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GUÍA ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN

DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

MINISTERIO DEL INTERIOR BOGOTA D.C.

GUÍAELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN


Código: SI.G.1

Versión: 2

Vigente desde:02/11/2016

TABLA DE CONTENIDO1. OBJETIVO..................................................................................................................................................... 32. ALCANCE....................................................................................................................................................... 33. TERMINOS Y DEFINICIONES........................................................................................................................ 34. RESPONSABILIDAD...................................................................................................................................... 45. NORMATIVIDAD............................................................................................................................................ 46. DESARROLLO............................................................................................................................................... 57. CONTROL DE CAMBIOS............................................................................................................................ 128. CONTROL DE FIRMAS................................................................................................................................ 129. REGISTROS................................................................................................................................................. 138. CONTROL DE CAMBIOS............................................................................................................................. 139. CONTROL DE FIRMAS................................................................................................................................ 1310. DOCUMENTOS ANEXOS DE LA GUÍA ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL...............¡Error! Marcador no definido.

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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos, procedimientos, condiciones e instrumentos, mediante el diseño y uso de plantillas y formatos, para la elaboración, modificación o eliminación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior.

2. ALCANCE

Inicia con la Estructura documental, continúa con la definición de plantillas, formatos, contenidos e instrucciones y finaliza con su publicación y socialización a través de los medios existentes en la entidad.

Los formatos para elaborar y actualizar los distintos tipos de documentos indicados en esta guía, se aplican ejecutando el procedimiento “Control de Documentos” contenido en el proceso “Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional”.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Actividad: Conjunto de tareas interrelacionadas para la ejecución de un proceso, procedimiento o proyecto.Alcance: El alcance indica donde inicia y dónde finaliza la acción o temática que trata un documento del SIGI.Anexos: Información adicional adjunta al final de un documento, la cual sirve de apoyo para la comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas en dicho documento. Incluye formatos, plantillas, cuadros y gráficos. Estos se relacionan en el numeral de anexos de los respetivos documentos y pueden consultarse en el sitio web de la entidad.Aprobación: Actividad realizada por el dueño del proceso o jefe de la dependencia para aprobar los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional.Caracterización de proceso o subproceso: documento que contiene la identificación, personalización y descripción de las características más importantes de un proceso o subproceso tales como: nombre, objetivo, proveedores, entradas, actividades, salidas y clientes. Concepto técnico de viabilidad: documento mediante el cual el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación emite concepto de técnico de viabilidad, sobre la revisión de un documentoContenido: Orden de los temas que trata un documento del SIGI.Control de cambios: Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional (SIGI) que permite llevar el registro y trazabilidad de los cambios realizados a estos documentos.. Desarrollo: Parte del contenido de un documento que describe: ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Cuándo? y ¿Por qué?Documento: Es la información y su medio de soporte y puede estar contenida en: papel, disco magnético, medio digital, electrónico, fotográfico, audiovisual, etc. Documentos del Sistema Integrado Gestión Institucional: Son aquellos documentos internos y externos que tienen incidencia en la operación de los procesos de la entidad, tales, como la normatividad legal, técnica y administrativa, manuales, caracterizaciones de procesos y subprocesos, procedimientos, guías, protocolos, instructivos, entre otros. Documentos obsoletos: Documentos que han perdido su vigencia por las actualizaciones o modificaciones de las versiones iniciales, los cuales son identificados con la leyenda “documento obsoleto” y se conserva con el fin de mantener la memoria institucional. Formato: Es un modelo de presentación de un documento que hace parte de un procedimiento, protocolo o guía. Gestión por procesos: Es la interacción y relación entre los procesos, considerando las entradas, su procesamiento y las salidas dirigidas a otros procesos, entidades, clientes o partes interesadas.Guía: Documento que ofrece lineamientos y condiciones para el desarrollo de la temática de un sistema, proceso o proyecto.

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Instructivo: Documento que orienta el diligenciamiento de un formato o que indica las instrucciones para la ejecución de una tarea específica.Introducción: Describe en forma resumida la temática de un documento.Líder del proceso o subproceso: Cargo o rol responsable del proceso o subproceso.Lista de asistentes: Registro de asistencia a reuniones, eventos, mesas de trabajo, la cual permite se haga un resumen de la temática tratada.Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que describe de manera general el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Interior.Normatividad: Disposiciones de carácter legal, técnico y administrativo que regulan una materia, actividad o sector específico.Objetivo: Propósito o fin específico.Política de calidad: documento que señala el compromiso de la entidad con la satisfacción de las necesidades de los usuarios, beneficiarios y partes interesadas, el mejoramiento continúo del sistema de gestión de la calidad y el fortalecimiento de las competencias del personal para un óptimo desempeño.Política de operación: estas se encuentran contenidas en las caracterizaciones de procesos, subprocesos, procedimientos, manuales, guías, entre otros documentos y se constituyen en los lineamientos y condiciones que deben tenerse en cuenta en la operación de los procesos de la entidad.Portada: Es la página de presentación de un documento.Procedimiento: Forma especificada para realizar un proceso o una actividad. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas que interactúan para generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Protocolo: Normas o reglas que orientan la celebración de eventos o actos oficiales Publicación: Es la divulgación de los documentos en el sitio de consulta previsto por la entidad.Punto de Control: indica o señala las actividades que pueden generar un evento de riesgo al momento de ejecutarse y sobre las cuales debe ejercerse un control en el mapa de riesgos por proceso o de corrupción según sea el caso, para prevenir su materializaciónPlantilla: Es un diseño o preforma que ofrece una guía para la elaboración de un documento.Registro: Documento que presenta resultados obtenidos y evidencia actividades ejecutadas.Responsabilidad: Deber de los cargos responsables sobre la elaboración, revisión, aprobación, socialización y aplicación de los documentos.Socialización: Dar a conocer a todos los funcionarios y partes interesadas cualquier novedad sobre el SIGITarea. Conjunto de acciones simples interrelacionadas para ejecutar una actividad.Términos y definiciones: Denominaciones y siglas empleadas en los documentos, ordenadas alfabéticamente.Versión: Parte del encabezado de algunos documentos que indica la última edición aprobada y su numeración va desde 1 hasta (n). La versión indicada en el numeral de control de cambios de los documentos corresponde a la versión del documento que se modifica.Vigente desde: Fecha de publicación y de entrada en vigencia de un documento.

4. RESPONSABILIDAD

La actualización, modificación, eliminación y socialización de esta guía están a cargo de la Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Mejoramiento Continuo y la expedición del concepto técnico de viabilidad está a cargo del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

Esta guía debe ser consultada y aplicada por los líderes, funcionarios y servidores que participen en la operación de los procesos o subprocesos de la entidad.

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5. NORMATIVIDAD: La normatividad legal, técnica y administrativa relacionada con los tipos de documentos tratados en esta guía, se mantendrá actualizada en el normograma, el cual estará disponible para consulta en la intranet de la entidad. Este normograma tendrá como mínimo el siguiente contenido: Tipo de documento normativo, Título, número, fecha, requisito aplicable así:

NORMOGRAMATipo de

documento normativo

Título Número Fecha Requisito aplicable

Nota. Agregar filas o columnas según necesidad

6. DESARROLLO 6.1 Lineamientos y condiciones para la elaboración, modificación y eliminación de los documentos del SIGI

La presentación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional debe seguir los siguientes lineamientos y orientaciones:

Papel: los documentos normalmente se producen en papel carta y oficioMargen: la margen izquierda 3 cm, superior 3 cm y derecha e inferior 2 cm.Fuente y tamaño de letra: Esta debe ser Arial tamaño 10; excepcionalmente se puede utilizar un tamaño superior máximo hasta de 12. Solamente las tablas, gráficas u otro material de apoyo o anexo a los documentos pueden tener un tamaño de fuente entre 6 y 12.Uso de logo y lema de gobierno; esta información debe usarse siguiendo los parámetros señalados en el manual de imagen corporativaUso de logo y marca de organismos certificadores: esta información solo se podrá usar en material de soporte para la realización de eventos de capacitación, encuentros o talleres relacionados con la misión de la entidad y en observancia de las directrices para uso de logo y marca de dichos organismos. No se podrá utilizar logos y marca de las certificaciones de calidad, en los documentos que describen los procesos, procedimientos, productos o servicios, en aras de evitar interpretaciones erróneas por parte de los usuarios o beneficiarios de los servicios que presta la entidad. Bajo este contexto, los logos y marca de los certificados de calidad obtenidos por la entidad, pueden ser publicados en la página web e intranet de la entidad, para su visibilidad, señalando la dirección web del organismo auditor, sin aplicar hipervínculo al sitio web de dicho organismo.

6.2 Estructura documental del Sistema Integrado de Gestión Institucional

La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior se compone de cinco (5) niveles, los cuales se pueden observar en la organización estructural que se visualiza y describe en la Figura 1:

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Figura 1. Estructura Piramidal del SIGI

Constitución Política de 1991: Este componente de la estructura es el principal por ser la norma máxima en Colombia. Leyes, Normas, Decretos, Sentencias, Directivas Presidenciales y Resoluciones: En este componente se agregan toda la normatividad legal y técnica externa aplicable a los procesos y a la entidad.Políticas y Objetivos SIGI: En este componente de la estructura se recogen las diferentes políticas y objetivos que hacen o hagan parte del Sistema Integrado de Gestión Institucional.Manuales: Es el instrumento administrativo que contiene las forma específica, ordenada y sistemática de una información, sobre los objetivos, políticas y los procedimientos del Ministerio del Interior. Procesos, Subprocesos, procedimientos, protocolos, Guías, formatos, instructivos, entre otros: En este componente de la estructura se recogen todos los instrumentos que permiten la operación de la gestión del Ministerio del Interior y de los Fondos a su cargo.

6.3 Estructura de los documentos

La estructura de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional se compone de tres partes a saber: encabezado, cuerpo y pie de página.

6.3.1 Encabezado

El encabezado de los documentos que se produzcan para la operación de los procesos y la gestión de la entidad, deben presentar la siguiente estructura:

A: Logo del Ministerio del Interior y lema de Gobierno, estos pueden utilizarse en forma vertical u horizontal atendiendo lo dispuesto en el manual de imagen corporativa.

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B: Nombre del Tipo de Documento (Política, manual, caracterización, procedimiento, protocolo, guía, instructivo, formato, etc.)

C: Titulo del DocumentoD: Código del DocumentoE: Versión del DocumentoF: Vigente Desde: Indica la fecha de publicación y vigencia del documento.

6.3.2 Cuerpo del Documento

6.3.2.1 Contenido de los documentos del SIGI.

En la siguiente tabla se indica el contenido básico de los principales documentos que hacen parte del SIGI:

Orientación: aplica (+), Opcional (O), No Aplica (-).

Mapa de procesos: Este tipo de documento incluye un contenido mínimo tal como desarrollo y control de cambio, igual se pueden considerar otros elementos adicionales como contenido y responsabilidadPolíticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional: En esta Guía se ha previsto un formato para la documentación de las políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional, es decir, calidad, seguridad y

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TIPOS DE DOCUMENTOS

CONTENIDO

POR

TAD

A

TAB

LA D

E C

ON

TEN

IDO

INTR

OD

UC

CIÓ

N

POLÍ

TIC

A Y

/O O

BJE

TIVO

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RM

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RA

MA

DES

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LLO

DO

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PRO

CES

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SUB

PRO

CES

O

REG

ISTR

OS

CO

NTR

OL

DE

CA

MB

IOS

AN

EXO

S

MAPA DE PROCESOS - O - - - - O - + - - + -

POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL O O O + + O + O + - O + O

MANUALES + + O + + + + O + - O + +

CARACTERIZACIONES DE PROCESOS - - - + + O + + + + O + O

PROCEDIMIENTOS - - - + + + + - + - + + +

PROTOCOLOS - - - + + + + - + - O + O

GUÍAS + + O + + O + - + O O + +

INSTRUCTIVOS - - - + O - O - + O O + -

FORMATOS - - - O - - - - + - - O -

F

CE

DA

F

B

C

E



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salud en el trabajo, seguridad de la información, ambiental, entre otras. El contenido mínimo de este documento está compuesto por: política, objetivo, alcance, responsabilidad y por último un control de cambios; así mismo se pueden adicionar otros requisitos opcionales como: desarrollo y normatividad.Manual: Este tipo de documento contiene los elementos mínimos para su elaboración como son: portada, contenido, objetivos, alcance, términos y definiciones, responsable, normatividad, desarrollo, control de cambios y otros elementos opcionales o complementarios que pueden ser incluidos dentro del documento como: introducción, documentos asociados y/o documentos interno o externos y registros.Caracterización de Procesos: Dentro del presente documento se encuentran plasmados los requisitos mínimos que se deben tener en cuenta al momento de su elaboración los cuales son: objetivos, alcance, responsable, normatividad, desarrollo y documentos asociados y/o documentos interno o externos, control de cambios y otros requisitos opcionales que podrían adicionarse como: registros y anexos.Procedimientos: Este documento contiene unos elementos mínimos para su elaboración como: objetivo, alcance, términos y definiciones, responsable, normatividad, desarrollo, registro, anexo y control de cambios.Protocolos: Dentro del presente documento se encuentran plasmados los requisitos mínimos que se debe tener en cuenta al momento de su elaboración los cuales son: objetivo, alcance, responsable, normatividad, desarrollo y control de cambios, al igual que unos requisitos opcionales como son registros, anexos y términos y definiciones.Guía: Este documento contiene unos elementos mínimos para su elaboración como: portada, contenido, objetivo, alcance, normatividad, desarrollo, registro, anexo, control de cambios, responsables y unos requisitos opcionales como: introducción, términos y definiciones.Instructivo: Este documento contiene unos elementos mínimos para su elaboración como: objetivo, desarrollo y control de cambios y unos requisitos opcionales como: alcance, responsable.Formato: Dentro del presente documento se encuentran plasmados un requisito mínimo que se debe tener en cuenta al momento de su elaboración, el cual es desarrollo, al igual que unos requisitos opcionales como control de cambios y objetivo

6.3.2.2 Estructura de los objetivos

Es importante tener en cuenta que para documentos que indiquen políticas, lineamientos y directrices, el objetivo estará más alineado con el documento en cuestión; en tanto que los documentos que indican actividades o tareas secuenciales de un sistema, proceso o procedimiento; el objetivo estará más alineado al proceso, procedimiento o instructivo que describe dicha actividad o tarea.

La estructura de un objetivo debe construirse iniciando con un verbo en infinitivo, más el sujeto, más un conector (mediante, a través, por medio); más el sujeto, más un conector (para, con el fin, con el propósito); más verbo en infinitivo, más sujeto, como se indica en los dos ejemplos siguientes:

EJEMPLO 1

VERBO INFINITIVO + SUJETO

CONECTOR(Mediante, a través, por medio)

SUJETO

CONECTOR(Para, con el fin,con el propósito)

VERBO INFINITIVO + SUJETO

Establecer los lineamientos, procedimientos, condiciones e instrumentos

Medianteel diseño y uso de plantillas y formatos

para

la elaboración, modificación o eliminación de los documentos del

Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior.

REDACCIÓN DEL OBJETIVO

Establecer los lineamientos, procedimientos, condiciones e instrumentos, mediante el diseño y uso de plantillas y formatos, para la elaboración, modificación o eliminación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior.

EJEMPLO 2VERBO INFINITIVO + CONECTOR SUJETO CONECTOR VERBO INFINITIVO +

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SUJETO(Mediante, a través, por

medio)(Para, con el fin,con el propósito) SUJETO

Elaborar y actualizar los documentos del Sistema

Integrado de Gestión Institucional

Mediante

Acciones coordinadas con las dependencias de la

entidad

para

Garantizar la eficacia, eficiencia,

efectividad y transparencia de la gestión institucional.

REDACCIÓN DEL OBJETIVO

Elaborar y actualizar los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional mediante acciones coordinadas con las dependencias de la entidad, para garantizar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la gestión institucional.

6.3.2.1 Estructura del Alcance

INICIA CON(Actividad inicial)

CONTINÚA CON(Actividad siguiente)

FINALIZA CON(Actividad final)

EJEMPLOLa elaboración de los documentos del Sistema Integrado de Gestión

InstitucionalActualización Socialización de los documentos

REDACCIÓN DEL ALCANCE

Inicia con la elaboración de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, continuando con su actualización y finaliza con la socialización de los documentos.

6.3.3 Identificadores de tipos de documentos

A continuación se relacionan los identificadores de los tipos de documentos del SIGI:

IDENTIFICADOR TIPO DOCUMENTOZ Mapa de procesoO Política y Objetivos del SIGIM ManualC CaracterizaciónP ProcedimientoT ProtocoloG GuíaI InstructivoF Formato

6.3.4 Identificadores de los procesos y subprocesos de la entidad

PROCESOS ESTRATÉGICOSSIGLA PROCESO/SUBPROCESOPROCESO SUBPROCESO

PROCESO PLANEACION Y DIRECCIONAMIENTO

PDPP SUBPROCESO PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO ESTRATÉGICO DE LA

GESTIÓN

GP SUBPROCESO PROGRAMACIÓN, GESTIÓN Y SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL

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RI SUBPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS INTERNACIONALES

PROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

TH

AT SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

BS SUBPROCESO BIENESTAR SOCIAL, CAPACITACIÓN Y SALUD OCUPACIONAL

RV SUBPROCESO RECONOCIMIENTO DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE

ST ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA SALUD EN EL TRABAJO

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

SI N/A PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROCESO GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS Y COMUNICACIÓN

TC

CD SUBPROCESO DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN INSTITUCIONAL

SC SUBPROCESO GESTIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO

GT SUBPROCESO GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS

PROCESOS MISIONALESSIGLA

PROCESO/SUBPROCESOPROCESO SUBPROCESO

PROCESO FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN DE POLÍTICAS

FP N/A PROCESO FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN DE POLÍTICAS

DISEÑO DE NORMAS

DNAL SUBPROCESO GESTIÓN DE LOS ASUNTOS LEGISLATIVOS

DR SUBPROCESO GESTIÓN DE PROYECTOS DE DECRETO Y DE RESOLUCIONES EJECUTIVAS

PROCESO APLICACIÓN Y EJECUCIÓN DE NORMAS

AN

PE SUBPROCESO COORDINACIÓN DE LOS PROCESOS ELECTORALES

PC SUBPROCESO PROMOCIÓN DE LOS MECANISMOS, INSTANCIAS Y CANALES DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

AI SUBPROCESO DIRECCIÓN DE ASUNTOS INDÍGENAS, ROM Y MINORÍAS

CA SUBPROCESO ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS

GT GOBIERNO Y GESTIÓN TERRITORIAL

SC SUBPROCESO GESTIÒN PARA LA SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA

DH SUBPROCESO DERECHOS HUMANOS

FS SUBPROCESO FINANCIACIÓN DE PROYECTOS PARA LA SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA

CP SUBPROCESO CONSULTA PREVIA

FP FINANCIACIÓN DE PROYECTOS PARA LA PARTICIPACIÓN Y FORTALECIMIENTO DE LA DEMOCRACIA FPFD

FD FINANCIACIÓN DE PROYECTOS PARA LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y FORTALECIMIENTO DE LA DEMOCRACIA.

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PROCESO VIGILANCIA Y CONTROL

VC IV INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LAS FEDERACIONES Y CONFEDERACIOÓN NACIONAL DE ACCIÓN COMUNAL

PROCESOS DE APOYOSIGLA

PROCESO/SUBPROCESOPROCESO SUBPROCESOGD N/A PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO DE GESTION DE ASUNTOS JURIDÍCOS

AJ

AA SUBPROCESO ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS

RE SUBPROCESO ASUNTOS RELIGIOSOS NO CATOLICOS

GC SUBPROCESO GESTIÓN DE LO CONTENCIOSO

PROCESO DE GESTIÓN DE ASUNTOS DISCIPLINARIOSAD N/A PROCESO DE GESTIÓN DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS

PROCESO GESTIÓN CONTRACTUALGC N/A PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL

PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

GRRA SUBPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS

RF SUBPROCESO GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS

PROCESOS DE EVALUACIÓNSIGLA

PROCESO/SUBPROCESOPROCESO SUBPROCESOPROCESO SEGUIMIENTO Y CONTROLSC N/A PROCESO SEGUIMIENTO Y CONTROL

6.3.4 Codificación de los documentos del SIGI producidos

Para la codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional que se produzcan se debe tener en cuenta los siguientes identificadores (del sistema, procesos, subproceso, tipos de documentos, seguido del consecutivo del documento generado).

A continuación se indica con un ejemplo la forma de codificación de los documentos del SIGI, utilizando para ello algunos datos del proceso de Planeación y Direccionamiento y de uno de sus subprocesos:

IDENTIFICADOR DOC SIGI IDENTIFICADOR PROCESO/SUBPROCESO IDENTIFICADOR TIPO DOC CONSECUTIVO DOC

SIGI. PD.PP. Z. (1 hasta n)SIGI. PD.PP. O. (1 hasta n)SIGI. PD.PP. M. (1 hasta n)SIGI. PD.PP. C. (1 hasta n)SIGI. PD.PP. P. (1 hasta n)SIGI. PD.PP. F. (1 hasta n)SIGI. PD.PP. T (1 hasta n)SIGI. PD.PP. F (1 hasta n)SIGI. PD.PP. G (1 hasta n)SIGI. PD.PP. F (1 hasta n)SIGI. PD.PP. I (1 hasta n)

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El identificador de tipo de documento (C), solo se aplica para la caracterización de procesos o subprocesos, según sea el caso. Cuando el proceso tenga subprocesos, solo se caracterizan estos subprocesos. Igualmente para la codificación de los documentos debe tenerse en cuenta la relación de dependencia de estos documentos así:

Mapa de procesos estará relacionado con el (sistema) Documento de políticas y objetivos de los sistemas estará relacionada con el (Sistema) Manuales podrán estar relacionados con el (sistema o con los procesos/subprocesos) Caracterizaciones de Proceso/subproceso estarán relacionados con el (proceso/subproceso según

corresponda) Procedimientos/Guías/Protocolos estarán relacionados con el (proceso, subproceso según corresponda) Instructivos/formatos estarán relacionados con (procedimientos y guías)

Lo anterior quiere decir que cuando el documento esté relacionado con el sistema, su codificación incluirá el identificador del SIGI, seguido de los datos del código del proceso/subproceso, procedimiento, guía, protocolo, instructivo, tipo de documento y consecutivo del correspondiente documento.

La identificación de los documentos del SIGI se incluye en la parte superior derecha de la hoja, dentro del encabezado atendiendo lo indicado anteriormente.

6.3.5 Formatos para la elaboración de los documentos del SIGI:

A efectos de facilitar la producción de los documentos indicados en esta guía, se han diseñado algunos formatos que orientan la elaboración de dichos documentos, los cuales se indican en el numeral de anexos de esta guía y pueden consultarse para su aplicación en la siguiente ruta de la página web http://www.mininterior.gov.co/content/guia-elaboracion-y-modificacion-de-documentos-del-sistema-integrado-de-gestion-institucional

El formato para documentar manuales puede ser utilizado para elaborar otros documentos similares, ejemplo (código de ética, programa de gestión documental, manual de contratación, entre otros)

6.3.6 Control de cambios

El control de cambios se aplica a documentos de políticas y objetivos, manuales, caracterizaciones, procedimientos, guías, protocolos, instructivos, entre otros documentos requeridos y necesarios para la adecuada operación de la entidad.

FECHA CAMBIO VERSIÓNDD/MM/AAAA Incluya los cambios realizados al documento. Incluya la versión que se modifica

A. La fecha. Corresponde a la fecha de la realización del cambio o modificación del documento.B. Cambio. En este espacio se describen los cambios o modificaciones realizadas al documento.C. Versión. En esta casilla se indica la versión del documento que se modifica (1, 2, 3, n).

6.3.7 Control de firmas

Aquí se debe indicar el nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los documentos. Estos campos están ubicados al final de los documentos.

6.3.8 Anexos

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A B C



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Los anexos de los documentos incluidos los formatos, se relacionan al final de éstos, después del control de firmas así:

Anexo 1 (adicionar nombre del material u objeto que se anexa)Anexo 2 (adicionar nombre del material u objeto que se anexa)Anexo n (adicionar nombre del material u objeto que se anexa)

6.3.9 Pie de página

En la parte derecha de la hoja, dentro del pie de página en letra arial tamaño 8 se aplica la paginación del documento aplicando el formato x de y, como se indica a continuación: Página X de Y

7. DOCUMENTO/REGISTRO.

DOCUMENTO RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓNMapa de procesosPolíticas y Objetivos del SIGIManualesCaracterizaciones de proceso/subprocesoProcedimientosProtocolosGuíasInstructivosFormatos

Funcionarios o servidor designados del GMC - OAP

Conforme necesidad

Tabla de Retención Documental. Vigentes1103.47.03 - Procesos Estratégicos 1103.47.04 - Procesos Misionales 1103.47.05 - Procesos de Apoyo 1103.47.06 - Procesos de Evaluación Obsoletos 1103.47.07 -SIGI Documentos Obsoletos. WEB:https://www.mininterior.gov.co/lainstitucion/sigi/documentacion/sigi

8. CONTROL DE CAMBIOSFECHA CAMBIO VERSIÓN

24/10/2016

Se reorganizan el contenido de esta guía y de algunos de sus anexos, se crean nuevos formatos y se eliminan los formatos relacionados con las comunicaciones oficiales, los cuales harán parte de la guía o procedimiento de comunicaciones oficiales del proceso Gestión Documental.

1

Elaboró Revisó Aprobó

______________________Jhon Andersson AriasProfesional Universitario

_____________________Jacinto Montero LoraProfesional Especializado

_________________________Ángela María López GutiérrezJefe Oficina Asesora de Planeación

9. CONTROL DE FIRMAS

10. ANEXOS.

Anexo 01 Mapa de procesos/subprocesos

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Anexo 02 Políticas y Objetivos del SIGIAnexo 03 ManualAnexo 04 Caracterización de procesos/subprocesos Anexo 05 Procedimiento por ActividadAnexo 06 Procedimiento por FlujogramaAnexo 07 Procedimiento de Uso LibreAnexo 08 ProtocoloAnexo 09 InstructivoAnexo 10 GuíaAnexo 11 InformesAnexo 12 ActaAnexo 13 Lista de AsistentesAnexo 14 Registro de asesoría y asistencia técnicaAnexo 15 NormogramaAnexo 16 Presentación Power Point Anexo 17 Formato para elaborar formatos Word verticalAnexo 18 Formato para elaborar formatos Word horizontalAnexo 19 Formato para elaborar formatos Excel verticalAnexo 20 Formato para elaborar formatos Excel horizontal

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