COUPE DU MONDE

10-15 DÉCEMBRE 2013

WWW.BIATHLON-ANNECY-LEGRANDBORNAND.COM

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Guide des volontaires

NOM :

Prénom :

Mission :

Nom du responsable direct :

N° de téléphone du responsable direct :

Ce guide appartient à

SOMMAIRE

�Organigramme général .......................2

� les villes cOOrganistarices ................4

�mOts de bienvenue

et de remerciements ............................5

�PrOgramme des cOmPetitiOns...............8

�PrOgramme des animatiOns ................ 10

�Plan général .................................... 12

�Plans du stade ................................. 14

�chiffres clés

transPOrts sPectateurs ................... 16

�guide des vOlOntaires ....................... 17

�navettes vOlOntaires ...................... 20

�cOmmissiOns et missiOns .................... 21

�cOntact

Comité d’Organisation Biathlon Annecy-Le Grand BornandRoute de Chinaillon- BP38-74450 Le Grand Bornand

Tel : 04 50 02 79 00 / contact@biathlon-annecy-legrandbornand.comRédaction : Alban GOBERT, Yannick AUJOUANNET

Ont collaboré : Benjamin CHANDELIER, Sébastien FOURNIER-BIDOZ, Christophe MARTIN, Christophe VASSALLO

Maquette : Yannick AUJOUANNET

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�anneCY

Ville d’art et d’histoire, Annecy est renommée pour sa beauté, son patrimoine naturel et bâti et sa qualité de vie. La capitale de la Haute-Savoie bénéficie en effet d’un environnement exceptionnel : située au bord du lac le plus pur d’Europe, au pied des massifs alpins des Aravis et des Bauges, elle se trouve à quelques encablures seulement de la Suisse et de l’Italie. Cet emplacement privilégié contribue à sa vitalité économique, axée aujourd’hui sur les technologies de pointe, notamment dans le domaine de l’image en mouvement, et un fort attrait touristique. Annecy a en effet conservé un centre historique, la Vieille Ville, très prisée des visiteurs, et a su développer de nombreuses activités de loisir au contact de la nature, en toute saison. Annecy est aussi connue pour son expérience et son dynamisme événementiels avec sa prestigieuse Fête du lac, en août, ou encore le plus grand rendez-vous international du film d’animation, en juin, sans oublier les nombreuses manifestations sportives qu’elle accueille tout au long de l’année.

� le Grand-Bornand

Concilier les extrêmes...

Au top des plus grandes stations françaises, Le Grand-Bornand occupe un statut bien particulier. Souvent imité, jamais égalé, le concept de station authentique trouve ici son illustration la plus éclatante. Car on a beau dire que « choisir, c’est renoncer », l’adage ne semble pas s’appliquer au Grand-Bornand, qui a justement fait le choix de ne renoncer à rien. Et avec quel bonheur ! Ici, les chalets datant pour certains du XVIIe siècle côtoient les équipements débrayables d’une station à la pointe. La culture freestyle se nourrit d’une tradition agropastorale encore bien vivante et les fermes qu’on se transmet de père en fils voisinent avec les spas les plus cosy. Beaucoup s’y seraient brûlé les ailes. Pas Le Grand-Bornand, où la culture du paradoxe a été élevée au rang d’art. Un art de vivre la montagne. Différemment, pleinement. Ici les contemplatifs trouvent dans les vallées préservées le luxe rare d’une retraite salvatrice, quand les férus d’émotions fortes profitent d’une dynamique événementielle rodée qui fait désormais référence. En témoigne l’accueil de la 1ère Coupe du monde de biathlon jamais organisée en France. Le Grand-Bornand ne se refuse décidément rien et met tout le monde d’accord. Fort de son identité. Fier de ses valeurs héritées, finalement, d’une longue tradition... d’innovation.

lES VIllES COORgAnISTARICES

C’est un immense plaisir de vous intégrer dans l’équipe des volontaires du Comité d’Organisation Biathlon

Annecy-Le Grand Bornand. Comme vous le savez, du 10 au 15 décembre 2013, nous accueillerons ensemble la première étape de Coupe du Monde de biathlon en France, c’est un moment historique. Des millions de téléspectateurs à travers le monde auront les yeux rivés sur nous. Cette course d’envergure mondiale sur le stade « Sylvie Becaert » au coeur du village est une occasion unique pour Le Grand Bornand et Annecy de promouvoir nos paysages et la passion de tout notre territoire pour le ski. Enfin, l’équipe de France de biathlon aura à coeur de briller à cette occasion et de confirmer ses exploits sportifs. Pour toutes ces raisons, nous avons le devoir de réussir ces

épreuves. En tant que volontaire, votre rôle est essentiel et vous contribuerez directement au succès de ce challenge historique. Nous sommes très heureux de l’intérêt que vous portez à l’organisation de ces épreuves et votre présence à nos côtés est primordiale pour assurer le succès de cette compétition.

Dans l’attente du plaisir de faire votre connaissance, je vous prie de croire cher(e) Madame, Monsieur, en l’expression de mes salutations les plus chaleureuses.

Philippe anGelloZ-niCoud

Maire du Grand Bornand

Président du Comité d’Organisation

Nos deux communes ont su jouer la carte de la complémentarité en proposant un projet novateur,

conjuguant l’authenticité d’un village de montagne aux atouts d’une grande ville, valorisant le sport de haut niveau et la promotion de la discipline, privilégiant le développement durable et la qualité de l’accueil.

Jean luc riGaut

Maire d’Annecy, Conseiller Général de Haute-Savoie, membre fondateur du Comité d’Organisation

Biathlon Annecy-Le Grand Bornand

MOTS DE BIEnVEnUE ET DE REMERCIEMEnTS

6 7

Dans le sillage d’athlètes emblématiques à l’image, par exemple, de Raphael Poirée, Florence Baverel

ou Vincent Defrasne, nos biathlètes ont fait vibrer la France lors des derniers Jeux Olympiques de Vancouver et lors des derniers Championnats du Monde de Biathlon qui se sont déroulés à Nove Mesto en février 2013. Depuis plus de 15 ans, l’Equipe de France de Biathlon est l’une des meilleures équipes au Monde. Il apparaissait donc tout à fait naturel pour la Fédération Française de Ski de soutenir auprès de l’IBU la candidature d’Annecy / Le Grand-Bornand et que la France obtienne l’organisation de la première Coupe du Monde de Biathlon sur son territoire. Quand on connaît l’importance que représentent les grandes compétitions internationales à

domicile, nul doute que nos biathlètes sauront trouver les ressources pour nous faire vivre les émotions de la victoire et assurer la promotion de leur discipline en rendant cette manifestation populaire encore plus festive.

Michel vion

Président de la Fédération Française de Ski

L’année 2013 sera très probablement une référence dans l’histoire du ski français. Annecy et Le Grand Bornand

avec le soutien de la Fédération Française de Ski organisent la première Coupe du Monde de biathlon en France. Nous serons sous les projecteurs pendant les 4 jours d’épreuve et nous nous devons de réussir cette compétition sportive mondiale. En effet, les enjeux sont importants pour notre territoire et vous l’avez compris, c’est également une grande et belle aventure humaine partagée par les habitants du Grand-Bornand, d’Annecy mais également de la Haute-Savoie. Grâce à votre générosité, votre enthousiasme et votre disponibilité nous allons écrire un page historique du ski français. Oui, sans vous, rien ne serait possible. Au nom du Comité d’Organisation, je vous

adresse simplement et sincèrement un grand merci !

Patrice anGelloZ-niCoud

Adjoint sport et tourisme du Grand Bornand

Vice-Président du Comité d’organisation

Nombreux sont ceux parmi vous qui étaient déjà à nos côtés pour organiser la finale de l’IBU Cup en mars 2011.

En ce mois de décembre, vous êtes près de 550 à nous apporter votre aide, à mettre à contribution vos compétences et votre savoir-faire pour réussir ensemble ce pari historique.

L’organisation d’un tel événement nécessite la création de 535 postes volontaires. Certains parmi vous, interviendront au cœur de la compétition, au contact des athlètes, d’autres, à des postes excentrés du stade et n’auront pas la chance de voir les courses. Mais aucun poste volontaire n’a plus d’importance qu’un autre, et quelle que soit votre mission, votre présence est indispensable à la réussite et au bon déroulement de l’événement.

À l’intérieur de ce guide, vous trouverez toutes les informations que vous devez connaître pour le bon déroulement de vos journées de volontariat. Gardez-le toujours avec vous, il vous sera utile pour renseigner et guider le public, les coureurs, les équipes et tous ceux qui en auront besoin. Souvenez-vous que, pour la plupart, vous serez le premier contact qu’aura le public avec l’événement. Et bien au-delà des résultats sportifs, c’est de vous, de votre accueil, de votre professionnalisme, et de vos sourires que se souviendront petits et grands venus assister à cette grande fête du biathlon.

À vous tous MERCI, sans vous nous n’aurions pas réussi les épreuves de 2011, et nous ne pourrions pas relever le challenge de la Coupe du Monde!

Grâce à vous, le Grand-Bornand deviendra, j’en suis sûr, une grande station du biathlon !

alban GoBert

Responsable du programme des volontaires

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n lE RElAISLe relais est composé de 4 coureurs du même sexe. Seule la distance à parcourir diffère entre le relais dames et le relais hommes. Les dames doivent effectuer 6km chacune et les hommes 7,5km chacun. La course de chaque coureur est entrecoupée d’une séance de tir couché puis debout.Le départ s’effectue groupé à la manière du départ en ligne. Le relais entre deux membres d’une équipe se fait dans une zone délimitée de 30 m dans laquelle celui qui finit son parcours doit toucher le corps de son partenaire avec la main (le bâton et les skis ne comptent pas).Il y a au total huit tirs, quatre couché et quatre debout, et donc 40 cibles à abattre lors de cette course. Le biathlète dispose de huit balles pour descendre cinq cibles. Les cinq premières sont présentes dans le chargeur, les trois dernières, appelées balles de pioche, doivent au besoin être chargées manuellement dans la carabine. Toute cible non abattue après ces huit balles entraîne une pénalité d’une boucle de 150 m supplémentaire.

n lE SpRInTLe sprint a fait son apparition au début des années 1970. Il s’agit d’une épreuve contre la montre individuelle pendant laquelle trois tours de circuit, entrecoupés par deux séances de tir, couché puis debout, sont à parcourir. Épreuve la plus courte du biathlon (10 km pour les hommes et 7,5 km pour les femmes), le sprint est aussi celle proposant le moins de tirs, mettant ainsi l’accent sur la vitesse de déplacement à ski. Les biathlètes démarrent leur course un par un avec trente secondes d’intervalle. Chaque erreur au tir est sanctionnée par un tour de pénalité de 150 m. Le classement final du sprint détermine l’ordre de départ de la poursuite. Seuls les 60 premiers de cette épreuve obtiennent le droit de participer à la poursuite.

pROgRAMME DES COMpéTITIOnS

�ProGraMMe des Courses

� les éPreuves

�ouverture du stade et du villaGe sPeCtateurs

dAte HORAiRe éPReuVeLundi 09/12 13h30-16h30 Entraînements

MARdi 10/12 10h30-12h30 Entraînements officiels Dames

MeRCRedi 11/12 13h30-16h Entraînements officiels Hommes

Jeudi 12/12 14h30 Relais Dames

VendRedi 13/12 14h30 Relais Hommes

sAMedi 14/1210h30 Sprint Dames

13h15 Sprint Hommes

diMAnCHe 15/1211h15 Poursuite Dames

13h25 Poursuite Hommes

dAte OuVeRtuRe du stAde OuVeRtuRe ViLLAGe sPeCtAteuRs

Lundi 09/12 fermé ferméMARdi 10/12 10h -16h fermé

MeRCRedi 11/12 10h - 16h ferméJeudi 12/12 10h - 17h30 9h - 18h

VendRedi 13/12 9h30 - 17h30 9h - 18hsAMedi 14/12 9h - 15h30 8h30 - 18h

diMAnCHe 15/12 9h - 15h30 8h30 - 18h

12/12/2013 13/12/2013 14/12/2013 15/12/2013PACKAGE4 JOURSRElAiS

dAmESRElAiS

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POURSUitE d/h

tribune 17 € 17 € 21 € 21 € 59 €

tribune enfant - 10 ans 12 € 12 € 17 € 17 € 46 €

tribune offre groupe* 12 € 12 € 17 € 17 € 46 €

Zone spectateurs 7 € 7 € 9 € 9 € 24 €

Zone spectateurs enfant - 10 ans 5 € 5 € 7 € 7 € 20 €

Zone spectateurs offre groupe* 5 € 5 € 7 € 7 € 20 €

*concerne les groupes à partir de 8 personnes (clubs FFS, fan-clubs, comités d’entreprises,...)

�Billetterie

dAte OuVeRtuRe du stAde

du Lundi 9 Au Jeudi 12/12 9-18hVendRedi 13/12 8h30-18h

sAMedi 14 et diMAnCHe 15/12 8h-18h

Les ventes sur internet sont ouvertes jusqu’à 1 heure avant l’ouverture du stade.

La première Coupe du Monde de biathlon en France est aussi la première Coupe du Monde organisée en cœur de village dans un stade éco conçu. L’objectif pour la commune du Grand-Bornand étant de limiter l’impact sur l’environnement sur un site qui accueille de nombreux autres événements comme le Tour de France ou le Festival au Bonheur des Mômes entre autres. Ainsi les infrastructures du nouveau stade Sylvie Becaert sont montées sur cette plateforme de l’Envers du village et démontées après la Coupe du Monde pour laisser place aux autres activités touristiques de la station.

n lA pOURSUITEAfin de rendre plus distrayant et spectaculaire le biathlon, la poursuite est inventée au milieu des années 1990. Contrairement au sprint basé sur le concept du contre-la-montre, la poursuite confronte directement les biathlètes sur la piste. Seuls les 60 premiers classés du sprint sont autorisés à participer à cette épreuve. Cinq boucles sont parcourues lors d’une poursuite pour une distance totale de 12,5 km pour les hommes et de 10 km pour les femmes. Quatre séances de tir sont proposées, une à la fin de chacun des quatre premiers tours de course. Chaque faute au tir est sanctionnée par une boucle de pénalité de 150 m. Les deux premiers tirs sont effectués couché, les deux derniers debout. L’ordre de départ de la poursuite correspond au classement final de sprint, les écarts à l’arrivée de cette dernière étant conservés pour les fixer l’ordre et les écarts de temps au départ de la poursuite. Attendez-vous à une course à rebondissements !

� Jeudi 12 déCeMBre

n VIllAgE SpECTATEURS de 9h à 18h

• De 16h à 18h : Chap’s, chanson française et internationale (sous le chapiteau).

n plACE DE l’églISE

• A 18h et à 20h : les Bryans Brothers, déambulatoire musical, percussions, danse et comédie de rue.

n ChApITEAU gARE ROUTIèRE de 21h à 2h

• radio Meuh, la plus célèbre des web-radios des Alpes.

� vendredi 13 déCeMBre

n VIllAgE SpECTATEURS de 9h à 18h

• De 16h à 18h : Mick rustick, duo de chanson française (sous le chapiteau).

• A partir de 19h30 : tomme blanche géante des agriculteurs du Grand-Bornand (sous chapiteau) avec les Tradisons, groupe festif de musique savoyarde. Sur réservation (10€ en vente à l’Office de tourisme).

n plACE DE l’églISE

• A 18h et à 20h : sandunga, déambulatoire musical et festif.

� du Jeudi au diManChe

n plACE DE l’églISE

•démonstration de sculpture sur glace.

n SUR lE STADE

• Entre deux courses : visitez la Maison du patrimoine (accessible uniquement pour les spectateurs tribunes) Entrée : 2,70 €.

n VIllAgE SpECTATEURS de 9h à 18h

• De 9h à 17h : atelier d’initiation au tir à la carabine encadré par les moniteurs de l’Ecole de Ski de Fond du Grand-Bornand.

• dégustation de produits régionaux proposée par les agriculteurs du Grand-Bornand (et les agriculteurs de Cogne le samedi).

• A la fin des courses : Chanson par Magalie tochon, la très médiatique Yodleuse des Aravis (sous le chapiteau).

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n ChApITEAU gARE ROUTIèRE de 21h à 2h

• De 21h30 à 23h : Moon, pop-rock internationale.

• dJ i-ness, célèbre DJ du Chinaillon à... Tokyo !

� saMedi 14 déCeMBre

n VIllAgE SpECTATEURS de 8h30 à 18h

• De 15h à 17h : Mr and Mrs trio, variété internationale (sous le chapiteau).

n plACE DE l’églISE

• A 18h et à 20h : djacques le notaire, déambulatoire musical, fanfare burlesque.

n ChApITEAU gARE ROUTIèRE de 21h à 2h

• De 21h à 22h30 : la Cla’te, reprises cuivrées et déjantées.

• De 22h30 à 00h : rage against the Marmottes, rock-musette festif.

• dJ i-ness, célèbre DJ du Chinaillon à... Tokyo !

� diManChe 15 déCeMBre

n VIllAgE SpECTATEURS de 8h30 à 18h

• De 15h à 17h : dino, duo de chanson française et savoyarde (sous le chapiteau).

n plACE DE l’églISE

• A 17h et à 19h : disco Power Band, déambulatoire musical, fanfare 100% disco.

n ChApITEAU gARE ROUTIèRE de 21h à 2h

• dJ i-ness, célèbre DJ du Chinaillon à... Tokyo !

pROgRAMME DES AnIMATIOnS

Mick Rustick

DJ I-ness

Magalie Tochon

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EXpOSITIOn DE lAnD ART

•« Coun’trees, les arbres du monde »Quand des arbres du Grand-Bornand deviennent des oeuvres monumentales en hommage aux différentes nations

présentes sur la coupe du monde. Par Pierre Amoudry et Licorne Prod. en partenariat avec les sprays

•SculpturesenboisflottéPierre Chamoux, sculpteur inspiré par l’art brut et le land art, installera 2 œuvres géantes dans le centre du village.

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plAn généRAl

plAnS DU STADE

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�Portraits de volontaires

CINQ QUESTIONS À MAURICE LYONNET...

u votre passé de volontaire ?

J’ai fait 44 ans de bénévolat dans toutes sortes de milieux associatifs. Dans le sport, je suis investi depuis plusieurs années : courses de Rallye, directeur sportif de l’équipe de basket les Trifftys’Boys, athlétisme, Coupe du Monde de ski de fond à la Clusaz, Mondial de Cross Country…. et ce n’est pas terminé!

v étiez-vous présent lors de l’iBu Cup de mars 2011 au Grand Bornand ? Quelle était votre mission ?

Oui, j’étais en charge du bureau des accréditations. Avec le responsable de la sécurité, nous avons créé le système d’accréditation et j’ai ensuite assuré la distribution de celles-ci.

w Qu’avez-vous pensé de ce poste ?

Ce poste demande du temps en amont et de l’organisation. Il faut parfois être ferme et intransigeant, il n’y a pas de passe-droit. L’horaire est matinal, mais ça, m’étant proposé en tant que volontaire je me devais de l’assumer !

x l’ambiance au sein de l’organisation et sur l’événement plus globalement?

Etant à l’Espace Grand Bo, je n’ai pu assister à toutes les courses, mais j’ai été impressionné par l’ambiance en tribunes, et l’équipe qui préparait les pistes était au top niveau. Tous les bénévoles que j’ai pu côtoyer ont été agréables et sympathiques, un vrai bonheur, je me devais de revenir sur la Coupe du Monde.

y un dernier mot ?

Pour vous tous volontaires, prenez un peu de temps après cette Coupe du Monde, faites part de vos remarques, positives ou négatives, au Comité d’Organisation afin de faire mieux la prochaine fois!

CINQ QUESTIONS À JEAN-NOëL BASTARD...

u votre passé de volontaire ?

Comme de nombreux bénévoles je suis tombé dedans jeune ! Dès que je peux, je donne un coup de main sur les événements organisés par la station. Membre actif de l’organisation de la kermesse des écoles et organisateur d’épreuves cyclistes je suis également volontaire chaque été pour le festival Au bonheur des Mômes ainsi que pour la plupart des événements organisés par l’Office de Tourisme et l’Office Municipal des Sports et Loisirs du Grand Bornand.

v étiez-vous présent lors de l’iBu Cup de mars 2011 au Grand Bornand ? Quelle était votre mission ?

gUIDE DES VOlOnTAIRES

• 6 épreuves,

• 36 nations,

• 600 personnes dont 250 athlètes,

• 40 millions de téléspectateurs,

• 500 volontaires

• Des centaines d’heures de retransmission tV cumulées (direct et différé)

lES ChIFFRES CléS DE nOTRE éTApE

� thônes > le Grand-Bornand - Service gratuitToutes les 15 à 30 min selon affluence.

• thônes (départ parking Perrasses) > le Grand-Bornand

• Jeudi 12/12 et Vendredi 13/12 : de 9h à 14h• Samedi 14/12 et Dimanche 15/12 : de 8h à 11h

• le Grand-Bornand (départ gare routière) > thônes

• Jeudi 12/12 et Vendredi 13/12 : de 16h à 20h• Samedi 14/12 et Dimanche 15/12 : de 15h30 à 20h

� inter-stations - Service gratuit(horaires disponibles à l’Office de tourisme)

• la Clusaz (départ les houches) > saint Jean-de-sixt > le Grand-Bornand :

• Du mardi 10 au dimanche 15/12 : de 8h20 à 16h30 (16h50 le vendredi)

• le Grand-Bornand (départ gare routière) / saint Jean-de-sixt / la Clusaz :

• Du mardi 10 au dimanche 15/12 : de 8h45 à 17h (17h10 le vendredi)

�dans le Grand-Bornand - Service gratuit(horaires disponibles à l’Office de tourisme)

• le Grand-Bornand village (gare routière) / Chinaillon (Officedetourisme):• Du mardi 10 au dimanche 15/12 : de 9h à 19h• Du jeudi 12 au dimanche 15/12 : toutes les heures de 20h à 2h du matin

• le Grand-Bornand village (gare routière) / nant-robert / vallée du Bouchet (AubergeNordique):

• Du mardi 10 au dimanche 15/12 : de 8h45 à 18h35

TRAnSpORTS pOUR lES SpECTATEURS

18 19

Oui, j’avais le rôle de coordinateur sur le parking des cars des volontaires et des spectateurs qui arrivaient d’Annecy et de la vallée de l’Arve. Le but était de synchroniser les arrivées et les départs avec les équipes de volontaires présents pour accueillir le public.

w Qu’avez-vous pensé de ce poste ?

L’enjeu était de garder un maximum de fluidité dans le plan de transports, tout en contentant le public et les équipes volontaires. Nous ne pouvons pas nous permettre des embouteillages ! La difficulté principale c’est de diriger le public dans la bonne file d’attente, et de le faire patienter ensuite pour prendre un car. Le seul inconvénient de ce poste et d’être loin des compétitions, mais je serai présent pour la Coupe du Monde, et au même poste !

x l’ambiance au sein de l’organisation et sur l’événement plus globalement?

Bien que nous avions « des coups de chaud » de temps à autre, l’ambiance entre volontaires était bonne, chacun avait sa mission et effectuait son travail dans la bonne humeur.

y un dernier mot ?

Oui sur la notion de bénévolat ; Être volontaire c’est se rendre utile sans contrepartie financière, c’est rendre service à l’organisation et aux publics, et c’est surtout de faire partie de la chaîne qui fait la réussite d’un événement et de pouvoir se dire « j’étais présent pour cet événement ». Il s’agit d’un engagement personnel vis-à-vis d’un organisateur. Notre récompense : Le sourire et les « mercis » du public.

�Code de Bonne Conduite du volontaire

Le niveau d’organisation et d’exigence de la Coupe du Monde va être bien supérieur à celui de l’IBU Cup et ce, à tout point de vue. En particulier, l’accès des différents secteurs du stade et des pistes sera strictement réglementé.

Moi volontaire, je m’engage à :

• Être ponctuel aux réunions et pour ma mission,

• Me référer à mon responsable et respecter les consignes,

• Entretenir l’esprit d’équipe,

• Porter la tenue officielle remise par l’organisation, ne pas porter de signe distinctif modifiant la tenue, je veille à son entretien,

• Porter l’accréditation nominative de manière apparente,

• Ne pas fumer ni consommer d’alcool pendant ma mission,

• Rester courtois dans toutes situations. Je peux toutefois interpeller gentiment les personnes dont la conduite est incorrecte,

• Faire preuve de réserve vis-à-vis de l’ensemble des publics (athlètes, spectateurs, médias, partenaires, officiels, ...),

• Ramasser les déchets lorsqu’ils se présentent sur ma route,

• Utiliser au maximum les transports en commun.

en cas de retard ou d’absence :

Prévenir rapidement votre responsable pour qu’il puisse s’organiser en conséquence.

et n’oubliez jamais :

Vous contribuez très largement à l’image de l’événement, venez toujours avec votre bonne humeur !

�Plan de transPort des volontaires

Afin de proposer une solution de transport collective et respectueuse de l’environnement, le Comité d’Organisation assurera un service de navette gratuite à destination de son équipe de volontaires au départ d’Annecy, boulevard du Fier en face de l’Arcadium. Cette navette prendra également les volontaires au passage de Thônes et Saint Jean de Sixt. La dépose sera effectuée à proximité du stade. Le retour sera assuré dans les mêmes conditions. Horaires voir page ci-après.

�dérouleMent Général d’une Journée de Mission

Le déroulement général d’une journée est le suivant :

• Rendez-vous au centre des volontaires suivant les heures fixées par votre chef d’équipe,

• Petit-déjeuner au centre des volontaires,

• Briefing quotidien par votre chef d’équipe,

• Départ sur le lieu de la mission et réalisation de votre mission,

• Déjeuner au centre des volontaires ou sur le lieu de votre mission avec un panier-repas qui vous sera remis,

• Réalisation de votre mission,

• Débriefing quotidien par le chef d’équipe,

• Fin de journée.

Les horaires d’intervention seront communiqués directement par votre chef d’équipe lors de la réunion propre à votre commission et chaque matin lors du briefing.

iMPortant : le centre des volontaires situé dans l’Espace Grand Bo salle du Farto (cinéma) sera ouvert à partir du lundi 9 décembre. Pour les personnes qui interviendraient avant cette date, les conditions d’intervention vous seront transmises par votre chef de secteur.

� tenue des volontaires

Les tenues seront distribuées lors des réunions de chacune des commissions.Les volontaires ayant déjà perçu une tenue lors de l’IBU Cup de mars 2011 ne se verront pas attribuer un autre équipement et devront donc intervenir avec ce dernier.Pour les autres cas de figure, une tenue sera offerte à tous les volontaires excepté à ceux intervenant dans un lieu couvert et chauffé (restauration, chapiteau spectateurs).

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COMMISSIOnS ET MISSIOnS

�seCurite et aCCueilCette commission regroupe 3 entités distinctes :

I. le bureau des accréditations : petite équipe de 3 volontaires qui aura pour mission d’organiser et de distribuer le précieux sésame sans lequel personne ne peut assister aux épreuves. Sous la houlette de sa joyeuse, mais consciencieuse responsable Caroline DUPONT, elle sera l’interface entre PLARAS (société désignée par l’IBU pour la conception des accréditations) et l’ensemble des accrédités,

II. la sécurité : elle regroupe un effectif très large ; du contrôleur de billets d’accès à l’entrée du stade, aux contrôleurs des accréditations directement au contact des athlètes, sans oublier les stadiers responsables des tribunes spectateurs et VIP,

III. l’accueil : répartis sur le cheminement spectateurs, ces volontaires seront directement au contact des spectateurs pendant l’événement. Incollables sur les différentes épreuves, ils ont également une parfaite connaissance du site et de la station.Pour l’ensemble de cette commission, le mot d’ordre est convivialité et sérieux. Nous sommes tous des hôtes d’accueil, nous devons donc renseigner, accompagner et apporter de la bonne humeur tout en sachant rester fermes sur les règles. Voilà comment tous ensemble, nous réussirons ce rendez-vous !

� transPortLa commission assure la mise en place et garantit le fonctionnement du système global de transport :

• conception et installation de la signalétique routière dédiée,• mise en place du système de transport collectif des volontaires et des spectateurs,• assurer la sécurité des passagers lors de l’embarquement et le débarquement des

navettes,• mise en place et gestion des parcs de stationnement de voitures et de cars.

Le rôle de cette commission et de son équipe est essentiel, car c’est le premier contact qu’aura le spectateur avec l’organisation. Notre équipe devra faire preuve de bonne humeur, de patience et d’hospitalité.

�sPortLa Commission Sport assure la préparation technique et la conduite des compétitions sur les installations sportives. Elle est dirigée par le chef de compétition entouré d’adjoints. Le chef de compétition est assisté par un/une secrétaire de compétition.La commission est composée de 4 groupes de fonctions principaux :

I. les pistes : en charge de la mise en place, de l’entretien et du contrôle des passages des compétiteurs,

II. le pas de tir : assurer la mise en place, de l’entretien et de l’enregistrement des scores au tir des compétiteurs,

III. le timing : responsable de la mise en place des instruments de chronométrage, du contrôle des arrivées et des départs et de l’enregistrement des données chronométriques,

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IV. le stade : assurer de la mise en place des zones départ, passages, arrivée, de la mise en place et la conduite du contrôle des équipements de compétition des compétiteurs avant le départ et après l’arrivée, et la gestion des flux de personnes sur le stade. Les personnes suivantes doivent être détentrices d’une licence de Juge International IBU en cours de validité dans le but d’officier au cours d’épreuves IBU :

• Le chef de compétition,• le chef du pas de tir,• le chef du timing,• le chef des pistes,• le chef du stade,• le / la secrétaire de compétition.

A ces principaux groupes de fonctions s’ajoutent des équipes indispensables à la bonne organisation et au bon déroulement des épreuves :

• L’équipe sécurité : en charge de la gestion des flux de personnes,• L’équipe logistique sport : en charge de la gestion du matériel nécessaire au bon

fonctionnement de chaque secteur ainsi que de la gestion des scooters des neiges,• l’équipe médicale : en charge d’intervenir sur le site de compétition en cas d’urgence,• l’équipe des escortes antidopage : en charge de conduire les athlètes concernés par

un contrôle antidopage,• l’équipe vie des athlètes : en charge de la gestion de la zone «équipes» (cabines de fartage),• l’équipe TV : en charge d’assister les équipes TV dans leur mise en place,• l’équipe installation de publicité en relation avec « INFRONT », la société en charge

de la pose des publicités sur le site. Cette équipe assure également l’habillage du stade.

Sans la présence et le dévouement de personnes volontaires et formées, l’organisation et le bon déroulement des épreuves seraient impossibles. Suivant le niveau des compétitions organisées les besoins en personnes varient entre 180 et 200 personnes pour cette commission.

� loGistiQue

Dans le cadre de la Coupe du Monde de Biathlon, de nombreux aménagements provisoires sont à prévoir. En effet, lors de la période de compétition du 10 au 15 Décembre 2013, le Comité d’Organisation met en place de nombreux espaces spécifiquement prévus pour l’évènement.

Dans ce cadre, la commission logistique se doit de livrer chaque espace tel que défini par les autres commissions du Comité d’Organisation, du gros œuvre (tribune, bungalows) jusqu’au moindre détail (prise de courant, ordinateur...).

Le rôle principal de cette commission est de rassembler toutes les demandes, de coordonner les différents corps de métier, d’installer, de vérifier et d’activer tous les lieux nécessaires au bon fonctionnement de l’évènement. Ainsi, à l’inverse de toutes les autres commissions, les moments les plus intenses de notre activité sont avant et après l’événement. Nous assurons ainsi qu’une permanence active et attentive des lieux lors de l’évènement.

C’est pour cette raison que nous vous sollicitons de 3 manières bien distinctes :

I. en amont de l’évènement afin de construire, aménager, déployer tous les besoins nécessaires selon les directives des responsables,

II. pendant l’évènement afin de maintenir le bon fonctionnement des espaces et de combler les éventuels réaménagements,

III. après l’évènement pour ranger et remettre en état les lieux dans leur usage d’origine.Enfin, grâce à vous tous, nous garantissons le bon fonctionnement de nombreux évènements et sachez que sans vous, rien ne serait possible. Alors merci à tous et à très vite dans notre équipe logistique.

�MarKetinG, CoMMuniCation et Billetterie

Notre commission s’articule autour de 4 objectifs principaux :

I. rechercher des partenaires majeurs, médias et des fournisseurs officiels afin de promouvoir et de financer l’événement. Les marques partenaires en contrepartie attendent sur un plan régional, national ou international d’être visible en TV, dans la presse papier ou on-line et surtout sur l’événement. Cette visibilité passe par la mise en place de panneaux, banderoles, kakemonos, stands et animations dans le village, spots TV, encarts publicitaires…

II. communiquer sur tous types de supports média : internet, radio, TV, presses, affichage… Notre rôle consiste à créer un plan de communication et à le mettre en place, ainsi que de coordonner les relations presses, d’acheter des espaces publicitaires, de créer des supports de communication, de gérer les médias sur l’événement (photographes, journalistes, salle de presse, interviews, caméras … ).

III. mettre en place un dispositif de relations publiques (RP) et vendre ces packages d’hospitalités. Ce dispositif RP passe par la mise en place d’hospitalités soit : un accueil, un espace traiteur, des places VIP durant l’événement, et des services privilégiés pour les personnes : athlètes, partenaires, fédérations, élus locaux, VIP …

IV. mettre en œuvre un système de billetterie grand public par l’intermédiaire de sites internet en amont, et sur place quelques jours avant l’événement.

�Buvette-restauration des sPeCtateurs

La commission buvette-restauration des spectateurs a pour mission de :

• mettre en place les différents points de distribution de boissons et de nourriture à destination du public pendant la durée des épreuves,

• assurer la vente des produits,• garantir l’ambiance !!!

�restauration de l’orGanisation

La commission restauration de l’organisation assure le service des repas en relation avec un traiteur pour l’ensemble de l’organisation dans les différents locaux prévus à cet effet. Ces missions se découpent de la manière suivante :

• décoration des locaux de restauration,• assurer la relation avec le traiteur pour la préparation des commandes,• assurer le service des repas aux volontaires, prestataires, biathlon family, journalistes,

techniciens TV, VIP et invités.

nos PartenairesPartenaires de l’iBu

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