1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover...
-
Upload
fedde-blommel -
Category
Documents
-
view
116 -
download
4
Transcript of 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover...
1
Wir sind eine Modellregion.
Das neue
Sitzungsmanagementsystem
ALLRIS©
in der Region Hannover
DIKOM 16./17.02.2011
Anja Schipplick
2
Region Hannover
Die Region Hannover ist als
kommunale Gebietskörperschaft
mit ihren weitreichenden
Kompetenzen bundesweit einmalig.
Die innere Struktur entspricht dem
gängigen Modell eines
Gemeindeverbandes (Landkreis)
3
Die Region Hannover - geografisch!
Region Hannover
21 Städte und Gemeinden
rd. 1,2 Millionen Menschen
2.300 Quadratkilometer Fläche
Drei Landschaftstypen
Weser-Aller-Flachland
Die Börden
Weser-Leine-Bergland
4
Ziel der Region: Politik aus einem Guss
Regional bedeutsame Politikfelder bündeln Wirtschafts- und Beschäftigungsförderung Umwelt und Planung Jugend und Soziales Gesundheit und Verbraucherschutz Sicherheit und Verkehr (ÖPNV &
Regionsstraßen) Berufsschulen
Region Hannover
5
Die Struktur der Regionsversammlung
Region Hannover
Regionsausschuss & 12 Fachausschüsse
Die Sitzverteilung
Regionspräsident 1 SPD: 33 CDU: 30 Grüne: 9 FDP: 6 Linksbündnis: 3 Bürgerforum: 2 Fraktionslos: 1
6
Immer wieder ein Erlebnis !
Projekt:
„Einführung eines neuen
Sitzungsmanagementsystems“
Beteiligte:
- Fachabteilung „Gremienbetreuung“
- HannIT als Dienstleister
7
Ausschreibung im November 2009• Lastenheft • Realisierung von 2 Musterprozessen• Referenzkundenbefragung• Live-Präsentation
Bewertung und Beurteilung durch:
Fachabteilung, Anwender, Gremienmitglieder, Mitarbeiter der Fraktionsgeschäftsstellen, Datenschutzbeauftragten, Personalrat und HannIT als Dienstleiter zur technischen Unterstützung
Anschließend zwei Wochen Testinstallation
Zuschlagserteilung im April 2010
8
Start von ALLRIS®
• Zur neuen Sitzungsperiode ab 01. August 2010
• Vorgabe von der Verwaltung:– Programm über Citrix Terminal Server– Abläufe bleiben bestehen– Elektronischer Workflow für Vorlagen – Papierarmes Arbeiten/Papierfluteindämmung– Komplette Altdatenübernahme – (Dokumente seit 01.08. 2004)– Automatische Internet-Bürgerinformation
9
Schulungen
für 350 Personen in den Bereichen:– Vorlagenerstellung– Ausschussbetreuung– Bearbeitung, Mitzeichnung und Freigabe
für ca. 90 Regionsabgeordnete und Mitarbeiter Fraktionsgeschäftsstellen
10
Statistik
• Ca. +/- 600 Beschluss- und Informationsvorlagen pro Jahr
• Ca. +/- 80 Sitzungen pro Jahr
• Papierverbrauch
11
12
Amtsinformations-system
Rats-informations-
system
Bürger-informations-
system
13
Statistik
• Ca. +/- 600 Beschluss- und Informationsvorlagen pro Jahr
• Ca. +/- 80 Sitzungen pro Jahr
• Papierverbrauch:– ca. 115.000 Dokumente pro Jahr– x Anzahl der Seiten!– Druckkosten ungef. 43.000,-- Euro pro Jahr
14
Elektr. Workflow
• papierlose Vorlagenerstellung erfordert die Veränderung der Ablaufprozesse mit neuer Dienstanweisung
• Übersicht und Kontrolle: wo ist welche Vorlage mit welchem Bearbeitungsstand
• Autom. Benachrichtigung über Eingang des elektr. Workflows über Outlook
15
Ausschussbetreuung
• Möglichkeit Laptops in den Sitzungen zu nutzen
• dabei kompletter Zugriff auf alle Sitzungsunterlagen und Recherche im gesamten System und im Internet
• Mit weiterem Rechner können alle Unterlagen über Beamer jedem Sitzungsteilnehmer dargestellt werden
16
Ratsinformationssystem
• Einstellung des Papierversands mit der neuen Sitzungsperiode ab 11/11 (elektr. Einladung inkl. Sitzungsdokumente)
• Keine Hardware durch die Verwaltung aber während der Sitzung WLAN in den Sitzungsräumen
• Kompletter Zugriff in den Sitzungen auf alle Sitzungsunterlagen und Recherche im gesamten System
17
18
Vielen Dank für Ihr Interesse!
Besuchen Sie uns auf dem Stand I 04
CC e-gov GmbHCC e-gov GmbH
Anja [email protected]