100122 01 CO DFU Manual Del Cockpit de Cierre

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document.doc Rev 0 (02/03/09)

Proyecto ERP – Implantación SAP

Manual de usuario

CO – Analítica

Cockpit de cierre – CLOCOC/CLOCO

Autor: Alfredo Ruiz Navarro

Manual de usuario 1 de 58 CO - Analítica y Consolidación

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Contenidos

1 - Introducción.............................................................................................................32 - Documentación técnica...........................................................................................4

2.1 - Ruta de acceso....................................................................................................................42.1.1 - Creación de Modelo..........................................................................................................................6

2.1.1.1 - Creación de Modelo desde uno existente.....................................................................................62.1.1.2 - Creación de Modelo desde cero.................................................................................................102.1.1.3 - Creación de Tareas....................................................................................................................142.1.1.3.1 - Creación de Regla 20000109 (Responsable datos maestros orden)......................................172.1.1.3.2 - Creación de Definición de Proceso........................................................................................202.1.1.4 - Actualización de tablas de Schedule Manager...........................................................................232.1.1.5 - Monitor y visualización de lista..................................................................................................252.1.1.6 - Información detallada................................................................................................................272.1.1.7 - Dependencias............................................................................................................................28

2.1.2 - Borrado de Modelo.........................................................................................................................292.1.3 - Creación del Plan de tareas............................................................................................................302.1.4 - Borrado del Plan de tareas.............................................................................................................332.1.5 - Transporte del Plan de tareas........................................................................................................36

3 - Manual de usuario.................................................................................................373.1 - Ruta de acceso..................................................................................................................37

3.1.1 - Operativa del Plan de tareas..........................................................................................................373.1.2 - Ejecución de tareas........................................................................................................................393.1.3 - Otras funciones..............................................................................................................................47


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1 - Introducción

El Cockpit de cierre permite crear una interfaz estructurada de la ejecución de las transacciones y los programas que forman parte del cierre del período. El diseño es-tructural apoya los procesos para una estructura organizativa, así como los escenarios que afectan a estructuras organizativas múltiples.

Componentes del Cockpit de cierre:

Las Jerarquías Organizativas (Sociedades FI, Sociedad CO, etc) Modelo de Plan de tareas Plan de tareas: Derivado del Modelo y extremadamente importante para el éxi-

to del cierre del período Las Dependencias entre las tareas Monitor La información detallada

Con la Jerarquía Organizativa, el proceso de cierre se puede organizar en Es-tructuras Organizativas. Esto significa que, a nivel de Sociedad FI, por ejemplo, las características especiales de cada Sociedad FI pueden considerarse de ma-


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nera independiente, para así evitar la aplicación de pasos innecesarios dentro de un proceso único para todas las Sociedades.

Un Modelo se utiliza para estructurar los distintos pasos de un proceso. En un Modelo las actividades se pueden consultar en las tareas que se ejecutan online o en proceso de fondo.

Es necesario introducir las distintas actividades que se realizarán como parte del proceso general en el Plan de tareas como una transacción, un programa, o, en su caso, una definición de workflow.

De esta manera, los usuarios en el Cockpit de cierre (transacción CLOCO) po-drán navegar directamente a la transacción requerida o en proceso de fondo para los programas y los workflows desde la interfaz central.

Los programas y operaciones que se han incluido en el Modelo del Plan de ta-reas mediante las tareas en un proceso cronológico, a menudo se relacionan mediante dependencias. En la configuración del Cockpit de cierre (CLOCOC), se muestran estas relaciones en virtud de Dependencias.

Cuando se introducen relaciones entre los programas y las operaciones aquí, estas relaciones se verifican durante el procesamiento posterior de la aplicación (CLOCO), para garantizar la secuencia correcta de aplicación.

Para llevar a cabo las ejecuciones de los programas incluidos en un Plan de ta-reas, es necesario especificar los valores de una variante. Los Planes de tareas generados a partir del Modelo actualizan automáticamente los parámetros de las variantes cuando se introduce la información en la cabecera correspondien-te en el Plan de tareas.

2 - Documentación técnica

2.1 - Ruta de acceso

Código de la transacción: CLOCOC

Esta transacción se ocupa de las configuraciones del Cockpit de cierre.


Finanzas -> Gestión Financiera -> Libro Mayor -> Operaciones periódicas -> Cierre -> Cockpit de cierre (gestionar modelos y planes de tareas)

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La transacción se encuentra en la siguiente ruta del menú:

Para iniciar la configuración se debe utilizar un Modelo:


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2.1.1 - Creación de Modelo

Para la creación de un nuevo modelo se puede optar por copiar uno existente si se pueden usar como base las tareas que contenga; o bien, se puede crear uno nuevo desde cero.

2.1.1.1 - Creación de Modelo desde uno existente

Para el primer caso, se debe seleccionar un modelo ya creado y entrar a modificarlo:


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Al entrar a modificar se activa la opción de Grabar como, donde se muestran los datos de cabecera del modelo.

En los datos de cabecera se muestra el código del Modelo, su descripción y la Jerar -quía de la estructura de cierre mediante la cual se estructurarán las tareas.

En los Cockpits de Abengoa se usa una Jerarquía de Sociedad CO y Sociedad FI.

Además de los anteriores datos se muestran dentro de los datos de cabecera las vari-ables de selección que se pueden incorporar a las variantes para dinamizar los Mode-los.


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Cambiando el código y la descripción del Modelo, se adoptan las tareas del Modelo an-teriormente seleccionado a este nuevo Modelo. Por lo que bastaría con eliminar/agre-gar las tareas que difieran del anterior.

Los datos de las configuraciones se grabarán en una Orden de Transporte de Cus-tomizing, así cada vez que se vaya a grabar una configuración del Modelo se pedirá una orden de transporte; no sucede así para el Plan de tareas.

Para terminar de adaptar el nuevo Modelo se deben dinamizar las ramas de la Jerar-quía, y adaptar las denominaciones de las carpetas.


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Para dinamizar en nuestro caso bastaría con actualizar las particularidades de la So-ciedad FI, ya que la Sociedad CO es única, y estos son los dos únicos parámetros de la Jerarquía de cierre.


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Modificanco el valor activo se cambiaría la variante SAP_FAST_BUKRS.

Cambiando la Sociedad.


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2.1.1.2 - Creación de Modelo desde cero

La segunda forma de crear un Modelo es la creación desde cero. Para que se muestre activa la opción se debe estar modificando un Modelo.


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Se seleccionan todas las carpetas que sobran de la Jerarquía de cierre, se borran, se renombran y se crean las que se consideren.

Para borrar varias carpetas conjuntamente, se deben seleccionar primero las carpetas, y tras esto pulsar el botón derecho.

Para organizar los pasos del proceso general en áreas, se crean carpetas que incluirán las tareas del mismo módulo de SAP.

Para la creación de Subcarpetas se puede elegir el nivel del que colgará la carpeta que se cree.


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En este caso se creará una nueva carpeta bajo la Sociedad.

Para posicionar la nueva carpeta creada se pulsan los botones


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Otras opciones disponibles son:

Que despliegan o comprimen todo el subárbol

Para realizar una búsqueda

Para realizar la impresión de los datos del subárbol

Para planificar todas las tareas

Actualización manual

Actualización automática

Para visualizar / suprimir la vista del árbol de jerarquía

Para enviar un mail a un usuario de SAP

Para visualizar la leyenda de iconos

Una opción bastante útil es la de exportar todo el modelo, una vez que ya esté termi-nado a una hoja Excel, para poder servir de base de análisis.


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2.1.1.3 - Creación de Tareas

Las tareas se pueden insertar en cualquier nivel de la Jerarquía. Las tareas se incluyen en orden cronológico para su ejecución.


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Las tareas pueden ser:

Programas: que se pueden configurar con variante y sin variante.

En el caso de configurarse sin variante el programa se ejecutará en online, mientras que si se configuran con variante se ejecutarán en segundo plano.

Transacciones: que se pueden ejecutarán en online.

Notas: que sirvan como meros recordatorios.

Definiciones de proceso: se podrán utilizar definiciones de procesos para ejecu-tar automáticamente y sin interrupción múltiples tareas.

La definición de la tarea conlleva nombrarla con un texto descriptivo e informarle el ti-po de tarea. Opcionalmente se puede restringir la tarea para un responsable tanto de la tarea, como de su ejecución; o para un determinado rol de usuario.


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A la hora de crear una variante es interesante utilizar los parámetros informados en

los datos básicos ( ) Period from, Period to, y Fiscal Year como variables en los atri-butos de la variante para que, en los casos en que los cambios se realizan durante el proceso, los ajustes no se tengan que hacer en todas las variantes de los programas utilizados en el Cockpit de cierre.

Para asegurarse de que los valores válidos para las variables se pueden determinar más adelante automáticamente a partir de la información del encabezado del Plan de tareas derivadas y actualizado en la tabla TVARV, se deben asignar a las variantes de los programas las variables de la tabla TVARV que se utilizan en la información del en-cabezado del Modelo del plan de tareas o los niveles de la organizativos.

Dentro del Plazo de la tarea se puede definir una planificación Offset para una deter-minada fecha, que podría ser una fecha fija, o que varíe +/- X días de la fecha de clave (SAP_FAST_CLOSE_LDAY_P).

La planificación Offset se reflejaría en la pantalla de Info detallada que se muestra pul-

sando el botón .


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Esta planificación Offset automatiza la posterior planificación de ejecución de las ta-reas por parte del usuario, al tener configurado este calendario offset de tareas.

Además las tareas pueden ser asignadas a diferentes tipos de cierre (mes, trimestre, ejercicio, especial).

2.1.1.3.1 - Creación de Regla 20000109 (Responsable datos maestros orden)

Antes de crear un Workflow o Definición de proceso, es necesario que para cada So-ciedad se actualice la regla 20000109 (Responsable datos maestros orden) en la tran-sacción PFAC.


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Para ello, se debe modificar la regla e ir a la pestaña Responsabilidad, donde se creará la responsabilidad para la Sociedad para la que se esté realizando el Cockpit.

Pulsando el botón , se creará la competencia mediante copia.

Tras la creación de la copia, se modificará la competencia:


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Y se grabará.


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Tras definir la responsabilidad para la Sociedad se asignará un responsable pul-sando el botón .

2.1.1.3.2 - Creación de Definición de Proceso

Tras seleccionar la Definición de Proceso se pulsa el botón .


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La Definición de proceso está basada en una Aplicación estándar, que contiene un pro-ceso de Workflow predefinido.

Es importante crear la Definición de proceso con Pool de trabajo, para que el flujo de procesos no se detenga cuando se encuentren errores en un proceso, sino que el flujo continúe con los datos correctos.


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De los pasos incluidos en el estándar no todos se necesitan, por lo que los sobrantes se eliminarán.


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Para modificar un paso basta con pulsar sobre él.

En el paso se debe actualizar del estándar una variante propia si fuese necesario, y el usuario.


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Tras esto se graba la variante.

2.1.1.4 - Actualización de tablas de Schedule Manager

Tanto los programas, como las transacciones que se utilizan dentro del Cockpit se ges-tionan dentro de las tablas SCMAPROGRAMS (para programas) y SCMATRANSACT (pa-ra transacciones).

Se puede dar el caso de que se quiera utilizar dentro del Cockpit un programa o una transacción que no esté incluida por defecto en las tablas anteriores.

Para conectar, en este caso la transacción, se debería actualizar la tabla SCMATRAN-SACT.


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Donde se crearía una nueva entrada, para una aplicación Customer, y se grabaría la entrada en la tabla.


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2.1.1.5 - Monitor y visualización de lista

Al pulsar dos veces sobre una tarea, esta se añade a la visualización de lista o al moni -tor:

Opciones disponibles:

Para que se muestre el detalle de la tarea seleccionada.

Para poder ordenar en orden ascendente o descendente las tareas que se es-tén visualizando en la lista.

Para gestionar una búsqueda.

Fija un filtro.

Para sumarizar o subtotalizar por el concepto seleccionado.

Para realizar la impresión de los datos de la visualización de la lista.

Para poder optar por diferentes visualizaciones de la lista.

Para poder exportar los datos de la lista a distintos formatos (Excel, Tratamiento de textos, Fichero local, …)

Para poder cambiar los campos que se visualizan en la lista.

Para visualizar un gráfico de las tareas seleccionadas en la lista.


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Para actualizar la visualización de la lista.

Al pulsar en una tarea con el botón derecho aparecen diferentes opciones, algunas de ellas arriba explicadas.

Una acción bastante común es la de añadir una nota dentro de la tarea, para realizar un recordatorio antes de la ejecución de la tarea.


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También se puede añadir/modificar una nota haciendo doble clic en el recuadro seña-

lado .

Otras opciones son la modificación de la tarea, el borrado de la tarea, crear o importar un documento de Office o la modificación de los usuarios responsables, ejecutores o los roles.


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Al pulsar el botón se cambia de visualización entre el monitor y la visualización de lista:

2.1.1.6 - Información detallada

Al hacer doble clic en una tarea, esta tarea mostrará la siguiente información:

Mostrará, por tanto, si se ha previsto su inicio, su final o su duración; el tipo de tarea, su status o si tiene una variante.

2.1.1.7 - Dependencias

Mediante la creación de dependencias en el Cockpit, se asegura que los programas y las transacciones sólo pueden ser programadas o ejecutados una vez que las activida-des predecesoras han sido procesados con éxito (sin errores).

Las tareas que se han añadido en un orden cronológico, pueden estar relacionadas con la tarea predecesora a la hora de ejecutarse, esto se muestra mediante las depen-dencias.


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Para añadir una dependencia basta con pulsar con el botón derecho encima de la de-pendencia.

Y posteriormente arrastrar la tarea predecesora desde la Jerarquía y soltar dentro de la dependencia.

Si se arrastra una tarea que a su vez tiene tareas dependientes, se añadirán todas las dependencias en orden jerárquico.

Para borrar una dependencia se debe hacer clic con el botón derecho sobre la depen-dencia que se quiera modificar.


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Se puede borrar:

Sólo borrar: borra toda la dependencia que se seleccione (en este caso se bo-rraría el Reparto de Cogeneración y la anterior, Bloquear Contab. desde FI)

Borrar con desplazamiento: se borra sólo la dependencia seleccionada (en este caso se borraría el Reparto de Cogeneración)

Borrar y eliminar depend.: realiza la misma acción que Sólo borrar, y además borra todas las dependencias que tuviesen todas las tareas implicadas (en este caso se borraría el Reparto de Cogeneración y la anterior, Bloquear Contab. desde FI, y además si se hiciese doble clic la tarea Reparto de Cogeneración se vería que se han borrado también sus dependencias)

2.1.2 - Borrado de Modelo

Para poder borrar un modelo basta con estar modificándolo y entrra en el menú Mode-lo/Plan de cierre\Borrar.


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El sistema pide confirmar antes de proceder al borrado.

Aceptando la anterior confirmación se muestra el mensaje que confirma el borrado.

2.1.3 - Creación del Plan de tareas

Tras haber completado el modelo se puede copiar éste en un plan de tareas ejecuta-ble con unas fechas específicas.

Para ello, mientras se está modificando un modelo, se entra en el menú en Modelo/Plan de cierre\Crear plan de tareas.


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Se notifica:

Fecha clave: fecha en la que se ejecuta el Cockpit. Se corresponde con las va-riables SAP_FAST_CLOSE_LDAY_P y SAP_FAST_CLOSE_LDAY_S

Descripción: denominación del Plan de tareas

Clase de cierre: indica si es un cierre mensual, trimestral, anual o especial

Ejercicio para el que se realiza el Plan de tareas. Se corresponde con las varia-bles SAP_FAST_CLOSE_GJAHR_P y SAP_FAST_CLOSE_GJAHR_S

Período contable para el que se realiza. Se corresponde con las variables SAP_FAST_CLOSE_PERIOD_P y SAP_FAST_CLOSE_PERIOD_S

Status: Activo, Terminado, Liberado o No Liberado. Para poder ejecutar un Plan de tareas se debe tener marcado el Status Liberado. Los cambios realizados posteriormente en el Modelo no se transmitirán a los Planes de tareas ya libera-dos.

No liberado: El plan de tareas se ha creado (ningún icono) y sólo es visi-ble en la transacción CLOCOC.

Liberado: El plan de tareas se ha liberado (Icono: indicadores verdes) pa-ra que este plan de tareas también pueda verse en la Transacción CLO-CO. El status liberado sólo puede fijarse de manera manual en el modo de modificación sobre la tecla "visualizar datos básicos".

Activo: El plan de tareas se trata en el sistema presente del sistema (icono: Reloj blanco). Este status se fija de manera automática en cuánto la primera tarea esté iniciada.


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Terminado: El plan de tareas ha finalizado (Icono: punto verde). Este sta-tus sólo puede fijarse de manera manual en el modo de modificación so-bre la tecla "visualizar datos básicos".

Aceptando se muestra el mensaje que confirma la creación del Plan de tareas:

Tras copiar el modelo para una Plan de tareas en una fecha específica y establecer el status en Liberado, el Plan de tareas se convierte en ejecutable y el sistema planifica la lista de tareas individuales a los días y plazos especificados.

En base del tipo de cierre seleccionado en la lista de tareas, el sistema transfiere des-de el Modelo del plan de tareas al Plan de tareas sólo aquellas actividades que se per-miten en la definición de tareas para esa clase de cierre en particular. En nuestro ca-so, al ser todas las tareas mensuales y el Plan de tareas tiene la clase de cierre M (mensual), se transfieren todas las tareas del Modelo al Plan de tareas.


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2.1.4 - Borrado del Plan de tareas

De la misma forma que se borra un Modelo, se borra un Plan de tareas.

El borrado depende del status del Plan de tareas, si es un status liberado o terminado, el sistema no permitirá el borrado.


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Para cambiar el status se pulsa el botón de datos básicos.

Se cambia a status No liberado.

Este status desbloquea los datos básicos del plan de tareas.


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Se vuelve a intentar el borrado.

Y ahora sí se pide la confirmación del borrado.


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Al borrar un modelo se borran los planes de tareas sin status liberados o terminado.

2.1.5 - Transporte del Plan de tareas

Tras terminar de realizar la parametrización del Cockpit se debe transportar la orden de transporte que incluye todas las configuraciones del Cockpit de cierre de cada So-ciedad a un entorno de Producción.


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3 - Manual de usuario

3.1 - Ruta de acceso

Código de la transacción: CLOCO

Esta transacción se ocupa de las ejecuciones del Cockpit de cierre.

La transacción se encuentra en la siguiente ruta del menú:

3.1.1 - Operativa del Plan de tareas


Finanzas -> Gestión Financiera -> Libro Mayor -> Operaciones periódicas -> Cierre -> Cockpit de cierre

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Se visualizan los Planes de tareas que se hayan configurado en el mandante.Para que se puedan visualizar Planes de tareas en la transacción CLOCO, se deben ha-ber configurado y liberado en la transacción CLOCOC.

Para ejecutar las tareas, se debe entrar modificando un Plan de tareas.


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Y hacer doble clic, para mostrar las tareas:

Pulsando el botón derecho sobre la tarea representada, se presentan distintas opcio-nes entre las que está la ejecución de la tarea.

3.1.2 - Ejecución de tareas


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En este caso se ha ejecutado una transacción, sin dependencias.

Si se tratase de ejecutar una transacción sin haberse ejecutado aquella de la que es dependiente

Se muestra el siguiente mensaje:


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Mostrándose el status de erróneo en la ejecución

Así, si se ejecuta sin errores la tarea de la que es dependiente:

Pudiendo, ahora sí ejecutarse:


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A diferencia de las tareas basadas en transacciones, las tareas basadas en programas se pueden planificar o ejecutar en on-line:

La planificación se puede borrar:


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Si se elimina la planificación se puede ejecutar online la tarea:


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La ejecución en online arrastra la variante asociada a la tarea:

Tras haberse ejecutado una tarea planificada se pueden visualizar distintas opciones, como ver el job de fondo, o la orden SPOOL.

Esta información puede obtenerse tanto con las opciones que se despliegan tras pul-sar con el botón derecho, como desde la vista detallada de la tarea:


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3.1.3 - Otras funciones

Pulsando el botón derecho sobre la tarea representada, se presentan distintas opcio-nes, como crear documento de Office, crear una nota, modificar el rol, el ejecutor o el responsable,…

Se puede exportar la información de las tareas seleccionadas en una hoja de cálculo:


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O a otro tipo de documento de Office:


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También se puede importar un documento Office:

Esta asociación de documento Office puede ser borrada:


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Una tarea se puede fijar manualmente como inactiva. Si una tarea está en inactiva, no se la considerará durante la ejecución del plan de tareas, es decir, no se iniciará.

Se puede fijar como inactiva, o desde el menú del botón derecho:

o haciendo doble clic sobre la celda:

Haciendo doble clic sobre la cabecera de la celda se puede realizar la acción para toda la columna:


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Esto es bastante útil a la hora de modificar los ejecutantes, responsables o roles de las tareas seleccionadas:


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De la misma forma (usando el botón derecho o haciendo doble clic sobre la celda), se puede agregar una nota:

Otra función interesante es saber que los status se pueden modificar manualmente, esto es útil para las dar por finalizadas anotaciones:


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Por último, comentar que se puede enviar un mensaje electrónico:

Se puede enviar el correo a distintos tipos de destinatarios:


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Pulsando se envía un correo a, en este caso, el usuario SAP “inarz”. Como además se ha marcado la opción de envío urgente ( ), aparece el siguiente mensaje:

Si se pincha en Seleccionar, se describe el mensaje que se está enviando:


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Yendo al Business Workplace:

Pulsando en atrás ( ) se vuelve al Cockpit:


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