1 · Web viewPLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR VERSION No. 2 INSTITUTO NACIONAL PARA CIEGOS...

Procedimiento: Plan Institucional de Archivos

Código:SG-110-PL-284

Versión: 2

Proceso: Administración Documental Vigencia: 30/01/2018

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINARVERSION No. 2

INSTITUTO NACIONAL PARA CIEGOS

FECHA DE APROBACIÓN

17/08/2017

INSTANCIA DE APROBACIÓNComité Institucional de Desarrollo Administrativo

AUTORIDAD ARCHIVÍSTICASecretaría General

RESPONSABLE ELABORACIÓNTécnico Operativo - Proceso de Administración Documental

FECHA DE PUBLICACION30/01/2018

Página 1 de 34



Versión: 2


TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO..........................................................................................................2

INTRODUCCION......................................................................................................................3

1. CONTEXTO ESTRATEGICO DE LA ENTIDAD...................................................................4

1.1. Reseña Histórica..........................................................................................................4

1.2. Estructura Orgánica.....................................................................................................5

1.3. Mapa de Procesos.......................................................................................................6

1.4. Misión...........................................................................................................................7

1.5. Visión...........................................................................................................................7

1.6. Objetivo........................................................................................................................7

1.7. Principios Institucionales.............................................................................................7

1.8. Política De Calidad.......................................................................................................8

1.9. Valores Éticos..............................................................................................................8

2. FORMULACION PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR..............................10

2.1. Identificación De La Situación Actual.........................................................................10

2.2. Identificación De Aspectos Críticos............................................................................18

2.3. Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivos – PINAR..................................25

2.4. Objetivos....................................................................................................................25

2.5. Planes y Proyectos asociados...................................................................................27

2.6. Mapa De Ruta............................................................................................................30

2.7. Herramienta de Seguimiento y Control (Cronograma)...............................................30

3. BIBLIOGRAFIA................................................................................................................31

4. CONTROL DE CAMBIOS................................................................................................32

Página 2 de 34



Versión: 2


INTRODUCCION

En cumplimiento de la Ley 594 del 2000, la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 2609 de 2012 en su artículo 8 “ Instrumentos archivístico para la Gestión Documental” el Instituto Nación para Ciegos – INCI, presenta el Plan Institucional de Archivos – PINAR, el cual fue elaborado teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR del Archivo General de la Nación AGN y articulado con el Plan estratégico, Planes de mejoramiento, FURAG, riesgos entre otros en los cuales se identifican las necesidades y debilidades en materia de la Gestión Documental Institucional.

Actualmente el INCI tiene como objetivo principal el cumplimiento del Programa de Gestión Documental y apoyar las demás actividades que contribuyan al mejoramiento de la Gestión Documental, dada la necesidad de llevar a cabo acciones orientadas al cumplimiento de las normas emitidas por el Archivo General de la Nación y a las disposiciones establecidas en la Ley 594 del año 2000 y el Decreto 2609 de 2012 (Título V Ley 594 de 200, consideraciones generales y PGD).

Cabe resaltar que la Secretaria General ha venido implementando políticas, lineamientos, y elaborando herramientas técnicas encaminadas al mejoramiento del Proceso de Administración Documental, a través de procesos, procedimientos y en general directrices que permitan una adecuada clasificación, ordenación, organización, identificación y digitalización de los documentos, previa valoración de la información encontrada en ellos, a fin de garantizar su recuperación y conservación.

Finalmente la entidad contribuirá de manera progresiva y permanente con la aplicación de las técnicas y lineamientos estipulados por el Archivo General de la Nación, a fin de preservar y salvaguardar gradualmente y en el tiempo la información para futuras consultas, disminuyendo también el riesgo de pérdida de los documentos, teniendo en cuenta la magnitud de la documentación física que reposa tanto en el archivo central como en los archivos de gestión de la entidad

Página 3 de 34



Versión: 2


1. CONTEXTO ESTRATEGICO DE LA ENTIDAD1.1. Reseña Histórica

El Instituto Nacional para Ciegos-INCI es una institución de carácter técnico asesor adscrita al Ministerio de Educación Nacional-MEN, creado bajo decreto 1955 del 15 de Julio de 1955.

Desde entonces el INCI se ha caracterizado por ser una entidad técnica y asesora que trabaja por la inclusión social, económica, política y cultural de las personas ciegas y con baja visión irreversible en el país. Actualmente el INCI está regido por Decreto 1006 de 2004 que modificó su estructura situándolo como un establecimiento público del orden nacional con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio independiente.

Durante los últimos años, el modelo de atención que tenía el Instituto ha cambiado, pasando de las regionales y la prestación de servicios directos, a la centralización en una única sede en Bogotá y prestando asistencia técnica y asesoría a las demás entidades que a nivel territorial y local tienen a cargo la atención de las personas con discapacidad visual en el país.

De esta manera, el INCI ha venido consolidando modelos de atención, asesoría y asistencia técnica, teniendo en cuenta las particularidades de cada región, territorio y localidad para que cada entidad territorial tenga la capacidad instalada y las acciones que se deben emprender para promover la inclusión de las personas ciegas y con baja visión irreversible.

El reto ha sido enorme, así como el compromiso de cada funcionario que trabaja en pro de esta población, sus familias y colectivos para lograr la inclusión real y efectiva y la eliminación de las barreras actitudinales que impiden la inclusión social y el reconocimiento como sujetos políticos con derechos y deberes.

En este nuevo siglo, el INCI ha propendido por mejorar las condiciones, la capacidad técnica a través de la asesoría territorial e institucional en políticas públicas inclusivas, los mecanismos de participación ciudadana, las competencias de las organizaciones de personas con discapacidad visual, las estrategias pedagógicas utilizadas por los docentes de aula para la enseñanza a niños ciegos y con baja visión irreversible, la promoción de la primera infancia, el reconocimiento y visibilización de las y los estudiantes con discapacidad visual, abrir caminos y sentar las bases de la inclusión laboral, y el reconocimiento de las mujeres ciegas y con baja visión irreversible como sujetos de derechos, con unas necesidades y contextos particulares; entre otras acciones que garantizan procesos inclusivos y garantes de derechos. Por eso, el INCI continuará trabajando por Una forma diferente de ver el Mundo.

Página 4 de 34



Versión: 2


1.2. Estructura Orgánica

El Instituto Nacional para Ciegos INCI fue creado mediante Decreto 1955 del 15 de Julio de 1955, por el que se establece la disolución de la Federación Nacional de Sordos y Ciegos, luego su estructura orgánica y funciones fueron modificadas mediante Decreto Ley 369 de 1994, convirtiéndose así en una entidad técnica asesora y finalmente en el año 2004 se efectuó otro proceso de modernización institucional, con el Decreto 1006 de 2004 y que redujo a 72 cargos la planta de personal que consolidó un equipo humano con los conocimientos requeridos para el cumplimiento de los fines institucionales propuestos en el Plan Estratégico 2004-2008.

Página 5 de 34



Versión: 2


1

1 Consultar en: http://www.inci.gov.co/home/content/nuestra-entidad

Página 6 de 34

http://www.inci.gov.co/home/content/nuestra-entidad



Versión: 2


1.3. Mapa de Procesos

Página 7 de 34



Versión: 2


1.4. 2Misión

Orientar la organización, planeación y ejecución de las políticas públicas a nivel nacional y territorial, dirigidas a la educación inclusiva de las personas con discapacidad visual y el fortalecimiento de la movilización y su participación para el ejercicio de los derechos de esta población.

1.5. Visión

Para el 2018, el INCI se proyecta así:

Ser el ente experto en asistencia técnica de los procesos educativos para las personas con discapacidad visual.

Ser el establecimiento público de producción y distribución de herramientas técnicas y didácticas, para el acceso y accesibilidad efectiva a la educación inclusiva de la población con discapacidad visual.

Ser un ente articulador de los sectores de gobierno con la población con discapacidad visual para la garantía de sus derechos.

1.6. Objetivo

El Instituto Nacional para Ciegos, INCI, tiene como objeto fundamental la organización, planeación y ejecución de las políticas orientadas a obtener la rehabilitación, integración educativa, laboral y social de los Limitados Visuales, el bienestar social y cultural de los mismos; y la prevención de la ceguera. En desarrollo de su objetivo, el INCI deberá coordinar acciones con los Ministerios de Educación Nacional, de la Protección Social y Ministerio de Comunicaciones en las áreas de su competencia, y ejercerá las facultades de supervisión a las entidades de y para ciegos, sean éstas públicas o privadas, de acuerdo con las políticas trazadas por el Ministerio de Educación Nacional.

1.7. Principios Institucionales

Los servidores del Instituto Nacional para Ciegos asumen que los siguientes Principios Éticos son sus normas internas y creencias básicas sobre las formas correctas para desempeñar la función pública, las que se presentan como las normas rectoras que orientan sus actuaciones:

2 Consultar en: http://www.inci.gov.co/transparencia/estructura-org%C3%A1nica-y-talento-humano-2018

Página 8 de 34

http://www.inci.gov.co/transparencia/estructura-org%C3%A1nica-y-talento-humano-2018



Versión: 2


Reconocer y actuar desde la diversidad Enseñar y aprender desde la experiencia Servir al Ciudadano Cumplir con la palabra y los compromisos Mejoramiento continúo

1.8. Política De Calidad

Nuestro compromiso es asesorar y promover la inclusión educativa, social y cultural de la población con discapacidad visual, mediante la gestión de políticas públicas inclusivas e incluyentes, con la participación de actores sociales e institucionales, mejorando permanentemente nuestra eficacia, eficiencia y efectividad para lograr la satisfacción de nuestros clientes.

Para ello se promueve el desarrollo del talento humano, la identificación y control de riesgos e impactos prioritarios, se generan acciones enfocadas a la prevención de lesiones, enfermedades laborales, daño a la propiedad, prevención de la contaminación y se cumple con la asignación de recursos, los requisitos legales vigentes aplicables y otros.

1.9. Valores Éticos

Los Valores Éticos del Instituto son las formas de ser y de actuar de los servidores públicos del INCI consideradas como atributos o cualidades que posibilitan la aplicación de los Principios Éticos y el cabal cumplimiento de los mandatos constitucionales y legales en su desempeño laboral.

A continuación se mencionan los valores éticos necesarios para la aplicación de los diferentes principios Institucionales.

a) Los valores éticos que posibilitan la aplicación del principio de Reconocer y actuar desde la diversidad deben ser:

Respetar las diferencias y estar dispuesto a ceder ante argumentos. Servir y trabajar para lograr la equidad en la diferencia. Entender que la diferencia nos conduce al cambio en nuestra manera de actuar y ver

al otro. Respetar las diferencias y la diversidad, en las acciones que se realizan en

cumplimiento de los deberes. Buscar eliminar barreras que no permiten la participación equitativa del otro como un

compromiso por la inclusión.

Página 9 de 34



Versión: 2


b) Los valores éticos que posibilitan la aplicación del principio de Enseñar y aprender desde la experiencia deben ser:

Contribuir y aprender continuamente a partir de la experiencia personal y colectiva. Participar activamente en los planes de formación y capacitación socializando a través

de los procesos con los miembros del equipo. Comunicar el pensamiento institucional cuando se actúa en representación de la

Entidad. Adoptar las buenas prácticas desarrolladas en el Instituto. Mantener una actitud receptiva y abierta a los cambios. Mantener una comunicación clara y fluida, dentro y fuera de la Entidad, para transmitir

y recibir conocimientos y experiencias útiles.

c) Los valores éticos que posibilitan la aplicación del principio de Servir al Ciudadano deben ser:

Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses del otro.

Situarse en el lugar del otro para conocer sus necesidades y expectativas. Proponer alternativas de solución, cuando la prestación de los servicios no esté a

nuestro alcance. Conocer la oferta de servicios de las entidades con las cuales interactúa el INCI. Actuar con responsabilidad social.

d) Los valores éticos que posibilitan la aplicación del principio Cumplir con la palabra y los compromisos deben ser: Responder por la ejecución oportuna de las actividades encomendadas. Promover el liderazgo de compañeros y colaboradores en todos los niveles del

Instituto. Identificar con rapidez los puntos clave de una situación, para optimizar la toma de

decisiones. Ser coherente entre lo que dice y lo que hace. Disciplina y puntualidad. Comunicación asertiva.

e) Los valores éticos que posibilitan la aplicación del principio Mejoramiento continuo deben ser:

Buscar la mejora permanente, instaurando ideas sencillas y prácticas en actividades y procesos.

Identificar activamente las oportunidades para mejorar los productos y servicios que ofrece la Entidad.

Página 10 de 34



Versión: 2


Reconocer errores y disponerse a corregirlos. Ser solidario con las decisiones y con el equipo de trabajo. Tomar decisiones solamente buscando el interés público.

2. FORMULACION PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR

2.1. Identificación De La Situación Actual

Para la elaboración de este ítem se tomó como base para la recolección de la información, planes, reportes, registros, informes y controles en general, los cuales permitieron identificar las debilidades en el tema de Gestión Documental al interior del Instituto y de esta manera priorizar y gestionar soluciones para mitigar las diferentes problemáticas en los archivos.

Las siguientes herramientas de control y planeación fueron utilizadas como base para la elaboración de este ítem:

- Programa de Gestión Documental.- Plan de Mejoramiento e informes de auditoría internas.- Informe de auditoría externa Contraloría General de la Republica.- Informe de Auditoria Externa de Calidad.- Formulario Único de Reportes de Avance de la Gestión – FURAG.- Mapa de Riesgos.- Plan de Acción Anual – PAA.- Riesgos de Corrupción.- Plan Institucional de Capacitación – PIC.

Analizadas las anteriores herramientas de planeación y control se identificó lo siguiente:

Página 11 de 34



Versión: 2


IDENTIFICACION DE LA SITUACION ACTUAL

No.HERRAMIENTA

DE PLANEACION Y CONTROL

HALLAZGO / SITUACION ACTUAL O PROBLEMÁTICA OBSERVACIONES

1

FURAG (Fondos Documentales Acumulados, Eliminación Documental Según TVD)

PGD (Programa de Organización y Depuración Documental).

Mejoramiento del estado de conservación de los archivos: Actualmente el INCI se encuentra organizando la documentación que no cuenta con ningún proceso de organización o intervención, este proceso ha permito identificar aquellas carpetas o documentos en riesgo de deterioro, se ha realizado el cambio de unidades de conservación (Cajas y Carpetas) que se encuentran dañadas, eliminación del material metálico que pueda dañar los documentos, Foliación y elaboración de inventarios preliminares.

Nota: Actualmente se está ejecutando el Programa específico de Reprografia el cual tiene como objetivo digitalizar la información que esté en riesgo por deterioro de la documentación o constante manipulación y que presente dificultad para la recuperación de información.

Elaboración de Tablas de Valoración Documental: El proceso de Tablas de Valoración Documental se ha venido desarrollando con el apoyo del contratista para la realización de la investigación institucional y las demás actividades técnicas para la elaboración de las mismas.

Este proceso se está desarrollando de manera gradual y depende del apoyo de un contratista que el Proceso de Administración Documental no cuenta con el personal suficiente para la ejecución de las diferentes actividades y exigidas por el Archivo General de la Nación, por este motivo se creó un grupo de apoyo a la reprografia para apoyar la labor de alistamiento, pues no se cuenta con el personal suficiente para ejecutar las labores encaminadas al cumplimiento del Programa de Gestión Documental, actualmente se está realizando la digitalización de las Historias Clínicas.

Una Vez se hayan elaborado las Tablas de Valoración Documental, se seleccionaran los documentos y/o series documentales que perdieron sus valores primarios y que no tiene valores secundarios para eliminación documental.

2

FURAG, PGD Y PAA (Actualización de Tablas de Retención Documental).

FURAG: Eliminación Documental según TRD.

Actualización de las Tablas de Retención Documental: Actualmente el INCI cuenta con Tablas de Retención Documental de la vigencia 2013, por este motivo es urgente su actualización, sin embargo este proceso de ajuste y modificación dependen de la actualización de los documentos y formatos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión.

El proceso de actualización de Tablas de Retención Documental, depende del apoyo de la Oficina Asesora de Planeacion, en cuanto a dar las pautas, directrices y fechas límite para la actualización de los documentos en el Sistema Integrado de Gestión para cada uno de los procesos, una vez se realicen los respectivos ajustes se procederá a realizar las actualización de las TRD.

Página 12 de 34



Versión: 2



No. HERRAMIENT

A DE PLANEACION Y CONTROL


3

PGD (Mejoramiento de las condiciones de los Archivos)

Adecuación de espacios físicos, señalización de la estantería y mejoramiento de las instalaciones locativas.

La entidad también evaluará la adecuación los espacios físicos necesarios dentro en la Entidad para cumplir con los requisitos técnicos y legales para la conservación, preservación y almacenamiento de los documentos de los archivos.

Actualmente se evidencia, la necesidad de adecuar algunos espacios para la reubicación de estantería fija y se evaluara si es necesario adquirir estantería fija nueva para el archivo central.

4 Auditorías Internas de Calidad (Se incurre en incumplimiento del programa de gestión documental, instructivos del proceso y la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación. (Esta no conformidad No aplica para todos los procesos).

Teniendo en cuenta que uno de los objetivos del Instituto Nacional para Ciegos INCI, es mejorar gradualmente la Gestión Documental de la entidad y corregir las falencias que se puedan presentar, por incumplimiento de la normatividad y políticas establecidas, se programaron auditorias de Gestión Documental, en las cuales se evidencio incumplimiento de los procesos técnicos de archivo establecidos por los procedimientos, instructivos y demás lineamientos institucionales, los cuales fueron elaborados teniendo en cuenta la normatividad y directrices establecidas por el AGN, teniendo en cuenta esto se encontraron los siguientes hallazgos:

1. No se están aplicando y/o ejecutando correctamente los procesos técnicos de archivo como foliación y clasificación de documentos. Se deja Hallazgo a las dependencias Responsables.

2. No se está haciendo uso adecuado del FUID - Formato Único de Inventarios Documental. Se deja Hallazgo a las dependencias Responsables.

3. Uso inadecuado del Sistema de Gestión Documental - ORFEO, se evidencio que no se está haciendo uso correcto del sistema en lo que atañe a Digitalización de documentos y radicación de correspondencia.

En las auditorias de calidad se evaluó lo siguiente:

1. Verificar y evidenciar el cumplimiento a las políticas, lineamientos y demás procedimientos y actividades establecidos en los procedimientos, instructivos, Tablas de Retención Documental, Programa de Gestión Documental y normatividad externa relacionada con la gestión documental y los archivos, expedidas por el Archivo General de la Nación y demás entidades del Gobierno Nacional.

2. Evidenciar la aplicación y cumplimiento de la Ley 594 del 2000, Ley 1712 del 2014, Decreto 2578 de 2012, Decreto 2609 de 2012, Acuerdo 04 de 2013, Acuerdo 05 de 2013, Circular 01 de 2014, Circular 05 de 2012, y demás normatividad y lineamientos relacionados con los archivos y la gestión documental y a nivel interno verificar el cumplimiento de Programa de Gestión Documental, Tablas de Retención Documental, procedimientos e instructivos establecidos por la entidad.

3. Las acciones de mejora fueron establecidas por cada proceso en el Plan de Mejoramiento

Página 13 de 34



Versión: 2


Institucional.IDENTIFICACION DE LA SITUACION ACTUAL

No. HERRAMIENTA



5

Auditorías Externas (Se incurre en incumplimiento del programa de gestión documental, instructivos del proceso y la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación. (Esta no conformidad No aplica para todos los procesos).

Hallazgos Auditoria Externa. No. 14 Gestión documental.

Se evidencio una gestión documental inadecuada por parte del INCI pues las carpetas contentivas de los procesos de contratación, se presentan desorganizadas dificultando el cumplimiento del objetivo esencial de los archivos como es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. (Artículo 4, Ley 594 de 2009), además carecen en su gran mayoría de un índice que permita conocer su contenido y garantizar su permanencia. Estas situaciones dificultan el seguimiento de los procesos de contratación y atentan contra la obligación del estado de crear, organizar, preservar y controlar los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

Se evidenciaron documentos archivados incorrectamente, pues no corresponden al contrato en cual se encuentran archivados.

Actualmente el INCI ha realizado las mejoras pertinentes para mitigar este hallazgo, se creó una lista de chequeo para el control de los documentos en los contratos, adicionalmente se ha realizado la foliación de las carpetas y organización de las mismas para el cumplimiento de la normatividad archivística, sin embargo aún hay situaciones por mejorar.

6

Plan Institucional de Capacitación - PIC (Capacitaciones ORFEO y Aplicación de Tablas de Retención Documental).

Plan de Capacitación, actualmente se evidencia que hay debilidades en el manejo del sistema de gestión documental ORFEO y también en la aplicación de los procesos técnicos relacionados con la gestión documental (Aplicación de TRD, clasificación, organización e identificación).

Actualmente la entidad no cuenta con presupuesto suficiente para la realización de capacitación a los funcionarios en el tema, por este motivo las inducciones se dan por parte de los funcionarios responsables de los temas.

Página 14 de 34



Versión: 2


7

Mapa de Riesgos de Corrupción (Elaboración de Procedimiento de Prestamos de Documentos)

Actualmente se registra el préstamo de documentos en el archivo central a través de formato, sin embargo en los archivos de gestión en algunos casos no se está llevando este control, por este motivo se debe elaborar un formato que permita registrar los préstamos en el archivo de gestión.

Se debe elaborar un formato y un procedimiento de préstamo de documentos.


No.HERRAMIENTA



8 FURAG ( Diagnostico de Gestión Documental)

Actualizar el Diagnostico de Gestión Documental, teniendo en cuenta los ítems establecidos en el FURAG

a. Política de gestión documental, b. Marco jurídico que rige a la Entidad, c. Ubicación en el organigrama del área de archivo o gestión documental, d. Funcionamiento del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en relación con la gestión documental, e. Roles y responsables de la gestión documental, f. Talento humano para gestión documental, g. Presupuesto dedicado para el desarrollo de actividades de gestión documental,.h. Planeación de proyectos (en curso y ejecutados) de gestión documental, i. Indicadores de gestión documental, Normalización de procedimiento de gestión documental, (Creación, producción, valoración, gestión y trámite, organización, preservación, transferencias, disposición final, etc.), j Creación o actualización, aprobación e implementación de instrumentos archivísticos tales como: Plan Institucional de Archivos -PINAR, Tabla de Retención Documental - TRD, Programa de Gestión Documental - PGD, Inventarios, k. Documentales, Cuadro de Clasificación Documental -CCD, Inventarios documentales, l. Programas específicos (normalización de formatos, reprografía, documentos especiales, documento electrónico, documentos vitales, documentos descentralizados, auditoria, capacitación).m. Conservación de documentos de archivo en cualquier soporte o medio (riesgos, medios de almacenamiento, espacios, estanterías, volúmenes, condiciones ambientales, etc.), n. Transferencias documentales efectuadas, o. Articulación con otros Sistemas de Gestión de

EL diagnostico actual, se encuentra incluido dentro del Programa de Gestión Documental, sin embargo este debe ser actualizado y complementado teniendo en cuenta los ítem especificados en el FURAG.

Página 15 de 34



Versión: 2


la Entidad, p. Infraestructura tecnológica (equipos de cómputo, impresoras, escáner, redes locales, internet, intranet, sistemas de comunicación, sistemas de seguridad, etc.), q. Soportes de información (físico, digital y electrónico), r. Planeación de la arquitectura de tecnologías de la información articulada con la gestión documental, s. Gestión del cambio en la adopción de los procesos archivísticos, t. Difusión y acceso de la información.


No.HERRAMIENTA



9 PGD, FURAG-NORMATIVIDAD:

Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo

Actualmente el INCI, no cuenta con un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo claramente definido y al igual que no está definido el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

Sistema Integrado de Conservación de archivos FISICOS Y ELECTRONICOS

Actualmente la entidad no cuenta con un Sistema Integrado de Conservación de archivos FISICOS Y ELECTRONICOS definido mediante Procedimiento o a través de unos lineamientos claros publicados y formalizados, se debe elaborar el programa de conservación preventiva, Plan de Conservación Documental.

La entidad realiza anualmente las actividades necesarias para preservar y conservar los documentos entre estas se encuentran:

a) Mantenimiento a los sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas (reparación locativa, limpieza).b) Fumigación de las áreas de archivo (desinfección, desratización, desinsectación).c) Almacenamiento y re almacenamiento en unidades adecuadas (cajas, carpetas, estantería).d) Manejo de Copias de seguridad y digitalización de documentos a través de ORFEO.

10 PGD

Apoyo Radicación de Correspondencia

Actualmente la persona que radica y entrega la correspondencia institucional, está a cargo de elaborar los documentos técnicos del Proceso de Administración Documental, debido a esto y a la falta de personal, no es posible dedicarle el tiempo suficiente a las necesidades del Proceso de Administración Documental, como lo son las auditorias, seguimientos, elaboración de documentos técnicos y

Se requiere del apoyo de una persona para la radicación de correspondencia y la posterior distribución de la misma, esto con el fin de poder avanzar en la elaboración de los documentos técnicos que son responsabilidad del Proceso de Administración Documental.

Página 16 de 34



Versión: 2


demás responsabilidades que le atañen el proceso.


No.HERRAMIENTA



11Decreto 1080 de 2015 – Articulo 2.8.2.5.8

Elaborar y actualizar los instrumentos archivísticos que se encuentran establecidos según el Decreto 1080 de 2015 – Articulo 2.8.2.5.8:

Plan Institucional de Archivos PINAR. Política de Gestión Documental. Registro de Activos de Información. Índice de Información Clasificada y Reservada Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos

Electrónicos. Bancos Terminológicos de Tipos, Series y Sub-Series

Documentales. Mapa de Proceso, Flujos Documentales y Descripción de

Funciones. Tablas de Control de Acceso.

Actualmente el Proceso de Administración Documental no cuenta con el personal suficiente para la ejecución de las diferentes actividades que incluyen el desarrollo y elaboración de los instrumentos técnicos exigidos por el Archivo General de la Nación

12 PGD

PROGRAMA DE NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS

Actualmente no se ha elaborado este Programa, se iniciara con el proceso de elaboración una vez se solicite y realice asesoría técnica para su elaboración por parte del AGN.

Actualmente el Proceso de Administración Documental no cuenta con el personal suficiente para la ejecución de las diferentes actividades que incluyen el desarrollo y elaboración de los instrumentos técnicos exigidos por el Archivo General de la Nación.

Página 17 de 34



Versión: 2


13 PGD

PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES (ASOCIADOS AL PLAN DE RIESGO OPERATIVO DE LA ENTIDAD EN CASO DE EMERGENCIA)




No. HERRAMIENTA



14 PGD

PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS



15 PGD

PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES



16 PGD

PROGRAMA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ARCHIVOS DE GESTION Y FONDOS ACUMULADOS



Página 18 de 34



Versión: 2


17 PGD

PROGRAMA DE ORGANIZACIÓN Y DEPURACION DOCUMENTAL



2.2. Identificación De Aspectos Críticos

IDENTIFICACION DE ASPECTOS CRITICOS

No. HALLAZGO / SITUACION ACTUAL O PROBLEMÁTICA ASPECTOS CRITICOS RIESGO1 Mejoramiento del estado de conservación de los archivos: Actualmente el

INCI se encuentra organizando la documentación que no cuenta con ningún proceso de organización o intervención, este proceso ha permito identificar aquellas carpetas o documentos en riesgo de deterioro, se ha realizado el cambio de unidades de conservación (Cajas y Carpetas) que se encuentran dañadas, eliminación del material metálico que pueda dañar los documentos, Foliación y elaboración de inventarios preliminares.

Nota: Actualmente se está ejecutando el Programa específico de Reprografia el cual tiene como objetivo digitalizar la información que esté en riesgo por deterioro de la documentación o constante manipulación y que presente dificultad para la recuperación de información.

Elaboración de Tablas de Valoración Documental: El proceso de Tablas de Valoración Documental se ha venido desarrollando con el apoyo del contratista para la realización de la investigación institucional y las demás actividades técnicas para la elaboración de las mismas.

Las Historias Clínicas no se encuentran organizadas y se debe realizar cambio de las unidades de las conservación que se encuentren con alto deterioro

Posible deterioro y daño de la documentación.

No se han elaborado Tablas de Valoración Documenta, debido a que no hay personal suficiente que apoye la elaboración de documentos técnicos del proceso de Administración Documental.

- Exceso de documentación en el archivo central sin valores primarios ni secundarios lo que genera falta de espacio físico, esto debido a la falta de las TVD, para realizar el proceso de eliminación de documentos.

Página 19 de 34



Versión: 2


- Incumplimiento de la normatividad Archivistica.


No. HALLAZGO / SITUACION ACTUAL O PROBLEMÁTICA ASPECTOS CRITICOS RIESGO

2

Actualización de las Tablas de Retención Documental: Actualmente el INCI cuenta con Tablas de Retención Documental de la vigencia 2013, por este motivo es urgente su actualización, sin embargo este proceso de ajuste y modificación dependen de la actualización de los documentos y formatos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión.

Las Tablas de Retención Documental se encuentran desactualizadas

Clasificación inadecuada de los documentos, posible pérdida de documentos debido a la falta de las TRD.

3

Adecuación de espacios físicos, señalización de la estantería y mejoramiento de las instalaciones locativas.

La entidad también evaluará la adecuación los espacios físicos necesarios dentro en la Entidad para cumplir con los requisitos técnicos y legales para la conservación, preservación y almacenamiento de los documentos de los archivos.

Se debe reubicar y señalizar la estantería ubicada en el archivo central, con el fin de que el acceso a los documentos sea más eficiente.

Dificultad en la ubicación de los documentos en el archivo central, debido a la falta de señalización.

4

Teniendo en cuenta que uno de los objetivos del Instituto Nacional para Ciegos INCI, es mejorar gradualmente la Gestión Documental de la entidad y corregir las falencias que se puedan presentar, por incumplimiento de la normatividad y políticas establecidas, se programaron auditorias de Gestión Documental, en las cuales se evidencio incumplimiento de los procesos técnicos de archivo establecidos por los procedimientos, instructivos y demás lineamientos institucionales, los cuales fueron elaborados teniendo en cuenta la normatividad y directrices establecidas por el AGN, teniendo en cuenta esto se encontraron los siguientes hallazgos:

En los archivos de gestión no se están aplicando adecuadamente los procesos técnicos archivísticos para los documentos que allí se gestionan.

1. Control inadecuado de los expedientes y documentos debido a la incorrecta foliación, daño de los documentos por exceso de documentos en cada carpeta y pérdida de la documentación.

2. Perdida de la documentación y dificultad al ubicar y controlar la información que se encuentra en los

Página 20 de 34



Versión: 2


1. No se están aplicando y/o ejecutando correctamente los procesos técnicos de archivo como foliación y clasificación de documentos. Se deja Hallazgo a las dependencias Responsables.

2. No se está haciendo uso adecuado del FUID - Formato Único de Inventarios Documental. Se deja Hallazgo a las dependencias Responsables.

3. Uso inadecuado del Sistema de Gestión Documental - ORFEO, se evidencio que no se está haciendo uso correcto del sistema en lo que atañe a Digitalización de documentos y radicación de correspondencia.

archivos de gestión por falta de los inventarios documentales

3. Documentos sin digitalizar, archivar y clasificar de acuerdo a las TRD.

4 . Archivo inadecuado de documentos en los respectivos expedientes y a su vez perdida de la información por mala clasificación de los documentos.



5

Hallazgo No. 14 Gestión documental (A).

Se evidencio una gestión documental inadecuada por parte del INCI pues las carpetas contentivas de los procesos de contratación, se presentan desorganizadas dificultando el cumplimiento del objetivo esencial de los archivos como es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. (Artículo 4, Ley 594 de 2009), además carecen en su gran mayoría de un índice que permita conocer su contenido y garantizar su permanencia. Estas situaciones dificultan el seguimiento de los procesos de contratación y atentan contra la obligación del estado de crear, organizar, preservar y controlar los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

En el proceso contractual se debe mejorar y fortalecer la organización de los documentos, para que estos queden clasificados y organizados de acuerdo con lo establecido por la entidad y el Archivo General de la Nación.

Perdida de la documentación y dificultad al ubicar y controlar la información que se encuentra en el archivo de gestión de la Oficina.

6

Plan de Capacitación, actualmente se evidencia que hay debilidades en el manejo del sistema de gestión documental ORFEO y también en la aplicación de los procesos técnicos relacionados con la gestión documental (Aplicación de TRD, clasificación, organización e identificación).

Se requiere capacitación para los funcionarios en el tema de Gestión Documental y ORFEO

El mal uso de sistema, genera inconvenientes con la clasificación y archivo de documentos y errores y fallas en la digitalización y radicación de correspondencia.

Página 21 de 34



Versión: 2


7Actualmente se registra el préstamo de documentos en el archivo central a través de formato, sin embargo en los archivos de gestión en algunos casos no se está llevando este control, por este motivo se debe elaborar un formato que permita registrar los préstamos en el archivo de gestión.

Se debe realizar un control de préstamos de documentos a los archivos de gestión

Perdida de documentos y expedientes por falta de control y registro de préstamo de documentos.



8

Actualizar el Diagnostico de Gestión Documental, teniendo en cuenta los ítems establecidos en el FURAG

a. Política de gestión documental, b. Marco jurídico que rige a la Entidad, c. Ubicación en el organigrama del área de archivo o gestión documental, d. Funcionamiento del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en relación con la gestión documental, e. Roles y responsables de la gestión documental, f. Talento humano para gestión documental, g. Presupuesto dedicado para el desarrollo de actividades de gestión documental,.h. Planeación de proyectos (en curso y ejecutados) de gestión documental, i. Indicadores de gestión documental, Normalización de procedimiento de gestión documental, (Creación, producción, valoración, gestión y trámite, organización, preservación, transferencias, disposición final, etc.), j Creación o actualización, aprobación e implementación de instrumentos archivísticos tales como: Plan Institucional de Archivos -PINAR, Tabla de Retención Documental - TRD, Programa de Gestión Documental - PGD, Inventarios, k. Documentales, Cuadro de Clasificación Documental -CCD, Inventarios documentales, l. Programas específicos (normalización de formatos, reprografía, documentos especiales, documento electrónico, documentos vitales, documentos descentralizados, auditoria, capacitación).m. Conservación de documentos de archivo en cualquier soporte o medio (riesgos, medios de almacenamiento, espacios,

Se debe actualizar el Diagnostico de Gestión Documental de acuerdo a los ítems del FURAG

La entidad no cuenta con un diagnostico actualizado de Gestión documental, que especifique claramente las fortalezas y debilidades en la gestión documental institucional.

Página 22 de 34



Versión: 2


estanterías, volúmenes, condiciones ambientales, etc.), n. Transferencias documentales efectuadas, o. Articulación con otros Sistemas de Gestión de la Entidad, p. Infraestructura tecnológica (equipos de cómputo, impresoras, escáner, redes locales, internet, intranet, sistemas de comunicación, sistemas de seguridad, etc.), q. Soportes de información (físico, digital y electrónico), r. Planeación de la arquitectura de tecnologías de la información articulada con la gestión documental, s. Gestión del cambio en la adopción de los procesos archivísticos, t. Difusión y acceso de la información.



9

Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo

Actualmente el INCI, no cuenta con un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo claramente definido y al igual que no está definido el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

Sistema Integrado de Conservación de archivos FISICOS Y ELECTRONICOS

Actualmente la entidad no cuenta con un Sistema Integrado de Conservación de archivos FISICOS Y ELECTRONICOS definido mediante Procedimiento o a través de unos lineamientos claros publicados y formalizados, se debe elaborar el programa de conservación preventiva, Plan de Conservación Documental.

1. Se deben digitalizar aquellos documentos que sean de carácter histórico y aquellos que tengan una frecuencia de consulta alta para evitar deterioro o pérdida de la información.

2. No se ha elaborado el Sistema de Gestión Electrónica de documentos.

3.No se ha elaborado el Sistema Integrado de Conservación de Archivos

1. Deterioro y daño de la documentación de carácter histórico y en general aquella información que es consultada frecuentemente.

2. No se tiene un control de los documentos electrónicos, lo que podría generar posibles pérdidas de los documentos.

3. No se han establecidos las políticas, lineamientos y estrategias para asegurar la preservación y conservación en el tiempo de los documentos, lo que implica riesgo de pérdida de la información por deterioro, daño o perdida de los documentos en físico o electrónicos.

10 Actualmente la persona que radica y entrega la correspondencia institucional, está a cargo de elaborar los documentos técnicos del Proceso de Administración Documental, debido a esto y a la falta de personal, no es posible dedicarle el tiempo suficiente a las necesidades del Proceso de Administración Documental, como lo son las auditorias, seguimientos, elaboración de documentos técnicos y demás

Se requiere del apoyo de una persona para la radicación de correspondencia y la posterior distribución de la misma, esto con el fin de poder avanzar en la elaboración de los

Incumplimiento de Metas por parte del Proceso de Administración Documental.

Página 23 de 34



Versión: 2


responsabilidades que le atañen el proceso.

documentos técnicos que son responsabilidad del Proceso de Administración Documental y que en este momento presentan algunos retrasos.



11

Elaborar y actualizar los instrumentos archivísticos que se encuentran establecidos según el Decreto 1080 de 2015 – Articulo 2.8.2.5.8:

- Plan Institucional de Archivos - PINAR- Política de Gestión Documental- Registro de Activos de Información- Índice de Información Clasificada y Reservada- Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos- Bancos Terminológicos de Tipos, Series y Sub-Series Documentales- Mapa de Proceso, Flujos Documentales y Descripción de Funciones- Tablas de Control de Acceso

Actualmente el Proceso de Administración Documental no cuenta con el personal suficiente para la ejecución de las diferentes actividades que incluyen el desarrollo y elaboración de los instrumentos técnicos exigidos por el Archivo General de la Nación

Incumpliendo de la normatividad Archivistica, políticas y lineamientos exigidos por el Archivo General de la Nación

12

PROGRAMA DE NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS



Incumpliendo de la normatividad Archivistica, políticas y lineamientos exigidos por el Archivo General de la Nación.

Página 24 de 34



Versión: 2


13

PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES (ASOCIADOS AL PLAN DE RIESGO OPERATIVO DE LA ENTIDAD EN CASO DE EMERGENCIA)






14

PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS




15

PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES




16

PROGRAMA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ARCHIVOS DE GESTION Y FONDOS ACUMULADOS




Página 25 de 34



Versión: 2


17

PROGRAMA DE ORGANIZACIÓN Y DEPURACION DOCUMENTAL




Página 26 de 34



Versión: 2


2.3. Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivos – PINAR

El Instituto Nacional Para Ciegos - INCI, Gestionara y Aplicara las Políticas y Prácticas Archivísticas Adecuadas con el Fin de Mejorar y Fortalecer la Gestión Documental Institucional, Garantizando una Eficiente Administración de los Archivos, a Través de la Actualización y Aplicación de las Tablas de Retención Documental, Elaboración y Aplicación de las Tablas de Valoración Documental, Adecuación de Espacios y Mejoramiento de las Instalaciones Locativas del Archivo Central y la Aplicación Correcta de los Procesos Técnicos Archivísticos de Acuerdo a Los Procedimientos instituciones y Normatividad Establecida por el AGN.

2.4. Objetivos

Los objetivos establecidos por la entidad, para el cumplimiento de la Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivos PINAR son:

a) Elaborar las Tablas de Valoración Documental.b) Identificar los documentos de carácter histórico y todos aquellos que sean relevantes

para la instituciónc) Digitalizar Expedientes con carácter Histórico y de frecuencia de consulta alta.d) Actualizar de Tablas de Retención Documental.e) Actualizar el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad.f) Adecuar espacios físicos y adquirir estantería para el archivo central en caso de que

sea necesario.g) Identificar la estantería de acuerdo con la ubicación de los archivos.h) Aplicar adecuadamente los procesos técnicos archivísticos con el fin de mejorar la

Gestión Documental institucional.i) Realizar Seguimiento y control a la correcta aplicación de los procedimientos y

políticas de Gestión Documental."j) Realizar capacitaciones e inducciones a los funcionarios en temas de Gestión

Documental y ORFEO.k) Generar cultura organizacional respecto a la responsabilidad de los funcionarios frente

a los archivos institucionales.l) Preservar, conservar y evitar futuras perdidas de los documentos por falta de control

de los mismos.

Página 27 de 34



Versión: 2


m) Evidenciar un panorama del estado general de los archivos de la institución a través de un Diagnostico que permita establecer los mecanismos y controles necesarios para una Gestión de Documentos Eficiente.

n) Generar un control eficiente de los documentos físicos y electrónicos, con el fin de preservar la información contenida en los documentos institucionales, sin importar su soporte.

o) Apoyar el Proceso de Administración con una persona que radique, digitalice y distribuya la correspondencia institucional.

p) Elaborar los instrumentos archivísticos según lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 y según las orientaciones del Archivo General de la Nación.

q) Elaborar los Programas Específicos que hacen parte del PGD, según la normatividad Archivística y las indicaciones dadas por el Archivo General de la Nación en las asesorías técnicas.

Página 28 de 34



Versión: 2


2.5. Planes y Proyectos asociados

PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS

No. OBJETIVOS


PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

PLAN ANUAL DE

ACCION

PLAN INSTITUCIONA

DE CAPACITACION

PLAN ANUAL DE

AUDITORIASPLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

PGD PAA PIC

1 Elaborar las Tablas de Valoración Documental X

2

Identificar los documentos de carácter histórico y todos aquellos que sean relevantes para la institución

3Digitalizar Expedientes con carácter Histórico y de frecuencia de consulta alta

X X X

4Actualizar de Tablas de Retención Documental. X X

5Actualizar el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad.

X X

6

Adecuar espacios físicos y adquirir estantería para el archivo central en caso de que sea necesario.

X X

7

Identificación de estantería en el Archivo Central de acuerdo con la ubicación de los archivos

X

8

Aplicar adecuadamente los procesos técnicos archivísticos con el fin de mejorar la Gestión Documental institucional,

X

9

Realizar Seguimiento y control a la correcta aplicación de los procedimientos y políticas de Gestión Documental.

X X

10

Realizar capacitaciones e inducciones a los funcionarios en temas de Gestión Documental y ORFEO.

X X

11Generar cultura organizacional respecto a la X

Página 29 de 34



Versión: 2



No. OBJETIVOS



DOCUMENTAL

PLAN ANUAL DE

ACCION

PLAN INSTITUCIONA

DE CAPACITACION

PLAN ANUAL DE


PGD PAA PICresponsabilidad de los funcionarios frente a los archivos institucionales, a través de las sensibilizaciones y capacitaciones.

12

Preservar, conservar y evitar futuras perdidas de los documentos por falta de control de los mismos, a través de la elaboración de un Procedimiento de Prestamos de documentos.

X

13

Evidenciar un panorama del estado general de los archivos de la institución a través de la elaboración de un diagnóstico de la gestión documental institucional y establecer los mecanismos y controles necesarios para una Gestión de Documentos Eficiente

X

14

Generar un control eficiente de los documentos físicos y electrónicos, con el fin de preservar la información contenida en los documentos institucionales, sin importar su soporte a través de la elaboración e implementación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo y un Sistema Integrado de Conservación de archivos FISICOS Y ELECTRONICOS

X

15 Apoyar el Proceso de Administración Documental, con una persona que radique, digitalice y distribuya la correspondencia

X

Página 30 de 34



Versión: 2



No. OBJETIVOS



DOCUMENTAL

PLAN ANUAL DE

ACCION

PLAN INSTITUCIONA

DE CAPACITACION

PLAN ANUAL DE


PGD PAA PICinstitucional.

16

Elaborar los instrumentos archivísticos según lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 y según las orientaciones del Archivo General de la Nación

X

17

Elaborar los Subprogramas del PGD, según la normatividad acrítica y las indicaciones dadas por el Archivo General de la Nación en las asesorías técnicas.

X

Página 31 de 34



Versión: 2


2.6. Mapa De Ruta.

2.7. Herramienta de Seguimiento y Control (Cronograma).

Ver Anexo (Cronograma General – Proceso de Administración Documental)

Página 32 de 34

2014 2015 2016 2017 2018

Actualización y ajustes al Sistema de Gestión de Calidad

Programa de Normalización de Formas y Formularios ElectrónicosPrograma De Documentos Vitales o Esenciales (Asociados Al Plan de Riesgo Operativo de la Entidad en Caso De Emergencia) Programa de Gestión de Documentos ElectrónicosPrograma ReprografíaPrograma de Documentos EspecialesPrograma de Transferencias DocumentalesPrograma de Valoración Documental Archivos de Gestión y Fondos AcumuladosPrograma De Organización Y Depuración DocumentalPlan Institucional De CapacitaciónPrograma de Auditoria y ControlElaborar y actualizar los instrumentos archivísticos que se encuentran establecidos según el Decreto 1080 de 2015 – Articulo 2.8.2.5.8

MAPA DE RUTA - PINAR

META CORTO PLAZO MEDIANO PLAZO LARGO PLAZO



Versión: 2


3. BIBLIOGRAFIA

- Colombia. Congreso de la Republica. Ley General de Archivos 594 de 2000. Por la cual se crea la Ley General de Archivos.

- Colombia. Congreso de la Republica. Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

- Colombia. Congreso de la Republica. Ley 962 de 2005. por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

- Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

- Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 1080 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.

- Colombia. Presidencia de la Republica. Decreto 2482 de 2012. Política de Eficiencia Administrativa - Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión.

- Colombia. Archivo General de la Nación. Circular 003 de 2015. Directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documental.

- Colombia. Archivo General de la Nación. Manual: Formulación Plan Institucional de Archivos – Pinar. Bogotá: AGN, 2014. 44 p.

Página 33 de 34



Versión: 2


4. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHARELACIÓN DE LAS

SECCIONES Ó PÁGINAS MODIFICADAS

NATURALEZA DEL CAMBIO

1 22/08/2017 Se crea el Plan Institucional de Archivos Documento nuevo

2 30/08/2018

Se Actualiza Mapa de Procesos y Links de ubicación organigrama y del Modelo de Operación por Procesos.

Se requiere actualización teniendo en cuenta que se actualizaron links, Mapa de procesos en la Página WEB, adicionalmente se verifican actividades y compromisos dentro del Plan.

ELABORÓ(Funcionario solicitante):

REVISÓ:(Responsable del proceso):

APROBADO (Vo. Bo)(Jefe Dependencia a la que pertenece el Responsable

del Proceso)NOMBRE: Luz Hedy Ortiz Torres NOMBRE: Comité Institucional

de Desarrollo Administrativo

NOMBRE: Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

FIRMA: FECHA FIRMA: FECHA

30/01/2018

FIRMA: FECHA

30/01/2018 30/01/2018

Página 34 de 34

1 · Web viewPLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR VERSION No. 2 INSTITUTO NACIONAL PARA CIEGOS...

Documents

Transcript of 1 · Web viewPLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR VERSION No. 2 INSTITUTO NACIONAL PARA CIEGOS...