios de acuerdo a los cambios en las condiciones.
Evalúa el funcionamiento real del sistema de control interno, la existencia de controles y su formalización en el desarrollo de las actividades cotidianas.
Aspectos generales de la Supervisión
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Responsables de la Supervisión
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La Dirección Superior
•Asume la responsabilidad indelegable del ejercicio de la supervisión general (SUPERVISIÓN CONTINUA Y EVALUACIÓN PUNTUAL)
Los Supervisores
•Son aquellos funcionarios a los cuales se les ha delegado autoridad para el ejercicio de determinadas funciones (SUPERVISIÓN CONTINUA) .
Auditoria Interna y Externa
•Informan oportunamente sobre las deficiencias de control interno detectadas, estos no son responsables de la implantación del control interno (EVALUACIÓN PUNTUAL)
La supervisión es ejecutada según la distribución de responsabilidades y funciones asignadas y autoridad delegada en la estructura organizativa.
Dirección Superior
Gerencia Comercial
Gerencia Operativa
Gerencia Financiera
Contabilidad
Presupuestos
Auditoria Interna
Aspectos generales de la Supervisión
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Características de los Supervisores
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con competencia e idoneidad,
observando la aplicación de las reglas internas vigentes, y
con aplicación de su criterio y juicio profesional
Aspectos generales de la Supervisión
El Supervisor está obligado
a responder por sus
funciones ejerciendo las
mismas:
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Calidad de la Supervisión
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Aspectos generales de la Supervisión
Calidad de la
supervisión
Oportunidad
Frecuencia
Competencia Cumplimiento
Alcance
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Riesgos ante la falta de Supervisión
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RIESGOS
Riesgos Internos Riesgos Externos
• Inexistencia de información oportuna para la toma de decisiones
• Incumplimiento en las labores, pérdida de bienes y recursos, incumplimiento de metas.
• Inexistencia de retroalimentación y mejoramiento de los controles.
• Desconocimiento de la eficacia del proceso de control interno.
• Desatención de la dirección sobre los hallazgos y recomendaciones de los auditores internos y externos.
• Insatisfacción del servicio ofrecido por la entidad
• Pérdida o reducción de mercado
• Inexistencia de proveedores de bienes o servicios a ser utilizados como insumo
• Fusión, absorción o liquidación de la entidad
Aspectos generales de la Supervisión
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Formas de Supervisión
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Supervisión Continua (ON GOING)
Evaluaciones Puntuales (PERIÓDICAS)
Supervisión Combinada
Aspectos generales de la Supervisión
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Formas de Supervisión (Cont.)
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Aspectos generales de la Supervisión
Supervisión Continua
Evaluaciones Puntuales
Periódica
Posterior
Auditorías
In point
Continua
Concurrente
Coaching
On Goin EQUILIBRIO
Evaluación Combinada
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Formas de Supervisión (Cont.)
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Aspectos generales de la Supervisión
Equilibro de la Supervisión
PARÁMETROS: Nivel de riesgo Adecuación de
la Supervisión Continua
OBJETIVO
Asegurar el mantenimiento de la
eficacia del control interno
EVALUACIONES PUNTUALES Menor Mayor
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eno
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Formas de Supervisión (Cont.)
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Aspectos generales de la Supervisión
Características Especificas
Ejecutores
Focalización
Frecuencia
CARACTERÍSTICAS SUPERVISIÓN
CONTINUA EVALUACIONES
PUNTUALES
Destinatario
Supervisores
Actividades de Control
Periódica (recurrente)
Nivel ascendente (formal e informal)
Auditoría Interna y Externa y autoevaluaciones
Todos los componentes
Periódica
Dirección Superior (formal)
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Monitoreo
permanente
Monitoreo
frecuente
Monitoreo
“especial”
Probabilidad
Imp
acto
Monitoreo
regular
+
+
_
_
Formas de Supervisión (Cont.)
Aspectos generales de la Supervisión
Análisis, monitoreo y control
(acción preventiva)
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Diferenciación con los controles directos
Aspectos generales de la Supervisión
Gerenciales
De procesamiento
Independientes
CONTROLES DIRECTOS SUPERVISIÓN
Supervisión Continua
Evaluaciones Puntuales
Eficacia de los controles
Eficacia del proceso de control interno
OBJETIVOS
MEJORAS SITEMICAS ACCIONES CORRECTIVAS
Pretende el mejoramiento de los controles
Busca la detección de controles
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Diferenciación con los controles directos (Cont.)
Aspectos generales de la Supervisión
Naturaleza
Objetivo
Alcance
CARACTERÍSTICAS CONTROLES
DIRECTOS SUPERVISIÓN
Frecuencia
Control
Minimizar riesgos
Tareas
Constantes
Control de controles
Evaluar eficacia del proceso de Control Interno
Tareas, operaciones o sistemas
Periódica
Resultados
Propósito
Detección – Permite correcciones puntuales
Evitar que transciendan errores
Informe formal o informal – Permite correcciones generales
Mejorar la eficacia del proceso de Control Interno
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Relación con el control interno
la confiabilidad de la información acerca del avance en el logro de los objetivos y metas y en el empleo de
criterios de eficacia, eficiencia y económica, expresados en informes de gestión, operativos y
financieros
el cumplimiento de la legislación y normativa interna vigente, incluyendo las políticas y los procedimientos
emanados de la propia organización, y
en los niveles de calidad logrados en el desempeño real.
Contribuye al mejoramiento de los objetivos del proceso de control
interno para que la dirección superior a la que apoyan tengan la
seguridad razonable en:
Aspectos generales de la Supervisión
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SUPERVISIÓN CONTINUA
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Definición
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Es la revisión y evolución sistemática de los
componentes y elementos que forman parte del control
interno. Esta íntimamente relacionada con las
actividades corrientes y se desarrolla principalmente
con la aplicación de las actividades de control
directas y debe conducir a identificar controles débiles, insuficientes o innecesarios
Supervisión Continua
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Alcance
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SUPERVISIÓN CONTINUA
gerenciales
de procesamiento
independientes
Determinadas tareas que realiza el personal en cumplimiento de sus funciones
Controles regulares efectuados por la dirección superior y el nivel ejecutivo
Supervisión Continua
Comprende los controles:
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Comprobación diaria de la efectividad del sistema de control
Verificaciones de registros contra la existencia física de los recursos
Análisis de los informes de auditoría, reporte de deficiencias, autodiagnósticos y otros
Comparación de información generada internamente con otra preparada por entidades externas
Reuniones de trabajo, comisiones especiales o círculos de calidad
Detección de fraudes u otros actos indebidos
Actividades de la Supervisión Continua
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La supervisión continua implica la
ejecución de las siguientes actividades:
Supervisión Continua
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Mantener la autoestima del supervisado
• Dirigirse con respeto sin afectar la dignidad de sus colaboradores
Centrarse en el producto
• Concentrarse en el producto esperado de sus colaboradores
Fomentar la participación de los colaboradores
• para motivar a sus colaboradores
Escuchar para motivar
• Para generar en el colaborador la confianza y el deseo de desempeñarse eficientemente en el trabajo
Características que deben reunir los supervisores
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Forma de comportamiento de
los supervisores durante la supervisión
continua:
Supervisión Continua
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Coaching
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Atributos del coach
Ayudar a los funcionarios a mejorar su aptitudes.
Desarrollar las capacidades individuales y de grupo.
Otorgar mucha responsabilidad, autoridad y autonomía.
Claridad Apoyo Construcción de confianza Mutualidad Perspectiva Riesgo Paciencia Confidencialidad Respecto
Propósito
COACHING Sistema que incluye procesos, estructuras, herramientas de
trabajo y un estilo de liderazgo
Supervisión Continua
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EVALUACIONES PUNTUALES
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Definición
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Las evaluaciones puntuales:
cubren la evaluación de la efectividad del sistema de control interno
aseguran que el control interno logre los resultados deseados basándose en métodos predefinidos y procedimientos
sirven para examinar y determinar la continuidad de la eficacia de los procedimientos de supervisión continua
Evaluaciones Puntuales
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2
3
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Alcance y frecuencia
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FR
EC
UE
NC
IA
Depende del tipo de evaluación (completa o especifica), a raíz de las siguientes razones: Cambios importantes en la estrategia o gestión, Adquisiciones o enajenaciones, Cambios en las condiciones económicas o
políticas, y Cambios en las operaciones o los métodos de
procesamiento de datos.
ALC
AN
CE
Depende del objetivo a ser evaluado: Eficacia y eficiencia de las
operaciones, Confiabilidad de la
información, y Cumplimiento de leyes y
normas.
El alcance y la frecuencia de las evaluaciones puntuales, depende de:
la significatividad de los riesgos
la importancia de las respuestas a los riesgos
los controles disponibles para gestionarlos
Evaluaciones Puntuales
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Dirección Ejecutiva
•En forma de autoevaluaciones, en las que los responsables de una determinada unidad o función establecen la efectividad de los controles para sus actividades.
Auditores Internos
• La evaluación del control interno forma parte de sus actividades obligatorias y recurrentes y estos son realizados como: Parte de un examen, donde permite determinar con precisión el enfoque a desarrollar o como un examen independiente.
Auditores Externos (CGR, UAI Entes Tutores, FPA y PI)
•Por mandato legal, la evaluación del control interno también es parte de un examen, donde permite determinar el enfoque a aplicar, o como un examen independiente.
Responsables de las Evaluaciones Puntuales
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Evaluaciones Puntuales
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Proceso de evaluación
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Planeación Ejecución
Generación de informes y
acciones correctivas
Define los objetivos y alcance
Identifica al directivo del proceso a evaluar
Conforma el equipo Define la metodología y
calendario Define el plan de evaluación
Pasos a seguir en las evaluaciones
Obtiene conocimiento del proceso
Comprende el control interno
Aplica método de evaluación Analiza los resultados Documenta las deficiencias Revisa y valida los resultados
Valida los resultados Obtiene comentarios y
planes de corrección Emite el informe final
de evaluación
Evaluaciones Puntuales
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Metodologías y herramientas
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Metodologías y Herramientas:
Diagramas de flujo del proceso
Matrices de riesgo y de control
Manuales de referencia de riesgo y de control
Benchmarking, empleando información interna, del sector o de empresas afines
Técnicas de auditoría asistidas por computador
Talleres de trabajo de autoevaluación de riesgos y de control
Cuestionarios
Sesiones moderadas
Evaluaciones Puntuales
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Documentación de soporte
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Instituciones grandes DOCUMENTACIÓN Instituciones pequeñas
Manuales de políticas
Organigramas formales
Descripciones de trabajos
Diagramas de flujo
La alcance (extensión) de la documentación depende de: el tamaño, la complejidad, y factores similares
Mayores controles formales y menores controles informales
Mayores controles informales y menores controles formales
Esto no significa que el control interno no sea efectivo, o que no
pueda ser evaluado
Hace mas eficiente la evaluación, porque facilita el entendimiento de los empleados sobre como opera el sistema y sus roles particulares, y hace fácil modificarlo cuando sea necesario
Evaluaciones Puntuales
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Plan de acción
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Monitorear el progreso y la revisión de los hallazgos
Decidir sobre el alcance de la evaluación (objetivos, componentes o actividades)
Identificar actividades que proporcionan tranquilidad (tareas relevantes)
Analizar y considerar los hallazgos hechos por los auditores internos y externos (adecuado aceptable, adecuado con deficiencia o inadecuada)
Priorizar las áreas de mayor riesgo que exigen atención inmediata (riesgo alto, moderado o bajo)
Desarrollar un plan de evaluación con segmentos cortos y largos (alcance pretendido, oportunidad, metodología, informes y seguimientos)
Realizar en conjunto evaluaciones puntuales
Evaluaciones Puntuales
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Rol de la Unidad de Auditoria Interna
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La UAI favorecerá al propósito de la supervisión, si estos:
Desarrollan una planificación estratégica en función a su nivel de riesgo
Formulan el POA y lo ejecutan con total independencia e imparcialidad
Obtienen un apoyo formal de la MAE de la entidad
Tienen el acceso irrestricto a toda la información y archivo
Disponen de manuales de procedimientos actualizados y aprobados
Evitan la duplicación de esfuerzos en el trabajo con la entidad tutora
Ejecutan eficaz y eficientemente el programa operativo
Mantienen un nivel actualizado de conocimientos
Disponen de una estructura organizativa suficiente
Emiten recomendaciones oportunas y aplicables
Reflejan una imagen respetable de alto nivel técnico
Resultados de la Supervisión
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Rol de la Auditoría Externa
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Apoyo de la Auditoría Externa en la Supervisión:
Resultados de la Supervisión
Califican la eficacia de los sistemas de administración y control interno
Opinan sobre la confiabilidad de los registros contables y operativos
Evalúan los resultados de eficiencia y economía de las operaciones
Dictaminan sobre la razonabilidad de los estados financieros
Evalúan el trabajo de la unidad de auditoría interna
Realizan el análisis de los sistemas operativos y administrativos y de las técnicas y procedimientos de control interno incorporados en ellos.
Realizan el análisis legal de los resultados presentados en los informes de auditoría interna y externa
Evalúan las inversiones y contratos o de los resultados de economía y eficiencia de las operaciones
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Supervisión Combinada
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EFICACIA DE LA SUPERVISIÓN
SUPERVISIÓN CONTINUA
EVALUACIONES PUNTUALES
Cuanto mayor sea la eficacia de la supervisión continua menor será la
necesidad de evaluaciones puntuales
SUPERVISIÓN CONBINADA
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RESULTADOS DE LA
SUPERVISIÓN
Información de deficiencias
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Información de deficiencias
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Supervisión Continua
Evaluaciones Puntuales
Información de Terceros
DEFICIENCIAS
Es una condición dentro de la cual un sistema de control interno es digno de atención, en consecuencia una
deficiencia:
Es una situación (hecho) que representa una debilidad percibida,
potencial o real que puedan afectar la consecución de los objetivos de la entidad
Es una oportunidad para fortalecer el sistema de control interno a fin de
proporcionar mayor probabilidad de que se
logren los objetivos de la entidad
Deben informase a aquellos que tomarán las acciones necesarias
Resultados de la Supervisión
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Información de deficiencias (Cont.)
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¿Por qué no se usó el nuevo precio? ¿Qué controles existen para asegurar que los
incrementos en precios se ingresen al sistema de información correcta y oportunamente?
¿Podría otro componente de control interno identificar el problema de manera oportuna, para que el vendedor no sea quien señale el error?
Ejemplo: Considerando que no existe ningún problema tan insignificante que no merezca una investigación de sus implicaciones, un vendedor señala que las comisiones de venta ganadas fueron calculados incorrectamente.
Causa: Uso de un precio desactualizado de un producto particular
Efecto: Subestimación de las comisiones, así como de la subfacturación de los clientes (pérdidas económicas)
Acciones a seguir: Recálculo de todas las comisiones de los vendedores y la facturación
Interrogantes:
Resultados de la Supervisión
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Fuentes de información de las deficiencias
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Fuentes de información
de las deficiencias:
Sistema de Control Interno
Supervisión Continua
Evaluaciones Puntuales
Información de Terceros
Generan intuiciones al personal directamente implicado en las actividades de la entidad
Destacan áreas con necesidades de mejora
Información sobre el funcionamiento del sistema de control interno
De: clientes, proveedores y otros que colaboran con la entidad (auditores externos, órganos tutores y reguladores)
Aquellos ejecutados por la MAE, Auditor Interno y otros
Incluyen las actividades administrativas y la diaria supervisión
Sus informes deberán ser considerados cuidadosamente a causa de sus
implicancias
Resultados de la Supervisión
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Destinatarios de los deficiencias
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La información rutinaria, aquella generada por los empleados en la realización de las actividades operativas regulares
La información sensible así como de actos ilegales o impropios
Los hallazgos de deficiencias de control interno
Al inmediato superior, y éste a todas las direcciones y estas a las personas que pueden o deberían actuar al respecto (comunicación hacia arriba o lateralmente)
A las personas que están en posición de tomar la acción correctiva (a través de canales de comunicación alternativos)
A los responsables de la función o actividad implicada que están en posición de tomar la acción correctiva, y a nivel de administración que es responsable directo de la persona
Al nivel suficientemente alto para asegurar la acción apropiada
Cuando transcienden los límites organizacionales
Resultados de la Supervisión
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Directrices para el reporte de deficiencias
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Proporcionar la información necesaria sobre las deficiencias de control interno al lugar correcto, es crítico.
Por ello se establecen protocolos
donde se definen la
información necesaria:
Un Directivo
Una MAE
La dirección ejecutiva
Información que afecta a las acciones o el comportamiento del personal bajo sus responsabilidad
Información necesaria para alcanzar los objetivos específicos
Información sobre infracciones serias de políticas y procedimientos
Información que pudiera tener impacto financiero o implicancias estratégicas o que pueda afectar la reputación de la entidad
Información sobre deficiencias de control interno que afecta a sus unidades
Requiere:
Resultados de la Supervisión
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Fin
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