10 Helpful Articles When Writing Emails To College Coaches 

 Goal: College Athlete 

www.goalcollegeathlete.com  

 

Why Email is Crucial To Be Recruited 

One of the biggest things I want you to take away from this guide is how 

important your email strategy is in your recruiting process. It is HUGE. Why? 

Because it is the only way coaches in the majority of all college sports and 

divisions can communicate with you before your senior year of high school. For 

most sports, coaches can’t call you over the phone until your senior year but they 

can start communicating with you via email (and Facebook, social networks, etc.) 

starting the first day of classes of your junior year. 

The more effective you are at communicating via email the better chance you 

have of getting on a coach’s recruiting list and the better chance you have of 

getting an offer. This is a great opportunity because I believe the majority of 

emails coach’s get from athletes are “All about Me” emails that are irrelevant and 

get deleted quickly. This is your chance to create quality emails that are relevant, 

attention grabbing and ones that will trigger a response and get you engaged 

with more schools and programs. 

  

You can utilize email in so many ways to schedule a next step or gain exposure 

with coaches: 

  

• To schedule calls with coaches (they can ask you to call them) 

• Schedule unofficial visits 

• Let coaches know you will be attending their camps or others in the area 

• Let coaches know what showcases/tournaments your will be participating in 

• Send them a link to your online profile/videos 

• Make them aware of your grades/test scores 

  

The key to get these next steps is creating relevant, attention grabbing emails. 

Utilizing the research you have done to hit a cord with coaches in a more 

personal way. 

  

In the next section, I will walk through examples of relevant, attention grabbing 

emails that will give you a better chance of getting a coach to respond. Use these 

emails as a guide in helping you “think outside the box” when you start to 

compose your emails and remember: It’s about THEM not YOU. 

 

 

The Best Time To Send Email To College Coaches 

You are putting all of this effort into creating relevant, attention­grabbing emails 

to send to coaches. You should also be strategic in when you send these emails. 

This is important. Think about it. I have asked coaches when they most frequently 

get emails from athletes trying to be recruited. Overall, they say mostly nights 

and weekends are when they receive most of their emails from potential recruits. 

Don’t be like most of these athletes trying to get attention: They are emailing the 

coach when they (the athlete) are free, i.e. when it is best for them, not the coach. 

I go back to it’s about THEM, not about YOU. Think about the Coach’s schedule. 

During the week, most coaches practice (or have a game or event) in the 

afternoon. In the evening, they do look at email but they also spend a lot of time 

speaking with potential recruits, parents and high school coaches among other 

things. On the weekends is when most sports have games/events and this is 

usually an all day affair for a coach and team (especially if they are the away team 

and are travelling). Also, coaches have lives outside of their sport. They are 

human beings just like the rest of us and spend time with their families, friends, 

husbands, wives, girlfriends and boyfriends, usually on the weekends. After 

taking this into consideration, the majority of coaches (not all) are sitting at their 

desk between 9:30am and lunchtime going through their emails, recruiting, 

putting practice plans together, watching video, etc. This is probably the best 

time to send your email. Why?: 

  

• They are most likely sitting at their desk in front of their laptop/computer 

• They are not “on the go” so they are settled and have a bit more time 

• The majority of other potential recruits/young athletes are not sending their 

emails at this time 

  

You might be saying “I am at school, I don’t have the time to send emails on 

weekday mornings”? There is a couple of ways around this. After you draft your 

emails, you can have them scheduled to be sent out at a time that you choose, 

preferably for coaches between 9:30am­10:30am. There are services like 

Boomerang for Gmail, which is a plugin/extension you can download for free to 

make this very simple. Second, if you have a study hall or gym class in the 

morning maybe you could explain to your teacher what you are trying to 

accomplish and that you would like to spend the class time sending out emails to 

universities you would possibly like to attend. This is a reasonable request, I 

would think most teachers would understand. I would have the emails drafted 

completely so you are just sending emails and not editing and writing during this 

limited time. 

  

Do you know which college coaches you should be emailing? GCA has partnered with Playced. Playced has a “Matching Engine.” The “Matching Engine” is a technology that provides a targeted list of colleges & teams based on theathletic and academic information you provide. This can save you a lot of time and confusion. Learn more about our partnership and discount here: Playced / GCA Partnership – 10% Discount 

  

I have another piece of advice when it comes to sending emails to coaches. Make 

sure to check their game/event schedules (you can find them on the school’s 

athletic website). I would recommend not sending a coach an email on a game 

day. Coaches are pre­occupied focusing on the game that day and getting their 

team as prepared as possible. Also, they might be playing an away game and 

have a road trip giving them even less time. Overall, most coaches are not 

focused on recruiting the day of a game/event, they are focused on their current 

team and I don’t suggest emailing or calling them on these days. You should also 

be checking when their season is over. For the most part, the few weeks after the 

season the coaches are probably going to try to take their mind off of the sport 

and if they do any recruiting, it will probably be with recruits they have already 

been in contact with and have pre­scheduled calls and meetings. This is my 

opinion and will be different from coach to coach, I just want you to spend your 

time and energy at the right time to give you the best possible chance of a 

response. 

 

Want A College College Coach To Respond To Your 

Emails? Make Them Personal 

College Coaches get hundreds of emails a day from high school athletes and 

recruiting services. The majority of them never get opened or responded to. 

Why? Because they know its going to be some standard, generic email giving 

stats and information on a self­proclaimed “great recruit”. They have received 

countless emails like these, most of which will not help them. 

How do you write emails that coaches will respond to? MAKE IT PERSONAL for 

the coach. Find out things like: 

  

­What kind of characteristics the coach looks for in a player? (What do they 

want?) 

­How their season is going (i.e. Did they win a big game? Is there one coming 

up?)  

­How many players are they graduating the spring before your freshman year 

(can you fill the void)? 

­Do you know a player on the team or someone who know the coaches that you 

can refer to? 

  

If you can find some personal information that the coach and his staff care about 

and use that in the subject and the body of an email you will be much more likely 

(not guaranteed, but much more likely) to get a response. 

Check out the links below for examples of how to write more personalized emails 

to college coaches: 

  

Reference a Quote from a Coach 

The Team Just Won a Game/Event 

Referencing the Program’s Losses to Graduation and how you can Fill the Void 

 

Don’t Give Up After Just One Email 

If you emailed or called a college coach once and didn’t hear back them PLEASE 

don’t let that be the last time you attempt to contact them! Also, don’t fill your 

head with reasons why YOU THINK they didn’t get back to you. You don’t know 

the EXACT reason why they didn’t get back to you. Most likely it was because 

they were busy doing any number of things: running practices, watching film, 

administrative work, travelling to an away game, etc.  Like most people who are 

busy, coaches don’t respond to every email or call that comes to them. If you 

sent a relevant, attention grabbing email or voicemail chances are the coaches 

have seen or listened to it. If you follow up with them again it will not only make 

them recall the original message but will show them you are genuinely interested 

in their program, making them more apt to get in touch with you. Being pro­active 

is a good thing and it is something that coaches want to see from a potential 

recruit. 

Don’t let your mind play tricks on you, create a target list of schools and put 

together a pro­active strategy to contact these coaches via email and phone 

multiple times. Stick to this strategy no matter what. A lot of coaches may not get 

back to you, other may say they are not interested but if you understand that it is 

a NUMBERS GAMES (contact many coaches, multiple times), make it business, 

not personal, you will get more coaches to respond to you. In your recruiting 

process focus on doing MORE Pro­Active activity (on what you can control) and 

LESS negative worrying (on what you can’t control). 

  

Related articles to help you in the recruiting process: 

The Strategy and Process Needed to Be Recruited 

Creating an Organizing Your Target List of Schools 

Why You Must Pro­Actively Follow up with Coaches 

 

How To Create an Email Signature in GMail 

In the Pro­Active Recruiting I discuss why you should set up a dedicated email 

address for your recruiting efforts, why you should add an email signature to 

your emails and what is should look like. Today, I want to walk you through how 

you can create an email signature in GMAIL since it is a very popular email 

service. 

  

Step 1: Login to GMAIL and go to your Inbox 

Step 2: Within your Inbox go to the Top Right Corner and Click on the Circular 

shape with ridges and a drop­down menu will appear. In the drop­down menu 

click on “Settings”: 

  

 

Step 3: In “Settings” scroll down until you see the box “Signature”: 

  

 

  

Step 4: First, make sure you select the circle below “No Signature” so your 

signature will appear in your emails. Next, start creating your signature by adding 

things like your name, high school, year, position, GPA and standardized test 

scores (see example below in Step 5). Also, if you look in the menu, just above 

the text box you are typing in, you will see a link symbol. If you have a highlight 

video on YouTube or an Online Athletic Profile you can use the link button in the 

menu to create a hyperlink so a Coach is one click away from learning more 

about you as an athlete, student and person. Just click the link button and paste 

the URL to the video or profile you want to link to. 

When you are done just click “Save Changes” at the bottom of the page and you 

will be directed back to your Inbox. 

Step 5: Now, in your Inbox, click on “Compose” to write a new email and you will 

see your email signature ready­to­go at the bottom: 

 

  

That’s it, pretty easy. Now you have a professional looking email signature within 

your emails while also providing college coaches an easy way to contact you or 

find out more about you. Remember, you can always take things out of the 

signature while composing the email or go back into “Settings” and turn off email 

signature. 

Hope this helps and best of luck! 

  

Related articles to help in your recruiting process: 

­Why Email is Crucial to be Recruited 

­The Best Times to Send Email to College Coaches 

­Examples of Relevant Emails to College Coaches 

  

How To Follow Up With College Coaches After 

Attending a Prospect Camp 

If you have attended a showcase or prospect camp hosted by a specific 

university and program that you may want to play for in college make sure to 

follow up with the coaching staff after the conclusion of the camp. Why? Well, 

you have met the coaches personally and they have probably scouted your ability 

during the camp. Now is your chance to build upon that initial relationship and 

show your respect and appreciation for their program. It can put you in a more 

positive light when it comes to your character and how you are as a person – 

something highly valued by college coaches. 

After the camp, you can send a concise email to all the coaches and staff you 

met. It could include things like: 

● Thanking them for their time and invitation to participate in the camp 

● The experience and what you got out of it (facilities, information, the 

competition from the other prospects) 

● What you liked about the  program’s vision and where they want to be 

(shows you were listening at the camp) 

● What you are going to do over the next 12 months to improve 

physically, mentally and educationally (your plan to get better) 

● That you would love to be a part of their program and ask for advice on 

what you can do to get there 

If talent­wise you are neck and neck with other recruits sometimes it is doing little 

things like this that give you the edge and the eventual offer. 

  

Related articles to help you in your recruiting process: 

­Examples of Relevant Emails to Send to College Coaches 

­Why You Must Pro­Actively Follow Up with Coaches 

­Be Respectful to College Coaches and Staff Members 

 

2 Things To Conside Before Sending Automated Email 

to College Coaches 

 

By Steve O’Brien – Goal: College Athlete 

Are you using a recruiting service that sends automated emails to college 

coaches on your behalf? Is this service your only method in trying to contact 

college coaches? While there can be benefits to this strategy, I wanted to make 

you aware of a couple of issues that can arise from sending automated emails to 

college coaches: 

1. Automated Emails Are NOT Nearly Personal Enough For College Coaches  

With all the recruiting services and other companies trying to sell to coaches, automated 

emails are like “white noise” to most college coaches and most of these emails either get 

ignored or deleted. Very few get opened and even less get responded to. Even if you are a 

great athlete who would be a great fit for a program, the probability of your automated emails 

even getting looked at is probably low because it looks just like the hundreds of other 

automated emails college coaches receive. 

The college coaches I have spoken with tell me they want to here directly from 

the athlete on why they want to be a part of their program. The best way to do this 

is to research the coach, program and school and send themrelevant, attention 

grabbing emails. 

  

2. College Coaches Don’t Like Click Tracking Emails 

Click tracking emails are emails that have embedded links within the email that if 

the coach clicks on one of them, that click gets reported back to the recruiting 

service or athlete signaling that the coach has looked at the email and took action 

(i.e. clicked on something) to find out more. This knowledge can be very valuable 

to the athlete if used in the appropriate way. For example, if you noticed a coach 

clicked on an email to view your athletic profile, you could follow up with a 

personal email or phone call which could result in a meeting with the coach. The 

problem is, in most cases, the click tracking is used to trigger more automated 

(not personal) messaging. For example, a coach might click on an email to view a 

potential recruits profile. Then, a couple days later they get another automated 

email saying “I see you looked at my profile…….would you like to connect.” This 

is very impersonal and in some cases disrespectful to coaches. Due to examples 

like this, coaches are starting to realize that if they click on these automated 

emails (or on links inside an athletic profile) they might be tracked and inundated 

with more automated emails. This is not a good thing for you, the athlete, if this is 

the only way you are trying to connect with coaches. 

Automated emails can be beneficial if used appropriately. If you are using a 

service that sends automated emails on your behalf to coaches, my advice would 

be to know exactly what is being sent to coaches and to understand how the 

entire process works. You want to know the answers to questions like: 

● How many emails are being sent on my behalf? 

● What coaches are getting my emails? 

● Do I have access to see what actions (clicks) have been taken on these 

emails? (i.e. do I get reporting on this) 

● Do I have the authority to stop the automated emails and follow up 

personally with a particular coach based on the reporting? 

  

In the end this is your process, not the recruiting services. To actually be 

recruited, you must take control at some point and start to build a personal 

relationship with coaches, something no amount of automation can accomplish. 

  

Related articles to help you in your recruiting process: 

­Examples of Relevant Emails to Send to College Coaches 

­Why You Must Pro­Actively Follow Up with Coaches 

­Be Respectful to College Coaches and Staff Members 

 

How To Find a College Coaches Email Address 

Do you want to send an email to a college coach letting them know you are 

interested in being a part of their program? First thing you have to do is find their 

email address. 

  

This is pretty straightforward actually because most college coach’s emails are 

publicly accessible on their universities athletic website. Most athletic websites 

have a staff directory page where they list all coaches, for all sports along with 

their contact information: phone number and email address. 

  

I think the easiest way to find the staff directory for a particular university is to do 

a Google search. For example, if I want to find the emails for the coaching staff of 

Lake Erie College Men’s Basketball I would go to Google and type in the search 

box: 

  

Lake Erie College + Athletic Staff Directory + Men’s Basketball 

  

My search results look like this: 

 

  

  

As you can see the Lake Erie College Staff Directory is the first link. I would click 

on that link which would bring me to the staff directory and then I scroll down to 

Men’s Basketball: 

  

 

  

  

  

  

  

  

  

  

As you can see the coaches are listed with their phone number and email 

addresses. You can do this type of search for almost any sport and school. You 

should be able to find the staff directory and coach’s information and emails very 

quickly. 

  

As you find coaches emails I recommend copy and pasting the information and 

keeping it organized in a spreadsheet or file. I wrote a blog post you can check 

out on how to use Google Drive to keep your coaches contact information 

organized. 

  

Also, when you are emailing college coaches make sure to send them a relevant 

and personalized email and never spam them with a generic message. Here is a 

post on why and how you can draft emails that are more personal and why these 

types of emails are more likely to get a response from coaches. 

  

For a step­by­step plan to help you get college coaches attention and on their 

recruiting lists please check out“The Student­Athlete Guide to Be Recruited” on 

this website. 

 

How To Use Twitter to Write College Coaches Better 

Emails 

If you have read the Student­Athlete Guide To Be Recruited or some of my other 

blog posts on recruiting and how to get a college coach’s attention you may have 

noticed that I put a lot of emphasis on sending messages that are personal and 

relevant to the coach (instead of sending some generic/spammy type message). I 

feel if you send a more personal message it will not only resonate with the coach 

but also it shows the coach that you have been doing the research and are 

genuinely interested in their program. I believe coaches appreciate and will 

respond to these messages at a higher percentage than generic ones. 

Now a tough question is where do I find this information about these coaches to 

send a more personal message? I provide some information within the 

Student­Athlete Guide To Be Recruited here but I have recently come to realize 

that Twitter can also be a great place to find out more about coaches and what 

they are thinking. Many college coaches now have Twitter accounts and are 

Tweeting on a regular basis. If you start to read some you can get a good 

understanding of their mentality and what they like when it comes to their sport 

by what they are Tweeting or re­Tweeting. 

For example, if you were researching Creighton’s Men’s Basketball Coach, Greg 

McDermott, and went to his Twitter account you would find a couple of 

Tweets/re­Tweets like the ones below that can give you a better understanding of 

what is important to him (he Re­Tweeted the 2nd one): 

  

  

Here is another Tweet from Eric Pogue, Head Coach of Oakland University Men’s 

Soccer: 

  

  

  

Now when you write an email to these coaches you can be more personal and 

relevant. For example, if you were emailing Coach Pogue you could start the 

email with something like this: 

  

Hi Coach Pogue, 

My name is Steve O’Brien and I’ll be a junior this fall at Boston High School in Boston, MA. I have dedicated my life to soccer, have a tremendous work ethic, am extremely coachable and want to get better everyday. I know these qualities are important to you and are reasons why I want to be a part of your program. 

I am attending the Fall Showcase in New York and was hoping you or your staff would have time to meet with me……… 

  

  

I believe writing emails like this consistently will give you a better response rate 

and engaged with more coaches and programs. 

Coaches also post Tweets to their videos, interviews and information about their 

program, athletic department and University so if you have a coach on your list to 

contact make sure to take a few minutes to see if they have a Twitter account and 

see what they are posting……..it can only help. 

Best of Luck! 

Steve 

  

Related Links: 

● The Best Time to Send Email to College Coaches 

● Don’t Give Up After One Email 

● Want a Coach to Respond to your Email? Make it Personal 

 

Your Not Emailing Multiple Coaches With The Same 

Email Are You?  

I have been reading articles and watching videos where College Coaches discuss 

what high school athletes can do better in the recruiting process. On more than 

one occasion I noticed college coaches getting irritated when receiving an email 

from prospective student­athletes with multiple college coaches email addresses, 

from different schools, also on the email. Please tell me you are not doing this? If 

you are doing this: PLEASE STOP! 

  

You are putting together a generic email, finding a bunch of coaches email 

addresses, sending it out and hoping to get coaches to respond. You are thinking 

this strategy will save time by hitting a lot of coaches with the same message. 

What you are not seeing is that this strategy is alienating a lot of coaches and 

hurting your credibility. 

  

College Coaches are the experts when it comes to recruiting emails, not the 

prospective athlete. Some college coaches get hundreds, if not thousands, of 

emails on a monthly basis from high school athletes. They can see right away if 

the recruit put a lot of time into drafting an email or if they put together a generic 

one to send to multiple coaches. College Coaches become irritated with mass 

emails like this because they are not personal at all. They become even more 

irritated when they see many other coaches receiving the exact same email. It’s 

disrespectful to the college coach because you are not showing them that you 

care about THEIR school and THEIR program. They feel that you are throwing 

spaghetti on a wall and hoping something sticks. In my opinion it’s just a bad 

strategy that will hurt you a lot more than it will help you. 

  

College Coaches want to see emails discussing THEIR program, THEIR school 

and why YOU want to be a part of it. They want it to be more personal and 

relevant. Do your research: 

● Learn more about the Coaches and their backgrounds ( i.e. check out 

their bios on the team’s website, articles, YouTube videos) 

● Learn more about their style of play 

● Check out how the team is doing this season 

● See how many athletes they will graduate prior to you being a freshman 

● Check out the Majors offered at the school to see what interests you 

  

You can then reference this research to write more personal and relevant emails 

to college coaches. Many high school athletes are not putting in the time to write 

personalized emails like this so your emails have a better chance of standing out 

and having a coach respond to you. It’s not easy, it will take some time but you 

get out what you put in. If your goal is to be a college athlete then it is worth the 

time. 

  

Find examples of how to write more personalized and relevant emails to college 

coaches here 

  

Stop sending mass/generic emails. Start doing your research. Be relevant. Be 

Personal. Be Pro­Active. Don’t Quit. Good luck! 

 

Questions? Don’t be afraid to shoot me an email: steve@goalcolllegeathlete.com 

All the best, Steve & Julia O’Brien 

Goal: College Athlete